Slack-etikett: mit szabad és mit nem szabad tenni a Slack munkahelyi használata során

„Küldhetek képet a kutyámról a csapatomnak?”„Ezt privát üzenetben vagy a csapat csatornáján kellene elküldeni?”„Egyáltalán látták az üzenetemet?”

Ha ezek a kérdések ismerősen hangzanak, az azért van, mert a Slack könnyűvé teszi a kommunikációt, de nem mindig egyértelművé. A kötetlen és a professzionális közötti határ gyorsan elmosódhat, és megfelelő normák nélkül még a legkisebb üzenetek is nagy félreértésekhez vezethetnek.

Késő esti üzenetek, kaotikus szálak, helytelenül használt @említések – nem kell sok ahhoz, hogy a csapat csevegése kaotikus legyen. Éppen ezért a kommunikációs eszközöknek nem csak emojikra és értesítésekre van szükségük. Szükségük van etikettre is.

📘 Ebben az útmutatóban bemutatjuk a Slack-etikett aranyszabályait, hogy csapata tiszteletteljes, koncentrált és aszinkronbarát maradjon.

És ha valami többet keresel, mint egy egyszerű csevegőprogramot? Maradj velünk, bemutatunk egy alternatívát, amely sokkal többet tud, mint a Slack. 😉

Mi az a Slack-etikett?

A Slack-etikett egyszerűen azt jelenti, hogy betartod a kimondatlan szabályokat és irányelveket, amelyek megkímélnek a félreértések, az ítélkezés és a szándékok tisztázásának gondjától a platform használata során. Ez magában foglalja a Slack-csapatokon és -csatornákon belüli kommunikáció, együttműködés és közösségépítés legjobb gyakorlatait.

Ezek a kimondatlan szabályok:

Összeállítottunk néhány kommunikációs stratégiát és tippet, amelyek elősegítik a produktív csapatmunkát.

A Slack használatának szabályai

Most, hogy már tudod, miért kell betartanunk a Slack-etikettet, nézzük meg a Slack használatának legfontosabb szabályait és tilosait, valamint néhány Slack-etikett tippet.

A Slack használatának szabályai: Amit mindig meg kell tenned:

✔️ Legyen közvetlen az üzeneteiben

Ne kezdd a Slacken küldött közvetlen üzeneteidet „hey” vagy „hello” üdvözléssel, anélkül, hogy utána megfogalmaznád az üzeneted célját. Gondoskodj róla, hogy a Slacken küldött üzeneteidben világosan megfogalmazd az üzenet okát.

Ne feledd, hogy az, akinek üzenetet küldesz, éppen fontos munkával lehet elfoglalva. Egy értesítés, amelyet egy homályos üzenet követ, megzavarhatja a munkájának folyamatát és akadályozhatja a munkavégzését.

Amikor üzenetet küldesz valakinek, figyelj az ő idejére. Egy rövid üzenet, amely tartalmazza, mit kérsz tőle és a határidőt, elegendő információ ahhoz, hogy akkor tegyen lépéseket, amikor ideje engedi.

Például, ahelyett, hogy azt mondanád:

„Hé!” (1 másodperce) „Ott vagy?” (1 másodperce)

Aztán eltűnsz, amíg válaszolnak, mondhatod, hogy

„Szia, segítenél egy rövid termékleírásban a közösségi médiához? Ma nap végéig be kell nyújtani.”

Próbálja meg egy Slack-üzenetben közölni a lényeget, ahelyett, hogy több üzenetet küldene. Használjon felsorolási pontokat, vastag betűket, dőlt betűket és számokat, hogy üzenete könnyen áttekinthető legyen.

✔️ Használj nyilvános csatornákat és szálakat a jobb munkahelyi kommunikáció érdekében.

A Slack csatornák kiválóan alkalmasak egy adott témával, részleggel, eseménygel vagy projekttel kapcsolatos csoportos beszélgetésekhez. Használja a Slack csatornákat, hogy megbeszéljenek egy adott témát, és hozzanak létre egy csoportos adattárat az összes kapcsolódó információval.

Ha közvetlenül üzenetet küld egy kollégának egy kampánnyal kapcsolatos frissítések vagy kérdések miatt, amelyek nem csak kettőjüket érintik, akkor több párbeszédet indít el ugyanazon a témán. Előfordulhat, hogy fontos információkat hagy ki, és időt pazarol ugyanazon kérdés tisztázására.

