ティム・フェリスが週4時間労働を提唱しているのは有名な話である。 生産性の向上 .この哲学は、従業員の作業負荷と幸福のバランスという、職場管理の重要な側面を強調している。
従業員こそが最大の資産だと考えているのであれば、従業員がそのバランスを取る方法をすでに模索していることだろう。それが、あなたがここにいる理由でもあるのです。
そこで、私たちがお手伝いします。この記事では、従業員の作業負荷の概念、チーム全体に過度の負荷をかけることで生じる影響、健全なバランスを保つための実践的な戦略についてご紹介します。
従業員の過負荷とは？
従業員の過負荷は、従業員に割り当てられたタスクの量と複雑さが、利用可能な時間とリソースの範囲内で効果的に管理するキャパシティを超えた場合に発生します。
例えば、すでにフルキャパシティで仕事をしている開発者が、スプリント内で製品を作るために時間との戦いをしているとします。既存の作業負荷や納期を調整することなく、別の機能を追加して開発させることは、従業員の過負荷を生み出していることになります。
これは悲惨な結果を招きかねない。その方法を理解しよう。
過度な作業負荷の影響を理解しよう
過度の作業負荷は、その性質上、従業員に過度のストレスを与え、無数の労働衛生上の問題を引き起こす望ましくないものです。職場の静かな捕食者であり、ダメージが完了するまで気づかれないことも多い。過重労働が従業員の肉体的・精神的健康に及ぼす最大の影響には、以下のようなものがある。
健康状態の悪化：休憩やメンテナンスをせずに長時間稼働させすぎた機械のように、人間の身体は絶え間ないプレッシャーで摩耗し始める。この劣化は、エネルギーの低下、慢性疲労、頭痛などにつながる。 研究 によると、ストレスの多い従業員は心臓病を発症する可能性が40％高い。
ストレスとメンタルヘルス問題ストレスは仕事のし過ぎの原因であると同時に結果でもある。 従業員の41％以上が の従業員が、仕事上のストレスの主な原因として従業員の過負荷を挙げており、それが生産性の低下につながり、問題を悪化させている。
バーンアウト：世界保健機関 定義 燃え尽き症候群とは、「サクセスマネージャーが成功しなかった慢性的な職場ストレスから結果的に生じる症候群」と定義している。その結果、エネルギーが枯渇し、ネガティビズムやシニシズムを感じたり、職業的効力感が低下したりして、燃え尽き症候群が長期化するという悪循環に陥る。このような条件は、従業員の私生活にも影響を及ぼす。
有害な仕事習慣：従業員はストレスの多い過重な仕事を標準として受け入れるようになる。チームマネージャーは、ストレスを吸収して仕事を増やすようメンバーに圧力をかける。その結果、残業、変な時間帯の電話、不規則な食事などの悪い習慣が蔓延する。
従業員の憤り：過重労働は仕事の喜びを奪い、従業員の満足度に影響を与える。従業員に選択肢がないように感じさせ、生産性も革新性も失わせる。
少なくとも長期的に見れば、仕事に追われることを快く思う人はいない。チームが過重労働を感じているかどうかわからない場合は、以下のような症状がないか確認してみましょう。
仕事過多の症状を認識する
何かを避けるには、まずそれを特定し、名付ける必要がある。仕事過多の症状を認識することは、健全で生産性の高い職場を維持するために非常に重要です。過重労働は気づかないうちに忍び寄ってくることもあるが、その兆候は、何を見るべきかさえ分かれば見逃すことはできない。
生産性の低下：仕事をたくさんしていた従業員の仕事が減っている。これを個人的な問題だと決めつけるのは簡単だが、多くの場合、ずっと過負荷がかかっていたためである可能性がある。 作業量麻痺 または燃え尽き症候群。
衰えの性質に依存関係、 生産性ハック が役に立つかもしれない。もし誰かの納品レベルが一貫して低下しているのであれば、仕事の過負荷を認識するために生産性の基準を再調整する。
仕事の質の低下： 私の仕事は文法エラーが多すぎませんか？バグだらけのソフトウェアをコーディングする開発者？弁護士による契約書の鍵条項の見落とし？多すぎるタスクに悩む社員は、仕事を急ぎすぎてミスを犯し、アウトプットの水準を下げてしまうかもしれない。
モチベーションの低下：かつてはクリエイティブなアイデアで活気にあふれていたグラフィックデザイナーが、反復的で精彩を欠いた成果物をデザインするようになった場合、おそらく過負荷に陥っている。過負荷とは、やることが多すぎるという意味だけではない。同じものが多すぎるということでもある。
この場合は、タスクを少しシャッフルすることで、彼らにスパイスを与えよう。
