新入社員を迎え入れるたびに、大きな問題となるのが、「いかに早くスピードアップさせるか」ということだ。ベテランの従業員であっても障害にぶつかる可能性があり、新旧を問わず、他の従業員のトレーニングのためにすべてを投げ出すようシニア・スタッフに求めることは、リソースと生産性を大きく削ぐことになる。
そこで、社員教育マニュアルの出番となる。研修マニュアルは、研修プログラムを効率化し、シニアスタッフを常に拘束することなく、継続的な学習のためのガイダンスを従業員に提供します。トレーニング・マニュアルがあれば、優秀な人材を仕事から引き離し、生産性を犠牲にすることなく、全員が軌道に乗ることができる。
同様に、ベンダートレーニングマニュアルは、ビジネスパートナーに効果的にワークフローをサポートするためのリソースを提供するため、ベンダーのオンボーディングに役立ちます。また、複雑な製品や技術的な製品を簡単に説明するために、製品マニュアルやサービスマニュアルを活用する企業もあります。ハードウェアやソフトウェア専用のトレーニングマニュアルを活用すれば、ユーザーは新しいテクノロジーをスムーズに操作できるようになります。
このブログでは、社内向けトレーニングマニュアルの作成方法について説明します。
トレーニングマニュアルとは？
トレーニングマニュアルは、特定の組織タスクを実行するための詳細な指示を提供する構造化された文書またはガイドです。プロフェッショナル育成のための重要なリソースであり、全員が同じ基準や慣行に従うことを保証します。
トレーニングマニュアルの種類
- 会社の方針マニュアル： 会社の使命、ビジョン、価値、詳細な方針について概説し、従業員が組織文化と基準を理解できるようにする。
- 技術トレーニングマニュアル： 技術文書は、社内の特定のツール、技術、またはソフトウェアの使用方法について、ステップ・バイ・ステップで説明します。
- オンボーディングマニュアル： クリアされた、包括的なオンボーディング文書は、新入社員が自分の役割、会社の期待、および最初の数週間をナビゲートする方法を理解するのに役立ちます。
- 製品またはサービスのトレーニングマニュアル： これらは、会社の製品やサービスについて従業員を教育し、彼らがより良い顧客を支援したり、自分の仕事を実行できるようにします。
- 安全トレーニングマニュアル： 職場の安全、規制の遵守、およびリスクの最小化を確実にするための手順やプロトコルの概要を説明します。
- プロセストレーニングマニュアル： さまざまな組織機能（マーケティング、エンジニアリング、財務、法務、人事など）にわたって遵守される標準的な業務慣行、手順、ワークフローをまとめたもの。
- DEIトレーニングマニュアル：
多様性、公平性、包摂（DEI）研修マニュアル マニュアルは、職場における包括的思考について読者を教育する。読者は多様な背景を理解し、すべての人に公平な待遇と機会を与えることができる。
なぜ研修マニュアルが重要なのか？
- 従業員のパフォーマンスを向上させる：研修マニュアルは、仕事を効果的に遂行するために必要な知識を従業員に提供し、生産性を向上させます。
- 私の仕事は、研修プロセスを標準化し、全従業員が同じ情報を受け取れるようにすることで、仕事のやり方を統一することです。
- Help retain knowledge: トレーニングマニュアルは、従業員が知識を新たにする必要があるときはいつでも再訪できる参照資料として機能し、長期的な定着を助ける。
- オンボーディングのサポート：構造化されたトレーニングマニュアルは、新入社員のスピードアップを支援し、生産性向上に必要な時間を短縮します。
- コンプライアンスと安全のプロモーション：マニュアルは、従業員が規制と安全手順を知っていることを保証し、コンプライアンス違反や事故のリスクを低減します。
- 標準化されたプロセスと手順：トレーニングマニュアルは、すべての従業員が同じステップとガイドラインに従うことを保証するために、一貫性のある詳細な指示を提供します。これにより、エラーの可能性が減少し、より効率的で信頼性の高い業務につながります。
質の高いトレーニングマニュアルを作成するには？
私たちが見てきた質の高いトレーニングマニュアルには、ある共通点があります。それは アジャイル方法論を使ってユーザーをトレーニングしている。 を理解し、読者が理解し学習できるように、複雑な説明を消化しやすい部分に分割します。あなた自身のトレーニングマニュアルをゼロから作成するための基本的なステップを理解しよう。
トレーニングマニュアルを作成するためのステップバイステップガイド
ステップ1：マニュアルの目標とオブジェクトを定義する
効果的なトレーニングマニュアルの作成は、明確なトレーニングプランから始まります。トレーニングマニュアルの作成には
