De flesta ledare anser att konflikter är fel – de undviker dem och känner sig obekväma med dem. När de får kännedom om en konflikt inom sina team kan de avfärda den eller säga: ”Ta det utanför mötet.”
Det är viktigt att inse att konflikter är en del av vårt privatliv och yrkesliv. Med en allt mer diversifierad arbetsstyrka som spänner över flera generationer, kön, etniciteter och kulturer är det oundvikligt att teamkonflikter uppstår.
Men vad är egentligen en konflikt i teamet?
Det definieras som en kollision mellan idéer, åsikter eller personligheter inom en grupp individer som arbetar tillsammans. Det kan ta sig olika former, till exempel tvister om deadlines för uppgifter, oenigheter om arbetsprocesser eller friktion på grund av personlig etik.
Enligt rapporten Conflict at Work lägger chefer över fyra timmar per vecka på att hantera och lösa konflikter på arbetsplatsen. Det innebär en betydande produktivitetsförlust för hela personalstyrkan.
Oavsett om du är en chef på första linjen eller i ledningsgruppen är det viktigt att förstå hur man hanterar konflikter effektivt för att personalen och organisationen ska lyckas.
Det här blogginlägget guidar dig genom konflikter på arbetsplatsen och avslöjar olika kommunikationsstrategier och konflikthanteringsfärdigheter som är nödvändiga för en framgångsrik lösning.
Olika typer av konflikter i teamet
De negativa effekterna av konflikter i teamet leder till störningar i arbetet, misslyckade projekt, minskad produktivitet och låg moral i teamet, vilket är anledningen till att det inte är tillrådligt att ignorera konflikter. Vanliga typer av konflikter på arbetsplatsen är:
1. Motstridiga arbetsvanor
Varje anställd har sin egen arbetsstil. Medan de flesta föredrar att samarbeta med kollegor och arbeta i grupp, finns det också de som hellre arbetar ensamma.
Vissa anställda är punktliga och slutför sina uppgifter i tid, medan andra väntar till sista minuten med att börja. Sådana skillnader kan orsaka friktion i teamdynamiken, särskilt när det finns ett tidsbegränsat gemensamt mål att uppnå.
2. Personlighetskonflikter
Har du någonsin undrat varför du inte trivs med att arbeta med vissa människor, oavsett hur mycket du än försöker? Du tycker inte om dem och håller ofta fysisk distans till dem. Personlighet är en kombination av egenskaper eller karaktärsdrag som bildar en individs distinkta karaktär.
Konflikter på grund av detta är vanliga på arbetsplatsen och uppstår när två eller flera anställda har oförenliga attityder, socioekonomiska bakgrunder eller livssyn.
3. Dålig kommunikation
Kommunikationsproblem uppstår när det finns en diskrepans mellan vad som hörs eller sägs, vare sig det är mellan teammedlemmar, en anställd eller en chef. Du kan till exempel sätta en deadline för ditt team att lämna in månadsrapporter på fredagar så att du kan granska och skicka vidare dem.
Vissa anställda kan dock tro att de har tid fram till sent på kvällen för att hinna med deadline, vilket leder till försenat arbete. Denna missmatchning av deadlines beror på dålig kommunikation.
Ibland kan konflikter mellan anställda och chefer uppstå på grund av genuin ogillande mellan parterna. Detta kan leda till att personen antingen inte följer instruktioner eller inte ger tydliga order, vilket leder till dålig kommunikation.
4. Ledarskapsskillnader
Alla har sin egen sätt att leda team. Vissa ledare är auktoritära, medan andra uppmuntrar öppen kommunikation och är mycket inkluderande. Alla ledarstilar passar inte alla teammedlemmar.
I till exempel tillverkningsföretag med höga finansiella och operativa risker kan en ledare som är avslappnad när det gäller att hålla deadlines skapa kaos bland medarbetarna och påverka arbetsprestationen negativt.
Å andra sidan kan en direktiv ledare som leder en marknadsföringsbyrå där öppen kommunikation är avgörande skapa en restriktiv arbetsmiljö. Detta kan hämma feedback, teamsamarbete och kreativ frihet, vilket minskar moralen och sänker arbetskvaliteten.
