Det finns en grundläggande missuppfattning om vad AI-transformation egentligen innebär. Denna förvirring kostar företag den konkurrensfördel de tror att de bygger upp.
De flesta ledare tror att AI främst är användbart för rutinmässiga, vardagliga uppgifter. De ser det som ett sätt att eliminera tråkiga, repetitiva uppgifter så att människor kan fokusera på det ”riktiga arbetet”. Även om det finns en viss sanning i det ytliga värdet, är det en ofullständig bild som helt missar den transformativa potentialen.
McKinsey uppskattar produktivitetsvinster på upp till 45 % i kärnfunktioner där AI är djupt integrerat.
Ett verkligt AI-inriktat företag automatiserar inte bara enkla uppgifter. Det fångar upp domänexpertisen hos sina bästa mänskliga strateger och kodifierar den expertisen med hjälp av AI.
Låt mig förklara vad det innebär och varför det förändrar allt.
Kunskapsgapet inom AI-transformation
Här är ett scenario som jag ser upprepas hela tiden: Ett företag beslutar sig för att genomföra en AI-transformation. De tillsätter ett centraliserat AI-team eller tekniska resurser för att bygga AI-drivna arbetsflöden i hela organisationen. Dessa välmenande personer börjar skapa AI-logik för att driva olika affärsprocesser.
Problemet? De har inte någon djupgående expertis inom dessa processer.
Låt oss ta ett enkelt exempel från min värld inom marknadsföring. Om någon från IT-avdelningen eller ett centraliserat AI-team försöker skapa all AI-logik för att driva våra marknadsföringskampanjer, kommer de inte att ha tillräcklig kunskap om hur man driver kampanjer på rätt sätt hos ClickUp. De kommer inte att förstå våra bästa metoder, var all kontext finns eller hur erfarna marknadsförare fattar strategiska beslut i stunden.
Centraliserade AI-team utan domänkontext skapar ofta automatisering som missar nyanserna – och avkastningen på investeringen.
Den bästa kombinationen jag har sett, och den verkliga vägen till AI-transformation, är när AI-experter (interna eller externa) arbetar nära tillsammans med domänexperter för att kodifiera viktiga affärskritiska processer och säkerställa att de fungerar smidigt.
Det är då magin uppstår. Det är då du uppnår verklig transformation.
För att överbrygga klyftan krävs ett nära samarbete mellan AI-experter och dem som har en djup förståelse för verksamheten.
Det är då magin uppstår. Det är då du uppnår verklig transformation.
Hur du vet att transformationen fungerar
Hur du vet att du har uppnått någon form av AI-transformation handlar om hävstångseffekt. Vilken typ av hävstångseffekt har varje enskild individ inom ditt företag?
Tänk dig att en teammedlem ansvarar för en hel process. Om du kan avlasta den personen och istället sätta in AI-agenter i olika steg i processen, får du någon som nu ansvarar för att leda ett team av agenter som utför processen, plus:
- ⬆️ Effektivitetsvinster i hur snabbt arbetet slutförs
- ⬆️ Produktivitetsvinster i hur mycket arbete som utförs
- ⬆️ Ökad produktivitet i mängden producerat arbete
- ⬆️ Kvaliteten ökar i själva arbetet
Dessa mått är konkreta. De är mätbara. Och de visar dig om du är på rätt väg eller bara skapar AI-teater.
Mindre kontext leder till dåliga AI-resultat, vilket urholkar förtroendet och bidrar till ännu mer verktygsspridning. En verklig AI-transformation kräver att man bryter denna cirkel genom att integrera domänexpertis direkt i dina arbetsflöden. Är du redo att uppnå verkliga resultat? Utforska Strategic Initiative Execution AI Playbook för att se hur du kan omvandla strategi till handling med AI!
Parallellen som ingen talar om
Alla vill dra paralleller mellan AI-transformation och digital transformation. Men jag tror att det finns en mer intressant jämförelse som avslöjar något viktigt om den tid vi lever i.
Många branscher och vertikala marknader har aldrig genomgått någon verklig digital transformation.
Jag vet att man antar att den digitala transformationen är "över", men det stämmer inte. Det finns fortfarande företag i många branscher som aldrig fullt ut har insett fördelarna med det som utlovades.
Tänk på hur internet lanserades. I slutet av 1990-talet och början av 2000-talet var den nödvändiga infrastrukturen otroligt dyr och arbetsintensiv.
- Du var tvungen att lägga kablar
- Du behövde en omfattande infrastruktur på plats
Resultatet? Många företag och regioner hamnade på efterkälken eftersom de saknade resurser, infrastruktur eller organisatorisk kapacitet.
Tio år senare har mobilen förändrat allt. Mobilen har gjort internet tillgängligt för alla utan att det krävs någon särskilt robust infrastruktur. Hela delar av världen har hoppat över en generation av teknik och fått omedelbar tillgång till internet. Sedan var det bara att köra igång.
Samma sak händer med AI-transformation. Det finns branscher och företag som aldrig riktigt har anammat eller dragit nytta av digital transformation. Istället för att gå igenom den tidskrävande och arbetsintensiva processen att till exempel digitalisera sitt företag, finns det nu en möjlighet att grundläggande ompröva vad ett teknikdrivet företag bör vara i AI-eran.
Företag kan skapa anpassade mjukvarulösningar snabbare och enklare än någonsin tidigare. De kan uppnå verklig transformation genom att hoppa över steg som de annars skulle ha varit tvungna att ta.
Det är den parallellen som är värd att uppmärksamma. Det är den möjligheten som ledare måste ta tillvara på.
En undersökning från ClickUp avslöjade nyligen att 45 % av kunskapsarbetarna har övervägt automatisering men inte har börjat – vilket belyser klyftan mellan avsikt och handling i de flesta organisationer.
Det är både tekniskt och kulturellt, och du kan inte hoppa över något av dem.
När folk frågar om AI-transformation främst är teknisk eller kulturell är svaret otvetydigt båda. All teknik är dömd att misslyckas utan effektiv förändringshantering, kulturell acceptans och top-down-genomförande.
Det är mycket lätt för människor att känna sig skrämda eller rädda för ny teknik och förändring, särskilt om de inte förstår sin roll eller hur de kan bidra till utvecklingen.
Det är därför det är så viktigt att samarbeta med experter inom området. När du genomför AI-transformationen måste människor förstå att de inte kodar bort sina jobb eller AI-ar bort sina roller. De behöver tydlighet om sin roll i detta nya paradigm.
Det är här de flesta företag vanligtvis gör fel i sin utformning. De fokuserar på att eliminera rutinmässiga, vardagliga och repetitiva uppgifter. Även om det är en del av värdet, gör det inte teknikens möjligheter rättvisa. Och ärligt talat är det inte så spännande för människor.
Den verkliga transformationen handlar om att frigöra människors tid, energi, kreativitet och strategi för att göra det arbete de vill göra men aldrig har kunnat göra. Inte för att de inte ville, utan för att de inte kunde.
Den ramen är oerhört viktig. Det är så de tekniska och kulturella dimensionerna framgångsrikt korsar varandra.
💡 Proffstips: Se AI-implementering som en befrielse, inte en eliminering – det frigör teamen så att de kan ägna sig åt strategiskt arbete istället för repetitiva uppgifter.
När AI äntligen klickade för mig
Jag ska vara ärlig: När ChatGPT först släpptes i slutet av 2022 tyckte jag att det var imponerande. Det verkade vara en rolig leksak. Men jag förstod inte vad det verkliga värdet kunde vara.
Det gick inte upp för mig förrän jag såg komplexa arbetsflöden i flera steg där man kunde koppla ihop AI med centrala arbetsverktyg.
Det handlade inte bara om att få svar på begäran, sammanställa information eller skriva mediokra texter. Det handlade om att kunna ge AI robusta instruktioner och integrera den med de system där arbetet faktiskt utförs.
Ur ett försäljnings- och marknadsföringsperspektiv innebar detta att integrera AI-resultat och -utdata med CRM, marknadsföringsautomatisering, försäljningsautomatisering och verktyg för försäljningsengagemang för att verkligen förbättra livet för försäljnings- och marknadsföringspersonal.
Det var en aha-upplevelse för mig att inse att även de mest komplexa arbetsflödena kan kodifieras. AI är inte bara användbart för att ta sig från A till B – det kan fånga hela resan från A till Ö.
Jag kände att min syn förändrades när jag såg hur push-baserad AI förändrar dynamiken. När arbetsflöden är djupt integrerade väntar AI inte på att bli tillfrågad, utan levererar kontext och åtgärder direkt till där människor redan arbetar – utan att behöva ta en omväg via en chatbot.