研修マニュアルのコンテンツが、会社の目標と従業員のニーズに合致していることを確認します。例えば、会社がカスタム・サービスの向上を目指しているのであれば、トレーニング・マニュアルは顧客対応スキルの向上に重点を置くべきです。
研修マニュアルは
/参照 https://clickup.com/templates/training-matrix-t-200532965 ClickUp トレーニングマトリクステンプレート /%href/
を使用して、トレーニングマニュアルが従業員のニーズに合っていることを確認してください。
ClickUp トレーニングマトリクステンプレート
このテンプレートは、従業員の現在のスキルレベルを把握し、ギャップを特定し、それに応じてトレーニングマニュアルのコンテンツを調整するのに役立ちます。
組織内の役割ごとに必要なスキルを地図上にマッピングし、追加トレーニングが必要な分野を簡単に特定できます。従業員のスキルレベルを必要なコンピテンシーと比較し、最も重要な分野に焦点を当てたトレーニングマニュアルを作成します。
時間の経過とともにスキルの向上を監視し、特定されたスキルギャップに効果的に対処できるようにします。
明確なオブジェクトを設定することで、集中力を維持し、トレーニングマニュアルプロジェクトの成功を測定することができます。
/参照 https://clickup.com/features/goals ClickUp 目標 /%href/
はこの目的のための優れたツールです。具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限付きの目標を定義することができます。 (SMART）目標を定めることができる。 トレーニングマニュアルの作成の指針となるものです。
例えば、"3ヶ月以内に従業員の技能習熟度を30%向上させる "など。
具体的な目標を割り当てて追跡することができ、毎週のスコアボードを備えた包括的な目標モニタリング・ソリューションを提供します。
大きな目標を小さな目標に整理することで、柔軟性が生まれ、軌道修正がしやすくなります。
ステップ2：ターゲットオーディエンスの分析
トレーニングマニュアルの成功は、読者の心にどれだけ響くかにかかっています。人によって、専門知識のレベル、学習スタイル、期待することはさまざまです。トレーニングマニュアルのターゲットとなる読者を徹底的に分析することから始めましょう。
例えば、新入社員を対象とした研修マニュアルと、高度なトレーニングを求める経験豊富なプロフェッショナルを対象とした研修マニュアルとでは、その内容は大きく異なります。
トレーニングマニュアルのターゲット層を見つけるために、以下の質問をしてみてください：
- 誰がこのマニュアルを使うのか？
- 現在の知識レベルは？
- 具体的にどのようなスキルや情報を身につける必要があるのか？
あなたは
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards ClickUpホワイトボード /%href/
様々な視聴者セグメントを理解し、そのセグメントに基づいてトレーニングマニュアルを作成する。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-User-Mapping-Flow-Template-Example.gif ClickUp ユーザーマップフローテンプレート例 /%img/
ClickUp ホワイトボードを使用したトレーニングマニュアル作成のために、受講者セグメントとワークフローを地図上にマッピングします。
- まず、ホワイトボード上にターゲットとする受講者のセグメントを作成します。例えば、新入社員、中堅社員、上級社員などのセグメントを作成します。
- ホワイトボードを使用して、各セグメント特有の学習ニーズをリストアップします。例えば、新入社員には基本的な手続きに関する知識が必要かもしれませんが、上級社員には最新のテクノロジーや高度なプロセスに関する最新情報が必要かもしれません。
- 各受講者セグメントの詳細なペルソナを作成する。人口統計情報、職責、学習嗜好、潜在的な役割の課題などを含める。
ステップ3：コンテンツの収集と整理
ターゲットオーディエンスを特定したら、トレーニングマニュアルの核となるコンテンツの収集と整理を開始します。技術的な手順、会社の方針、業界標準など、関連するすべての情報、ガイドライン、ベストプラクティスを集めます。
対象分野の専門家、既存の文書、過去のトレーニング資料など、組織内の信頼できる権威あるリソースからコンテンツを入手することができます。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
は、トレーニングマニュアルのコンテンツの編集、構造化、共同作業をリアルタイムで支援します。
ClickUp Docsのリッチフォーマット機能をトレーニングマニュアルに活用しましょう。