5. Mobbning och trakasserier
Trots ökad medvetenhet förekommer fortfarande diskriminering på arbetsplatsen på grund av ålder, ras, religiös eller politisk övertygelse, funktionsnedsättning och fysiska egenskaper.
Teammedlemmar eller chefer som trakasserar eller mobbar sina kollegor eller underordnade av dessa skäl orsakar konflikter och dålig stämning.
Bästa metoder för att lösa konflikter i teamet
När det råder oenighet på arbetsplatsen påverkar det alla. Samtidigt representerar det gamla ordspråket ”järn skärper järn” den positiva sidan av situationen.
När konflikter på arbetsplatsen hanteras på ett konstruktivt sätt leder det till sund kamratskap, processförbättringar och innovation. Använd följande fem strategier för konflikthantering för bättre och snabbare problemlösning på jobbet.
1. Erkänn konflikten och informera ditt team om den
Känner du till två teammedlemmar som har bråkat om en viss uppgift under de senaste veckorna? Det här problemet kanske löser sig av sig själv. Men det är dags att ingripa när det inte sker och du ser hur det påverkar projektets framsteg och andra teammedlemmar.
Låt alla veta att du är medveten om att det finns oenigheter eller spänningar och att detta är ett problem som måste lösas gemensamt, inte en kamp som måste vinnas.
2. Identifiera det underliggande problemet och öva på aktivt lyssnande
Ta reda på vad som ligger bakom oenigheten mellan dina anställda. Finns det motstridiga arbetsstilar? Bråkar de om en ny kund? Handlar det om trakasserier eller diskriminering på arbetsplatsen?
Lyssna på båda parter för att få en första uppfattning om vad som är kärnan i problemet. Träffa sedan båda medarbetarna separat och fråga vad som bekymrar dem, om de har några bevis för varför de anser att den andra personen har fel och vad som skulle kunna vara den bästa lösningen för att komma vidare.
Du måste också komma ihåg att båda medarbetarna kan ha olika uppfattningar om konflikten. Därför behandlar vi konflikten objektivt och gör inga antaganden, särskilt om det cirkulerar rykten.
3. Genomför din undersökning och sök efter lösningar som gynnar alla parter
När du har hört båda sidor av historien och gjort anteckningar om konflikten, undersök situationen själv. Undvik att göra förhastade bedömningar baserade på det inledande samtalet och håll dina fördomar utanför bilden.
För en objektiv lösning, granska företagets policyer i din personalhandbok. Håll dig till de gemensamma grundregler som alla anställda förväntas följa så att du kan hantera problemet utan att vara subjektiv.
Om handboken till exempel rekommenderar att man inleder direkt kommunikation mellan de stridande medarbetarna, planera in ett kort medlingsmöte.
Sätt upp en tydlig agenda för att hantera schemakonflikten och uppmuntra båda medarbetarna att uttrycka sina farhågor och lyssna på varandra.
Om de har bråkat om schemaläggning av arbetspass som överlappar viktiga projektdeadlines kan medlingen hjälpa dem att hitta en kompromiss, till exempel att växla mellan prioriteringar för att justera tidsplanerna.
Observera att du inte alltid behöver en handbok för att lösa en konflikt, utan kanske kan tillämpa dina konflikthanteringsfärdigheter på ett naturligt sätt.
4. Dokumentera incidenten och följ upp den regelbundet
Även om båda medarbetarna har kommit överens om en lösning finns det några steg kvar innan arbetet är klart. Hör av dig till dem inom en vecka eller två för att se hur situationen har utvecklats. Detta visar att du är engagerad i att följa upp ärendet till slutet.
Det informerar också alla om att meningsskiljaktigheter inom teamet inte kommer att eskalera eller sopas under mattan. Detta gör det möjligt för dem att vidta vissa försiktighetsåtgärder och bygga upp en mer vänskaplig arbetsrelation med sina teamkamrater.
Ännu viktigare är att dokumentera konflikten i fråga. Överväg att skriva ner faktauppgifter, till exempel:
- Parter som är inblandade i konflikten
- Datum, tid och plats för konflikten
- Beskrivning av konflikten (endast fakta)
- Vittnen och deras berättelser
- All relevant kommunikation som ledde fram till konflikten
- Åtgärder som vidtagits av varje part under konflikten
- Omedelbara resultat av konflikten
- Alla försök till lösning som gjordes vid den tidpunkten
- Konfliktens inverkan på arbetsplatsens verksamhet eller moral
- Åtgärder som vidtagits av ledningen efter incidenten
Detta är avgörande för att skapa en saklig grund för lösningen, säkerställa rättvis behandling av båda anställda och skydda mot juridiskt ansvar. Det hjälper också till att identifiera mönster, förbättra arbetsplatsens policyer och stödja beslutsfattandet för disciplinära åtgärder för att undvika framtida konflikter.
