Projektledning kan vara en skrämmande uppgift även när allt verkar vara "rätt" i världen.
Alla team vill lyckas hålla sina deadlines och se till att projekten flyter på smidigt. Men även med den mest detaljerade plan kan det ofta uppstå oväntade problem som gör att du hamnar efter i schemat.
Det är här float i projektledning kommer in.
Genom att förbättra effektiviteten och identifiera vilka uppgifter som ska prioriteras kan du hantera eventuella förseningar eller bakslag som kan uppstå. Kort sagt kan du vara säker på att ditt projekt kommer att hålla sin deadline.
I den här artikeln beskriver vi exakt vad projektledningens float är, dess många fördelar och hur du använder den för att hålla dina projekt på rätt spår. 🎯
Vad är projektledningens float?
Flyt i projektledning, även känt som ”slack”, är den tid ett projekt kan försenas innan det missar sin deadline. Vanligtvis beror denna tid på vilka uppgifter som ingår och hur mycket flyt varje uppgift tillåter.
Vissa uppgifter tillåter dock inte flexibilitet och påverkar direkt projektets slutdatum. Uppgifter som inte kan påbörjas innan en annan uppgift är slutförd placeras på det som kallas projektets kritiska väg.
Dessa uppgifter måste slutföras i en specifik ordning innan ett projekt kan avslutas. Kritiska uppgiftsförlopp tål inte förseningar utan att det direkt påverkar projektets deadline.
Ett exempel på detta kan ses i bilden nedan. De fyra uppgifterna i grått: gipsväggar, skåp, VVS och el samt golvläggning måste alla slutföras i den ordning de visas, och det finns inget utrymme för förseningar. De ligger på den kritiska vägen. De andra uppgifterna som listas (målning och inredning) har mycket större flexibilitet och kan slutföras vid olika tidpunkter. Som ett resultat har de en högre float.
Vikten av float i projektledning
Dina projektledare är absoluta rockstjärnor. De jonglerar med flera variabler, team, uppdrag och en distansarbetande personalstyrka i agila miljöer.
Float ger projektledare lite andrum för att hantera störningar och förseningar i verkligheten. Float i projektledning hjälper projektledare att övervaka projektets aktuella tidsplan och prioritera de viktigaste uppgifterna.
De kan hantera resurser bättre och omfördela dem till tidspressade uppgifter för att säkerställa att projektet slutförs i tid.
Fördelarna med float i projektledning
Float i projektledning gör mer än att bara hålla ditt företag flytande. Det ger många fördelar, från att hjälpa dig att aldrig missa en deadline till att hålla ditt team fokuserat på vad som behöver göras.
Låt oss titta på de fyra främsta fördelarna med att införa float i din projektledning.
1. Hjälper till med att övervaka framstegen
Projektledare kan använda float för att noggrant följa hur ett projekt fortskrider. De kan identifiera uppgifter som ligger efter eller sådana som kommer att påverkas direkt av eventuella förseningar. Detta gör att de kan justera förväntningar och deadlines därefter.
2. Förbättrar effektiviteten och produktiviteten
Float fungerar som en färdplan för planeringsfasen i alla projekt. Projektledare kan använda eventuella luckor eller brister för att säkerställa att de mest tidskänsliga uppgifterna hålls enligt schemat. Det hjälper också till att undvika förbiseenden när man lägger upp ordningen på uppgifterna.
3. Fastställer vad som ska prioriteras
Float i projektledning fungerar också som ett prioriteringsverktyg. Projekt med tidsflexibilitet kan skjutas upp så att uppgifter med kort eller ingen float kan slutföras först. Chefer kan vidarebefordra denna information via inbyggda teamkommunikationsfunktioner som ClickUps chattvy eller en plattform som Microsoft Teams Voice.
4. Ökar arbetsmoralen
Vi drabbas alla av ”måndagsblues” (eller tisdagss, onsdagss, osv.). Att använda rätt verktyg för jobbet kan bidra till att höja allas humör och underlätta deras arbetsliv. Flyt i projektledning ger chefer och teammedlemmar bättre överblick över vilka uppgifter som är kritiska och icke-kritiska.