Ehelyett optimalizáld a csapat kommunikációját, és küldj Slack üzenetet a megfelelő Slack csatornára vagy Slack szálra, megjelölve azt a személyt, akinek kérdésed van. Így a projektben részt vevő mindenki tájékozódhat a haladásról, az akadályokról vagy a projekttel kapcsolatos bármely más kérdésről.

Hosszú távon gyorsabb lesz, ha egyszerűen belép a csatornára, és megkeresi a projekthez szükséges információkat, vagy a projekt befejezése után visszanéz, hogy elemezze az eredményeket.

Arra is ösztönözheti csapatait, hogy nyilvános Slack-csatornákat használjanak brainstorming-ülések tartására bármilyen projekt, kampány vagy esemény kapcsán. Indítsa el az ülést azzal, hogy egy nyitott kérdést tesz fel a csatornában, és megkéri mindenkit, hogy írja meg ötleteit egy szálba.

A szálon belüli válaszadás rendezettséget teremt a csatornán, és segít megőrizni az irányítást a munkaterület felett. A szálak segítségével szélesebb csatornán belül információs silókat hozhat létre, amelyek optimalizálják az információs bankját.

💡 A szálak a legegyszerűbb módja a beszélgetés folytonosságának fenntartásának és az együttműködés megkezdésének.

✔️ A lehető leghamarabb nyugtázza az üzeneteket

A távoli csapatok nagyban támaszkodnak olyan kommunikációs csatornákra, mint a Slack, a Teams és a Google Meet, mivel nem tudnak személyesen találkozni a kérdések tisztázása érdekében. Így, ha éppen elfoglalt vagy, amikor üzenetet kapsz, azonnal válaszolhatsz rá.

Az üzenet nyugtázása segít a bizalom építésében, különösen a távoli csapatokban. Ezzel biztosítod a másik felet arról, hogy láttad az üzenetet.

Ez lehet egy egyszerű „Megjegyeztem. Délután foglalkozom vele.”

✔️ Használd a megemlítéseket tudatosan

Tisztában vagyunk azzal, hogy egy kommunikációs platformon valakinek a megemlítése vagy megjelölése elengedhetetlen ahhoz, hogy a kívánt személy megkapja az üzenetedet. Az @everyone vagy @channel funkció túlzott használata azonban zavaró lehet, és felesleges értesítéseket küldhet a többi csapattagnak. Ezeket a címkéket csak akkor használd, ha az egész csatornához szeretnél szólni.

Ha szeretné, hogy egy adott csapattag egyéni kérésre válaszoljon, akkor csak őt emelje ki @mention jelöléssel az adott csoportban küldött üzenetében, hogy tudjon róla, hogy konkrét válaszra van szükség.

Ezzel biztosíthatod, hogy a többi csapattag is tisztában legyen a problémával, még akkor is, ha nem igényel közvetlen válaszukat. Ez a funkció nagyszerű, de csak akkor, ha okosan használod.

Például, ahelyett, hogy homályos üzenetet írna a csatornára, mint például:

„Tud valaki segíteni egy kérdésemmel kapcsolatban az eseményről?”

Írhatod:

„@amy @lee, tudnátok segíteni egy kérdésben az esemény kapcsán, vagy megmondani, ki tudna nekem segíteni?“

✔️ Frissítsd az állapotodat és a munkaidődet

Az értesítésekkel való túlterheltség valódi probléma! Ezért tiszteletben kell tartanod munkatársaid elérhetőségét, és ellenőrizni kell az állapotukat, mielőtt kapcsolatba lépnél velük. A Slack lehetőséget kínál az állapotod frissítésére is.

Ezen a felületen megadhatod a munkaidőt, az időzónát és az OOO üzeneteket, és tájékoztathatod a csapatodat, ha távol vagy, koncentrálnod kell, vagy megbeszélésen vagy. Így, ha valaki elérni szeretne, tudni fogja, hogy nem vagy elérhető, és máshoz fordulhat segítségért, vagy megvárhatja, amíg újra elérhető leszel.

