Folyamatosan bombáznak Önt a munkavállalók véletlenszerű szabadságkérelmeivel? Vagy gyakori hiányzásokra figyel fel, amelyekről nem kap elég előzetes értesítést?
Ha bármelyik kérdésre igen a válasz, az arra utal, hogy szükség lehet egy strukturált PTO-irányelvre. A PTO-irányelv segít a munkavállalóknak a tervezett szabadságok kivételében, elősegíti a munka és a magánélet egyensúlyát, és növeli a munkával való elégedettséget.
Ebben a blogbejegyzésben releváns példákkal mutatjuk be, hogyan lehet PTO-irányelvet létrehozni. Kezdjük!
A fizetett szabadság (PTO) megértése
A fizetett szabadság (PTO) olyan juttatás, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy fizetésük megmaradása mellett szabadságot vegyenek ki nyaralás, betegség vagy személyes okok miatt. A rendszeres munkaszünetek lehetőséget adnak a munkavállalóknak, hogy feltöltődjenek és visszanyerjék koncentrációjukat, elősegítve fizikai és mentális jólétüket.
A hatékony, jól felépített PTO-irányelvek a következőket segítik a szervezeteknek:
- Határozza meg, hogy a munkavállalók mit várhatnak el a szabadságnapjaiktól.
- Biztosítson strukturált módszert a szervezetek számára az alkalmazottak szabadságainak kezelésére, anélkül, hogy ez megzavarná a szokásos üzleti tevékenységeket.
- Teremtsen egyensúlyt a munkával kapcsolatos kötelezettségek és a munkavállalók személyes igényei között
- Növelje a munkavállalók közötti bizalmat, mivel így szabadon kezelhetik személyes ügyeiket anélkül, hogy fizetésük csökkenésétől kellene tartaniuk.
A PTO-irányelv szabványos eljárást határoz meg a szabadságok igénylésére, nyomon követésére és kezelésére, és csökkenti az adminisztratív terheket. Például, amikor egy munkavállaló szabadságot igényel, gyorsan megnézheti a HR-rendszerben a PTO-irányelv szerinti összes szabadságát, és jóváhagyhatja azt.
Az üzleti igényeinek megfelelően különböző PTO-irányelveket vezethet be. Ha például a munkaerő főként célalapú projektekben dolgozó szakemberekből áll, és Ön a bizalomépítésre szeretne összpontosítani, akkor korlátlan PTO-t kínálhat.
Az alábbiakban bemutatjuk a fizetett szabadságok különböző típusait, amelyeket felvehet a PTO-irányelvbe:
Betegszabadság
A fizetett betegszabadság vagy orvosi szabadság lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy gondoskodjanak egészségükről vagy felépüljenek egy sérülésből. Általában felhalmozási módszerrel működik, amelynek keretében a munkavállalók a szabályzat függvényében minden 30-50 ledolgozott óráért egy óra betegszabadságot kapnak.
Bár az Egyesült Államokban nincs olyan szövetségi törvény, amely előírná a vállalatok számára, hogy betegszabadságot biztosítsanak a munkavállalóknak, számos állam, köztük Arizona, Kalifornia, New York és Massachusetts, helyi törvényeket fogadott el, amelyek kötelezővé teszik a fizetett betegszabadságot. A PTO-irányelv kidolgozása előtt ellenőriznie kell az összes alkalmazandó állami törvényt.
Munkaszüneti napok
A munkavállalóknak fizetett szabadságot adhat bármely vallási, állami vagy nemzeti ünnepnapon. A fizetett ünnepnapok listája az Ön országától és a szervezet munkakultúrájától függ. A globális vállalatok általában lehetővé teszik munkavállalóiknak, hogy évente legfeljebb 10 ünnepnapot vegyenek ki, a helyszín függvényében.
Gyászszabadság
A gyászszabadság, más néven együttérző szabadság, lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy szabadságot vegyenek ki, hogy gyászolhassák szeretteik halálát. Bár a gyászszabadságra vonatkozó szövetségi törvények nem léteznek, a vállalatok empatikus, munkavállaló-központú munkakultúrát kívánnak kialakítani.
