Amikor szembesülök azzal a reménytelen feladattal, hogy ötszáz oldalt kell írnom, egy beteges kudarcérzés kerít hatalmába, és tudom, hogy soha nem fogom tudni megcsinálni.
Amikor szembesülök azzal a reménytelen feladattal, hogy ötszáz oldalt kell írnom, egy beteges kudarcérzés kerít hatalmába, és tudom, hogy soha nem fogom tudni megcsinálni.
Akár nagyra becsült regényíró vagy, akár pályakezdő SEO-tartalomíró, a fehér lap félelme mindennapos volt. Írógépek vagy üres képernyők előtt az írók rendszeresen küzdöttek a kezdés nehézségeivel. Szerencsére az AI véget vetett ennek!
Az AI a Word-dokumentumok, a Google Docs vagy a ClickUp Docs esetében csodálatos módon megkönnyítette a kezdést. Az AI egyszerűbbé tette a kritika nélküli ötletelést és a kedves társaságban való írást.
Ebben a blogbejegyzésben, kedves író, bemutatjuk neked az AI használatát a tartalomkészítési folyamatod racionalizálására és optimalizálására.
Íme, hogyan hozhat létre dokumentumot a ClickUp Brain segítségével :
⏰ 60 másodperces összefoglaló
A Word-dokumentumokhoz használt AI a mesterséges intelligencia, a gépi tanulás és a természetes nyelvfeldolgozás alkalmazása a tartalomgenerálás különböző részeinek automatizálására.
Az AI dokumentumgenerálás a következő területeken támogatja a csapatokat:
- Tartalomkészítés
- Szerkesztési és írási segítség
- Formázás és tervezés
- Adatelemzés és betekintés
A marketing vagy márka tartalmakon túl, az AI Word dokumentumokhoz számos felhasználási lehetőséget támogat, például:
- Szakmai alkalmazások, például ajánlatok és értékelések
- Jogi dokumentumok, például szerződések és beadványok
- Oktatási tartalmak, például videó átiratok, feliratok és órai jegyzetek
- Pénzügyi dokumentumok, például számlakivonatok, éves jelentések és megfelelőségi bejelentések
- Projektmenedzsment dokumentumok, például követelménygyűjtő dokumentumok, teljesítményjelentések vagy csapatfrissítések
Az AI dokumentumkészítéshez való felhasználásának alapvető része a megfelelő eszköz kiválasztása. A Microsoft Word, a Google Docs, a ClickUp Brain, a Quillbot stb. ma már népszerű eszközök.
Ha szeretnéd megtudni, hogyan válaszd ki a megfelelő eszközt, hogyan irányítsd az AI-t, és hogyan maximalizálhatod az eredményeidet, akkor olvasd tovább!
Mi az AI a Word-dokumentumokhoz?
A dokumentumkészítéshez használt AI a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia technológiáinak integrálása a szövegszerkesztő szoftverekbe, hogy támogassa az írót különböző kreatív feladatokban.
A népszerű tartalomgeneráló szoftverek, mint a Microsoft Word és a Google Docs, a Microsoft Copilot és a Google Gemini programokat tartalmazzák. De nem csak ezek. Számos eszközzel lehet AI-val tartalmat létrehozni, amelyek közül néhányat később tárgyalunk ebben a blogbejegyzésben.
De először nézzük meg, mit is jelent az AI a tartalomgenerálás terén.
Az AI Word-dokumentumokhoz funkciói
A legegyszerűbb formájában az AI for Word Documents a felhasználó által megadott inputra, az úgynevezett promptokra reagálva hoz létre tartalmat. Azonban ennél sokkal többet is tud.
Tartalomgenerálás
Az AI írási asszisztens segít gyorsabban és jobban írni. Átveszi az általános ötleteidet/ötleteket, és elkészíti az első vázlatot. Megérti a közönségedet, stílusodat és a tartalom formáját, hogy olyan vázlatot készítsen, amelyre építhetsz.
Írási segítség
Miután megírtad a szöveget, az AI dokumentumautomatizáló szoftverként sok mindent meg tud tenni.