En projektledare kan till exempel omfördela resurser till försenade uppgifter för att säkerställa att projektet håller tidsplanen. I ett annat fall kan de informera alla team som påverkas av förseningar i god tid.
Välja rätt typ av float för bättre projektledning
Det finns olika typer av float i projektledning. Var och en har sina styrkor och syften. En typ kan informera ett enskilt team om hur mycket slack de har för en uppgift, medan en annan håller projektledaren informerad om den aktuella float-tiden som fortfarande är tillgänglig.
De 5 olika typerna av float
Float inom projektledning kan delas in i flera kategorier, men här är de fem olika typerna du kommer att stöta på:
1. Total float
Den totala tid som en schemalagd uppgift kan försenas eller förlängas innan det påverkar projektets slutdatum.
Hur man beräknar
För att beräkna total float måste du subtrahera det "tidigaste" från det "senaste". Detta kan vara antingen från startdatumet eller slutdatumet, men båda måste vara från samma kronologiska sida av en uppgift. Blanda inte ihop tidigt och sent, eftersom du då kommer att få ett allvarligt problem!
Så det är antingen:
Total float = (senaste start) – (tidig start eller total float) Total float = (senaste slut) – (tidig slut)
2. Fri float
Fri float liknar total float när det gäller beräkningar. Skillnaden är att total float handlar om projektets slutförande, medan fri float är den tid en uppgift kan försenas utan att det påverkar efterföljande uppgifter i processen.
Varje försening eller förlängning utöver en uppgifts fria float kommer direkt att fördröja startdatumet för följande uppgift.
Låt oss till exempel titta på en utvecklare som arbetar med programvara för kontaktadministration. Backend-kodningen måste vara klar innan det berörda teamet kan börja utforma det grafiska användargränssnittet (GUI).
Hur man beräknar
För att beräkna fri flyt, ta det tidiga slutdatumet för den aktuella uppgiften och subtrahera det från det tidiga startdatumet för följande beroende uppgift.
Fri float = (tidig start för beroende) – (tidig slut för aktuell)
3. Projektfloat
Den totala tid som ett helt projekt kan försenas eller förlängas innan det hamnar efter i förhållande till en kunds eller klients deadline kallas projektfloat. För företag är detta sannolikt det viktigaste värdet att hålla koll på, men det kräver att man använder en plattformsdashboard för att övervaka alla projektrelaterade uppgifter.
Kunden kan ställa krav på en tidsbegränsning som en del av villkoren, eller så är deadline helt enkelt den som företaget har kommit överens om. Oavsett vilket har företag som ditt inte råd att missa ett projekts slutdatum.
Hur man beräknar
Projektflyt beräknas på samma sätt som total flyt. Företag använder ofta de två termerna omväxlande, men idag kommer vi att göra en enkel åtskillnad: Total flyt handlar om en enskild aktivitet eller uppgift, medan projektflyt är kopplat till det övergripande projektets slutförande.
För att beräkna projektfloat följer vi en liknande process, men vi måste först veta när ett projekt kan slutföras tidigast. Detta tal beror alltså på effektiv planering av både kritiska och icke-kritiska vägar.
Den här gången tar vi projektets tidigaste eller planerade slutdatum och drar av det från den senaste deadline som har fastställts eller åtagits.
Projektfloat = (senaste slutdatum) – (tidigaste slutdatum)
4. Störande float
Den tid som en uppgift kan försenas utan att projektet överskrider sin fastställda deadline kallas för störande float. Med andra ord, om denna tilldelade tid överskrids kommer det att störa projektet.
När en uppgift försenas kan det få två konsekvenser. För det första äter det upp din totala float, vilket innebär att andra uppgifter får mindre tidsmässig flexibilitet.
