A mai csapatok számára a kommunikáció javítása elengedhetetlen a kapcsolattartás és a termelékenység fenntartásához.
Mivel az alkalmazottak átlagosan heti 20 órát töltenek digitális kommunikációs eszközökkel, elengedhetetlen az együttműködést támogató kommunikációs rendszerek kiválasztása. A hatékony együttműködési eszközök megkönnyítik a brainstormingot és a projektfrissítések megosztását.
Az egyik ilyen eszköz a Google Chat, amely a Google Hangouts és a Google Talk továbbfejlesztéséből egy hatékony kommunikációs központtá fejlődött. A Google Workspace részeként sokoldalú platformot kínál szöveges beszélgetésekhez és videotalálkozókhoz.
Hogyan működik a Google Chat, és hogyan javíthatja a csapat kommunikációját? A funkciók megismerése megmutatja, hogyan viszonyul más csapatcsoportos csevegőalkalmazásokhoz.
A Google Chat megértése
A Google Chat egy kommunikációs szolgáltatás, amely összeköti az egyéneket és javítja a csapatmunkát. Függetlenül attól, hogy hol tartózkodik – különböző irodákban vagy különböző kontinenseken –, ez a szolgáltatás központi csomópontként szolgál a közvetlen üzenetek, a csoportos csevegőszobák, a fájlmegosztás és a videohívások számára.
Fájlokat és linkeket is megoszthat a Google Docs-ban a gyors visszajelzés érdekében, így ideális alkalmi megbeszélésekhez és fontos döntéshozatalhoz. Ráadásul Android és iOS eszközökön egyaránt működik.
A Google Chat különlegessége az AI-alapú eszközök integrációja. Például a beszélgetés kontextusa alapján AI-alapú üzenetjavaslatokat kaphat. Az AI segítségével a Google Chat a következő módon javítja a kommunikációt és a termelékenységet:
- Intelligens válasz: Javasolt válaszokat generál és automatikusan kiegészíti az üzeneteket, ezzel időt takarít meg és csökkenti a hibák számát.
- Kontextusfüggő betekintés: releváns részleteket javasol, például értekezletek adatait és mellékleteket.
- Zaj- és videójavítások: Csökkenti a háttérzajt és beállítja a videó minőségét a megbeszélések során.
- Szálak prioritizálása: kiemeli a fontos üzeneteket a hatékony felzárkózás érdekében.
Google Chat integrációk
A Google Chat zökkenőmentesen integrálódik a Google Workspace csomag egyéb alkalmazásaival, például a Google Docs, a Google Slides és a Google Drive alkalmazásokkal.
Ez a funkció lehetővé teszi a könnyű megosztást, kommentelést és valós idejű együttműködést. Segít a csapatoknak abban, hogy több platform között váltogatás nélkül tudjanak együtt dolgozni, ami jelentős időmegtakarítást jelent.
Kiemelkedő funkciója a Google Chat integrálása a Gmail alkalmazásba, így közvetlenül az e-mail felületről érhető el. Ez a funkció csökkenti az alkalmazások közötti váltást, és az összes kommunikációt – akár e-mailben, akár közvetlen üzenetküldésben történik – egy ablakban tartja.
Ezenkívül a Google Chat integrálható különböző harmadik féltől származó üzleti kommunikációs alkalmazásokkal. Ezek az integrációk lehetővé teszik a csapatok számára, hogy olyan eszközöket, mint a Trello, az Asana és mások, közvetlenül a munkaterületükbe integráljanak, így minden szinkronban marad.
Most, hogy már megismerte a Google Chat működését, állítsuk be az eszközt a használatra.
A Google Chat használatának megkezdése
A Google Chat használatának megkezdéséhez töltse le az alkalmazást az App Store-ból iOS esetén, vagy a Google Play Store-ból Android esetén. A telepítés után jelentkezzen be Gmail-címével, és máris elkezdheti a csevegést különböző eszközökön.
Google Chat a Gmailben
A Google Chat a Gmailbe is beépítve van, így közvetlenül a Gmail beérkező levelek mappájából érheti el a beszélgetéseket. Az engedélyezés után a Gmail bal oldalán megjelenik a „Csevegés” fül, amelynek segítségével könnyedén válthat az e-mailek kezelése és a beszélgetések között, mindezt egy helyen.
Az önálló Google Chat alkalmazástól eltérően ez az integráció egy fókuszáltabb csevegőfelületet kínál, amelyben nincsenek zavaró e-mailek.
Google Chat a webalkalmazásban
A webes hozzáféréshez nem kell semmit letöltenie. Egyszerűen látogasson el a chat.google.com oldalra, jelentkezzen be Gmail-címével, és használja a Google Chat szolgáltatást úgy, mint a mobil- vagy asztali alkalmazásokban. A webalkalmazás felülete kissé eltérhet, de az összes csevegése, területe és feladata zökkenőmentesen szinkronizálódik a különböző platformok között.