A legnépszerűbb írási segédfunkciók közül néhány:
- Helyesírás-ellenőrzés: Helyesírási és nyelvi hibák jelölése
- Nyelvtan: Mondatszerkezet, szintaxis, írásjelek stb. javítása.
- Összefoglalás: Vezetői összefoglalók, tartalomjegyzékek vagy reklámszövegek hozzáadása
- Hangnem-beállítások: Átírás a hangnem megváltoztatása érdekében, például játékosabbá vagy tudományosabbá tétele
- Parafrázis: Hatékonyabb módszerek keresése ugyanazon dolog kifejezésére
Formázás és tervezés
Manapság a jó tartalom multimodális. Az AI-alapú dokumentumkészítő programok vizuális elemeket is létrehozhatnak, például bannereket, képeket, táblázatokat, idézeteket stb.
Adatelemzés és betekintés
Szüksége van kritikus bírálatra a tartalmához? Próbálja ki az AI-t. Egy jó AI-dokumentumkészítő számos elemzési funkciót kínál, például:
- Dokumentumstatisztikák: Valós idejű olvashatósági pontszám, szintfokozat, szószám
- Plagizálás észlelése: Győződj meg arról, hogy AI-dokumentumaid egyediak és mentesek a plágiumtól.
- Szövegelemzés: Kérd meg az AI-t, hogy segítsen felismerni az objektivitás, az inkluzív nyelvhasználat stb. terén felmerülő problémákat.
- Hang-szöveg átalakítás: Van egy interjú felvételed, amit le kell írni? Próbáld ki az AI-t. Inkább futópadon futás közben mondanád el a tartalmat? Próbáld ki az AI-t erre is!
Mindez pedig még csak a mesterséges intelligencia technológia korai szakaszában vagyunk. Az AI fejlődésével egyre többet tud, és rendkívüli előnyöket kínál.
💡Profi tipp: Így használhatod az AI-t a ClickUp Docs -ban dokumentumok létrehozásához:
Az AI dokumentumgenerálás előnyei
Az AI használatának első és legfontosabb előnye, hogy megszünteti az első lépés nehézségeit. Egyszerűen csak be kell gépelni néhány szót, és az AI ötleteket dob fel, amelyek közül néhányat ki lehet vizsgálni és továbbfejleszteni. Ez pedig más, későbbi előnyökkel jár, például:
Sebesség: Az AI for Word dokumentumok elvégzik a tartalom létrehozásának első két lépését, azaz a kutatást és az első vázlatot. Ez drámai módon növeli a dokumentumok létrehozásának sebességét. Ha három órát vett igénybe a kutatás, kettőt az írás és egyet a szerkesztés, akkor az AI segítségével akár négy órát (az idő 66%-át) is megtakaríthat.
Hatékonyság: A kutatás és az első vázlat megírása kimerítő kreatív munka. E két szakasz felgyorsításával az AI több kreatív energiát szabadít fel az írókban, amelyet tartalomgyártó motorjuk bővítésére fordíthatnak.
Termelékenység: A tartalomgenerálás egyik kulcsfontosságú eleme a tartalom újrafelhasználása, azaz közösségi média bejegyzések készítése, kivonatok generálása, videó forgatókönyvek írása stb. Az AI ezt automatizálhatja, és másodpercek alatt újra felhasználhatja a tartalmat.
Költségmegtakarítás: Az AI-alapú dokumentumkészítés lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kisebb csapatokkal több tartalmat hozzanak létre.
Írói tapasztalat: Az írás magányos munka lehet. Az AI egy gondtalan sparringpartnerré válik, akivel ötleteket gyűjthetsz, vitathatsz, adatokat kereshetsz, szerkeszthetsz, és mindent összefűzhetsz.
Az AI dokumentumgenerálás használati esetei
Mindez nagyszerű, de kinek való valójában az AI-alapú dokumentumgenerálás? Csak azoknak a SEO-íróknak, akiknek soha nem látott mértékben kell tartalmat létrehozniuk? Vagy csak azoknak a marketingeseknek, akiknek rendszeresen kreatív kifejezési módokat kell kitalálniuk?
