AI-verktyg som ChatGPT skakar om saker och ting – de förvandlar långa e-postutkast och maratonlånga innehållsskapande till snabba sprintar.
Och det är inte bara för syns skull – marknadsförare som använder AI för att personalisera e-postmeddelanden har rapporterat en intäktsökning på 41%. Från att minska stavfel och hitta den perfekta ämnesraden till att skapa e-postmeddelanden som låter mänskliga – ChatGPT finns här för att spara tid.
Oavsett om du är innehållsskapare, författare eller webbappentreprenör innebär att behärska ChatGPT att du kan få ordning på kaoset i din inkorg.
Följ denna guide för att lära dig hur du skriver ett skarpt affärsmeddelande – utan att offra din mentala hälsa!
Som bonus kan du prova det bästa ChatGPT-alternativet för dina kommunikationsflöden, ClickUp Brain.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
Så här kan du använda ChatGPT för att skriva dina e-postmeddelanden:
- Optimera dina e-postmeddelanden för engagemang genom att fokusera på personalisering, målgruppsanpassning och innehåll som väcker genklang 📩
- Använd ChatGPT för snabba utkast, men tänk på dess begränsningar för unika affärsbehov.
- Ge kontext (ton, struktur, detaljer) för att få det bästa utkastet
- Skapa om eller redigera utkast för tydlighet och personalisering.
- Kontrollera noggrannheten och att texten stämmer överens med din ton.
- Byt till ClickUp . Börja använda AI för e-post med ClickUp Brain och effektivisera anteckningar, dataanalys, e-postskrivande och kommunikation.
- Hantera alla dina e-postmeddelanden och ditt arbete från ett och samma ställe med ClickUp Email Project Management.
Hur man använder ChatGPT för att skriva e-postmeddelanden
Om du ger ChatGPT tillräckligt med kontext kan det skapa innehåll som är en perfekt utgångspunkt för dina e-postmeddelanden. Dela bara några tydliga instruktioner, så kan även du använda AI för att skriva e-postmeddelanden som matchar din ton och ditt budskap, samtidigt som du sparar värdefull tid.
Är du redo? Så här kan du använda ChatGPT effektivt för att skriva e-postmeddelanden:
Steg 1: Ange sammanhang och syfte
Innan du ens börjar förstå hur ChatGPT fungerar, ska du vara tydlig med vad ditt e-postmeddelande ska handla om.
Som Shakespeare en gång skrev: ”Korthet är själens vitsighet. ” Fundera därför ut vad du vill uppnå med mejlet utan att gå för mycket runt och kring.
Ju bättre du instruerar ChatGPT, desto bättre kommer det att förstå din skrivstil, ditt syfte och din e-poststruktur. Du kan skicka en påminnelse, svara på en fråga eller följa upp en uppgift, men det är viktigt att ange sammanhanget.
Låt oss säga att du begär en uppdatering från en kollega eller kund. Ditt mål är sannolikt att få igång en åtgärd eller samla in mer information. Om du planerar ett möte vill du att e-postmeddelandet ska vara artigt och tydligt, så att det blir enkelt för mottagaren att ta nästa steg.
Här förstår ChatGPT att målet är att be om feedback på en uppdatering, så det skräddarsyr e-postmeddelandet för att fokusera på att begära aktuell status och vad som kommer härnäst. Det säkerställer att meddelandet är tydligt, artigt och koncist, vilket gör det lättare för mottagaren att svara med den information som behövs.
🧠Rolig fakta: ChatGPT nådde en miljon användare inom bara fem dagar efter lanseringen 2022.
Steg 2: Öppna ett konto hos ChatGPT
För att komma igång med ChatGPT, gå till chat.openai.com och skapa ett konto. Du kan registrera dig med din e-postadress eller via Google. När ditt konto har verifierats (du får en sexsiffrig kod på din telefon) är du klar!
Du får tillgång till gratisversionen av GPT-3. 5, eller om du vill ha en mer avancerad upplevelse kan du uppgradera till GPT-4 för 20 dollar/månad.
GPT-4 erbjuder snabbare svar och avancerade funktioner som webbläsning och kodtolkning, vilket gör det till ett bra val för dig som hanterar tidspressade e-postmeddelanden eller vill öka din produktivitet.
Om du arbetar med tidspressade e-postmeddelanden och vill ha snabbare, mer personliga svar kan GPT-4 vara värt investeringen.
👀 Visste du att? Endast hälften av amerikanerna är i viss utsträckning bekanta med ChatGPT, och två tredjedelar av dem har en akademisk examen. Intressant nog uppgav 54 % av de tillfrågade att de inte hade hört "någonting alls" om ChatGPT.
