A projektmenedzser vagy üzleti vezető elsődleges és legfontosabb feladata, hogy eltávolítsa a csapatok útjából az akadályokat, és lehetővé tegye számukra, hogy jó munkát végezzenek.
Lényegében egy jó projektmenedzser kiváló problémamegoldó. Ehhez megfelelő eszközökre és keretrendszerekre van szükségük, hogy hatékonyan elemezhessék a problémát, feltárhassák a lehetséges megoldásokat, és kiválaszthassák a legmegfelelőbbet.
Ebben a blogbejegyzésben egy ilyen eszközt, az A3 jelentést mutatjuk be.
Mi az az A3-as jelentés?
Meghatározás: Az A3-as jelentés egy problémamegoldó és folyamatos fejlesztési megközelítés, amely egyszerű és irányított folyamatot kínál a komplex üzleti kihívások kezeléséhez.
Ha meglátta az „A3-as jelentés” kifejezést, és összefüggésbe hozta az ISO-A3 méretű papírral, akkor jó úton jár. A Toyota által bevezetett és a lean gyártás világában széles körben elterjedt A3 problémamegoldás egy módszert ír elő az információk racionalizálására és a döntéshozatalra.
Az A3-as jelentés célja
Alapvetően az A3-as jelentés egy problémamegoldó eszköz. Ezen a referenciakereten belül az A3-as jelentés különböző célokat szolgál.
✅ Szerkezet: Az A3-as jelentés strukturált problémamegoldási megközelítést kínál, egyértelmű határokkal. Segít a csapatoknak a probléma minden lehetséges szögéből megvizsgálni. Ezzel párhuzamosan segít a felesleges információk kiszűrésében és a lényegre való összpontosításban.
✅ Korlátozások: Lényegében képesnek kell lennie a probléma összefoglalására egy A3-as papírlapon. Ez segít a lehetséges okok fontossági sorrendjének megállapításában és az erőforrások ennek megfelelő elosztásában.
✅ Cselekvőképesség: Bár „jelentésnek” nevezik, az A3-as megközelítés egyértelműen megkülönbözteti a problémát (elemzés) és a megfelelő megoldást (cselekvési terv).
✅ Ismételhetőség: Az A3-as jelentés egy olyan eszköz, amely széles körű problémákra alkalmazható. Akár az építőiparban, a gyártásban, a közösségi média menedzsmentben vagy a szoftverfejlesztésben dolgozik, az A3-as jelentés segíthet!
Magas szinten az A3-as jelentés egy problémamegoldó munkalap. Részletes szinten nagyobb áttekinthetőséget és láthatóságot biztosít. Nézzük meg ezeket!
Az A3-as jelentés felépítésének megértése
Egy jó A3-as folyamat struktúrát kínál a kontextus feltárásához, a célok azonosításához, a alapos elemzés elvégzéséhez és a döntések meghozatalához. Íme, hogyan néz ez ki a gyakorlatban.
Az A3-as jelentés legfontosabb elemei
Az A3-as jelentés elkészítésének legjobb módja az alapvető információk feltüntetése, például:
- Sorozatszám
- A jelentés tulajdonosának neve
- Az érdekelt felek nevei
- A jelentés dátuma stb.
Miután ezt tisztáztuk, íme az A3-as jelentés legfontosabb elemei:
1. Kontextus/háttér
Ez a szakasz tartalmazza az összes alapvető információt, amelyre szüksége van, mielőtt a problémához maga hozzákezdene.
Nézzük meg egy példán, hogy ez hogyan működik.
Képzelje el, hogy Ön egy marketingügynökség, amely egy adott ügyfélkapcsolat csökkenő jövedelmezőségét vizsgálja. Az A3-as jelentés üzleti kontextus részében olyan információk szerepelnek, mint:
- A bevételek és a jövedelmezőség történelmi alakulása
- Az ügyfél neve és adatai
- A kapcsolat rövid története
- Bármely korábbi szerződés, szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) vagy jövőkép-nyilatkozat sablon
- Az ügyfélkapcsolatokban részt vevő személyek
2. Jelenlegi helyzet
Itt kell lebontania a problémát. Ebben a részben magyarázza el azokat a közelmúltbeli eseményeket, változásokat és tevékenységeket, amelyek a probléma kialakulásához vezethettek.