Nos, az AI-alapú dokumentumkészítés mindenki számára hasznos, akinek írnia kell valamit – e-mailt, jelentést, összefoglalót, jegyzőkönyvet stb. Ha kommunikálsz, akkor az AI-alapú tartalomkészítés neked való!
Üzleti és szakmai alkalmazások
A szakemberek rendszeresen számos dokumentumot hoznak létre – ajánlatokat, szerződéseket, időszakos teljesítményjelentéseket, kutatási összefoglalókat, piaci betekintéseket, ügyféljegyzeteket stb.
Nézzünk meg néhány példát.
Szabványos ajánlatok: Az AI segítségével átkutathatja a meglévő dokumentumait, hogy azonosítsa a legrelevánsabbakat, amelyek alapján szabványos ajánlatot készíthet, amelynek egyes részei, például az ügyfél neve, az ár és egyes feltételek testreszabhatók.
Teljesítményjelentés: Integrálja az AI-t üzleti alkalmazásaiba, például a CRM-be vagy az alkalmazotti portálba, hogy összefoglalja a legfontosabb irányítópultok információit.
Ügyfél-megfigyelések: Használja az AI-t több száz, ha nem több ezer ügyfél-interakcióból származó jegyzetek feldolgozására és értékes megfigyelések gyűjtésére. Használja ezt stratégia kidolgozásához, kampányok tervezéséhez vagy a jövőbeli ügyfelekkel folytatott beszélgetések személyre szabásához.
Oktatási tartalomkészítés
Lehet, hogy a világjárvány arra késztette az embereket, hogy online térjenek át, de a digitális tartalom valódi átalakítási lehetőségei tartották ott őket.
Nem csoda, hogy a globális e-learning piac mérete megközelíti a 300 milliárd dollárt! Használja ki ezt a lehetőséget az AI segítségével.
Vázlatkészítés: Készíts rövid, könnyen emészthető oktatási tartalmakat online platformokra az AI segítségével. Az AI íróeszközzel ötletelhetsz, hogy átfogó és részletes vázlatokat készíts minden szintű komplexitású témákhoz.
Kiegészítő anyagok: A legtöbb online képzés elsősorban videókra épül. Készíts szöveg- és képalapú kiegészítő anyagokat, például videó átiratokat, a legfontosabb pontok összefoglalását, indexkártyákat és egyebeket az AI segítségével.
Kvízek: Intelligensen automatizálja a kvízeket és teszteket a diákjai számára. Mi több? Készítsen korlátlan számú kérdéskombinációt, hogy a osztály mindig éber maradjon.
Pénzügyi dokumentumok kezelése
A pénzügyi osztály rendkívül sok dokumentumot kezel, beleértve a megrendeléseket, számlákat, ügyfél-/banki kivonatokat stb. Pénzügyi vezetőként az AI tartalomkészítő eszközök rendkívül megkönnyítik a kommunikációt a kollégáiddal és munkatársaiddal.
Jelentések: Feldolgozhat számtalan dokumentumot, kulcsfontosságú információkat gyűjthet és jelentést készíthet a releváns érdekelt felek számára, legyenek azok a vezetőség vagy a kollégák. Az AI a dokumentumok verziókezelésében is segíthet, javítva az ellenőrizhetőséget.
Összefoglalók: Tanulmányozza át a hosszú és részletes pénzügyi jelentéseket, mint például a nyereség- és veszteségkimutatásokat, ügyfélszámlákat, megfelelőségi dokumentumokat stb., és készítsen vezetői összefoglalókat a vezetői csapat számára.
📖 Bónusz olvasmány: Hogyan használjuk az AI-t a dokumentációhoz?
Projektmenedzsment és csapatmunka
A szervezeti kommunikációban a csapatok legnagyobb kihívása a közös kontextus fenntartása.
Amikor valaki elhagyja a szervezetet, sok történelmi tudást visz magával. Amikor egy új csapattag csatlakozik, megismétli a hibákat és tanul. Mi lenne, ha az AI megakadályozhatná az ilyen hatékonyságvesztést?