Családi szabadság
A családi szabadság általában legfeljebb 12 hetes fizetett szülői szabadság a gyermek születésekor vagy örökbefogadásakor. Ide tartozik a gondozási szabadság is, amikor a munkavállalók szabadságot vesznek ki, hogy súlyos egészségügyi állapotban lévő családtagjukat ápolják.
Szavazási idő
A munkavállalók ilyen típusú fizetett szabadságot kapnak az elnökválasztás és a helyi választások alkalmával. Általában a szavazásra szánt szabadság időtartama korlátozott, mivel a munkavállalóknak csak néhány órára van szükségük a szavazáshoz.
Ellenőrizze az állami törvényeket, hogy meg kell-e adnia fizetett vagy fizetés nélküli szabadságot a szavazáshoz. Például a kaliforniai állami törvények lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy fizetésük elvesztése nélkül legfeljebb két órányi szabadságot vegyenek ki a szavazáshoz.
Szabadságnapok
Ez a típusú PTO akkor jön jól, amikor a munkavállalók nyaralni szeretnének, időt tölteni a családjukkal, vagy egyszerűen csak szünetet tartani a munkában. A szabadságokat a munkavállalók egy meghatározott szolgálati idő letelte után vehetik ki, és azok a munkavállalók munkaviszonyának hossza alapján növekednek.
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatalának felmérése szerint a magánszektorban dolgozók 34%-a 10-15 nap fizetett szabadságot kap egy év után, 32%-uk pedig 15-19 napot öt év után.
Szabadság
Egyes vállalatok szabbatikus szabadságot is kínálnak, általában 4-6 hét hosszúságban, azoknak a jogosult munkavállalóknak, akik hosszabb szünetet szeretnének tartani a munkában. Ez lehet mentális egészségükre való összpontosítás, visszatérés az iskolába, tanfolyam elvégzése, személyes projektben való részvétel, vagy önfejlesztésre vagy karrierképzésre való összpontosítás.
A fizetett szabadságra vonatkozó szabályzatok típusai
Most pedig beszéljünk a különböző típusú PTO-irányelvekről, amelyeket a szervezetében alkalmazhat.
Hagyományos szabadság
A hagyományos PTO-szabályzat a munkavállalóknak meghatározott mennyiségű fizetett szabadságot biztosít különböző szabadságtípusok keretében – nyaralás, betegszabadság, személyes szabadság stb.
Fontolóra veheti, hogy fokozatosan növeli a szabadságok számát, miután a munkavállaló egy bizonyos ideig a vállalatnál dolgozott.
A Deloitte hagyományos szabadságpolitikát alkalmaz. Évente 39 nap fizetett szabadságot biztosít, amelyet különböző kategóriákba sorolnak, például különleges szabadság, betegszabadság, alkalmi szabadság és további orvosi szabadság.
Felhalmozott PTO
A bankolt PTO hasonló a hagyományos PTO-hoz. Itt is meghatározott számú fizetett szabadságot rendelhet a munkavállalókhoz. Azonban a többféle szabadságtípussal ellentétben az összes szabadság egy „bankba” kerül, és nincs szétválasztás.
A munkavállalók bármilyen okból igénybe vehetik a felhalmozott PTO-t a szabadságukból, anélkül, hogy aggódniuk kellene egy adott kategória vagy típusú szabadság kimerítése miatt. Ez a PTO-szabályzat típus jó választás, ha kis létszámú csapatról van szó.
Az Accenture alkalmazottai számára évente 13–27 napos bankolt PTO-t biztosít, az alkalmazott szintjétől és szolgálati idejétől függően.
Korlátlan PTO
Ez a szabályzat lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy annyi szabadságot vegyenek ki, amennyire szükségük van. Nincs meghatározott számú PTO-nap. A korlátlan PTO-szabályzat legnagyobb előnye, hogy rugalmasságot biztosít a munkavállalóknak a munkahelyen, és lehetővé teszi számukra, hogy akkor vegyenek ki szabadságot, amikor nekik kényelmes. Így a munkavállalók szabadon vehetnek ki szabadságot, akár orvosi vizsgálatra, akár tavaszi szünetre van szükségük.
A Harris Poll felmérése szerint az Egyesült Államokban a szakemberek 60%-a évente több mint 10 fizetett szabadságnapot kap, és a munkavállalók 7%-a korlátlan PTO-val rendelkezik.
Bár úgy tűnik, hogy „korlátlan” szabadságot ad, ez egy remek módja annak, hogy megmutassa az alkalmazottak iránti bizalmát. Ez a PTO-irányelv akkor működik a legjobban, ha Ön egy startup vállalkozás, és a legjobb tehetségeket szeretné magához vonzani. Akkor is jól működik, ha nincs kapacitása az alkalmazottak szabadságainak figyelemmel kísérésére vagy a felhalmozott szabadságok nyomon követésére, és az alkalmazottak teljesítményét az eredmények és a célok alapján méri.
A Netflix korlátlan PTO-politikát alkalmaz. Ahogy a vállalat fogalmaz: „Nem állapítunk meg szabadság- és nyaralási ütemtervet, így Önnek lehetősége van arra, hogy azt tegye, ami Önnek fontos – beleértve azt is, amikor testének és lelkének pihenésre van szüksége.”
Felhalmozott PTO
A felhalmozott PTO akkor jár, ha a munkavállalók egy bizonyos számú órát ledolgoznak a szervezetnél. A munkavállalók a felhalmozott szabadságukat nyaralásra, egészségügyi ellátásra vagy személyes célokra használhatják fel. A felhalmozott PTO olyan, mint az idővel megkeresett és a bankban megtakarított pénz, amelyet szükség esetén fel lehet használni. Egyes szervezetek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy fel nem használt felhalmozott szabadságukat pénzre váltsák.
Rugalmas PTO
A rugalmas fizetett szabadság lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy szükség szerint vegyenek ki szabadságot anélkül, hogy azt felhalmoznák vagy kiérdemelnék. Ez egy csomagban összevonható, amely minden felhasználható szabadságot tartalmaz, például gyászszabadságot, személyes szabadságot, szabadságot és betegszabadságot. A rugalmas PTO legnagyobb előnye, hogy a hagyományos PTO-kkal ellentétben a munkavállalóknak nem kell előre szabadságot kérniük.
A Buffer rugalmas szabadságpolitikát alkalmaz globális távoli csapatával szemben. Ez lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy akkor vegyenek ki szabadságot, amikor szükségük van rá, hogy a legjobb formában legyenek és boldoguljanak. Legalább három hét fizetett szabadságot biztosít.
A Google egy másik példa a rugalmas PTO-t kínáló vállalatokra.
Hogyan hozhat létre PTO-irányelvet a csapatának?
A csapat számára PTO-irányelv kidolgozása megterhelő feladat lehet, különösen, ha először csinálja. Íme egy útmutató, amely segít a PTO-irányelv megfogalmazásában:
1. Ismerje meg a jogi követelményeket
Mivel a fizetett szabadságra vonatkozó munkaügyi törvények földrajzi területenként eltérőek, a PTO-irányelv kidolgozása során ellenőrizze a helyi törvényeket és rendeleteket a szabadságokról.
Például az Egyesült Államokban a szövetségi család- és orvosi szabadság törvény (FMLA) kötelezővé teszi az legalább 50 alkalmazottat foglalkoztató vállalatok számára, hogy munkahelyi védelemmel járó szülői, személyes orvosi, családgondozói és katonai sürgősségi szabadságot biztosítsanak.
Egyes államok előírják a munkáltatóknak, hogy nyomon kövessék a PTO-egyenleget, ezért ellenőrizze az állami törvényeket, ha erre szükség van. Miután javaslatot tett egy programra, ellenőrizze az iparági szabványokat, amelyek szerint működik. Például New York fizetett családi szabadság programja előírja, hogy a szervezetek fizetett családi és orvosi szabadság terveket vásároljanak a magánbiztosítási piacon.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Docs szolgáltatást a PTO-irányelv struktúrájának felvázolásához és a jogi követelmények listájának elkészítéséhez. Ossza meg azt jogi és HR-csapatával, és kapjon valós idejű visszajelzést.
