Sürgős vagy fontos: mi a különbség?

Körülbelül hat-nyolc éves korunkban válunk tudatossá az „idő” fogalmáról.

Kezdjük megérteni a másodperceket, perceket, órákat és az idő múlásának érzékelését.

Hamarosan szokásokat alakítunk ki, és döntéseket hozunk arról, hogyan használjuk az időnket.

Fejlődési szakaszainkban általában mások határozzák meg, hogyan kell eltöltenünk az időnket. Ahogy azonban szakemberekké válunk, egyre nagyobb önállóságot kapunk az időnk beosztásában.

Kialakítjuk a saját személyes rendszerünket az időnk eltöltésére – néha sikeresen, néha nem.

És mindannyian el kell döntenünk: hogyan tudom a leghatékonyabban felhasználni az időmet?

Ebben a döntési folyamatban könnyen elhitethetjük magunkkal, hogy a feladatok fontosak, pedig valójában nem azok. Vagy elhalasztjuk a feladatlistánk legfontosabb elemeit, mert azok gyakran a legnehezebbek.

És akkor összekeverjük, mi a sürgős és mi a fontos.

Ez egy fontos különbség, amely megváltoztathatja prioritásainkat és teendőlistáinkat.

Mielőtt továbbmennénk, íme, hogyan fogjuk definiálni ezeket a kifejezéseket:

Azonnali figyelmet igénylő tételek.

A hosszú távú céljaidat és stratégiádat befolyásoló tényezők

Az egyik módszer, hogy átgondold, mit kell tenned és mit akarsz tenni, az, hogy feladataidat egy időgazdálkodási mátrixba helyezed, amelyet gyakran Eisenhower-mátrixnak neveznek.

Az egykori amerikai elnökről elnevezett módszert Stephen Covey tette népszerűvé a 7 Habits of Highly Effective People (A hatékony emberek 7 szokása) című könyvében .

Íme, hogyan néz ki a kvadráns néhány releváns példával a munkára vonatkozóan:

Sürgős

Nem sürgős

Fontos

Nem fontos

1. kvadráns: Sürgős és fontos

Ezek azok a dolgok, amelyeket azonnal meg kell tennie, mert különben hamarosan negatív következményekkel járhatnak. Lehet, hogy ezek olyan azonnali felülvizsgálatok és változtatások, amelyeket a határidő előtt meg kell tennie, és amelyeknek más, időfüggő következményei is lehetnek.

Ezek a nagy értékű tevékenységek olyan nyereséget hoznak a vállalatának, amelyeket szintén azonnal meg kell valósítani.

1. kvadráns Sürgős és fontos példák:

Hacsak nem vagy traumatológus vagy valami hasonló hősies szakember, akkor nem itt kellene a legtöbb idődet töltened.

2. kvadráns: Nem sürgős, de fontos

Itt van a legjobb módszer a munkád fontossági sorrendjének megállapításához.

Itt tudsz a legproduktívabban dolgozni. Ez az, amire törekszel. Ezek a projektek, feladatok és egyéb teendők azok a téglák, amelyek segítenek elérni hosszú távú céljaidat.

Ezek nem sürgősek, de segítenek abban, hogy elérje céljait.

Néha ezek a feladatok olyan problémák megoldását is magukban foglalják, amelyek nem feltétlenül tartoznak a felelősségi körödbe, vagy amelyeknek eleve nem lett volna szabad megtörténniük.

2. kvadráns Fontos/nem sürgős példák:

Így kellene kinéznie a napi munkádnak.

Ha túl sok időt töltesz az első és a harmadik kvadránsban a vészhelyzetekkel, akkor át kell gondolnod, újragondolnod a prioritásokat, vagy több erőforrást kell találnod, hogy segítsen neked.

3. kvadráns: Sürgős, de nem fontos

Ez a legveszélyesebb kvadráns.

Itt élünk és lélegzünk sokan közülünk, anélkül, hogy ezt akarnánk.

Mások könnyen követelnek tőlünk időt, anélkül, hogy tudatában lennének annak, mit is csinálnak valójában.

Az ő problémájuk nem feltétlenül jelenti azt, hogy Önnek is sürgősen cselekednie kell. Ha olyan dologra keresnek gyors megoldást vagy választ, ami nem viszi előre az üzletet, akkor a világos kommunikáció rendkívül fontos.

Egy olyan termelékenységi platform, mint a ClickUp megoldja ezt a problémát.

