Projekttervet szeretne készíteni a csapatának?
Ne keressen tovább!
Bármilyen összetett is a projektje, mi segítünk!
Ebben a cikkben segítünk Önnek egy átfogó projektterv kidolgozásában a jobb csapatmunka érdekében. Lépésről lépésre elmagyarázzuk, mit kell tennie. Emellett néhány hasznos projektterv-sablont is kap, hogy azonnal elindíthassa a modellprojekttervet.
Kezdjük el...
Mi az a projektterv?
A projektterv felvázolja a projekt befejezéséhez szükséges lépéseket. Meghatározza a projekt hatókörét, eredményeit, céljait és határidőit.
Terv nélkül nem lesz világos:
- Miről szól a projekt?
- Melyek a projekt céljai?
- Melyek a projekt eredményei?
- Mi a projekt ütemterve?
- Ki fog dolgozni az egyes projektekben és milyen beosztásban?
- Milyen erőforrások szükségesek a projekt megvalósításához?
Egy jól kidolgozott projektterv rengeteg időt és pénzt takarít meg Önnek. Ez a legmegbízhatóbb módja annak, hogy határidőre elérje projektcéljait.
A sikeres projektterv legfontosabb elemei
1. Költségvetés
Egy jó projektterv mindig tartalmaz egy ajánlott költségvetést. Ez egy egyszerű módja annak, hogy a kiadási folyamatok a terv szerint haladjanak, és a projekt nyereséges maradjon.
2. Részletes munkameghatározások
A projekttervednek tartalmaznia kell a projekthez kapcsolódó minden feladat és alfeladat munkamegosztását.
3. Projekt ütemterv
A projekttervnek tartalmaznia kell egy ütemtervet, hogy a projekt zökkenőmentesen haladjon. Meg kell terveznie a projekt idővonalát, hogy biztosan betarthassa a határidőket.
4. Erőforrás-kezelés
A projekttervednek figyelembe kell vennie a rendelkezésre álló erőforrásokat, hogy azokat hatékonyan tudja kezelni. Ezek az erőforrások lehetnek például munkaerő, szoftver, hardver vagy idő.
5. Kommunikációs rendszerek
A projekttervnek egyértelműen közölnie kell a projekt céljait és elvárásait. Ezenkívül olyan szoftverekkel és rendszerekkel kell rendelkezni, amelyek megkönnyítik a projektcsapat tagjai közötti kommunikációt.
6. A projekt hatóköre
A sikeres projektterv világosan felvázolja a projekt hatókörét. Meghatározza a célokat és a projekt hatáskörét. Ez segít elkerülni a hatókör kiterjedését, ami jelentősen lelassíthatja a haladást.
7. A projekt eredményei
A projektmenedzser a projektterveket felhasználva meghatározhatja a célokat, a projekt mérföldköveit és az egyes projektfázisokhoz kapcsolódó eredményeket.
Hogyan készítsünk remek projekttervet?
A sikeres projekttervezés nem nehéz, de időigényes lehet, ha nem tudja pontosan, hogyan kell megközelíteni a tervezési folyamatot. Időmegtakarítás céljából a tervezési folyamatot kilenc egyszerű, könnyen követhető lépésre bontottuk.
1. lépés: Végezze el a kutatást
A projektterv elkészítése előtt át kell nézni az összes rendelkezésre álló információt. Meg kell értened, hogy a (belső vagy külső) ügyfél mit szeretne és mit szeretne elérni.
Gondosan nézze át az összes fontos dokumentumot és a projekthez kapcsolódó kommunikációt. Ez lehet az ügyféllel folytatott megbeszélés, feljegyzett ötletek, összegyűjtött előzetes adatok – minden.
A Wiki vagy a ClickUp docshoz hasonló dokumentumkezelő eszközök használata a legegyszerűbb módja annak, hogy mindezeket az információkat egy szervezett helyen tárolja.
Csak akkor tudsz kidolgozni egy modell projekttervet, ha alaposan megérted, min fogsz dolgozni.
2. lépés: Tegye fel magának a megfelelő kérdéseket
Miután összegyűjtötted az összes információt, ideje elkezdeni a projektterv kidolgozását. A projekt megkezdése előtt mindig fontos, hogy megismerkedj vele.
Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Milyen követelményei vannak az ügyfélnek ezzel a projekttel kapcsolatban?
- Van még valami, amire szükségem van az ügyféltől és a projekt érdekelt feleitől?
- Dolgoztunk már korábban ilyen munkamegosztási struktúrával?
- Melyek a projekt előrehaladásának nyilvánvaló akadályai?
- Van elég emberem a projekt megvalósításához?
- Milyen további kihívásokkal fogok szembesülni a projekt során?
Ha ezeket a kérdéseket már korán tisztázza, csökkenti annak esélyét, hogy később váratlan problémák merüljenek fel. Elvégezte a szükséges előkészületeket, és most már készen áll a projekt megkezdésére.
3. lépés: Együttműködés a csapattal
A legtöbb projektmenedzser nem vonja be csapatát a teljes projekttervezési fázisba. A csapat felelős a terv végrehajtásáért, nem pedig a stratégia kidolgozásáért, igaz?
Ez komoly problémákat okoz a munkamegosztási struktúrájában.
Mivel soha nem vette figyelembe csapata véleményét, előfordulhat, hogy nekik problémáik vannak bizonyos projektcélokkal, eredményekkel vagy mérföldkövekkel. Most egy olyan projekttervvel áll szemben, amely nem felel meg csapata képességeinek vagy törekvéseinek. Vagy újrakezdheti és kidolgozhat egy új tervet, vagy folytathatja a jelenlegi tervet, amely biztosan túllépi a határidőket, vagy nem felel meg az elvárásoknak.
Egyik lehetőség sem ideális.
A projektmenedzserek elkerülhetik ezt a dilemmát, ha a csapatot már a projekt tervezési folyamatának korai szakaszában bevonják a munkába. Például megtervezhetnek egy induló megbeszélést. Ez egy egyszerű lépés, amely jelentősen csökkentheti annak esélyét, hogy a projekt túllépje a költségvetést és a határidőt.
4. lépés: Célok, eredmények és prioritások meghatározása
Miután összeállította a csapatot, elkezdheti kidolgozni a projekt hatókörét. A projekt hatókörébe tartoznak a célok, a prioritások és a projekt eredményei.
Vessünk egy pillantást ezekre az elemekre.
A) Célok
Ennek a folyamatnak az első lépése a projekt céljainak meghatározása. A főbb projektcélok, mint például a projekt befejezése és elindítása mellett a kisebb célokat is nyomon kell követni. Ezek közé tartozhatnak a következő projektekkel kapcsolatos célok:
- Szoftverkezelés
- Termelékenység
- Csapatmunka és együttműködés
- Önmenedzsment
Ne feledd, hogy ezek a kisebb célok elengedhetetlenek a nagy tervben, és hatalmas szerepet játszanak a projekt sikerében. Ha a csapatodnak világos elképzelése van arról, mit kell tennie, akkor azonnal nekiláthatnak a munkának.
B) Eredmények
Minden projektmenedzser által kitűzött célhoz kapcsolódnia kell egy teljesítendő feladatnak. Fontos, hogy ezeket a feladatokat egyértelműen meghatározza a csapatának, mielőtt azok megkezdik a projektet. Ezáltal konkrét képet kapnak arról, hogy mit várnak tőlük, és hogyan tudnak előrehaladni.
A projekt eredményei nem feltétlenül csak kézzelfogható dolgok, mint például jelentések és fájlok. Például szoftverekkel való munka során egy színséma kidolgozása is eredménynek tekinthető.
A teljesítendő feladatoknak csak azt kell bemutatniuk, hogy a projekt egy adott szakaszban halad előre. Ha ezek megvannak, a csapatod könnyedén elvégezheti a feladatait.
C) Prioritások
A projektcélok prioritásainak meghatározása a projekttervezési folyamat másik fontos része. A célokhoz prioritások rendelése segít a csapatnak megérteni, hogy mely feladatok fontosak egy adott pillanatban.
Például fontosabb, hogy a regisztrációs űrlap rögzítse az adatokat a CRM-ben, mint hogy kitaláld az űrlap tökéletes színvilágát.
