A projektmenedzsment ijesztő feladat lehet, még akkor is, ha a világon minden „rendben” látszik.
Minden csapat szeretné sikeresen teljesíteni a határidőket és zökkenőmentesen végrehajtani a projekteket. De még a legrészletesebb terv esetén is gyakran felmerülnek váratlan problémák, amelyek miatt elmaradhat a határidő.
Itt jön be a képbe a projektmenedzsmentben a float.
A hatékonyság javításával és a prioritást élvező feladatok azonosításával kezelni tudja az esetleges késedelmeket és akadályokat. Röviden: biztos lehet benne, hogy a projektje határidőre elkészül.
Ebben a cikkben pontosan bemutatjuk, mi is az a projektmenedzsment float, milyen előnyei vannak, és hogyan használhatja azt a projektek céljainak eléréséhez. 🎯
Mi az a projektmenedzsment float?
A projektmenedzsmentben a float, más néven „slack” az az időtartam, amellyel egy projekt késhet anélkül, hogy a határidőt túllépné. Általában ez az idő attól függ, hogy milyen feladatokról van szó, és hogy az egyes feladatok mennyi floatot engednek meg.
Bizonyos feladatok azonban nem teszik lehetővé a rugalmasságot, és közvetlenül befolyásolják a projekt befejezésének dátumát. Azok a feladatok, amelyek egy másik feladat befejezése előtt nem kezdődhetnek meg, a projekt kritikus útjának nevezett szakaszba kerülnek.
Ezeket a feladatokat meghatározott sorrendben kell elvégezni, mielőtt a projekt befejeződhet. A kritikus út feladatai nem tűrnek késedelmet anélkül, hogy az közvetlenül befolyásolná a projekt határidejét.
Erre példát láthat az alábbi képen. A négy szürke színű feladat: gipszkarton, szekrények, vízvezeték és villany, valamint padlózat telepítése mind a megjelenésük sorrendjében kell elvégezni, és nincs helye késedelemnek. Ezek a kritikus útvonalon vannak. A többi felsorolt feladat (festés és dekorálás) sokkal rugalmasabb, és különböző időpontokban elvégezhető. Ennek eredményeként nagyobb float-tal rendelkeznek.
A float fontossága a projektmenedzsmentben
A projektmenedzserei igazi szupersztárok. Agilis környezetben több változót, csapatot, feladatot és távoli munkatársakat kell összehangolniuk.
A float egy kis lélegzetvételnyi időt biztosít a projektmenedzsereknek, hogy figyelembe vehessék a valós világban előforduló zavarokat és késedelmeket. A projektmenedzsmentben a float segít a projektmenedzsereknek nyomon követni a projekt aktuális ütemtervét és prioritásként kezelni a legkritikusabb feladatokat.
Így jobban tudják kezelni az erőforrásokat, és azokat időérzékeny feladatokra tudják átcsoportosítani, hogy a projekt időben elkészüljön.
A projektmenedzsmentben a float előnyei
A projektmenedzsmentben a float nem csupán a vállalkozás életben maradását segíti elő. Számos előnnyel jár, például segít abban, hogy soha ne mulasszon el egy határidőt, és hogy csapata a feladatokra koncentráljon.
Vessünk egy pillantást a float bevezetésének négy legfontosabb előnyére a projektmenedzsmentben.
1. Segít a haladás nyomon követésében
A projektmenedzserek a float segítségével pontosan nyomon követhetik a projekt előrehaladását. Megállapíthatják, mely feladatok vannak lemaradásban, illetve melyek azok, amelyekre bármilyen késedelem közvetlen hatással lesz. Ez lehetővé teszi számukra, hogy ennek megfelelően módosítsák az elvárásokat és a határidőket.
2. Növeli a hatékonyságot és a termelékenységet
A float útmutatóként szolgál minden projekt tervezési szakaszában. A projektmenedzserek kihasználhatják az esetleges időtúllépéseket vagy hiányokat annak biztosítására, hogy a legidőérzékenyebb feladatok a terv szerint haladjanak. Emellett segít elkerülni a figyelmetlenségeket a feladatok sorrendjének meghatározásakor.
3. Meghatározza, mi legyen a prioritás
A projektmenedzsmentben a float prioritási eszközként is szolgál. Az időben rugalmas projektek elhalaszthatók, így a rövid vagy float nélküli feladatok előbb elvégezhetők. A vezetők ezt az információt a beépített csapatkommunikációs funkciók, például a ClickUp Chat nézet vagy a Microsoft Teams Voice platform segítségével továbbíthatják.
4. Növeli a munkahelyi hangulatot
Mindannyian átéljük a „hétfő” (vagy kedd, szerda stb.) szindrómát. A munkához megfelelő eszközök használata javíthatja mindenki hangulatát és megkönnyítheti a munkájukat. A projektmenedzsment float segítségével a vezetők és a csapat tagjai jobban átláthatják, mely feladatok kritikusak és melyek nem.
