Como usar mensagens instantâneas no trabalho

É segunda-feira de manhã. Você abriu seu laptop, tem uma xícara de café ao seu lado e está se preparando para enfrentar os desafios do dia.

Sem surpresas, sua caixa de entrada parece uma máquina de pipoca cheia de mensagens não lidas. Você começa a procurar qualquer coisa importante que tenha chegado no fim de semana, sabendo que tem cerca de 20 minutos antes da sua primeira reunião do dia.

Em meio a todas as linhas de e-mail e anexos, uma notificação chama sua atenção, revelando uma mensagem nítida: 'Reunião com cliente adiada para amanhã. Verifique seu e-mail para ver o novo convite"

Você respira fundo e para de se apressar. 🧘🏼

Esse é o poder das mensagens instantâneas - cortando o ruído e fornecendo as atualizações importantes que realmente importam, quando importam. Enquanto a caixa de entrada se acumula com e-mails de importância variável, as mensagens instantâneas o mantêm atualizado sem problemas.

Dito isso, enfrentar os desafios de segurança e adotar as práticas recomendadas o ajudará a aproveitar ao máximo as mensagens instantâneas no trabalho. Felizmente, nós o ajudamos a entender os grandes benefícios.

Entendendo a relevância das mensagens instantâneas no trabalho

Dados recentes mostram que passamos mais de 250 minutos em nossos telefones todos os dias. Isso é aproximadamente 70 dias de tempo médio de tela por ano.

Quer estejamos checando nossos telefones para saber o que nossos amigos estão fazendo, verificando o Instagram ou acompanhando aquele pedido da Amazon para ver se foi despachado, nossos telefones estão sempre ali, à mão. E a maioria de nós tem o Microsoft Teams ou o Slack instalados em nossos telefones, garantindo o acesso a mensagens de trabalho importantes.

No local de trabalho, o acesso instantâneo às mensagens pode ser um salva-vidas. Os e-mails geralmente ficam na caixa de entrada por dias, mas as mensagens de texto? Nós as lemos quase que imediatamente. Esse imediatismo torna as mensagens instantâneas uma ferramenta indispensável para a realização de tarefas.

Mas não se trata apenas de fazer as coisas. As mensagens instantâneas funcionam da seguinte forma:

Aumento da produtividade: Uma mensagem instantânea significa uma resposta imediata que leva a uma rápida tomada de decisões e à solução de problemas. Além disso, ela também permite sessões espontâneas de brainstorming e compartilhamento rápido de ideias, aumentando a produtividade
Incentivo à colaboração: Com as mensagens instantâneas, os membros da equipe podem se comunicar facilmente, não importa onde estejam. Além das mensagens, também é possível compartilhar arquivos, documentos e links, acelerando os fluxos de trabalho em comparação com os longos e-mails
Promoção de um senso de comunidade e espírito de equipe: As mensagens instantâneas incentivam um ambiente colaborativo em que os membros da equipe podem facilmente compartilhar ideias, fazer perguntas e oferecer suporte. Ela pode ajudar a criar uma cultura empresarial mais positiva e solidária, incentivando um senso de comunidade e pertencimento

O papel das mensagens instantâneas na cultura do trabalho remoto

As mensagens instantâneas incentivam o brainstorming coletivo, assim como as sessões de reuniões internas, mas com um arquivo do histórico de mensagens para referência. Isso garante que todos estejam na mesma página
Também é facilmente acessível a partir de vários dispositivos, garantindo interações ininterruptas no trabalho, durante o trajeto para o trabalho ou ao fazer recados
Oferece excelente visibilidade das atividades e dos status dos projetos para manter todos informados e envolvidos, mesmo quando os membros da equipe estão espalhados em diferentes fusos horários

As mensagens instantâneas são essenciais na cultura do trabalho remoto, pois ajudam na comunicação eficaz da equipe, fortalecem os laços da equipe, aumentam a colaboração e favorecem os horários de trabalho flexíveis. Quando se trata de gerenciamento de projetos, as mensagens instantâneas ajudam a facilitar os fluxos de trabalho, incentivam a responsabilidade, aceleram a solução de problemas e melhoram a transparência geral.

Práticas recomendadas para o uso eficiente de mensagens instantâneas no trabalho

Claramente, as mensagens instantâneas ajudam na produtividade e na colaboração, e sua função na cultura do trabalho remoto é quase insubstituível. Vamos dar um passo adiante e entender como ela pode gerar resultados melhores quando usada com a intenção e o cuidado adequados.

