Mengelola proses pengadaan membutuhkan penanganan rantai pasokan yang rumit, berurusan dengan pemasok, mengikuti aturan, dan menyulap pengadaan global, yang bukan tugas yang mudah!
Komunikasi dan transparansi yang efektif sangat penting dalam mengoptimalkan kinerja rantai pasokan.
Mendapatkan persyaratan terbaik dengan pemasok Anda dan memaksimalkan keuntungan membutuhkan strategi yang matang. Dan, tentu saja, memiliki alat bantu pengadaan yang tepat sangat penting untuk menjadi yang terdepan.
Bersiaplah untuk beberapa tips praktis dan pengenalan platform pengadaan ClickUp - alat bantu utama untuk meningkatkan tujuan bisnis Anda. Solusi ini akan membantu Anda mempercepat seluruh proses yang belum pernah ada sebelumnya.
Apa itu Pengadaan?
Pengadaan mengacu pada perolehan barang, jasa, atau pekerjaan dari sumber eksternal. Ini adalah proses multi-langkah yang mencakup pencarian, pembelian, negosiasi, dan logistik. Tujuannya adalah untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung operasi atau proyek organisasi Anda.
Pengadaan sangat penting untuk menangani biaya, memastikan kualitas, dan membina hubungan dengan pemasok-untuk memenuhi tujuan strategis bisnis Anda. Pengadaan dasar mencakup langkah-langkah awal ini, tetapi tingkat lanjut menggali lebih dalam-menganalisis data pengadaan, menangani penyelesaian, dan menyusun rencana pengadaan di masa mendatang.
Strategi pengadaan Anda dapat mencakup mempelajari persyaratan bisnis, melacak tanda terima, dan memperbarui ketentuan pembayaran. Namun, inti dari proses pengadaan, setiap departemen pengadaan memiliki tujuan yang sama: mendapatkan pasokan dengan harga yang kompetitif dan tepat waktu serta memaksimalkan nilai.
Dalam pengadaan, langkah-langkah utama termasuk mengenali permintaan, menegosiasikan dan mengelola kontrak, menangani penawaran, mendapatkan persetujuan anggaran, membuat faktur, dan menyimpan catatan. Kita akan membahas lebih lanjut tentang hal ini di bagian selanjutnya.
Jenis-jenis Proses Pengadaan
Untuk memahami proses pengadaan dengan lebih baik, mari kita bagi ke dalam beberapa jenis:
1. Proses pengadaan langsung
Pengadaan langsung melibatkan pengadaan barang, jasa, atau bahan mentah untuk produk akhir Anda. Pengadaan langsung melibatkan pengadaan bahan yang penting untuk memproduksi atau membuat produk atau layanan inti perusahaan Anda.
Pengadaan layanan langsung bertujuan untuk mendapatkan input berkualitas secara efisien, bernegosiasi dengan pemasok, mengelola kontrak, dan memastikan pengiriman tepat waktu untuk mendukung siklus produksi.
Bagi perusahaan manufaktur, ini adalah tentang mendapatkan bahan baku dan layanan yang dibutuhkan untuk membuat produk akhir. Demikian pula, untuk pengecer, ini melibatkan pembelian produk dari pedagang grosir untuk dijual ke pelanggan akhir.
Jenis pengadaan ini sangat penting untuk industri seperti manufaktur, di mana kualitas dan ketersediaan bahan yang tepat waktu sangat memengaruhi produk akhir.
2. Proses pengadaan tidak langsung
Pengadaan tidak langsung adalah pembelian barang dan jasa yang tidak terkait langsung dengan produksi produk akhir. Proses ini melibatkan pembelian barang dan jasa yang mendukung keseluruhan operasi dan fungsionalitas bisnis Anda, tetapi tidak menjadi bagian dari produk akhir.
Misalnya, perlengkapan kantor, bantuan TI, layanan pemasaran, layanan konsultasi, pemeliharaan fasilitas, dan hal-hal lain yang membuat organisasi tetap berjalan - semua itu termasuk dalam pengadaan tidak langsung.
Pengadaan tidak langsung memastikan sumber daya yang diperlukan tersedia untuk mendukung operasi internal dan aktivitas bisnis Anda.
3. Proses pengadaan strategis
Pengadaan strategis adalah proses yang melibatkan pengembangan dan pelaksanaan strategi pengadaan yang selaras dengan keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi Anda. Hal ini melampaui aspek transaksional dalam membeli barang dan jasa dan berfokus pada penciptaan nilai jangka panjang bagi organisasi.
Hal ini melibatkan kolaborasi dari berbagai departemen di seluruh perusahaan untuk memastikan barang dengan kualitas yang tepat diperoleh pada waktu yang tepat.
Dalam pengadaan strategis, kami membahas tentang mengelola hubungan dengan pemasok, menilai risiko, menganalisis pasar, dan berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan utama. Tujuannya? Memangkas biaya, meningkatkan efisiensi, dan membantu organisasi Anda meraih kesuksesan dengan membuat keputusan cerdas dan membangun kemitraan yang solid dan berkelanjutan dengan para pemasok.
4. Proses pengadaan operasional
Pengadaan operasional adalah proses sehari-hari untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi rutin organisasi Anda. Proses ini melibatkan pelaksanaan tugas-tugas rutin seperti meminta, memesan, dan menerima produk atau layanan.
Pengadaan operasional adalah tentang memenuhi kebutuhan mendesak dan menjaga kelancaran transaksi-mengelola transaksi, memastikan pengiriman tepat waktu, dan menjaga tingkat stok yang tepat.
Ini melibatkan tugas-tugas seperti memproses pesanan pembelian, manajemen pemasok transaksional, dan berurusan dengan admin pengadaan rutin.
5. Proses pengadaan taktis
Dalam proses pengadaan ini, tim menjalankan tindakan dan strategi spesifik dalam proses pengadaan yang lebih luas. Proses ini berfokus pada pencapaian tujuan jangka pendek dan menengah yang berkaitan dengan penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan optimalisasi proses.
Dalam pengadaan taktis, Anda memilih pemasok, menegosiasikan kontrak, dan menerapkan langkah-langkah penghematan biaya.
Ini merupakan pendekatan yang reaktif dan lebih berfokus pada transaksi dibandingkan dengan jenis pengadaan lainnya. Ini juga ideal untuk memenuhi kebutuhan darurat bisnis Anda.
Langkah-langkah dalam Proses Pengadaan
Setiap bisnis memiliki caranya sendiri dalam melakukan pengadaan. Agar lebih mudah, mari kita uraikan prosesnya menjadi sembilan langkah umum yang berlaku secara universal:
Langkah 1: Identifikasi kebutuhan Anda
Mengidentifikasi apa yang Anda butuhkan adalah sebuah proses. Pertama, bicaralah dengan pemangku kepentingan yang relevan-pengguna akhir, kepala departemen, dan pengambil keputusan-untuk memahami persyaratan dan harapan mereka.
Kemudian, lakukan penilaian kebutuhan secara menyeluruh dengan menganalisis tingkat inventaris saat ini, mengevaluasi kesenjangan kinerja, atau mempertimbangkan tujuan organisasi di masa depan.
Tentukan dengan jelas spesifikasi dan persyaratan untuk barang atau jasa yang Anda butuhkan dengan menambahkan detail seperti jumlah, standar kualitas, spesifikasi teknis, jadwal pengiriman, dan kriteria lain yang relevan.
Selanjutnya, evaluasi dan pahami batasan anggaran Anda untuk menetapkan ekspektasi yang realistis. Terakhir, lakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi potensi tantangan atau risiko yang terkait dengan pengadaan.
Dokumentasikan semua detail ini dalam dokumen formal untuk dijadikan dasar dalam membuat permintaan penawaran (RFP) atau penawaran harga (RFQ) saat berkomunikasi dengan calon penyedia.
Langkah 2: Buat dan kirimkan permintaan pembelian (PR)
Setelah mengidentifikasi kebutuhan Anda, saatnya mengajukan permintaan pembelian.
Permintaan pembelian (PR), atau permintaan pembelian, adalah dokumen formal atau formulir yang digunakan dalam organisasi untuk memulai proses pengadaan.
PR mencakup detail penting seperti deskripsi yang jelas tentang barang atau layanan yang dibutuhkan, spesifikasi kuantitas, informasi anggaran, persyaratan pengiriman, preferensi pemasok, dan tanda tangan persetujuan.
Setelah permintaan pembelian disetujui, gunakan dokumen ini sebagai dasar untuk menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih. Dokumen ini memastikan komunikasi yang lancar antar departemen dan menyelaraskan akuisisi dengan kebutuhan dan anggaran organisasi Anda.
Langkah 3: Pilih pemasok Anda
Setelah Anda memiliki permintaan pembelian, kini saatnya untuk mulai mencari vendor yang menawarkan layanan hemat biaya dengan nilai maksimum.
Setelah memilih vendor, minta penawaran dari masing-masing. Semakin rinci kebutuhan Anda permintaan informasi semakin mudah untuk membandingkan dan menganalisis harga dan layanan yang berbeda.
Ketika memilih vendor, pertimbangkan faktor harga, layanan, kualitas, reputasi, kecepatan, dan keandalan. Vendor yang ideal memenuhi semua faktor ini. Jika organisasi Anda menghargai tanggung jawab sosial, pertimbangkan komitmen dan etika lingkungan pemasok.
Menganalisis faktor-faktor ini akan mengarahkan Anda ke vendor yang paling sesuai dan menciptakan manajemen rantai pasokan untuk kebutuhan pengadaan Anda.
Langkah 4: Negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan terbaik
Sekarang, saatnya mendapatkan penawaran terbaik dari opsi yang Anda pilih. Berbincanglah dengan vendor yang berbeda, lihat apa yang mereka miliki, dan bernegosiasi untuk mendapatkan produk terbaik sesuai anggaran Anda.
Ini adalah langkah di mana Anda memilih vendor terakhir melalui proses penawaran yang kompetitif.
Kami menyarankan untuk memilih setidaknya tiga vendor dan bernegosiasi dengan mereka untuk mendapatkan penawaran terbaik. Setelah Anda bernegosiasi secara individual dengan setiap vendor, saatnya membandingkan penawaran mereka.
Nilai penawaran terbaik yang mereka berikan, luangkan waktu sejenak untuk merenung, lakukan perbandingan menyeluruh, dan dapatkan perjanjian tertulis dari vendor terpilih setelah Anda menentukan pilihan.
Langkah ini akan memperkuat komitmen dan menghindari potensi kesalahpahaman.
Langkah 5: Memulai pesanan pembelian (PO)
Setelah Anda mendapatkan penawaran terbaik, tempatkan pesanan Anda .
Cukup isi pesanan pembelian dan kirimkan ke pemasok. Jaga agar semuanya tetap jelas dan hindari kebingungan dengan memberikan detail yang tepat selama pembelian.
Kutip harga dan spesifikasi yang telah disepakati, periksa ulang semuanya, dan tuliskan semuanya secara tertulis. Pendekatan yang cermat ini membuat transaksi menjadi lebih lancar dan mengurangi kemungkinan kesalahpahaman.
Langkah 6: Menerima dan memeriksa barang
Setelah Anda menerima barang, ini adalah saat yang menentukan. Inilah saatnya untuk memeriksa apakah pemasok memenuhi janjinya.
Periksa persediaan untuk mengevaluasi kualitas dan menemukan kesalahan atau kesalahan. Ini adalah kesempatan Anda untuk meninjau pesanan dan memastikan kualitasnya memenuhi standar perusahaan Anda.
Upaya Anda dalam memilih vendor yang tepat harus terbayar dengan kualitas persediaan yang dikirimkan.
Langkah 7: Lakukan pencocokan tiga arah
Setelah memeriksa barang, saatnya untuk verifikasi faktur sebelum Anda melakukan pembayaran akhir kepada pemasok.
Ikuti teknik pencocokan tiga arah untuk memverifikasi hutang dengan membandingkan pesanan pembelian, tanda terima pesanan, dan faktur satu sama lain. Hal ini akan menunjukkan perbedaan atau faktur yang tidak akurat.
Sentralitas dari langkah ini dalam siklus pengadaan berasal dari kebutuhan untuk memeriksa ulang pembayaran yang dilakukan untuk setiap kesalahan atau penambahan yang salah. Ini adalah salah satu tanggung jawab utama Anda.
Langkah 8: Membayar faktur
Saatnya memberi penghargaan kepada pemasok Anda dengan membayar jumlah yang harus dibayar tepat waktu dan menjalin hubungan yang baik di masa depan.
Seperti halnya kualitas yang baik dan harga yang murah membuat pemasok lebih unggul dari yang lain, pembayaran tepat waktu adalah dasar dari pembeli yang menarik. Jika proses pencocokan tiga arah tidak ada masalah, lanjutkan dengan persetujuan faktur dan pembayaran melalui utang usaha.
Dengan demikian, melakukan pembayaran tepat waktu merupakan salah satu faktor penting dalam membangun hubungan pemasok yang baik, mendapatkan potongan harga karena membayar tepat waktu, dan meningkatkan reputasi perusahaan Anda. Hal ini juga mencegah pengajuan denda keterlambatan dan mendorong pemasok baru untuk terhubung dengan perusahaan.
Langkah 9: Menyimpan catatan
Langkah terakhir namun paling penting dalam proses pengadaan adalah pencatatan.
Pencatatan berarti mencatat setiap langkah proses pengadaan, mulai dari penawaran harga awal dan negosiasi hingga pesanan pembelian dan faktur.
Menyimpan catatan sangat penting untuk merencanakan pembelian di masa mendatang, audit, dan penghitungan pajak. Hal ini bukan hanya bermanfaat bagi internal, namun juga merupakan aset berharga untuk menyelesaikan sengketa.
Tantangan dalam Pengadaan
Bahkan dengan proses pengadaan yang cermat, tantangan dalam keseluruhan proses masih mungkin terjadi. Beberapa masalah umum yang dihadapi oleh sebagian besar tim pengadaan dalam manajemen rantai pasokan antara lain:
1. Fragmentasi pemasok
Apakah ada terlalu banyak produk dan layanan yang beragam yang harus Anda perhatikan?
Basis data pemasok sering kali terfragmentasi dengan banyak pemasok di berbagai kategori, sehingga sulit untuk menegosiasikan diskon volume dan mengarah pada masalah yang rumit manajemen kontrak .
Kategorisasi dan pemeliharaan akun individual dapat menuntut waktu dan perhatian yang tidak sedikit dari tim pengadaan.
Solusi: Membuat panduan untuk evaluasi pemasok dan terus memperbarui database pemasok agar selalu diperbarui Menggunakan solusi manajemen pengadaan seperti ClickUp untuk menyederhanakan interaksi pemasok, mengkonsolidasikan data, dan mendorong kolaborasi
2. Pengeluaran Maverick
Pembelian yang tidak sah atau tidak sesuai yang dilakukan oleh individu dalam organisasi tanpa mematuhi kebijakan dan prosedur pengadaan yang telah ditetapkan dikategorikan sebagai pengeluaran maverick.
Karyawan tingkat tinggi dan manajemen di seluruh departemen dapat melakukan pembelian secara mandiri, melewati prosedur standar. Hal ini dapat berdampak pada perusahaan Anda dengan pembelian yang mahal, hilangnya peluang penghematan, dan kualitas yang tidak konsisten.
Hal ini merupakan kerugian bagi perusahaan dan menciptakan tantangan pencatatan bagi tim pengadaan. Anggaran bisa saja tidak sesuai, atau pembelian bisa saja terlewatkan dari pencatatan.
Solusi: Cegah hal ini dengan menetapkan aturan pembelian yang jelas untuk semua karyawan. Gunakan perangkat lunak manajemen pengadaan seperti ClickUp yang membantu mengelola semua aspek strategi pengadaan Anda secara terpusat
3. Strategi yang terbatas
Tim pengadaan mungkin terjebak dalam kebutuhan bisnis sehari-hari, dan hanya berkonsentrasi pada pengadaan barang dan jasa dengan cepat.
Dengan fokus utama pada kebutuhan operasional strategi seperti konsolidasi pemasok, penghematan biaya, dan kemitraan mungkin menjadi kurang diperhatikan. Hal ini mungkin dapat mencapai tujuan jangka pendek, namun hal ini menempatkan peran inti dari manajemen pengadaan di ujung tanduk.
Solusi: Gunakan ClickUp untuk membuat, memantau, dan mengelola proses pengadaan Anda secara strategis dengan kolaborasi tim, tampilan yang disederhanakan, dan masih banyak lagi.
4. Kepatuhan dan manajemen risiko
Memastikan kepatuhan dan mengelola risiko dalam pengadaan merupakan hal yang menantang. Hal ini membutuhkan kepatuhan yang cermat terhadap peraturan, mempertimbangkan implikasi hukum, dan menerapkan pendekatan proaktif strategi mitigasi risiko untuk melindungi dari komplikasi yang tidak terduga.
Bekerja sesuai dengan kepatuhan ini dan memitigasi risiko yang disebabkan oleh pelanggaran data atau ketidakpatuhan penjual adalah hal yang sangat penting bagi tim. Sekali lagi, ini adalah proses yang memakan waktu dan sensitif terhadap waktu.
Solusi: Gunakan ClickUp untuk melacak kepatuhan, menjalin protokol manajemen risiko, dan memusatkan proses pengadaan Anda. Ini adalah pendekatan sistematis yang mengurangi kesalahan, meningkatkan visibilitas, dan mendorong kolaborasi yang lancar-membuat kepatuhan dan manajemen risiko dalam pengadaan menjadi sederhana.
5. Tantangan manual
Menangani permintaan pembelian, faktur, dan persetujuan pembayaran dapat menjadi tantangan bagi tim pengadaan yang masih terpaku pada proses manual. Proses ini membutuhkan banyak tenaga kerja, rentan terhadap kesalahan, memakan waktu, dan tidak efisien.
Mengandalkan proses manual akan memperlambat kecepatan, mengurangi akurasi, dan menghambat produktivitas secara keseluruhan, sehingga sulit untuk mengimbangi tuntutan pengadaan yang serba cepat.
Solusi: _Otomasi ClickUp menyederhanakan entri data, persetujuan, dan komunikasi, sehingga tim Anda dapat berkonsentrasi pada strategi sementara tim Anda menangani tugas-tugas rutin, meningkatkan akurasi dan produktivitas dalam pengadaan barang dan jasa
Cara Mengoptimalkan Proses Pengadaan
Butuh platform untuk menangani lebih dari separuh tugas pengadaan manual Anda dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan? Solusi Anda ada di sini.
ClickUp adalah solusi terbaik untuk kebutuhan pengadaan Anda, dengan fitur perangkat lunak pengadaan khusus yang menggabungkan tugas, dokumen, papan tulis, analitik, obrolan, dan banyak lagi dalam satu platform terintegrasi.
Dengan semua ada di satu tempat, Anda bisa bersantai dan tidak perlu lagi berpindah-pindah platform untuk tugas yang paling dasar sekalipun.
Unduh Template
Tampilan Bagan Gantt Klik Atas Tampilan Bagan Gantt ClickUp memungkinkan Anda memvisualisasikan dan mengelola berbagai tahapan proses pengadaan yang belum pernah ada sebelumnya.
Lacak ketergantungan dan kelola prioritas dengan tim Anda melalui garis waktu visual bersama. Jadwalkan tugas dengan mudah, lihat kemajuan, kelola tenggat waktu, dan identifikasi hambatan, semuanya dalam satu tampilan bagan dinamis.
Berkolaborasi dengan tim Anda untuk melacak alur kerja proyek dan mengelola prioritas dengan ClickUp Gantt Charts
Peta Pikiran ClickUp ClickUp Peta Pikiran membantu Anda memvisualisasikan berbagai langkah dalam alur proses pengadaan dengan memetakan alur kerja dengan simpul seret dan lepas dan menggambar hubungan di antara berbagai tugas.
ClickUp menyediakan Peta Pikiran berbasis tugas dan berbasis Node untuk merampingkan pekerjaan dan merencanakannya dengan lebih baik. Anda juga dapat membagikan Peta Pikiran ini dengan tim Anda agar semua orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan yang sama secara bersamaan.
Buat hubungan antara tugas dan ide, petakan alur kerja dengan simpul seret dan lepas, dan banyak lagi
Otomatisasi ClickUp
Izinkan ClickUp Automatio n untuk melakukan pekerjaan berat sementara Anda fokus pada tuntutan yang lebih mendesak. Platform ini menawarkan 100+ peluang otomatisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin dan merampingkan alur kerja.
Anda juga dapat menggunakan opsi otomatisasi yang sudah dibuat sebelumnya untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan Anda. Ubah prioritas, terapkan tag, dan ubah status agar tim Anda selalu mendapat informasi dan operasi bisnis terkini.
Template Pengadaan ClickUp Templat Pengadaan ClickUp memberikan bantuan dalam menstandarkan proses pengadaan, menyederhanakan dan merampingkannya, serta menghemat waktu dan biaya. Keuntungan utama dari format yang jelas dan konsisten adalah berkurangnya kesalahan. Beberapa elemen utama dari ClickUp
Templat Pengadaan adalah:
- Status Khusus: Mengidentifikasi berbagai tahapan selama proses pengadaan dengan 21 tag status seperti Terbuka, Perlu Klarifikasi, Sedang Berlangsung, dll.
- Pandangan Khusus: Kumpulkan wawasan dari 8 tampilan yang berbeda, termasuk Daftar, Tingkat Pemasok, Risiko Pemasok, Tingkat 1 Pemasok Penting, dll., untuk membantu Anda melakukan tugas dengan cepat
- Bidang Khusus: Kategorikan dan tambahkan atribut ke tugas Anda dengan menambahkan visual seperti Nama Kontak Pemasok, Pengadaan Disetujui, Email Kontak, Pemasok, Pemohon, dll.
- Manajemen proyek: Dengan semua fitur yang disorot di atas, sederhanakan manajemen proyek dan capai tujuan Anda lebih cepat
Kami berharap Anda dapat mengelola proses dengan lebih baik dengan memahami jenis-jenis pengadaan, langkah-langkah yang berbeda, dan batasannya. Meskipun kebutuhan semua perusahaan berbeda-beda, pemahaman umum dapat membantu Anda menganalisis kebutuhan spesifik dan memanfaatkan sumber daya yang berharga.
Selanjutnya, proses pengadaan ClickUp dapat membantu Anda melaluinya secara instan dengan fitur-fiturnya yang luas. Dengan berbagai keuntungan yang mengetuk pintu Anda, daftarlah ke ClickUp manajemen pengadaan hari ini dan segera mulai beroperasi secara efisien!