I en tid då vi ständigt överöses med information kan en kortfattad, lättsmält version av samma information vara banbrytande för användarna.
Vad krävs då för att effektivt överbrygga informationsklyftor i en organisation? Kan lärande, utbildning och information spridas framgångsrikt mellan team och funktioner?
Snabbreferensguider är mycket praktiska i detta sammanhang. De fungerar som lättsmälta informationskapslar som kan konsumeras på språng.
I den här guiden kommer vi att utforska referensguider, deras betydelse och hur du enkelt kan skapa en för ditt team. Låt oss börja. 👷
Vad är en referensguide?
En referensguide är ett dokument som ger slutanvändarna en sammanfattning av instruktioner eller information om din produkt.
Målet med detta dokument, till skillnad från användarhandböcker, är att hjälpa dig att hitta information och lösa frågor på snabbast möjliga sätt.
Den är kort och koncis och gör viktig information tillgänglig för läsaren.
Referensguider innehåller vanligtvis lättförståeliga, steg-för-steg-instruktioner för användare som ska utföra en viss uppgift. Tack vare sin korthet spelar de en viktig roll för att påskynda införandet av produkter eller tjänster.
Till exempel en produktinstallationsguide som medföljer en nyinköpt gadget. Till skillnad från detaljerade manualer fokuserar dessa guider på att dela med sig av relevant information som är lätt att ta till sig och tillämpa.
📖 Läs också: De 10 bästa verktygen för dokumentsamarbete
Vilka delar ingår i en referensguide?
Snabbguider är indelade efter syfte, men har ett gemensamt mål: att göra inlärning (eller utbildning) naturlig och enkel.
Oavsett om du skapar en steg-för-steg-guide eller en produkt-/processöversiktsguide, här är några viktiga punkter som gör guiderna snabba, lättillgängliga och effektiva. 👇
1. Titel
Se till att titeln på din referensguide är enkel och att den på ett ögonblick visar vem guiden är avsedd för och vad den löser. Detta hjälper slutanvändarna att snabbare hitta relevanta guider när de försöker lösa ett problem. Det gör det möjligt för dem att navigera i din produkt eller tjänst med självförtroende, vilket ökar den totala kundnöjdheten.
2. Innehåll
När du skriver referensguider ska du alltid rensa bort onödiga detaljer. Trimma bort jargong, komplex kommunikation och långa stycken. På så sätt kan din publik snabbare komma till kärnan i frågan. Ju snabbare informationen löser deras problem, desto snabbare kan de återgå till att njuta av din tjänst.
3. Visuella element
Den mänskliga hjärnan kan lagra och bearbeta bilder med en imponerande hastighet på 13 millisekunder. Därför är det en självklarhet att införliva element som skärmdumpar, ikoner och UI-bilder i din guide för att göra den visuellt tilltalande. Dessutom blir produktgenomgångar och instruktionsvideor mycket mer engagerande med visuella element.
4. Format
Syftet med din snabbreferensguide avgör vilket format som är mest lämpligt.
Till exempel kan ett enda dokument med processriktlinjer kräva en enkel struktur. Å andra sidan skulle skapandet av en instruktionsguide innefatta flera avsnitt.
5. Kortfattadhet
En effektiv referensguide är nästan alltid lättläst och omfattar högst två sidor. Att öva sig i att vara kortfattad är ett utmärkt sätt att förenkla informationen om din produkt eller process. Det gör den tillgänglig även för personer som inte är tekniskt kunniga.
👀 Bonus: Lär dig hur du skriver tekniska specifikationer på ett sätt som är lätt för alla att förstå.
Varför är en referensguide viktig?
En referensguide måste vara till nytta, dvs. vara självförklarande och samtidigt förutse och besvara frågor som slutanvändarna kan ha.
Allt handlar om hur korrekt och lättanvänd din snabbreferensguide är.
Men innan vi utforskar hur snabbreferensguider kan bygga kundlojalitet eller öka kundnöjdheten, låt oss dyka in i varför de är viktiga.
Snabbguider är mångsidiga eftersom de hanterar utmaningar eller scenarier av varierande komplexitet. Inom utbildningsinstitutioner kan de användas av lärare för att definiera och standardisera läroplaner och lektionsplaner.