Történelmi összefoglalás: Képzelj el egy új alkalmazottat, aki megnyitja az AI írási eszközt, és azt kéri: „Hozz engem naprakésszé a projekt eddigi állásával kapcsolatban.” Egy jó eszköz összefoglalja mindazt, ami eddig történt, azonosítja a legfontosabb mérföldköveket, és mindenki naprakésszé válik.
Standup/frissítések: Az AI összefoglalhatja az összes projektfrissítést és megjegyzést, hogy holisztikus kontextust nyújtson a csapat minden tagjának.
Mint látható, a lehetőségek végtelenek. Hogyan tudjuk kihasználni az előnyöket? Derítsük ki!
Hogyan valósítsuk meg az AI-alapú dokumentumgenerálást
A legtöbb modern technológiai fejlesztéshez hasonlóan, az AI-alapú dokumentumgenerálás szinte azonnal elindítható.
1. Válassza ki a megfelelő AI dokumentumkészítő eszközöket
Számos dokumentumkészítő eszköz létezik, amelyekbe AI van integrálva. Íme néhány népszerű közülük.
Microsoft Word: Ez a bevált szövegszerkesztő Copilot integrációval rendelkezik a tartalomkészítés, összefoglalás, szerkesztés és egyéb feladatokhoz. Ha már előfizetője az MS365-nek, akkor az AI is benne van a csomagban.
📖 Bónusz olvasmány: AI vagy nem AI, íme néhány Microsoft Word trükk.
Google Docs: A Google termelékenységi csomagja a Gemini integrációjával bármilyen típusú tartalom létrehozására alkalmas. A magasabb szintű szolgáltatások a Google Drive-ban található tartalmakat is felhasználhatják személyre szabott tartalom létrehozásához.
ClickUp Docs: A ClickUp lehetővé teszi, hogy egyszerű, szép, kontextusfüggő dokumentumokat hozzon létre közvetlenül a projektmenedzsment eszközön belül. Indítsa el a ClickUp Brain-t, hogy vázlatokat készítsen, helyesírás-ellenőrzést futtasson, táblázatokat/sablonokat/átiratokat hozzon létre és még sok mást.
A ClickUp Docs-ban könyvjelzőket ágyazhatsz be, feladatokat adhatsz hozzá, képeket illeszthetsz be, és valós időben együttműködhetsz a csapatoddal. Ha elkészültél, biztonságosan megoszthatod a dokumentumot a szervezeten belül és kívül egyaránt.
Quillbot: A Quillbot egy eszközkészlet, amely tartalomkészítéshez, helyesírás-ellenőrzéshez, nyelvtani ellenőrzéshez, plágiumfelismeréshez, fordításhoz, összefoglalókhoz és hivatkozások generálásához szükséges termékeket tartalmaz.
Grammarly: A néhány évvel ezelőtti helyesírás- és nyelvtani ellenőrző programból a Grammarly mára egy átfogóbb AI írási asszisztenssé vált, amely képes szövegeket írni, átírni, válaszolni vagy a tartalmat más közönséghez igazítani.
2. Tanulj meg használni az AI írási eszközt
Az AI íróeszköz által generált tartalom csak annyira jó, amennyire a megadott utasítások. Ahhoz, hogy egyedi és magas minőségű tartalmat kapj, az utasításokat minél részletesebben fogalmazd meg. Tartalmazd a következőket:
- Célközönség
- Szószám
- A tartalom témájának leírása
- Beépítendő tippek
- Fő kulcsszó
- Hangnem
- Példák, ha vannak
Ne feledd, hogy a promptolás nem egy kérdés-egy válasz helyzet. Válaszolhatsz az AI válaszaira, és megkérheted, hogy írja át/szabja testre az igényeidnek megfelelően, ezáltal hosszú távon képezve őket.
Az AI-alapú tartalomgenerátorok kihasználásáról bővebben ebben a bevezetőben olvashat: AI írási útmutatók.
3. Integráld a munkafolyamatokba
Mint láttuk, az AI a Word-dokumentumokhoz sokkal többet tud, mint csak az első vázlat elkészítése. Integráld tehát a dokumentumkezelési munkafolyamat minden lépésébe!
