Bármilyen típusú szervezeti változás, legyen az struktúra, folyamatok, munkastílus vagy infrastruktúra (a digitalizáció közepette) változása, bizonytalanságot okozhat a csapatában. Esetleg még szorongást is. Önnek, sőt a csapatnak is úgy tűnhet, hogy elvesztette az irányítást.
Ebben a blogban azt vizsgáljuk, hogyan tarthatja meg – vagy veheti vissza – az irányítást, amikor vezetőként változásokat hoz. Beszélünk arról, hogyan teremthet bizonyos fokú kiszámíthatóságot, és segíthet csapatának is ugyanígy érezni.
A kurzus végére felkészültnek kell éreznie magát arra, hogy hatékonyan megtervezze a sikeres változási kezdeményezéseket, és minimalizálja az egész csapat stresszét, miközben végigvezeti őket a folyamaton.
A változáson való átvezetés megértése
Mit jelent valójában az emberek vezetése a változások során?
Első gondolatod az lehet, hogy közöld a tervezett szervezeti változással kapcsolatos elképzeléseidet, majd rávedd a csapatot, hogy tevékenységüket az új módszerekhez igazítsák.
És igaza van.
De az emberek ellenállnak a változásoknak. Éppen ezért a változáskezelés magában foglalja az ellenállás okainak felismerését és megértését, a visszatartó erők leküzdését és a munkavállalók támogatásának megszerzését is.
Az emberek nem a változás ellen állnak ellen. Hanem az ellen, hogy megváltoztassák őket!
Az emberek nem a változás ellen állnak ellen. Hanem az ellen, hogy megváltoztassák őket!
Segít, ha stratégiailag közelíted meg a szervezeted vagy csapatod vezetését ebben az időszakban. Íme, hogyan:
- A megfelelő erő, határozottság, magabiztosság és empátia egyensúlyával arra koncentrálhat, amire a csapatának szüksége van ahhoz, hogy a változásból profitáljon, ahelyett, hogy kiégne.
- Ha sikeresen vezeti a változáskezelést, megőrzi a termelékenységi szintet, a lojalitást és a bizalmat. A változást növekedési lehetőséggé alakítja.
- A legjobb vezetők a változást arra használják, hogy mélyebb kötelékeket alakítsanak ki a csapat és a szervezet között.
Másrészt, mi történik, ha nem gondolkodik kritikus módon a változásokon való átvezetésről? A fent leírtak ellentéte: alacsony morál, meggyengült lojalitás, csökkenő termelékenység, valamint a bizonytalanságból és a kielégítetlen alkalmazkodási igényekből fakadó stressz.
A változáson keresztül történő hatékony vezetés 3 alapelve
A változásokon való átvezetés lényege a „mi” – vagyis a változás szükségessége – és annak jelentése a munkavállalók mindennapi rutinjában és általános KPI-jeiben való kommunikálása. De a „miért” is ugyanolyan fontos. Ezzel eljutunk a hatékony változásvezetés három alapelvéhez.
A változáson való átvezetés három C-je lehet „clear-compelling-credible” (egyértelmű-meggyőző-hiteles), „communication-collaboration-commitment” (kommunikáció-együttműködés-elkötelezettség) vagy „clarity-courage-commitment” (egyértelműség-bátorság-elkötelezettség). Bár ezek mind fontosak, mi azt mondanánk, hogy leginkább az egyértelműségre, a konszenzusra és a konzultációra van szükség.
Egyértelműség
Nagyobb eséllyel nyeri meg alkalmazottai támogatását, ha csapata megérti a szervezeti változás mögötti okokat. Arra kéri őket, hogy megbirkózzanak egy új rutin, a fejlődő rendszerek vagy egy teljesen új célrendszer okozta nehézségekkel – ezért elmagyarázza nekik, miért. Ha lehetséges (és igaz), mondja el nekik, hogy a sikeres változás milyen előnyökkel jár számukra.
Nézzünk egy példát, hogy jobban megértsük!
