직장에서의 일상을 상상해 보세요. 하루 일과를 시작하면서 가장 먼저 하는 일은 무엇일까요? 아마도 이메일을 확인하는 것으로 하루가 시작될 것입니다. 사실, 전문가들이 이메일을 확인하는 것은 반복되는 기능일 수 있습니다 매일 15회 !
이메일 알림이 계속 울리고 받은 편지함에 이메일이 너무 많아서 어디서부터 시작해야 할지 모르겠나요? 이메일 관리 팁을 제대로 찾아 오셨습니다.
상황이 너무 심각해지면 이메일 불안증에 시달릴 수도 있습니다(아니요, 저희가 지어낸 말이 아닙니다!). 이메일 불안은 압도적인 두려움과 불안감으로 인해 생산성에 영향을 미치고 정신 건강에 흠집을 남기는 합법적인 조건입니다.
다행히도 이러한 상태에 빠지는 것을 방지할 수 있는 10가지 이메일 관리 전략이 있습니다.
이메일 수신함이 어수선해지는 원인은 무엇인가요?
수신함에 이메일이 넘쳐나는 것은 분명한 문제입니다. 해결책을 제시하기 전에 근본적인 문제를 살펴볼 필요가 있습니다. 다음은 이메일 수신함이 어수선해지는 몇 가지 이유입니다:
- 많은 양의 이메일: 2022년, 약3,330억 개의 이메일 이 매일 송수신되고 있습니다. 이 수치는 2026년에는 3,925억 개로 늘어날 것입니다! 이 통계는 매일 주고받는 이메일의 엄청난 양을 강조하며, 이는 계속 증가하여 모든 사람의 수신함에서 빠르게 스페이스를 차지할 수밖에 없습니다
- 미루기: 평균적으로 받은 편지함은 다음과 같은 무덤입니다이메일 200개-와121개의 새 이메일 매일 추가됩니다. 그러나 이 중 일부만 응답을 받아 누적 효과를 트리거합니다. 그 결과 쌓이는 이메일은 의사 결정 마비를 일으키기에 충분하며, 이는 곧 미루는 일로 이어집니다. 또한 서면 커뮤니케이션 초안을 작성할 때 올바른 언어와 어조를 찾는 것도 이메일의 원활한 소통을 방해하는 또 다른 장애물입니다
- 정리 부족: 수동 이메일 정리는 최대하루 14분 평균적으로요. 많지 않은 시간처럼 보일 수 있지만, 이 시간이 부족하면 받은 편지함의 혼란이 더욱 심해집니다. 이메일이 한꺼번에 쌓이면 중요한 이메일의 우선순위를 정하고 응답하기가 더 어려워집니다. 동시에 나중에 검토할 이메일의 위치와 조치가 필요하지 않은 이메일의 위치를 파악해야 합니다
- 뉴스레터 구독: 성공적인 이메일 마케팅 전략은 독자를 구독자로 전환하는 것입니다. 그러나 이러한 이메일이 그 가치를 상실할 때가 있습니다. 또는 관심 있는 내용이 포함되어 있더라도 잡동사니에 파묻혀 수신함의 폐허와 잔해의 일부가 될 것입니다. 따라서 이러한 뉴스레터를 구독 취소하지 않으면 받은 편지함을 관리하기 어렵게 됩니다
- 이메일을 통한 작업 관리: 많은 사람들이 받은 편지함을 작업 관리자로 사용하는 경우가 많습니다. 읽지 않은 메일은 할 일 목록에 속하고 읽은 메일은 처리한 메일에 속합니다. 이러한 시스템은이메일 작업 관리 는 일시적으로 단기적으로는 그 목적을 달성할 수 있습니다. 그러나 계속 사용하면 관련 작업의 길이나 복잡성에 따라 읽지 않은 메시지가 수신함에 압도적으로 많은 수가 쌓이게 됩니다
받은 편지함을 정리하는 10가지 이메일 관리 전략
올바른 이메일 관리 방법을 사용하면 이메일 처리가 더 쉬워집니다 이메일 생산성 도구 와 보완적인 이메일 관리 전략을 소개합니다. 이를 최대한 활용할 수 있는 10가지 방법을 소개합니다:
1. 이메일 관리 도구 사용
한 곳에서 이메일 관리 및 작업 - ClickUp에서 어디서나 이메일을 보내고 받고, 이메일에서 작업을 생성하고, 자동화를 설정하고, 모든 작업에 이메일을 첨부하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다
받은 편지함 가득 찬 낭비 27분 매일, 그것도 야심찬 추정치입니다. 이메일(또는 적어도 제목)을 수동으로 살펴보고, 이메일이 유용한지 여부를 결정하고, 우선순위, 발신자 등에 따라 이메일을 정리해야 합니다.
