효과적인 회의 초대 이메일을 보내기 위해 앉아있을 때, 빈 메시지 상자가 다소 부담스러울 수 있습니다. 비디오 미팅 링크와 시작 시간부터 잘 정리된 회의 아젠다에 이르기까지 적절히 포함시켜야 할 세부 사항이 많기 때문입니다.
하지만 너무 캐주얼하지도, 너무 불길하지도, 경박하지도 않은 적절한 분위기를 설정하는 것도 중요합니다.
적절한 분위기를 조성하면 모든 사람이 제시간에 도착하여 비즈니스에 착수할 준비를 할 수 있으며, 충돌이 발생할 경우 참석자가 회의를 방해할 가능성도 줄어듭니다.
이 가이드는 매번 효과적인 이메일 회의 초대를 만들기 위한 실행 플랜입니다. 먼저 몇 가지 예시를 제시하고, 포함할 내용에 대한 체크리스트를 제공하여 이러한 예시를 비즈니스 회의에 필요한 내용으로 구체화할 수 있도록 도와드립니다. 🏅
좋은 회의 초대가 중요한 이유는 무엇인가요?
회의 초대를 대수롭지 않게 여기지 마세요. 회의 초대장은 회의의 분위기를 설정하고 참석자가 회의 중에 준비하고 기여하는 데 필요한 모든 것에 대한 리소스 허브가 되어야 합니다. 이메일 회의 초대를 잘 작성하면 관련된 모든 사람에게 윈윈이 됩니다:
- 사람들이 제시간에 쉽게 참석할 수 있음: 비디오 회의 링크 또는 실제 위치, 날짜와 시간, 사람들이 회의실에 입장하는 데 필요한 비밀번호나 세부 정보를 포함시켜 쉽게 볼 수 있도록 하세요. 이렇게 하면 질문, 지연, 노-쇼를 줄일 수 있습니다. 더 좋은 점은 모두가 나타나기를 기다리는 동안 어색한 5분간의 잡담을 하지 않아도 된다는 것입니다
- 모두가 회의의 목적이 무엇인지 알 수 있습니다회의 아젠다와 같이 효과적인 이메일 미팅 초대는 모든 사람에게 회의의 내용을 알려줍니다. 이렇게 하면 전체 이벤트를 쉽게 추적할 수 있고 이벤트가 탈선하는 것을 막을 수 있습니다. 또한, 사람들이 준비 작업을 마친 상태에서 참석해야 하는 경우에도 명확한 초대를 통해 모든 사람이 책임감을 가질 수 있습니다
- 전문가처럼 보이세요: 클라이언트는 당신이 일을 잘 처리하는 전문가라는 것을 알게 되고, 동료는 당신이 비즈니스를 중요시한다는 것을 알게 되며, 조직 차트의 모든 레벨에 있는 사람들은 당신의 회의가 중요하다는 것을 알게 됩니다
회의 초대가 기본이라고 해서 회의 초대에 많은 시간을 할애해야 한다는 의미는 아닙니다. 이제 효과적인 이메일 회의 초대를 만드는 것이 중요한 이유에 대해 같은 페이지에 올렸으니, 단 몇 분 만에 최고의 이메일 초대를 보낼 수 있도록 예시, 체크리스트 및 워크플로우 변경 사항을 살펴보세요.
내부 회의 초대 예시
내부 회의에 효과적인 이메일 초대를 위해 ClickUp에서 템플릿을 구축하세요
지금 당장 내부 회의에 대한 회의 초대 이메일을 보내야 하는데 영감을 얻고 싶으신가요? 이 예시를 사용하여 이메일을 시작한 다음 세부 사항을 변경하거나 빈칸을 채우세요.
예시 #1: 그룹 비디오 회의
그룹 회의는 특히 원격 근무와 하이브리드 근무에서 흔히 발생합니다. 목적과 회의 아젠다가 명확하게 드러나는 간결한 제목으로 팀 회의 초대 이메일을 보내세요:
좋은 오후 [이름],_
이 이메일이 잘 전달되길 바랍니다! 우리는 [날짜]에 [주제]를 논의하기 위해 [시간대]에 회의를 하고 있으니 [목적]을 위해 [시간대별 시간]에 참석해 주세요
이 회의에서 논의할 내용은 다음과 같습니다
- 요점 1
- 포인트 2
- 포인트 3
- 포인트 4
회의 시작 전에 궁금한 점이 있거나 회의 아젠다에 추가해야 할 사항이 있으면 알려주세요 _
최선을 다하겠습니다
[귀하의 이름]
회의 요청 자체를 통해 이 메시지를 보내면 회의 URL이 자동으로 포함되고 참석자의 Google 캘린더와 동기화되는 것이 가장 이상적입니다.
