siap mempelajari manfaat tim virtual?
Bukan rahasia lagi bahwa mengelola tim virtual adalah norma baru.
Dengan pandemi COVID-19 yang mengganggu aktivitas bisnis, sebagian besar tim terpaksa bekerja dari rumah.
Kami telah menemukan bahwa mengelola tim virtual global sebenarnya memiliki manfaat tersendiri!
Kami akan membahas manfaat tim virtual dan bahkan menyoroti beberapa solusi mudah untuk beberapa tantangan tim jarak jauh yang umum terjadi!
Apa yang dimaksud dengan tim virtual?
Tim virtual adalah tim yang... (memutar musik)... bekerja dari jarak jauh!
Tapi serius, ada apa ini?
Ini adalah sekelompok orang terampil yang bekerja dari jarak jauh dan berkolaborasi secara online.
**Apa bedanya dengan tim biasa?
Tim virtual dan tim reguler di kantor tidak terlalu berbeda.
Anda dapat memiliki tim virtual Tangkas , Scrum dan Kanban tim!
Mereka masih merupakan orang-orang berbakat yang sama yang dapat menangani sebagian besar aktivitas yang sama dengan yang mereka lakukan di kantor. Satu-satunya perbedaan adalah mereka tidak lagi berada di tempat kerja yang sama secara fisik.
**Apa yang bisa dilakukan tim virtual?
Tim virtual dapat melakukan hampir semua hal yang dilakukan oleh tim kantor dengan tingkat efisiensi yang sama.
Dan meskipun itu mencakup banyak hal - namun itu bukan segalanya
7 manfaat tim virtual
Apa saja manfaat dan tantangan dari tim virtual?
1. Anda dapat menghemat banyak uang
Sebagai tim jarak jauh bekerja dari lokasi mereka sendiri, mereka bertanggung jawab atas mereka:
- Ruang kerja
- Peralatan
- Utilitas
**Tapi tunggu dulu, perusahaan bukan satu-satunya yang menghemat biaya!
Pekerja jarak jauh juga menghemat banyak uang karena mereka tidak perlu mengeluarkan biaya untuk perjalanan harian dan pengeluaran lain yang berhubungan dengan pekerjaan seperti pakaian baru dan makanan di kantin.
2. Tim Anda akan memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik
Tidak ada yang menyukai perjalanan harian dan terjebak di kantor sepanjang hari.
Apalagi jika orang ini adalah bos Anda.
mengapa harus membuang-buang waktu dan energi untuk pergi ke tempat kerja jika Anda bisa langsung bekerja begitu bangun tidur?
Dengan cara ini, karyawan Anda dapat menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sehat yang akan membuat mereka lebih bahagia.
Dan ketika mereka lebih bahagia, mereka akan menjadi lebih baik
lebih puas
dengan pekerjaan mereka!
3. Tim Anda akan lebih produktif
karyawan virtual bisa lebih produktif daripada staf di kantor?
Tidak mungkin, bukan?
lagipula, mereka bisa saja sibuk menonton tayangan ulang The Office di rumah alih-alih bekerja!
Ingat, karyawan jarak jauh bisa memilih kapan mereka bisa bekerja.
mengapa harus bekerja dari jam 9 sampai jam 5 ketika Anda bisa lebih produktif di jam-jam lain dalam sehari?
Bekerja dari jarak jauh memungkinkan karyawan Anda bekerja saat mereka bisa lebih fokus untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat!
hasilnya?
Ini akan meningkatkan produktivitas!
dan tahukah Anda apa artinya?
Laba yang lebih sehat untuk perusahaan Anda. Ada begitu banyak manfaat dari tim virtual!
4. Anda dapat mengakses kumpulan talenta global
Anda ingin membawa ide-ide Anda ke seluruh dunia.
tetapi apakah Anda memiliki cukup banyak orang di tim Anda?
Jika perusahaan Anda tumbuh cepat dan bertujuan tinggi, Anda akan membutuhkan semua jenis orang di dalamnya.
Namun ketika Anda bekerja di luar kantor fisik, Anda akan menghadapi masalah.
Anda hanya bisa merekrut talenta yang berada di kota yang sama dengan Anda!
Ini berarti Anda bisa saja dipaksa untuk puas dengan siapa pun yang tersedia alih-alih menemukan orang yang cocok untuk tim virtual Anda.
Namun, Anda tidak akan menghadapi masalah ini dengan tim virtual global.
Karena karyawan Anda bekerja dari jarak jauh, Anda bisa mempekerjakan mereka dari di mana saja di dunia!
Anda bisa mengakses kumpulan talenta global dan menyaring banyak kandidat untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda!
5. Anda dapat memberikan dukungan 24×7
Membangun tim virtual memungkinkan Anda mempekerjakan tenaga kerja yang lebih beragam.
Karena karyawan jarak jauh Anda sekarang terdistribusi secara global dan bekerja di berbagai zona waktu, Anda dapat melayani klien dan pelanggan di berbagai zona waktu juga!
Tim virtual Anda di Australia dapat mengambil alih begitu tim Anda di Inggris pulang. Dengan cara ini, bisnis Anda akan dapat memberikan dukungan 24×7 tanpa harus mempekerjakan siapa pun secara berlebihan!
Selain itu, karena Anda akan memiliki karyawan jarak jauh di seluruh dunia, perbedaan budaya tidak akan menjadi masalah karena Anda akan memiliki orang-orang yang benar-benar memahami klien dan pelanggan internasional Anda.
6. Anda dapat meningkatkan skala dengan mudah
Untuk berkembang, Anda membutuhkan lebih banyak talenta!
Jika Anda memiliki tim di lokasi, Anda perlu menyewa ruang kantor tambahan, melengkapinya, berinvestasi pada komputer, peralatan, dan teknologi tambahan, dan seterusnya.
Hal ini tidak hanya mahal, tetapi juga memakan waktu!
Untungnya, tim virtual yang efektif membantu Anda menghindari jebakan-jebakan tersebut sambil tetap mengembangkan tenaga kerja Anda.
Yang Anda butuhkan hanyalah proses orientasi yang efisien, proses perangkat lunak kerja jarak jauh yang tepat dan Anda sudah siap!
Dengan cara ini, Anda bisa tumbuh dengan cepat, meninggalkan pesaing Anda seperti Kevin:
7. Komunikasi Anda akan lebih transparan
Diskusi informal dapat menjadi masalah terutama dalam Tangkas dan Manajemen proyek scrum
- dimana persyaratan proyek dapat berubah setiap minggunya.
Namun, tim virtual yang sukses tidak menghadapi masalah ini.
mengapa?
Karena membangun kesamaan saluran komunikasi adalah bagian inti dari kerja tim virtual. Ingat, Anda tidak bisa lagi menghampiri seseorang dan menanyakan kabar terbaru kepada mereka.
Itulah mengapa tim Anda perlu membuat saluran komunikasi umum di mana semua pembaruan selalu tersedia untuk semua orang - jadi semua orang akan mendapatkan semua informasi dan tidak ada seorang pun dari ruang tim virtual Anda yang akan terlewatkan!
3 Kekurangan Tim Virtual dan Cara Mengatasinya (dengan solusi)
Ada banyak sekali keuntungan dari tim virtual, namun mereka tidak sempurna - ada pro dan kontra.
Tempat kerja saat ini dapat dengan mudah merespons semua hal ini tantangan tim virtual !
Anda hanya membutuhkan alat yang tepat .
Berikut ini adalah rincian dari 3 kelemahan utama tim virtual dan cara mengatasinya:
- Koordinasi jarak jauh bisa jadi sulit
- Pelaporan kemajuan dapat menjadi tantangan
- Masalah dalam memantau produktivitas
Tantangan #1: Koordinasi jarak jauh bisa jadi sulit
Komunikasi virtual bukanlah sesuatu yang baru di dunia ini.
Tetapi ada masalah dengan hal itu.
Tim virtual Anda harus terhubung sepanjang hari, berurusan dengan lautan pesan. Dan ketika tim yang tersebar harus berkoordinasi melalui beberapa aplikasi komunikasi, inilah yang akan terjadi:
Karena semua pesan Anda akan tersebar di berbagai aplikasi dan alat, komentar akan lolos dari celah-celahnya.
Tanpa komunikasi tatap muka untuk mengisi kekosongan, Anda akan memiliki tumpukan besar pesan yang tidak terjawab, belum dibuka, dan pesan yang tidak dijawab yang menghambat kemajuan Anda!
Kecuali Anda menggunakan ClickUp!
ClickUp
adalah yang terkemuka di dunia
alat manajemen proyek jarak jauh
yang digunakan oleh tim virtual dalam bisnis mulai dari perusahaan rintisan hingga perusahaan raksasa seperti Google, Netflix, dan Airbnb. Alat ini memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk membuat tim virtual Anda bekerja dengan cara yang sama!
solusi ### ClickUp: Miliki platform komunikasi terpadu untuk semua pesan Anda!
Tidak ada yang salah dengan berkomunikasi secara virtual.
Masalahnya adalah menemukan cara yang tepat untuk melakukannya dan menggunakan alat yang tepat.
Masalah terbesar yang dihadapi tim virtual adalah mencatat percakapannya mengenai proyek-proyek yang spesifik.
Karena diskusi Anda bisa tersebar di email, Slack dan konferensi video memahami semuanya akan membuat Anda gila!
ClickUp memiliki solusi yang akan menjaga kepala (dan kaki) Anda tetap aman.
Setiap tugas ClickUp dilengkapi dengan bagian komentar untuk komunikasi yang efektif.
Anda dapat menggunakannya untuk:
- Berbagi pesan dan pembaruan tentang proyek
- Berbagi file dan dokumen yang relevan
- Menandai rekan satu tim
- Dan masih banyak lagi!
tapi tunggu, bukankah tim virtual Anda bisa saja kewalahan dengan komentar-komentar ini dan terkadang mengabaikannya?
Benar!
Itulah mengapa ClickUp memiliki fitur komentar yang ditetapkan yang memungkinkan Anda untuk langsung menugaskan komentar kepada anggota staf yang perlu mengambil tindakan terhadap komentar tersebut. Mereka akan diberitahu tentang hal ini dan bahkan akan muncul di baki tugas mereka.
Dengan cara ini, Anda tidak perlu khawatir tentang komentar penting yang tidak terjawab lagi!
ClickUp bahkan dapat diintegrasikan dengan aplikasi sepertiKendur dan Memperbesar untuk memastikan bahwa semua komunikasi terkait proyek Anda tetap terpadu. Dengan cara ini, Anda dapat dengan cepat melakukan rapat virtual Pertemuan scrum melalui Zoom tanpa meninggalkan ClickUp!
Tantangan #2: Pelacakan kemajuan bisa menjadi tantangan
ingatkah Anda ketika para manajer dapat menghampiri meja anggota tim untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka?
Ya, Anda tidak bisa melakukan itu dengan tim virtual.
Namun tanpa pertemuan tatap muka dan alat bantu yang tepat, tidak ada cara mudah untuk mengikuti perkembangan proyek Anda tanpa membuat rambut Anda rontok! Tidak ada yang menginginkan pertemuan yang tidak perlu, tetapi komunikasi dan alat yang tepat adalah kunci keberhasilan proyek!
Tentu saja, Anda dapat terus berkomunikasi dengan tim virtual Anda dengan meminta mereka untuk memberikan kabar terbaru setiap detik - tetapi itu akan membuat mereka merasa seperti Andy di sini:
Solusi Virtual ClickUp:
Jangan khawatir, Anda tidak harus terus mengirim pesan kepada tim Anda tanpa henti untuk mencatat kemajuan proyek.
ClickUp memberi Anda beberapa fitur untuk menyederhanakan manajemen tugas proyek - dan tidak ada satupun dari mereka yang melibatkan gangguan pada tim Anda setiap lima menit!
A. Gunakan bagan terperinci untuk melacak kemajuan proyek secara instan
ClickUp hadir dengan fitur Bagan Gantt untuk gambaran visual yang cepat dan terperinci tentang kemajuan proyek Anda. Yang Anda perlukan hanyalah melihat sekilas bagan Gantt Anda untuk mengetahui bagaimana proyek Anda berjalan dan mengidentifikasi potensi masalah!
Namun, bagan Gantt bukan satu-satunya bagan virtual pelaporan proyek fitur yang Anda dapatkan dengan alat ClickUp.
Anda juga mendapatkan grafik canggih yang sangat berguna untuk Tim yang gesit :
- Grafik pembakaran untuk melacak berapa banyak pekerjaan yang tersisa
- Grafik pembakaran : untuk melihat apa yang telah Anda capai sejauh ini
- Diagram aliran kumulatif : untuk melacak penyelesaian proyek
- Grafik kecepatan : untuk memperkirakan tingkat penyelesaian tugas rata-rata Anda
grafik tersebut melebihi lelucon yang dilakukan Jim pada Dwight!
B. Gunakan status khusus untuk mengidentifikasi status proyek dengan mudah
ClickUp juga dilengkapi dengan status khusus untuk membantu Anda mengetahui dengan cepat tahap apa yang sedang dijalani oleh setiap proyek. Karena status ini dapat disesuaikan, status ini bisa menjadi apa pun yang Anda inginkan!
"Sedang berlangsung", "Ditemukan Masalah" "Itu yang dia katakan"_ - terserah Anda!
Dengan cara ini, Anda hanya perlu melihat status proyek untuk mengetahui secara langsung di mana proyek tersebut berada.
Selain itu, jika Anda bukan penggemar sistem Papan kanban dan ingin melihat tugas Anda dalam daftar, cukup alihkan ke antarmuka Tampilan daftar !
Tantangan #3: Masalah dalam memantau produktivitas karyawan
khawatir bahwa tim virtual Anda mungkin menelusuri media sosial saat bekerja?
atau apakah Anda mengalami mimpi buruk tentang pekerja jarak jauh yang tidur siang di jam kerja?
Anda tidak sendirian.
Itulah yang ditakutkan oleh sebagian besar perusahaan dalam mengelola tim jarak jauh.
dan dapatkah Anda menyalahkan mereka?
Bagaimanapun juga, lingkungan virtual penuh dengan gangguan. Mulai dari belanja bahan makanan yang tidak terjadwal hingga tayangan spesial Netflix yang baru setiap hari - tim jarak jauh Anda bisa terganggu oleh apa saja!
Solusi ClickUp
Jangan khawatir.
Hanya karena tim Anda bekerja secara virtual, bukan berarti Anda tidak dapat memastikan bahwa mereka bekerja secara produktif
Inilah cara ClickUp membantu manajemen tim:
A. Gunakan tampilan Kotak untuk gambaran umum tingkat tinggi tentang segala sesuatu yang terjadi
Tampilan ClickUp Tampilan kotak adalah tampilan yang sempurna untuk pemimpin tim karena memilah tugas berdasarkan penerima tugas. Dengan cara ini, Anda dapat dengan cepat memeriksa tugas setiap orang dan menugaskan ulang tugas tersebut.
B. Mendalami tugas setiap anggota tim dengan Profil dan Pulse
Dengan fitur ClickUp Profil anda dapat mempelajari lebih dalam tentang apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim virtual. Anda dapat melihat apa yang telah mereka kerjakan, apa yang sedang mereka kerjakan, dan apa yang dijadwalkan untuk mereka kerjakan!
ClickUp juga memiliki virtual baru Denyut nadi yang sempurna untuk mengelola staf jarak jauh Anda.
Pulse menggunakan pembelajaran mesin untuk menghasilkan laporan aktivitas otomatis guna menyoroti apa yang paling menjadi fokus tim virtual Anda saat ini.
Anda dapat menggunakannya untuk memeriksa:
- Siapa yang sedang online dan offline
- Tugas terbaru yang paling aktif dikerjakan oleh setiap rekan tim
- Siapa yang secara aktif mengerjakan sesuatu untuk berkolaborasi secara real-time
- Tingkat aktivitas tim Anda sepanjang hari
C. Memantau penggunaan waktu dengan ekstensi Chrome dan integrasi aplikasi
Tim Anda dapat menggunakan fitur ClickUp Ekstensi Chrome untuk melacak waktu kerja virtual. Dengan cara ini, Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek dan di mana tim Anda tertinggal.
Namun, jika Anda sudah menggunakan pelacak waktu seperti Dokter Waktu , ClickUp dapat berintegrasi dengannya untuk membantu Anda mencatat berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek Anda dari jarak jauh!
Untuk ide lainnya, Anda dapat melihat halaman daftar ekstensi Chrome terbaik .
D. Menilai kinerja tim dengan laporan virtual yang terperinci
ClickUp dapat menghasilkan banyak sekali tempat kerja yang terperinci laporan untuk membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang kinerja tim virtual Anda.
Akses laporan yang mencakup hal-hal seperti:
- Siapa yang paling banyak bekerja
- Siapa yang memiliki tugas paling tidak lengkap
- Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk mengerjakan tugas dan masih banyak lagi!
Kami yakin Dwight akan senang sekali mendapatkan wawasan ini dari rekan kerjanya saat dia bekerja di Dunder-Mifflin!
Kesimpulan
Meskipun pandemi COVID-19 telah memaksa bisnis untuk bekerja dari jarak jauh saat ini, jelas bahwa bisnis akan terus berlanjut dengan tim global bahkan setelah pandemi berakhir.
Dan ini bukan lagi pertanyaan 'jika', tetapi 'bagaimana' Anda akan menyesuaikan diri dengan kenyataan baru ini.
Tentu saja, ada keuntungan dan kerugian dalam menjalankan tim virtual, tetapi manfaat yang akan Anda nikmati jauh lebih besar daripada kerugiannya!
Dan bukan berarti kekurangan itu tidak mungkin diatasi!
Dengan alat dan teknologi yang tepat, mengatasi tantangan-tantangan tersebut menjadi sangat mudah.
lihat saja ClickUp:_
Apakah itu membantu Anda:
- Berkomunikasi secara efektif dengan komentar
- Mengikuti perkembangan proyek dengan bagan terperinci
- Kelola tim virtual Anda dengan tampilan kotak dan profil
- Mengawasi kinerja tim virtual Anda dengan laporan
ClickUp dapat mengatur segalanya!
Dan karena tidak ada tim virtual yang bisa berfungsi tanpa alat proyek jarak jauh yang tepat, mengapa tidak mendaftar ke ClickUp hari ini ?
Dijamin akan membuat tim jarak jauh Anda terlihat seperti ini:
