Kundtjänstteam är överbelastade av repetitiva uppgifter, stora volymer och föråldrade system, medan kunderna blir alltmer frustrerade över långa väntetider och svaga svar.
Trots att många försök har gjorts för att använda chatbots för bättre kundservice har resultaten i stort sett varit otillfredsställande. ChatGPT – som bygger på stora språkmodeller (LLM) – förändrar spelplanen.
Det kan potentiellt öka din problemlösningsgrad med 14 % och minska den tid som läggs på att hantera ett problem med 9 %. Vad sägs om det!
Att implementera ChatGPT för kundservice är ett säkert kort som kan ge bättre kundlojalitet och kundnöjdhet. Det är första gången vi ser något som liknar mänsklig intelligens och som kan lösa det sista steget i kommunikationsproblemet.
Om du funderar på att implementera ChatGPT för kundsupport men fortfarande är osäker är det här guiden för dig.
Förstå ChatGPT för kundservice
Om du någonsin har fastnat i telefonkö och väntat i evigheter på en kundtjänstmedarbetare vet du hur frustrerande kundservice kan vara. Tänk på ChatGPT som en virtuell assistent som lyssnar och svarar som en människa.
Vad gör det så speciellt? Dess förmåga att hantera konversationer och användarinteraktioner på ett naturligt sätt. Istället för att hålla sig till förskrivna manus känner det igen sammanhang, svarar genomtänkt och besvarar frågor utan mänsklig inblandning. ChatGPT hjälper främst kundtjänstteam med följande:
- Effektivisera rutinuppgifter: Integreras med kundframgångsprogramvara för att hjälpa till att svara på vanliga frågor (FAQ), lösa enkla frågor, kategorisera ärenden och vidarebefordra ärenden till rätt avdelningar.
- Förbättra effektiviteten: Hjälper till att utforma korrekta svar på kundfrågor, föreslår uppföljningsåtgärder, sammanfattar långa konversationer och erbjuder personliga rekommendationer.
Hur man använder ChatGPT för kundservice
1. Förbättra chatbotens förståelse
Hur ofta har du behövt förklara ett enkelt problem för en chattbot som bara inte förstår?
Föreställ dig nu en kund som har problem med en trasig laddare till sin bärbara dator. Istället för att identifiera problemet kan en vanlig chatbot kräva specifika nyckelord som ”retur” eller ”support” och ignorera kundens frustration.
Här är ChatGPT:s fördelar. En GPT-driven AI-chatbot kan förstå sammanhanget och avsikten bakom varje fråga. Detta är en enorm fördel jämfört med traditionella chatbots, som är programmerade att svara med mallbaserade svar.
Dess djupinlärningsalgoritmer förstår kundservicetikett, vilket gör att den kan svara med empati, ställa meningsfulla frågor och ge tydliga lösningar. Detta gör att kunderna känner sig hörda och minskar den fram-och-tillbaka-kommunikation som orsakar frustration.
💡Proffstips: Träna ChatGPT med tidigare chattloggar och kunskapsbas för att generera mer exakta och nyanserade svar som passar din bransch.
2. Automatisera svar på vanliga frågor
ChatGPT är utmärkt för att hantera rutinfrågor, vilket gör det till ett perfekt verktyg för att automatisera vanliga frågor.
Tänk dig att en kund frågar: ”Vad har ni för returpolicy?” Istället för att vänta på en kundtjänstmedarbetare kan ChatGPT omedelbart ge ett tydligt svar eller till och med hänvisa kunden till rätt sida.
Genom att automatisera dessa rutinfrågor kan ditt supportteam fokusera på att lösa mer komplicerade problem.
⚠️ Visste du att? En HBR-studie visar att 81 % av kunderna föredrar att lösa sina problem på egen hand innan de ringer en kundtjänstmedarbetare.
3. Hjälp agenterna med snabba svar
Om du är osäker på att ChatGPT ska hantera kunder direkt kan du låta dina supportmedarbetare använda det för att snabba upp sitt arbete.
Genom att utnyttja ChatGPT kan agenterna generera detaljerade, professionella svar på vanliga frågor på några sekunder, vilket sparar dem besväret att börja från scratch.
Låt oss säga att en kund frågar hur man felsöker en enhet. Istället för att skriva hela svaret från grunden kan supportpersonalen använda ChatGPT för att skapa en snabb, praktisk guide.
Oavsett om det gäller att starta om enheten eller kontrollera specifika systeminställningar, kommer ChatGPT att ge tydliga steg. Agenten kan sedan justera svaret med en personlig touch och skicka iväg det utan att riskera att låta som en robot.
💡 Proffstips: Använd ChatGPT för att skapa mallar för kundresan för återkommande frågor och anpassa svaren. Använd sedan dessa mallar varje gång samma fråga dyker upp.
4. Erbjud flerspråkig support
ChatGPT "talar" och förstår flera språk. Du kan använda det för att kommunicera med kunder över hela världen utan att behöva ett team av flerspråkiga agenter. Detta gör det till ett praktiskt sätt att stödja en global publik och utöka din räckvidd på ett ekonomiskt sätt.
Om en kund från Spanien till exempel frågar ”¿Cómo cambio mi contraseña?” (Hur ändrar jag mitt lösenord?), behöver kundtjänstmedarbetaren inte fundera över den grundläggande betydelsen.
De kan använda ChatGPT för att förstå frågan, skapa en steg-för-steg-guide på spanska och lösa frågan. Nu behöver man inte längre vänta på språkexperter för att lösa vad som potentiellt kan vara en generisk fråga.
Dessutom kommer denna snabba och anpassade metod att ge en personlig touch till den totala kundupplevelsen.
🧠 Kul fakta: Duolingo, den framstående plattformen för språkinlärning, använder ChatGPT för att svara på vanliga frågor om sina språktjänster på över 30 språk!
5. Betjäna kunder utanför kontorstid
Oavsett om det är jul, helgdag eller ovanliga frågor klockan 3 på natten – ditt företag kan hantera kundförfrågningar snabbt utan att det uppstår en dödlig eftersläpning.
Låt oss säga att en kund i en annan tidszon behöver hjälp med sin beställning klockan 2 på natten. Generativa AI-verktyg svarar på kundernas frågor utan manuell inblandning. När dina mänskliga agenter loggar in igen är de redo att fokusera på mer komplexa, live-interaktioner och lämnar de rutinmässiga uppgifterna till ChatGPT.
➡️ Läs mer: Strategier för kundhantering för CRM-team
6. Organisera och kategorisera frågor
ChatGPT kan användas för att skanna och samla in viktiga detaljer från kundförfrågningar och vidarebefordra konversationerna till den mest lämpliga agenten. Det kan organisera och prioritera inkommande förfrågningar baserat på typ av problem, kundinformation eller brådskande ärenden.
Anta att du har ett tekniskt problem. ChatGPT kan flagga det och skicka det direkt till en teknisk expert. På samma sätt, om det finns någon logistisk fråga, kommer ChatGPT att vidarebefordra den till rätt teammedlem, vilket sparar tid och energi för dina agenter.
Du kan också använda artificiell intelligens för att upptäcka trender, mönster och känslor. När frågan överstiger AI-chattbotens kapacitet kan mänskliga agenter ta över och hantera dessa frågor innan de eskalerar.
7. Skala upp kundtjänsten till en rimlig kostnad
Att växa ett litet företag innebär ofta utmaningar när det gäller att hantera kostnader, särskilt när det gäller att anställa mer personal.
ChatGPT kan dock hjälpa dig att skala upp din kundservice utan att det kostar skjortan.
Även om det krävs en del installation och utbildning är det oftast mycket mer kostnadseffektivt att använda ChatGPT än att utöka teamet. Faktum är att McKinseys rapport The Economic Potential of Generative AI pekar på 63 användningsfall för generativ AI inom 16 affärsfunktioner, inklusive kundhantering, med en potentiell årlig ekonomisk värdeökning på 2,6 till 4,4 biljoner dollar.
💡Proffstips: Ställ in KPI:er för att mäta kundupplevelsen så att du kan kontrollera effektiviteten hos AI-verktygen och ditt supportteam när det gäller att skapa kundnöjdhet.
8. Introducer och utbilda dina agenter
Det kan vara svårt att utbilda nya kundsupportagenter, särskilt om de är nya i branschen eller inte känner till din produkt. ChatGPT erbjuder ett effektivt sätt att förenkla denna introduktionsprocess.
Nya agenter kan fråga ChatGPT om din produkt, företagets policyer eller kundtjänstprotokoll och få snabba, korrekta svar. Du behöver inte bläddra igenom långa interna dokument.