Például egy projektmenedzser átcsoportosíthatja az erőforrásokat a késedelmes feladatokra, hogy a projekt időben elkészüljön. Egy másik esetben pedig előre tájékoztathatja a késedelmek által érintett csapatokat.
A megfelelő float típus kiválasztása a jobb projektmenedzsment érdekében
A projektmenedzsmentben különböző típusú float létezik. Mindegyiknek megvan a maga erőssége és célja. Az egyik típus segítségével az egyes csapatok megtudhatják, mennyi időtartalékuk van egy feladat elvégzésére, míg a másik típus segítségével a projektmenedzser tájékozódhat a még rendelkezésre álló float időről.
A float 5 különböző típusa
A projektmenedzsmentben a float több kategóriába sorolható, de itt bemutatjuk az öt leggyakoribb típust:
1. Teljes float
Az a teljes időtartam, amellyel egy ütemezett feladat késleltethető vagy meghosszabbítható anélkül, hogy ez hatással lenne a projekt befejezési dátumára.
Hogyan kell kiszámítani?
A teljes float kiszámításához le kell vonni a „legkorábbi” értéket a „legkésőbbi” értékből. Ez lehet a kezdési vagy a befejezési dátum, de mindkettőnek ugyanazon a kronológiai oldalon kell lennie a feladatban. Ne keverje össze a korai és a késői értékeket, mert akkor komoly problémákba ütközhet!
Tehát vagy:
Teljes float = (legkésőbbi kezdés) – (korai kezdés vagy teljes float) Teljes float = (legkésőbbi befejezés) – (korai befejezés)
2. Szabad float
A szabad float számítás szempontjából hasonló a teljes float-hoz. A különbség az, hogy a teljes float a projekt befejezésére vonatkozik, míg a szabad float az az időtartam, amennyivel egy feladat késleltethető anélkül, hogy ez hatással lenne a folyamat következő feladatára.
Bármely késedelem vagy meghosszabbítás, amely meghaladja a feladat szabad floatját, közvetlenül késlelteti a következő feladat korai kezdési dátumát.
Vegyünk például egy fejlesztőt, aki kapcsolattartó szoftveren dolgozik. A háttérkódolásnak be kell fejeződnie, mielőtt a megfelelő csapat megkezdheti a grafikus felhasználói felület (GUI) tervezését.
Hogyan kell kiszámítani?
A szabad float kiszámításához vegye a jelenlegi feladat korai befejezési dátumát, és vonja le azt a következő függő feladat korai kezdési dátumából.
Szabad float = (függő feladat korai kezdete) – (jelenlegi feladat korai befejezése)
3. Projekt float
A projekt float az az időtartam, amellyel egy teljes projekt késhet vagy meghosszabbodhat anélkül, hogy az ügyfél vagy a vevő határidejét túllépné. A vállalkozások számára ez valószínűleg a legfontosabb szám, amelyet nyomon kell követni, de ehhez egy platform irányítópultjának használata szükséges az összes projekthez kapcsolódó feladat figyelemmel kíséréséhez.
Lehet, hogy az ügyfél időbeli korlátozást szab a feltételek részeként, vagy a határidő egyszerűen az, amit a vállalat megállapodott. Akár így, akár úgy, az Önéhez hasonló vállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy elmulasszák a projekt befejezésének határidejét.
Hogyan kell kiszámítani?
A projekt floatot ugyanúgy számolják, mint a teljes floatot. A vállalatok gyakran használják a két kifejezést felcserélhető módon, de ma egy egyszerű megkülönböztetést fogunk tenni: a teljes float egy adott tevékenységre vagy feladatra vonatkozik, míg a projekt float a teljes projekt befejezéséhez kapcsolódik.
A projekt float kiszámításához hasonló eljárást követünk, de először meg kell tudnunk, hogy a projekt legkorábban mikor fejeződhet be. Ez a szám tehát a kritikus és nem kritikus útvonalak hatékony tervezésétől függ.
Ezúttal a projekt legkorábbi vagy tervezett befejezési dátumát vesszük, és levonjuk belőle a legkésőbbi, előírt vagy vállalt határidőt.
Projekt float = (legkésőbbi befejezés) – (legkorábbi befejezés)
4. Beavatkozó float
Az a időtartam, amellyel egy feladat késhet anélkül, hogy a projekt túllépné a vállalt határidőt, az interferáló float. Más szavakkal, ha túllépjük ezt a kijelölt időt, az zavarhatja a projektet.
Ha egy feladat késik, az kétféle hatással járhat. Először is, csökkenti a teljes floatot, ami azt jelenti, hogy más feladatokra kevesebb idő áll rendelkezésre.