Integrációk: Amikor az író befejezte a dokumentumkészítési folyamat rá eső részét, állítsd be a fájlok automatikus importálását az AI-pipeline-ba. Ezt egyszerűen megteheted úgy, hogy megosztod a fájlokat egy közös meghajtón, vagy beállítasz egy API-t az importáláshoz.
Perszonaspecifikus funkciók: Ha van egy szerkesztőd, aki az összes tartalmadon dolgozik, integráld a helyesírás- és nyelvtani modulokat a szerkesztőprogramjába. Adj lehetőséget a tervezőknek, hogy vizuális elemeket hozzanak létre és beágyazzák azokat a dokumentumba. Ha jogi dokumentumokon dolgozol, engedélyezd a tényellenőrzést és az alkalmazhatóságot a releváns csapatok számára.
Tartalomfejlesztések: A közzététel előtt az AI segítségével vizuálisan is feljavíthatja tartalmát. Használja az AI-t Word-dokumentumokhoz, hogy kiemelje a fontos pontokat, rövid összefoglalót írjon, idézeteket jelöljön meg stb.
Projektmenedzsment: Ha a ClickUp Docs-ot használod a megbeszélések, értekezletek, sprinttervezés, követelmények összegyűjtése stb. rögzítésére, akkor intelligensen hozhatsz létre feladatokat a dokumentumon belül, és kezelheted a projektet.
4. Figyelj és duplázz
Mint feltörekvő technológia, az AI-nak még vannak hiányosságai. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozd ki belőle, figyelmesen figyeld meg, hogyan működsz vele együtt.
- Azonosítsd az AI dokumentumgenerátorod által elkövetett hibák/tévedések tendenciáit
- A helyesírási és stilisztikai elemek beállításainak be-/kikapcsolása
- Márka kifejezések és kulcsszavak mentése
- Figyeld meg, milyen típusú utasítások hoznak a legjobb eredményeket
Tegyen többet azért, ami a tartalom-munkafolyamataihoz jól működik, hogy gyorsabban készíthessen tökéletesen kidolgozott dokumentumokat.
Tippek az AI maximális kihasználásához Word-dokumentumokban
Miután beállítottad az átfogó folyamatot, íme néhány tipp és trükk, amit érdemes figyelembe venni.
Kezdje az AI-vel
Szüntesd meg az írói blokkot azzal, hogy megkéred az AI-t, adjon neked egy kiindulási pontot. Nyisd meg a dokumentumodat, és tegyél fel egy kérdést az AI-nak. Onnan építsd fel a tartalmadat.
Használd ki az AI-t teljes mértékben
Nem minden AI-nak kell átfogó kérdést feltenned. Például a ClickUp Brain esetében a promptban történő leírás helyett egy legördülő listából választhatsz a különböző formátumok közül.
Miután kiválasztotta a használni kívánt AI írási eszközt, szánjon időt arra, hogy megismerje az összes funkcióját. Használja ki az Ön számára releváns összes funkciót.
Sablonok beállítása
Ne találja fel újra a kereket, és kímélje meg magát a legjobb promptok megjegyzésétől. Hozzon létre sablonokat dokumentumokhoz, stílusokhoz, promptokhoz stb., és használja őket újra a nagyobb hatékonyság érdekében. Íme néhány folyamatdokumentációs sablon inspirációként.
Hivatkozzon forrásaira
Az AI legnagyobb kihívása, hogy gyakran elrejti, honnan származik egy adott témával kapcsolatos tudása. Ez természetes, tekintve az LLM-ek képzéséhez használt adatok mennyiségét. Azonban a tartalmának nem kell alaptalannak lennie.
Kérd meg az AI-t, hogy mutassa meg a forrásaidat, és idézd őket a tartalmadban, hogy hitelességet és tekintélyt építs a munkádban.
Bónusz: Még nem áll készen a dokumentumok létrehozására? Ne aggódjon! Itt letöltheti az AI termelékenységre való felhasználásának módját.
Kihívások és megfontolások
A hatalmas lehetőségek ellenére az AI még mindig kezdeti stádiumban van. Észreveheted, hogy minden eszközön megjelenik egy nyilatkozat, amely szerint az AI hibázhat, és a pontosságért te vagy a felelős. Ez csak a kezdet.