Képzelje el, hogy egy kiskereskedelmi vállalatot vezet, és átáll egy másik e-kereskedelmi platformra. Természetesen a beszerzéstől és marketingtől a pénzügyekig és az ügyfélszolgálatig minden csapatnak meg kell ismerkednie a platformmal. Ez úgy hangzik, mint egy nagy felhajtás a semmiért.
De mi lenne, ha elmagyarázná, hogy a költözés minden csapatnak előnyös lesz?
A jobb készletgazdálkodás ígérete segítene beszerzési csapatának pozitívan szemlélni a változást, és a platformot ellenállás helyett örömmel fogadni.
Hasonlóképpen, a marketingesek is kevésbé fogják ellenállni azoknak az eszközöknek, amelyek segítségével gyorsabban és hatékonyabban végezhetik munkájukat. És melyik ügyfélszolgálati csapat ne lenne lelkes a kilátástól, hogy kevesebb lesz a bejelentkezési probléma és csökkennek az ügyfélpanaszok, miután az ügyfelek kezdetben elárasztották őket olyan kérdésekkel, mint például: „Hol találom a vásárlási előzményeimet az új áruház elrendezésében?”
Feltétlenül ossza meg a KPI-ket és a megvalósítható ütemterveket a csapatokkal és az egyénekkel, hogy egyértelművé tegye elvárásait. Ez nemcsak formalizálja elvárásait, hanem a csapat számára is egy olyan forrást kínál, amelyre naponta hivatkozhatnak.
konszenzust
Sok szó esik arról, hogy az emberek ellenállnak a változásoknak, de biztosan előfordult már, hogy a csapata változást kért Öntől (például: „szerezzük be ezt az automatizálási eszközt”).
A történet tanulsága? Az emberek elfogadják azokat a változásokat, amelyeket ők maguk javasolnak. Miért ne támaszkodhatna erre az elvre, amikor csapatát a változásokon keresztül vezeti?
Amennyiben lehetséges, kérje meg a csapatokat és az egyéneket, hogy irányítsák, tájékoztassák és vegyenek részt a változási folyamatban, amennyiben ez megvalósítható. Kezdje el velük a beszélgetést már az ötletelés korai szakaszában, ne pedig utólag.
A fenti példában például mi lenne, ha az e-kereskedelmi vállalat vezetői megbeszélést tartanának, mielőtt új platformot választanának? Képzelje el, hogy megkérdezik a csapatokat, mi a legfőbb aggodalmuk, majd visszatérnek, és a platformot a munkavállalók problémáinak megoldásaként említik.
Hirtelen a csapat felelősségérzetet és elkötelezettséget érez a szervezeti változások iránt. Javításokat kértek, és a szervezet lépéseket tett, hogy enyhítse a nehézségeket.
Természetesen nem mindig van lehetőség arra, hogy az egész csapatot bevonja bizonyos döntésekbe. Mi van például akkor, ha egyszerűen csak arra van szüksége, hogy a csapatok elvégezzék bizonyos feladatokat, mert ez elengedhetetlen a szabályoknak való megfeleléshez? Ilyen döntésbe nem lehet bevonni a csapatot. Ilyen helyzetekben az első C-re, azaz a világosságra kell támaszkodnia.
💡Profi tipp: A „mi lenne, ha nem tennénk ezt” forgatókönyvek bemutatása konszenzust teremthet, még a szabályozás vagy kényszer által vezérelt egyoldalú döntések esetében is.
Például kiemelhet olyan példákat, amikor a szabályok be nem tartása bírsághoz vagy hírnévvesztéshez vezethet. Így, még ha a csapata nem is vett részt a döntéshozatalban, mindannyian egyetértenek a további teendőkben.
Konzultáció
Legyen elérhető a csapat számára konzultációra a változáskezelési folyamat során.
A szervezet méretétől függően érdemes lehet képes belső „változásbajnokokat” (vagy hasonló kifejezést) felhatalmazni, hogy segítsenek, ha a csapatok és az egyének kérdéseik vannak, vagy elakadnak.