5. lépés: Feladatok delegálása
„Ha valóban vállalkozóként szeretnél fejlődni, meg kell tanulnod delegálni.”
– Richard Branson, brit vállalkozó
Érthető, hogy a projektmenedzserek minden munkafolyamatot felügyelni akarnak. Azt akarják, hogy minden zökkenőmentesen haladjon, és elkerüljék a problémákat, igaz?
A probléma ezzel a megközelítéssel az, hogy mindent lelassít. Azzal, hogy mindent rajtad keresztül bonyolítasz, hatalmas szűk keresztmetszeteket hozol létre a csapat munkájában.
A feladatok delegálása a projekttervezés elengedhetetlen része. Bíznia kell a csapatában, hogy elvégzi a feladatokat, különben soha nem fog előrelépni a vállalat.
A tervezési folyamatba bevonni a csapatot rendkívül hasznos lehet. Mivel ők ismerik a saját képességeiket, jobban tudják megítélni, hogy képesek-e elvégezni egy feladatot. Ezáltal a feladatkiosztás egy olyan együttműködési folyamat lesz, amelyben senki sem vállal többet, mint amennyit elbír.
6. lépés: Tervezze meg projekttervét egy Gantt-diagramon
Miután meghatároztad a célokat, a teljesítendő feladatokat és a személyzetet, elkezdheted a projekt ütemtervének kidolgozását egy Gantt-diagramon.
Úgy gondolja, hogy a Gantt-diagramok elavultak?
Valójában ezek a tervek jelentősen fejlődtek! Ha használja a ClickUp Gantt-diagramokat, rájön, hogy ezek milyen fantasztikusak lehetnek!
Ez egy remek módja annak, hogy csapatának vizuális áttekintést adjon a jövőbeli feladatokról. A Gantt-diagram tartalmazza az egyes feladatokat, a felelősöket és a határidőket. Csapatának csak egy pillantásra van szüksége, és máris tudni fogják, mi következik.
A Gantt-diagramok különösen hasznosak a mérföldkövek ábrázolásához, amelyek ellenőrzési pontként szolgálhatnak a csapat számára. Emellett kiváló eszközök a feladatok függőségének felméréséhez és a feladatok prioritásainak kezeléséhez. Ha kevés az időd, mindig kiszámíthatod a projekt kritikus útját, hogy meghatározd a feladatok elvégzésének leggyorsabb módját.
Ha többet szeretne megtudni arról, hogy mi is az a kritikus út, és hogyan számolhatja ki azt a ClickUp-ban, kattintson ide.
7. lépés: Fogadja el, hogy a dolgok nem mindig a terv szerint alakulnak
Bár a váratlan eseményekre nem lehet felkészülni, minimalizálhatja azoknak a projekt előrehaladására gyakorolt káros hatását.
Mindig hagyjon némi mozgásteret a projekt ütemtervében, hogy kezelni tudja a projekt során felmerülő problémákat. Egyetlen projekt sem fog pontosan a tervek szerint alakulni – de ez nem feltétlenül rossz dolog. Amíg ezeket a fordulatokat tanulási folyamatként kezeli és alkalmazkodik hozzájuk, minden rendben lesz.
8. lépés: Folyamatosan kommunikálj a csapatoddal
Fontos, hogy a projekt során mindig közvetlen kommunikációs csatorna legyen a csapatoddal. Ezáltal lehetőségük nyílik a projekt aktuális állásáról vagy az esetleges problémákról tájékoztatni téged. Könnyedén áttekintheted a projekt állását, és javaslatokat tehetsz a további teendőkre vonatkozóan.
A kommunikációs csatornák szintén segítik a csapat tagjainak az egymással való együttműködést. Gyakran előfordul, hogy a projekt feladataiban több ember is részt vesz, és együtt kell dolgozniuk a feladatok elvégzéséhez. Egy olyan robusztus kommunikációs csatorna, amely képes kezelni képeket, videókat és fájlokat, mint például a ClickUp megjegyzések, remek módja annak, hogy a csapat tagjai zökkenőmentesen együttműködjenek.
9. lépés: Végezzen projekt utáni értékelést és elemzést
A projektmenedzserek számára fontos, hogy a projekt után értékelést végezzenek. Ez segít értékelni a projektterv hatékonyságát, és kiküszöbölni az esetlegesen felmerült problémákat.
Vonja be a csapatát, és hagyja, hogy kifejezzék, mi tetszett nekik és mi nem tetszett a projekt felépítésében. Ez értékes visszajelzés, amely segít Önnek a jövőben egy csapatbarátabb tervet kidolgozni.
Hogyan segíthet a ClickUp a projekttervezésben?
Bár a projekttervezés bonyolult folyamat lehet, a ClickUp segítségével egyszerűsítheti azt. Minden megtalálható benne, amit egy projektmenedzsment szoftvertől elvárhat:
- Feladatok és alfeladatok
- Ellenőrzőlisták
- Gantt-diagramok
- Egyedi állapotok
- Egyéni értesítések
- Többféle nézet – Kanban, lista, naptár stb.
- Rengeteg integráció
És ez még csak a kezdet!
Itt részletesen bemutatjuk, hogyan segíthet a ClickUp a projektmenedzsment terv egyszerű végrehajtásában:
Projekttervezés 1. követelmény: Rendezett projektterület létrehozása
A projekttervezés egyik legfontosabb eleme egy rendezett és áttekinthető projektterület létrehozása. Csapatának egyértelműen elhatárolható területre van szüksége, ahol megszervezheti magát és közösen dolgozhat a projekt tevékenységein. Minden projekthez olyan területre van szükség, amely tartalmazza a következőket:
- Részletes feladatleírások
- Alfeladatok
- Ellenőrzőlisták
- Kijelölt személyek
ClickUp megoldás: Szervezett projektiérarchia
A ClickUp strukturált teret biztosít csapatának, ahol minden projekthez kapcsolódó tevékenységet megszervezhetnek. A ClickUp felépítése a következő: Munkahely > Tér > Mappák > Listák > Feladatok > Alfeladatok.
Az alábbiakban részletesebben bemutatjuk ezeket a szinteket:
Munkahely: Ez a legfelső szintű hierarchia, ahol a vállalatot egyedi csapatokra osztja fel.
Terek: Ezek olyan helyek, amelyek a csapatod bizonyos alcsoportjainak vannak fenntartva, például a „termékmenedzsment ” vagy a „tesztelés” csoportnak.
Mappák: Itt tárolhatja a projekthez kapcsolódó listákat.
Listák: Itt találhatók az összes egyéni projektjei.
Feladatok: Itt zajlik a munka nagy része. Minden feladatnak megvannak a saját alfeladatai, részletes projektleírásai, megjegyzései és még sok más.
Alfeladatok: Minden feladat külön alfeladatokra bontható.
Ellenőrzőlisták: Ellenőrzőlistát vagy teendőlistát ágyazhatsz be a munkamegbízásokba vagy alfeladatokba. Például létrehozhatsz egy minőség-ellenőrzési ellenőrzőlistát a szoftverek teszteléséhez.
Projekttervezési követelmény #2: Részletes projektinformációk összeállítása
A modell projektterv segítségével csapata hozzáférhet az összes projekthez kapcsolódó információhoz. Ez azért fontos, mert így áttekinthetik, min dolgoznak, és segíthetnek Önnek a projekt megvalósításához szükséges stratégia kidolgozásában.
ClickUp megoldás: ClickUp Docs
A ClickUp Docs egy beépített wiki eszköz az Ön vállalkozásához. Használhatja tudásbázisként fontos vállalati információk és projekthez kapcsolódó dokumentumok tárolására. Mivel ezek a dokumentumok a vonatkozó projektek mellett vannak tárolva, csapata könnyedén hozzáférhet hozzájuk.
Íme néhány hasznos Docs-funkció:
- A ClickUp Docs dokumentumai olyan részletesek lehetnek, amilyeneket csak szeretnél. Gazdag szövegformázási lehetőségek állnak rendelkezésedre, hogy olyan projektterv-dokumentumot készíthess, amely pontosan tükrözi a feladatra vonatkozó információkat.
- A dokumentumokon belül oldalakba rendezheti az információkat, hogy könnyebben kategorizálhassa azokat.
- Minden dokumentumhoz testreszabhatja a hozzáférési jogokat, hogy csak bizonyos személyek rendelkezzenek szerkesztési és megtekintési jogokkal.
- Még azt is megteheti, hogy a Google indexelje a dokumentumát, így az megjelenik a webes keresésekben.
A ClickUp Docs segítségével könnyedén létrehozhat részletes információkat, amelyekre csapata hivatkozhat.
Projekttervezési követelmény #3: Együttműködésen alapuló ötletelés
Fontos, hogy a csapatot is bevonja a projekt tervezési szakaszába. Ha beépíti a csapattagok ötleteit a tervezési stratégiákba, olyan projektmenedzsment tervet tud kidolgozni, amely összhangban áll a csapattagok képességeivel.
ClickUp megoldás: Integrált gondolattérképek
A ClickUp gondolattérképei lehetővé teszik, hogy bevonja csapatát a projekt tervezési szakaszába. A csapat tagjai könnyedén leírhatják gondolataikat, és kidolgozhatnak egy olyan tervet, amely nekik és a projektnek is a legjobban megfelel.
Mivel a ClickUp gondolattérképei beépítettek, ezeket az ötleteket könnyedén átviheti a projektterébe, és azonnal nekiláthat a megvalósításuknak!
Projekttervezési követelmény #4: Prioritások és függőségek
A projektmenedzsment eszköznek támogatnia kell a feladatok prioritásait. Ez segít a csapatnak abban, hogy a legfontosabb feladatokat először oldja meg, és azokat elintézze.
Egy másik fontos feladat annak biztosítása, hogy a csapat a feladatokat a megfelelő sorrendben hajtsa végre. Ehhez jó módszer, ha megakadályozza a feladatok elvégzését, amíg bizonyos előző feladatok be nem fejeződtek.
ClickUp megoldás: Hatékony prioritások és függőségek
A ClickUp feladatok prioritásainak és függőségeinek kezelésével biztosítja, hogy projektje mindig zökkenőmentesen haladjon. Íme egy közelebbi pillantás az egyes funkciókra:
A ClickUp segítségével prioritásokat rendelhetsz az egyes feladatokhoz, hogy a csapatod tudjon arról, mit kell először elvégezni. Ezek a prioritások egy praktikus, színkódos rendszerrel is rendelkeznek, amely megkönnyíti az azonosítást:
- Piros: Sürgős
- Sárga: Magas prioritású
- Kék: Normál prioritás
- Szürke: Alacsony prioritás
Mivel ez a színkódolás a ClickUp egészében egységes, csapatának nem lesz problémája a prioritási feladatok azonosításával, függetlenül attól, hogy éppen melyik projekten dolgoznak. Emellett lehetőségük van a feladatok szűrésére és prioritás szerinti rendezésére is, hogy azok könnyebben megoldhatók legyenek.
A ClickUp rengeteg különböző függőséget kínál, hogy biztosítsa, hogy csapata a megfelelő sorrendben végezze el a tevékenységeket. Íme egy áttekintés arról, mit kap a ClickUp-ban:
Várakozás függőség miatt: Ez értesíti a projektcsapatot, hogy nem szabad elkezdeniük ezt a feladatot, amíg az előző be nem fejeződött.
Blokkoló függőség: Ez megakadályozza, hogy egy feladat megkezdődjön, amíg az előző be nem fejeződött.
Függőségi figyelmeztetés: A ClickUp figyelmezteti a felhasználókat, ha egy feladatot nem lehet lezárni, mert egy másik feladat befejezésére vár.
Értesítések blokkolásának feloldása: A projektcsapatod értesítést kap, ha egy feladat blokkolása feloldásra kerül, így azonnal megkezdhetik a munkát.
A ClickUp függőségi funkciójával nem kell aggódnia, hogy manuálisan tájékoztassa csapatát a feladatok helyes sorrendjéről. A ClickUp automatikusan elvégzi ezt Ön helyett!
Projekttervezési követelmény #5: Feladatok delegálása
A feladatok egyenletes elosztása érdekében a feladatokat a különböző csapattagok között kell felosztani. A projektmenedzsment szoftvernek hatékony módszert kell biztosítania a feladatok elosztására és a csapattagok értesítésére a teendőkről.
Ha nincs ilyen, akkor ezt a folyamatot manuálisan kell elvégeznie, ami nem mindig praktikus – különösen komplex projektek esetén.
ClickUp megoldás: Kijelölt megjegyzések
A ClickUp hozzárendelt megjegyzések funkciója hihetetlenül egyszerűvé teszi a feladatok csapat tagokhoz való hozzárendelését. Csak annyit kell tennie, hogy hozzárendel egy megjegyzést egy személyhez, és az feladattá alakul.
A ClickUp erről értesítést is küld nekik, hogy ne maradjon figyelmen kívül. Lehetőségük van arra is, hogy a megjegyzést megoldottként jelöljék meg, ha elkészültek vele. Ezzel elkerülhető, hogy utólag ellenőrizni kelljen, hogy befejezték-e vagy sem.
Projekttervezési követelmény #6: Gantt-diagrammal történő ütemezés
A projekt ütemezésének Gantt-diagramban történő megtervezése rendkívül fontos része a tervezési folyamatnak. Ezáltal a projektcsapat vizuális áttekintést kap a folyamatokról, és Ön gyorsan módosíthatja az ütemezést. Gantt-diagram nélkül nehéz átlátni a „teljes képet”, és nem tudja olyan hatékonyan megtervezni a feladatokat.
ClickUp megoldás: Beépített Gantt-diagramok
A ClickUp hatékony beépített Gantt-diagramokkal rendelkezik, amelyekkel könnyedén ábrázolhatja csapata projektben elért előrehaladását. A ClickUp Gantt-diagramjai:
- A feladatok átütemezésével automatikusan módosíthatja a feladatok közötti függőségeket.
- Számítsa ki a projekt előrehaladásának százalékos arányát a befejezett feladatok/összes feladat alapján.
- Hasonlítsa össze a várt és a tényleges projektelőrehaladást.
- Számítsa ki a kritikus útvonalat, hogy meghatározza, mely feladatoknak kell prioritást adnia.
7. projekttervezési követelmény: Kommunikáció
A kommunikáció minden projektmenedzsment terv elengedhetetlen része. Kommunikálnia kell a csapatával, hogy lépést tartson a projekt előrehaladásával. A hatékony kommunikációs csatorna enyhítheti a csapat tagjainak a projekttel kapcsolatos aggályait is. Ha bármilyen kétségük van, könnyen kifejezhetik azokat.
ClickUp megoldás: Hatékony megjegyzések
A ClickUp feladatok beépített megjegyzésszekcióval rendelkeznek, amely lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy a projekt során könnyedén kommunikáljanak egymással. A ClickUp megjegyzésekkel a következőket teheti:
- Csapatod tagjai képeket, linkeket és fájlokat is csatolhatnak megjegyzéseikhez, hogy könnyebben tudják kifejezni véleményüket.
- A ClickUp támogatja a megjegyzésekben való címkézést is, amely lehetővé teszi, hogy közvetlenül értesítsen valamiről egy csapattagot.
- Mivel minden feladathoz külön megjegyzésszekció tartozik, a beszélgetéseid rendezett módon vannak szervezve.
- A ClickUp integrálható olyan üzenetküldő eszközökkel is, mint a Slack, így biztosítva, hogy a csapatbeszélgetések bekerüljenek a projektterületre.
Projekttervezési sablonok
A projektterv-sablon remek módja annak, hogy azonnal megkezdje a tervezési folyamatot. Csak másolja be a projekt adatait a projektterv-sablonba, és máris készen áll!
Miután elkezdi használni a ClickUp-ot, azonnal hozzáférhet ezekhez a sablonokhoz, hogy megtervezhesse projektjét.
Projektmenedzsment sablon
RoadMap – Gantt View sablon
Projekt ütemterv sablon
RoadMap – Táblázatos nézet sablon
Projektmenedzsment – Gantt-nézet sablon
Következtetés
A projekttervezés nem a világ legkönnyebb feladata. Ugyanakkor nem is kell, hogy rakétatudomány legyen.
Egy jó projektmenedzsment eszközzel, mint például a ClickUp, minden rendelkezésére áll, amire szükség van egy hatékony projektterv végrehajtásához!
Miért nem regisztrál a ClickUp-ra, és próbálja ki saját maga?