すべての情報を一箇所に集めることができるので、トレーニングマニュアルを首尾一貫した構成にするのが簡単です。セクション、ビジュアル、テーブルを追加して、コンテンツをより魅力的なものにしましょう。
また、ヘッダースタイル、色、フォントオプション、段落スペースなど、様々なフォーマットオプションが用意されており、単調さを解消し、読みやすさを向上させることができます。
ClickUp Docsでは、複数のチームメンバーが同時にコンテンツを投稿・編集できるため、多様な見識や専門知識からマニュアルを作成することができます。
ステップ4：トレーニングマニュアルのフォーマットを選ぶ
トレーニングマニュアルをデジタル形式にするか、印刷形式にするか、あるいは複合形式にするかを決めます。デジタルフォーマットは、配布や更新が容易で、特に受講者が複数の場所に分散している場合に適しています。一方、実践的な環境では、印刷されたマニュアルの方が実用的です。
テキストベースのマニュアルにビデオコンテンツを組み込むことも検討しましょう。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/166577/undefined/ トレーニングビデオ /%href/
は、複雑な手順を簡単に説明し、読者の関心を高めるのに役立つ。
フォーマットが決まったら、次のステップはレイアウトと構成の設計です。
/参考文献 https://clickup.com/templates/training-framework-t-211237379 ClickUpのトレーニングフレームワークテンプレート /%href/
が非常に役に立ちます。トレーニングフレームワークは、トレーニングプランを設計し、実施するための手順を定義します。このテンプレートは、一貫したトレーニング構造を提供し、管理者が従業員の進捗を追跡し、知識やスキルのギャップを特定し、個々のニーズに合わせてトレーニングを調整することを可能にします。
ClickUp トレーニングフレームワークテンプレート
ClickUpのトレーニングフレームワークテンプレートは、あなたをサポートします：
- トレーニングマニュアルの目標設定
- コース教材の整理と視覚化
- 従業員の学習進捗の追跡
このオンライントレーニングマニュアルのテンプレートは、マニュアルをクリアされたレイアウトでデザインするのに役立ちます。直感的なインターフェイスにより、コンテンツを論理的に構成することができ、誰でもナビゲートすることができます。
ステップ5：コンテンツを書く
いよいよ、トレーニングマニュアル作成で最も重要なステップ、「書く」です。聴衆に必要な情報を効果的に伝える、クリアで簡潔、包括的な資料を作成しましょう。
ここでは、トレーニングマニュアルのコンテンツがこれらの基準を満たしていることを確認する方法を説明します：
トレーニングマニュアルのコンテンツを書く際の注意点｜*DosとDon'ts | トレーニングマニュアルの内容を書く際の注意点｜ Dos | Don'ts | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | 専門用語を使い、様々な概念を説明する。 | 見出し、箇条書き、短い段落、ステップでコンテンツを分割し、読みやすさを高める。 | 特に複雑な手順については、詳細な説明とともに文脈や背景情報を常にプロバイダーする。 | コンテンツをより魅力的なものにするために、ダイアグラム、スクリーンショット、フローチャートなどの視覚的補助を使用する。
以下のような使い方ができます。 ClickUp Brain を、コンテンツの質を高めるライティングアシスタントとしてご活用ください。ClickUp Brainは、最初のテキストを起草する際にも、それを洗練させる際にも、トレーニングマニュアルを大幅に向上させるいくつかの機能を提供します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Brain-24-943x1400.png ClickUpブレイン /%img/
ClickUp Brainを使えば、ブレインストーミングでアイデアを出し、トレーニングマニュアルのための明確でメリハリのある魅力的なコンテンツを書くことができます。
ClickUp Brainは、プロンプトや既存の資料に基づいてコンテンツを生成することで、トレーニングマニュアルのセクションの草稿を素早く作成するのに役立ちます。トレーニングマニュアルの草稿を作成した後、標準的な操作手順を作成したり、反復的なセクションを埋めたり、コンテンツを洗練させたりするために使用できます。トーン、明瞭さ、構造の改善に役立ちます。
さらに、AIアシスタントを活用することもできます：
- プラグインや拡張機能なしで、トレーニング文書やタスクのスペルチェックを自動的に行います。
