Vad är schemavarians och hur beräknar man den?

Du har säkert hört talesättet ”tid är pengar”. Även om detta talesätt gäller för nästan alla aspekter av arbete och liv, stämmer det särskilt väl in på projektledning. Det är antingen tid eller kvalitet som avgör projektets monetära värde.

Att hantera komponenterna i en projektlednings triangel med överlappningar mellan omfattning, tid och kostnad är en känslig balansgång. Det kräver medveten användning av tid och resurser för att leverera optimalt värde som motsvarar förväntningarna. I centrum för all denna samordning av deadlines och leveranser ligger ett schema – ryggraden i framgången.

Ett schema är en noggrant utarbetad färdplan som styr aktiviteterna från start till projektplanering och genomförande. Men ett projekts förlopp är komplicerat. Erfarna projektledare använder schemavarians för att hantera sådana vändningar.

Här finns allt du behöver veta om det – från formeln för schemavarians till hur du tillämpar den i verkliga projekt.

Vad är schemavarians?

Vi vet alla vad en tidsplan innebär. Det är en tidslinje som du vill följa för att uppnå ett fastställt mål, vilket är den förväntade tidsplanen.

Oförutsedda händelser kan dock göra att du avviker från den planerade kursen när du genomför projektet. Din faktiska tidsplan kommer att inkludera dessa avvikelser.

Schemaavvikelse (SV) mäter skillnaden mellan baslinjens schema och den faktiska framstegen. Det är en viktig prestationsindikator som anger om ett projekt ligger före schemat, enligt schemat eller efter schemat vid en viss tidpunkt.

Förstå schemavarians

Det finns två underliggande element i en grundläggande formel för schemavarians. Dessa är:

Att ha en uppfattning om dessa variabler hjälper till att beräkna schemavariansen genom att tillämpa följande formel:

SV = EV – PV

Var,

Vissa alternativ för att beräkna schemavarians använder följande formel:

SV = BCWP – BCWS

Var,

När du har fått fram värdet för schemavariansen kan du tolka det på följande sätt:

Schemaavvikelseprocent (SV%) visar avvikelsens procentuella värde och erbjuder ett enklare sätt att följa ett projekt.

SV% = (SV/PV)*100

Liksom schemavariansen indikerar en negativ SV% att projektet ligger efter, medan en positiv SV% tyder på att det ligger före schemat.

Med hjälp av denna grundläggande formel för schemavarians kan du beräkna andra KPI:er för projektledning för att följa projektets schema och framsteg.

Schemaläggningsprestandaindex (SPI)

Schemaläggningsprestandaindex (SPI) är förhållandet mellan intjänat värde och planerat värde. Denna prestationsindikator mäter effektiviteten i tidsanvändningen i ett projekt.

SPI = EV/PV

När du har beräknat det fullständiga schemaprestandaindexet kan du tolka det enligt nedan:

När det handlar om att bearbeta siffror, använd projektledningsprogramvara för att räkna på siffrorna.

Verktyg som ClickUp erbjuder konfigurerbara formelfält för att förenkla projektrelaterade beräkningar. Genom att eliminera onödiga tunga beräkningar utan att kompromissa med noggrannheten kan du fokusera på projektledning.

Sambandet mellan schemavarians och intjäningsvärdeshantering

Earned Value Management (EVM) är en projektledningsmetodik som kombinerar projektkostnader, tidsplan och prestationsdata för att få en fullständig bild av projektets framsteg.

Schemaavvikelse (SV) är en underliggande komponent i detta bredare ramverk. Det är skillnaden mellan planerat värde (PV) och intjänat värde (EV).

Varje avvikelse i schemat representerar motsvarande kostnadsavvikelse i det arbete som planeras att utföras vid en viss tidpunkt. Det är en komplett indikator på schemats prestanda, eftersom varje variation i detta värde kan indikera om ett projekt ligger efter, före eller i tid.

SV-måttet, i kombination med andra KPI:er såsom kostnadsprestandaindex, återstående projekttid, projektbudget etc., fungerar som ett omfattande verktyg för att analysera projektets hälsa, hantera projektets tidsplan och balansera resurserna under hela dess livscykel.

Vikten av att beräkna schemavarianser

Beräkningar av schemavarianser belyser olika variabler som påverkar projektets framsteg. Genom att vara uppmärksam på dessa risker och möjligheter kan projektledare ingripa för att hålla deadlines. Det handlar dock om mer än att bara hjälpa till med projektets tidshantering.