病欠：チームメンバーが、定期的に頭痛や腰痛に悩まされたり、不安や抑うつといった精神的な悩みを抱えたりと、あまりにも頻繁に体調を崩している場合、それは単に過負荷の影響かもしれません。休暇制度を見直す前に、私の仕事の割り振りがその原因になっていないかどうかを把握しましょう。
仕事上好ましくない行動：過重な仕事に追われ、眠れない日々が続くと、睡眠不足に陥り、気分の落ち込みに直結する。これは組織内に不必要な対立を生む可能性がある。マネージャーがチームにキレたり、アカウントマネージャーがクライアントに怒鳴ったりするのを想像してみてほしい。これはストレスの結果かもしれない。
エンゲージメントの低下チームメンバーの中に、ランチやイベントを避ける人がいませんか？彼らはおそらく過負荷で、チームとつるむのを休みたいだけなのでしょう。これは、あなたが提供している他の特典にも当てはまります。従業員がよそよそしい場合は、作業負荷に注目してください。
上記の症状については、常に別の原因を想像することができる。従業員が病気休暇を取っているのは、他の理由で体調を崩しているからだと考えるかもしれない。あるいは、人見知りや内向的な性格が原因で、仕事に従事していないと考えるかもしれない。多くの場合、これは真実かもしれない。
しかし、外的な理由を決めつけ、過負荷の問題を無視することは、組織にとって悲惨な結果を招きかねない。
従業員の過負荷を無視した結果
従業員の過負荷は、一過性の短期的な問題ではない。実は、組織のあらゆる組織に影響を及ぼす慢性的な問題なのだ。
アブセンティズム： 米国ストレス研究所 例えばインスタンスでは、フィットネスセンター、マッサージルームがあり、医療スタッフがキャンパス内で相談に応じている。このような積極的なアプローチは、健康問題の早期発見に役立つだけでなく、ウェルネス文化を促進し、ストレスを軽減し、燃え尽き症候群を予防する。
従業員支援プログラムの導入
従業員支援プログラム（EAP）は、従業員が個人的な問題や仕事に関連する問題について助けを求めるための秘密の手段を提供する。このサポートシステムにより、従業員はストレスを管理するために必要なリソースを利用できるようになり、過負荷の影響を軽減することができます。 EY（アーンスト・アンド・ヤング） のEAPには、カウンセリング、法律相談、ファイナンシャルプランニングサービスが含まれる。
仕事の過負荷を管理する上でワークライフバランスを重視する。 ネットフリックス は無制限休暇とフレキシブルな仕事スケジュールを提供し、ワークライフバランスを促進している。この方針は、従業員が作業負荷と私生活を効率的に管理しながら、充電するために必要な時間を取ることを信頼している。これにより、従業員は自分の時間の所有権を持ち、意思決定ができるようになる。
効果的なコミュニケーション
急成長する組織では、要求が高く、常に進化し続ける傾向がある。そのため、短い納期で期待される仕事が発生することもある。多くの場合、これは避けることができない。
オープンで効果的なコミュニケーションは、このような状況の負担を軽減するのに役立つ。社員が負担を感じたときに上司に伝えることができる。チームメンバーが手を挙げ、可能であればより多くの仕事を引き受けることができる。
現実的な期待の設定
15年の経験を持つマネジャーなら30分で完了するタスクでも、若手のクオリティ・アナリストなら3時間かかるかもしれない。現実的な期待を持つためには、マネジャーは従業員の能力と稼働状況を理解するために時間とエネルギーを費やす必要がある。
過剰な作業負荷への対応におけるプロジェクト管理の関連性
効果的なプロジェクト管理は、タスクを効率化し、作業負荷を公平に配布することで、従業員の過負荷を大幅に軽減することができる。これについては、このブログ記事の後のセクションで説明する。
上記はすべて、安全で生産性の高い職場づくりに役立つ組織レベルの戦略である。これらは絶対に必要なものではあるが、具体的な細部には対応していない。真の変化は、マネジャーとリーダーの関係を改善することからしか生まれない。
あなたの組織でワークライフバランスの文化を築くための方法を紹介しよう。
従業員の過重労働に対する管理職と雇用者の役割
管理職と雇用主は、より大きな権限と権力を持つ者として、従業員の過重労働に対処する責任があります。マネージャーとして、チームメンバーが無理せず、ワークライフバランスを保ち、仕事に健全に取り組めるよう、自分自身に責任を持つ必要があります。
やることとしては、以下のようなものがある。
従業員の幸福を成果物にする
管理職として、従業員の幸福を鍵責任領域（KRA）に含める。レッドフラッグの見分け方を学ぶ。チームの幸福を確保する：
- 私の仕事の時間を尊重する
- ミーティング時間／方法の希望が尊重される
- 作業負荷のバランスが取れている
- 休暇は時間通りに承認される
- 土日祝日は必ず休む
信頼関係の構築
従業員の過負荷や不満は、従業員に所有権がないという意識が欠けている場合に発生する。これを克服するために、チームメンバーは意思決定に積極的に関与すべきである。リーダーシップに民主的なアプローチをとり、チームの自主性を奨励し、セルフマネジメントを可能にする。時間管理を徹底させる。
コミュニケーション
リーダーシップのパラダイムやフレームワークは数多くあるが、V2MOMのアプローチはシンプルである。消化しやすく、実行しやすい。 セールスフォース会長兼CEO マーク・ベニオフ
ツイートへのリンクセールスフォースの「V2MOM」プロセス これは、福利厚生を含む仕事のさまざまな側面について、透明性と連携を促進するもので、構造化された会話が作業負荷の懸念に対処し、緩和するのに役立つことを例示している。
ですから、チームメンバーと定期的にコミュニケーションをとりましょう：
彼らの意見に耳を傾ける：従業員の声を聞く：従業員が作業負荷に関する懸念を気軽に発言できる環境を作る。
従業員とのチェックイン：定期的にチェックインを行い、チームとメンタルヘルスについてオープンに対話しましょう。こうした会話を通じて、従業員は自分の健康が優先度であること、助けを求めたり作業負荷の調整を求めたりしても構わないことを再確認する。
フィードバックを受け入れる：フィードバックを受け入れる。作業負荷を調整し、従業員の過負荷を緩和する方針を実施する。
内省する：過負荷に関連する問題の多くは、言わずに済ませることができる。インスタンスンス：過負荷に関連する問題の多くは、誰にも言えずに終わってしまうことがある。チームの幸せ、満足、生産性を維持するために、どうすれば改善できるかを観察し、継続的に内省しましょう。
上記のような行動改革を行う一方で、強力なプロジェクト管理ツールを使って従業員の作業負荷を効果的に管理することにも投資しましょう。
従業員の過負荷に対する職場の未来校正
従業員の作業負荷は、年に一度のビジネスプランのようなものではありません。日々の業務なのです。チームの日々の作業負荷を確実に把握するためには、ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。
プロジェクトを効率的に管理するために設計されたClickUpは、あらゆるニーズに対応する配列機能を備えています。
右のオンボード
過負荷の解消は、新入社員が仕事を始める前から始まっています。
/参照 https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf グラスドアのレポート作成 /%href/
によると、効果的なオンボーディングを行うことで、定着率を82%まで高めることができるという！
新入社員の権利、特典、役割、責任、期待などをまとめた包括的なオンボーディング・プログラムを構築しましょう。新入社員がいつでもアクセスできるようにしましょう。 ClickUp ドキュメント は、従業員の入社時の書類をまとめるのに最適な方法です。また、これらのドキュメントをタスクに接続し、従業員の銀行口座情報を提出するなどのアクティビティを行うこともできます、 NDAへの署名 など。
ClickUp Docsで情報を統合し、入社をスムーズに。
チームで使えるようにする 生産性テンプレート を使い、仕事のスケジュールを追跡し、調整し、バランスをとる。
仕事を正しく配分する
現在の作業負荷を知ることは、生産性向上の出発点である。 ClickUpの作業負荷ビュー はまさにそのために設計されています。
- 視覚的なキャパシティ管理: 各チームメンバーの現在のタスクとキャパシティを確認でき、過負荷を防ぐための迅速な調整が可能です。
- カスタマイズ可能なビュー: チームのニーズや好みに合った作業量を確認できます。
- 時間追跡：見積もり時間と追跡時間を確認し、正確なプランニングが可能です。
- ドラッグ＆ドロップによるリスケジューリング：ボタンをクリックするだけで、タスクを視覚的にリスケジュールできます。
- フィルタリングとソートオプション：*分析および意思決定を強化し、プロジェクト、部門、または個人別の作業負荷をビューします。
従業員の時間を目一杯に詰め込まないことを忘れないでください。社員が創造性を発揮できるよう、10～15％のバッファタイムを与えましょう。
クリックアップ日報テンプレート
やることはすべて正しいにもかかわらず、従業員が過労死するような事態に遭遇することもあるかもしれない。そのような状況では、適切に対応する必要がある。以下にいくつかの提案を紹介する。