💡A jó Slack-etikett nem csak mások számára fontos. A státuszfunkció használatával maximalizálhatja termelékenységét, és elkerülheti a spameket. Ha frissítette elérhetőségét, a csapattagok nem zavarhatják Önt, amikor nem elérhető.

✔️ Gondosan használja az emojikat

Az emojik remekül alkalmasak a hangulat megteremtésére és a gyors reakciókra, de a munkaterületeken akkor működnek a legjobban, ha szándékosan használod őket. Ragaszkodj az általánosan érthető reakciókhoz, mint például a ✅ a jóváhagyáshoz, a 👀 a „felülvizsgálathoz” vagy a 🎉 az öröm kifejezéséhez.

Kerüld a hosszú emoji-sorozatokat és a zavaros szimbólumokat, amelyek elterelik a figyelmet az üzenetről. Ha a világosság fontos, párosítsd az emojit egy rövid megjegyzéssel.

✔️ Üzenetek ütemezése különböző időzónákban

Az, hogy te online vagy, nem jelenti azt, hogy mindenki más is az. Ha a csapatod tagjai különböző időzónákban élnek, használd a Slack „Üzenet ütemezése” funkcióját, hogy ne zavard meg senki esti pihenését vagy koncentrációját.

Ez egy apró szokás, amely támogatja az aszinkron munkavégzést és tiszteletet mutat csapattársai határai iránt.

✔️ Írj világos és tömör üzeneteket

A hosszú szöveges üzeneteket nehéz áttekinteni, és még nehezebb rájuk válaszolni. Ossza fel frissítéseit pontokba, emelje ki a fontos információkat, és legyen konkrét azzal kapcsolatban, hogy mire van szüksége és mikor.

A világosság segít az embereknek gyorsabban cselekedni – anélkül, hogy oda-vissza tisztázniuk kellene a dolgokat.

✔️ Használd okosan a DM-eket és a nyilvános csatornákat

Ha bizonytalan, akkor alapértelmezésként használja a nyilvános csatornákat. A csoportos beszélgetések növelik a láthatóságot, segítenek másoknak a kontextusból tanulni, és csökkentik az ismételt kérdések számát.

Használja a DM-eket magánügyek, személyes frissítések vagy érzékeny visszajelzések esetén. Az átláthatóság bizalmat épít, ezért tartsa nyitottá a kommunikációját, amikor ez értelmes.

✔️ Szervezze a csatornákat egyértelmű nevekkel és célokkal

A Slack csatornák csak akkor hasznosak, ha az emberek tudják, mi hova tartozik. Használj olyan névkonvenciókat, mint #team-design vagy #content-qa, és írd le röviden, hogy az új csapattagok magabiztosan tudjanak navigálni.

Rendszeresen tisztítsd meg az inaktív csatornákat, hogy csökkentsd a zajt és a munkaterületed koncentrált maradjon.

A Slack használatának tilos szabályai: Mit kell mindenáron elkerülni?

❌ Ne foglald le a csatornákat témához nem tartozó beszélgetésekkel!

Csábító lehet megosztani egy vicces mémet, véletlenszerű gondolatot vagy forró témát, amikor a csapat csevegése aktív, de ez nem jelenti azt, hogy minden csatorna alkalmas erre.

Ha egy koncentrált beszélgetést (például egy termékbevezetési szálat vagy kampányértékelést) nem kapcsolódó tartalommal szakítasz meg, az megzavarhatja a beszélgetés menetét, elvonhatja mások figyelmét és eltemetheti a fontos frissítéseket.

Hozzon létre vagy használjon kijelölt Slack-csatornákat, például #random, #off-topic vagy #watercooler a kötetlen beszélgetésekhez. Ez segít fenntartani a koncentrációt a munkához kritikus területeken, miközben lehetőséget ad a csapatnak a kötődés kialakítására.

💡 Ha a csatorna neve például #product-launch, akkor feltételezheted, hogy erre a célra szolgál, és semmi másra.

❌ Ne küldj egy soros üzeneteket gyors egymásutánban!

Több Slack-üzenetet írsz egymás után gyorsan, mindegyik egy soros, például:

...több értesítést generál, és megzavarja csapattársai munkáját.