27분 안에 이 모든 작업을 완료됨으로써 초인적인 집중력을 발휘해야 합니다!
반면에 효과적인 이메일 관리 소프트웨어 clickUp에서 제공하는 것과 같은 솔루션이 이 모든 것을 대신해 줍니다. 이메일 관리 도구는 수신함 정리를 혁신적으로 개선합니다. 우선순위에 따라 이메일을 정렬하고, 알림을 연기하고, 지능적으로 이메일을 분류하여 수신 스트림을 전문적으로 관리할 수 있습니다.
또한, 이메일 관리에 ClickUp을 사용하면 익숙하지 않은 인터페이스로 전환할 필요가 없습니다. 기존 이메일 서비스 제공자가 제공하는 표준 레이아웃과 동일한 쉽고 편리한 기능을 사용할 수 있습니다.
따라서 이러한 이메일 자동화를 활용하여 진정으로 주목해야 할 일에 집중하세요.
2. 이메일 루틴 설정하기
평균적으로 개인이 이메일을 확인하는 시간은 다음과 같습니다 37분마다 또는 하루에 15번 . 이렇게 하면 생산성이 중단되고 약 추가적으로 21분 시간당 이메일 확인에 소요되는 시간보다 하루에 더 많은 시간을 할애합니다.
시간별 확인도 방금 받은 작업 B를 걱정하면서 작업 A를 처리하게 되므로 생산성이 다소 떨어집니다! 전문가들은 이메일을 하루에 최대 세 번만 확인할 것을 권장합니다.
첫째, 아침에 하루를 시작할 때 일정을 준비하세요. 둘째, 오후에는 점심시간이 끝난 후 급한 일이 있으면 처리하고 후속 조치를 취하세요. 마지막으로, 업무가 끝나기 전에 그날의 커뮤니케이션에 응답하고 다음 날의 아젠다를 작성합니다.
이러한 루틴을 따르면 산만함을 없애고 생산성을 유지하며 마음의 평화를 얻을 수 있습니다.
3. 라벨, 폴더, 카테고리로 정리하기
대부분의 이메일 서비스 제공자는 사용자가 받은 편지함을 정리할 수 있도록 표준 탭을 제공합니다. 예를 들어, 일반적인 이메일은 기본적으로 기본 탭 또는 기본 수신함에, 마케팅 이메일은 프로모션 탭에, 소셜 탭에는 Gmail의 소셜 미디어 알림이 들어 있습니다. 나머지는 스팸 폴더로 이동합니다.
또한 사용자는 다음과 같은 알림을 받게 됩니다 조직 도구 라벨, 폴더, 카테고리 등의 도구를 사용하여 더욱 간소화할 수 있습니다. 기능 또는 역할 기반 접근 방식에 따라 폴더를 만들어 이메일을 분류하고 쉽게 탐색하세요. 예를 들어 웹사이트를 구축하는 프로젝트 관리자가 있다고 가정해 보세요.
받은 편지함에는 다음과 같은 폴더를 만들 수 있습니다 이메일 프로젝트 관리 -개발자, 디자인 팀, 테스트 및 배포, 클라이언트 전용 폴더를 별도로 만듭니다. 그런 다음, 프로젝트에 따라 프로젝트 우선순위 및 개발 단계에 따라 중요한 폴더를 먼저 확인하세요.
