Alla typer av organisatoriska förändringar, oavsett om det gäller struktur, processer, arbetsstil eller infrastruktur (i samband med digitalisering), kan göra ditt team osäkert. Kanske till och med oroligt. Både du och teamet kan känna en förlust av kontroll.
I den här bloggen tittar vi på hur du kan behålla – eller återta – kontrollen när du genomför förändringar som ledare. Vi pratar om hur du kan skapa en viss grad av förutsägbarhet och hjälpa ditt team att känna på samma sätt.
När du är klar ska du känna dig redo att effektivt planera framgångsrika förändringsinitiativ och minimera stressen för hela teamet när du leder dem genom processen.
Förstå ledarskap genom förändring
Så, vad innebär det egentligen att leda människor genom förändringar?
Din första tanke kanske är att kommunicera din vision för den planerade organisationsförändringen och sedan få teamet att anpassa sina handlingar för att möta det nya sättet att arbeta på.
Och du har rätt.
Men människor motsätter sig förändring. Och det är därför förändringshantering också innebär att erkänna och förstå orsakerna till motstånd, övervinna motstånd och få medarbetarnas stöd.
Människor motsätter sig inte förändring. De motsätter sig att bli förändrade!
Människor motstår inte förändring. De motstår att bli förändrade!
Det är bra att vara strategisk när det gäller hur du leder din organisation eller ditt team genom denna period. Så här gör du:
- Med rätt balans mellan styrka, fasthet, självförtroende och empati kan du fokusera på vad ditt team behöver för att dra nytta av förändringen istället för att bli utbrända av den.
- När du leder förändringshantering på ett framgångsrikt sätt upprätthåller du produktivitetsnivåer, lojalitet och förtroende. Du förvandlar förändring till en tillväxtmöjlighet.
- De bästa ledarna använder förändringar för att skapa djupare band mellan teamet och organisationen.
Å andra sidan, vad händer om du inte tänker kritiskt på att leda genom förändring? Det motsatta av vad vi beskrev ovan – låg moral, skadad lojalitet, minskad produktivitet och stress som kommer från osäkerhet och ouppfyllda anpassningsbehov.
De tre C:na för effektivt ledarskap genom förändring
Att leda genom förändring handlar om att kommunicera ”vad” – det vill säga vad som behöver förändras – och vad detta innebär för dina medarbetares dagliga rutiner och deras övergripande KPI:er. Men ”varför” är lika viktigt. Och det leder oss till de tre C:na för effektivt förändringsledarskap.
De tre C:na för att leda genom förändring kan läsas som "tydlig-övertygande-trovärdig", "kommunikation-samarbete-engagemang" eller "tydlighet-mod-engagemang". Alla dessa är viktiga, men vi skulle säga att du framför allt behöver tydlighet, konsensus och samråd.
tydlighet
Det är mer sannolikt att du får medarbetarnas stöd när ditt team förstår bakgrunden till organisatoriska förändringar. Du ber dem att hantera alla utmaningar som en ny rutin, föränderliga system eller helt nya mål innebär – du måste berätta varför. Om möjligt (och om det stämmer), berätta för dem hur en framgångsrik förändring kommer att gynna dem.
Låt oss förstå detta bättre med ett exempel.
Tänk dig att du leder ett detaljhandelsföretag och byter till en annan e-handelsplattform. Naturligtvis skulle teamen, från inköp och marknadsföring till ekonomi och kundservice, behöva bekanta sig med plattformen. Det låter som mycket besvär för ingenting.
Men vad händer om du förklarar hur flytten skulle gynna alla team?
Löftet om förbättrad lagerhantering skulle hjälpa ditt inköpsteam att se förändringen i ett positivt ljus och välkomna plattformen istället för att motarbeta den.