Ez mind a nem kritikus, mind a kritikus feladatokra hatással van. Ez lehet az a csepp, amely megtöri a kamel hátát, felemésztve a projekt floatját, így az összes fennmaradó feladat kritikus lesz – már nincs szabad floatjuk.
Másodszor, késleltetheti a következő kritikus feladatot. Ez a projekt befejezésének késedelmét eredményezi. A projektben fennmaradó float mértéke határozza meg, hogy a projekt még időben befejezhető-e.
Hogyan kell kiszámítani?
Az interferáló float kiszámításához a teljes float-ot vesszük, és levonjuk belőle a szabad float-ot.
Beavatkozó tartalék = (teljes tartalék) – (szabad tartalék)
5. Független float
Neve ellenére a független float mind az előző, mind az azt követő tevékenységeket érinti. Azon időtartamként definiálható, amelynek erejéig egy tevékenység kezdési ideje késleltethető anélkül, hogy ez hatással lenne a következő tevékenységek legkorábbi kezdési idejére.
A független float tehát az olyan projektfeladatok késedelme, amelyeknek nincs hatása a projekt korai befejezési dátumára. Ily módon ez a float-kategória valóban független.
Hogyan kell kiszámítani?
A független float kiszámításához vesszük az előző feladatok késői befejezését, és levonjuk belőle a következő feladatok korai kezdetét. Ezután levonjuk a feladat tényleges időtartamát.
Független float = (a következő feladat korai kezdete) – (az előző feladat késői befejezése) – (az előző feladat teljes időtartama)
Hogyan segíti a projektmenedzsmentben a float a csapat munkájának hatékonyságát és termelékenységét?
A projektmenedzsmentben a float olyan megközelítésnek tűnhet, amely nagyvállalatok és technológiai iparágak, például a mérnöki és vállalati mikroszolgáltatások számára alkalmas. Ez azonban nem így van.
A projektmenedzsmentben alkalmazott float kis- és középvállalkozások (KKV-k) és olyan iparágak számára is hatékony, mint az építőipar vagy bármely más ágazat. A float egy olyan taktika, amelyet a meglévő projektmenedzsment stratégiák mellett is alkalmazhat. Könnyen használható olyan munkafolyamat- és projektmenedzsment megoldásokkal, mint a ClickUp.
Ez azt jelenti, hogy jól működik olyan agilis eszközökkel és módszerekkel, mint a Kanban táblák, a Gantt-diagramok, a Scrum táblák és más típusú munkafolyamat-kezelési megoldások. A float használata a projektmenedzsmentben egyszerű útitervet ad a projektmenedzsereknek az erőforrások elosztásához és a prioritások meghatározásához.
Ez különösen igaz, ha figyelembe vesszük a függőségeket. A függőségek olyan feladatok, amelyeket vagy egy előző feladat befejezése előtt nem lehet elvégezni, vagy egy másik feladat megkezdése előtt el kell végezni.
A ClickUp segítségével kapcsolatokat hozhat létre a feladatok között és függőségeket állíthat be, így csapata pontosan tudja, mi a következő teendő. Ez egy nagyon egyszerű koncepció, amelyet könnyen beépíthet vállalkozásába! Projektmenedzsmentje megnyugtató hatást fog érezni, ha pontosan tudja, mennyi időtartalék van egy projektben. Csapata pedig könnyebben tud majd együttműködni, hogy pótolja az időtartalékot és a projektet időben teljesítse.
Használja a Floatot a jobb projektmenedzsment érdekében
Ki ne szeretne jobb projektmenedzsmentet? Szálljon fel a projekt float vonatra, és élvezze a sima és stabil utazást, függetlenül attól, hogy akvizíciós projekten dolgozik, vagy egy weboldal üzemeltetésének fortélyait tanulja.
A rendszer bevezetése után önkorrekciós rendszer áll majd rendelkezésre, amely iránymutatást ad az összes fontos projektdöntéshez. A csapat tagjai imádni fogják a projekt slack irányvonalát és átláthatóságát.
Ha a legrosszabb vagy váratlan helyzet áll elő, a projektmenedzserek a lehető leghamarabb közölhetik a rossz hírt a csapat tagjainak és az ügyfeleknek. Ez azt jelenti, hogy a csalódás enyhíthető, és ügyfélszolgálati és sikeres csapatai előnyt szerezhetnek a károk helyrehozásában.
Kezdje el most a stratégia megvalósítását, és mielőtt észbe kapna, Ön és csapata máris egy újabb sikeres projektet ünnepelhetnek egy munka utáni gyömbérsör-float körtével.
Guest Writer:
Richard Conn a 8×8 keresletgenerálásért felelős vezető igazgatója, amely egy vezető kommunikációs platform felhőalapú call center megoldásokkal, valamint hang-, videó- és csevegési funkciókkal.