Ez a szokás zavaró és hatástalan, különösen olyan távoli környezetben, ahol az aszinkron kommunikáció fontos. Inkább szánj rá néhány másodpercet, és írd le az üzenetedet teljes egészében. Használj sortöréseket, felsorolásokat és vastag betűket, hogy könnyebben olvasható legyen.

❌ Ne kérdezzen, mielőtt elolvasta a szálat!

Mielőtt kérdést tennél fel egy forgalmas Slack-csatornára, görgess feljebb. Lehet, hogy a kérdésedre már megadták a választ, vagy valaki már megosztotta a számodra szükséges információkat.

Ha figyelmen kívül hagyod a meglévő szálat, és csak annyit írsz, hogy „Mi a terv a mai ügyfélhívásra?”, az ismételt válaszokhoz, frusztrált csapattársakhoz és zavaros beszélgetésekhez vezethet.

Kérjük, tisztelje meg az emberek által a világos frissítések megírására fordított időt azzal, hogy elolvassa azokat. Ha bizonytalan, válaszolhat a szálra, vagy udvariasan kérhet pontosítást: „Láttam Sarah frissítését – csak meg akartam erősíteni, hogy a hívás időpontja továbbra is délután 2 óra-e.”

❌ Ne támaszkodj a Slackre, mint egyetlen információforrásra

A Slack a megbeszélésekre szolgál, nem a döntésekre. Ha egy fontos döntés születik egy Slack-szálban (például egy árváltozás vagy ügyfélszerződés véglegesítése), és azt máshol nem dokumentálják, akkor az olyan, mintha elfelejtették volna.

A Slack üzenetek idővel elsüllyedhetnek, törölhetők vagy elveszhetnek. A fontos frissítéseket, folyamatokat vagy eredményeket dokumentáld a projektmenedzsment eszközödben (például a ClickUp Tasks-ban), a ClickUp Docs-ban vagy a belső wikikben.

✍️ „Ha valami fontos, akkor nem csak a Slackben a helye.”

❌ Ne hagyja nyitva a beszélgetéseket

Képzeld el, hogy segítséget kérsz, remek javaslatot kapsz, majd... csend. Nincs reakció, nincs „köszönöm”, nincs frissítés arról, hogy mi történt.

A megoldatlan beszélgetések kétértelműséget teremtenek. Bevált a megoldás? Szükséged van még segítségre? Valakinek utánajárnia kell?

Zárja le a kört egy ✅ jelzéssel, egy gyors „Ez működik!” válasszal, vagy egy rövid összefoglalóval arról, hogy mit tett ezután. Ez tiszteletet és elismerést jelez, és erősebb csapatkommunikációs szokásokat alakít ki.

👂 Gondolj a Slackre úgy, mint egy valódi beszélgetésre – ne hagyd félbe a mondatot.

❌ Ne habozzon a csevegéseket megbeszélésekké alakítani

Az 55/38/7 képlet szerint a kommunikáció 55%-a nonverbális, 38%-a verbális, és csak 7%-a szavakból áll. Bármennyire is könnyű szöveges üzenetekkel kommunikálni, néha hatékonyabb videókonferenciát vagy személyes találkozót szervezni, ahelyett, hogy végtelenül gépelünk vagy spameljük a csoportot, miközben megpróbálunk valamit részletesen elmagyarázni.

Az emberek jobban tudnak kapcsolódni egymáshoz, ha látják egymás testbeszédét, arckifejezéseit és gesztusait.

A teljesítményértékelések, értékelések, visszajelzések, képzések, ügyfélértékelések stb. emberi érintést igényelnek, ami csak személyes találkozók során lehetséges. Emellett a napi frissítésekhez szükséges napi szinkronizálásoknak és a scrum-megbeszéléseknek személyesen vagy videohíváson keresztül kell történniük.

Olvasd el ezt a szabálykönyvet, amelyben a virtuális csapatértekezletek etikettjéről és a következő értekezletedhez ajánlott legjobb gyakorlatokról írunk.

A csapatkommunikáció javítása a ClickUp és a Slack segítségével

Bár sok alkalmazás hasonló funkciókat kínál, mint a Slack, ezek alig közelítenek a Slack által nyújtott lehetőségekhez. A praktikus funkciók mellett a platform a legjobb integrációkat kínálja a munkahelyi együttműködés elősegítésére.