A felhasználók különböző prioritási szinteket állítanak be a feladatokhoz, időbecsléseket adnak meg, hogy a megbízott tisztában legyen a feladat terjedelmével, emlékeztető értesítéseket küldenek, és minden fontos információt továbbítanak az egész csapatnak. Ez segít a munka és az elvárások összhangban tartásában, és lehetővé teszi, hogy hatékonyabb csapatot alkossanak.

Óvatosnak kell lennünk azonban. Telefonjaink és kommunikációs eszközeink arra szolgálnak, hogy minden pillanatban eltereljék a figyelmünket. Az értesítések túlterhelése valós probléma.

A közösségi média alkalmazások push értesítései a telefonunkon azt sugallják, hogy valami sürgős, de valójában nem az – különösen akkor, ha csak a barátunk mutatja meg, milyen jól érzi magát a nyaralásán.

Érdekes?

Lehet. Sürgős? Kizárt.

4. kvadráns: Nem fontos, nem sürgős

Más néven a halogatás kvadráns.

Ez az a fajta dolog, amit önkéntelenül is csinálsz, annak ellenére, hogy nem fontos és nem sürgős. Alapvetően ez az a fajta dolog, amit akkor csinálsz, amikor dolgoznod kellene.

Ez nem azt jelenti, hogy soha nem szabad szünetet tartani, kikapcsolódni vagy pihenni. De néha a jó dolgok is a legfontosabbá válhatnak. És nem szeretnéd, hogy ezek az életedben ilyen szerepet kapjanak.

Ezek között szerepelhetnek például:

Ma már számos kiváló termelékenységi alkalmazás kapható a piacon, amelyek segítenek a koncentráció fenntartásában. Az egyik kedvencem a Forest. Minden olyan időtartam után, amikor produktív vagy és nem nyúlsz a telefonodhoz, egy fa nő.

Még erdőt is építhetsz, és megoszthatod az eredményeidet a barátaiddal. Ez egy olyan játék, amely elvonja a figyelmedet a telefonodról.

A sürgős és a fontos közötti különbség felismerése

Újabb üzenet érkezett az e-mail fiókba.

További telefonhívások érkeznek.

És tudod, hogy ez mit jelent? Döntés ideje van.

Igen, minden egyes e-mail meghatározhatja a következő néhány percet, órát, egész napot vagy akár az egész hetet.

Ha úgy dönt, hogy megnyitja az e-mailt (talán várjon egy meghatározott ideig!), akkor döntést kell hoznia.

Hova illeszkedik ez a kérés/felkérés az Eisenhower-mátrixban? Milyen sürgősség és fontosság kapcsolódik a feladathoz?

A közösségi média és a hírek ciklusa azt sugallja, hogy minden friss hír sürgős és azonnali figyelmet igényel.

Szűrni kell a zajt, hogy megtaláljuk a valódi jelet.

A sürgős feladatok reakciót váltanak ki.

Azonnal munkához akarunk látni, és meg akarjuk találni a választ. Igen, egyes pozíciókban sürgősebb döntéshozatalra van szükség, mint másokban (üdvözlünk, segélyhívás-kezelők!). De a megfelelő folyamatok nélkül idegesek leszünk, és nem tudjuk a legjobb tudásunk szerint dolgozni.

A gyors válaszadás rossz döntéshez vezethet, ami negatívan befolyásolhatja a jövőbeli termelékenységet, és további problémákat okozhat a munkaterhelésünkben.

A fontos feladatok időt adnak nekünk a stratégia kidolgozására. Ezek a projektek és feladatok azok, amelyeket el akarunk végezni, és amelyekkel reméljük, hogy hozzájárulhatunk a célok eléréséhez. Ezek a feladatok az új termék specifikációk kidolgozása, új üzleti terv kidolgozása vagy a következő negyedévre vonatkozó pénzügyi célok megfontolása az értékesítési csapat számára.

A fontos feladatok olyan szándékos cselekvések, amelyekre figyelmet kell fordítani. Ezzel a fokozott figyelemmel remélhetőleg csökkenni fog a hibák száma.

Lehetséges, hogy a feladatok sürgősek és fontosak, amikor azonnal meg kell hozni egy kulcsfontosságú döntést. De nem minden sürgős feladat feltétlenül fontos.

Az értékesítő legutóbbi e-mailje kétségbeesetten próbálja felkelteni a figyelmedet. Sürgősnek tüntetik fel, de számodra nem fontos. Ez egy delegálható feladat.