Hallucinációk és pontatlanságok
Az AI-alapú tartalomkészítő eszközök hallucinálhatnak, azaz helytelen tartalmat állíthatnak elő, mintha az pontos lenne. Bár az AI-szolgáltatók keményen dolgoznak azon, hogy minden új LLM-mel minimalizálják a hallucinációt, a pontos tartalom előállításának felelőssége továbbra is az íróra hárul.
Tehát légy óvatos az általad használt AI-munkával kapcsolatban. Ellenőrizd a tényeket és alaposan nézd át az ötleteket a szakmai dokumentumaidban.
AI által generáltként jelenik meg
A lényeg nem az, hogy nem szeretem a „delve” szót, bár így van, hanem az, hogy ez jelzi, hogy a szöveget a ChatGPT írta. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
A lényeg nem az, hogy nem szeretem a „delve” szót, bár így van, hanem hogy ez jelzi, hogy a szöveget a ChatGPT írta. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
Elméletének lényege az volt, hogy az olyan szavak használata, mint a „delve” (mélyedni), arra utal, hogy a szöveget a ChatGPT írta. Bár ez vitatható, az AI által generált tartalmak használata a közszférában egyre nagyobb figyelmet kap.
Például a világ kormányai előírták, hogy az AI által generált tartalmakat megfelelően meg kell jelölni. A Google nem bünteti az AI-tartalmakat a keresőmotor eredményoldalain (SERP). Ugyanakkor erőteljesen ellenzi az AI használatát „olcsó, egyszerű módszerként a keresőmotorok rangsorának manipulálására”.
Bizonyos értelemben az AI által generált üzleti dokumentumok kedvezőtlen benyomást kelthetnek a közönségedben. A legjobb módja ennek elkerülésére, ha a dokumentumokat jobban a márkád ígéretéhez igazítod.
A valódi innováció hiánya
Az AI által generált dokumentumok gyakran már létező tartalmak összefoglalói vagy válogatásai. Ahogy a Book Prize weboldalán található blog írja: „Az LLM-ek visszatekintőek. Derivatívák, még akkor is, ha új kombinációkat hoznak létre; óriási visszapillantó tükrök. Ember által generált szövegek utánzatait állítják elő.”
Összefoglalva: az AI önmagában nem feltétlenül kínál úttörő tartalmi ötleteket. Azonban kiemelkedő teljesítményt nyújt a tartalomkészítési folyamat felgyorsításában. Az egyetlen módja annak, hogy kivételes, vonzó tartalmat hozzon létre, az, ha az AI kimenetét éles emberi szemmel, emberi leleményességgel vizsgálja.
Egyszerűsítse tartalom-pipeline-jét a ClickUp segítségével
A „tartalom” szó ma már blogokat, TikTok- vagy YouTube-videókat jelent, amelyek többségét marketing célokra használják. Nem csoda tehát, hogy a marketingesek úgy fogadták be a generatív AI-t, mint senki más.
Ha azonban úgy gondolunk az AI által generált dokumentumokra, mint amelyek csak a marketingre korlátozódnak, akkor hatalmas lehetőségeket szalasztunk el. Az AI ugyanis minden egyes alkalmazott, vezető, egyéni közreműködő, tanácsadó vagy vállalkozó számára segíthet a jobb kommunikációban.
A nyelvtani hibák kijavításától a világosság/hatás érdekében történő átírásig, az AI for Word dokumentumok javíthatják a szerény e-maileket. Értékes időt takaríthat meg a vezetőknek azáltal, hogy összefoglalja a hosszabb dokumentumokat és lecsökkenti őket a legfontosabb információkra. Segíthet az oktatóknak olyan multimodális órákat készíteni, amelyek szélesebb körű tanulók számára hatékonyak.
Az AI sokféleképpen segíthet abban, hogy többet és jobban végezd a munkádat. Merülj el az AI-ban a tartalomgeneráláshoz! Nyisd meg a ClickUp Docs-ot, és kezdj neki! Próbáld ki a ClickUp-ot még ma ingyen!