Här är en lista över skäl till varför projektledare måste beräkna schemavarians:

Prestationsbedömning

Mätvärden som schemavarians och andra prestationsindikatorer hjälper till att bedöma projektets effektivitet. De ger en tydlig och realistisk bedömning av projektets prestanda i förhållande till dess schema. Ett positivt SV-värde innebär till exempel att projektet ligger före det beräknade schemat och vice versa.

Genom att kvantifiera projektets hälsa kan projektledare jämföra prestanda och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa framsteg och minimera risker. Det gör det också möjligt för projektledare att identifiera områden där projektet utmärker sig eller brister, så att de kan fatta välgrundade beslut för att hålla projektet på rätt spår och förbättra dess prestanda.

Problemidentifiering

Schemaavvikelser är ett uttryck för proaktiv vaksamhet. Genom att beräkna den faktiska framstegen och jämföra den med den planerade framstegen kan projektledare använda den för att upptäcka potentiella utmaningar i projektledningen.

Även den minsta avvikelse i schemat fungerar som ett tidigt varningssystem som signalerar potentiella problem eller frågor med en specifik uppgift eller fas inom ett projekt.

Använd dessa indikatorer för att minska risker, genomföra korrigerande åtgärder och omfördela resurser strategiskt. Tidig intervention förhindrar att problem eskalerar och främjar en mer resilient och framgångsrik projektmiljö.

Effektivt beslutsfattande

Beräkning av schemavarians är avgörande för att underlätta effektivt beslutsfattande vid projektledning. Genom att jämföra projektets framsteg kan projektledare förstå om ett projekt ligger före schemat.

Med hjälp av dessa insikter kan de fatta välgrundade beslut om hur aktiviteter ska schemaläggas, resurser fördelas, tidsplaner justeras, intressenter involveras eller korrigerande åtgärder vidtas.

Projektledaren kan till exempel omfördela resurser från team som levererar positiva resultat till team med negativ schemavarians. Sådana justeringar förbättrar projektets totala prestanda genom strategiska beslut för en framgångsrik projektleverans.

Kommunikation med intressenter

Projektledare kan använda schemavarians för att få en realistisk bild av projektets tidsplan. När de väl har fått kännedom om fakta kan de förmedla projektets aktuella status till intressenterna. Att ligga före schemat skapar förtroende och tillfredsställelse bland intressenterna.

Å andra sidan främjar proaktiv information om eventuella förseningar eller bakslag i den överenskomna tidsplanen transparens och ansvarsskyldighet. Vid bakslag eller förseningar kan projektledare också på ett meningsfullt sätt engagera intressenterna för att omkalibrera projektförväntningarna avseende omfattning, leveranser och tidsplaner. De kan också begära ytterligare resurser för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt, om så krävs.

Resursoptimering

Som vi har diskuterat i stora drag kan en projekts schemavarians bidra till effektiv resurshantering. Projekt som ligger före schemat kan ha underutnyttjade resurser som kan öka projektkostnaden. Dessa återstående resurser kan också omfördelas till andra projekt eller kritiska områden för att påskynda projektutvecklingen.

Å andra sidan, när ett projekt ligger efter i schemat kan det bero på resursbegränsningar eller ineffektivitet. I detta fall kan projektledaren optimera resursfördelningen för att snabbt åtgärda flaskhalsar.

Schemaavvikelser är direkt kopplade till kostnadsavvikelser, eftersom resurser vanligtvis utgör den största delen av alla projektkostnader. Det är inte överraskande att ett alternativ till schemaavvikelser är skillnaden mellan faktiska och planerade kostnader (BCWP–BCWS)!

Riskhantering

Vi har sett hur schemavariationer är direkt kopplade till kostnadsvariationer, vilket i sin tur understryker vikten av att hantera projektkostnadsrisker. På samma sätt har vi också sett hur schemavariationer gör det möjligt för projektledare att upptäcka potentiella problem tidigt och lösa dem i sin linda. Risker visar sig dock inte alltid i form av förseningar.

Accelererade tidsplaner där delar av ett projekt kan ligga före schemat kan också utgöra en risk, särskilt när beroenden är inblandade – och schemavarians kan hjälpa till att hantera dessa.

Med sådana konkreta fördelar blir schemavariansens roll i att upptäcka och hantera risker uppenbar. Genom att förutse möjliga risker kan projektledare implementera effektiva strategier för riskhantering och riskminimering.

Kontinuerlig förbättring

Projektledare kan använda avvikelseanalys för att få insyn i olika trender, mönster och insikter som framträder under projektets gång. Positiva schemavvikelser avslöjar till exempel effektiva metoder som de kan replikera. Negativa schemavvikelser lyfter däremot fram ineffektiviteter.

