思い浮かべてください：あなたはパーティーを開いている。あなたの家はお祝いのゲストでいっぱいだ。誰かが "お腹が空いてきた...ピザを注文しよう！"と言う。
あなたは何枚のピザを注文するか考えている。ピザが多すぎると、何日も残ったペパロニを食べ続けることになる。少なすぎると、ゲストの何人かは一切れも食べられない。
しかし、カウンターのスペースや財布の中のお金もリミットだ。
みんなに食べさせながら、お金の価値を最大限に引き出すにはどうやること？
パーティーのオーガナイザーと同じように、すべてのプロジェクト管理者はリソースを賢く配分する方法を知っておくべきだ。予算やチームメンバーの数に無制限なプロジェクトはありませんが、生産性とプロジェクトの成功を最大化するためにリソース配分を利用することはできます。
それは、徹底した準備と 戦略プラン 今あるものを最大限に活用することを中心に。
すべてのプロジェクトに十分なリソースを割り当て、仕事を完了させ、全員がピザを一切れ食べられるようにする方法を学びましょう。レッツ・パーティー
リソース配分とは？
リソースアロケーションとは、プロジェクトで利用可能なすべてのリソース（労働力であれ、金銭であれ）を特定し、そのリソースが最高の仕事をすることができるように、戦略的にタスクを割り当てることです。
さまざまなクライアントのために複数のプロジェクトをこなすエージェンシーにとって、リソースの割り振りは、クリエイティブなカオスを理解する鍵である。適切な人材、またはリソースを適切なプロジェクトにマッチさせることで、最終的に皆が幸せになる。私のスタッフは最適なプロジェクトで仕事をすることができ、クライアントは質の高い仕事を受けることができる。 プロジェクトの成果物 と結果。
プロジェクトが発展し、クライアントの期待値が変化すると、リソースを再配分し、進捗を維持します。
何をリソースとみなすか？
リソースとは、タスクやプロジェクトを完了するために必要な会社の資産のことです。これには以下が含まれます：
- 個人
- チームまたは部署
- 予算
- 時間
- ハードウェアとソフトウェア
- 不動産
- プロセス
- 知的財産
- 技術とスキル設定
リソース配分の責任者は誰か？
通常、プロジェクト管理者がリソース配分の責任を負います。なぜなら、彼らはプロジェクト予算を最も可視化し、コントロールできるからです、 仕事の範囲 そしてタスク管理である。しかし、大規模な組織では、これらの責任を複数の役割に分担させたり、専任の担当者を置いたりすることもある。 リソース管理 は、プロジェクトの範囲を定義することである。プロジェクトの プロジェクトの範囲 リソース配分の決定は不可能である！
プロジェクトスコープの一部として、以下のことを定義する必要があります：
- プロジェクト・スコープとして仕事の声明 予算や期限など
- プロジェクトのスケジュールとタイムライン（マイルストーン付き
- /プロジェクトスケジュール /ブログ?p=22870 プロジェクトの成果物 /または成果物 または成果物
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image5-1.gif ClickUpの切り替えひとつで、クリティカル・パスを簡単に計算できる。 /%img/
作業量をタスクの残りでビュー クリティカルパス をクリックUpの切り替えひとつで変更できる！
プロジェクトスコープは、新しいプロジェクトを高いレベルでプランニングし、理解するのに役立ちます。この情報は次のことに使用します：
- 割り当てられた期間内にプロジェクトを完了するために必要なリソースの数をプランニングする。
- プロジェクトを小さなタスクに分割する。
- チームメンバーにどのようにタスクを割り当てるかを決めます。
リソースの棚卸しをする
ピザのトッピングを選ぶ前に、どんなトッピングがあるのか、そして全員の好みは何なのかを知る必要がある。同様に、仕事に最適なリソースを選ぶには、まず各人が何を得意とし、どんな仕事を好むかを理解する必要がある。
プロジェクトプランニングの際には、チームの能力と、自由に使えるリソースの質を理解する必要がある。そうすれば、それらのリソースを最も効果的な場所に割り当てることができる。
彼らの強みと得意分野は何か？あなたの プロジェクト要件 を、そのニーズを実行できるリソースに変換する。
エージェンシー リソースプラン ビジネスインテリジェンス分野のB2B SaaSクライアントのために。あなたの代理店には2人のPPCマネージャーがいます：ジェイソンは他のB2Bハイテククライアントの仕事をしたことがあり、サラは主にB2Cダイレクトセールスクライアントの仕事をしたことがあります。
サラは、B2Bソフトウェア、ましてやBIのような高度に技術的な業界についてあまり詳しくないため、このクライアントのPPCを管理するのは気が進まないと言います。一方、ジェイソンは過去のB2Bの経験から、自分がこの仕事に適していると確信している。
このプロジェクトでは、ぜひジェイソンをアカウントに起用したい！
リソースの可用性と帯域幅はどのくらいですか？チームメンバーが一度にひとつのことに取り組むことはめったにありませんが、誰もが週や日に働ける時間数にはリミットを持っています。チームがこの特定のプロジェクトに割り当てられる十分な仕事時間を確保したいものです。
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