På samma sätt kommer marknadsförare att vara mindre motvilliga att använda verktyg som hjälper dem att utföra sitt arbete snabbare och mer effektivt. Och vilket kundserviceteam skulle inte bli uppmuntrat av utsikterna till färre incheckningsproblem och färre kundklagomål efter den initiala floden av kundfrågor om saker som ”Var kan jag hitta min köphistorik i er nya butikslayout?”
Se till att dela KPI:er och handlingsbara färdplaner med team och individer för att tydliggöra dina förväntningar. Detta formaliserar inte bara dina förväntningar utan ger också teamet en resurs som de kan referera till dagligen.
konsensus
Alla pratar om att människor motsätter sig förändring, men säkert har ditt team kommit till dig och bett om förändring (som till exempel "låt oss skaffa det här automatiseringsverktyget").
Moralen av historien? Människor omfamnar de förändringar som de själva föreslår. Så varför inte luta dig mot denna uppfattning när du leder ditt team genom förändringar?
Om möjligt, bjud in team och individer att vägleda, informera och vara en del av förändringsprocessen i den utsträckning det är möjligt. Börja prata med dem tidigt i idéstadiet snarare än i efterhand.
I exemplet ovan, vad skulle hända om ledningen för e-handelsföretaget hade hållit ett möte innan de valde en ny plattform? Tänk dig att de frågade teamen vad deras största bekymmer var och sedan kom tillbaka och presenterade plattformen som en lösning på medarbetarnas problem.
Plötsligt känner teamet ett ansvar och engagemang för organisationens förändring. De bad om förbättringar, och organisationen har agerat för att lindra deras problem.
Naturligtvis har du kanske inte alltid möjlighet att inkludera hela teamet i vissa beslut. Vad händer till exempel om du helt enkelt behöver att teamen utför specifika åtgärder eftersom det är avgörande för efterlevnaden? Det är inte aktuellt att involvera teamet i ett sådant beslut. I sådana situationer förlitar du dig på det första C:et, det vill säga tydlighet.
💡Proffstips: Att visa upp scenarier av typen ”vad händer om vi inte gör detta” kan skapa konsensus, även kring ensidiga beslut som styrs av regler eller tvång.
Du kan till exempel lyfta fram exempel på hur bristande efterlevnad kan leda till böter eller förlorat anseende. På så sätt är ni alla överens om vägen framåt, även om ditt team inte var delaktigt i beslutet.
Konsultation
Var tillgänglig för ditt team för konsultation under förändringsprocessen.
Beroende på storleken på din organisation kan det också vara lämpligt att ge kompetenta interna ”förändringsambassadörer” (använd ett liknande begrepp) befogenhet att hjälpa till när team och individer har frågor eller fastnar.
I vårt exempel ovan om migrering av e-handelsplattform kan ledare vilja utse ett team av personer som har arbetat med den plattform du avser att byta till i tidigare jobb. Alternativt kan det vara personer som är mer bekanta med plattformen eftersom de valdes ut för en särskild introduktion hos leverantören eller av någon annan anledning.
Om vi ser detta i ett större sammanhang, kan det vara bra att anlita en extern konsult om organisationen känner sig överväldigad av förändringen, så att man undviker att göra fel.
Om du är orolig för ökade kostnader, jämför kostnaden för att anlita en konsult med priset för att inte få saker och ting rätt.
Du kanske också vill överväga hur dessa optimeringar kommer att påverka kostnader, intäkter och lönsamhet. Plötsligt kanske det inte verkar så dumt att betala en bråkdel av dessa potentiella besparingar eller intäkter för att få jobbet gjort på rätt sätt. Med det sagt, gör dina beräkningar och var medveten om dina avvägningar.
Det går inte att nog betona vikten av de tre C:na för att leda genom förändring. När du leder förändring med tydlighet och konsensus och förblir tillgänglig för konsultation, leder du förändring effektivt – det blir enkelt att överföra ledarskapets vision till dem som faktiskt genomför den.