2. Határozza meg a munkavállalók jogosultságát a különböző PTO-típusokra
Ezután határozza meg az alkalmazottak jogosultságát az alapján, hogy mennyi szabadságra jogosultak. Az alkalmazottak jogosultságának meghatározásához osztályozza őket szintjük, munkájuk jellege vagy a vállalatnál eltöltött idő alapján. Az alkalmazottakat a következőképpen kategorizálhatja:
- A teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak korlátlan PTO-politikára jogosultak.
- A részmunkaidős, szezonális vagy órabérben foglalkoztatott munkavállalók jogosultak a hagyományos PTO-ra vagy nem jogosultak PTO-ra.
- A teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalóknak 90 napot kell teljesíteniük, mielőtt igénybe vehetik PTO-jukat.
💡Profi tipp: Ha nagyobb csapatod van, ami megnehezíti a munkavállalók jogosultsági kategóriáinak meghatározását és kezelését, próbáld ki a ClickUphoz hasonló fejlett HR szoftvereket. A ClickUp HR menedzsment platformja segíthet abban, hogy minden a helyén legyen. Ezzel egyetlen platformon követheted nyomon a munkavállalók szolgálati idejét, teljesítményét, elkötelezettségét és fejlődését.
3. Válassza ki a megfelelő PTO-irányelvet
Legyen óvatos, amikor kiválasztja a szervezetének megfelelő PTO-irányelvet. A tágabb PTO-irányelv keretein belül rugalmasságot kínálhat, például a PTO-k kifizetését a munkaviszony megszűnésekor, az idő átvitelének lehetőségét vagy korlátlan szabadságidőt.
A PTO-t fel lehet osztani szabadságnapokra, személyes szabadságra, mentális egészségügyi napokra, betegszabadságra stb., attól függően, hogy a munkavállalók mit szeretnének, és mi illeszkedik a vállalat általános elképzeléseihez.
Például, ha nagy hangsúlyt fektet a munkavállalók jólétére, a mentális egészségre szánt szabadság megadása azt mutatja, hogy valóban törődik velük.
Így döntheti el, melyik PTO-irányelv a legjobb a vállalatának:
| A szabályzat típusa | Leírás | Cél |
| Korlátlan PTO | A munkavállalók annyi PTO-t vehetnek ki, amennyire szükségük van, nincs meghatározott korlát. | Alkalmas olyan bizalomra épülő munkakörnyezetben, ahol a munkavállalóktól elvárják, hogy felelősségteljesen kezeljék munkaterhelésüket. |
| Rugalmas PTO | A PTO bármilyen célra felhasználható, egyesítve a szabadságot, a betegszabadságot és a személyes szabadságot egyetlen keretben. | Kiválóan alkalmas azoknak a vállalatoknak, amelyek értékelik a rugalmasságot és szeretnék csökkenteni a különböző típusú szabadságok kezelésének bonyolultságát. |
| Felhalmozódáson alapuló PTO | A munkavállalók a ledolgozott órák vagy a szolgálati idő alapján fokozatosan szereznek PTO-t. | Ideális azoknak a vállalatoknak, amelyek ösztönözni szeretnék a munkavállalók megtartását és elősegíteni a méltányos munkakultúrát. |
| Szabadság | A jogosult munkavállalók egy bizonyos szolgálati idő után hosszabb fizetett szabadságra jogosultak, hogy személyes érdekeiket kövessék vagy egészségükkel törődjenek. | Leginkább azoknak a szervezeteknek ajánlott, amelyek hosszú távú alkalmazottaikat szeretnék jutalmazni. |
| Rögzített PTO | A munkavállalók az év elején meghatározott számú PTO-napot kapnak. | Hatékony megoldás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek előre jelezhető PTO-költségeket és egyszerűbb adminisztrációt szeretnének. |
4. Vázolja fel a jóváhagyási folyamatot és a kifizetési eljárásokat
A következő lépés a PTO jóváhagyási folyamat meghatározása, hogy megelőzzük a PTO visszaéléseket és a nem tervezett távollétet. Például, ha nem sürgős esetről van szó, a munkavállalóknak elegendő időben be kell nyújtaniuk PTO kérelmüket, amelyet a felettesek vagy vezetők és a HR osztály tagjai bírálnak el.