5. Ställ förväntningar och var transparent med proaktiv kommunikation
Att skapa en kultur med engagerade medarbetare som respekterar varandra och arbetar bra tillsammans är en prioritet som ledare. Främja en atmosfär av empati där alla känner sig förstådda och uppskattade, även när meningsskiljaktigheter uppstår.
För att göra det måste du hantera förväntningarna på vad du förväntar dig av andra och vad de förväntar sig av dig. Ange tydligt vad du behöver från ditt team eller vice versa. Betald eller gratis projektledningsprogramvara kan vara till stor hjälp i detta avseende.
ClickUp Project Management Software, till exempel, möjliggör enkel planering och prioritering och erbjuder insyn i alla projektdetaljer och hur de stämmer överens med företagets mål.
Skapa deluppgifter automatiskt baserat på uppgiftsbeskrivningar, sammanfatta kommentartrådar med ClickUp Brain och skriv uppdateringar självständigt.
Skapa och samarbeta kring uppgifter med ClickUp Docs och dela uppdateringar med alla eller privat via ClickUp Chat View. På så sätt kan du snabbt nå konsensus och göra framsteg i dina projekt med tydlighet för alla teammedlemmar.
När allt ligger öppet på en enda plattform blir det lättare för dig och teamet att kommunicera öppet och fritt, lösa konflikter när de uppstår, hålla deadlines och slutföra projekt snabbt.
Organisationskulturens roll i konfliktlösning
Organisationskultur avser de gemensamma värderingar, övertygelser, beteenden och rutiner som styr och påverkar medarbetarnas agerande.
Det påverkar vilka beteenden och resultat som är acceptabla i ett företag och definierar hur anställda hanterar konflikter.
Vissa kulturer kan till exempel stödja en kompromissande eller förhandlande stil där anställda gör avkall på vissa saker för att nå en gemensam grund. Andra kan däremot använda en tillmötesgående stil där en part ger efter för den andra partens krav av omtanke.
Organisationskulturen indikerar också vilka frågor eller situationer som sannolikt kan orsaka konflikter och hur de kategoriseras.
Vissa kulturer kan till exempel lägga tonvikten på relationsorienterade konflikter, såsom värderings- eller känslomässiga konflikter, medan andra kan se oenigheter om resurser, metoder eller konkurrerande prioriteringar.
Effekter på rekrytering och anställning
En stabil och sund kultur är företagets drivkraft och därmed dess mest värdefulla tillgång. Detta stöds av det faktum att 65 % av de anställda anser att organisationskulturen är en av de viktigaste anledningarna till att de stannar kvar på sina jobb.
Rekryteringsprocessen är naturligtvis ett viktigt tillfälle att stärka eller gradvis utveckla organisationskulturen genom att välja personer som antingen förkroppsligar dess nuvarande värderingar eller tillför önskade nya perspektiv.
Konflikter kan uppstå på grund av obalans mellan den potentiella medarbetarens värderingar och företagets värderingar samt oklar kommunikation om kulturella förväntningar under rekryteringsprocessen.
Vikten av effektiv kommunikation vid hantering av konflikter i teamet
Kommunikation i konflikthantering fungerar som en förebyggande åtgärd mot eskalering och som ett verktyg för lösning.
Det hjälper dig att få parterna i konflikten att reda ut missförstånd, förmedla sina perspektiv och nå en kompromiss, vilket resulterar i ett effektivt samarbete på arbetsplatsen.
Här är några vanliga tekniker och tips som du kan använda för att lösa konflikter i ditt team:
- Uppmuntra alla parter att dela med sig av sina perspektiv på ett strukturerat sätt och se till att alla medarbetare får möjlighet att tala utan att bli avbrutna. Skapa förutsättningar för en öppen dialog
- Var neutral under diskussioner, styr samtalet bort från skuldbeläggande och mot förståelse och lösning. Ställ insiktsfulla frågor, uppmuntra reflektion och lärande, och hjälp medarbetarna att överväga olika perspektiv.