4. 규칙 기반 필터를 사용해 이메일 분류하기
이메일 정리와 분류에 대해 이야기했으니 이제 규칙 기반 필터에 대해 알아보겠습니다.
규칙 기반 필터는 메시지를 분류하기 위한 빠른 이메일 자동화 해킹입니다. 발신자의 이메일 주소, 제목, 특정 키워드 등 미리 정의된 기준에 따라 수신 이메일을 평가합니다.
그런 다음 이러한 조건에 따라 라벨 적용, 폴더로 이동, 텍스트 강조 표시, 심지어 이메일 삭제와 같은 자동 작업을 트리거합니다.
예를 들어 중요한 클라이언트의 이름에 대한 규칙 기반 필터를 설정할 수 있습니다. 이 주제와 관련된 이메일은 내부 및 외부 모두에 효과적으로 라벨이 지정되고 지정된 폴더로 이동되어 쉽게 액세스할 수 있습니다.
반면에 다른 규칙 기반 필터를 사용하여 프로모션 이메일을 다른 폴더에 덤프할 수 있습니다. 이렇게 하면 기본 수신함의 시각적 혼란을 줄이면서 중요한 이메일에 대한 가시성을 완벽하게 확보할 수 있습니다.
또한 전문가들이 이메일을 수동으로 분류하는 데 매일 약 11분을 낭비하는 만큼 시간과 노력도 절약할 수 있습니다.
5. 과감한 삭제(및 수신 거부)
불필요한 이메일을 삭제하는 것은 깔끔하고 능률적이며 체계적인 수신함을 만들기 위한 사전 예방적 이메일 관리 전략입니다.
원치 않거나 관련성이 없고 오래된 메시지를 모두 삭제하면 쌓이는 것을 방지할 수 있을 뿐만 아니라 카타르시스도 느낄 수 있습니다. 이메일의 유입을 제어할 수 있어 업무에 대한 부담감을 덜 수 있습니다.
또한 시각적으로 명확하게 표시되므로 중요하지 않은 이메일을 솎아내고 메시지를 검색할 때 발생하는 인지적 부담과 좌절감을 덜어줍니다.
뉴스레터 및 이메일 마케팅 캠페인의 구독 취소에도 동일한 철학이 적용됩니다. 프로모션 이메일이나 뉴스레터가 2주 이상 수신함에 읽지 않은 상태로 남아 있는 경우 수신 거부 링크를 사용하세요.
이메일을 보관할 가치가 있는지 또는 삭제해야 하는지 잘 모르시겠어요? OHIO(한 번만 처리) 모델을 팔로우하여 결정하세요. 이 원터치 리트머스 테스트는 첫인상에 의존하여 이메일이 가치를 제공하는지 여부를 직관적으로 판단합니다. 따라서 이메일이 '그만한 가치가 있는지' 끊임없이 고민하는 수고를 덜 수 있습니다
또한 안전망의 일환으로 이메일을 30일 동안 휴지통에 보관할 수 있습니다. 필요한 경우 복구할 수 있으며, 자동 삭제된 이메일은 어차피 필요 없는 것이니까요! 보관 폴더를 사용하여 이미 읽은 모든 이메일을 정리할 수도 있습니다.
6. 적게 보내고 적게 받기
이메일이 보편화되면서 이메일을 통해 연락하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다. 하지만, 특히 사소한 일로 이메일을 너무 많이 보내는 경향이 있다면 같은 대우를 받을 준비를 하세요. 이메일은 또한 길고 복잡한 서면 교환의 스레드를 생성하여 쉽게 손에서 벗어날 수 있습니다.
반대로 발신 이메일의 양을 줄이면 수신 회신과 응답의 흐름을 최소화할 수 있습니다. 이렇게 하면 수신함을 정리하고 보다 집중적이고 체계적인 디지털 작업 공간으로 전환하여 Front-loading 값을 높일 수 있습니다.