Tjänstebaserade organisationer kan konsultera guider med bästa praxis för att upprätthålla enhetligheten i tjänsteleveransen och skydda sitt rykte. Samtidigt kan ledare inom kundupplevelse använda referensmaterial för att påskynda utbildningen av kundtjänstmedarbetare.
Referensguider också:
- Gör användarna bekanta med produkterna i sin egen takt och minska friktionen.
- Förenkla utbildningen genom att dokumentera och samordna medarbetare och intressenter, vilket bidrar till att minska utbildningskostnaderna.
- Hjälp användarna att hitta lösningar snabbare genom att ge praktiska svar.
- Förbättra varumärkets integritet genom att fastställa och säkerställa att servicestandarder följs.
Hur man skapar en snabbguide
Referensguider är avgörande för att förmedla instruktioner och beskriva viktiga grundläggande principer, såsom kultur, processer eller ramverk för efterlevnad. Lika viktigt är hur en referensguide utformas. Den måste ha rätt struktur och vara tillgänglig för den avsedda målgruppen.
ClickUp förenklar denna process genom att tillhandahålla en allt-i-ett-plattform för att enkelt organisera, utforma och leverera dina snabbreferensguider.
Följ dessa steg för att skapa den perfekta referensguiden för din målgrupp.
Steg 1: Identifiera din målgrupp
En bra och resursstark referensguide syftar till att ta itu med din publiks problem och besvara alla deras frågor, redan innan de ställs.
Detta avgör vilken information du delar och på vilken nivå du delar den. Djupet på informationen i en guide för sälj- eller prospekteringsgrupper skiljer sig från den information som ingår i en produktöversiktsguide.
Att identifiera din målgrupp börjar med att känna igen guidebokens intressenter. Om du inte redan har en klar uppfattning om detta kan det vara värt att undersöka vem din guidebok skulle påverka mest. Du kan göra detta genom att granska befintliga data, intervjua kollegor inom din bransch/på din arbetsplats och genomföra viss forskning.
När du arbetar med att identifiera din målgrupp kan du överväga att använda ClickUp Brain, en AI-assistent som är inbyggd i ClickUp-plattformen. Detta verktyg analyserar viktiga data såsom marknadstrender, kundrecensioner och konkurrenters aktiviteter.
Med hjälp av målgruppsprofiler identifierar ClickUp Brain de specifika behoven och utmaningarna hos olika intressenter, så att du kan skräddarsy ditt innehåll på ett effektivt sätt.
Steg 2: Fastställ syftet och skapa en översikt
Med den slutliga målgruppen i åtanke är det dags att skapa din referensguide.
Några frågor du kanske behöver besvara innan du gör det:
- Vilken information har prioritet?
- Hur mycket kontext behöver du innan du kommer till kärnan?
- Finns det vissa bästa praxis att tänka på när man utvecklar en översikt?
Det är en bra idé att skapa ett ramverk som först svarar på dina läsares viktigaste frågor. Istället för att täcka ett brett spektrum av information, bör du överväga att fokusera på ett ämne, en fråga eller ett tema.
När det gäller att bygga upp strukturen för din guide hjälper ClickUp Brain till med AI-drivna förslag på syfte och disposition. Det ger rekommendationer om viktiga ämnen och hur du bäst organiserar innehållet för tydlighet och fokus.
Steg 3: Formatera innehållet för läsbarhet
Ditt innehåll bör möta din målgrupp där de befinner sig. Det innebär att om du inte vänder dig till en målgrupp med teknisk bakgrund bör du undvika branschjargong i din referensguide.
Men det handlar inte bara om språket – din referensguide måste vara lättläst och, framför allt, värdefull i sig själv.
Om din guide är osammanhängande utan att man studerar andra resurser, har den inget värde.
Här är vad du kan göra för att säkerställa att innehållet i din referensguide är användbart och begripligt:
- Undvik tvetydigheter: Introducera inte ett tema eller en process om det inte är relevant för ditt befintliga innehåll.
- Förenkla: Använd ett enkelt och universellt språk. När du beskriver processer, beskriv istället för att förlita dig på tekniska termer.