예시 #2: 반복되는 팀 회의
ClickUp 문서에서 반복 회의 노트 만들기
팀을 관리하신다면 정기적으로 모든 사람을 한자리에 모아 확인하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 계실 것입니다. 팀 커뮤니케이션 텍스트 도구와 인스턴트 메시지를 통해 90%의 정보를 얻을 수 있지만, 정기 회의는 나머지 10%의 정보를 제공합니다. 정기 회의 초대 이메일은 다소 비공식적일 수 있지만 여전히 정보가 가득 담겨 있어야 합니다.
안녕하세요 [이름],_
다음 회의 시간입니다! 이번 [날], 우리는 [주제]에 대해 논의할 것입니다. 아젠다는 다음과 같습니다
- 포인트 1
- 포인트 2
- 포인트 3
- 포인트 4
일반적인 질문과 팀과 논의하고 싶은 상황에 대한 시간도 가질 예정입니다. 아젠다를 살펴보시고 궁금한 점이 있으시면 언제든 말씀해 주세요
곧 다시 뵙겠습니다
[귀하의 이름]
이러한 회의는 일상적으로 이루어지므로 템플릿을 저장해 두었다가 탭하여 보낼 수 있는 좋은 기회입니다.
예시 #3: 일대일 회의
때때로 관리자와 팀원 간의 일대일 회의는 직속 보고자에게 엄청난 스트레스가 될 수 있습니다. 따라서 무엇보다도 회의의 목적을 명확히 하고, 직속 상사에게 부담을 주지 않도록 하세요. 갑작스럽거나 예상치 못한 회의라면 상대를 안심시키거나 좋은 소식이 있을 때 미리 알려주세요(가능하다면).
안녕하세요 [이름],
다음 일대일 미팅을 달력에 표시해 두었으니 [주제]에 대해 논의하고 서로의 안부를 확인할 수 있도록 하세요. 주제] 또는 내 일에 대해 궁금한 점이 있으면 목록을 가져와 주세요
그럼 그때 뵙겠습니다
[귀하의 이름]
예시 #4: 대규모 그룹과의 회의 또는 프레젠테이션 회의
대규모 회의는 이메일 초대장에 회의 문서와 리소스를 추가하는 것이 유용하며, 바로 사용할 수 있는 ClickUp의 다양한 템플릿이 도움이 될 수 있습니다
그룹 크기가 커질수록 엄격한 구조와 잘 조직된 호스트의 필요성도 커집니다. 첫 번째 이메일 예시를 기반으로 더 자세한 내용을 추가하고 사람들이 아젠다에 임의로 추가할 수 있는 옵션을 제거할 수 있습니다. 프레젠테이션 회의는 특히 시간 블록이 명확하게 설정된 일정이 유용합니다.
안녕하세요, 여러분
[주제]를 논의하기 위한 회의가 [일, 날짜]에 [시간대가 있는 시간대]로 예정되어 있습니다. 참석하지 못하실 경우 회의 내용을 녹화할 예정이오니 꼭 참석해 주시기 바랍니다
이 회의의 전체 아젠다는 [목적]에 대한 주문이며, 회의 일정은 다음과 같습니다
- [시간]: 포인트 1 _[시간
- [시간]: 포인트 2 _[시간
- [시간]: 지점 3 _[시간]: 지점 3
- [시간]: 포인트 X...
첨부된 아젠다/슬라이드 데크를 참조하시고 [주제]와 관련하여 질문이 있으시면 준비해 주세요
감사합니다
[귀하의 이름]
예시 #5: 모두가 이미 논의한 회의
많은 회의가 유기적으로 이루어집니다. 이전 팀 회의에서 새로운 주제가 나오거나, 모두가 동의한 주제에 대해 팀 커뮤니케이션 앱 를 사용하면 회의가 더 잘 진행될 수 있습니다. 다른 예시 중 하나를 사용하는 것이 적절하지 않을 수 있으므로 이 예시를 대신 사용해 보세요.