Dessutom kan du skapa rollspelscenarier där ChatGPT agerar som kund, så att dina agenter kan öva på att hantera olika situationer innan de pratar med en riktig kund. Sådan interaktiv träning är mycket mer engagerande (och effektiv) än att bara läsa igenom manualer eller titta på utbildningsvideor.
9. Förenkla processen för kundfeedback
Att hantera kundfeedback kan kännas som en oändlig uppgift, särskilt när du har en stor mängd meddelanden som strömmar in.
Men istället för att låta agenterna sortera hundratals meddelanden kan du använda ChatGPT för att automatiskt analysera kundfeedback från olika kanaler. På så sätt sparar du tid och kan fokusera din energi på att vidta viktiga åtgärder.
Låt oss säga att du är ett telekomföretag som får 500 kundmejl om dagen. Att analysera den enorma mängden feedback skulle ta flera veckor för ditt serviceteam.
Du kan ställa in ChatGPT för att upptäcka återkommande teman, såsom problem med servicekvaliteten, nätverksproblem eller klagomål på fakturering. Det kategoriserar omedelbart feedbacken och ger dig viktiga insikter – utan manuellt arbete.
På så sätt behöver du inte lägga timmar på att analysera data, utan kan istället ägna din tid åt att agera på de insikter som ChatGPT ger dig och fatta datadrivna beslut som leder till bättre kundupplevelser.
10. Skapa engagerande kundmejl med erbjudanden
Att skriva kundmejl som verkligen fångar uppmärksamheten och driver till handling kan vara en utmaning för supportagenter – särskilt när det gäller att erbjuda kampanjer och erbjudanden.
Med ChatGPT kan ditt supportteam skapa relevanta e-postutkast på några sekunder. De kan sedan finjustera dessa e-postmeddelanden och lägga till en personlig touch, vilket fortfarande tar relativt mycket mindre tid än att skapa e-postmeddelanden från grunden.
Låt oss säga att kundens prenumerationsplan löper ut om 5 dagar. Med AI kan dina agenter skriva övertygande men icke-påträngande e-postmeddelanden som kan uppmuntra kunderna att uppgradera sina tjänster.
➡️ Läs mer: De bästa AI-verktygen för e-postmarknadsföring
Begränsningar vid användning av ChatGPT för kundservice
Som med de flesta tekniker har ChatGPT för kundservice nackdelar, varav den mest betydande är dess generiska och oförutsägbara svar på användarinteraktioner. Andra begränsningar är:
- Du kan inte kontrollera de genererade svaren: Eftersom ChatGPT inte följer ett specifikt manus finns det en risk att informationen är tekniskt felaktig eller inaktuell.
- Du kan inte anpassa det till specifika behov: Organisationer förlitar sig för närvarande på den information som ChatGPT kan hämta från internet.
- Du kan inte anpassa tonen i svaren: Svaren kan vara överdrivet formella eller blomstrande och kanske inte ha den avslappnade ton som vissa kunder föredrar.
ChatGPT kan inte hantera nyanserade scenarier som andra kundserviceverktyg redan klarar av. Det kan till exempel inte skapa arbetsflöden, erbjuda omnikanalsupport eller hantera kataloger för agenter.
Använda ClickUp för kundservice
Du har sett hur ChatGPT kan förbättra din kundservice. Även om det är ett utmärkt alternativ till vanliga chattbottar, har det flera problem som kommer att påverka ditt långsiktiga arbetsflöde.
Att integrera ChatGPT med dina befintliga system – CRM-komponenter och databaser – är mycket besvärligt på grund av kompatibilitetsproblem. Dessutom kan det inte hantera kundtjänstflöden och effektivisera uppgiftshanteringen.
Men tänk om det finns ett AI-drivet verktyg som kan effektivisera din kundserviceprocess och maximera ditt teams produktivitet?
Prova ClickUp – den kompletta appen för arbete! Det är svaret på effektiv och strömlinjeformad kundservice med hjälp av AI.
ClickUp for Customer Service passar företag av alla storlekar i alla branscher och är utformat för att hjälpa dina kundtjänstmedarbetare att bli mer produktiva i sitt arbete.
Använd det för att dela upp supportärenden i detaljerade uppgifter och deluppgifter, tilldela flera personer att hantera olika aspekter av komplex felsökning och lämna kommentarer för att diskutera ärenden och problem med ditt team.