- Introducera IBR-metoden (Interest-Based Relational) för konfliktlösning, som fokuserar på att skilja människor från problemet och att arbeta tillsammans för att hitta och lösa det underliggande problemet.
- Uppmuntra en övergång från att grubbla över gamla oförrätter till att brainstorma möjliga lösningar, utvärdera för- och nackdelar med varje lösning och besluta om en handlingsplan som tillgodoser alla inblandades behov och önskemål.
Ledarfärdigheter i konfliktlösning i team
Att lära sig lösa konflikter är viktigt oavsett vilken position du har på jobbet. Som ledare förväntas du agera som medlare och underlätta diskussioner som gör det möjligt för alla parter att uttrycka sina farhågor utan rädsla för repressalier.
Du måste därför utveckla och förfina en bred uppsättning kompetenser. Så här gör du:
- Var skicklig på att både uttrycka dina tankar tydligt och lyssna aktivt på andra. Var uppmärksam på vad som sägs och hur det sägs, inklusive icke-verbala signaler som kroppsspråk och tonfall.
- Förstå och erkänn teammedlemmarnas känslor för att hantera komplexiteten i mänsklig dynamik. Detta kräver en djup självinsikt och förmåga att hantera dina känslor, särskilt i stressiga situationer.
- Sätt tonen genom att behandla alla teammedlemmar med respekt, oavsett deras åsikter eller status. Främja mångfald i tankesätt och uppmuntra alla att bidra till diskussionerna.
- Delta regelbundet i utbildningsprogram och workshops för att förse dig med verktyg för att hantera konflikter effektivt. Be dessutom om feedback från kollegor och mentorer i liknande situationer och håll dig informerad om den senaste forskningen och teorierna som ger värdefulla insikter och strategier för att hantera konflikter i teamet.
Konflikter i team är naturliga, så det måste också vara din lösning som chef/teamledare.
Ingen tycker om den spänning och obehag som uppstår när teammedlemmar kommer i konflikt med varandra. Sådana konflikter undergräver produktiviteten, försämrar arbetskvaliteten och stressar det dagliga kontorslivet.
I slutändan spelar din engagemang för att lösa konflikter en avgörande roll. Tvistemål inom teamet kommer endast att fortsätta om chefer eller teamledare aktivt ingriper och visar ett genuint intresse för att skapa en harmonisk miljö.
Nyckeln är att kavla upp ärmarna och anta en vänskaplig och praktisk inställning till konfliktlösning.
Dessutom kan ClickUps mallar för kommunikationsplaner och verktyg för fjärrsamarbete vara avgörande för att upprätthålla samstämmighet och förebygga missförstånd relaterade till arbetsuppgifter.
Kom igång med ClickUp. Registrera dig gratis och minimera risken för konflikter i teamet.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Hur löser man konflikter i ett team?
Som ledare kan du effektivt lösa konflikter genom att följa fem steg:
- Erkänn att det finns friktion mellan några av dina anställda, vilket skadar teamets moral.
- Ta dig tid att ta reda på exakt vad som händer och samla de inblandade parterna för att diskutera det.
- Bestäm dig för en lösning som fungerar för dem och implementera den.
- Följ upp regelbundet för att säkerställa att samma konflikter inte uppstår igen och att teamet kan gå vidare.
2. Vilka är de fem strategierna för konfliktlösning?
De fem strategierna för konfliktlösning omfattar:
- Att vara tillmötesgående när en part ger efter för en annans önskemål
- Undvikande, när människor ignorerar eller helt drar sig undan en konflikt
- Kompromissa, vilket hjälper till att hitta en lösning som är till teamets bästa och inte gynnar någon i synnerhet.
- Samarbeta, vilket innebär att arbeta med andra för att nå en lösning som alla kan enas om.
- Att vinna diskussionen är det främsta målet för en av de inblandade parterna.
3. Vad är det bästa verktyget för konflikthantering?
ClickUps projektledningsprogramvara håller teamen på samma sida, så att de kan arbeta mot samma mål utan friktion. När det finns en robust teamkommunikation och du har ett verktyg för att hantera vad alla gör, hålls konflikter borta eller minimeras betydligt.