プランの有無にかかわらず、欠勤は稼働率に影響するため、不測の事態の期間を考慮して従業員をタスクに割り当てる。社員は有給休暇や病気休暇を取ることができます（取るべきです）。
ミーティングは、通常の仕事中であっても、プロジェクトのタスクから社員を遠ざける可能性があります。さらに、子犬の散歩やパンプキンスパイスラテを飲むために、1日のうち少なくとも15分は必要だ！
リソースを過剰に配分しない。過剰なリソース配分は、燃え尽き症候群や生産性の低下につながります。プロジェクトの成功は、チームの幸せや有用性を犠牲にする価値は決してありません。
リソースを割り当てる際にはカレンダーやスケジュールを参照し、リソースの都合に合わせてタイムラインを調整しましょう。
/参照 /ブログ?p=70478 リソースの利用を最適化する /%href/
プロジェクトに必要なものが常にちょうどあるように。
タスクをチームメンバーに直接割り当て、可視性を確保。
プロジェクトチームが何を達成できるかがわかったら、次のステップは、各人のスキル設定と稼働率に基づいて適切なタスクを各人にデリゲートすることです。
チームを成功に導くための設定！期待されていることを全員が理解できるよう、できるだけ多くの情報を提供する。各タスクの責任、期待される結果、期日など、知る必要のある詳細をすべて明確にする。
ClickUpでは、プロジェクトのピザをタスク、サブタスク、チェックリストで簡単に小さく切ることができます。各アクションアイテムは、クリック数回でチームメンバーに割り当てることができます！
もう少し詳しく見てみましょう：
- ClickUpタスク : プロジェクトを達成可能なタスクとサブタスクに分解し、チームメンバーに簡単に割り当てることができます。私のチームは、プロジェクト全体を一歩ずつ進めることができます。
- クリックアップチェックリスト :チームがタスクの進捗に合わせて素早くチェックできるシンプルなやることリストを作成できます。これらのリストを使用して、ステップの地図を作成し、品質チェックを実行し、プロジェクトの進行状況を追跡します。
ClickUpで複数の人を同じタスクに割り当てる
限られたリソースの使いすぎを防ぐために、依存関係を中心にプランニングする。
ピザの配達員は、まず駐車場に車を停めなければ、玄関先まで届きません。車道が満車なら、ピザパーティーは中止だ。
同様に、プロジェクトには本質的に次のようなものがある。 依存関係 -タスクとリソースのリレーションシップで、リソースの可用性に影響するもの。
リソース依存関係を考えてみましょう。複数のタスクが同じリミットリソースを必要とします。金曜日までに10個の新しいグラフィックをデザインする必要があるが、チームにはデザイナーが1人しかおらず、そのデザイナーは水曜日まで他のプロジェクトに割り当てられているとしよう。
この場合、現実的にチームの限られた稼働時間に対応できるよう、プロジェクトのスケジュールを調整する必要があります。あるいは、フルタイムであれフリーランスであれ、納期を守るために必要なサポートを提供するために、別のグラフィックデザイナーを雇うことを検討してください。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/Reschedule-dependencies-to-visualize-the-impact-of-due-date-changes-on-tasks-within-the-Gantt-view-in-ClickUp.png 依存関係の再スケジュールで影響を可視化する /%img/
依存関係の再スケジュールにより、ClickUpのガントチャートビューで期日変更のタスクへの影響を可視化する。
タスク依存関係は、あるタスクの進捗が別のタスクの進捗に依存している場合にも発生します。例えば、クライアントの要望に沿ってプロジェクトの修正を完了する前に、クライアントからのフィードバックを待たなければなりません。例えば、ピザ生地の塊を完璧なパイに延ばしてから、おいしいトッピングを加えるようなものです！
このような依存関係に基づいて、タスクをずらしてスケジュールする。潜在的なボトルネックに目を光らせ、誰かが他の人を長く待たせることがないようにする。未解決のタスクやアクションアイテムに関するコミュニケーションを常にメンテナーし、プロジェクトの遅れに関する期待値を適宜調整する。
プロジェクトの遅延については、それに応じて期待値を調整する。 アジャイル または
/または /ブログ?p=8248 スクラム・プロジェクト管理 /または
依存関係を排除または回避するための方法論。 ClickUpの依存関係 を使うと、タスクとリソースのリンクマップを作成することができます。こうすることで、プロジェクトの依存関係が障害になる前に、すべての依存関係を把握することができます。
依存関係がチームを集中させる方法は他にもあります：
- 誰もが、最初に何を優先すべきか、何を待つべきか、パイプラインの次に何が来るかを常に把握している。ミスコミュニケーションが減り、やることが完了します！
- ClickUpは、担当者のタスクがブロック解除されたり、依存関係が追加・削除されると、担当者にPingを送信します。これにより "待ち時間 "をなくし、チームメンバーはその間に実行可能なタスクのみに集中することができます。
- 他のタスクが待機している場合、タスクを閉じる前に警告を発し、タスクがスキップされたり、鍵要件を忘れたりするのを防ぎます。
できること
を個々のタスクに手作業で追加するか、タスク間のリンクを
/にタスク間のリンクを描くことで視覚的に追加することもできます。 ガントチャート
.