Aqui estão algumas regras básicas e de etiqueta aceitas a serem seguidas ao trabalhar com mensagens instantâneas no local de trabalho:

1. Seja profissional

À primeira vista, o trabalho com mensagens instantâneas pode parecer uma ferramenta informal, devido ao seu design e mecanismo. Mas ela ainda é uma aplicativo de mensagens comerciais no fundo. Portanto, evite linguagem informal e mantenha o profissionalismo. Use emojis com moderação, especialmente quando estiver se comunicando com a gerência ou com pessoas que não conhece bem.

2. Vá direto ao ponto

O objetivo principal do uso de mensagens instantâneas é fornecer trocas rápidas e importantes que exijam ação. Se você der explicações longas, estará traindo seu objetivo. Mantenha suas mensagens curtas, nítidas e diretas.

3. Respeite a privacidade

Evite discutir informações sensíveis ou confidenciais, como detalhes pessoais, informações financeiras ou dados proprietários, por meio de mensagens instantâneas. Se precisar compartilhar informações confidenciais, considere usar canais de comunicação seguros, como e-mail criptografado ou reuniões presenciais.

4. Respostas oportunas

Respostas rápidas são essenciais para a comunicação e a colaboração eficazes no local de trabalho. Ao receber uma mensagem, faça um esforço para responder em um prazo razoável. Isso demonstra respeito por seus colegas e ajuda a manter um fluxo de trabalho produtivo.

5. Estabeleça limites

As mensagens instantâneas não significam acesso instantâneo, especialmente fora do horário de trabalho tradicional. Mesmo dentro do horário de trabalho tradicional, o destinatário pode estar em uma reunião ou no meio de um trabalho intenso.

Estabeleça diretrizes claras para a sua equipe sobre quando usar as mensagens instantâneas. Mais importante ainda, defina regras para você. Programe horários específicos para verificar as mensagens e cumpra-os. Defina limites e incentive sua equipe a definir status quando estiverem ocupados com outras tarefas. Idealmente, não perturbe seus colegas de equipe fora do horário de trabalho, a menos que seja para uma emergência e atualizações não rotineiras. Respeite o tempo de todos e incentive essa cultura em sua equipe.

6. Mantenha-se organizado

Agrupe e rotule suas mensagens de forma organizada nas ferramentas de mensagens instantâneas. Crie grupos ou canais diferentes para tópicos dedicados para evitar distrações e desordem. Isso facilita a localização rápida de informações quando você precisar delas. Classifique seus bate-papos individuais e use cores ou outros marcadores para destacá-los.

7. Atualizações de status

Use as atualizações de status de forma eficaz para indicar quando você está ocupado ou disponível. Isso permite que você mantenha o foco sem interrupções indesejadas.

8. Minimize as distrações

Limite as distrações para criar um ambiente de trabalho mais focado e produtivo. Isso inclui minimizar o uso de mensagens instantâneas durante as reuniões ou quando estiver trabalhando em tarefas que exijam concentração profunda. Considere reservar horários específicos para verificar e responder às mensagens, como nos intervalos ou no final do dia.

9. Uso de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho

Ferramentas de gerenciamento de trabalho como ClickUp centralizar comunicação no local de trabalho e simplificam os processos de mensagens para que as equipes possam trabalhar com mais eficiência e permanecer conectadas, o que acaba gerando melhores resultados para os projetos.

Aqui estão alguns dos recursos do ClickUp que podem ajudá-lo com as mensagens instantâneas no trabalho:

Visualização do Chat do ClickUp: Visualização do bate-papo do ClickUp oferece uma interface fácil de usar para enviar e receber mensagens em tempo real. **O modo de exibição de bate-papo está perfeitamente integrado ao sistema de gerenciamento de mensagens do ClickUp Espaço de trabalho do ClickUp permitindo que você se comunique diretamente sem sair da plataforma.

Visualização do ClickUp Chat

Colabore, envie arquivos e crie canais de bate-papo dedicados no ClickUp Chat View

Você pode participar de conversas individuais ou em grupo, mantendo todas as discussões organizadas e acessíveis no ambiente de gerenciamento de projetos.