로 전환 이메일 대체 인스턴트 메시징, 프로젝트 관리 도구, 심지어 전화 통화와 같이 간결하고 명확한 커뮤니케이션을 우선시합니다. 더 이상 인사말과 담론으로 장황하게 이메일을 작성할 필요 없이 업데이트와 논의의 핵심을 바로 전달할 수 있습니다.
이처럼 긍정적이고 의도적이며 의미 있는 커뮤니케이션 문화가 정착되면 시간과 노력을 절약하고 더 짧은 시간에 더 많은 일을 완료됨을 느낄 수 있습니다.
7. 미리 준비된 답변 설정하기
clickUp 내 이메일 템플릿 옵션 _ 이메일 보내기
동일한(또는 유사한) 이메일을 자주 반복해서 작성하고 보내시나요? 그렇다면 이메일 템플릿과 미리 준비된 응답으로 전환해야 할 때입니다.
일반적인 메시지와 쿼리에 대한 미리 준비된 응답을 작성하는 데 능숙할 필요는 없습니다. 이제 이메일을 처음부터 다시 작성할 필요가 없습니다! 이메일에서 이메일 작성 도구 를 실행하고 적절한 프롬프트를 입력하면 몇 초 안에 미리 준비된 응답을 위한 몇 가지 옵션을 얻을 수 있습니다!
ClickUp AI를 사용하여 더 빠르게 작성하고 카피, 이메일 응답 등을 다듬으세요
이러한 도구는 이 작업을 더 쉽고 시간 소모가 적을 뿐만 아니라, 높은 응답률을 유지하면서 브랜딩 일관성과 오류 감소를 보장합니다.
다음과 같은 tools ClickUp AI 는 대량의 유사한 메시지와 문의에 대해 지능적으로 개인화된 답변을 생성할 수 있어 비즈니스에 거의 무한한 확장성을 제공합니다.
ClickUp AI는 특정 사용 사례 및 애플리케이션, 콘텐츠 마케팅, 이벤트 기획, 설문조사 작성 등을 위한 이메일을 유연하게 제작할 수 있습니다. 이를 사용하여 보다 명확하고 간결하며 형식에 맞는 이메일을 작성하세요.
8. 2분 규칙을 따르세요
이메일 관리 전략과 효과적인 시간 관리는 밀접한 관련이 있습니다. 수신함 관리가 제대로 이루어지지 않으면 시간과 리소스가 얼마나 낭비되는지 이미 설명한 바 있습니다. 반대로 시간이 부족하면 이메일을 효율적으로 처리하기가 더 어려워집니다.
2분 규칙은 미루는 일을 완화하기 위해 시간과 정리의 균형을 완벽하게 맞춰줍니다. 이 원칙에 따르면 작업을 완료하는 데 2분 미만이 필요한 경우 미루지 말고 즉시 응답하세요.
이메일 관리의 경우, 2분 규칙을 사용하면 응답성을 유지하면서 깔끔하게 정리된 수신함을 유지하는 데 도움이 됩니다.
2분 규칙을 사용하여 이메일에 응답, 위임, 삭제 또는 조치를 취하세요. 예를 들어, 빠른 확인이나 간단한 답변이 필요한 이메일이거나 즉시 완료할 수 있는 간단한 작업과 관련된 경우 즉시 처리하면 백로그를 방지할 수 있습니다.
2분 규칙은 단지 생산성 해킹 사례별로 신중하게 적용해야 합니다. 일부 이메일은 미묘한 접근 방식이 필요할 수 있으므로 동일한 매개변수로만 평가할 수 있습니다.
따라서 간단한 이메일에는 빠른 수정 기능을 사용하고 복잡한 이메일에는 활동을 분류하고 예약하세요.
