Om du är grundare eller ledare känns de flesta dagar som tusentals små beslut som kolliderar med varandra. Du vaknar med en plan, men inom en timme dras du in i kommentartrådar, godkännandeförfrågningar staplas upp och det som kändes brådskande klockan 8 på morgonen är begravt klockan 11. Vid lunchtid är det svårt att säga vad du egentligen borde arbeta med först.
Denna lucka speglar exakt vad jag såg i mina egna arbetsflöden. Jag insåg att de verktyg jag använde – uppgiftslistor, tavlor, instrumentpaneler – visade mig vad som fanns, men inte vad som var viktigt idag. Det var då jag vände mig till en ny typ av teammedlem för att få hjälp med detta.
En AI-teammate i ClickUp: en Daily Focus Super Agent som är utvecklad för att prioritera uppgifter med AI.
Till skillnad från isolerade AI-assistenter finns Super Agents i din ClickUp-arbetsyta, där de har verklig kontext om ditt arbete – uppgifter, dokument, chattar, deadlines och aktiviteter samlat – och kan hjälpa till att lyfta fram prioriteringar på ett sätt som är begripligt för människor.
Om mig: En ClickUp-verifierad konsult och effektivitetsexpert
Jag heter Yvonne ”Yvi” Heimann, är ClickUp-verifierad konsult och coach i affärseffektivitet, och jag känner alltför väl till denna utmaning. I ett nyligen hållet webinar för ClickUp-communityn berättade jag om hur jag använder ClickUp Super Agents i min verksamhet.
I det här inlägget går jag igenom hur jag använder en Daily Focus Super Agent för att:
- Hoppa över möten som "kunde ha varit ett meddelande"
- Lyft fram det som verkligen är viktigt när det är viktigt
- Förvandla spridda aktiviteter till en enkel, praktisk fokuslista
Det handlar inte om att ersätta chefer eller överlämna ditt företag till AI. Super Agents finns till för att hjälpa dig att fatta beslut snabbare och veta vad du ska fokusera på härnäst – inte för att driva ditt företag åt dig.
📚 Läs också: Hur du prioriterar ditt arbete
Varför prioritering av uppgifter med AI är viktigt för moderna team
Under de senaste åren har arbetsvolymen som teamen hanterar exploderat. 40 % av oss kunskapsarbetare växlar mellan mer än 26 verktyg per dag, och nästan 60 % av en typisk arbetsvecka ägnas åt "arbete om arbete". Tänk på samordning, kontextväxling och statusuppdateringar snarare än faktisk utförande.
Produktivitet handlar inte alltid om att göra fler uppgifter. Det handlar om att på ett tillförlitligt sätt svara på en daglig fråga: ”Vad ska jag arbeta med först?” Traditionella att göra-listor och instrumentpaneler kan visa allt som snart ska göras, men de förstår inte sammanhanget.
Även med välbyggda utrymmen, listor och arbetsflöden finns det fortfarande en klyfta mellan vad som finns i ClickUp och vad som faktiskt blir gjort. Arbetet stannar upp, inte för att systemet är trasigt, utan för att:
- Ingen lyfter konsekvent fram de viktigaste nästa stegen
- Beslut och godkännanden dröjer kvar i kommentartrådar
- Ägarna inser inte alltid att något är blockerat eller ska göras idag.
Det är precis därför som AI-uppgiftsprioritering blir allt populärare.
Det minskar den kognitiva belastningen av att välja vad som är viktigt. Det sammanfattar sammanhang från flera källor och tillämpar konsekventa beslutsregler.
Och det är vad en Daily Focus Super Agent möjliggör. Mitt mål var alltså att skapa denna Super Agent som fungerar som en professionell operationsassistent och ser till att inget viktigt går förlorat i bruset.
Hur ClickUp Super Agents möjliggör prioritering av uppgifter med AI
När jag först hörde talas om ClickUp Super Agents var jag nyfiken men försiktig. Många AI-verktyg känns som ett modeord tills man ser om de kan hålla sig i sammanhanget med det verkliga arbetet.
ClickUp Super Agents skiljer sig från andra eftersom de inte bara genererar text – de förstår sammanhanget. De finns i din arbetsmiljö, förstår dina behörigheter och ser uppgifter, chattar, dokument, scheman och aktiviteter som sammanhängande delar av det verkliga arbetet.
Den här videon förklarar hur de fungerar:
För uppgiftsprioritering innebär detta att din Super Agent tittar på din faktiska aktivitet, deadlines och ägarskap och använder allt detta för att hjälpa dig att skära igenom bruset.
Den specifika Super Agent som jag har skapat fokuserar på en enkel uppgift: skanna min arbetsyta och leverera en tydlig, prioriterad lista över vad som är viktigt idag.
Möt Super Agent som bossar med mig (på bästa sätt)
Min Super Agent finns direkt i ClickUp, under AI-fliken på vänster sida. Där har jag skapat det jag kallar min Daily Focus and Delegation Assistant.
Jag ser det som en operativ stabschef som aldrig sover. Dess uppgift är enkel men kraftfull:
- Se över min arbetsplatsaktivitet
- Bestäm vad som verkligen är viktigt idag
- Leverera en kort, tydlig fokuslista direkt till mig.
Hur agenten aktiveras
Varje vardagsmorgon, exakt klockan 8:00, startar agenten automatiskt. Den väntar inte på att jag ska komma ihåg att klicka på en knapp eller kontrollera en rapport – den vaknar, skannar vad som händer och förbereder ett nytt fokusmeddelande. Förutom min uppgiftslista och personliga prioriteringar tar den hänsyn till förfallodatum, statusändringar, omnämnanden och ägarskap, så prioriteringslistan är mycket kontextuell.
Hur agenten genererar mina högsta prioriteringar
Varje morgon öppnar jag ClickUp och ser ett direktmeddelande från min Super Agent med tre saker jag bör fokusera på idag.
Varje prioritet omfattar:
- Vad det är: Uppgiftsnamnet, direkt länkat i ClickUp
- Varför just idag: En mening som förklarar varför det är viktigt just nu.
- Hur man hanterar det: En tydlig etikett – Gör, besluta eller delegera
Utöver själva meddelandet lägger agenten till dessa tre fokusuppgifter till mina uppgiftsprioriteringar så att de förblir synliga under hela dagen – även om jag inte kan ta itu med dem omedelbart. Det är det som gör detta användbart: det handlar inte bara om att dra in uppgifter, utan om att förklara logiken bakom deras brådskande karaktär.
Det lyfter också fram ett antal punkter att vara medveten om, utan att begrava huvudlistan i brus.
Istället för att lämna tillbaka ännu en instrumentpanel eller en ändlös lista, omvandlar min Super Agent denna aktivitet till tydliga riktlinjer. Så jag vet att om jag bara kan få dessa tre saker gjorda, kommer jag att vara "längre fram", utan att behöva kämpa mig igenom inkorgar, vyer och tavlor.
Och eftersom agenten kopplar fokuslistan till faktiska uppgifter i ClickUp kan jag vidta åtgärder direkt. Jag behöver inte växla mellan verktyg eller försöka pussla ihop fragment av sammanhang.
📚 Läs också: Hur man väljer en Super Agent
Prioritering utan överbelastning: Varför begränsad produktion gör denna agent användbar
Det är frestande att ge en AI-agent allt att övervaka och be den sammanfatta allt. Men det är det snabbaste sättet att göra agenten – och dig själv – mindre effektiv.
Det är därför min Daily Focys Super Agent är avsiktligt begränsad:
- Endast tre högsta prioriteringar
- Några ”saker att tänka på”
- En liten uppsättning tydliga åtgärdsetiketter
Börja enkelt. Börja verkligen med de tre fokusområdena och vad du behöver vara medveten om. Bygg sedan vidare på det.
Det finns två stora skäl till denna design:
- För mycket output är överväldigande. Om agenten ger dig en vägg full av uppgifter kommer du att ignorera den precis som alla andra störande aviseringar.
- Kvaliteten på uppmaningarna är avgörande. Hur du instruerar Super Agent att fatta beslut – vad du värdesätter, hur du vill ta emot information – är avgörande för om det verkligen är användbart.
Genom att begränsa omfattningen och förtydliga beslutsreglerna blir agenten en pålitlig röst istället för bara ännu en varning.
Hur AI-uppgiftsprioritering med en ClickUp Super Agent förändrar hur du startar din dag
Innan denna inställning följde mitt team en mer traditionell daglig arbetsmetod: kontrollera inkorgar, granska tavlor, hoppa mellan vyer och försöka pussla ihop det som var viktigast.
Nu börjar dagen annorlunda:
- Super Agent har redan skannat arbetsytan.
- De tre högsta prioriteringarna hamnar i min DM med kontext- och åtgärdsetiketter.
- Uppgifter med hög prioritet lyfts fram och markeras så att de inte försvinner.
Jag har inte varit så produktiv på länge sedan denna Super Agent började användas.
Jag har inte varit så produktiv på länge sedan denna Super Agent började användas.
Istället för att börja dagen med att springa runt som en galning och försöka lista ut saker och ting, vet jag:
- Vilka beslut måste jag fatta?
- Vilka uppgifter jag personligen behöver göra
- Vilka uppgifter bör delegeras vidare?
Det är löftet med uppgiftsprioritering med AI i en konvergerad arbetsyta som ClickUp, som samlar dina uppgifter, dokument, projekt och AI på ett och samma ställe. Du får mindre störningar, mer fokus och en lista med beslutsklara uppgifter som väntar på dig varje morgon.
📚 Läs också: Hur man bygger en AI-agent för bättre automatisering
Hur du skapar din egen Daily Focus Super Agent (version 1)
Principerna bakom min Super Agent-konfiguration är så enkla att alla team kan anpassa dem.
Så här kan du tänka kring din egen version ett:
1. Ge agenten ett enda, tydligt uppdrag
Börja med en Super Agent vars enda uppdrag är dagligt fokus, inte allt på en gång.
📌 Exempel på tydliga uppgifter:
- ”Varje vardagsmorgon, berätta för mig mina tre viktigaste prioriteringar i arbetsutrymmet.”
- ”Ytligt arbete som har fastnat och väntar på mitt beslut”
- ”Markera godkännanden och kommentartrådar där jag är den som blockerar”.
Om din agents arbetsbeskrivning känns oklar kommer även resultatet att bli oklart.
2. Begränsa resultatet till det du faktiskt kommer att agera på
Begränsa vad din agent returnerar:
- De tre viktigaste uppgifterna att fokusera på idag
- En kort lista med ytterligare saker att tänka på
- Enkelt förklaringar till varför varje toppartikel är viktig idag
Detta gör att fokuslistan blir tillräckligt kort för att du faktiskt ska läsa och använda den.
3. Lär agenten hur du fattar beslut
Magin ligger inte bara i vad Super Agent tittar på, utan i hur den instrueras att fatta beslut.
Se till att du gör följande i din prompt och konfiguration:
- Förklara vilka signaler som är viktigast (till exempel förfallodatum kontra omnämnanden kontra statusändringar).
- Förtydliga vad ”brådskande” egentligen betyder för ditt team.
- Ange vilken ton och vilket format du vill se i dina dagliga DM.
Ju mer agenten speglar ditt verkliga beslutsfattande, desto mer känns det som en mänsklig assistent som "förstår" dig.
4. Börja med en agent, sedan upprepa
Och slutligen, mitt starkaste råd: försök inte bygga fem Super Agents samtidigt.
- Börja med en enda daglig fokusagent
- Låt det köras ett tag
- Justera prompten och filtren efterhand som du lär dig vad som fungerar (och vad som inte fungerar).
När version ett är tillförlitligt användbar kan du utöka med ytterligare Super Agents för delegering av arbetsflöden, fokus på teamnivå eller rapportering.
💡 Proffstips: Du behöver inte skriva en enda rad kod för att skapa en Daily Focus Super Agent. ClickUps Super Agent-byggare med naturligt språk guidar dig steg för steg när du beskriver vad du vill att agenten ska åstadkomma. Den ställer också följdfrågor och förfinar sitt beteende direkt i AI Hub.
När du börjar bygga en ny agent från AI-sidomenyn guidar byggaren dig genom valet av agentens kunskapskällor, inställning av triggers (som ett dagligt schema) och utformning av hur den resonerar om ditt arbete.
När en Super Agent har skapats kan du testa och förfina den direkt från dess profil genom att skicka ett direktmeddelande eller köra den enligt schemat för att se hur resultatet utvecklas. Eftersom Super Agents har fullständig kontext över hela ditt arbetsområde – uppgifter, dokument, chattar och scheman – ger denna konfiguration verkliga, relevanta insikter om prioritering.
📚 Läs också: För mer inspiration om hur du skapar AI-drivna arbetsflöden i ClickUp, kolla in:
Gör din egen Super Agent till det första "mötet" på dagen
Slutsatsen? Superagenter ska hjälpa till att hålla arbetet igång utan att du behöver driva på varje enskilt steg.
Slutsatsen? Superagenter ska hjälpa till att hålla arbetet igång utan att du behöver driva på varje enskilt steg.
Genom att omvandla allt som redan händer i ClickUp – uppgifter, kommentarer, processer och prioriteringar – till ett enkelt, dagligt fokusmeddelande, kan min Super Agent:
- Förhindrar att viktigt arbete fastnar
- Minskar behovet av statusmöten
- Det ger mig en lugn och trygg start på varje morgon.
Om du är redo att prova detta i din egen arbetsmiljö:
- Definiera en tydlig uppgift för din första Super Agent (dagligt fokus är ett bra ställe att börja på).
- Begränsa resultatet till en kort, användbar lista (tre prioriteringar, några FYI).
- Lär den hur du bestämmer och upprepa sedan utifrån vad som känns mest hjälpsamt.
Börja i liten skala, var målmedveten och låt ClickUp Super Agents bli den konsekventa operatören som håller dina projekt igång – utan att lägga till fler verktyg eller instrumentpaneler till din redan fullspäckade dag.
Prova ClickUp Super Agents gratis här!
Yvonne Heimann är grundare av FemAuthority LLC, VD för Ask Yvi och skaparen av Boss Your Business Academy, där hon hjälper grundare att bygga hållbara företag genom enkla system och AI-drivna arbetsflöden. Som ClickUp-expert och automatiseringsstrateg är hon specialiserad på att minska manuellt arbete, förbättra genomförandet och främja tillväxt med människocentrerad design.