Alguns dos outros recursos que o Chat View oferece incluem:

Compartilhamento de arquivos: Você pode compartilhar arquivos, documentos e imagens diretamente no chat, facilitando a colaboração em projetos e o compartilhamento de informações
Atribuição de tarefas: UseClickUp @mentions do ClickUp para trazer qualquer pessoa para a conversa e atribuir comentários para garantir que o trabalho continue sem nenhuma distração
Integração de gerenciamento de tarefas: Conecte perfeitamente as conversas de bate-papo com as tarefas no ClickUp, permitindo que você discuta detalhes do projeto, atribua tarefas e acompanhe o progresso diretamente no bate-papo
Atualizações em tempo real: Mantenha-se atualizado sobre o desenvolvimento do projeto e receba notificações sobre atribuições de tarefas, comentários e menções

Leia também: 10 melhores aplicativos e ferramentas de comunicação de equipe em 2024 ClickUp Brain: Cérebro ClickUp é um assistente inteligente que ajuda você a criar mensagens eficazes. Ele fornece sugestões e modelos para escrever mensagens claras e impactantes, garantindo que elas sejam bem estruturadas e relevantes. Esse recurso melhora a qualidade das interações e evita mal-entendidos.

Cérebro ClickUp

Peça à IA para criar planos e escrever mensagens para você com o ClickUp Brain

Veja como o ClickUp Brain pode ajudar:

Acesso rápido: Use a função de pesquisa para encontrar rapidamente as informações de que você precisa, economizando tempo e reduzindo a necessidade de longas conversas de ida e volta
Polimento de suas mensagens: Passe mensagens de alto risco pelo ClickUp Brain para verificar a ortografia, a gramática e o tom

Automações do ClickUp: Automação do ClickUp do ClickUp incluem seu aplicativo de mensagens, que permite que os usuários configurem respostas automáticas e agendem mensagens.

Automações do ClickUp

Crie fluxos de trabalho para acelerar as coisas no trabalho com o ClickUp Automations

Isso pode ser particularmente útil para enviar lembretes, atualizações ou notificações sem intervenção manual. A automação mantém uma comunicação consistente no local de trabalho e garante que mensagens ou atualizações importantes sejam enviadas para a pessoa certa no momento certo.

Modelo de mensagem instantânea do ClickUp: Modelo de mensagem instantânea do ClickUp aborda seu primeiro medo - como começar. Ele está pronto para ser usado e pode fazer com que você comece a trabalhar em segundos.

Para gerenciar efetivamente as conversas, crie um projeto separado para cada tópico e convide os membros relevantes da equipe para participar desses projetos. Use a barra de pesquisa no modelo para localizar rapidamente mensagens importantes e arquivar as desatualizadas para organizar seu espaço de trabalho. Você também pode configurar notificações para se manter informado sobre o andamento da conversa e garantir respostas oportunas.

Faça o download deste modelo

Evite chats desorganizados e simplifique a colaboração com o modelo de mensagem instantânea do ClickUp

Com este modelo, sua equipe pode:

Organizar as conversas: Manter todos os tópicos de mensagens em um único local bem estruturado
Priorizar de forma eficaz: Concentrar-se nas conversas mais importantes para maximizar a produtividade
Garantir que nenhuma mensagem seja perdida: Evitar mensagens esquecidas ou negligenciadas
Colaboração simplificada: Diga adeus aos chats desorganizados e aproveite o trabalho em equipe eficiente

Faça o download deste modelo

Aspectos de segurança das mensagens instantâneas que devem ser observados

As ameaças cibernéticas podem causar danos críticos à comunicação empresarial, especialmente quando se trata de dados confidenciais da organização. Aqui estão alguns aspectos que você deve ter em mente para entender como Segurança do ClickUp do ClickUp se comparam com os de outras plataformas importantes.

1. Acesso não autorizado

Mantenha seus canais e grupos internos para evitar que hackers entrem sem autorização em sua comunicação comercial crítica. Garanta medidas robustas de autenticação e que todos as sigam.

O ClickUp permite que os administradores definam claramente as funções e permissões dos usuários, o que acaba limitando o acesso a informações confidenciais com base nas funções dos usuários.

2. Dados confidenciais

As mensagens instantâneas são incrivelmente convenientes porque permitem que você compartilhe facilmente qualquer informação. No entanto, ela também tem sua parcela de riscos. Um dos mais significativos são as violações de dados. As informações confidenciais compartilhadas por meio de mensagens instantâneas podem ser o principal alvo dos hackers.

O ClickUp oferece suporte a Single Sign-On (SSO), que permite que os usuários se autentiquem usando suas credenciais de identidade corporativa. Isso significa simplesmente que você elimina o risco de gerenciar várias senhas.

3. Senhas fracas

Todos nós conhecemos a tentação de usar senhas usadas com frequência e fáceis de lembrar. Elas nos permitem fazer login em nossas contas com rapidez e sem esforço. Mas a preguiça pode custar uma fortuna à sua organização. Se você tiver uma senha fraca ou antiga, as chances de sua conta ser invadida são maiores do que as de alguém com uma senha difícil. Também é um bom hábito atualizar suas senhas regularmente.