ClickUpでガントチャートビューのタスクとマイルストーンタスクのリレーションシップを表示する
進捗を追跡し、それに応じてリソースを割り当て直す
プロジェクトのリソースを設定し、プラン通りに進むのが理想です。しかし、遅延や変更があれば、リソースの再配分が必要になるかもしれません。
慌てないでください！再配分はリソース管理の通常の部分です。
最初のステップは、プロジェクトの要件を満たすためにチームのキャパシティを注視することです。現在のキャパシティを見るときは、以下の質問をしてみてください：
- チームメンバーの何人かが過負荷になっていないか？
- インターネットの停止、退職、別のプロジェクトへの配置転換など、コントロールできない要因のために、一部の社員が突然使えなくなっていないか？
- マイルストーンに遅れが生じていないか？
- プロジェクトのスコープが変わり、予期せぬ追加仕事が必要になっていないか？
もしそうなら、次のステップは、変更をクライアントや プロジェクト関係者 .スコープの変更や遅延の可能性も含め、できるだけ早く、頻繁にプロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
こうすることで、利害関係者が不意をつかれたり、失望したり、変更や挫折に驚いたりする可能性が低くなり、期待管理がしやすくなります。
リソース割り当てのプロセスでは、プロジェクトを再スケープし、余分な仕事を手伝ってくれる追加チームメンバーを見つける必要があるかもしれません。必要に応じて補充できる関連スキルを持つ社員を特定したり、その場でサポートを提供できるフリーランサーをプールしておくことで、バックアップリソース配分プランを作成する企業もある。
また、チームのキャパシティを反映させ、予期せぬ遅れをアカウントするために、プロジェクト内のすべてのタスクのタイムラインと期限を調整する必要があるかもしれません。
リソースを配分することだけでも大変な作業ですが、さらにその先でタスクを再配分することも必要です！
次のような使い方を考えてみよう。 リソース管理ツール を使えば、可視性を一元化してチームを軌道に乗せることができます。様々なスプレッドシートやドキュメント、ポストイットを探し出したり、チームメンバー全員のカレンダーを常に切り替える必要はありません。
私たちは偏見を持っているかもしれませんが、ClickUpは優れた（あえて言えば最高の）リソース配分ツールだと信じています。このツールは、進捗とチームのキャパシティをリアルタイムで追跡できるように、すべての情報を1つの場所に集約します。カスタマイズ可能なダッシュボードを作成し、チームがやること、遅れをとりそうなところを確認することができます。
これはひとつの方法です。
を利用している。結果は？より透明性の高い 作業負荷管理 を実現し、往復のコミュニケーションに費やす時間を減らし、全員の時間をより生産性高く使うことができる。
我々はこれを勝利と呼ぶだろう！
スコープクリープの最小化
パーティーの参加者全員分のピザを注文することはできても、参加者がどれだけ食べるかは予想できません。予期せずピザが足りなくなったら？
涙を流す（当然だ）のはさておき、ゲスト全員に食べさせるという目標を達成するために、ギアをシフトチェンジする必要がある。
これは スコープクリープ -スコープクリープ（scope creep）とは、プロジェクトが当初の範囲を超えて拡大し、余分な時間、資金、人材などの追加リソースを必要とすること。スコープクリープは、プロジェクトのタイムラインを延長することなく余分な仕事を追加し、チームメンバーに「より少ない時間でより多くのことをやること」という余計なプレッシャーを与えることで、プロジェクトの成功を脅かします。
スコープクリープを防ぐには、プロジェクトのスコープステートメントにしっかりとした境界線を設定すればよいのですが、どうしても避けられない場合もあります。そのような場合は 良い変更管理 は、スコープクリープを軽減するための仕組みとプロセスを導入する。
それは、意思決定者がスコープ変更について早急に知らせ、それに応じてリソースを再配分したり追加したりするスペースと時間を与えてくれるという期待を確立するものである。
フローに乗ることも重要だが、チームに負荷をかけすぎてオーバーワークになるのを防ぐことも重要だ！結局のところ、彼らにはピザパーティーがあるのだ。
リソース配分の例とテンプレート