A fenti e-kereskedelmi platform áttérés példájában a vezetők érdemes lehet egy olyan csapatot kinevezni, amelynek tagjai már dolgoztak a váltani kívánt platformmal korábbi munkájuk során. Alternatív megoldásként olyan személyeket is kinevezhetnek, akik jobban ismerik a platformot, mert kiválasztották őket egy speciális bevezető képzésre a szállítóval, vagy bármilyen más okból.
Ha ezt egy szélesebb kontextusba helyezzük, és a szervezet a változás során túl nagy kihívásokkal szembesül, akkor egy külső tanácsadó bevonása segíthet elkerülni a helytelen lépésekből adódó buktatókat.
Ha aggódik a növekvő kiadások miatt, mérlegelje a tanácsadó felvételének költségeit a dolgok elrontásának árával szemben.
Érdemes megfontolnia azt is, hogy ezek az optimalizálások hogyan befolyásolják a költségeket, a bevételeket és a jövedelmezőséget. Hirtelen már nem tűnik olyan rossz ötletnek, ha a munka megfelelő elvégzéséért a potenciális megtakarítások vagy bevételek egy részét kifizeti. Ezzel együtt számoljon, és ismerje meg az előnyök és hátrányok arányát.
A változáson való átvezetés 3 C-jének fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni. Ha a változást egyértelműen és konszenzussal vezeti, és továbbra is rendelkezésre áll konzultációra, akkor hatékonyan vezeti a változást – így könnyű átadni a vezetés vízióját azoknak, akik azt ténylegesen végrehajtják.
💡Profi tipp: Bár lehet, hogy delegálnia kell a konzultációs feladatokat, maradjon nyitott és megközelíthető – szánjon időt rá, és segítse csapatát abban, hogy érezzék, hogy figyelnek rájuk és értékelik őket ebben az időszakban. Lehet, hogy nem tudja az összes választ, de segít, ha a csapata látja, hogy elkötelezett amellett, hogy együtt keressék a válaszokat.
Az igazi vezető jellemzője, hogy képes megőrizni önmagát még ellentmondások közepette is. Ráadásul ezt a szervezet legjobb érdekeit szem előtt tartva teszi. Soha ne feledkezzen meg erről.
A változásokon való átvezetés legfontosabb lépései, készségei és stratégiái
Az előző részben bemutattuk, milyen gondolkodásmódra van szükség a változások sikeres kezeléséhez. Ebben a részben arról beszélünk, mit kell tennie. Kezdjük azzal, hogy megnézzük a sikeres változási kezdeményezések vezetésének öt lépését, az előző részben bemutatott gondolkodásmódra vonatkozó tippek alapján.
1. lépés: Hirdessen meg egy világos víziót a szervezeti változásokról
A bejelentést e-mailben kezdheti, majd ezt követheti egy megbeszélés (vagy fordított sorrendben is eljárhat). Akár így, akár úgy, a változás részleteit magyarázattal együtt közölje. A kommunikáció során törekedjen arra, hogy teljes egyértelműséget és konszenzust teremtsen, amiről már beszéltünk.
Ez a kommunikáció határozottnak, magabiztosnak és szilárdnak kell hangzania. De ne felejtsd el visszaszólni az e-mailedet (vagy a tervezett beszédedet), hogy megbizonyosodj arról, hogy elég érzelem van benne. A kontextustól függően hozd be a beszélgetésbe a lelkesedést és az empátiát.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Brain mesterséges intelligenciával működő írási asszisztensét brainstorming partnerként a kommunikáció kialakításában, és biztosítsa, hogy az üzenet – és a hangnem – pontosan megfelelő legyen!
2. lépés: Nyissa meg a kérdések és megjegyzések lehetőségét
„Nos, mit gondolunk erről?” – ez egy jó kezdés, ha a bejelentést egy értekezleten tette.
A szavazások és kérdőívek követhetik az e-maileket és más szöveges kommunikációs formákat (ezek lehetnek névtelenek is). Kérdezze meg bizalmas partnereit, és ösztönözze őket, hogy tegyenek hasonlóan a saját csapataikban és részlegeikben.