Például a ClickUp Slack-integrációja ötvözi az online együttműködést és a projektmenedzsmentet, így egy all-in-one alkalmazást hoz létre.

Egyszerűen fogalmazva: ezzel az integrációval a Slacket projektmenedzsmentre is használhatod!

A ClickUp és a Slack integrációja javíthatja csapata Slack-etikettjét is, mivel lehetővé teszi, hogy üzenetekből feladatokat és megjegyzéseket hozzon létre! Egyszerűen írja be a /ClickUp new parancsot bármely Slack-üzenetbe, hogy azokat feladatokként hozzáadja a ClickUp-hoz.

A Slack csatornán közvetlenül értesítéseket küldhetsz a munka állásáról, új megjegyzésekről, frissítésekről stb.

Vagy... Cseréld le a Slacket teljesen a ClickUp Chat-re

De mi lenne, ha nem lenne szükség két külön eszközre a csevegéshez és a munkavégzéshez?

Ha szeretnéd csökkenteni az eszközök túlterheltségét és egyszerűsíteni a munkafolyamatot, a ClickUp Chat több mint egy egyszerű Slack-integráció – ez egy hatékony, beépített üzenetküldő megoldás, amely egy helyen egyesíti a feladatkezelést, az AI-támogatást és a valós idejű beszélgetéseket. Hasonló a Slackhez, de beépített termelékenységi funkciókkal rendelkezik.

Vessünk egy közelebbi pillantást rá! 👇

Ha a Slack segít a kommunikációban, a ClickUp Chat segít a kommunikációban és a cselekvésben ugyanazon a helyen. Ez egy teljes funkcionalitású csevegőeszköz, amely beépül a munkaterületébe, így központosíthatja a megbeszéléseket, azonnal kioszthatja a feladatokat, és a beszélgetéseket a céljaihoz kapcsolhatja.

Akár csak kötetlenül csevegsz, döntéseket hozol, vagy funkciók között együttműködsz, a ClickUp Chat többet kínál, mint egyszerű üzenetküldést – a beszélgetéseket eredményekké alakítja.

Mi teszi a ClickUp Chat-et különlegessé?

Rögzített üzenetek és szálak: tartsa a fontos üzeneteket a csevegés tetején, és maradjon koncentrált a feladatokon és a dokumentumokon belüli dedikált szálakkal.

Az üzeneteket azonnal feladatokká alakíthatja: Nincs többé „ki mit csinál?” zavar. A csevegésből közvetlenül hozzárendelhet, ütemezhet és részleteket adhat hozzá.

AI-alapú üzenetküldés: Használja a ClickUp Brain szolgáltatást a csevegési szálak összefoglalásához, válaszok javaslásához, üzenetek átfogalmazásához vagy válaszok megfogalmazásához különböző időzónákban.

Beépítve a munkafolyamatába: a ClickUp Chat ott található, ahol a munkája is – a feladatok, dokumentumok, táblák és irányítópultok között.

Slack vs. ClickUp Chat: Mi a különbség?

Jobb kommunikáció és együttműködés a Slack és a ClickUp segítségével

A Slack egy hatékony kommunikációs eszköz, de a megfelelő etikett nélkül még a legjobb üzenetek is elveszhetnek a rengeteg értesítés, homályos pingek és csatornák káoszában.

Ha betartod ezeket az egyszerű szabályokat, olyan munkahelyi kultúrát hozhatsz létre, ahol a kommunikáció tiszteletteljes, aszinkron és egyértelmű – függetlenül attól, hogy különböző részlegekben vagy különböző időzónákban dolgozol.

Egy praktikusabb, mindent magában foglaló munkaterületet keres? A ClickUp az üzenetküldést, a feladatkezelést és az AI-alapú segítségnyújtást egyetlen, egyszerűsített platformba egyesíti. Integrálhatja a Slackkel, hogy beszélgetései produktívabbak legyenek, vagy váltson a ClickUp Chatre, hogy központosítsa az együttműködést, megszüntesse a lapok közötti váltást, és az üzeneteket eredményekké alakítsa.

💬 Az okosabb beszélgetések itt kezdődnek – Próbáld ki ingyen a ClickUp-ot, és emeld a csapatkommunikációt egy új szintre.