För bättre organisation kan du också ställa in prioriteringsnivåer för uppgifter och låta agenterna markera och tagga återkommande problem för att spåra kundernas feedback.
För att göra det enklare kan du använda ClickUps inbyggda AI, ClickUp Brain. Denna AI-drivna assistent hanterar repetitiva uppgifter, som att skapa kundanteckningar, e-postsvar och statusuppdateringar, vilket hjälper ditt team att hålla kunderna engagerade utan extra ansträngning.
Det bästa av allt? ClickUp Brain har tillgång till information i hela ditt arbetsområde och kan hämta relevanta lösningar och workarounds på några sekunder, vilket hjälper agenterna att komma åt resurserna snabbare.
För att ta det ett steg längre kommer det med en AI-skrivare som hjälper agenter att utforma och förfina meddelanden, vilket ytterligare snabbar upp svarstiden och gör ClickUp till ett omfattande AI-verktyg för kundservice.
Dessutom kan du använda ClickUp Forms för att direkt samla in kundförfrågningar och feedback. Dessa formulär omvandlar kundernas svar till motsvarande uppgifter, som automatiskt tilldelas lämpliga teammedlemmar.
Dessutom centraliserar ClickUp CRM alla kundinteraktioner, inklusive supportärenden, frågor och kontouppgifter. Detta gör det enklare för agenter att komma åt och hantera kundinformation på ett och samma ställe.
Supportchefer kan välja mellan olika anpassningsbara vyer, såsom listor, tavlor och tabeller. Detta hjälper dem att övervaka och prioritera kundförfrågningar baserat på brådskande ärenden, agenters prestanda och viktiga mått på kundupplevelsen, såsom svarstider och nöjdhetsbetyg.
För små och växande företag behöver du inte bygga upp en kundtjänstprocess från grunden. Istället kan du använda en av ClickUps över 1 000 anpassningsbara mallar som hjälper dig att komma igång.
Om du frågar oss rekommenderar vi ClickUps mall för kundtjänsthantering för att komma igång:
Så här hjälper det:
- Anpassningsbara vyer: Fyra anpassningsbara vyer, dvs. lista, tavla, formulär och dokumentvy för att effektivisera viktiga aspekter av kundsupportupplevelsen.
- Fördefinierade anpassade fält: Prioritera kundförfrågningar med ett ögonkast med hjälp av avancerade anpassningar av ärenden.
- Automatiserade uppgifter: Automatiserar repetitiva processer som uppgiftsfördelning och aviseringar.
- Anpassad status: Hantera kundtjänstverksamheten effektivt med anpassade statusar som Öppen, Löst osv.
Vill du veta hur den här mallen kan hjälpa dig att effektivisera dina kundtjänstprocesser?
ClickUp erbjuder mer än bara mallar för kundservice.
Till exempel hjälper ClickUps mall för kundproblem kundtjänstchefer att organisera och hantera kundernas problem systematiskt och skapa respektive lösningar.
Så här hjälper det:
- Identifierar viktiga kundproblem: Hjälper supportteam att bättre förstå problemen och skapa skräddarsydda lösningar för att förbättra kundservice och kundnöjdhet.
- Anpassade statusar: Skapa uppgifter med olika anpassade statusar för att hålla koll på framstegen för varje problem.
- Anpassade fält: Kategorisera och lägg till attribut för att hantera kundproblem och enkelt visualisera kunddata.
- Anpassade vyer: Erbjuder olika vyer såsom lista, Gantt, arbetsbelastning, kalender och mer.
- Projektledning: Förbättra spårningen av kundproblem med automatisering som AI-funktioner, kommentarreaktioner och mer.
Är du redo att förbättra din kundserviceupplevelse?
Även om AI-chattbottar som ChatGPT inte kommer att ersätta kundtjänstmedarbetare inom den närmaste framtiden, kan de avsevärt påskynda arbetsflöden och förbättra effektiviteten.
ClickUp samlar kundfrågor, klagomål och recensioner på ett och samma ställe.
Utöver kundsupport hjälper ClickUp dig att effektivisera andra affärsprocesser som uppgiftshantering och projektorganisation med sina inbyggda AI-funktioner, vilket gör det till ett mångsidigt verktyg för olika affärsbehov.
Registrera dig gratis på ClickUp för att förbättra din kundserviceupplevelse.