Ez ijesztőnek tűnik, és el kell ismerni, hogy nem lesz könnyű, ha ellenállásba ütközik. De tekintsd ezt lehetőségnek a nyílt párbeszédre, esélynek arra, hogy eloszlasd a kétségeket.
Ez egy fórum, ahol meghallgathatja az alkalmazkodási igényeket, hogy megfelelő intézkedéseket hozhasson. Ez egy lehetőség arra, hogy megértsük az ellenállás okait, és megtaláljuk a megoldást. Ez az a pillanat, amikor konszenzust érhetünk el azzal, hogy bemutatjuk a változás elmulasztásának nem kívánatos következményeit.
💡Profi tipp: Szeretné, ha az emberek őszinte visszajelzéseket adnának Önnek? Készítsen névtelen felméréseket, hogy a munkavállalók habozás nélkül kifejezhessék félelmeiket és kétségeiket. A ClickUp Forms segít Önnek egyedi felméréseket készíteni és hatékonyan összegyűjteni a visszajelzéseket.
3. lépés: Vázolja fel, mi fog történni ezután
Lépjen be a változás bejelentésére szolgáló értekezletre vagy üzenetre egy részletes tervvel arról, hogy mi fog történni ezután.
Természetesen lehetséges, hogy bizonyos típusú átalakulások során minden részleg másképp éli meg a változást, és ennek megfelelően más-más cselekvési tervet dolgoz ki.
Mindazonáltal az egyének, csapatok és osztályok legtöbb intézkedési pontja valószínűleg hatással lesz egymásra és kölcsönösen befolyásolja egymást. Szánjon időt arra, hogy kitalálja, mely részeket kell megvitatni a szervezeti szintű értekezleteken, és melyeket lehet átruházni az osztály- és csapat szintű kommunikációra.
Ez egy lehetőség arra, hogy bizalmat építsen és eloszlassa a változással járó kétségeket és félelmeket. Ha terve szilárdnak és megvalósíthatónak tűnik, csapata valószínűleg kevésbé fog stresszelni.
Ne felejtse el meghatározni az ütemtervet. Az ütemtervet lehetőség szerint reálisnak kell lennie, hogy elkerülje a felesleges feszültségeket. Számoljon késedelmekkel is.
4. lépés: A tartós ellenállás kezelése
Nem mindenki fogja elmondani a véleményét a szervezeti szintű megbeszélésen. A közvélemény-kutatásokból és felmérésekből megbízható visszajelzéseket kaphat, de a csapat valódi hangulata valószínűleg a beszélgetések során fog kiderülni.
Itt jönnek képbe a „változás bajnokai”, az osztályvezetők és a csapatvezetők. Nemcsak a változással kapcsolatos csapat- és egyéni szintű elvárásokat, teendőket és erőforrásokat kell felvázolniuk, hanem egyszerűen csak beszélgetniük is kell.
Kérdezze meg az embereket, hogy érzik magukat egy kávé (vagy egy pizza?) mellett a csapattal. Örömmel fogadja a őszinte megjegyzéseket. Kérje meg az embereket, hogy kérjenek maguknak egy kis időt, ha van olyan kérdésük, amit nem mernek feltenni, vagy olyan véleményük, amit nem mernek kifejezni.
Amikor arra ösztönzi csapatát, hogy vegyen részt a bejelentés utáni párbeszédben, hangsúlyozza a kölcsönös tisztelet és empátia fontosságát ezekben a beszélgetésekben.
5. lépés: Számoljon minden győzelmet
A 3. lépésben bemutatott hatalmas átalakítási tervben szereplő teendők gyors végrehajtása közben természetes, hogy a célra koncentrál (és a gázpedált nyomja). Ennek ellenére szánjon időt a mérföldkövek elismerésére és megünneplésére. Dicsérje meg az eredményeket. Fejezze ki elismerését. Vegyünk nekik tortát! (ki nem szereti a tortát?)
További információk: Tippek a csapat motiválásához
Mi a helyzet a távoli csapatokkal?