Ebben a példában a jelenlegi helyzet olyan információkat tartalmazna, mint:
- Külső tényezők, mint például a munkaerő-költségek emelkedése, az infláció stb.
- A legutóbbi személyzeti változások az ügyfélszámlán
- A szolgáltatásnyújtás során követett folyamatok
- A jövedelmezőség csökkenésének mértéke
💡Profi tipp: Ha még nem jártas ebben, fontolja meg egyik problémamegállapítási sablonunk használatát.
3. Célok
Most, hogy már teljes képet kapott a helyzetről, itt az ideje célokat kitűzni. Általában a cél az ideális megoldás eredményét tükrözi.
Ebben a példában a cél az lehet, hogy a következő negyedévben 10%-kal növelje a jövedelmezőséget. Azonban nem kell ennyire egyszerűnek lennie. Célokat is kitűzhet a munkaerő-költségek csökkentésére, a folyamatok automatizálására vagy a bevételek növelésére.
4. Gyökér ok elemzés (RCA)
Itt végre rájön, miért jelentkezik a probléma. Például, miért csökken ennek az ügyfélnek a jövedelmezősége?
Egyes hiányosság-elemzési sablonok részletes képet adhatnak, de kezdetnek itt vannak az RCA elvégzéséhez szükséges lépések.
- Brainstorming: Kezdje azzal, hogy közösen állítsák össze az összes lehetséges okot.
- Bizonyítékok gyűjtése: Minden azonosított okhoz gyűjtsön bizonyítékokat, amelyek alátámasztják annak kapcsolatát a problémával.
- Kiküszöbölés: Távolítsa el az összes azonosított okot, amely nem befolyásolja jelentősen a problémát.
- Részletek: A 2-3 legfontosabb ok esetében mélyebbre ásva ismerje meg a részleteket.
A fenti példában a kiváltó okok elemzésének szakasza a következőképpen nézhet ki.
| Brainstorming | Bizonyítékok gyűjtése | Kiküszöbölés | Részletek |
|---|---|---|---|
| Minden lehetséges ok | Adatok elemzéshez | Szűkítse le a kiváltó okokat | Adatok elemzése az okok igazolása érdekében |
| Megnövekedett munkaerő-költségek Megnövekedett technológiai költségek Lassabb szolgáltatásnyújtás A követelmények összetettsége Infláció Verseny | Kártérítési költségjelentés Kritikus munkafolyamatok folyamatábrái A követelmények változásának jellege Versenytárs-elemzés | Az infláció, a verseny és a követelmények összetettsége csak marginális hatással bír. Ezért összpontosítson a következőkre: Munkaerő-költség Technológiai költség Szállítási hatékonyság | A fizetések 30%-kal emelkedtek az előző évhez képest, míg az ügyfelek megtartási aránya csak 5%-kal nőtt. A magasabb fizetések ellenére a szolgáltatásnyújtás 2 nappal késik. |
💡Bónusz: Tanulja meg, hogyan kell elvégezni a kiváltó okok elemzését.
5. Javasolt ellenintézkedések
Pontosan ez áll a névben. Tudja, mi a probléma, mi az oka, és milyen mértékben befolyásolja a problémát. Most itt az ideje megoldásokat kidolgozni. Az alábbi struktúra hasznos lehet.
| Ok | Ellenintézkedés | Eredmények | Felelősség |
|---|---|---|---|
| Határozza meg egyértelműen az okot | Magyarázza el, mi szerint Ön szerint megoldja ezt az okot. | Sorolja fel, milyen célok elérésében segítene ez! | Nevezze meg azokat a személyeket, akik felelősséget vállalnak a cselekvésekért és az eredményekért. |
6. Végrehajtási terv
Ebben a szakaszban vázolja fel, hogyan fogja végrehajtani az azonosított ellenintézkedéseket. Ha például a munkaerő-költségek okának kezelése érdekében a csapat méretének csökkentését tervezi, akkor a végrehajtási tervben megvizsgálja, hogy ez hogyan fog kinézni.