- Formatera för tydlighet: Långa, tunga stycken kan vara överväldigande. Dela upp meningar i mindre stycken och begrepp i punktlistor, där det är möjligt. Välj typsnitt som är lättlästa och tydliga.
- Håll dig uppdaterad: Informationsverifiering är en viktig del av denna process – särskilt om du skapar referensguider kring processer som tenderar att förändras.
Det är inte alltid så snabbt att skapa referensguider, särskilt om de innehåller detaljer om processer eller produkter som kräver godkännande från olika intressenter.
I scenarier som detta är det absolut nödvändigt att välja en plattform som ger dig frihet att anpassa och samarbeta samtidigt som du säkerställer åtkomst till dokument. ClickUp Docs kan hjälpa dig med detta.
ClickUp Docs
Vad gör det till det självklara valet? Med Docs kan du:
- Formatera dokumentet efter dina önskemål – från stilalternativ och kapslade sidor till inbäddade bokmärken och tabeller.
- Sök, sortera och filtrera i ClickUp Docs Hub för att hitta alla dokument du behöver, utan att behöva lägga tid på att bläddra i evigheter.
- Du kan redigera tillsammans med ditt team i realtid, konvertera text till uppgifter och mycket mer.
Steg 4: Gör din guide engagerande
När strukturen och innehållet är på plats är det bara lite extra stil som saknas i din guide. Varför?
Människor tenderar att reagera på och behålla visuella stimuli snabbt. En steg-för-steg-guide/protokoll för att hantera svåra kundtjänstsamtal eller använda ett uppgiftshanterings- eller CRM-verktyg blir därför mer effektivt med rätt "stimuli".
Element som videor, GIF-bilder och produktpresentationer gör det enkelt att lära sig även de mest tråkiga processerna eller informationen.
Med ClickUp Clips kan du spela in, spara och dela skärminspelningar direkt, med möjlighet att lägga till röstkommentarer.
Det integreras sömlöst i ClickUp-gränssnittet, vilket möjliggör snabb och bekväm skärminspelning när du behöver demonstrera processer eller funktioner. Du kan dela ditt innehåll enkelt och välja mellan offentliga eller privata delnings- och nedladdningsalternativ.
Om du vill skapa en utbildningsvideo som komplement till din referensguide kan du använda Clips för att berika inlärningsupplevelsen avsevärt.
Dessutom låter ClickUp Brain dig transkribera klipp på språng, vilket förbättrar tillgängligheten till dina referensguider. Alla inspelningar sparas och är lätta att hitta via ClickUp Clips Hub, vilket säkerställer att din publik kan hitta den information de behöver.
För att komma igång med din referensguide kan du söka igenom ClickUps mallarkiv, till exempel den här. 👇
ClickUp-produktbeskrivningsmall
ClickUps produktbeskrivningsmall är svaret på varje produktchefs bön. När en produkts framgång är beroende av tvärfunktionella team i olika utvecklingsstadier är det avgörande att nå konsensus.
Denna mall gör det möjligt för produktchefer att samordna alla team genom att jämföra mål, framgångskriterier, lanseringsplaner och funktionsspecifikationer i ett enda lättillgängligt dokument. Oavsett om en produkt byggs från grunden eller omskapas, kan produktcheferna använda en enda plattform för att på ett sammanhängande sätt informera om, följa upp och hantera projekt på ett effektivt sätt.
ClickUp har mycket att erbjuda på ett och samma ställe, såsom projektledning, brainstorming-alternativ, uppgiftshantering, projektplanering, dokumenthantering etc. Det har definitivt gjort livet relativt enklare eftersom det är lätt att använda, användargränssnittet är väl utformat och samarbetet inom teamet och med andra team är enklare. Vi kunde hantera arbetet bättre, spåra och rapportera arbetet enkelt, och baserat på dagliga möten om framstegen var det enkelt att planera för framtiden.