Ismerkedjen meg a Google Chat funkcióival
A beállítás után a Google Chat használatának elsajátítása egyszerű. A legjobb módja annak, hogy megismerje a programot, ha felfedezi annak legfontosabb funkcióit. Próbálja ki új csevegés indítását, csoportos beszélgetésekhez való terek létrehozását és fájlok megosztását közvetlenül a csevegésekben.
Egyik különösen hasznos funkciója a feladatok kiosztása a munkaterületeken belül, ami segít a csapatoknak a szervezettség fenntartásában és a projektek hatékony kezelésében.
Miután elvégezte ezeket az alapvető lépéseket, megismerheti, hogyan integrálódik a Google Chat a Google Workspace többi részével.
Google Meeting és Google Workspace integráció
Mi az a csevegőalkalmazás, amelyben nincs tárgyalási eszköz? Olyan, mint a kenyér vaj nélkül! Itt jön be a képbe a Google Meet.
A Google Chat és a Google Meet tökéletesen együttműködnek egymással – akár csoportos csevegésről, akár videocsevegés ütemezéséről van szó, az integráció megkönnyíti a dolgát.
A Google Meet opciók Google Chatba való integrálásával könnyedén átalakíthatja a csevegést videotalálkozóvá.
Ráadásul, ha már használja a Google Workspace-t, a Google Chat természetesen kiegészíti az olyan eszközöket, mint a Google Docs, a Slides és a Drive. Lehetővé teszi fájlok megosztását, együttműködést és dokumentumok kommentálását – akár a csevegés közben is –, anélkül, hogy el kellene hagynia a beszélgetést.
Van olyan fájlja a Google Drive-on, amelyet meg kell osztania? Egyszerűen húzza át a fájlokat, vagy használja a Google Drive integrációt a dokumentumok közvetlen feltöltéséhez a csevegésbe. Remek, igaz?
A Google Chat előnyei és hátrányai
Nincs olyan eszköz, amely tökéletes lenne, igaz? Nézzük meg, mi teszi a Google Chat-et nyertesé, és hol lehetne még finomítani rajta.
A jó oldala: a Google Chat előnyei
- Zökkenőmentes integráció: Az olyan alkalmazásokkal, mint a Google Docs, a Google Meet és a Google Drive, minden szükséges eszköz egy helyen elérhető.
- Könnyű használat: Tiszta felületének köszönhetően nincs szükség használati útmutatóra a navigáláshoz.
- Mesterséges intelligencia: A Google mesterséges intelligenciája segít a feladatok kezelésében, a teendők kiosztásában, és még az olyan fontos üzenetek észrevételében is, amelyeket esetleg elmulasztott volna.
- Platformok közötti kompatibilitás: Akár mobilalkalmazást, asztali alkalmazást vagy webes verziót használ, bármilyen eszközről könnyedén kapcsolatban maradhat.
A felhős oldal: a Google Chat hátrányai
- Nincsenek gazdag formázási lehetőségek: Ha megszokta, hogy üzeneteit kicsit feldobja, akkor hiányozhatnak Önnek a fejlett szövegformázási lehetőségek.
- Korlátozott testreszabási lehetőségek: A Microsoft Teamshez hasonló alkalmazásokkal ellentétben itt nem áll rendelkezésre olyan sok lehetőség a felhasználói élmény személyre szabására.
- Értesítések túlterhelése: Néha úgy tűnik, hogy a Google Chat minden apró eseményről értesíteni akar. A zavaró tényezők elkerülése érdekében érdemes módosítani a beállításokat.
A Google Chat jobb alternatívája
A Google Chat remek, de azok számára, akiknek ennél többre van szükségük, nem biztos, hogy ez a legjobb megoldás.
A ClickUp – egy projektmenedzsment és együttműködési eszköz – egy kis pluszt ad a termelékenységhez. Projektmenedzsmentre tervezett fejlett kommunikációs eszközöket kínál, így ideális megoldás azoknak a csapatoknak, akik alternatívát keresnek a Google Chathez.
ClickUp Chat
A ClickUp Chat egy helyen egyesíti a kommunikációt és a munkamenedzsmentet.
A Google Chat-tel ellentétben, amely elsősorban az üzenetküldésre összpontosít, a ClickUp Chat a beszélgetéseket és a projektfeladatokat egy egységes helyen tartja. A csapat tagjai ugyanazon projektmenedzsment munkafolyamaton belül válthatnak a csevegések és a teendők között anélkül, hogy elveszítenék a fókuszt vagy a kontextust.
A Chat segítségével mostantól feladatokat hozhat létre közvetlenül a csevegési szálakból, és csevegési üzeneteket indíthat el a feladatokból. A hozzárendelt feladatok a releváns csevegési szálakhoz kapcsolódnak, így senki sem veszíti el a kontextust.
Ráadásul a Chatbe integrált mesterséges intelligencia segítségével gyors válaszokat kaphat kérdéseire, automatizálhatja a folyamatokat, és gyorsan megtalálhatja a kapcsolódó feladatokat és csevegéseket.