O ClickUp segue os padrões e as regulamentações do setor, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), os Controles de Sistema e Organização 2 (SOC 2) e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), garantindo que a plataforma atenda aos altos padrões de segurança e privacidade.

Comparação dos recursos de segurança com outras plataformas

Favorita do setor software de comunicação empresarial e aplicativos como Bate-papo do Google e o Skype for Business têm recursos de segurança robustos. Vamos ver como os recursos de segurança do ClickUp se comparam aos de outros aplicativos populares de mensagens instantâneas.

Google Chat

O Google Chat está em conformidade com os padrões populares de segurança do setor, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) e a Lei de Privacidade e Direitos Educacionais da Família (FERPA)
As mensagens do Google Chat são criptografadas durante todo o seu ciclo de vida. Elas são criptografadas tanto durante a transmissão quanto durante o armazenamento
O Google Chat tem uma duração de sessão que pode variar de acordo com fatores como a atividade do usuário e as configurações da conta. Por exemplo, os delegados e os superadministradores podem ter durações de sessão mais curtas

Skype for Business

A Microsoft usa o OAuth, um protocolo de autenticação de servidor para servidor, para garantir a troca segura de mensagens instantâneas no Skype for Business e em outros produtos proprietários, como o Microsoft Exchange
O Controle de Acesso Baseado em Função (RABA) do Skype garante que os usuários obtenham apenas a permissão necessária com base em sua função. Ele delega tarefas administrativas e evita erros com permissão total
O Skype para empresas usa AES (Advanced Encryption Standard) de 128 bits, SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) e TLS (Transport Layer Security). Basicamente, pode-se dizer que eles estão bastante seguros aqui

Slack

O Slack oferece criptografia de ponta a ponta para mensagens diretas e arquivos compartilhados em mensagens diretas. Isso significa que somente você e o destinatário pretendido podem ler ou acessar o conteúdo
Você pode ativar a 2FA no Slack para adicionar uma camada extra de segurança, exigindo um código do seu telefone ou de outro dispositivo, além da sua senha
O Slack adere a certificações de conformidade padrão do setor, como SOC 2 Tipo II, ISO 27001 e GDPR, demonstrando seu compromisso com a proteção de dados

Lidando com os desafios e as desvantagens das mensagens instantâneas

Embora as vantagens das mensagens instantâneas sejam muitas, elas também têm algumas desvantagens:

1. Distração e baixa produtividade

A enxurrada constante de notificações de um aplicativo de mensagens instantâneas pode interromper o fluxo de trabalho e diminuir a produtividade, fazendo com que seu dia se resuma a momentos de "ping!" que dificultam a concentração em qualquer coisa.

Essa necessidade constante de verificar as mensagens pode levar ao que é conhecido como "troca de contexto", em que seu cérebro precisa mudar de marcha, privando-o de energia e tempo.

**Soluções

Estabeleça horários específicos durante o dia para verificar e responder às mensagens
Ative os recursos Não Perturbe em seu dispositivo para evitar distrações durante tarefas cruciais
Defina claramente suas prioridades e aloque o tempo de acordo com elas

2. Comunicação errônea e falta de clareza

Diferentemente das chamadas telefônicas ou de vídeo, as mensagens instantâneas podem ser facilmente mal interpretadas devido à falta de tom e contexto, o que pode resultar em possíveis conflitos ou mal-entendidos entre os funcionários. Isso pode fazer com que os destinatários interpretem mal a intenção ou a seriedade de uma mensagem, causando confusão ou ofensa.

**Soluções

Não hesite em pedir esclarecimentos se não tiver certeza sobre o significado de uma mensagem
Evite jargões e termos ambíguos. Seja específico e direto em suas mensagens
Use emojis e GIFs com moderação para transmitir o tom e a emoção, mas tenha em mente as diferenças culturais

3. Sobrecarga de informações

Um aplicativo de mensagens instantâneas pode sobrecarregá-lo com informações, dificultando a priorização e a manutenção do foco. Essa sobrecarga de informações pode resultar em confusão, mensagens perdidas e detalhes importantes que se perdem na conversa.