När en teammedlem frågar om viktiga projektdetaljer – till exempel det förväntade lanseringsdatumet för en produkt – hämtar ClickUp Agent omedelbart svaret från relevanta diskussioner och dokumentation. I det här exemplet ger AI-agenten ett tydligt, kontextuellt svar:
Jag växte upp inom mjukvarubranschen genom business intelligence (BI) och ser betydande paralleller i AI-eran. En av de största utmaningarna med BI är att människor ofta har svårt att identifiera rätt frågor att ställa. Det är den mest utmanande aspekten av analys. Det är också den mest utmanande aspekten av att effektivt engagera sig i AI.
Om du loggar in på ChatGPT, ser en blinkande markör och tänker: ”Vad ska jag göra nu? Skriva en haiku?”, då är det inte så du får AI att fungera för dig.
Att kunna kodifiera arbetsflöden, förinställa frågor som människor bör ställa om sin verksamhet och tillhandahålla den informationen där de redan befinner sig – det är det som förändrar allt. De behöver inte veta att det är AI som driver det, de behöver bara resultatet. Och som ett resultat av det behöver de arbeta snabbare.
Denna förmåga att samordna arbetsflöden fortsätter att forma hur jag tänker om AI idag.
Det djärva steget går snabbt (i rätt riktning)
Det djärva steg som ledare måste ta är förvånansvärt enkelt: agera.
Jag vet att det låter nästan löjligt, men det finns en verklig konkurrensfördel i att agera snabbt och agera snabbt på rätt sätt. Både hastighet och riktning är viktiga.
Du måste se till att ditt sammanhang hänger ihop så att du kan vara säker på att de resultat som AI skapar faktiskt är kontextualiserade till det som är viktigt för ditt företag.
Sedan måste du se till att rätt personer i företaget, de med verklig expertis som vet hur bästa praxis ser ut, engagerar sig i att kodifiera de AI-agenter och arbetsflöden du skapar.
Hur ClickUp möjliggör verklig AI-transformation
Mer än hälften av alla anställda (57 %) slösar tid på att söka igenom dokument eller kunskapsbaser för att hitta information. När de inte hittar det de söker tar 1 av 6 till gamla e-postmeddelanden, anteckningar eller skärmdumpar för att pussla ihop informationen. ClickUp Brain gör slut på sökandet med omedelbara, AI-drivna svar från hela din arbetsyta och anslutna appekosystem – så att du alltid får det du behöver.
Här skiljer sig ClickUp fundamentalt från fristående AI-verktyg: Vi sammanställer all kontext.
Vi vet hur du arbetar. Vi känner dina medarbetare. Vi vet hur du får jobbet gjort. Vi känner till behörighetsstrukturen i ditt team, så att medarbetarna bara ser det de ska se. Vi känner till din verksamhet.
ClickUp Brain MAX har en djup förståelse för ditt team, dina dokument och dina behörigheter. Med funktionen talk-to-text kan du helt enkelt säga din begäran, så omvandlar ClickUp Brain MAX den omedelbart till ett perfekt formaterat, åtgärdsbart meddelande – som automatiskt nämner rätt person och länkar till rätt dokument.
Det är en enorm fördel ur synvinkeln integritet, säkerhet och tillförlitliga resultat.
Att använda AI handlar inte bara om att skala upp produktionen eller maximera kvantiteten, utan också om att förbättra kvaliteten med fullständig tillförlitlighet. Om du litar på AI för att sköta affärskritiska funktioner – vilket du bör göra, och vilket ClickUp kan hjälpa dig med – måste du lita på kvaliteten på resultaten.
Fristående verktyg som ChatGPT, Gemini, Claude eller till och med Copilot är isolerade. De lägger nu till lätta projektledningsfunktioner eftersom de har insett att det inte finns något värde i att ställa frågor till AI om man inte kan använda innehållet för att påverka sina uppgifter, projekt, dokument och så vidare.
Dessa verktyg är dock fortfarande i grunden kopplade från den plats där ditt arbete faktiskt utförs, vilket leder till Work Sprawl – uppgifter, uppdateringar och kunskap spridda över flera plattformar.