💡Proffstips: Även om du kanske behöver delegera konsultationsuppgifter, var öppen och tillgänglig – ta dig tid och hjälp ditt team att känna sig sedda och uppskattade i denna situation. Du kanske inte har alla svar, men det hjälper när ditt team ser att du är engagerad i att hitta svaren tillsammans.
Kännetecknet för en sann ledare är förmågan att stå på sig även när det finns meningsskiljaktigheter. Dessutom gör du detta med organisationens bästa i åtanke. Glöm aldrig det.
Viktiga steg, färdigheter och strategier för att leda genom förändring
I föregående avsnitt visade vi dig vilken inställning du behöver för att lyckas med förändringar. I det här avsnittet talar vi om vad du behöver göra. Låt oss börja med att titta på de fem stegen för att leda framgångsrika förändringsinitiativ, med hjälp av de tips om inställning som vi gick igenom i föregående avsnitt.
Steg 1: Presentera en tydlig vision för organisatoriska förändringar
Du kan börja med att meddela förändringen via e-post och sedan följa upp med ett möte (eller tvärtom). Oavsett vilket sätt du väljer, ge detaljerad information om förändringen tillsammans med en förklaring. Se till att skapa den tydlighet och enighet som vi talade om när du kommunicerar.
Denna kommunikation ska låta stark, självsäker och bestämd. Men glöm inte att läsa igenom din e-post (eller planerade tal) för att säkerställa att den har tillräckligt med känsla. Visa entusiasm och empati i samtalet, beroende på sammanhanget.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brains AI-skrivassistent som din brainstormingpartner när du skapar denna kommunikation och se till att du får fram budskapet – och tonen – precis rätt!
Steg 2: Öppna för frågor och kommentarer
”Så, vad tycker vi om det här?” är ett bra sätt att börja om du har gjort ditt tillkännagivande under ett möte.
Enkäter och frågeformulär kan följa upp e-post och andra former av textkommunikation (dessa kan vara anonyma). Skicka ut verbala sonderingar till betrodda parter och uppmuntra dem att göra detsamma i sina egna team och avdelningar.
Det kan kännas skrämmande och är visserligen inte lätt när man möter motstånd. Men se det som en möjlighet till öppen dialog, en chans för dig att skingra tvivel.
Detta är ett forum där du kan höra om anpassningsbehov så att du kan vidta åtgärder. Det är en chans att förstå orsaken till motståndet och hitta sätt att övervinna det. Det är också här du uppnår konsensus genom att visa på de mindre önskvärda konsekvenserna av att inte genomföra förändringen.
💡Proffstips: Vill du hjälpa dina medarbetare att ge dig ärlig feedback? Skapa anonyma enkäter så att de anställda kan uttrycka sina farhågor och tvivel utan att tveka. ClickUp Forms hjälper dig att skapa anpassade enkäter och samla in synpunkter på ett effektivt sätt.
Steg 3: Beskriv vad som händer härnäst
Gå in i mötet eller meddelandet om förändringen med en detaljerad plan för vad som kommer att hända härnäst.
Visst är det möjligt att alla avdelningar i vissa typer av omvandlingar upplever förändringen på sitt eget sätt och har en motsvarande unik handlingsplan.
Trots detta kommer de flesta åtgärder som vidtas av individer, team och avdelningar sannolikt att påverka och spela ut varandra. Ta dig tid att ta reda på vilka delar av planen som behöver diskuteras på organisationsnivå och vilka som kan delegeras till kommunikation på avdelnings- och teamnivå.
Detta är en möjlighet för dig att bygga upp självförtroendet och skingra de tvivel och farhågor som följer med förändringar. När din plan ser stabil och genomförbar ut kommer ditt team sannolikt att känna sig mindre stressat.
Kom ihåg att skissa upp tidsplaner. Håll dessa så realistiska som möjligt för att undvika onödiga friktioner. Se till att det finns utrymme för förseningar.