ClickUp har mycket att erbjuda på ett och samma ställe, till exempel projektledning, brainstorming-alternativ, uppgiftshantering, projektplanering, dokumenthantering etc. Det har definitivt gjort livet relativt enklare eftersom det är lätt att använda, användargränssnittet är väl utformat och samarbetet inom teamet och med andra team är enklare. Vi kunde hantera arbetet bättre, spåra och rapportera arbetet enkelt, och baserat på dagliga möten om framstegen var det enkelt att planera framtiden.
Bästa metoder för att skapa en snabbguide
Snabbguider måste vara just det – snabba. Beroende på vilken guide du skapar kan det innebära att du måste bryta ner komplexa processer eller undvika teknisk jargong.
Här är några beprövade och verifierade bästa metoder som du kan använda när du skapar din första (eller nästa) snabbguide. 🗒️
1. Förstå din målgrupp och deras behov
De bästa referensguiderna blir den ultimata kontrollpunkten när din målgrupp vill förstå och navigera i din produkt. Det enda du behöver göra är att förutse alla frågor de kan tänkas ha.
Att granska onlineforum, undersökningar eller till och med konsultera team som regelbundet interagerar med dina kunder kan ge dig en mängd värdefulla insikter, särskilt om de hinder de möter när de använder din produkt eller tjänst.
Detta hjälper dig att skapa en checklista och generera en översikt för din snabbreferensguide.
2. Optimera formatet på din guide för läsbarhet och tillgänglighet
En viktig faktor att tänka på när du utformar din referensguide är att sätta användaren i första rummet. Syftet är ju trots allt att exponentiellt minska tiden det tar för användarna att lära sig produkten.
Det kan innebära att du måste skrota din snyggt förpackade produktpresentation och hålla dig till det väsentliga, som funktionsnamn. Svara först på dina användares frågor och kommunicera på ett språk som de förstår.
Sluta använda jargong och lär dig bättre formateringsmetoder genom att använda korta och koncisa meningar och punktlistor där det behövs. Lägg till bilder för att engagera läsaren ytterligare. Tillgängligheten till information är avgörande.
3. Inkludera endast relevant information
När ett produktsortiment är brett och omfattande är det lätt att tappa bort vad som är relevant.
När du skapar produktreferensguider bör du fokusera på en aspekt i taget för att säkerställa att din målgrupp har all information som behövs för att kunna navigera i produkten på egen hand. Det innebär att information om andra eller relaterade funktioner inte ska ingå i guiden.
4. Justera ditt innehåll konsekvent
Referensguider bör vara lika dynamiska som dina produkter eller processer. Detta är dock inte den enda anledningen till att du behöver granska och ändra dem då och då.
En bra metod att använda med dessa guider är att kontrollera vilket syfte de tjänar för din målgrupp. Referensguider måste utvecklas när det behövs för att spegla förändrade produkter, användarnas frågor och förväntningar samt insikter om deras användbarhet.
Vilka typer av snabbreferensguider finns det?
Det är uppenbart att förståelsen för målgruppens behov är grunden för att skapa rätt guide för dem. En översiktlig bild av ditt fokusområde kan omöjligen ge svar på mer specifika frågor om det.
Här är en kort introduktion till snabbreferensguider så att du kan fatta ett välgrundat beslut. ✅
Snabbstartsguider
Dessa guider är enkla och smidiga och är avsedda att hjälpa dina användare att komma igång snabbt. Tydliga instruktioner och lättförståeliga illustrationer kan göra introduktionsguiden perfekt.
📌 Exempel: Installationsguider som täcker installation och avinstallation av programvara.
Produktöversiktsguider
Detta är det perfekta verktyget för att hjälpa nya användare att lära sig mer om produktens funktioner. Guiden lyfter fram produktens viktigaste funktioner och är samtidigt en perfekt plattform för att visa på dess värde.
Produktöversiktsguider är det perfekta valet i situationer där en kund ska lära känna en produkt eller där produktens säljteam förbereder en presentation för potentiella kunder.
📌 Exempel: En katalog som täcker utbudet av en EdTech-produkt, till exempel ett kodningskit.
👀 Bonus: Upptäck mallar för teknisk dokumentation som förenklar din skrivprocess med ett strukturerat format som hjälper dig att fånga viktig information.