ClickUp Brain finns i din arbetshanteringsplattform, där du planerar, utför och diskuterar arbete. Du kan integrera AI i arbetsflöden. Omgivande agenter kan svara på frågor, identifiera relaterade uppgifter, driva arbetsflöden framåt och skapa nytt arbete, ofta utan att användarna ens märker att de har utlöst något.
I prompt- eller interaktionsfältet i ClickUp Brain använder du helt enkelt rullgardinsmenyn för att välja din önskade modell – alternativen inkluderar GPT, Claude eller till och med Gemini och mer, beroende på din prenumeration och integrationer.
Det är kraften i ett Convergence AI Workspace. Det är det som möjliggör verklig AI-transformation.
Hur en verklig AI-transformation ser ut
En verklig AI-transformation mäts inte i hur många AI-verktyg du har köpt eller hur många ”AI-initiativ” du har lanserat.
Det mäts i hävstångseffekt – hur mycket mer dina bästa talanger kan åstadkomma när deras expertis fångas upp, kodifieras och skalas upp genom AI-agenter.
ClickUp Agent tilldelar till exempel omedelbart uppgifter till rätt person baserat på chattaktivitet, utan att vänta på manuell inmatning. Detta gör att dina experter kan fokusera på arbete med stor påverkan, samtidigt som deras kunskap och beslut smidigt sprids till hela teamet. Det är kraften i äkta AI-transformation – att automatiskt omvandla expertis till handling.
Det mäts utifrån kvaliteten och tillförlitligheten hos de resultat som din organisation producerar när AI fungerar i ett fullständigt affärssammanhang, snarare än isolerat i ett chatbot-gränssnitt.
Och det mäts utifrån om dina team utför arbete som de alltid velat göra men aldrig haft tid, energi eller kapacitet att utföra.
Det är den transformationen som är värd att sträva efter. Det är den konkurrensfördel som kommer att skilja ledarna från eftersläntrarna i AI-eran.
De företag som kommer att blomstra är inte de som experimenterar med AI isolerat. Det är de som sammanför domänexpertis, arbetsflödeskoordinering och konvergerad kontext för att fundamentalt ompröva hur arbetet utförs.
Frågan är inte om man ska transformera, utan hur man ska göra det. Det handlar om huruvida du kommer att agera tillräckligt snabbt för att leda transformationen eller se dina konkurrenter dra ifrån medan du fortfarande funderar på vilka frågor du ska ställa till din chatbot.
Börja din AI-transformation med ClickUp
Upptäck AI-transformationsmatrisen : Utvärdera din organisations nuvarande tillstånd och kartlägg din väg till Ambient AI.
Se ClickUp Brain i aktion : Upplev hur konvergerad kontext möjliggör tillförlitliga, affärskritiska AI-resultat.
Kontakta vårt team för att utforska hur du kan kodifiera din domänexpertis och organisera AI-drivna arbetsflöden.
Kyle Coleman är global marknadsföringschef på ClickUp, där han leder marknadsföringsstrategin och hjälper organisationer att förstå hur man uppnår verklig AI-transformation. Med sin gedigna erfarenhet inom försäljning, marknadsföring och affärsintelligens är Kyle specialiserad på att hjälpa företag att kodifiera expertis och samordna komplexa arbetsflöden som driver mätbara affärsresultat.
Vanliga frågor om kodifiering av expertis för AI-transformation
Att kodifiera expertis innebär att man fångar upp de bästa medarbetarnas omdöme och strategi och integrerar den kunskapen i AI-arbetsflöden. Istället för att automatisera uppgifter skalas mänsklig expertis upp genom intelligenta system som utför arbetet på samma sätt som experterna skulle ha gjort.
AI utan domänkontext ger generiska resultat. Domänexperter vet hur beslut fattas, vilka bästa praxis som är viktiga och var undantag finns. Genom att para ihop AI-utvecklare med ämnesexperter säkerställs att automatiseringen återspeglar verklig affärsintelligens.
Mät AI-transformationen genom att utnyttja hur mycket mer dina medarbetare kan åstadkomma. Sök efter snabbare slutförandetider, högre produktionsvolym, förbättrad kvalitet och mätbara effektivitetsvinster i alla arbetsflöden.
ClickUp Brain kopplar samman människor, data och processer i ett konvergerat AI-arbetsutrymme. Det samlar in domänexpertis, automatiserar flerstegsarbetsflöden och driver AI-agenter som utför arbete direkt där planering och samarbete sker.