Hi [Name],
[주제]에 대해 더 깊이 논의하기 위한 회의가 [날짜]에 예정되어 있습니다. 팀에 미치는 영향에 대해 논의하고 질문에 답하는 시간을 갖도록 하겠습니다. 기다리기 전에 이 간단한 자료를 검토하고 질문이나 의견이 있으면 회의에 참석해 주시기 바랍니다
곧 다시 뵙겠습니다
[귀하의 이름]
외부 회의 초대 예시
ClickUp AI를 사용하여 잠재 클라이언트에 대한 이메일 초대장 구체화하기
외부 회의 초대는 훨씬 더 다양하며 관계에 많은 영향을 미칩니다. 부서마다 서로 다른 회의 초대 템플릿과 초대장에 첨부할 리소스를 사용하면 이점을 얻을 수 있습니다.
특히 클라이언트와 외부 회의를 예약할 때는 이메일에서 회의 시간을 더 유연하게 조정할 수 있습니다. 이러한 예시 회의 초대를 사용하는 경우, 버튼이나 회의 예약 도구로 연결된 링크를 포함시켜 서로에게 적합한 회의 시간을 정할 수 있도록 하세요.
예시 #1: 클라이언트 따라잡기 회의
고객과 클라이언트 협업 소프트웨어 에 접속했는데 마지막 클라이언트 회의를 한 지 1분도 지나지 않았다는 사실을 깨닫게 됩니다. 하지만 잘 작성된 초대장으로 쉽게 해결할 수 있습니다. 이러한 이메일은 친근하고 친근하게 다가갈 수 있으면서도 약간은 형식적일 때 가장 효과적입니다(하지만 약간만).
안녕하세요 [이름],_
이 이메일이 잘 전달되길 바랍니다!
귀하의 계정은 [상태]이며, 지금이 앞으로 몇 주 동안 [이전에 설정한 장기 목표]에 대해 생각해 볼 수 있는 좋은 기회입니다. 이번 주에 [진행 중인 프로젝트]를 따라잡고 논의할 시간이 무료인가요? 어떤 시간이 가장 적합한지 알려주시거나 제 달력에 언제든 가장 적합한 시간에 회의를 예약하세요
클라이언트가 받는 [혜택]에 대해 채팅할 수 있기를 기대합니다!
최선을 다하겠습니다
[귀하의 이름]
예시 #2: 이전 클라이언트를 따라잡기
네트워크의 이전 클라이언트가 직장을 옮겼거나 업계 이벤트에서 우연히 마주쳤을 수도 있습니다. 그 기회를 놓치지 말고 관계를 강화하세요.
안녕하세요 [이름]_,
[행사]에서 다시 만나서 [관련 세부 사항]에 대해 채팅을 나누게 되어 반가웠습니다
또는
당신이 [새로운 회사 또는 프로젝트]에서 일하고 있다는 것을 알았습니다. 축하드립니다! 이는 흥미로운 변화이며, 그 회사는 여러분을 영입하게 되어 행운입니다
현재 어떤 일을 하고 계신지 더 자세히 채팅하고 싶습니다. 저희 팀은 사람들에게 [관련 혜택] 을 제공하고 있는데, [수혜자 목표] 를 도와드릴 수 있다면 좋을 것 같습니다
다음 주에 시간 되시면 회의로 만나 봅시다! 여기 제 달력에 연결된 링크가 있습니다
곧 채팅합시다! 이따 봐요!
[귀하의 이름]
예시 #3: 따뜻한 아웃리치 회의 초대하기
마케터와 영업 사원은 이메일 초대 및 회의를 관리하는 작업을 만들 수 있습니다
터치포인트와 직접 접촉 사이의 간극을 메우고자 하는 마케터와 영업 담당자를 위한 기능입니다. 템플릿 초대로 시작하되 개인화, 개인화, 개인화!
안녕하세요 [이름],_
이제 [회사/서비스로부터 얻을 수 있는 가치 있는 혜택]에 대해 채팅을 시작하기에 좋은 시기입니다. 회사와의 [특정 유형의 상호 작용]에 감사드리며, [주제]가 어떻게 [혜택의 재설명]을 할 수 있는지에 대해 여전히 관심을 가져주시길 바랍니다
서비스를 통해 [서비스]로 결과를 얻을 수 있는 모든 방법을 살펴볼 수 있도록 도와드리겠습니다. 간단한 데모나 채팅을 할 시간이 있으신가요? 여기에서 귀하의 일정에 맞는 15분짜리 회의를 예약하시면 자세히 알아볼 수 있습니다
그 동안 [혜택 재설명]을 위해 저희가 어떤 작업을 해왔는지 간략히 소개해드리겠습니다
곧 다시 뵙겠습니다!
[귀하의 이름]
예시 #4: 추천을 통한 영업팀 아웃리치
따뜻한 아웃리치와 차가운 아웃리치 사이에서 추천을 기반으로 하는 아웃리치는 초기 마찰과 어색함을 없앨 수 있습니다. 이 예시 템플릿을 사용하여 시작해보세요.
