A legtöbb vezető úgy gondolja, hogy a konfliktusok helytelenek – kerülik őket, és kényelmetlenül érzik magukat velük. Amikor tudomást szereznek a csapatukon belüli konfliktusokról, lehet, hogy elutasítják azokat, vagy azt mondják: „Vedd le a napirendről!”.
Fontos felismerni, hogy a konfliktusok mind személyes, mind szakmai életünk része. A egyre sokszínűbbé váló munkaerő, amely több generációt, nemet, fajt és kultúrát ölel fel, elkerülhetetlenül szembesül csapatkonfliktusokkal.
De mi is pontosan a csapatkonfliktus?
A konfliktus definíciója: ötletek, vélemények vagy személyiségek ütközése egy együtt dolgozó csoporton belül. Különböző formákban nyilvánulhat meg, például viták a feladat határidejéről, nézeteltérések a munkafolyamatokról vagy személyes etikai okokból fakadó súrlódások.
A Conflict at Work jelentés szerint a vezetők hetente több mint 4 órát töltenek a munkahelyi konfliktusok kezelésével és megoldásával. Ez a munkaerő termelékenységének csökkenéséhez vezet.
Tehát, függetlenül attól, hogy Ön első vonalbeli vezető vagy felsővezető, a konfliktusok hatékony kezelésének megértése elengedhetetlen a személyzet és a szervezet sikeréhez.
Ez a blogbejegyzés végigvezeti Önt a munkahelyi konfliktusokon, és bemutatja a sikeres megoldáshoz szükséges különböző kommunikációs stratégiákat és konfliktuskezelési készségeket.
Különböző típusú csapatkonfliktusok
A csapaton belüli konfliktusok kedvezőtlen hatásai a munka zavarai, a projektek kudarca, a termelékenység csökkenése és a csapat moráljának romlása, ezért nem tanácsos figyelmen kívül hagyni a konfliktusokat. A munkahelyi konfliktusok leggyakoribb típusai a következők:
1. Ellentmondó munkamódszerek
Minden alkalmazottnak más a munkastílusa. Míg a legtöbbjük inkább a csapattársakkal való együttműködést és a csoportmunkát részesíti előnyben, egyesek inkább egyedül végzik a munkájukat.
Egyes alkalmazottak pontosan és időben végzik el feladataikat, míg mások az utolsó pillanatig várnak a munkával. Az ilyen különbségek feszültséget okozhatnak a csapat dinamikájában, különösen akkor, ha időhöz kötött közös célt kell elérni.
2. Személyiségbeli ütközések
Gondolkodott már azon, hogy miért nem élvezi a munkát bizonyos emberekkel, bármennyire is igyekszik? Nem szereti őket, és gyakran fizikailag is távol tartja magát tőlük. A személyiség az egyén megkülönböztető jellemét alkotó tulajdonságok és jellemzők összessége.
Az ilyen okokból kialakuló összetűzések széles körben elterjedtek a munkahelyeken, és akkor fordulnak elő, amikor két vagy több alkalmazottnak összeférhetetlen a hozzáállása, társadalmi-gazdasági háttere vagy életfelfogása.
3. Rossz kommunikáció
Kommunikációs problémák akkor merülnek fel, amikor eltérés van a hallott és a mondott között, legyen szó csapattagok, alkalmazottak vagy vezetők között. Például, ha péntekre tűz ki határidőt a csapatának a havi jelentések leadására, hogy azokat átnézhesse és továbbküldhesse.
Egyes alkalmazottak azonban úgy gondolhatják, hogy késő estig van idejük a határidő betartására, ami a munka késedelméhez vezet. Ez a határidők közötti eltérés a rossz kommunikációból fakad.
Néha a munkavállalók és a vezetők közötti konfliktusok valódi ellenszenvből fakadhatnak. Ez oda vezethet, hogy az érintett személy nem követi az utasításokat, vagy nem ad egyértelmű utasításokat, ami rossz kommunikációhoz vezet.
4. Vezetői különbségek
Mindenkinek megvan a maga módszere a csapatok vezetésére. Egyes vezetők tekintélyelvűek, míg mások ösztönzik a nyílt kommunikációt és nagyon befogadóak. Nem minden vezetési stílus illik minden csapattaghoz.