Ha távoli vagy hibrid csapatod van, kövesd az összes fenti lépést, de ragaszkodj az egyéni, barátságos telefonos bejelentkezésekhez. Sokat lehet tanulni valakinek a hangszínéből, és még többet az egyéni interakcióból. Bátorítsd az embereket, hogy kapcsolják be a kamerájukat az online értekezleteken, vagy legalábbis mutasd meg a saját arcodat, hogy megoszthasd az első lépésben leírt őszinte érzéseidet.
Mielőtt kimentek, készüljetek fel jól
A változásokon való átvezetés ijesztő feladat, és ebben az esetben a felkészültség a legjobb módszer a magabiztosság megerősítésére.
A változás vezetői számára jó ötlet időt szánni a kommunikáció tervezésére (egészen az e-mailek vagy beszédek minden egyes szaváig), a hallgatásra (és nem csak a hallásra) összpontosítani, a csapatuk helyébe képzelni magukat, és szervezettnek lenni.
Kommunikáció
Az átlátható kommunikáció stratégiái elengedhetetlenek a változásokon való átvezetéshez. Tervezze meg az elküldeni kívánt e-mailek, beszédek és kulcsüzenetek sorozatát. Legyen őszinte, egyszerű és lényegre törő. Retorika helyett világos elképzelést és tényeket mutasson be a javasolt változási kezdeményezésekkel kapcsolatban.
Hallgatási készségek
Vezetőként valószínűleg máris jó hallgató. Most itt az ideje, hogy ezt a képességét jobban kihasználja, mint valaha. Ez a változási folyamat második lépése (és a 3 C konszenzus komponense).
Érzelmi intelligencia
A magas EQ egyre fontosabbá válik a hatékony vezetés szempontjából, még akkor is, ha minden a szokásos módon zajlik. Olvassa el a témában jártas szakértők cikkeit, és iratkozzon fel ingyenes forrásokra, amelyek segítenek ezeknek a készségeknek a fejlesztésében. Az érzelmi intelligencia segít felismerni a kimondatlan érzelmeket, és azoknak megfelelően reagálni.
További információ: Érzelmi intelligencia a munkahelyen
Feladatok szervezése
Használjon változáskezelő eszközt a folyamat egyszerűsítéséhez, az előrehaladás nyomon követéséhez és az együttműködés elősegítéséhez a változási kezdeményezések során.
Itt a ClickUphoz hasonló változáskezelő szoftverek segíthetnek az összes változáskezelési feladat egyetlen platformon történő összevonásában.
ClickUp Docs
A ClickUp Docs segítségével Ön és csapata valós időben hozhatnak létre, oszthatnak meg és dolgozhatnak együtt dokumentumokon. Ez egyszerűsíti a projektismertetők, értekezletek jegyzetének, stratégiai dokumentumok és egyéb, az átállási projektjéhez hozzájáruló dokumentumok összeállításának és frissítésének folyamatát.
A feladatokat, linkeket és megjegyzéseket központosíthatja, ha közvetlenül ezekhez a dokumentumokhoz adja hozzá őket.
A változásvezetők imádják a ClickUp Docs-ot, mert lehetővé teszi számukra, hogy:
- Kész sablonok segítségével könnyedén hozhat létre új erőforrásokat
- Ossza meg utasításait, ötleteit és megjegyzéseit, és térjen vissza rájuk, amikor szükséges.
- Kérje meg mindenkit, hogy ossza meg gondolatait
ClickUp Whiteboards
A ClickUp Whiteboards segítségével nyomon követheti a változáskezelési sprinteket, és a együttműködési funkcióknak köszönhetően megkérdezheti a csapat véleményét a további lépésekről. Több táblát is létrehozhat, és szükség esetén akár vendégfelhasználókat is meghívhat a szállítói vagy ügyfélcsapatokból, hogy hozzáférjenek a táblákhoz.
Az emberek imádják a ClickUp tábláit, mert lehetővé teszik a következőket:
- Cseréljen ötleteket ott, ahol a munka folyik
- Vonja be a külső csapatokat
- Könnyedén valósítsa meg ötleteit!