Hi [Name],
최근에 [상호 연락처/추천인]과 채팅을 했는데 제가 [수신자의 관련 고충 사항]에 대해 도움을 드릴 수 있을 것 같다고 해서 연락을 드립니다. 저는 [회사의 제목]이며 [받는 사람의 주요 작업 또는 우려 사항]에 대해 도움을 드릴 수 있습니다
[회의 목적]에 대해 더 자세히 채팅하고 간단한 데모를 보여드리고 싶습니다. 어떤 시간이 가장 적합한지 알려주세요!
그동안 [혜택]에 대한 간략한 개요를 알려드리겠습니다
여러분과의 회의를 기대합니다
[귀하의 이름]
예시 #5: 콜드 아웃리치 이메일
이것은 종종 가장 까다로운 유형의 회의 요청입니다. 핵심 정보를 공유하고 싶지만 훑어볼 수 있어야 합니다. 무엇보다도 명확한 가치를 제공해야 합니다. 간결한 제목으로 시작하여 가능한 한 적은 단어로 제공하려는 내용과 회의를 해야 하는 이유를 설명하세요.
안녕하세요 [이름],
안녕하세요 [이름], 저희는 [귀하가 제공할 수 있는 것] 때문에 연락을 드립니다. 이것은 [받는 사람에게 주는 혜택 또는 값]일 수 있습니다. [선택 사항: 이 시점에서 귀하가 누구이며 왜 그들의 정보를 가지고 있는지 설명하세요].
세부 사항을 논의하기 위해 회의를 갖겠습니다. 회의 날짜 및 시간]에서 15분 동안 [혜택]에 대해 채팅할 수 있나요? 다른 시간이 더 좋다면 여기 내 달력이 있습니다. _
시간 내주셔서 감사합니다
[귀하의 이름]
이메일 회의 초대에 포함할 내용 ## 이메일 회의 초대 내용
이메일 초대에 포함할 메시지는 종종 가장 정확하게 작성하기 어려운 부분이지만, 꼭 포함해야 하는 것은 이 메시지만이 아닙니다. 수신자가 회의에서 최대한 많은 가치를 얻는 데 필요한 모든 것을 포함하도록 하세요. 다음은 몇 가지 필수 요소입니다:
- 명확한 제목: 제목의 첫 부분에 회의의 요점을 바로 파악할 수 있도록 하세요. 달력에서 회의 이름과 중복되면 일정을 스캔할 때 처음 40자 정도의 문자만 볼 수 있습니다. 후반부에는 유용한 알림으로 할 일이나 특전을 간략하게 멘션하세요
- 아젠다 첨부 파일: 아젠다가 아직 확정되지 않았더라도 모든 사람에게 문서에 연결된 링크를 제공하세요. 그러면 모든 사람에게 추가 이메일을 보낼 필요 없이 시간이 지나면서 내용을 채워나갈 수 있습니다
- 회의 노트를 위한 빈 문서: 시작부터 이 문서를 포함시켜서회의 노트 템플릿를 다운로드하고 회의 중에 세부 사항을 추가하세요. 중요한 요점을 찾는 사람은 누구나 어디에서 찾을 수 있는지 정확히 알 수 있습니다
- 회의 링크: 회의 시간이 설정되어 있는 경우, 모든 사람이 회의에 빠르게 참여할 수 있도록 링크를 포함하세요. 메시지와 달력 초대가 모두 하나의 이메일에 포함되어 있는 것이 가장 이상적입니다. 하지만 알림이나 별도의 이메일을 보내는 경우에는 반드시 링크를 다시 포함하세요
- 행동 유도: 사람들이 재답변을 해야 하는 경우, 이 사실을 알리고 기한을 제시하세요. 검토하거나 완료해야 할 사항이 있으면 알림과 작업 링크를 포함하세요.
- 유용한 마케팅 첨부 파일: 외부 이메일의 경우, 무료 PDF나 기타 공짜를 포함하는 것이 적절한 시기를 고려하세요
시간이 지나면 각 유형의 이메일 초대에 포함해야 하는 구체적인 체크리스트를 개발할 수 있습니다. 그러면 이메일이 두 번 전송되는 불상사를 피할 수 있습니다 워크플로우 최적화하기 .