Határozza meg a PTO-irányelvben, hogy hogyan kell működnie a PTO-jóváhagyási folyamatnak:
- Mennyivel előre kell a munkavállalónak értesítenie nem sürgős helyzetben?
- Hogyan lehet sürgősségi esetben PTO-t igényelni?
- Ki hagyja jóvá a PTO-t?
- Mi történik, ha a PTO-t egy bizonyos időn belül nem hagyják jóvá?
Például, ha a vezető egy héten belül nem hagyja jóvá a PTO-t, akkor az automatikusan jóváhagyásra kerül.
A ClickUp PTO naptár sablonját használhatja az alkalmazottak szabadságainak nyomon követésére és a szabadságjogok jóváhagyási folyamatának egyszerűsítésére. Ez a sablon megkönnyíti az alkalmazottak szabadságállapotának kezelését és nyomon követését, valamint szabadságaik vizualizálását. Megtekintheti a személyzet rendelkezésre állását, csökkentheti az ütemterv-ütközések kockázatát, és azonosíthatja a személyzeti igényekkel kapcsolatos tervek hiányosságait.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Szervezze meg az összes csapat szabadságának ütemezését egy helyen
- Ábrázolja, hogy az egyes alkalmazottak hány napot és órát vesznek ki szabadságból.
- Tervezze meg a személyzeti igényeket
5. Készítse el a szabályzat tervezetét
Miután elvégezte a kutatást, megszerezte a jogi és megfelelőségi csapatok jóváhagyását, és létrehozta a PTO-irányelv struktúráját, itt az ideje, hogy hozzáadja a releváns részleteket és elkészítse az irányelv tervezetét.
Ossza meg az első tervezetet a vezetőséggel, a jogi csapattal és az érintett érdekelt felekkel, hogy visszajelzéseket gyűjtsön. A visszajelzések alapján végezzen javításokat, majd ossza meg a szabályzatot a munkavállalókkal.
💡Profi tipp: A PTO-irányelv létrehozásához használhatja a ClickUp Brain-t, a ClickUp mesterséges intelligenciával működő asszisztensét is. Íme egy példa:
További információ: 10 ingyenes munkavállalói munkaidő-nyilvántartási sablon Excel, Word és ClickUp formátumban
A strukturált PTO-irányelv előnyei és hátrányai
A PTO-irányelvek javítják a munkavállalók termelékenységét, jólétét és munkával kapcsolatos elégedettségét, valamint segítik a munkavállalók vonzását és megtartását. Ha PTO-irányelv bevezetését fontolgatja, számos előnyt élvezhet. Ezek közül néhány:
- Jobb munkavállalói termelékenység: A Deloitte legutóbbi felmérése szerint a munkavállalók 45%-a érzi magát kiégettnek. A PTO-k biztosítják, hogy a munkavállalók pénzügyi gondok nélkül szabadon vehessenek ki szabadságot. Ez segít a munkavállalóknak feltölteni mentális és fizikai energiáikat, javítva ezzel a termelékenységet.
- Magasabb munkavállalói megtartási arány: A Forbes szerint a kötelező fizetett szabadság az egyik legfontosabb juttatás, amelyet a munkavállalók elvárnak a szervezetektől. A strukturált PTO-irányelvek jobb munkavállalói elégedettséghez és magasabb megtartási arányhoz vezethetnek.
- Tehetségek vonzása: Mivel a szakemberek egyre nagyobb rugalmasságot várnak el a munkájukban, egy nagylelkű PTO-szabályzat segíthet Önnek abban, hogy kiváló tehetségeket vonzzon.