9. 공유 받은 편지함으로 협업하기
공유 받은 편지함은 다음과 같습니다 받은 편지함 관리 도구 이메일 및 관련 데이터를 중앙 집중화하기 위한 도구입니다. 팀과 부서가 협업할 수 있도록 여러 개의 수신함을 결합한 모든 수신 및 발신 이메일의 저장소입니다.
적절한 액세스 제어 기능을 갖춘 이러한 통합 플랫폼은 명시적으로 이메일을 주고받을 필요 없이 데이터와 지식 공유를 간소화합니다.
정보를 얻기 위해 이메일 체인에 가입해 본 적이 있다면 지속적인 (때로는 원치 않는) 알림의 성가심을 이해하실 것입니다!
공유 받은 편지함은 관리자가 팀원에게 빠르고 효율적으로 이메일을 할당할 수 있어 마케팅, 영업, 지원 등 고객 대면 업무에 큰 도움이 됩니다.
이렇게 완료됨으로써 모든 것이 원활하게 운영되고 비즈니스에서 최대한의 전문 지식과 최소한의 시간으로 문의에 응답할 수 있습니다.
ClickUp과 같은 플랫폼은 다음과 같은 도구를 통해 공유 받은 편지함을 한발 앞서 제공합니다 ClickUp 문서 . 팀원들이 리치 문서, 위키, 지식 베이스를 만들고, 공유하고, 협업하는 공동 작업 공간입니다.
또한 자동화를 위해 워크플로우에 연결할 수도 있습니다, 문서 편집 실시간으로 댓글을 남기고, 작업을 할당하고, 이메일 초안을 작성하는 것보다 훨씬 더 많은 일을 할 수 있습니다!
10. 모든 것을 통합하세요
통합 및 시스템 통합은 이메일 관리 전략의 마지막 단계입니다. 회사의 전체 기술 스택을 패치하여 공평한 경쟁 필드를 설정하는 데 도움이 됩니다.
서로 다른 시스템과 플랫폼을 연결하면 데이터와 정보의 흐름을 원활하게 하는 동시에 격차를 해소하고 병목 현상을 제거하며 일관된 디지털 환경을 제공할 수 있습니다. 또한 데이터 사일로 형성을 방지하고 다양한 비즈니스 활동에 상호 보완적인 효과를 가져옵니다.
ClickUp 내에서 이메일 송수신으로 이메일 관리 간소화
예를 들어, 이메일을 달력 및 비디오 회의 애플리케이션과 통합하면 다음에 대한 알림을 설정할 수 있습니다 회의 초대 를 클릭하고 즉시 참여하세요.
마찬가지로, 고객 관계 관리(CRM) 플랫폼과 이메일을 통합하면 플랫폼을 전환하지 않고도 관련 고객 정보에 액세스하여 개인화를 제공할 수 있습니다.
다행히도, ClickUp 통합 는 다양한 CRM 플랫폼, 클라우드 스토리지 옵션, 달력 애플리케이션, 생산성 도구 등과 기본적으로 작동하는 1000개 이상의 도구를 포함합니다.
요컨대, Gmail과 Outlook 수신함을 ClickUp과 통합하는 것은 정말 천생연분입니다.
효과적인 이메일 관리 전략으로 받은 편지함에 숨을 불어넣으세요
이상으로 이메일 관리를 위한 10가지 전략에 대해 알아보았습니다.
위의 팁이 도움이 될 수는 있지만 효과적인 이메일 관리 기술을 습득하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다.
수신함을 더욱 세밀하게 제어하기 위해 끊임없이 혁신하고 개선해야 하는 혁신적인 접근 방식이 필요합니다.
또한 수신함을 길들이는 데 집중하는 대신 효율성, 체계성, 원활한 교환을 우선시하는 커뮤니케이션 시스템을 개발하는 것이 좋습니다. 이러한 프레임워크는 이메일(또는 다른 모든 양식의 커뮤니케이션)을 생산성과 의미 있는 일의 촉매제이자 원동력으로 삼을 수 있게 해줄 것입니다.