팀을 위한 완벽한 회의 초대장을 작성하는 방법
이 예시 이메일 초대장을 통해 체계적인 내부 및 외부 회의를 주최하는 데 도움이 될 것입니다. 하지만 이메일을 미세 조정하거나 고유한 이벤트에 맞는 메시지를 정확하게 작성해야 하는 경우, 백지 상태로 돌아가서 성공적인 회의 초대 이메일을 만들지 마세요.
ClickUp 팀은 유용한 템플릿, 도구, 회의 관리 기능을 광범위하게 구축하여 팀을 위한 완벽한 회의 초대장을 만드는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있습니다.
ClickUp 문서를 사용하여 초대장 작성(및 템플릿!)
ClickUp 문서의 사용하기 쉬운 기능으로 이메일 초대장을 작성, 수정 및 구축하세요
In ClickUp 문서 에서 여러분과 팀이 과거에 보낸 이메일 초대장의 텍스트를 작성하고, 다듬고, 검토할 수 있습니다. 성공적인 메시지 라이브러리를 만들고, 특정 문구를 A/B 테스트하고, 문구가 정말 중요할 때 피드백을 받을 수 있습니다. (우리 모두 어깨 너머로 이메일을 읽어주며 올바른 문구를 쓸 수 있도록 도와주는 칸막이 친구가 있었던 경험이 있을 것입니다. 이제 큐비클 없이도 그렇게 할 수 있습니다.)
ClickUp Docs를 사용하면 문서를 작성 및 보관하고, 체크리스트와 유용한 알림이 있는 wiki를 만들고, 필요한 모든 스타일 가이드 리소스에 연결할 수 있습니다. 문서를 작업에 문서로 연결할 수도 있습니다.
ClickUp Clip으로 비디오 초대 보내기
ClickUp Clip으로 많은 세부 정보를 공유하고 더욱 역동적인 초대를 만들어보세요
이메일 회의 초대를 멋지게 꾸미고 싶으신가요? 비디오 메시지를 보내 사람들을 초대하세요. ClickUp Clip 은 간단한 화면 녹화 도구로 화면이나 사용자의 비디오를 캡처할 수 있습니다. 간단한 사용 방법이나 회의에 대한 티저를 포함하기에 적합합니다. 또한 약간의 개인적 감성을 더할 수도 있습니다. 아젠다의 개요를 설명하거나, 자신을 소개하거나, 영상 통화에 로그인하는 방법이 변경된 경우 동료에게 알릴 수 있습니다.
ClickUp AI로 문구와 세부 정보를 정확하게 입력하세요
ClickUp AI를 사용하여 회의 초대 템플릿과 다음 회의에 필요한 기타 모든 리소스를 생성하세요
ClickUp 문서 생성과 성공적인 회의 초대 이메일을 한 단계 더 발전시켜 보세요 ClickUp AI . 이제 유용한 AI 도구 가 문서에 통합되어 있어 회의 초대 브레인스토밍, 정확한 회의 초대 문구 제안, 회의 관리가 더욱 쉬워집니다.
사용 회의용 AI 도구 를 사용하여 회의가 시작되기도 전에 아젠다를 구체화하고, 모든 회의 세부 사항을 작성하고, 회의 노트를 요약하거나 실행 항목을 만들 수 있습니다. 사전 구축된 AI 글쓰기 도구 는 마케팅, 영업, 채용, 내부 프로젝트 관리의 모든 단계를 위한 개인화된 이메일 초대장 라이브러리를 구축할 수 있는 부서별 노하우도 갖추고 있습니다.
노트와 리소스가 포함된 회의 후 마무리 이메일 보내기
보너스 팁입니다. 회의가 끝나면 모든 사람에게 시간 내주셔서 감사하다는 메시지를 다시 한 번 보내세요. 회의의 요점과 회의가 제공한 구체적인 가치에 대해 논의하세요. ClickUp AI를 사용하면 갓 만든 회의 자료로 연결된 링크를 보낼 수도 있습니다 회의록 노트 를 통해 회의 요약과 모든 참석자의 남은 할 일을 확인할 수 있습니다.
팀에 대한 이메일 회의 초대는 ClickUp에 맡기세요
특정 문구를 고민하고 보내기 버튼 앞에서 마우스를 망설이는 일은 이제 옛말입니다. 협업, 창의성, 그리고 문서화 도구 에서 ClickUp을 사용하면 매번 완벽한 이메일 회의 초대장을 보낼 수 있습니다. 더 좋은 점은 귀하와 귀하의 팀이 비용을 지불할 필요도 없다는 것입니다. 지금 가입하세요 에서 모든 회의를 전문가처럼 관리할 수 있는 무료 계정을 신청하세요(회의 전, 회의 중, 회의 후).