En sådan systematisk utvärdering gör det möjligt för dem att lära av sina erfarenheter och förfina projektplaneringsprocesser och bästa förvaltningspraxis i framtida projekt. Den utvärderar projektledarens förmåga och bedömer projektteamets prestationer. Regelbundna analyser av prestationsavvikelser kommer att iterativt förfina projektresultaten.

Verkliga exempel på schemavarians

Låt oss använda exempel från verkligheten för att illustrera hur man beräknar schemavarians.

Exempel 1: Byggprojekt

Anta att du leder ett byggprojekt med en total budget på 1 000 000 dollar. Projektet ska slutföras inom de närmaste 12 månaderna.

Du beräknar schemavariansen efter sex månader. För att göra detta måste du först beräkna de planerade och intjänade värdena.

Låt oss nu beräkna schemavariansen:

SV = EV – PV

SV = 400 000–500 000 dollar

SV = -100 000 dollar

Det negativa värdet indikerar att projektet ligger efter i schemat efter sex månader. Projektledarna kommer att notera detta och vidta korrigerande åtgärder för att få projektet tillbaka på rätt spår.

Exempel 2: Programvaruutvecklingsprojekt

Anta att ditt team utvecklar en programvara inom åtta månader. Du har en budget på 600 000 dollar för att slutföra uppgiften.

Du bestämmer dig för att utvärdera projektets schemavarians efter två månader. Börja återigen med att beräkna de planerade och intjänade värdena.

Låt oss nu beräkna schemavariansen:

SV = EV – PV

SV = 240 000 dollar – 150 000 dollar

SV = 90 000 dollar

Den positiva avvikelsen indikerar att projektet ligger 90 000 dollar före schemat under den andra månaden. Baserat på denna prestation kan chefer omfördela resurser och påskynda sammanlänkade uppgifter för att hålla sig till projektets tidsplan.

Ovanstående exempel är relativt enkla och förenklade. De bygger på antagandet att projekt löper linjärt. Verkliga projekt är dock något mer komplexa, med flera ömsesidiga beroenden som kan fördröja eller påskynda projektets tidsplan. Använd avancerade digitala verktyg som ClickUp för projektledning för att få en fullständig bild av projektet och dess ömsesidiga beroenden.

ClickUp är en omfattande projektledningsplattform som inte strikt utför beräkningar av schemavarians eller intjänat värde, men du kan använda den för att spåra och hantera scheman. Vi kommer att diskutera detta mer ingående i de följande avsnitten.

De bästa tipsen för att arbeta med avvikelser från projektets tidsplan

Nu när du förstår vad schemavarians är och dess olika aspekter, låt oss titta på hur du kan använda den för att förbättra effektiviteten och hålla schemat. Här är några tips och tricks som kan hjälpa dig:

Håll dig på rätt spår med ClickUp

Som nämnts är ClickUp i sig inte en EVM-plattform. ClickUp erbjuder dock anpassad projektledning, som kan modifieras på lämpligt sätt för att uppfylla detta mål.

Du kan använda ClickUp för att spåra och hantera schemavariationer på följande sätt:

Lägg till samarbete till blandningen av sådana önskvärda funktioner, så framstår ClickUp som den bästa schemaläggningsappen som minimerar avvikelser. Registrera dig för att få veta mer.

Vanliga frågor

1. Hur beräknas schemavariationer inom projektledning?

Schemaavvikelse (SV) beräknas med hjälp av formeln: SV = EV – PV

Här är EV det intjänade värdet (värdet av det utförda arbetet) och PV det planerade värdet (värdet av det arbete som ska utföras). Det ger ett kvantitativt mått på avvikelsen mellan den planerade och den faktiska framstegen i förhållande till tidsplanen.

2. Vad betyder det om schemavariansen är negativ?

En negativ SV indikerar att projektet ligger efter i schemat och att det är dags att undersöka och hitta orsaken till förseningen. Nästa steg är att vidta korrigerande åtgärder.

3. Vad betyder det om schemavariansen är positiv?

En positiv SV innebär att projektet ligger före schemat. I detta fall kan du titta på alla faktorer som bidragit till det positiva resultatet och efterlikna detta för andra projekt i framtiden.

4. Hur kan projektledare effektivt övervaka schemavariationer?

Projektledare kan effektivt övervaka schemavarians med hjälp av ett projektledningsverktyg på följande sätt:

5. Vilken betydelse har schemavariationer i projektledning?

Schemaavvikelse är ett kvantitativt mått på hur väl ett projekt följer sin fastställda tidsplan. Efter att ha genomfört en sådan bedömning kan projektledare använda den för att:

6. Hur kan schemavarians hjälpa till i strategin för projektriskhantering?

Schemaavvikelser kan bidra till projektriskhantering på följande sätt: