Baik Anda mengadakan pertemuan secara virtual atau dengan cara kuno secara langsung, pertemuan klien adalah kesempatan untuk mengumpulkan informasi, membentuk hubungan bisnis, dan membuat klien Anda terpukau. Namun, segala sesuatu mulai dari obrolan ringan sebelum pertemuan hingga item-item tindakan agenda memiliki dampak besar terhadap keberhasilan proyek-dan pendapat klien tentang Anda.
Tidak ada tekanan.
Kesan pertama sangat penting sehingga pemilik bisnis, tenaga penjualan, dan manajer kesuksesan pelanggan harus menjalankan rapat klien yang ketat dan efektif. Namun, pidato yang bertele-tele, pembicaraan yang melenceng dari topik, dan penyelenggara pertemuan yang tidak siap menyebabkan banyak pertemuan yang tidak sesuai dengan rencana, sehingga sangat penting untuk merencanakan pertemuan klien yang lebih baik secara proaktif.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan bagaimana seharusnya pertemuan klien berjalan dan berbagi praktik terbaik dari para ahli untuk merencanakan pertemuan klien yang sukses.
Apa yang Dimaksud dengan Pertemuan Klien?
Pertemuan klien yang efektif menghubungkan pemilik bisnis atau tim dengan calon klien atau pelanggan yang sudah ada. Anda berdua menyetujui agenda dan waktu pertemuan dan berkumpul:
- Berbagi informasi
- Menyelaraskan tujuan
- Menyelesaikan masalah
- Membina hubungan yang kuat
- Mempersiapkan pertemuan klien berikutnya
Tujuan akhir dari pertemuan klien adalah untuk memenuhi kebutuhan dan harapan klien Anda. Anda bisa melakukan banyak hal melalui email atau perangkat lunak manajemen proyek, namun tetap saja tidak ada yang bisa menandingi pertemuan tatap muka-atau layar-ke-layar, jika Anda bertemu melalui konferensi video. 🖥️
Di dalam tugas ClickUp, bagikan layar Anda dengan mudah dan rekam untuk berkomunikasi dengan pengguna lain dengan lebih cepat tanpa berpindah ke alat perekam layar lainnya
Selama pertemuan klien, Anda melakukan pendalaman terhadap tujuan, tantangan, dan sasaran pelanggan. Hal ini memudahkan Anda untuk menyesuaikan layanan Anda dengan kebutuhan mereka.
Pertemuan dengan klien lebih dari sekadar percakapan biasa. Ini adalah kesempatan Anda untuk memperkuat hubungan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memberikan kesan pertama yang baik dengan klien baru.
Jenis-jenis Pertemuan Klien
Isi pertemuan klien sepenuhnya bergantung pada layanan dan hubungan Anda dengan klien. Memahami nuansa dari berbagai jenis pertemuan klien akan memudahkan Anda dalam menjalankan pertemuan yang ketat.
Pertemuan perkenalan
Berikan kesan pertama yang luar biasa dengan agenda rapat yang diformat dengan indah dan Dokumen yang informatif
Rapat perkenalan biasanya merupakan pertemuan pertama kali Anda dan calon klien bertemu untuk membicarakan bisnis. Tujuan dari agenda pertemuan ini bukan untuk melakukan penjualan dan lebih kepada saling mengenal satu sama lain. Pertemuan perkenalan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat melayani klien-dengan kata lain, apakah hubungan tersebut cocok.
Bukan bermaksud membuat Anda stres, tetapi kesan pertama sangat penting di sini. Klien akan membuat keputusan sebagian berdasarkan perasaan mereka tentang Anda dan tim Anda, jadi Anda harus benar-benar memukau mereka.
Pertemuan penjualan
Pertemuan penjualan berfokus pada presentasi produk atau layanan. Lebih sering daripada tidak, Anda bertemu dengan pelanggan baru, tetapi juga cukup umum untuk melakukan penjualan kepada pelanggan yang sudah ada.
Pertemuan penjualan berkisar pada tabel harga, demonstrasi produk, dan hal lain yang akan menutup kesepakatan. Perwakilan penjualan menyesuaikan pendekatan mereka kepada klien dengan tujuan mengubah mereka menjadi pelanggan.
Sesi strategi
Sesi strategi membawa semua anggota tim, termasuk para pengambil keputusan, ke dalam "ruang perang" untuk mengembangkan ide-ide inovatif bagi klien. Ini adalah pertemuan klien yang lebih kolaboratif di mana tim Anda bertukar pikiran tentang strategi bersama klien.
Curah pendapat, susun strategi, atau petakan alur kerja dengan Papan Tulis ClickUp yang kolaboratif secara visual
Meskipun Anda harus bekerja dengan masukan dari klien, menyiapkan beberapa poin pembicaraan sebelum sesi strategi adalah ide yang bagus. Sedikit perencanaan di awal akan menghasilkan ide yang lebih baik, jadi bawalah beberapa ide untuk memukau klien.
Pembaruan status atau check-in
Check-in rutin memberi Anda kesempatan untuk memukau klien yang sudah ada dengan kerja keras dan hasil yang telah Anda capai. Siapkan data kuantitatif untuk menunjukkan kepada mereka bagaimana layanan Anda bermanfaat bagi bisnis mereka.
Tarik kemajuan secara instan untuk laporan klien berdasarkan pencapaian, tugas, waktu, aktivitas, dan lainnya
Pertemuan klien yang efektif akan direncanakan selama atau setelah panggilan untuk check-in di masa depan untuk lebih membenarkan pembayaran Anda kepada klien. Pertemuan ini juga penting untuk retensi dan menjalin hubungan pelanggan yang sehat.
Buatlah grafik atau visual lain yang menunjukkan kemajuan klien dari waktu ke waktu, jika memungkinkan.
Pertemuan tindak lanjut
Anda dapat menjadwalkan pertemuan tindak lanjut dengan klien setelah melakukan presentasi atau promosi penjualan awal. Anda tidak ingin terlalu memaksa di sini, tetapi tujuannya adalah untuk menjawab pertanyaan klien sambil mendorong mereka dengan lembut untuk mengambil keputusan. Jika mereka memutuskan untuk mempekerjakan Anda, Anda harus memberikan rencana tindak lanjut dengan langkah selanjutnya.
Perkenalan
Ekspektasi dapat membuat atau menghancurkan hubungan dengan klien. Proses orientasi tidak wajib, tetapi ini adalah sebuah manajemen klien praktik terbaik karena mengajarkan klien cara bekerja sama dengan Anda.
Buat peran baru di Izin Lanjutan untuk memberi pengguna akses admin parsial atau penuh di seluruh ruang kerja Anda
Pertemuan ini adalah tentang menyiapkan pelanggan untuk sukses, sehingga Anda dapat melatih mereka tentang produk atau layanan Anda, mengobrol tentang struktur dukungan, dan menjawab pertanyaan mereka.
Jaringan
Jenis pertemuan ini kurang terstruktur dan tidak memiliki agenda. Hubungan positif sangat penting dalam dunia bisnis, dan sesekali bertemu dengan klien dapat menghasilkan bisnis jangka panjang, referensi, dan retensi.
Alih-alih hadir dengan agenda, Anda lebih fokus pada obrolan ringan, minat yang sama, atau berita industri.
Praktik Terbaik untuk Pertemuan Klien
Menghadiri pertemuan klien tidak harus terasa menakutkan. Selama Anda mengikuti praktik terbaik ini, Anda akan merencanakan pertemuan pelanggan yang efisien dan produktif yang akan membawa kemajuan bagi bisnis Anda.
1. Tetapkan tujuan yang jelas
Pernahkah Anda mengikuti pertemuan dan berpikir, "Ini bisa saja menjadi sebuah email"? Anda tidak ingin klien Anda berpikir seperti itu, jadi selalu miliki tujuan yang jelas untuk rapat. Meskipun itu adalah tindak lanjut standar, Anda harus memberikan nilai tambah.
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Waktu adalah uang, jadi jadwalkan rapat hanya jika ada kebutuhan atau tujuan yang jelas. Anda selalu dapat mengirim email sebagai gantinya. 📧
2. Persiapkan dengan matang
Tidak ada yang lebih memalukan daripada menghadiri pertemuan tanpa persiapan. Hal ini dapat merusak hubungan dengan pelanggan, jadi meskipun hanya lima menit, selalu sediakan waktu untuk diri Anda sendiri untuk merencanakan setiap pertemuan dengan pelanggan.
Bahkan jika Anda bekerja dengan satu pelanggan yang Anda kenal dengan baik, jangan pernah menghadiri pertemuan tanpa persiapan. Konteks sangat penting untuk merencanakan pertemuan yang efektif, jadi selalu cari tahu tentang pelanggan:
- Sejarah dengan Anda
- Model bisnis
- Industri
- Tujuan
Ada baiknya juga untuk melihat sebelumnya catatan pertemuan dan data CRM. Anda dapat melihat apakah tim Anda memiliki titik kontak dengan pelanggan sejak obrolan terakhir Anda dan mencari masalah potensial sebelum bergabung dalam rapat.
Jika CRM Anda memiliki fitur rencana komunikasi untuk klien, bacalah sebelum bergabung dalam rapat.
3. Catat dan gunakan templat agenda rapat
Catatan rapat bisa menjadi penyelamat, namun kita tahu betapa sulitnya membuat catatan yang baik saat memimpin rapat dengan klien. Sebagai gantinya, tunjuklah seorang pencatat untuk setiap pertemuan klien.
Orang tersebut bisa saja seorang asisten atau bahkan manajer akun. Namun, selalu baik untuk memiliki setidaknya dua karyawan dalam setiap pertemuan sehingga satu orang dapat mengarahkan kapal sementara yang lain mendokumentasikan semuanya. Rapat ClickUp memudahkan Anda membuat catatan mengagumkan yang akan Anda rujuk berulang kali. Cukup buka Dokumen untuk membuat catatan, berikan komentar dan item tindakan, format dengan pengeditan yang sangat kaya, dan minimalkan klik dengan Perintah Slash yang cerdas. 🛠️
Komentar yang ditetapkan memastikan bahwa item tindakan tidak hilang, di mana pun mereka dibuat
Anda juga tidak perlu membuat agenda rapat dari awal. The Templat Rapat ClickUp melacak semua rapat dalam berbagai tampilan untuk memantau kemajuan klien, poin-poin penting, status, dan banyak lagi.
4. Mengelola klien dalam CRM Perangkat lunak CRM adalah penghemat waktu yang sangat besar. Alat ini mengawasi setiap pelanggan:
- Riwayat pesanan
- Komunikasi
- Sasaran
Anda bahkan dapat menambahkan catatan internal ke setiap akun pelanggan. Sebagai contoh, mungkin Anda menambahkan catatan tentang hewan peliharaan pelanggan atau liburan terbaru mereka. Memeriksa CRM Anda sebelum pertemuan dengan klien akan mengingatkan Anda akan hal-hal kecil ini dan membantu Anda membina hubungan dengan klien yang lebih baik.
Mengelola data klien, tugas pribadi, dan komunikasi di ClickUp dari perangkat apa pun
Kelemahannya adalah sebagian besar CRM terpisah dari pekerjaan Anda yang sebenarnya. ClickUp CRM memecahkan masalah tersebut dengan menggabungkan data pelanggan dengan catatan pertemuan, tugas, Sasaran, dan banyak lagi. Periksa riwayat ClickUp CRM pelanggan untuk melihat apakah Anda perlu mengubah pendekatan Anda untuk pertemuan yang akan datang - mungkin saja Anda harus menyimpan akun tersebut.
5. Gunakan alat AI
Meringkas catatan rapat dalam hitungan detik dengan ClickUp AI
Membuat agenda rapat, membuat catatan dan menetapkan item tindakan membutuhkan banyak waktu. Daripada mencoba melakukan semuanya sekaligus, jalankan rapat klien yang lebih baik dengan alat bantu AI seperti ClickUp AI .
Cukup beri tahu ClickUp AI peran pekerjaan Anda, dan asisten bertenaga robot ini akan mengerjakannya. Berikan catatan rapat untuk mengotomatiskan penugasan tugas, buat rencana tindakan berdasarkan umpan balik dari klien, atau tulis email klien yang bijaksana dengan sahabat AI yang hemat waktu ini.
6. Fokus pada metrik dan hasil
Lacak tujuan Anda untuk setiap klien hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda
Klien ingin mendapatkan nilai uang mereka. Sebagai pemilik bisnis atau manajer akun, Anda perlu membuktikan nilai Anda, itulah sebabnya mengapa sangat penting untuk berbagi data kuantitatif selama pertemuan klien. Ini adalah bukti hitam-putih bahwa strategi Anda berhasil.
Gunakan Sasaran ClickUp untuk membuat pencapaian dan metrik untuk setiap klien. Buat Dasbor untuk melihat semua metrik mereka di satu tempat atau telusuri untuk melihat kinerja berdasarkan proyek atau tugas.
7. Uji teknologi Anda (bahkan untuk pertemuan tatap muka)
Jika kita memiliki uang receh setiap kali kita bergabung dalam rapat dan seseorang berkata, "Saya tidak bisa mendengar Anda," kita akan menjadi kaya. Anda tidak bisa mencegah semua kesalahan teknis, namun Anda bisa menghindarinya (atau memperbaikinya secara proaktif) dengan menguji teknologi Anda sebelum pertemuan dengan klien.
Klien mungkin akan menilai Anda jika Anda tidak tahu cara membunyikan diri Anda di Zoom, jadi pengujian awal mencegah kesalahan teknologi. 👩🏽💻
Dan ya, hal ini juga berlaku untuk pertemuan tatap muka. Jika Anda menggunakan telepon ruang konferensi, lakukan uji coba panggilan telepon untuk memastikan Anda mengetahui cara kerja sistem.
Kedengarannya sederhana, namun Anda akan kagum betapa banyak teknologi yang bisa menghalangi rapat yang efektif.
8. Perkuat keterampilan lunak Anda
Bahasa tubuh dan kontak mata penting untuk semua saluran komunikasi, baik saat Anda melakukan pertemuan tatap muka atau pertemuan virtual . Tersenyumlah dengan mata Anda, gunakan bahasa tubuh yang terbuka (jangan menyilangkan tangan!), dan bersikaplah ramah.
Sedikit obrolan ringan dan obrolan pribadi juga bagus. Tidak perlu menggagalkan pertemuan, tetapi menghabiskan waktu dua menit untuk mengobrol tentang akhir pekan Anda akan berinvestasi dalam hubungan dengan klien dan membangun kepercayaan.
9. Melacak waktu dan menghormatinya
Tidak ada yang lebih buruk daripada pertemuan yang tidak kunjung selesai. Jika Anda menjadwalkan pertemuan dengan klien selama satu jam, jangan sampai melebihi waktu yang ditentukan. Waktu klien sangat berharga, dan meskipun mereka mungkin tidak mengatakannya, kami jamin mereka tidak menginginkan pertemuan maraton.
Penerima tugas dapat dengan mudah melacak waktu yang dihabiskan untuk sebuah tugas, yang secara kolektif muncul dalam sebuah drop-down sederhana
Melacak waktu dengan hati-hati selama panggilan pelanggan. Anda dapat mencoba menjadwalkan rapat 30 menit secara default untuk menghemat waktu, atau menugaskan anggota tim untuk menjadi pencatat waktu dan menjaga agar rapat tetap sesuai jadwal.
10. Rencanakan item tindakan dan rapat berikutnya
Rapat yang sukses tidak boleh berakhir tanpa langkah selanjutnya. Luangkan lima menit terakhir rapat untuk membuat daftar butir-butir tindakan, menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan kapan waktunya. Hal ini akan menghilangkan ambiguitas, sehingga semua orang meninggalkan rapat dengan mengetahui apa yang harus dilakukan.
Sebaiknya jadwalkan rapat berikutnya saat semua orang sedang menelepon. Penjadwalan yang segera dilakukan akan menghindari bermain-main dengan email dan mendapatkan sesuatu yang harus dikerjakan secepatnya.
Manfaat Pertemuan Pelanggan yang Sukses
Kami tahu Anda melakukan banyak sekali tugas. Terkadang pertemuan berada di urutan terbawah dalam daftar prioritas, dan kami memakluminya. Namun, meluangkan waktu untuk merencanakan pertemuan klien yang efektif akan memberikan banyak manfaat.
Menjalin hubungan yang lebih baik
Hubungan dengan klien memiliki kemiripan dengan hubungan yang Anda miliki dengan teman dan keluarga. Memperlakukan mereka dengan baik dan menciptakan pengalaman pelanggan A+ akan menjalin ikatan yang lebih dalam dari waktu ke waktu.
Hal ini tidak hanya akan mengurangi perpindahan pelanggan, tetapi hubungan klien juga mendorong loyalitas jangka panjang dan menurunkan biaya pemasaran. Tidak heran mengapa membangun hubungan adalah hal yang penting manajemen klien praktik terbaik!
Hasilkan lebih banyak penjualan
Siapa yang tidak ingin menghasilkan lebih banyak uang? Pertemuan klien yang efektif memberikan kesan positif pada pelanggan Anda dan mendorong mereka untuk tetap bertahan. Hal ini meningkatkan peluang mereka untuk terus mendukung bisnis Anda dan bahkan mereferensikan Anda kepada teman-teman mereka. 🙌
Membangun bisnis yang lebih baik
Pertemuan dengan klien adalah tambang emas untuk mendapatkan umpan balik. Klien memiliki banyak wawasan yang dapat Anda gunakan untuk mendorong inovasi, menciptakan produk baru, dan menyempurnakan bisnis Anda.
Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Dengan ClickUp
Pertemuan klien yang sukses tidak berakhir dengan ucapan selamat tinggal, melainkan berlanjut dengan item tindakan, komunikasi, kolaborasi, dan banyak lagi. Tetap berada di puncak permainan rapat Anda dengan ClickUp.
Kami mengubah cara Anda mempersiapkan, melaksanakan, dan menindaklanjuti setelah pertemuan untuk menyederhanakan proses Anda dan membuat setiap pertemuan klien berarti.
Lihat sendiri perbedaannya: Buat Ruang Kerja ClickUp gratis sekarang.