Detta påverkar både icke-kritiska och kritiska uppgifter. Det kan också bli droppen som får bägaren att rinna över, så att din projektfloat förbrukas och alla återstående uppgifter nu blir kritiska – de har inte längre någon fri float.
För det andra kan det fördröja en efterföljande kritisk uppgift. Detta kommer att resultera i en försening av projektets slutförande. Mängden kvarvarande projektfloat avgör om projektet fortfarande kan slutföras i tid.
Hur man beräknar
För att beräkna den störande flytningen tar vi den totala flytningen och subtraherar den fria flytningen.
Interfererande float = (total float) – (fri float)
5. Oberoende float
Trots sitt namn avser den oberoende flytningen både tidigare och efterföljande aktiviteter. Den definieras som den tid som en aktivitets starttid kan försenas utan att det påverkar den tidigaste starttiden för efterföljande aktiviteter.
Oberoende float är alltså förseningen i projektuppgifter som inte påverkar projektets tidigaste slutdatum. På så sätt är denna kategori av float verkligen oberoende.
Hur man beräknar
För att beräkna oberoende float tar vi den sena slutförandet av de tidigare uppgifterna och subtraherar den tidiga starten av de efterföljande uppgifterna. Sedan drar vi bort den faktiska varaktigheten för uppgiften.
Oberoende buffert = (tidig start av efterföljande uppgift) – (sen avslutning av föregående uppgift) – (total tid för föregående uppgift)
Hur float i projektledning hjälper ditt teams arbetseffektivitet och produktivitet
Float i projektledning kan verka som en metod för stora företag och teknikbranscher som ingenjörsvetenskap och mikrotjänster för företag. Så är dock inte fallet.
Flyt i projektledning fungerar även för små och medelstora företag (SMB) och branscher som byggsektorn eller nästan vad som helst annat. Flyt är en taktik som kan användas tillsammans med dina befintliga projektledningsstrategier. Det är enkelt att använda med arbetsflödes- och projektledningslösningar som ClickUp.
Det innebär att det fungerar bra med agila verktyg och metoder som Kanban-tavlor, Gantt-diagram, Scrum-tavlor och andra typer av lösningar för arbetsflödeshantering. Genom att använda float i projektledning får dina projektledare en enkel färdplan för resursfördelning och prioritering.
Detta gäller särskilt när man tar hänsyn till beroenden. Beroenden är uppgifter som antingen inte kan slutföras innan en tidigare uppgift är klar eller som måste slutföras innan en annan uppgift kan påbörjas.
Med ClickUp kan du skapa länkar mellan uppgifter och ställa in beroenden, så att ditt team vet exakt vad som behöver göras härnäst. Det är ett så enkelt koncept att integrera i din verksamhet! Din projektledning kommer att känna den lugnande effekten av att alltid veta exakt hur mycket slack ett projekt har. Och ditt team kommer att kunna samarbeta enklare för att ta upp eventuella slack och hålla projektet i tid.
Använd Float för bättre projektledning
Vem vill inte ha bättre projektledning? Hoppa på projektflottans tåg och njut av en smidig och stabil resa, oavsett om du arbetar med ett förvärvsprojekt eller lär dig hur man hostar en webbplats.
När allt är implementerat har du ett självkorrigerande system som styr alla viktiga projektbeslut. Teammedlemmarna kommer att uppskatta riktningen och transparensen i projektets slack.
Om det värsta eller oväntade skulle inträffa kan projektledare så tidigt som möjligt informera teammedlemmar och kunder om de dåliga nyheterna. Detta innebär att besvikelsen kan mildras och att dina kundtjänst- och framgångsteam kan få ett försprång när det gäller att reparera eventuella skador.
Börja implementera en strategi redan idag, så kommer du och ditt team snart att kunna fira ännu ett framgångsrikt projekt med en omgång root beer floats efter jobbet.
Gästskribent:
Richard Conn är Senior Director för Demand Generation på 8×8, en ledande kommunikationsplattform med molnbaserade callcenterlösningar och funktioner för röst, video och chatt.