- 発話を自動的にテキストに変換し、トランスクリプトを作成します。
- ミーティングやClipからの質問に答える
- 様々なトピックに関する詳細なデータ、統計、洞察を含むテーブルを作成する。
💡Pro Tip: ClickUp Brainの特筆すべき機能の一つは、詳細な技術文書を作成する機能です。これを利用して、複雑な技術的指示を含むトレーニングマニュアルを作成できます。特定の要件を入力するだけで、ClickUp Brainは、マニュアルにシームレスに統合された、構造化された包括的な文書を作成できます。
ClickUp BrainについてYvi Heimannのコメントをご覧ください：
ClickUpでアイデア、フレームワーク、プロセスを即座に生成できるため、特定のワークフローにかかる時間を半分に短縮できました。
イヴィ・ハイマン、ビジネス効率化コンサルタント
ステップ6：フィードバックを集める
まず、チームにマニュアルの詳細なレビューを依頼します。このレビューでは、コンテンツがクリアされ、正確で、理解しやすいことを確認します。次に、次のような構造化されたフィードバックを集めます。
/参照 https://clickup.com/features/form-view で構造化されたフィードバックを収集します。 ClickUp フォーム /参照
.
ClickUp フォームビューで条件ロジックとルールを使用して直感的なフォームを作成します。
カスタムフォームを作成して、わかりやすさ、正確さ、有用性など、特定のマニュアルセクションに関するフィードバックを収集できます。これらのフォームは、すべての重要なポイントをカバーし、体系的に対処できる提案や懸念を明確に記録するのに役立ちます。
また
/参照 https://clickup.com/features/chat-view ClickUpのチャットビュー、 /を使うこともできます。
を使用すると、チームメンバーがドキュメント内で直接リアルタイムのフィードバックを提供できます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Chat-View.gif ClickUpチャットビュー /%img/
ClickUp チャットでアクションアイテムを割り当て、いつでもアカウント責任を果たせるようにしましょう。
メンションを使って誰でも仕事の会話に追加したり、コメントを割り当てたり、箇条書きリストやバナーを使って仕事の詳細をよりよく伝えることができます。また、各チャットにアクセスできる人をコントロールしたり、誰かが会話を更新するたびに通知を受け取ることもできます。
ステップ 7: インタラクティブな要素を取り入れる
トレーニングマニュアルにインタラクティブな要素を取り入れることは、より魅力的なものにするために不可欠です。
各セクションの最後にクイズを盛り込むことは、読者のコンテンツ理解度をテストするのに最適な方法です。これらのクイズは、即座にフィードバックを提供し、読者がさらに復習が必要な分野を特定するのに役立ちます。
使用方法
/を使う https://clickup.com/integrations?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=gs_cpc_arlv_nnc_brand_trial_all-devices_troas_lp_x_all-departments_x_brand&utm_content=all-countries_kw-target_text_all-industries_all-features_all-use- ...cases_clickup_features_integrations_broad&utm_term=b_clickup%20integrations&utm_creative=658290434337_BrandChampion-utm_custom1=&utm_custom2=&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwoJa2BhBPEiwA0l0ImPm2FwelG9jr3W6pk8RAHmtvGdrkydzIqSIHnpmrbD-ZB5EzoTshBoCcx4QAvD_BwE#gad_source=1 ClickUpの統合機能 /クリックアップの統合機能
を使用すれば、ワークスペースを離れることなく、これらのインタラクティブな要素をトレーニングマニュアルに組み込み、コンテンツを強化することができます。