Teljesítendő feladatok: Minden, amit a terv végrehajtásához meg kell tenni. Ez a következőket jelenti:
- Csökkentse a csapat méretét
- A csapat tagjainak átcsoportosítása további feladatokra
- Növelje az erőforrások kihasználtságát 100%-ra
Ütemezés: Tervezze meg a teljesítéseket az általad kitűzött célok időtartamára. Az egymást átfedő teljesítések hatékony kezeléséhez használjon Gantt-diagramot.
RACI: Gondoskodjon arról, hogy világos képe legyen arról, ki a felelős, ki a számonkérhető, ki a konzultált és ki a tájékoztatott (RACI). Ha olyan eszközt használ, mint a ClickUp, rendeljen minden feladathoz végrehajtókat és megfigyelőket. Esetleg akár automatikus előrehaladási jelentéseket is ütemezhet rendszeres időközönként.
Értékelések: Rendszeres értékelő megbeszéléseket szervezzen, hogy biztosítsa a ellenintézkedések végrehajtását. Használja a posztmortem sablonokat vagy a cselekvés utáni jelentés sablonokat az eljárások dokumentálásához.
7. Követés
Ha áttekinti a folyamatos fejlesztés példáit, észreveheti, hogy a legtöbb, ha nem az összes, tartalmaz egy nyomon követést vagy visszatekintést, hogy biztosítsa a fokozatos növekedést. Az A3-as jelentés sem különbözik ettől. Ebben a szakaszban sorolja fel az egyes érdekelt felek számára szükséges nyomon követési intézkedéseket. Emellett tüntesse fel a következő előrehaladási jelentés határidejét is.
A fenti szerkezet, amely hét szakaszra van felosztva, klinikai folyamatnak tűnhet. Leggyakrabban azonban nem ennyire egyszerű a helyzet.
A történetmesélés szerepe az A3-as jelentésekben
Egy jó A3-as jelentés arra is alkalmas, hogy bemutassa az összes érintett félnek, legyenek azok csapattagok, üzleti vezetők vagy ügyfelek, a probléma természetét és a javasolt megoldások megbízhatóságát.
Ahhoz, hogy ez a prezentáció meggyőző legyen, elengedhetetlen a történetmesélés. Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani, amikor egy A3-as jelentés keretein belül mesélünk egy történetet.
- A kreativitás helyett a világosságot helyezze előtérbe
- Emelje ki a kontextus és a probléma, a probléma és a megoldás, illetve a megoldás és az eredmények közötti összefüggéseket.
- Kössön össze minden információt a kitűzött célokkal
- Adjon meg számokat, ahol alkalmazható
💡Bónusz: Kezdje az alapokkal: hogyan kell jelentést írni
Az A3 sokoldalúsága
Az A3-as jelentést elsősorban problémamegoldási eszközként tervezték. Azonban nem csak erre használják.
Az A3 mint szervezeti tanulás eszköze
Az A3-as jelentések dokumentumként szolgálnak a jövőbeli csapatok számára, hogy tanulhassanak belőlük. Egy kreatív ügynökség ügyfélkapcsolatának példáján, ahol a jövedelmezőség csökken, az A3-as jelentés tudásbázisként szolgálhat a következőkre:
- Jövőbeli csapatok, amelyekre építeni lehet és amelyekkel növelni lehet az eredményeket
- Más ügyfélcsapatok, akik ezt a módszert alkalmazzák a saját számláikra
- Az új alkalmazottak megértik az ügyfélkapcsolat hátterét és kontextusát
Bizonyos értelemben egy jó A3-as jelentés nemcsak a jelenlegi problémát oldja meg, hanem több jövőbeli problémát is. Ráadásul az A3-as jelentés keretrendszerének használata önmagában is egy szervezeti gyakorlat, amely segíthet a mindennapi műveletek szabványosításában, gyorsításában és hatékonyságának javításában.