Steg 4: Hantera ihållande motstånd
Alla kommer inte att säga vad de tycker på organisationsmöten. Du kan få tillförlitlig feedback från omröstningar och enkäter, men mycket av teamets verkliga åsikter kommer troligen att framkomma i samtal.
Det är här dina ”förändringsförespråkare”, avdelningschefer och teamledare kommer in i bilden. De bör inte bara beskriva förväntningar på team- och individnivå, åtgärder och resurser kring förändringen, utan också helt enkelt prata med varandra.
Fråga människor hur de mår över en kopp kaffe (eller en pizza?) med teamet. Välkomna uppriktiga kommentarer. Uppmuntra människor att be om tid för sig själva om de har frågor som de är blyga att ställa eller åsikter som de är oroliga för att uttrycka.
När du uppmuntrar ditt team att delta i dialog efter tillkännagivandet, betona vikten av ömsesidig respekt och empati i dessa samtal.
Steg 5: Räkna varje seger
I den hektiska processen med att bocka av punkter på den omfattande förändringsplan som du presenterade i steg 3 är det naturligt att hålla blicken riktad mot målet (och foten på gaspedalen). Ta dig dock tid att uppmärksamma – och fira – milstolpar. Applådera prestationer. Visa din uppskattning. Köp tårta till dem! (vem gillar inte tårta?)
Läs mer: Tips för att motivera ditt team
Hur är det med distansarbetande team?
Om du har ett team som arbetar på distans eller i en hybridmodell, följ alla ovanstående steg men insistera på individuella, vänliga kontaktsamtal per telefon. Du kan lära dig mycket av någons tonfall och ännu mer av en personlig interaktion. Uppmuntra människor att sätta på kamerorna vid online-möten eller åtminstone visa ditt eget ansikte för att dela med dig av den äkthet i känslorna som vi beskrev i steg ett.
Innan du ger dig ut, förbered dig väl
Att leda genom förändringar är en utmaning, och det är här som förberedelser är det bästa sättet att stärka självförtroendet.
Det är en bra idé för förändringsledare att lägga tid på att planera kommunikationen (ända ner till varje ord i ett e-postmeddelande eller tal), fokusera på att lyssna (och inte bara höra), sätta sig in i teamets situation och organisera sig.
Kommunikation
Transparenta kommunikationsstrategier är avgörande för att leda genom förändringar. Planera den serie e-postmeddelanden, tal och viktiga budskap som du avser att skicka ut. Var ärlig, enkel och koncis. Presentera en tydlig vision och fakta om föreslagna förändringsinitiativ istället för retorik.
lyssningsfärdigheter
Som ledare är du förmodligen redan en bra lyssnare. Nu är det dags att utnyttja denna förmåga mer än någonsin. Det är vad steg två i förändringsprocessen (och konsensuskomponenten i de 3 C:na) handlar om.
Emotionell intelligens
En hög EQ blir allt viktigare för ett gott ledarskap, även när allt är som vanligt. Läs artiklar av experter på ämnet och prenumerera på gratis resurser som kan hjälpa dig att vässa dessa färdigheter. Emotionell intelligens hjälper dig att uppfatta outtalade känslor och reagera på lämpligt sätt.
Uppgiftsorganisation
Använd ett förändringshanteringsverktyg för att effektivisera processen, följa framstegen och möjliggöra samarbete under förändringsinitiativ.
Här kan förändringshanteringsprogramvara som ClickUp hjälpa dig att samla alla dina förändringshanteringsuppgifter på en enda plattform.
ClickUp Docs
Med ClickUp Docs kan du och ditt team skapa, dela och samarbeta på dokument i realtid. Detta effektiviserar processen att sammanställa och uppdatera projektbeskrivningar, mötesanteckningar, strategidokument och andra dokument som kan bidra till ditt övergångsprojekt.
Du kan centralisera uppgifter, länkar och kommentarer genom att lägga till dem direkt i dessa dokument.
Förändringsledare älskar ClickUp Docs eftersom det gör det möjligt för dem att:
- Skapa nya resurser enkelt med hjälp av färdiga mallar
- Dela instruktioner, idéer och kommentarer och återkom till dem när det behövs.
- Uppmuntra alla att dela med sig av sina tankar
ClickUp Whiteboards
Med ClickUp Whiteboards kan du spåra dina förändringshanteringssprintar och be teamet om synpunkter på vägen framåt tack vare dess samarbetsfunktioner. Du kan skapa flera whiteboards och till och med bjuda in gästanvändare från leverantörs- eller kundteam att få tillgång till whiteboards när det behövs.
Människor älskar ClickUps whiteboards eftersom de gör det möjligt att:
- Utbyta idéer direkt där arbetet utförs
- Involvera externa team
- Förvandla idéer till handling med lätthet
ClickUp-klipp
Samarbetet blir mindre tidskrävande och mycket snabbare med ClickUp Clips, som låter dig spela in din skärm, klippa ut viktig information och dela dessa klipp med ditt team. Du kan dela instruktioner och nya sätt att göra saker på ett tydligt sätt så att teamen kan komma åt dem när det passar dem.
ClickUps användare älskar den här funktionen eftersom den gör det möjligt för dem att:
- Visa istället för att berätta, så undviker du förvirring och missförstånd.
- Spara klipp för återanvändning, så slipper du upprepa dig (och ha fler möten!).
- Dela automatiserade transkriptioner för teammedlemmar som föredrar skriftliga instruktioner
Också användbart: De tre faserna i smidig förändringshantering
Kom igång snabbt med färdiga mallar
ClickUp stöder dig också med användbara resurser, inklusive hjälpsamma mallar för förändringshantering som hjälper dig att planera och sätta igång processen.
ClickUps mall för checklista för förändringshantering
Ett bra sätt att sätta igång förändringsinitiativ är med en checklista, och där kan ClickUps mall för förändringshantering komma väl till pass.
Med denna planeringsmall kan du identifiera dina förändringsmål, beskriva relevanta processer och protokoll, förbereda dina team för övergången och följa framstegen genom varje steg i förändringshanteringsprocessen.
ClickUps mall för förändringsförslag
En annan användbar resurs är ClickUps mall för förändringsförslag, som du kan använda när du föreslår förändringar som kräver godkännande från beslutsfattare och affärspartners.
Denna planeringsguide hjälper dig att beskriva alla nödvändiga steg och resurser du behöver för en framgångsrik förändring, skapa en genomförbar tidsplan och budget med självförtroende, samt hålla alla informerade om vad som händer och varför.
ClickUps mall för enkel förändringshantering
Om du har ett litet företag och vill hålla saker och ting enkla är ClickUps mall för enkel förändringshantering rätt ställe att börja på.
Den här mallen hjälper dig att komma igång med en genomförbar plan även om du aldrig har använt ett verktyg för projektplanering och projektledning tidigare. Utarbeta en plan, spåra förändringar och identifiera problem på ett effektivt sätt. Du kan till och med skapa och redigera underkategorier som passar ditt projekts unika sammanhang.
Leda genom förändring, inspirera team med ClickUp
Att leda genom förändring innebär utmaningar och tillfälliga anpassningsproblem, men det kan också vara en smältdegel för otroliga transformationer.
En genomtänkt strategi, konsekvent kommunikation, uppmärksamt lyssnande och att visa ditt team helheten kan hjälpa dig att navigera genom förändringen med minimal friktion.
Förbered dig dessutom på att möta motstånd med empati och öppenhet och ta hänsyn till att du kan behöva träffa motståndarna individuellt, svara på frågor och skapa samförstånd.
Framför allt, kasta dig in i förändringen med en plan, ett lugnt sinne och en plattform som ClickUp, som hjälper dig att genomföra planen till perfektion.
Ska du genomföra förändringar inom en snar framtid? Registrera dig gratis på ClickUps plattform för förändringshantering och börja planera för en bra start.