Más feladatok sürgőssé válnak. Például egy munkatárs panaszkodik, hogy azonnal segítségre van szüksége. Talán maguk is megoldhatják a problémát. Talán a sürgős/fontos feladatuk nem az Ön vészhelyzete.

Az a probléma, ha minden feladatot sürgősnek és fontosnak tekintünk, hogy nem marad elég időnk a dolgok stratégiai átgondolására.

Fontos, hogy kidolgozzon egy értékesítési stratégiát. Lehet, hogy ez egy kicsit sürgős is. De ha néhány napot vagy hetet szán a terv gondos kidolgozására, akkor kevesebb hiba lesz a végső eredményben. Az összes fontos feladatot nem lehet azonnal elvégezni – túl fontosak ahhoz, és extra figyelmet igényelnek.

De a sürgősség fontosnak érezzük magunkat. A leterheltség elfedheti a stratégiai figyelem hiányát. A leterheltség miatt hatalmas szervezeti problémák maradhatnak észrevétlenek.

Lehet, hogy kihasználatlan lehetőségeket szalaszt el, mert nem volt ideje átgondolni a fontos stratégiai változásokat.

Gondoljunk egy olyan cégre, mint a Blockbuster vagy a Borders.

Hatalmas cégek voltak – filmeket kölcsönöztek és könyveket árultak. Nem vették észre a változó trendeket.

Ez csak annak tudható be, hogy fontos feladatokat mulasztottak el?

Természetesen nem. De láthatja, hogy a stratégiai munkára fordított idő nem mindig a „legsürgetőbb”.

Melyik feladat kerül az egyes kvadránsokba?

Hogyan dönti el, hogy mi hova kerül?

Ez nagyon egyszerű és jól illeszkedik a kvadránsokhoz. Segítségükkel:

Hogyan állíthatja fel prioritásait az Eisenhower / időgazdálkodási mátrixban?

Nem minden feladatnak van egyforma súlya. És egy feladat, amelyet Ön sürgősnek/fontosnak tart, mások számára fontosnak/nem sürgősnek minősülhet.

Mégis, érdemes külön időt szánni ezekre a különböző típusú feladatokra. A tervezés és az ütemezés után minden feladathoz megfelelő energiával és hozzáállással állhatsz neki.

Ahelyett, hogy csak a teendőlistádon szereplő következő feladatokat végeznéd el, minden nap vagy minden héten szánj időt a sürgős/fontos, majd a fontos/nem sürgős feladatokra.

Ehhez fegyelemre van szükség. Például, a reggeleket a legfontosabb, sürgős és fontos feladatok tölthetik ki. Ezután néhány percet szánhat a többi sürgős/nem fontos feladat delegálására.

Délután vagy késő este, amikor minden lecsendesedett, mélyebben belemélyedhet a stratégiaibb munkába – a fontos, de nem sürgős feladatokba.

Így maradnak a nem sürgős/nem fontos feladatok. Ezek között megtalálható minden, a közösségi média ellenőrzésétől a jövő évi nyaralási tervek áttekintéséig. Végül ezek akár a sürgős vagy fontos feladatok közé is bekerülhetnek.

Egy másik fontos szempont: Meg tudod ezt csinálni 2 perc alatt vagy annál rövidebb idő alatt?

Ez a szabály David Allen Get Things Done módszertanából származik.

Azt mondja, ha két perc alatt el tudod végezni a feladatot, akkor csináld meg magad. Ha nem, akkor delegáld vagy nézd át később.

Bónusz: Get Things Done szoftver!

Hogyan segíthet a ClickUp a munkád prioritásainak meghatározásában?

A ClickUp egy termelékenységi platform, amely radikálisan megváltoztathatja a munkához való hozzáállását.

A projekteket mappákba és listákba rendezheti, majd kioszthatja őket a csapatának, hogy azok dolgozzanak rajtuk, vagy magának is kioszthatja őket. Ezek a funkciók segítenek megkülönböztetni a sürgős és a fontos feladatokat, nemcsak magának, hanem az egész csapatának is.

Következtetés: A sürgős és a fontos közötti különbség hatással van az időd felhasználására

A sürgős és a fontos közötti különbség átgondolása széles körű hatással lehet arra, hogy mit érsz el az időddel. Ezek az általános időgazdálkodási stratégiák segíthetnek abban, hogy jobban összpontosíts.

Ezeket a tippeket szem előtt tartva felkészülten fogsz tudni kezelni a sürgős és fontos problémákat. Itt találsz további forrásokat a ClickUp-ban, amelyek segítenek a munkád fontossági sorrendjének megállapításában: