Belépsz egy sprint tervezési megbeszélésre. Megemlítik egy három kiadásokkal ezelőtti döntést, és mindenki bólint. De megnézed a backlogot. Semmi. Az információ nem veszett el, csak nem ott van tárolva, ahol lennie kellene. Ideje egy jobb rendszerre váltani.
Nem arról van szó, hogy az információk nem állnak rendelkezésre, csak nem ott vannak leírva, ahol kellene. Sok csapat olyan mappák, eszközök és törzsi tudásból álló patchworkre támaszkodik, amely csak részben működik.
Most pedig itt az ideje egy jobb rendszernek.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan lehet olyan belső dokumentációt készíteni, amely segít gyorsabban haladni és elkerülni a zavart, valamint hogy a ClickUp hogyan teszi mindezt még könnyebbé. 🎯
Mi az a belső dokumentáció?
A belső dokumentáció a vállalat belső tudásának strukturált gyűjteménye, amely magában foglalja a politikákat, eljárásokat, folyamatokat, irányelveket, bevált gyakorlatokat, képzési anyagokat és a felhalmozott szakértelmet.
A külső dokumentációval – amely a vállalaton kívüli ügyfelek vagy felhasználók számára készült – ellentétben a belső dokumentáció kizárólag a csapat számára készült. Központosítja a tudást, növeli a termelékenységet és megőrzi a szervezet tudását. Központosított, hozzáférhető erőforrásként szolgál, amely egységesíti a teljesítményt, javítja a termelékenységet és megőrzi a szervezet tudását.
A ClickUp segítségével mindezt egy helyen összegyűjtheti. A Docs Hub egyetlen megbízható forrásként szolgál, amely a vállalati tudást, a wikiket és a találkozók jegyzetét rendszerezi. Az AI-alapú kereső segítségével azonnal megtalálhatja a válaszokat a dokumentumokban, wikikben, feladatokban és megjegyzésekben, így semmi sem vész el, és mindenki ugyanazon az oldalon marad. A dokumentumokat akár wikikké is konvertálhatja, így könnyen naprakészen és hozzáférhetővé teheti a legfontosabb információkat.
Ha másik eszközről vált át, a Google Docs, Notion és Confluence meglévő dokumentumainak importálása zökkenőmentes, így konszolidálhatja tudásbázisát, és megkönnyítheti az új csapattagok beilleszkedését.
🧠 Érdekesség: A középkorban a kolostorok aprólékos feljegyzéseket vezettek a mezőgazdasági gyakorlatokról, az orvostudományról, sőt még a sörfőzésről is. Ezek a belső kézikönyvek segítettek megőrizni a tudást a pestis, a háborúk és a bukó birodalmak idején.
Miért fontos a belső dokumentáció?
Gondoljon a belső technikai dokumentációra úgy, mint a csapata kollektív memóriájára. Enélkül a tudás a DM-ekben reked, valakinek a beérkező levelei között elvész, vagy ami még rosszabb, elveszik, amikor egy csapattag távozik.
Íme, miért fontos a jó belső dokumentáció. 👇
- A tudás egy helyen: Összegyűjti a szétszórt fontos információkat, hogy mindenki tudja, hol találja meg a számára szükséges információkat.
- Gyorsítja a beilleszkedést: Lehetővé teszi az új munkatársak számára, hogy azonnal munkába álljanak, megértsék a folyamatokat és gyorsabban magabiztosabbá váljanak.
- Növeli a termelékenységet: Csökkenti a válaszok keresésével vagy a kérdések ismétlésével töltött időt, így a csapatok a fontos munkára koncentrálhatnak.
- Biztosítja a következetességet: Segít mindenkinek ugyanazokat a folyamatokat követni, csökkentve ezzel a hibákat és fenntartva a minőséget a csapatok és projektek között.
- Csökkenti a párhuzamos munkavégzést: megakadályozza, hogy az emberek ugyanazokat a problémákat többször is megoldják, azáltal, hogy a megoldásokat egyértelműen dokumentálja.
- Folyamatos fejlesztést ösztönöz: rögzíti a tanulságokat és a bevált gyakorlatokat, hogy a csapatok tanulhassanak a múltból és idővel egyre jobbak legyenek.
A ClickUp mesterséges intelligenciával támogatott tudásmenedzsmentjével a válaszok keresése gyerekjáték. Akár folyamatdokumentumot, projektleírást vagy az előző negyedévből származó megjegyzést keres, a mesterséges intelligencia a megfelelő információkat hozza el Önnek – nem kell többé végtelen mappákban vagy csevegési szálakban kutatnia.
Belső dokumentációs projektek típusai
Az onboarding útmutatóktól és a folyamatdokumentumoktól a műszaki specifikációkig és az értekezletek jegyzetéig, a dokumentációs projektje számos célt szolgál.
Vessünk egy pillantást a legfontosabb belső dokumentációtípusokra. 💁
Irányelvek, eljárások és folyamatok dokumentálása:
- Munkavállalói kézikönyvek
- Folyamatdokumentáció, például beilleszkedési és kilépési eljárások
- Munkavállalói irányelvek (pl. biztonság, megfelelőség, minőségbiztosítási tesztelés)
- Szabványos működési eljárások (SOP-k), ellenőrzőlisták és útmutatók
Képzési és munkavállalói fejlesztési dokumentáció:
- Képzési anyagok és ellenőrzőlisták
- Munkavállalói fejlesztési tervek
- Teljesítményértékelések
Projektdokumentáció:
- Üzleti esetek vagy projektötletek
- Projektdokumentáció, például projektcélok, tervek, kockázatelemzés és ütemterv/idővonal
- Projektmegbeszélések jegyzőkönyvei, állapotjelentések, projektzárási dokumentumok és tanulságok
Működési és csapatmunkát elősegítő dokumentáció:
- Műveleti tervek
- Csapatütemények, állapotjelentések
- Csapat- és osztályértekezletek jegyzőkönyvei
Műszaki dokumentáció:
- Forráskód, kézikönyvek, felhasználói/adminisztrátori dokumentáció
- Kód- és stílusútmutatók, termékigény-dokumentum (PRD) és architektúra-diagramok
- Kiadási megjegyzések (felhasználóknak szóló dokumentáció)
- GYIK, karbantartási dokumentáció, termékadatlapok
Értékesítési dokumentáció:
- Javaslatok, üzleti esetek
- Termékdokumentáció
- Értékesítési értekezletek jegyzőkönyvei, értékesítési tevékenységek nyilvántartása
HR dokumentáció:
- Bevezető anyagok, vállalati irányelvek, képzési anyagok és munkavállalói kézikönyvek
🔍 Tudta? 1999-ben a NASA Mars Climate Orbiter űrhajója szétesett, mert az egyik csapat metrikus egységeket, a másik pedig imperiális egységeket használt. Mi volt a probléma? Nem volt egységes dokumentáció a mérési szabványokról. Szó szerint 125 millió dolláros elírás.
Hogyan készítsünk hatékony belső dokumentációt?
Az egyik dolog leírni a dolgokat. A másik dolog pedig azt világossá, hozzáférhetővé és hasznossá tenni. A hatékony belső dokumentációhoz struktúra, következetesség és egy kis empátia szükséges az iránt, aki majd elolvassa.
Íme, hogyan hozhat létre olyan belső dokumentációt, amely jól működik az Ön számára egy olyan technikai dokumentációs szoftverrel, mint a ClickUp. ⚒️
Mielőtt belekezdenénk, nézze meg, mit mond egy valódi ClickUp-felhasználó:
A ClickUp kiválóan alkalmas arra, hogy szükség esetén rendkívül részletes legyen, ugyanakkor nagyon egyszerűen is megtekinthető. Ez forradalmi változást jelentett ügynökségünk számára a folyamatok dokumentálásának és termelékenységünk növelése szempontjából.
A ClickUp kiválóan alkalmas arra, hogy szükség esetén rendkívül részletes legyen, ugyanakkor nagyon egyszerűen is megtekinthető. Ez forradalmi változást jelentett ügynökségünk számára a folyamatok dokumentálásának és termelékenységünk növelése szempontjából.
📮ClickUp Insight: A vezetők 70%-a részletes projektismertetőket használ az elvárások meghatározásához, 11% a csapatindító megbeszélésekre támaszkodik, 6% pedig a feladatok és a komplexitás alapján alakítja ki a projektindító megbeszéléseket. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb projektindító megbeszélés dokumentáció-centrikus, nem pedig kontextus-vezérelt. Lehet, hogy a terv egyértelmű, de mindenki számára egyértelmű-e, ahogyan azt hallaniuk kell?
A ClickUp Brain mesterséges intelligenciája segít a kommunikációt a kezdetektől fogva személyre szabni. Használja arra, hogy a kezdeti dokumentumokat szerepkörspecifikus feladatleírásokká foglalja össze, funkciónként cselekvési terveket készítsen, és feltárja, kinek van szüksége több részletre, és kinek kevesebbre.
💫 Valós eredmények: A Hawke Media a ClickUp fejlett projektkövetési funkcióival és automatizálásával 70%-kal csökkentette a projektkésedelmeket.
1. lépés: Kezdje egy világos céllal
Mielőtt megnyitna egy üres dokumentumot, tisztázza a célt. Az új csapattagok beilleszkedését szeretné egyszerűsíteni? A vállalati folyamatokat megismételhetővé tenni? Csökkenteni szeretné az ismétlődő kérdéseket? Írjon le 2-3 konkrét eredményt, amelyet a belső dokumentációval szeretne elérni.
A ClickUp Docs kiváló kiindulási pont mind az íráshoz, mind a célorientált tudásmegosztáshoz.
A dokumentumok szorosan kapcsolódnak a munkafolyamatához, közvetlenül ugyanazon a platformon találhatók, ahol a ClickUp feladatok, ütemtervek és idővonalak is megtalálhatók.
Tegyük fel, hogy Ön egy projektmenedzser, aki egy új minőségbiztosítási folyamatot vezet be. Célja, hogy csökkentsék az ismétlődő kérdéseket és az egyes csapatok minőségbiztosítási gyakorlatában tapasztalható következetlenségeket. Ahelyett, hogy egy összefüggéstelen dokumentumkezelő eszközben a nulláról kezdene, megnyitja a ClickUp Docs alkalmazást, és létrehoz egy megosztott „Minőségbiztosítási folyamat útmutatót”.
Ellenőrizze a dokumentum célját egy ellenőrzőlista segítségével („A minőségbiztosítási késések csökkentése”, „A tesztesetek elvárásainak dokumentálása”, „Automatizálási szkriptekhez való hivatkozás”). A minőségbiztosítási feladat táblát közvetlenül a dokumentumba ágyazza, hogy valós időben látható legyen.
💡 Profi tipp: Állítson be ismétlődő feladatokat a ClickUp-ban a rendszeres felülvizsgálatokhoz, és alkalmazza a Start/Stop/Continue modellt. Mit kellene elkezdenünk a dokumentumainkban? Mit kellene abbahagynunk? Mit kellene folytatnunk? Végezzen ellenőrzést, és jelölje meg mindazt, ami elavult, használaton kívüli vagy felesleges.
🔍 Tudta? A Google-nál minden nagyobb mérnöki projekt egy tervezési dokumentummal kezdődik. Ezeket a dokumentumokat áttekintik, megjegyzéseket fűznek hozzájuk, felülvizsgálják és archiválják. Ez tette a Google mérnöki szervezetét skálázhatóvá, és inspirálta az iparágat, hogy prioritásként kezelje a dokumentációt.
2. lépés: Vonja be a projekt legfontosabb érdekelt feleit a dokumentációs folyamatba
Ne próbáljon mindent egyedül dokumentálni. Vonja be azokat az embereket, akik a folyamatot nap mint nap végzik: fejlesztőket, csapatvezetőket, üzemeltetési vezetőket. Ezek a szakértők pótolják azokat a valós hiányosságokat, amelyek Önnek esetleg elkerülhetik a figyelmét.
Minden dokumentumhoz hozzárendelhet egy tartalomtulajdonost, aki gondoskodik arról, hogy az dokumentum mindig naprakész és pontos legyen.
A Docs-ban az együttműködés azt jelenti, hogy a visszajelzéseket konkrét lépésekre váltjuk. A ClickUp Assigned Comments segítségével közvetlenül egy szövegsorban megjelölhet egy csapattagot, magyarázatot kérhet tőle, vagy megkérheti, hogy vizsgáljon meg egy részt. Ez a megjegyzés nyomon követhető feladattá válik, így nem vész el a oda-vissza küldött válaszok tengerében.
Tegyük fel, hogy Ön egy termékmenedzser, aki dokumentálja a tervezés és a fejlesztés közötti átadási folyamatot. Egy lépésnél bizonytalan, ezért kijelöli a szakaszt, és megjegyzést fűz hozzá a fejlesztési vezetőnek: „Meg tudná erősíteni, hogy itt még mindig a Figma dev plugint használjuk?”
Most már ez egy feladat, nem csak egy lebegő kérdés.
Ezenkívül a dokumentumokat nyilvánossá vagy magánjellegűvé teheti, és testreszabhatja a megtekintés, kommentálás vagy szerkesztés engedélyeit, így bevonhatja a megfelelő személyeket, miközben a bizalmas információk biztonságban maradnak.
💡 Profi tipp: Adjon hozzá személyiségeket a dokumentációhoz azáltal, hogy leírja az egyes folyamatok tipikus felhasználóit vagy érdekelt feleket. Ez segít a csapatoknak megérteni és személyre szabni a megközelítésüket.
3. lépés: Tervezze meg a struktúrát
Gondoljon a dokumentációjára úgy, mint egy weboldalra: világos szakaszokra és logikus felépítésre van szüksége. Legyen szó bevezetésről, útmutatókról vagy folyamatokról szóló dokumentumokról, olyan struktúrát válasszon, amely tükrözi a csapata munkamódszerét.
A ClickUp Docs gazdag szövegformázási lehetőségei itt igazán jól jönnek. Nem kell megelégednie egyszerű szöveggel – használhat fejléceket, összecsukható szakaszokat, ellenőrzőlistákat, kiemeléseket, táblázatokat, kódblokkokat, sőt beágyazott nézeteket is, mint például Kanban táblák vagy naptárak.
Például, ha egy minőségbiztosítási folyamatot dokumentál, hozzáadhatja a következőket:
- Beágyazott oldalak a „mélyebb” tartalmakhoz, amelyekre nem mindenkinek van szüksége első pillantásra.
- Ellenőrzőlista a regressziós tesztelés határidőivel
- Beágyazott táblázatnézet a nyitott hibák megjelenítésével
- Figyelmeztetések a magas kockázatú területek vagy a különös figyelmet igénylő lépések esetében
🧠 Érdekesség: A 1700-as években a kalózok „A cikkelyek” című dokumentumban rögzítették a zsákmány, a magatartás és még a sérülésekért járó kártérítés szabályait. Minden legénységi tagnak el kellett fogadnia ezeket a szabályokat a hajózás megkezdése előtt, így ez a dokumentum a csapat kézikönyvének korai változatának tekinthető.
4. lépés: Használjon sablonokat az egységesség érdekében
A sablonok időt takarítanak meg, és segítenek abban, hogy dokumentumai egységes megjelenésűek legyenek. Hozzon létre szabványos formátumokat az SOP-khoz, az onboarding útmutatókhoz, a találkozók jegyzetéhez és minden máshoz, amit gyakran ismétel.
Készíthet egy mini stílusú útmutatót, amely tartalmazza a hangnemet, a kifejezéseket, a formázást és a gyakori kifejezéseket. Ez különösen hasznos a szétszórt csapatok számára.
Itt van egy remek ClickUp sablon, amit kipróbálhat:
A ClickUp tudásbázis-sablon segít a belső dokumentáció rendezésében, megosztásában és elérésében a szokásos rendetlenség nélkül.
A tartalmat olyan szakaszokba sorolja, mint Bevezetés, Útmutatók, Használati példák, Sablonok, videó oktatóanyagok és Közösségi források. Ez a csoportosítás kiküszöböli a találgatásokat, és segít könnyedén hozzáférni a releváns forrásokhoz.
⚙️ Bónusz: Kipróbálhatja termékmenedzsment és mérnöki sablonjainkat is, amelyekkel funkcióötleteket, műszaki részleteket és projektterveket szervezhet.
5. lépés: Írjon egyértelmű tartalmat
Hagyja el a felesleges részleteket, és térjen a lényegre. A több nem mindig jobb.
Helyezze előtérbe azokat a dokumentumokat, amelyek támogatják a kritikus munkafolyamatokat, a gyakori kérdéseket vagy a funkciók közötti összehangolást. Ha valamiről ritkán kérdeznek, vagy az folyamatosan változik, akkor lehet, hogy nincs szükség külön dokumentumra.
Az írási folyamat felgyorsítása és a találgatások csökkentése érdekében használja a ClickUp Brain szolgáltatást. Az AI Writer segít a dokumentációk létrehozásában, szerkesztésében vagy összefoglalásában közvetlenül a Doc-ban.
Nehéz folyamatot kell felhasználóbarát útmutatóvá alakítania? Kérje meg az AI-t, hogy egyszerűsítse azt közérthető nyelvezettel vagy egy adott hangnem alkalmazásával. Sűrű technikai dokumentumot próbál összefoglalni nem technikai érdekelt felek számára? Azonnal generáljon egy TL;DR-t.
A ClickUp Brain a mindennapi, munkaterület-tudatos asszisztensed – elolvassa a feladatokat, dokumentumokat és projektadatokat, így a kapott válaszok relevánsak és megvalósíthatók. Ha pedig másfajta sebesség- vagy mélységi egyensúlyra van szüksége, a Brain lehetővé teszi, hogy kiválassza a feladathoz illő AI modellt: válasszon gyors modellt a gyors standup jegyzetekhez, vagy mélyebb gondolkodású modellt a árnyalt PRD-khez vagy technikai leírásokhoz. Így a ClickUp elhagyása nélkül is megtalálhatja a megfelelő egyensúlyt a sebesség, a kreativitás és a pontosság között.
Mikor érdemes modellt váltani?
- Gyors frissítések / rövid összefoglalók → válassza a sebességre optimalizált modellt
- Összetett stratégiai, jogi vagy technikai megfogalmazások → válassza a mélység/árnyalat modellt
- Kreatív ötletelés vagy alternatív megfogalmazás → válasszon egy kreatív/hangnemre összpontosító modellt
ClickUp Brain MAX — asztali teljesítmény az élő belső dokumentumokhoz
Ha dokumentumai nem csupán referenciaoldalak, hanem élő rendszerek (SOP-k, döntési háttérinformációk, bevezető kézikönyvek), akkor hosszú távú munkára tervezett asztali környezetre van szüksége: ez a Brain MAX. Ez a ClickUp Brain asztali környezetre optimalizált változata, amelyet több dokumentumot és több órás dokumentációs feladatokat kezelésére terveztek, hogy vállalata tudása ne csak tárolva legyen, hanem felhasználhatóvá is váljon.
Miért segít a Brain MAX abban, hogy a dokumentációja valóban működjön?
- Gyorsan konszolidálja a szétszórt kontextust: Táplálja a Brain MAX-ot több találkozó jegyzetével, PRD-vel és jegyzetfüzet-szálakkal, és kérje meg, hogy készítsen egy egységes, kifinomult belső dokumentumot (pl. „Készítsen QA folyamat útmutatót ebből a három sprint jegyzetből és a PRD-ből”).
- Döntések és háttérinformációk automatikus kivonása: alakítsa az informális csevegéseket vagy a megbeszélések töredékeit egy világos Döntési háttér szakasszá, amely elmagyarázza, miért született egy döntés, és ki felel a nyomon követésért – ez tökéletes megoldás arra, hogy elkerülje a „miért tettük ezt?” kérdést a jövőbeli sprintekben.
- Tömeges felülvizsgálati és karbantartási feladatok létrehozása: Kérje meg a Brain MAX-ot, hogy vizsgálja meg a dokumentumokat, és hozzon létre ismétlődő felülvizsgálati feladatokat, rendeljen hozzájuk felelősöket, és állítsa be a „legutóbbi felülvizsgálat / következő felülvizsgálat” mezőket, hogy a dokumentumok ne váljanak elavulttá.
- Talk-to-Text a gyors rögzítéshez: Használja a Talk-to-Text funkciót a posztmortemek, átadások vagy törzsi tudásmegosztási ülések diktálásához; a Brain MAX a bevitt adatokat fejlécekbe, összefoglalókba és cselekvési tételekbe strukturálja, amelyeket azonnal közzétehet.
- Váltson hangnemet és modellt a közönségnek megfelelően: Váltson válaszstílusokat (gyors pontokba szedett összefoglaló a vezetőknek vs. részletes, lépésről lépésre leírt útmutató a mérnököknek), így egyetlen forrás több közönséget is kiszolgálhat anélkül, hogy újra kellene írni.
Gyakorlati tippek a dokumentációs munkafolyamatokhoz
- „Kombinálja ezt a három retro jegyzetet és a „Release 4. 2” feladat táblát egy „Release Retrospective” dokumentumba, amely tartalmazza a legfontosabb tanulságokat és a kijelölt követési feladatokat. ”
- „Olvassa át ezt a 20 oldalas bevezető dokumentumot, és adjon hozzá egy „Gyors indítás” részt, amely tartalmazza az új alkalmazottak számára elvégzendő 5 kötelező feladatot, valamint egy ismétlődő felülvizsgálati feladatot a dokumentum tulajdonosának. ”
- „Diktálja le 8 perces tudásátadási ülésünket, és alakítsa át azt hibaelhárítási SOP-vá, beágyazott ellenőrzőlista lépésekkel és tesztesetekkel.”
Kik profitálnak belőle a leginkább?
- Az operációs és mérnöki csapatok a törzsi tudást ismétlődő futtatási útmutatókká alakítják át.
- Termékmenedzserek kereshető döntési naplókat hoznak létre, amelyek a funkciókhoz kapcsolódnak
- HR és People Ops élő bevezető útmutatók készítése, amelyek mindig naprakészek
Próbálja ki a dokumentumaiban: a Brain MAX segítségével a hosszú szerkesztések, a több dokumentumot érintő szintézis és a karbantartási munkafolyamatok kevésbé tűnnek adminisztratív feladatoknak, inkább előrelépésnek. Tudjon meg többet a Brain MAX-ról és a Talk-to-Text használatáról itt: ClickUp Brain MAX és Talk to Text.
Többet szeretne? Próbálja ki a Clips alkalmazást!
Ha pedig értelme van, a ClickUp lehetővé teszi, hogy a szövegen túlmutasson. Adjon hozzá képeket, képernyőképeket, diagramokat vagy akár egy rövid videót is. A ClickUp Clips segítségével közvetlenül rögzítheti a képernyőjét, hogy pontosan megmutassa, hogyan működik valami, például egy több lépésből álló fejlesztői munkafolyamat, hogyan kell beállítani egy sprint táblát, vagy hová kell bejelenteni a funkciók iránti igényeket.
Ez egy gyorsabb, intuitívabb módszer a szövegben esetleg elmulasztott finom árnyalatok megragadására, különösen a többfunkciós vagy aszinkron csapatok esetében.
További információ a ClickUp Clipsről:
📮 ClickUp Insight: A ClickUp találkozók hatékonyságáról szóló felmérési adatai szerint az összes találkozó közel fele (46%) csak 1-3 résztvevőt von be. Bár ezek a kisebb létszámú találkozók célzottabbak lehetnek, hatékonyabb kommunikációs módszerekkel helyettesíthetők, például jobb dokumentációval, rögzített aszinkron frissítésekkel vagy vállalati tudásmenedzsment megoldásokkal.
A ClickUp feladatokhoz rendelt megjegyzések lehetővé teszik, hogy közvetlenül a feladatokhoz kontextust adjon hozzá, gyors hangüzeneteket osszon meg, vagy videófrissítéseket rögzítsen a ClickUp Clips segítségével – ezáltal a csapatok értékes időt takaríthatnak meg, miközben a fontos megbeszélések továbbra is megtörténnek, csak időveszteség nélkül!
💫 Valós eredmények: A Trinetrixhez hasonló csapatok a ClickUp használatával 50%-kal csökkentették a felesleges beszélgetések és megbeszélések számát.
6. lépés: Tegye hozzáférhetővé a dokumentációt, és frissítse azt
A belső csapatdokumentáció csak akkor hasznos, ha könnyen megtalálható. Tárolja egyetlen megbízható forrásban, például a ClickUp Docs Hubban, ahol csapata böngészhet, kereshet és hozzáférhet a releváns információkhoz anélkül, hogy végtelen mappákat vagy csevegési szálakat kellene átkutatnia.
Címkézheti a tartalmakat, funkciók szerint kategorizálhatja őket (pl. beilleszkedés, fejlesztői munkafolyamatok, termékleírások), és kapcsolódó forrásokat is hozzáadhat, hogy belső tudásbázisa összekapcsolt és intuitív maradjon.
Hogy kipróbálja, kérjen meg egy csapattagot, hogy csak a keresőfunkciót használva keressen meg egy dokumentumot. Ha ez nehezen megy neki, akkor a struktúrán még dolgoznia kell.
A ClickUp lehetővé teszi a jogosultságok testreszabását, hogy szabályozhassa, ki tekintheti meg, kommentálhatja vagy szerkesztheti az egyes dokumentumokat. Ez biztosítja, hogy az érzékeny információk biztonságban maradjanak, miközben a megfelelő személyek hozzáférhetnek azokhoz, hogy hozzájárulhassanak vagy felhasználhassák a tudást.
Ne felejtse el, hogy az elavult dokumentáció rosszabb, mint a dokumentáció hiánya. Minden dokumentumhoz rendeljen egyértelmű felelősséget, és állítson be rendszeres felülvizsgálati gyakoriságot – havi vagy negyedéves gyakoriság jó kiindulási pont. A jobb dokumentumkezelés érdekében a dokumentum tetejére felveheti a „Utolsó felülvizsgálat” és a „Következő felülvizsgálat” dátumát.
Hallgassa meg Mitch Stephens, PMP előadását:
A ClickUp bevezetése óta csapataink fokozatosan elhagyták a Google Docs dokumentációs rendszerét, és a dokumentáció minősége jelentősen javult.
A ClickUp bevezetése óta csapataink fokozatosan elhagyták a Google Docs dokumentációs rendszerét, és a dokumentáció minősége jelentősen javult.
Számos Google Docs alternatíva alkalmas belső dokumentációhoz – az egyszerű szerkesztőktől a teljes tudásbázis-platformokig. Ez a videó 11 lehetőséget ismertet, és összehasonlítja az együttműködést, a verziókezelést, a sablonokat, a hozzáférés-vezérlést, az integrációkat és az árakat, hogy segítsen kiválasztani a csapat dokumentációs igényeinek leginkább megfelelő eszközt.
💡 ClickUp AI Notetaker: automatikus dokumentálás az értekezletekről
A ClickUp AI Notetaker automatikusan rögzíti a találkozók jegyzetét, és azokat a Docs Hub-ban, egy külön „Meeting Notes” (Találkozók jegyzetek) részben tárolja. Akár egyéni megbeszéléseket, csapatértekezleteket vagy sprinttervezést tart, konzisztens, központosított feljegyzésekkel rendelkezik, anélkül, hogy kézzel kellene jegyzetelnie. Ez egy hatékony módszer arra, hogy a beszélgetéseket könnyen hozzáférhető, áttekinthető és megosztható dokumentációvá alakítsa.
A belső dokumentáció létrehozásának bevált gyakorlata
Íme néhány hasznos tipp és trükk a műszaki dokumentáció elkészítéséhez:
- Tudásbajnokok kijelölése: Azonosítsa a témában jártas szakértőket, és jelölje ki őket tulajdonosoknak vagy lektoroknak bizonyos dokumentációs területeken.
- Használjon RACI mátrixot: Adjon hozzá „Felelős, Elszámoltatható, Konzultált, Tájékoztatott” címkéket a dokumentáció létrehozásában és felülvizsgálatában betöltött szerepek tisztázása érdekében.
- Szekciók szabványosítása: Lehetővé teszi minden dokumentumban a közös szekciók használatát, mint például a bevezetés, áttekintés, lépésről lépésre szóló utasítások, hibaelhárítás és hivatkozások.
- Készítsen dokumentációs ellenőrzőlistát: Adjon hozzá egy ellenőrzőlistát minden sablonhoz, hogy biztosan minden szükséges elem szerepeljen benne.
- Használjon MECE mátrixot: Az információkat „kölcsönösen kizáró, együttesen kimerítő” keretrendszerbe sorolja, hogy ne legyenek átfedések.
💡 Profi tipp: Adjon hozzá egy „Döntés háttere” részt, ahol elmagyarázza, miért hoztak létre bizonyos folyamatokat vagy irányelveket. Ez segít a felhasználóknak megérteni az okokat, ahelyett, hogy vakon követnék a szabályokat.
Készítsen élő belső dokumentumokat a ClickUp segítségével
A kiváló minőségű belső dokumentáció létrehozása nem lehet olyan mellékprojekt, amelynek frissítésétől retteg. Ha jól csinálja, dokumentumai a csapat támogató rendszerévé válnak: a beilleszkedés gyorsabb, kevesebb kérdés merül fel, és a folyamatokat a tervezett módon követik.
A ClickUp, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, ezt még könnyebbé teszi. Az egymásba ágyazott dokumentumok, az egyszerű megosztási jogosultságok, a valós idejű együttműködés és a hatékony keresés funkciók segítségével integrálhatja a dokumentációt a munkafolyamatába. Ráadásul a ClickUp Brain automatizálja a hosszú útmutatók írását, míg a Clips segít audio/vizuális formában rögzíteni a használati utasításokat.
Akkor mire vár még? Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra! ✅