Az A3 mint a folyamatok fejlesztésének keretrendszere
Minden A3-as jelentés tartalmaz nyomon követési intézkedéseket, amelyek célja az eredmények fokozatos javítása az idő múlásával. Ezek a nyomon követési intézkedések egyfajta visszacsatolási hurkot alkotnak a következő iterációhoz.
Az ügynökség példájában tegyük fel, hogy a munkaerő-költségek csökkentésével 10%-kal növelte a jövedelmezőséget. Ez még mindig lehetőséget hagy a technológiai költségek csökkentésére és a hatékonyság növelésére. Az A3-as jelentés ezt kiemeli, és ösztönzi a csapatokat, hogy hosszú távon is tartsák a tempót.
Az A3 a Lean és a Six Sigma kontextusában
Az A3-as jelentés a japán lean gyártás világából származik. Ennek köszönhetően az A3-as jelentések elősegítik a lean gondolkodásmód kialakítását, például a pazarlás kiküszöbölését, az érték növelését és a folyamatos fejlesztést.
Elég az elméletből, nézzük meg, hogyan készítheti el saját A3-as jelentését.
A3-as jelentés készítése
Az A3-as jelentés előnye, hogy nincs szükség speciális szoftverre vagy írószerekre. Egy egyszerű üres oldal is elegendő. Használjon egy projektmenedzsment eszközt, mint például a ClickUp, használja ki a meglévő adatokat, és pillanatok alatt elkészítheti jelentését!
1. Állítsa be az A3-as jelentését
Nyisson meg egy üres oldalt (ha van kéznél, akkor A3-as méretben, de ez nem feltétlenül szükséges), vagy nyissa meg a ClickUp Docs alkalmazást, és kezdjen el egy új dokumentumot.
Állítsa be a folyamatot a hét szakasz hozzáadásával: egy-egy a kontextushoz, a jelenlegi helyzethez, a célokhoz, a kiváltó okok elemzéséhez, a javasolt ellenintézkedésekhez, a végrehajtási tervhez és a nyomon követéshez. Használjon formázási elemeket, például szalagcímeket a szakaszok elválasztásához és az áttekinthetőség javításához.
Ha ez túl bonyolultnak tűnik, próbálja ki a ClickUp napi cselekvési terv sablonját. Használja a teljesen testreszabható sablon előre megtervezett elemeit, hogy gyorsan beállítsa az A3-as jelentés szakaszait.
2. Adja hozzá a releváns információkat
Töltse ki az adatokat az egyes szakaszok alatt. Jelölje meg a platformon belül az embereket, és kérje meg őket, hogy adják hozzá észrevételeiket az okokról, bizonyítékokról stb. A dokumentumot biztonságosan megoszthatja azoknak a külső érdekelt feleknek is, akikkel konzultálni kell.
3. Kapcsolja össze a megfelelő adatforrásokat
Ha a ClickUp segítségével kezeli a projekteket, máris rendelkezik egy kincsesbányával, amelyet felhasználhat. Ha például úgy gondolja, hogy a projektben alacsony a erőforrás-kihasználás, akkor ezt a feltevést könnyedén ellenőrizheti a munkaterhelési jelentések megtekintésével.
Az A3-as jelentés elkészítése közben kapcsolja össze ezeket a testreszabható irányítópultokat a dokumentummal. Adjon hozzá képernyőképeket, kapcsoljon össze más ClickUp Docs dokumentumokat, vagy ágyazzon be külső fájlokat a jelentésébe. Lehetővé teszi az emberek számára, hogy rákattintsanak és megértsék a trendeket, ha úgy kívánják.
4. Hozzon létre cselekvési tételeket
Miután az A3-as jelentést benyújtották, áttekintették és jóváhagyták, hozzon létre feladatokat az egyes ellenintézkedésekhez közvetlenül a jelentésből. Rendeljen hozzá embereket, állítson be határidőket, adjon hozzá ellenőrzőlistákat és még sok mást!