従業員の過重労働に対する緩和策
チームが過負荷を感じている場合、緊急かつ迅速な介入が必要です。しかし、トリガーになるようなタスクの再配分は、そこまでしかできません。しかし、これは良いスタートだ。
作業負荷の管理と軽減
過負荷の症状が見られたら、初心に戻りましょう。自分の 作業負荷管理ツール を使い、現在どのように仕事が割り当てられているかを確認し、不公平さを理解する。そして、以下の戦術を試してみてください。
- 優先順位をつける： 緊急性と重要性に基づいてタスクを評価し、ランク付けする。
- 再配分： 各社員のスキルとキャパシティに応じてタスクを再配分する。
- 納期を迫るビジネスチームやクライアントに相談し、時間を延長する。
- 余分な手を雇う：いくつかのタスクを手伝ってくれる契約社員を追加で雇う。
仕事の過負荷を防ぎ、対処する
作業負荷の再調整が終わったら、次はこのような状況が二度と起こらないようにする番だ。やることとしては、以下のようなものがある。
- 各タスクにかかる時間を正確に見積もり、プランを立てる
- 生産性と効率を向上させるために、トレーニングとスキルアップに投資する。
- 週次レビューを実施し、従業員の過負荷が発生しないようにする
- レトロスペクティブに時間を費やし、作業負荷と関連する問題を探る。
より良い作業量管理のためのツールの活用
すべてを個人でやる必要はない。テクノロジー、ツール、自動化を使って作業負荷を管理しよう。
テンプレートを使う： ClickUpの従業員作業負荷テンプレート は、過負荷をなくし、燃え尽きを防ぐための完璧なフレームワークを提供します。まずはダウンロードして、効果的な作業負荷のプランを立てましょう。
通知を維持します：期限を過ぎたタスク、追跡時間が見積もり時間を超えたタスクなど、ClickUp通知をオンにしておきましょう。過負荷の症状に細心の注意を払いましょう。
自動化：自動化：自動化を使用します。 ClickUp自動化 を使えば、繰り返されるプロジェクト管理タスクを自動化できます。
ClickUp Automationでワークフローに基づいたカスタム自動化を構築しましょう。
ClickUpで従業員の過負荷を防ぐ
作業負荷管理は、プロジェクトの期限をミーティングするだけではありません。納期に間に合わせるだけでは、カスタマーのニーズに応えることはできません。真に成功するためには、チームのニーズも満たす必要があります。
従業員がサポートされ、価値を感じ、やる気が出るような環境を作る必要がある。従業員の生産性、モチベーション、効率性、満足度を高めるために、あらゆるツールを駆使していることを示すのがベストだろう。
ClickUpのプロジェクト管理ツールは、チームの作業負荷を管理できる最高の機能を備えています。効果的な戦略とプランニングに必要な可視性を提供します。また、それらを実行に移すための視覚的なインターフェイスと自動化も提供します。
ClickUpで燃え尽き症候群を防ぎ、離職率を下げ、全体的な仕事の満足度を高めましょう。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 .
よくある質問
1.従業員の過重労働とは何ですか？
従業員の過負荷とは、従業員が労働時間内に合理的に処理できる以上の仕事を与えられ、仕事の要求が従業員のキャパシティを超えた状態になることです。
2.仕事での過負荷にどう対処しますか？
仕事での過負荷に対処する最善の方法は、以下の通りである：
きちんとプランニングすること：キャパシティを理解し、それを効果的に使うプランを立てる。
優先順位付け：緊急のタスクと重要なタスクを特定し、早急に対応すべきタスクに集中する。チームに過度の負担をかけずに、残りを推し進める。
現実的な期限の設定：チームとコミュニケーションをとり、達成可能な期限を設定することで、過度なストレスを感じることなく、質の高い仕事を行うことができる。
オープンなコミュニケーション：チームの作業量を定期的に評価し、作業負荷が高い場合は配置転換を行う。
3.仕事過多の問題は何ですか？
仕事の過負荷は、組織、従業員、従業員の私生活、家族、そして社会全体にとって有害である。
組織にとっては、生産性の低下、欠勤率の上昇、離職率の上昇、ネガティブな職場文化など、収益に影響するものばかりである。
個人にとっては、タスクに追われ続けることでストレスが高まり、燃え尽き症候群、睡眠障害、免疫反応の低下、慢性疾患のリスクが高まる。
その結果、家族と過ごす時間の量と質が低下し、幸福感に影響を及ぼす。不幸せな家庭は、ストレスや不安、トリガーハッピーな社会を作り出し、誰のためにもならない。