Például a magas pénzügyi és működési kockázattal járó gyártóipari vállalkozásokban egy vezető, aki laza hozzáállással viszonyul a határidők betartásához, káoszt okozhat a munkatársak körében, és ronthatja a munkateljesítményt.
Másrészt egy direktív vezető, aki egy marketingügynökséget irányít, ahol a nyílt kommunikáció elengedhetetlen, korlátozó munkakörnyezetet teremthet. Ez visszatarthatja a visszajelzéseket, a csapatmunkát és a kreatív szabadságot, csökkentve a morált és a munka minőségét.
5. Zaklatás és megfélemlítés
A tudatosság növekedése ellenére a munkahelyi diszkrimináció az életkor, a faj, a vallási vagy politikai meggyőződés, a fogyatékosság és a fizikai jellemzők alapján még mindig nagyon is létezik.
Azok a csapattársak vagy vezetők, akik ilyen okokból zaklatják vagy megfélemlítik kollégáikat vagy beosztottjaikat, konfliktusokat és rossz hangulatot okoznak.
A csapatkonfliktusok megoldásának bevált gyakorlata
Ha a munkahelyen viszály van, az mindenkit érint. Ugyanakkor a régi mondás, hogy „a vas élesíti a vasat”, a helyzet pozitív oldalát mutatja.
Ha konstruktív módon kezelik, a munkahelyi konfliktusok egészséges csapatszellemet, folyamatok javulását és innovációt eredményeznek. Használja az alábbi öt konfliktuskezelési stratégiát a munkahelyi problémák jobb és gyorsabb megoldásához.
1. Ismerje el a konfliktust, és tájékoztassa róla a csapatát
Ismersz két csapattársat, akik az elmúlt hetekben egy bizonyos feladat miatt veszekedtek? Lehet, hogy ez a probléma magától megoldódik. De ha ez nem történik meg, és látod, hogy ez hogyan befolyásolja a projekt előrehaladását és a többi csapattagot, akkor ideje lépni.
Tegye mindenki számára világossá, hogy tisztában van a nézeteltérés vagy feszültség létezésével, és hogy ez egy olyan probléma, amelyet közösen kell megoldani, nem pedig egy megnyerendő csata.
2. Azonosítsa az alapvető problémát, és gyakorolja az aktív hallgatást
Derítse ki, mi okozza a nézeteltéréseket az alkalmazottai között. Ellentétes munkastílusokról van szó? Egy nemrégiben felvett ügyfél miatt vitáznak? Munkahelyi zaklatás vagy diszkriminációról van szó?
Hallgassa meg mindkét felet, hogy megértsd, mi áll a probléma középpontjában. Ezután találkozz mindkét alkalmazottal külön-külön, és kérdezd meg őket, mi zavarja őket, van-e bizonyítékuk arra, hogy miért tartják a másik felet hibásnak, és mi lehetne a legjobb megoldás a továbblépéshez.
Ne feledje, hogy mindkét alkalmazott eltérő módon értelmezheti a konfliktust. Ezért kezeljük a konfliktust objektíven, és nem teszünk feltételezéseket, különösen akkor, ha pletykák keringenek.
3. Végezze el a vizsgálatot, és keressen mindenki számára előnyös megoldásokat
Miután meghallgatta mindkét felet és jegyzeteket készített a konfliktusról, vizsgálja meg maga a helyzetet. Ne hozzon elhamarkodott ítéletet az első beszélgetés alapján, és ne hagyja, hogy az előítéletek befolyásolják a döntését.
Az objektív megoldás érdekében tekintse át a vállalati irányelveket a munkavállalói kézikönyvben. Tartsa be azokat az általános alapszabályokat, amelyeket minden munkavállalónak mindenkor be kell tartania, hogy a problémát szubjektivitás nélkül kezelhesse.
Például, ha a kézikönyv azt tanácsolja, hogy kezdjen közvetlen kommunikációt a veszekedő alkalmazottak között, szervezzen egy rövid mediációs találkozót.
Állítson össze egy világos napirendet a ütemezési konfliktus megoldására, és ösztönözze mindkét alkalmazottat, hogy fejezzék ki aggályaikat és hallgassák meg egymást.