ClickUp Clips
A ClickUp Clips segítségével az együttműködés kevésbé időigényes és sokkal gyorsabb, mivel lehetővé teszi a képernyő rögzítését, a legfontosabb információk kivágását és ezek megosztását a csapattal. Teljes átláthatósággal oszthatja meg az utasításokat és az új módszereket, hogy a csapatok kényelmesen hozzáférhessenek azokhoz.
A ClickUp felhasználói imádják ezt a funkciót, mert lehetővé teszi számukra, hogy:
- Mutassa meg, ne csak mondja el, így elkerülheti a zavart és a „fordítási hibákat”.
- Klipeket menthet újrafelhasználás céljából, így csökken a ismétlés (és a további megbeszélések) szükségessége.
- Ossza meg az automatikus átiratokat azoknak a csapattagoknak, akik írásos utasításokat preferálnak.
Szintén hasznos: A zökkenőmentes változáskezelés 3 fázisa
Kezdje erőteljesen az előre elkészített sablonokkal
A ClickUp hasznos forrásokkal is támogatja Önt, többek között hasznos változáskezelési sablonokkal, amelyek segítenek a folyamat megtervezésében és elindításában.
ClickUp változáskezelési ellenőrzőlista sablonja
A változási kezdeményezések elindításához kiváló módszer egy ellenőrzőlista, amelyhez jól jöhet a ClickUp változáskezelési ellenőrzőlista sablonja.
Ez a tervezési sablon lehetővé teszi, hogy azonosítsa a változás céljait, felvázolja a releváns folyamatokat és protokollokat, felkészítse csapatait az átmenetre, és nyomon kövesse a változáskezelési folyamat egyes lépéseinek előrehaladását.
ClickUp változási javaslat sablonja
Egy másik hasznos forrás a ClickUp változási javaslat sablonja, amelyet akkor használhat, ha olyan változásokat javasol, amelyekhez a döntéshozók és üzleti partnerek beleegyezése szükséges.
Ez a tervező segít felvázolni az összes szükséges lépést és erőforrást, amelyekre szükség van a sikeres változáshoz, magabiztosan elkészíteni egy megvalósítható ütemtervet és költségvetést, valamint mindenkit tájékoztatni a történésekről és azok okairól.
ClickUp változáskezelési egyszerű terv sablonja
Ha kisvállalkozásod van, és szeretnéd, hogy a dolgok egyszerűek maradjanak, akkor a ClickUp Változáskezelés egyszerű terv sablonja az, amivel el kell kezdened.
Ez a sablon segít elindulni egy megvalósítható tervvel, még akkor is, ha korábban még soha nem használt projekttervezési és -kezelési eszközt. Készítsen tervet, kövesse nyomon a változásokat, és hatékonyan azonosítsa a problémákat. Akár alkategóriákat is létrehozhat és szerkeszthet, hogy azok illeszkedjenek a projekt egyedi kontextusához.
Vezessen a változáson keresztül, inspirálja csapatait a ClickUp segítségével
A változásokon való átvezetés kihívásokkal és ideiglenes alkalmazkodási problémákkal jár, de ugyanakkor hihetetlen átalakulásokhoz is vezethet.
A megfontolt megközelítés, a következetes kommunikáció, a figyelmes hallgatás és a csapatnak a nagy képet mutató tájékoztatás segíthet a változások minimális súrlódással történő végigvezetésében.
Ezenkívül készüljön fel arra, hogy empátiával és nyitottsággal fogadja az ellenállást, és vegye figyelembe, hogy esetleg egyénileg kell találkozni a kritikusokkal, válaszolni a kérdéseikre és megegyezést elérni.
Mindenekelőtt, merüljön el a változásokban egy tervvel, nyugodt elmével és egy olyan platformmal, mint a ClickUp, amely segít a terv tökéletes megvalósításában.
A közeljövőben változásokra készül? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp változáskezelő platformjára, és kezdje el előkészíteni a dolgokat, hogy remekül induljon az új helyzet!