あなたがプロジェクト管理者で、あるプロジェクトの立ち上げを担当しているとしよう。 インフルエンサーマーケティングキャンペーン モバイルポモドーロタイマー生産性アプリ、Marinaraのインフルエンサーマーケティングキャンペーン。リソース配分プランの例です：
- プロジェクトの範囲を決める：第4四半期に5万人以上のフォロワーを持つ、生産性に焦点を当てた10個のTikTokアカウントでMarinaraを売り込む。
- リソースを把握する：プロジェクト予算は1万ドル。チームメンバーはインフルエンサーマーケティングマネージャー、プロダクトマーケティングマネージャー、ITスペシャリスト、ペイロールスペシャリスト。
- タスクの割り当て： インフルエンサーマーケティングマネージャーは、インフルエンサーを特定し、インフルエンサーとコミュニケーションをとる。プロダクトマーケティングマネージャーは製品のメッセージを固める。 あなたのプロジェクト管理をハイパードライブに今日からキックスタートさせるためにデザインされた。
ClickUp リソース割り当てテンプレート
/クリックアップ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-resource-allocation-template.png ClickUpリソース割り当てテンプレート /%img/
予算やクリエイティブチームの時間を追跡するには、リソース割り当てテンプレートを使用します。
を使用すると、組織のすべてのリソースのキャパシティと可用性を一箇所で追跡できます。便利なビューが付属しています：
- リストビュー :すべてのタスクを1つのリストで表示。グループ化、並べ替え、フィルタリングが簡単にできます。クライアント別、プロジェクト別など、自分に合った方法で整理できます！
- ボードビュー :ステータス別にアイテムを整理するカンバンスタイルのボードビュー。
- 作業負荷ビュー :1週間、2週間、1ヶ月など、特定の期間に各チームメンバーに割り当てられた仕事量を可視化します。各メンバーの作業負荷と全体のキャパシティを比較できます。
このテンプレートはカスタマイズ可能です。 リソース管理 ワークフロー。このテンプレートを活用することで、チームのキャパシティやプロジェクトの完了と成果物に対する進捗を包括的に把握することができます。
テンプレートのダウンロード
ClickUp リソースプランテンプレート
/テンプレート https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-Resource-Planning-Template.png ClickUp リソース・プランニング・テンプレート /クリックアップ・リソース・プランニング・テンプレート
複数のビューでキャンペーンとチームの帯域幅をチェックするには、リソースプランニングテンプレートを使用します。
は、チーム全体のリソースを可視化し、割り当てるためのさまざまな方法を提供します。
最初のテンプレートに含まれるビューに加えて、このテンプレートにはさらに2つのビューがあります：
- タイムラインビュー :タイムラインでスケジュールを見ることができます。リソースプランニングやロードマップに最適！
- タイムラインビュー /%href/ https://clickup.com/features/gantt-chart-view ガントチャートビュー /ガントビュー :タスクとその依存関係を可視化する。ガントチャートタイムライン.プロジェクトを前進させるために、障害やボトルネックを素早く評価しましょう。
このテンプレートは、予算やチームメンバーのスケジュールなど、利用可能なリソースを積極的にプランニングするのに役立ちます。他のテンプレートと同様、カスタマイズが可能なので、ニーズに合わせて自分だけのテンプレートに仕上げることができます。
関連:* エンタープライズ・リソース・プランニング・ソフトウェア テンプレートのダウンロード
資源配分は常に進行中の仕事である。
プロジェクトの開始前にリソースを割り当てて、それで終わりというわけにはいかない。プロジェクトの状況を常に把握し、チームのキャパシティとプロジェクト要件のバランスを慎重にとらなければなりません。プロジェクトの成功に影響を与える要因は常に変化しているため、必要に応じてリソース配分戦略を調整できる柔軟性も必要です。
ClickUpは最適です。 プロジェクト管理ソフト 今日
そして、お気に入りのピザスポットをスピードダイヤルに登録しておきましょう。