Szeretne közleményt tenni, amelyet a csapat tagjai később gyorsan megtalálhatnak? Használja a Bejegyzések opciót, hogy könnyen kereshető bejegyzést hozzon létre.
De ez még nem minden. A SyncUps in ClickUp Chat lehetővé teszi, hogy bármely csevegőcsatornáról vagy DM-ből audio- vagy videohívást indítson.
Integráció a Google Chat szolgáltatással
A ClickUp integrálódik a Google Chat-tel is, így a felhasználók közvetlenül a Google Chat környezetükben kaphatnak értesítéseket. Ez az integráció támogatja a ClickUp értesítéseit olyan tevékenységekről, mint a feladat létrehozása, a megbízott személy változása, a feladat állapotának frissítése, új mellékletek és megjegyzések.
Az integráció minden ClickUp-csomagban működik, de elsősorban egyirányú, vagyis a felhasználók nem hozhatnak létre vagy módosíthatnak ClickUp-feladatokat a Google Chatből.
Mint látható, a ClickUp ötvözi a csevegést, a projektmenedzsmentet és a videóüzenetküldést. Ezzel erős versenyzővé válik azoknak a csapatoknak, amelyek hatékony kommunikációt keresnek, miközben a munkát szervezett és megvalósítható módon tartják.
Olvassa el még: A 17 legjobb Slack-alkalmazás integráció
Egyéb ClickUp funkciók
A csevegési funkciókon túl a ClickUp számos egyéb funkcióval is rendelkezik, amelyek támogatják a hatékony csapatmunkát.
A ClickUp Clips segítségével videóüzeneteket rögzíthet és megoszthat közvetlenül a platformon belül. Ez a funkció különösen hasznos komplex témák magyarázatához vagy vizuális utasítások megadásához.
A hagyományos csevegéssel ellentétben, ahol a magyarázatok elveszhetnek a fordítás során, a Clips segítségével üzeneteit világosan és vizuálisan tudja átadni.
Például a Clips segítségével új csapat tagokat vehet fel, ha rövid videó oktatóanyagokat rögzít. Vizuálisan bemutathatja a legfontosabb folyamatokat, ami gyorsabb beilleszkedést és kevesebb utólagos kérdést eredményez.
A kutatások is alátámasztják a videók hatékonyságát képzési célokra. A Forrester Research tanulmánya szerint a videószolgáltatók ügyfeleinek közel 65%-a videó megoldásokat használ a munkatársak oktatására és képzésére. Ez rávilágít arra, hogy mennyire fontos a vonzó videófunkciók beépítése a kommunikációs eszközkészletbe.
Ezenkívül a ClickUp lehetővé teszi, hogy hozzon létre feladatokat a megjegyzésekből, és azokat @említésekkel és használatra kész kommunikációs terv sablonokkal ossza szét.
A ClickUp all-in-one megközelítésével csapata kommunikálhat, feladatokat kezelhet és nyomon követheti a projekteket. Ezzel a Google Chat erős alternatívájává válik, és potenciálisan a Google Workspace életképes alternatívájává is.
Rosana Hungria projektmenedzser elmeséli, hogyan segítette a Chat funkció a csapatát:
A ClickUp az összes kommunikációt, például az e-maileket, csevegéseket és WhatsApp-üzeneteket egy helyre költöztette. Így tudja, hol találja meg a szükséges információkat .
A ClickUp az összes kommunikációt, például az e-maileket, csevegéseket és WhatsApp-üzeneteket egy helyre költöztette. Így tudja, hol találja meg a szükséges információkat .
A ClickUp segítségével a csevegést oda viheti, ahol szükség van rá!
A Google Chat hasznos kommunikációs eszköz azok számára, akik már beágyazódtak a Google Workspace ökoszisztémába. A ClickUp azonban a legkiválóbb megoldás azoknak a csapatoknak, amelyek átfogóbb kommunikációs és projektmenedzsment funkciókra van szükségük.
A ClickUp Chat zökkenőmentesen összekapcsolja a beszélgetéseket a projektekkel. Ez biztosítja, hogy a megbeszélések közvetlenül megvalósítható feladatokká alakuljanak, anélkül, hogy a fontos pontok elvesznének egy külön üzenetküldő eszközben.
Az egyik figyelemre méltó funkció, a Clips, vizuális üzenetekkel teszi még jobbá ezt az élményt. Ezek az üzenetek tökéletesen alkalmasak komplex ötletek magyarázására vagy részletes visszajelzések megadására. Ez csak egy a sok funkció közül, amelyek a ClickUp-ot hatékony alternatívává teszik.
Ráadásul a Slack és a Google Chat integrációival a ClickUp segít Önnek mindent elvégezni egy kombinált munkaalkalmazásból.
A puding próbája az evés – miért ne próbálná ki a ClickUp-ot, és nézné meg, mi működik a legjobban a csapatának? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!