インスタンスンス ClickUpのGitHubのようなツールとの統合 などのツールとの統合により、ソフトウェアのワークスペースから直接ビジュアル要素を組み込むことができます。ダイアグラム、コードスニペット、その他のビジュアルエイドを追加して、学習者に情報を提供し、学習者を惹きつける、ダイナミックでインタラクティブなトレーニングマニュアルを作成できます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-278.png ClickUpインテグレーション /クリックアップ
ClickUpのGitHubインテグレーションを使って、ダイアグラムやコードスニペットなどを含むインタラクティブなトレーニングマニュアルを作成しましょう。
💡*Pro Tip：次のように使用します。 トレーニングビデオソフトウェア を使用すると、トレーニングマニュアルにクイズ、実習、実践的な課題などのインタラクティブな要素を追加して、より魅力的な学習体験を提供することができます。
ステップ8：マニュアルの発行とアクションアイテムの自動化
最後に、トレーニングマニュアルの作成が完了したら、次はそれを共有する番です。マニュアルを必要とする人全員に確実に届くよう、最適な配布方法を決めましょう。一般的な配布方法をいくつか紹介します：
- 電子メール
- 社内イントラネット
- 学習管理システム（LMS）
どのプラットフォームを選択するかは、あなたの組織の既存のインフラと受講者の依存関係によって決まります。
配布方法が決まったら、以下を活用しましょう。
/を活用してください。 https://clickup.com/ja/blog/45595/undefined/ を活用してください。 ClickUp自動化 /%href/
を使用すると、発行プロセスを合理化し、継続的な配布タスクを管理できます。カスタム自動化を使用してワークフローを設定すると、特定の条件が満たされたときに特定のアクションが自動的にトリガーされます。例として、次のようなアクションを自動化できます：
- 電子メールの自動配信：
自動メール配信： 電子メール自動化の設定 やテキストのものもあるが、ここでは私たちのお気に入りを紹介しよう。どちらもClickUpのものです。
ClickUpクリップ
/参照 https://www.youtube.com/embed/iW6xrDuZtDQ ClickUp Clipsのトレーニングビデオ /%href/
は、簡潔で魅力的、かつ効果的なトレーニングマニュアルを作成する優れた例です。
私たちが気に入っている理由:
- ビジュアル学習：ビデオフォーマットは、視覚学習者に対応したダイナミックでインタラクティブな学習方法を提供します。
- 簡潔なコンテンツ：トレーニングビデオは短く、視聴者を圧倒することなく、鍵機能に焦点を当てています。
- ステップバイステップのガイダンス：各ステップが実演されているため、複雑なタスクも理解しやすい。
- 魅力的なプレゼンテーション画面上の合図とリアルタイムの例を使用することで、視聴者の興味を引き、定着を助けます。
クリックUpドキュメント
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6328174371351-Intro-to-Docs ClickUp Docsトレーニングマニュアル /%href/
には、ClickUp Docsの使用に関して知っておくべきことがすべて記載されています。これは、ユーザーがツールを学び、使いこなすのに役立つ、よく構成された詳細なマニュアルです。
私たちが気に入っている理由:
- 詳細な説明：マニュアルにはクリックアップ・ドックスの使い方が詳しく説明されており、ユーザーが簡単に使い始めることができます。
- 構造化されたレイアウト：コンテンツは、明確な見出しと小見出しでよく整理されており、ユーザーは必要な情報をすぐに見つけることができます。
- インタラクティブな要素：組み込まれたリンクと画像は、視覚的な参照や追加リソースを提供することで、学習体験を向上させます。
ユーザーフレンドリーなデザイン：マニュアルはユーザーを念頭に置いてデザインされています。ユーザーフレンドリーなデザイン：マニュアルはユーザーを意識してデザインされています。
クリックアップでトレーニングマニュアルを作成する
トレーニングマニュアルは、新入社員の入社時や旧入社員のスキルアップ時の救世主です。
幅広い トレーニングソフト ClickUpは明らかに際立っている。
ClickUpのインターフェイスはユーザーフレンドリーなだけでなく、幅広いトレーニング要件に柔軟に対応します。簡単な新入社員研修から本格的なスキルアップ研修まで、クリックアップならオンライン研修マニュアルの作成・管理も簡単です。
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トレーニングプログラムを向上させる準備はできていますか？
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