Uppgiftsguider
Uppgiftsguider eller handledningar är ett engagerande sätt att utforska vissa specifika funktioner i en produkt. De ger koncisa och tydliga instruktioner för att utföra specifika uppgifter genom att visa specifika arbetsflöden.
📌 Exempel: DIY-guider som delas av onlinebutiker, till exempel möbelhandlare.
Produktuppdateringsguider
På en funktionell nivå dokumenterar dessa guider uppdateringar och deras betydelse för slutanvändarna. Å andra sidan kan du optimera dem för att visa din organisations engagemang för att förbättra kundupplevelsen med produkten.
📌 Exempel: Instruktioner för hur man navigerar i funktionsuppdateringar som gjorts i en programvara eller plattform.
Handböcker eller steg-för-steg-guider
Dessa guider är som att hålla användarna i handen genom varje process. Med sekventiella instruktioner förenklar instruktionsguiderna uppgifterna med hjälp av detaljerad information för varje steg.
Visuella hjälpmedel som skärmdumpar används för att presentera komplexa arbetsflöden på ett lättförståeligt sätt.
📌 Exempel: Komplexa processer som att starta om en server eller hantera ett nätverksfel.
Onboarding-guider
Precis som processer är människor beroende av struktur och ramverk för att navigera i omvärlden. Onboarding-guider är ett utmärkt verktyg för att introducera nya teammedlemmar till organisationens system, kultur och rutiner.
📌 Exempel: Introduktionsprocesser för anställda på företag.
📖 Läs också: Hur man skapar effektiva dokumentmallar
Exempel på snabbreferensguider
Det är viktigt att välja rätt mall när du skapar en referensguide. När du har bestämt dig för formatet blir processen att utveckla guiden betydligt enklare.
ClickUp erbjuder en rad olika mallar som du kan använda som exempel när du skapar dina snabbreferensguider.
Till exempel erbjuder ClickUp Quick Start: Project Management Template organisationer en referensguidemall för att hantera produktplaner. Alternativt ger ClickUp Brand Guidelines Template marknadsföringsteam en färdig resurs för att sammanställa omfattande varumärkesguider.
Här är andra mallar som är lätta att navigera och anpassa:
Mall för skrivriktlinjer för ClickUp
En stark röst och ton är avgörande för alla varumärken. ClickUps mall för skrivriktlinjer hjälper varumärken att upprätthålla en konsekvent och korrekt identitet i alla kommunikationskanaler. Detta inkluderar blogginlägg, artiklar, uppdateringar på sociala medier och teknisk dokumentation.
Genom att se till att allt innehåll återspeglar varumärkets värderingar och budskap skapar du en sammanhängande upplevelse för din målgrupp. Med hjälp av anpassade statusar och fält i mallen kan du effektivt hantera och följa skrivprojekt i varje steg. Med integration av AI, automatisering och mycket mer blir projektsamarbetet enkelt.
ClickUp-produktdokumentationsmall
ClickUps produktdokumentationsmall säkerställer att alla produktutvecklingsprojekt förblir strömlinjeformade. Mallen erbjuder en centraliserad plattform för att definiera projektplaner, fastställa budgetar och följa upp roadmapen, vilket i slutändan leder till framgångsrika produktspecifikationer.
De involverade teamen kan använda den för att följa framstegen, få tillgång till relevanta dokument och hålla koll på tidsplaner och budgetar. Förutom att erbjuda en plattform för projektdokumentation gör denna mall det möjligt för produktteam att eliminera risken för missförstånd, felaktig information eller data och projektflaskhalsar – både synliga och oförutsedda.
Skapa snabbreferensguider som klickar med ClickUp
Snabbguider är nyckeln till att förenkla inlärningskurvan och samtidigt hålla kostnaderna nere.
Till skillnad från långa manualer är de utformade för att enkelt kunna uppdateras, vilket säkerställer att ditt team alltid har tillgång till den senaste informationen utan att behöva revidera omfattande dokument eller genomföra tidskrävande workshops.
Verktyg som ClickUp erbjuder många fördelar, bland annat effektiviserad innehållsskapande. Dessutom ger dess mallar en solid grund för dina guider, vilket sparar tid och säkerställer konsekvens.
Kom igång med ClickUp redan idag!