Soluções:

Aproveite a função de pesquisa para encontrar rapidamente mensagens ou informações específicas
Use canais ou pastas para categorizar as conversas e mantê-las organizadas
Silencie as notificações de canais ou indivíduos menos importantes para reduzir a sobrecarga de informações

4. Dependência da tecnologia

A dependência extrema de qualquer aplicativo de mensagens instantâneas pode causar problemas críticos se ele apresentar falhas técnicas e se recusar a cooperar.

Se os funcionários dependerem muito de mensagens instantâneas, qualquer interrupção pode interromper o trabalho. Mensagens importantes podem não ser transmitidas, atualizações críticas não serão verificadas e a tomada de decisões pode ser adiada, causando frustração.

Soluções:

Não dependa apenas de mensagens instantâneas. Considere o uso de e-mail, chamadas telefônicas ou reuniões presenciais para discussões importantes
Desenvolva planos de contingência para falhas ou interrupções técnicas, como o uso de métodos de comunicação alternativos
Mantenha seu aplicativo de mensagens e o software do dispositivo atualizados para minimizar os problemas técnicos

5. Falta de interação pessoal

As mensagens instantâneas podem reduzir as interações face a face, afetando negativamente suas metas de formação de equipe.

Sem a comunicação pessoal, é um desafio construir relacionamentos saudáveis, entender dicas não verbais e criar um senso de comunidade entre os membros da equipe. Essa falta de conexão pessoal pode levar a sentimentos de isolamento e enfraquecer o espírito geral da equipe.

Soluções:

Promova interações casuais fora do trabalho, como atividades de formação de equipe ou coffee breaks virtuais
Realize reuniões regulares com a equipe, tanto presenciais quanto virtuais, para incentivar conexões pessoais e construir relacionamentos
Quando possível, use a videoconferência para ver e ouvir uns aos outros, o que pode melhorar a comunicação e criar um relacionamento

6. Uso inadequado

É natural que acabemos usando um aplicativo de mensagens instantâneas para conversas não relacionadas ao trabalho. Quando nos envolvemos em conversas casuais, isso pode nos distrair das tarefas que temos em mãos.

Esse uso inadequado das plataformas de mensagens pode resultar em menos foco no trabalho e mais tempo gasto em discussões fora do assunto.

Soluções:

Instrua os funcionários sobre as possíveis consequências do uso inadequado e incentive o comportamento responsável
Estabeleça diretrizes claras para o uso adequado de mensagens instantâneas no local de trabalho

7. Dificuldade de rastreamento e responsabilidade

Pode ser difícil rastrear conversas e garantir a responsabilidade com mensagens instantâneas, especialmente em condições de trabalho remoto.

Discussões e decisões importantes podem ficar ocultas nas mensagens, dificultando a revisão de interações passadas ou a responsabilização dos funcionários por suas contribuições e compromissos.

Soluções:

Comunique claramente as expectativas com relação a tempos de resposta, responsabilidade e documentação
Revise seu histórico de bate-papo para rastrear conversas, listas de tarefas e decisões

A abordagem do ClickUp para mensagens instantâneas

As configurações e políticas do espaço de trabalho podem ser configuradas para se alinharem às diretrizes da empresa e monitorar o uso
Registros de auditoria detalhados, histórico de mensagens e recursos de atribuição de tarefas ajudam a aprimorar o rastreamento e a responsabilidade
Listas de verificação do ClickUp fornecem ferramentas como tags, tópicos e canais para gerenciar e priorizar informações de forma eficaz
Configurações de notificação personalizáveis e modos Do Not Disturb ajudam a gerenciar as distrações
Recursos integrados em seu aplicativo de mensagens instantâneas, como conversas encadeadas e edição de mensagens, melhoram a clareza e o contexto. Edição de IA do ClickUp do ClickUp auxiliam na elaboração de uma mensagem, ou você também pode editar o texto existente
Garante alta disponibilidade e confiabilidade por meio de manutenção regular e infraestrutura robusta
Integra-se com ferramentas de videoconferência e incentivacomunicação híbrida estratégias

Aproveite as mensagens instantâneas no trabalho para uma comunicação eficiente

A evolução das ferramentas de mensagens instantâneas, especialmente com plataformas como o ClickUp e outros aplicativos populares de mensagens instantâneas, percorreu um longo caminho desde seu início humilde.

As plataformas de mensagens instantâneas eram inicialmente ferramentas simples para trocas rápidas, mas evoluíram para plataformas sofisticadas que integram recursos incríveis de gerenciamento de projetos.

Portanto, aproveite os recursos do ClickUp, como a visualização de bate-papo, o assistente de IA, a automação e os modelos de mensagens, para fazer uso eficiente das mensagens instantâneas no trabalho. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!