5. Térjen vissza a véleményekhez
Miután végrehajtotta az ellenintézkedéseket, hívja össze az összes érdekelt felet, hogy áttekintsék ezt a dokumentumot. Jegyezze fel a visszajelzéseket és egyéb megjegyzéseket a következő iterációhoz. Egyszerűen hozzáadhat szakaszokat ugyanazon dokumentumon belül, vagy megnyithat egy al-dokumentumot a visszatekintésekhez.
Eddig megnéztük, mit kell tenni az A3-as jelentések elkészítése során. Most nézzük meg, mit nem szabad tenni.
Az A3-as jelentésekben elkerülendő gyakori hibák
🚫 Homályos meghatározások: Bármely probléma megoldásának kulcsa annak egyértelmű meghatározása. A csapatok azonban gyakran homályosan és kétértelműen dokumentálják a problémákat, ami megnehezíti a megoldás megtalálását.
Ehelyett határozza meg egyértelműen a problémát. Az is segít, ha valamilyen módon számszerűsítheti a problémát.
🚫 Túl sok ok: Csábító lehet minden lehetséges okot belevenni a jelentésébe. Azonban nem mindegyiknek van egyforma hatása a problémára. Ezért nagy hiba, ha nem tud prioritásokat felállítani vagy a gondolkodást egyszerűsíteni.
Ehelyett összpontosítson 2-3 alapvető okra, ne többre. Győződjön meg arról, hogy ezeknek van a legnagyobb hatása a problémára.
🚫 Helytelen tervezés: A végrehajtási tervnek alaposnak és ésszerűnek kell lennie. Ne tűzzön ki túlzottan magas célokat, hogy egyik napról a másikra mindent megváltoztasson. Ez zavaró és kontraproduktív lehet.
Helyette hozzon létre olyan cselekvési terveket, amelyek zökkenőmentesen integrálhatók a meglévő munkaterhelésbe és a folyamatos fejlesztési erőfeszítésekbe.
🚫 Egyeztetés hiánya: Bármennyire is demokratikusan alakítja ki ezt a folyamatot, mindig lesznek olyanok, akik nem értenek egyet az A3-as jelentésével. Ez a nézeteltérés elidegenedéshez vezet, ami végül meghiúsítja a ellenintézkedéseket.
Helyette hozzon létre olyan kultúrát, ahol az emberek akkor is elkötelezettek maradnak, ha nem értenek egyet.
A3 problémamegoldás megvalósítása
Az A3-as jelentés egy dokumentum, amely rögzíti a folyamatot. Az A3-as problémamegoldás azonban egy szervezeti gyakorlat, amely közös kontextust teremt és iránymutatást ad a döntésekhez. Az A3-as problémamegoldás bevezetése bizonyos mértékű változást jelent a gondolkodási folyamatban. Íme néhány tipp, amely ezt lehetővé teszi.
Egyszerűsítse a problémamegoldási folyamatokat
Mindig könnyebb valamire építeni, mint tiszta lappal kezdeni. Tehát a lean projektmenedzsment részeként hozzon létre rendszereket. Például a ClickUp segítségével kezelheti a feladatokat, projekteket, munkaterheléseket, értékesítéseket, pénzügyeket és még sok mást. Idővel ez értékes betekintést nyújt, amely megkönnyíti és gyorsabbá teszi a problémamegoldást.
Az A3-as jelentés gyakorlatának integrálása a szervezetébe
Miután az A3 problémamegoldást választotta egyik modelljének, integrálja azt alaposan a szervezetbe.
Térítsen át másokat: Gondoskodjon arról, hogy a szervezet minden tagja megismerje az A3 problémamegoldási folyamatot. Kínáljon képzéseket az A3 problémamegoldási megközelítésekről. Vonja be őket az új munkavállalók betanításába. Akár vegye fel a vezetési szabályzatába is, hogy gyakorlatba is ültesse.