Ha a kritikus projekt határidőkkel átfedő műszakok ütemezéséről vitáznak, a mediáció segíthet nekik kompromisszumot találni, például a határidők módosításához a prioritások felváltva történő átrendezésével.
Ne feledd, hogy nem mindig van szükséged kézikönyvre a konfliktusok megoldásához, és természetesen alkalmazhatod a konfliktuskezelési készségeidet is.
4. Dokumentálja az esetet, és rendszeresen kövesse nyomon a fejleményeket
Még ha mindkét alkalmazott egyetértett is a megoldással, még néhány lépés hátra van, mielőtt a munkája befejeződik. Egy-két héten belül érdeklődjön náluk, hogy hogyan alakult a helyzet. Ezzel megmutatja, hogy elkötelezett a kérdés végső megoldása iránt.
Ezzel egyúttal mindenki számára egyértelművé válik, hogy a csapaton belüli nézeteltérések nem fogják eszkalálódni, és nem fogják őket a szőnyeg alá söpörni. Ez lehetővé teszi számukra, hogy bizonyos óvintézkedéseket tegyenek, és barátságosabb munkakapcsolatot építsenek ki csapattársaikkal.
Ennél is fontosabb, hogy dokumentálja a szóban forgó konfliktust. Fontolja meg a tényszerű információk leírását, például:
- A konfliktusban érintett felek
- A konfliktus dátuma, időpontja és helyszíne
- A konfliktus leírása (csak tények)
- Tanúk és beszámolóik
- A konfliktushoz vezető releváns kommunikáció
- A konfliktus során az egyes felek által tett lépések
- A konfliktus közvetlen következményei
- Bármely, akkoriban tett megoldási kísérlet
- A konfliktus hatása a munkahelyi működésre vagy a morálra
- A vezetőség által az incidens után tett lépések
Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a konfliktus megoldásához tényeken alapuló alapot biztosítson, mindkét alkalmazott tisztességes kezelését garantálja, és védelmet nyújtson a jogi felelősség ellen. Emellett segít a minták felismerésében, a munkahelyi szabályzatok javításában, valamint a fegyelmi intézkedésekkel kapcsolatos döntéshozatalban, hogy elkerülje a jövőbeli konfliktusokat.
5. Határozza meg az elvárásokat, és legyen átlátható a proaktív kommunikációval
A vezetőként az egyik legfontosabb feladatod az, hogy olyan kultúrát építs, amelyben a munkatársak elkötelezettek, tisztelik egymást és jól együttműködnek. Teremts olyan légkört, ahol mindenki érzi, hogy megértik és értékelik, még akkor is, ha nézeteltérések adódnak.
Ehhez kezelnie kell az elvárásokat, vagyis azt, hogy mit vár el másoktól, és mit várnak mások Öntől. Világosan fogalmazza meg, mit vár el a csapatától, vagy fordítva. Ebben jelentős segítséget nyújthatnak a fizetős vagy ingyenes projektmenedzsment szoftverek.
A ClickUp projektmenedzsment szoftver például megkönnyíti a tervezést és a prioritások meghatározását, valamint áttekintést nyújt az összes projekt részleteiről és azoknak a vállalati célokkal való összhangjáról.
Automatikusan hozzon létre alfeladatokat a feladatleírások alapján, foglalja össze a kommenteket a ClickUp Brain segítségével, és írjon frissítéseket önállóan.
Hozzon létre feladatokat és működjön együtt a ClickUp Docs segítségével, majd ossza meg a frissítéseket mindenkivel vagy privát módon a ClickUp Chat View-n keresztül. Így gyorsan konszenzust érhet el, és minden csapattag számára egyértelműen haladhat előre a projektekben.
Ha minden nyíltan, egy platformon történik, akkor Önnek és a csapatnak is könnyebb lesz nyíltan és szabadon kommunikálni, a konfliktusokat azok felmerülésekor megoldani, a határidőket betartani és a projekteket gyorsan befejezni.
A szervezeti kultúra szerepe a konfliktusok megoldásában
A szervezeti kultúra azoknak a közös értékeknek, meggyőződéseknek, viselkedésmódoknak és gyakorlatoknak az összességét jelenti, amelyek irányítják és meghatározzák a munkaerő tevékenységét.
Ez befolyásolja, hogy milyen viselkedés és eredmények elfogadhatók egy vállalatnál, és meghatározza, hogy az alkalmazottak hogyan kezelik a konfliktusokat.
Például egyes kultúrákban előnyben részesítik a kompromisszumos vagy alkudozó stílust, amelyben a munkavállalók kompromisszumokat kötnek, hogy közös nevezőre jussanak. Más kultúrákban viszont inkább a megalkuvó stílust alkalmazzák, amelyben az egyik fél aggodalomból enged a másik fél követeléseinek.
A szervezeti kultúra azt is jelzi, hogy mely kérdések vagy helyzetek okozhatnak konfliktust, és hogyan kategorizálhatók ezek.
Például egyes kultúrákban előtérbe kerülhetnek a kapcsolati konfliktusok, mint például az értékek vagy érzelmek miatti összetűzések, míg másoknál inkább az erőforrások, módszerek vagy egymással versengő prioritások miatti nézeteltérések kerülnek előtérbe.
Hatása a toborzásra és a foglalkoztatásra
A szilárd és egészséges kultúra a vállalat motorja, ami a legértékesebb eszközévé teszi. Ezt alátámasztja az a tény, hogy a munkavállalók 65%-a a szervezeti kultúrát tartja az egyik fő oknak, amiért megmaradnak a munkahelyükön.
Természetesen a toborzási folyamat kritikus lehetőséget kínál a szervezeti kultúra megerősítésére vagy fokozatos fejlesztésére azáltal, hogy olyan személyeket választanak ki, akik vagy a jelenlegi értékeket testesítik meg, vagy a kívánt új perspektívákat hoznak.
A konfliktusok oka lehet a potenciális munkavállaló és a vállalat értékeinek eltérése, valamint a felvételi folyamat során a kulturális elvárások nem egyértelmű kommunikációja.
A hatékony kommunikáció fontossága a csapatkonfliktusok kezelésében
A konfliktuskezelés során a kommunikáció megelőző intézkedésként szolgál az eszkaláció ellen, és egyben a konfliktus megoldásának eszközeként is funkcionál.
Ez segít abban, hogy a konfliktusban álló feleket rávegye a félreértések tisztázására, véleményük közlésére és egy középút megtalálására, ami hatékony együttműködést eredményez a munkahelyen.
Íme néhány általános technika és tipp, amelyeket alkalmazhat a csapatában felmerülő konfliktusok megoldására:
- Ösztönözze az összes felet, hogy strukturált módon osszák meg véleményüket, és gondoskodjon arról, hogy minden alkalmazottnak lehetősége legyen megszakítás nélkül beszélni. Teremtsen lehetőséget a nyílt párbeszédre
- A megbeszélések során viselkedjen semlegesen, terelje el a beszélgetést a vádaskodástól a megértés és a megoldás felé. Tegyen fel éleslátó kérdéseket, ösztönözze a reflexiót és a tanulást, és segítse az alkalmazottakat különböző perspektívák megfontolásában.
- Vezesse be a konfliktusmegoldás „érdekalapú kapcsolati” (IBR) megközelítését, amelynek középpontjában az emberek és a probléma szétválasztása áll, valamint az együttes munka a probléma alapjául szolgáló okok feltárása és megoldása érdekében.
- Ösztönözze a csapatot, hogy a múltbeli sérelmeken való rágódás helyett inkább a lehetséges megoldásokon gondolkodjanak, mérlegeljék azok előnyeit és hátrányait, és olyan cselekvési tervet határozzanak meg, amely minden érintett igényeit és aggályait figyelembe veszi.
Vezetői készségek a csapatkonfliktusok megoldásában
A konfliktusok megoldásának elsajátítása elengedhetetlen, függetlenül attól, hogy milyen beosztásban dolgozik. Vezetőként elvárják Öntől, hogy közvetítőként lépjen fel, és olyan megbeszéléseket segítse elő, amelyeken minden fél félelem nélkül kifejezheti aggályait.
Ezért széles körű kompetenciákat kell fejlesztenie és csiszolnia. Íme, hogyan teheti meg:
- Legyen jártas mind a gondolataid egyértelmű kifejezésében, mind mások aktív meghallgatásában. Figyeljen arra, hogy mit mondanak és hogyan mondják, beleértve a nonverbális jelzéseket is, mint például a testbeszéd és a hangszín.
- Értsd meg és ismerd el a csapattagok érzelmeit, hogy eligazodj az emberi dinamika bonyolultságában. Ehhez mély önismeretre és az érzelmeid kezelésének képességére van szükség, különösen stresszes helyzetekben.
- Adja meg az alaphangot azzal, hogy minden csapattagot méltósággal kezel, függetlenül véleményüktől vagy státuszuktól. Ösztönözze a gondolkodás sokszínűségét, és bátorítson mindenkit, hogy vegyen részt a megbeszélésekben.
- Rendszeresen vegyen részt képzési programokon és workshopokon, hogy elsajátítsa a viták hatékony kezeléséhez szükséges eszközöket. Ezenkívül kérjen visszajelzést hasonló területen dolgozó kollégáitól és mentoroktól, és tartsa magát naprakészen a legújabb kutatásokról és elméletekről, amelyek értékes betekintést és stratégiákat nyújtanak a csapatviták kezeléséhez.
A csapaton belüli konfliktusok természetesek, ezért a menedzser/csapatvezetőként Önnek is természetesnek kell lennie a konfliktusok megoldásában.
Senki sem élvezi a feszültséget és a kényelmetlenséget, amely a csapattagok közötti összetűzések során keletkezik. Az ilyen konfliktusok rontják a termelékenységet, rombolják a munka minőségét és stresszt okoznak a mindennapi irodai életben.
Végül is a konfliktusok megoldása iránti elkötelezettséged játszik kulcsfontosságú szerepet. A csapaton belüli viták csak akkor szűnnek meg, ha a vezetők vagy a csapatvezetők aktívan beavatkoznak, és őszintén érdekeltek a harmonikus környezet kialakításában.
A kulcs az, hogy felhúzza az ingujját, és barátságos, gyakorlatias megközelítést alkalmazzon a konfliktusok megoldásában.
Ezenkívül a ClickUp kommunikációs terv sablonjainak és távoli együttműködési eszközeinek használata is fontos szerepet játszhat a összehangoltság fenntartásában és a munkával kapcsolatos félreértések megelőzésében.
Kezdje el a ClickUp használatát! Regisztráljon ingyenesen, és minimalizálja a csapaton belüli konfliktusok kialakulásának esélyét.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Hogyan oldja meg a konfliktusokat a csapatban?
Vezetőként öt lépés segítségével hatékonyan oldhatja meg a konfliktusokat:
- Ismerje el, hogy néhány alkalmazottja között feszültség van, ami rontja a csapat morálját.
- Szánjon időt arra, hogy pontosan kiderítse, mi történik, és hívja össze az érintett feleket, hogy megbeszéljék a helyzetet.
- Döntsön egy számukra megfelelő megoldás mellett, és hajtsa végre azt!
- Rendszeresen ellenőrizze, hogy ugyanazok a konfliktusok ne merüljenek fel újra, és a csapat továbbléphessen rajtuk.
2. Melyek az öt konfliktuskezelési stratégia?
Az öt konfliktuskezelési stratégia a következőket tartalmazza:
- Megértőnek lenni, amikor az egyik fél enged a másik kívánságainak
- Elkerülés, amikor az emberek teljesen figyelmen kívül hagyják vagy elhúzzák magukat a konfliktustól
- Kompromisszum, amely segít megtalálni a csapat érdekeit leginkább szolgáló megoldást, és nem részesít előnyben senkit sem.
- Együttműködés, ami azt jelenti, hogy másokkal közösen dolgozunk egy mindenki számára elfogadható megoldáson.
- A versenyben az egyik fél elsődleges célja a vita megnyerése.
3. Mi a legjobb konfliktuskezelési eszköz?
A ClickUp projektmenedzsment szoftvere biztosítja, hogy a csapatok ugyanazon az oldalon álljanak, és zökkenőmentesen tudjanak ugyanazon a célon dolgozni. Ha a csapat kommunikációja hatékony, és rendelkezésre áll egy eszköz, amellyel mindenki tevékenységét kezelni lehet, a konfliktusok elkerülhetők, vagy jelentősen minimalizálhatók.