Bár a PTO minden szervezetben nem képezi tárgyalási alapot, néhány hátránya is lehet.
- Magas munkaerő-költségek: A korlátlan vagy nagylelkű PTO magas munkaerő-költségekhez vezethet, különösen az üzleti csúcsidőszakokban.
- A rendszer visszaélése: Egyes munkavállalók visszaélhetnek a korlátlan PTO-irányelvvel, vagy a csapat nagy része dönthet úgy, hogy egyszerre veszi ki a szabadságát. Ez rendkívül zavaró lehet a csapat munkamenetére és termelékenységére nézve.
További információ: 10 ingyenes időgazdálkodási sablon (naptárak és ütemtervek)
A PTO-irányelvek módosítása és frissítése
A PTO-irányelveket év közben vagy bármikor, amikor szükségessé válik, módosíthatja. Például 2020-ban sok szervezet módosította PTO-irányelveit, mivel a munkavállalók a karantén idején elhalasztották nyaralási terveiket.
A PTO-irányelvek újrakalibrálásakor azonban vegye figyelembe a következőket:
- Győződjön meg arról, hogy azok nem ütköznek a munkavállaló jelenlegi és/vagy felhalmozott PTO-juttatásaival.
- Ellenőrizze, hogy a frissített PTO-irányelvek megfelelnek-e az összes vonatkozó törvénynek és szabályozásnak.
- Foglaljon bele egy záradékot, amely leírja, mi történik a munkavállaló PTO-jával elbocsátás esetén. Például sok vállalat kifizeti a PTO fennmaradó napjait.
- Vegye figyelembe a termelékenységre gyakorolt hatást, és azt, hogy a vezetők hogyan pótolhatják a termelékenység csökkenését ideiglenes munkaerővel.
Miután a PTO-változás hatályba lépett, frissítse az összes irányelvet egy központi platformon (például a vállalat irányelvportálján) vagy a munkavállalói kézikönyvben, mint egyetlen hiteles forrásban. Nevezzen ki HR-szóvivőket, akikhez a munkavállalók fordulhatnak, ha tisztázásra van szükségük.
A PTO-irányelvek módosításakor és frissítésekor a HR-osztálynak világos tervvel kell rendelkeznie, hogy az irányelv-módosításokat hatékonyan közölje az összes munkavállalóval.
A szabályzatváltozások kommunikációjának egyszerűsítése érdekében használhatja a ClickUp szabályzati emlékeztető sablonját. Ez segít a szabályzatváltozások egyértelmű és szervezett kommunikálásában. Hozzáadhatja a szabályzatváltozás okait, kérheti az érdekelt felek véleményét, és irányelveket állíthat fel a frissített szabályzat betartására vonatkozóan.
A sablon segít Önnek:
- Rendezze el az összes meglévő és új irányelvet egy helyen, hogy gyorsan hozzáférhessenek.
- A szabályzat változásainak kiemelése
- Készítsen megvalósítható tervet az új szabályzat bevezetéséhez.
Hozza létre a tökéletes PTO-irányelvet a ClickUp segítségével 🚀
Akár új PTO-irányelvet hoz létre, akár a meglévőt frissíti, jól átgondolt tervre van szüksége, hogy azt a szokásos munkafolyamatok zavarása nélkül, és a munkavállalók igényeit előtérben tartva tudja végrehajtani.
A fenti útmutató segít a PTO-irányelv kidolgozásában, és javasoljuk, hogy a ClickUp segítségével bontsa kisebb, könnyebben kezelhető részekre a PTO-irányelv kidolgozásának teljes folyamatát. Ez segít nyomon követni a PTO-irányelv kidolgozásának előrehaladását.
A ClickUp funkcióit és sablonjait is kihasználhatja a szabadságkezelési rendszer egyszerűsítéséhez. Ez segít nyomon követni a munkavállalók szabadságait és gyorsabb jóváhagyásokat biztosít, így soha nem marad le semmiről, ami fontos. Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és hozzon létre átfogó PTO-irányelvet!