Engedélyezés: Hozzon létre olyan erőforrásokat, amelyeket mindenki használhat. Írjon le bevált gyakorlatokat vagy eljárási utasításokat (SOP) az A3-as jelentések használatához, és ossza meg azokat széles körben. Integrálja azokat a hat sigma sablonjaiba, hogy könnyen hozzáférhetőek legyenek.
Ösztönözze: Bátorítsa az osztályvezetőket vagy a projektmenedzsereket, hogy osszák meg tapasztalataikat kollégáikkal. Állítson be egy problémamegoldó szoftvert, amelyhez mindenki hozzáférhet és tanulhat belőle. Tegye közzé az A3-as jelentéseket, hogy más csapatok is hozzáférhessenek és inspirációt meríthessenek belőlük.
Kihívások leküzdése A3-as jelentésekkel
Lássuk be, hogy egy hatékony A3-as jelentés elkészítése sok munkával jár. Különösen olyan helyeken, ahol a felső vezetés vagy a leghangosabb csapat tagok ösztöneit gyakran kérdés nélkül elfogadják.
📌 Például, ha egyszerűen odamennél a vezérigazgatóhoz, és azt mondanád: „Az ügyfeleim jövedelmezősége csökken”, akkor ő valószínűleg azonnal a létszámleépítés vagy az árak emelése mellett döntene.
A valódi probléma azonban máshol rejlik. Egy jó A3-as jelentés megakadályozhatja, hogy hiányos adatok alapján rossz döntéseket hozzon.
Stratégiák az A3 értékének meggyőzésére az érdekelt felek számára
Egy jól megírt A3-as jelentés önmagában is hatékony módszer arra, hogy meggyőzze az érdekelt feleket annak értékéről. Egy pillantásra pontosan feltérképezi a problémát és annak megoldását. Ha ez nem működik, íme néhány további stratégia.
Tegye vizuálissá: Adjon hozzá táblázatokat, diagramokat, kiemelt részeket és akár képeket is, hogy a dokumentum vizuálisan is érthető legyen az érdekelt felek számára, és ne kelljen sok erőfeszítést tenniük a megértéséhez.
Alátámasztás: Valós adatokkal és betekintéssel támasztja alá állításait. Dashboardok és grafikonok segítségével tegye azokat hatásossá. Tartsa azokat a menedzsment rendszereinek keretein belül.
Hozzáférés engedélyezése: Könnyítse meg az érdekelt felek számára a felülvizsgálatot vagy a hozzájárulást. Az is segít, ha a dokumentum mobil eszközökön is elérhető.
💡Profi tipp: A ClickUp Dashboards remek módszer adatokon alapuló, vizuálisan hatásos jelentések készítésére, amelyekhez a csapat tagjai hozzáférhetnek és testreszabhatják.
Problémák megoldása és a termelékenység maximalizálása a ClickUp segítségével
Függetlenül az iparágtól, a földrajzi helytől, a munka jellegétől vagy a konkrét szereptől, mindannyian problémamegoldóknak kell lennünk.
Egyéni szinten meg kell találnia a lehetőségeket az automatizálásra és az optimalizálásra, hogy minél több időt szabadítson fel más emberi tevékenységekre. Szervezeti szinten minimalizálnia kell a pazarlást, növelnie kell a hatékonyságot és nagyobb értéket kell teremtenie.
Bár ez nagy szavaknak tűnik, a problémamegoldás nem egy csapásra megvalósuló csoda. Hosszú idő alatt megtett apró lépések összessége. Ezeknek az apró lépéseknek a stratégiai és szisztematikus végrehajtása – az A3-as jelentés nevű eszköz segítségével – az, ami megkülönbözteti a sikeres vállalkozásokat a többitől.
Integrálja a problémamegoldási keretrendszereket és technikákat a szervezeti munkafolyamatokba a ClickUp segítségével. Kapcsolja össze a problémákat az adatokkal a testreszabható irányítópultok segítségével, és tervezze meg a megfelelő megoldásokat. Vezesse be azokat hatékonyan a feladatkezelés segítségével. Ossza meg biztonságosan és működjön együtt értelmesen a ClickUp segítségével.