Steg 3: Ge ChatGPT anpassade instruktioner
Är du registrerad? Då är det dags att ställa in ChatGPT så att det gör som du vill. Men innan du börjar generera svar och e-postmeddelanden måste du ge det lite bakgrundsinformation. Ange hur du vill att verktyget ska generera svar.
För att verkligen göra ChatGPT till din assistent, följ dessa steg: Klicka på ditt visningsnamn eller din bild för att öppna rullgardinsmenyn. Klicka sedan på Anpassa ChatGPT.
Du kommer att få två viktiga frågor att besvara för att anpassa AI:ns svar:
- Vad vill du att ChatGPT ska veta om dig för att kunna ge bättre svar?
Du kan dela information om ditt arbete, din e-postkommunikationsstil, tonfall och andra relevanta preferenser. Detta kan inkludera ditt yrke, om du föredrar ett formellt eller informellt tonfall och hur mycket information du vill ha med i dina e-postmeddelanden.
- Hur vill du att ChatGPT ska svara?
Här kan du definiera tonen och strukturen för de e-postmeddelanden som ChatGPT kommer att generera. Ange om du föredrar kortfattade eller detaljerade format, välj formalitetsnivå (vänlig, formell eller något däremellan) och bestäm om du vill att AI:n ska uttrycka åsikter eller hålla en neutral hållning.
Alternativt kan du skicka din presentation och instruktioner via chattrutan för att hjälpa ChatGPT att förstå dig bättre.
Här är ett exempel på en introduktion som du kan använda:
🧠Rolig fakta: Cirka 25 % av amerikanska företag har sparat mellan 50 000 och 70 000 dollar genom att använda ChatGPT.
Steg 4: Be ChatGPT att skriva e-postmeddelandet
När du har delat med dig av dina uppgifter, preferenser och önskad ton kan du be ChatGPT att skapa det e-postmeddelande du behöver. Om det första utkastet inte är helt rätt kan du be det att skapa ett nytt svar.
🤖 Om du till exempel skriver ett avskedsmejl kan ChatGPT hjälpa dig att formulera ett meddelande som har rätt balans – oavsett om du slutar för att söka nya möjligheter eller på grund av missnöje. Målet är att lämna på goda villkor och se till att du går skilda vägar på ett professionellt sätt utan att bränna dina broar.
Här är ett exempel på vad ChatGPT kan generera:
🤖Ett annat scenario kan vara att tacka nej till ett projektuppdrag.
Ett genomtänkt svar är viktigt om du är överbelastad och inte kan ta på dig ett nytt ansvar. Även om det kan vara frestande att uttrycka frustration är det viktigt att förbli lugn, hänsynsfull och professionell. ChatGPT kan hjälpa dig att formulera ett diplomatiskt meddelande som kommunicerar dina begränsningar utan att låta avvisande.
Här är ett exempel på ett artigt och professionellt sätt att tacka nej till ett nytt projekt:
Steg 5: Granska och redigera e-postmeddelandet
När ChatGPT har genererat e-postmeddelandet, granska det noggrant. Du kan justera tonen, lägga till saknade detaljer eller ändra strukturen så att den bättre motsvarar dina intentioner. Se om du behöver korrigera grammatiska eller stavfel i ditt e-postmeddelande.
Innan du trycker på skicka, kontrollera att ditt svar är tydligt och överensstämmer med företagets policy. Detta säkerställer att ditt meddelande är professionellt och överensstämmer med förväntningarna, vilket hjälper dig att undvika misstag.
ChatGPT är mycket kapabelt, men det genererade innehållet är inte alltid perfekt. Personalisering är avgörande för att säkerställa att det stämmer överens med din röst och det specifika sammanhanget för ditt meddelande.
👀 Visste du att? ChatGPT kan ibland uppleva ”hallucinationer”, där det genererar information som låter trovärdig men som är helt påhittad. Detta kan inkludera påhittade fakta, icke-existerande studier eller felaktiga detaljer. Även om AI-modeller är tränade att ge hjälpsamma och korrekta svar, kan de inte verifiera sanningshalten i sin information i realtid.
Därför är det viktigt att dubbelkolla kritiska fakta när du använder AI för forskning eller beslutsfattande!
För dina specifika behov, se till att:
- Se till att all nödvändig information finns med
- Se till att tonen stämmer överens med din stil.
- Kontrollera noggrant att datum, namn och viktiga detaljer är korrekta.
Lite extra uppmärksamhet gör stor skillnad!
Steg 6: Skicka e-postmeddelandet
När du har granskat och redigerat ditt e-postmeddelande är det dags att klicka på "skicka".
Innan du gör det, ta en stund att dubbelkolla att allt ser bra ut i ditt skrivfält. Se till att e-postmeddelandet följer dina strategier för e-posthantering och är professionellt, tydligt och koncist.
Anta att du skickar e-postmeddelanden om viktiga ämnen som de vi har diskuterat. Då är det ännu viktigare att tonen är rätt. Skicka meddelandet när du är säker på att det är välformulerat och i linje med dina mål!
Stressa inte för mycket över reaktionen – lita på att AI har hjälpt dig att skapa ett genomtänkt och välformulerat svar.
💡Proffstips: E-postetikett är avgörande för hur ditt meddelande uppfattas och bemöts. Från att korrekturläsa för tydlighet till att använda en respektfull ton – dessa små justeringar kan göra stor skillnad när det gäller att säkerställa att dina e-postmeddelanden är professionella och effektiva.
Begränsningar vid användning av ChatGPT för att skriva e-postmeddelanden
Att använda AI för att skriva e-postmeddelanden kan vara praktiskt, men det medför också en del utmaningar. Här är några saker att tänka på:
- Begränsad förståelse för sammanhang: AI kan ha svårt att förstå detaljerna i ditt meddelande eller dina mottagares behov. Detta kan leda till generiskt eller felaktigt innehåll (hallucinationer), särskilt i komplexa eller känsliga situationer ❌
- Svårigheter med personalisering: ChatGPT kan generera ett grundläggande meddelande, men det kan sakna den personliga touchen som tilltalar din målgrupp. I e-postkampanjhantering kan verktyget till exempel förbise viktiga personliga detaljer som namn eller preferenser, vilket påverkar meddelandets effektivitet ❌
- Problem med noggrannhet: AI levererar inte alltid korrekt information trots sin omfattande kunskapsbas. Du måste dubbelkolla viktiga detaljer som datum, namn eller siffror, särskilt när du hänvisar till KPI:er för e-postmarknadsföring ❌
- Inkonsekvent ordräkning: Om du anger ett ordbegränsning i din prompt kan ChatGPT ibland följa den. Det är ofta oförutsägbart och kanske inte följer din begäran. Som i exemplet nedan svarar ChatGPT med 39 ord, inte 42. ❌
- Överanvändning av generiska fraser: ChatGPT använder ofta överanvända fraser och klichéer, särskilt i professionella e-postmeddelanden. Även om dessa kan låta säkra, kan de uppfattas som oärliga eller repetitiva, vilket gör ditt meddelande mindre engagerande ❌
- Svårigheter med komplexa instruktioner i flera steg: ChatGPT fungerar kanske inte så bra med instruktioner i flera steg. Till exempel kan ett e-postmeddelande som kombinerar påminnelser, godkännanden och uppföljningar i ett utkast bli osammanhängande eller otydligt ❌
Använd ClickUp Brain för att skriva och hantera dina e-postmeddelanden
Tänk dig att du har en AI-assistent som kan skriva engagerande e-postmeddelanden, skapa intressanta ämnesrader, anpassa meddelanden för varje målgrupp och automatisera uppföljningsmeddelanden.
Nu finns det här, på ClickUp – appen som innehåller allt du behöver för ditt arbete.
ClickUp Brain är en avancerad AI med neurala nätverk som är integrerad i ClickUps plattform för e-postprojektledning. Den hjälper dig att skapa marknadsföringstexter, svara på e-postmeddelanden och hantera uppgifter på ett effektivt sätt – allt på ett och samma ställe!
ClickUp Brain
Till skillnad från ChatGPT, som ibland genererar felaktig eller inaktuell information, integreras ClickUp Brain direkt med ditt teams kunskapsbas och aktuella projektuppgifter.
Detta säkerställer att du alltid har tillgång till de senaste och mest relevanta uppgifterna, vilket minskar risken för grammatiska fel och gör dina e-postsvar mer korrekta och tillförlitliga.
Med ClickUp Brains AI Writer for Work får du:
- En skrivassistent som hanterar alla dina behov inom copywriting
- Snabba automatiska svar på uppgifter, kommentarer och e-postmeddelanden
- En automatisk tal-till-text-transkriberare för handsfree anteckningar och uppdateringar
- Möjligheten att transkribera dina möten och skärminspelningar och svara på uppföljningsfrågor direkt från ClickUp Clips.
- Lättanvända mallar för alla dina behov – från e-postkampanjer, annonser, drip-kampanjer eller rekrytering.
Så här gör du med ClickUp:
För att skriva ett nytt e-postmeddelande med ClickUp Brain, leta bara upp en öppen uppgift och gå till kommentarsfältet.
Klicka sedan på e-postikonen och skriv slashkommandot "/Write email" följt av Return eller Enter. Ett ClickUp Brain-modal fönster öppnas då, där du kan skriva in en kortfattad sammanfattning av e-postens syfte.
Så här skulle det se ut:
ClickUp Brain analyserar inmatningen och genererar ett utkast till e-postmeddelande baserat på din beskrivning.
Du kan anpassa det genererade utkastet så att det passar din stil eller ton. Plattformen erbjuder också ytterligare alternativ för flexibilitet: du kan kopiera den genererade e-posttexten direkt till urklipp.
Om utkastet inte riktigt blir som du vill, klicka på "Försök igen" så genererar ClickUp Brain en annan version baserad på samma nyckelpunkter. På så sätt får du alltid perfekta e-postmeddelanden med minimal ansträngning!
E-post är ute, ClickUp är inne! ClickUp har gjort det möjligt för oss att minska antalet e-postmeddelanden som vi skickar och tar emot som team, vilket är en stor förändring. Det innebär också att e-posttrådar inte går förlorade, att människor inte har tappat bort kommunikation etc., eftersom all information finns i ClickUp.
E-post är ute, ClickUp är inne! ClickUp har gjort det möjligt för oss att minska antalet e-postmeddelanden som vi skickar och tar emot som team, vilket är en stor förändring. Det innebär också att e-posttrådar inte går förlorade, att människor inte har tappat bort kommunikation etc., eftersom all information finns i ClickUp.
ClickUp för marknadsföringsteam
Det bästa med ClickUp är att du kan använda dess AI-verktyg för att skriva övertygande texter samtidigt som alla dina dokument finns samlade på ett och samma ställe.
Med ClickUp for Marketing kan du snabbt skapa, organisera och lagra e-postmallar direkt i ClickUp Docs. Istället för att växla mellan olika plattformar finns allt du behöver på ett och samma ställe.
ClickUp Docs
ClickUp Docs integreras också med arbetsflöden, så alla uppgifter som skapas från ett genererat e-postmeddelande förblir kopplade till helheten.
För teamsamarbete kan du tilldela specifika dokumentavsnitt till teammedlemmar. Detta gör det enklare att dela och samarbeta i Docs i realtid. Oavsett om du finjusterar e-postmanus eller hanterar en marknadsföringskampanj kan ditt team bidra, kommentera och uppdatera dokumentet samtidigt.
ClickUp-mallar
Förutom att vara ett kraftfullt AI-skrivverktyg erbjuder ClickUp en rad anpassningsbara mallar som är utformade för att förbättra dina arbetsflöden för e-posthantering. ChatGPT saknar detta, eftersom det inte har sådana integrationer för att hantera hela ditt marknadsföringsarbetsflöde.
ClickUp-mall för e-postmarknadsföring
Med ClickUps mall för e-postmarknadsföring kan du till exempel hålla ordning och vara effektiv när du planerar kampanjer, skriver ämnesrader, schemalägger meddelanden och spårar viktiga framgångsmätvärden.
Du kan också automatisera e-postmeddelanden baserat på användarnas beteende, så att specifika åtgärder utlöser dina meddelanden. Detta gör det enkelt att skicka riktade e-postmeddelanden till rätt kunder vid rätt tidpunkt.
ClickUp Brain är inte bara till för att skriva e-postmeddelanden – det hjälper dig att organisera, anpassa och samarbeta med ditt team. Det övervinner de vanliga begränsningarna hos AI-verktyg och gör e-postskrivande och marknadsföring mer effektivt och enkelt.
Optimera dina e-postmeddelanden för bättre engagemang med ClickUp Brain
Att optimera ditt e-postmeddelande för engagemang handlar om mer än att skriva det perfekta meddelandet – det handlar om personalisering, att rikta sig till rätt målgrupp och att se till att ditt innehåll tilltalar läsaren.
ChatGPT kan vara till hjälp, men uppfyller kanske inte alltid ditt företags unika behov. Om det känns jobbigt att skriva e-postmeddelanden eller börja från scratch, kan ClickUp hjälpa dig.
Med ClickUp Brain kan du ta anteckningar, analysera data och skriva utkast till e-postmeddelanden snabbare, vilket sparar tid. Aktivera bara Email ClickApp i ditt arbetsområde för att låsa upp alla e-postfunktioner. Säg adjö till skrivkramp och repetitiva uppgifter samtidigt som du behåller dina e-postmeddelanden autentiska och personliga.
ClickUp begränsar sig inte till e-post – hantera uppgifter, samarbeta och spåra tid för att öka teamets produktivitet. Är du redo att ta din e-postkommunikation till nästa nivå? Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag!