Egy olyan világban, ahol az emberek figyelmének fókusza egy aranyhaléval (vagy annál is rövidebb) egyenértékű, nem szánunk időt hosszú, részletes dokumentumok elolvasására, hacsak azok nem jelentenek számunkra értéket. Hogyan győzzük meg tehát az olvasót arról, hogy a dokumentum értékes? Itt jönnek képbe az összefoglalók.
Mi az összefoglaló?
Az összefoglaló egy hosszabb vállalati dokumentum rövidített változata. Összefoglalja az üzleti terv, javaslat vagy jelentés legfontosabb pontjait, hogy a vezetők megismerhessék a lényeget, és tovább olvashassák az őket érdeklő részeket.
Más szavakkal, a tl;dr (túl hosszú; nem olvastam el) verzió.
📮ClickUp Insight: Nemrégiben kiderült, hogy a tudásmunkások körülbelül 33%-a naponta 1-3 embernek küld üzenetet, hogy megszerezze a szükséges információkat. De mi lenne, ha minden információ dokumentálva és könnyen elérhető lenne?
A ClickUp Brain segítségével a kontextusváltás már a múlté. Egyszerűen tegye fel a kérdést a munkaterületéről, és a ClickUp Brain előhívja az információkat a munkaterületéről és/vagy a csatlakoztatott harmadik féltől származó alkalmazásokból, sőt, összefoglalja azokat a gyorsabb döntéshozatal érdekében!
📥 A munkahelyi kommunikáció állapotáról szóló jelentésünk elemzi az adatokat, és bemutatja, hogyan tarthatja csapatát egy hullámhosszon.
Egy tipikus vezetői összefoglaló a következőket tartalmazza:
- A probléma leírása
- Javasolt megoldás
- Várható eredmények
- Következtetés
Ez attól függően változhat, hogy mire írsz vezetői összefoglalót. Vegyünk példának egy projektjelentést. Lehet, hogy a javasolt megoldást és a várt eredményeket ki kell cserélned a végrehajtási megoldásokra, illetve a ténylegesen elért eredményekre. Vagy ha üzleti tervet, kutatási javaslatot vagy piacelemzést írsz, akkor a módszertanodat is beleveheted.
Most, hogy már ismeri az összefoglaló célját, nézzük meg, hogyan kell megírni.
Vezetői összefoglalók írása és példák
Bár az összefoglaló csak egy hosszabb jelentés rövidített változata, megírása nem könnyű feladat. Meg kell ragadnia a jelentés lényegét, ki kell emelnie a legfontosabb pontokat, és ugyanolyan meggyőző történetet kell mesélnie, mint a teljes jelentés. Íme néhány módszer, amellyel ezt elérheti.
1. Határozza meg a történetet
A tények és adatok puszta felsorolása senkinek sem lenne érdekes olvasmány. Ezért keresse meg azt a történetet, amely valóban hatással van az emberek életére. Az olyan iparági kifejezések, mint a munkafolyamat-optimalizálás vagy a költségkontroll, ugyan felkelthetik az emberek figyelmét, de nem árulják el a törekvései mögött rejlő valódi történetet. Koncentráljon az utóbbira.
Ha szoftverfejlesztés területén ír projekt összefoglalót, akkor a következőképpen kezdheti, ami a olvasó számára fontos.
2020-ban a kiskereskedelmi óriásvállalat táblázatokban kezelte készleteit. Így amikor egy vásárló megkérdezte, hogy van-e egy termék raktáron, az alkalmazottaknak át kellett sétálniuk az 5000 négyzetméteres áruházon, hogy ellenőrizzék, gyakran a vásárlóval a nyomukban. Az új ABC digitális készletkezelő rendszer valós időben rögzíti az áruk beérkezését és kimenetét. A személyzet tagjai villámgyorsan ellenőrizhetik és megerősíthetik az adatokat. Ennél is fontosabb, hogy maguk a vásárlók is ellenőrizhetik a készletet a boltban található 25 kioszk bármelyikén.
2020-ban a kiskereskedelmi óriásvállalat táblázatokban kezelte készleteit. Így amikor egy vásárló megkérdezte, hogy van-e egy termék raktáron, az alkalmazottaknak át kellett sétálniuk az 5000 négyzetméteres áruházon, hogy ellenőrizzék, gyakran a vásárlóval a nyomukban. Az új ABC digitális készletkezelő rendszer valós időben rögzíti az áruk beérkezését és kimenetét. A személyzet tagjai villámgyorsan ellenőrizhetik és megerősíthetik az adatokat. Ennél is fontosabb, hogy maguk a vásárlók is ellenőrizhetik a készletet a boltban található 25 kioszk bármelyikén.
2. Hozza be az adatokat
Bár a történet fontosabb, az adatok sem haszontalanok. A pontos és releváns adatok segítik a hitelesség megteremtését. A következő szakaszban az ABC digitális készletkezelési rendszer példáján keresztül a következőket mondhatjuk.
Az ABC készletgazdálkodási rendszer bevezetése óta a kiskereskedelmi óriásvállalatnál a következő eredmények születtek: 85%-kal csökkent a készletek ellenőrzéséhez szükséges idő, 75%-kal csökkent a készletek helyének megkereséséhez szükséges idő.
Az ABC készletgazdálkodási rendszer bevezetése óta a kiskereskedelmi óriásvállalatnál a következő eredmények születtek: 85%-kal csökkent a készletek ellenőrzéséhez szükséges idő, 75%-kal csökkent a készletek helyének megkereséséhez szükséges idő.
3. Fejtse ki az előnyöket
Az adatok azt mutatják, hogy valódi javulás történt. Ahhoz azonban, hogy az olvasó megértse ennek hatását, meg kell magyaráznia az előnyöket. Ez valós életből vett példákkal vagy akár idézetekkel is megtehető. Például:
Adrian, a Central Park áruház ügyfélszolgálati vezetője így nyilatkozik: „Most már bárhonnan – a kioszkból, a pénztárpulttól vagy a mobiltelefonomról – gyorsan ellenőrizhetem a készletet, és megerősíthetem, hogy rendelkezünk az ügyfél által igényelt termékekkel. Látom, hogy az ügyfelek örülnek annak, hogy azonnal választ kapnak kérdéseikre.”
Adrian, a Central Park áruház ügyfélszolgálati vezetője így nyilatkozik: „Most már bárhonnan – a kioszkból, a pénztárpulttól vagy a mobiltelefonomról – gyorsan ellenőrizhetem a készletet, és megerősíthetem, hogy rendelkezünk az ügyfél által igényelt termékekkel. Látom, hogy az ügyfelek örülnek annak, hogy azonnal választ kapnak kérdéseikre.”
Ehhez adatokat is felhasználhat. Például elmagyarázhatja, hogy a készletek ellenőrzésére fordított idő csökkenése hogyan növelte a személyzet termelékenységét, az ügyfelek elégedettségét vagy a vállalat bevételeit. Vagy ide is beillesztheti javaslatait. Megfigyelései alapján magyarázza el az Ön által ajánlott folyamatfejlesztési módszereket.
4. Hatékony befejezés
Itt az ideje befejezni a történetet. Itt beszéljen arról, hogy projektje hogyan hozott változásokat a jelenben, és hogyan teremt alapot egy még sikeresebb jövőhöz. Ez például így hangozhat:
Az ABC készletkezelési rendszer jelenti az első lépést a kiskereskedelmi ágazat digitális átalakulásának útján. Jövő év második negyedévére összekapcsoljuk az üzletek megoldását az e-kereskedelmi készletplatformmal, hogy 360 fokos áttekintést nyújtsunk a készlethelyzetről. Ez egy új értékesítési csatornát is lehetővé tenne „Online vásárlás, üzletben való átvétel” (BOPIS) formájában, amely lehetővé tenné az aznapi teljesítést.
Az ABC készletkezelési rendszer jelenti az első lépést a kiskereskedelmi ágazat digitális átalakulásának útján. Jövő év második negyedévére összekapcsoljuk az üzletek megoldását az e-kereskedelmi készletplatformmal, hogy 360 fokos áttekintést nyújtsunk a készlethelyzetről. Ez egy új értékesítési csatornát is lehetővé tenne „Online vásárlás, üzletben való átvétel” (BOPIS) formájában, amely lehetővé tenné az aznapi teljesítést.
Bevált gyakorlatok az összefoglalók írásához
Az összefoglaló írása során érdemes szem előtt tartani az alábbi bevált gyakorlatokat.
Legyen rövid és egyszerű: A hossza függhet az összefoglalt jelentéstől, de a gyors olvashatóság érdekében legjobb, ha egy oldalnál rövidebb. Kerülje a kliséket és a szakzsargont, hogy könnyen olvasható legyen. Egy oldalas, rövid üzleti terv a legjobb első benyomás, amit kelthet.
Fókuszáljon a célközönségre: Nem minden vezetői összefoglalót olvasnak el üzleti vezetők. Gyakran előfordulhat, hogy összefoglalóját kollégáknak, beszállítóknak, partnereknek vagy akár tinédzsereknek szánja. Ismerje meg célközönségét, és ennek megfelelően alakítsa ki vezetői összefoglalóját.
Használja a megfelelő eszközt: Természetesen használhatja a Jegyzettömböt vagy a Word dokumentumot az összefoglalók írásához. De tegye még hatékonyabbá a munkát egy modern dokumentumkezelő szoftverrel, például a ClickUp Docs-szal.
- Használja a gazdag formázási funkciókat anélkül, hogy bonyolult lépéseket kellene végrehajtania
- A kritikus információkat színekkel jelölt szalagcímekkel, gombokkal és egyéb eszközökkel emelje ki
- Valós idejű együttműködés megjegyzésekkel, teendőkkel és nyomon követhető feladatokkal
- Biztonságos megosztás bárkivel, megfelelő hozzáférés-vezérléssel
Válasszon egy megfelelő sablont: Ha ez az első alkalom, hogy vezetői összefoglalót ír, mi segítünk. Indítsa el a ClickUp egyik vezetői összefoglaló sablonját vagy tartalomírási sablonját, és kezdje el a munkát.
Használja ki az AI előnyeit: Ha gondosan elkészítette jelentését, az AI írási eszközök egyikével sokkal gyorsabban megírhatja vezetői összefoglalóját. Például a ClickUp Brain egyetlen kattintással összefoglalási lehetőséget kínál közvetlenül a ClickUp Docs-ban.
Mi több? A ClickUp Brain támogatja Önt új ötletek kidolgozásában, az összefoglalók első vázlatainak megírásában és azok lektorálásában.
10 vezetői összefoglaló példa
Miután áttekintettük az összefoglalók írásának elméletét, nézzünk meg néhány példát, hogy lássuk, hogyan néz ki ez a gyakorlatban. Íme tíz példa, amelyből tanulhatunk vagy amelyet utánozhatunk.
1. Igazgatósági jelentés összefoglalója
A vezetőség rendszeresen várja a szervezet teljesítményéről szóló jelentést. Általában a különböző részlegek írják meg a jelentéseiket, amelyeket aztán összevonnak egy vezetőségi jelentésbe. Egy hatékony vezetői összefoglaló a következőket tartalmazza.
- Főbb pontok
- Bevételek és kiadások
- Főbb hangsúlyos területek
- A siker kritikus tényezői
- Pénzügyi információk
- Kihívások és akadályok
- Kérdések
Ez a ClickUp Board Report Summary Template (ClickUp táblázat jelentés összefoglaló sablon) mindezeket az aspektusokat egyesíti, hogy azonnal elkezdhesse az összefoglaló elkészítését. Ezt az ingyenes összefoglaló sablont igényei szerint testreszabhatja, és a megfelelő adatokat kitöltheti.
2. Kutatási jelentés összefoglaló példája a McKinsey-től
A világ egyik vezető tanácsadó cége, a McKinsey évente több tucat kutatási jelentést publikál. Mindegyikhez vezetői összefoglalót írnak, amelyet gyakran „rövid összefoglalónak” neveznek.
A „Teljesítmény az emberek révén: a humán tőke versenyelőnyvé alakítása” című jelentésben az összefoglaló kétirányú megközelítést alkalmaz. Az egyik oldalon szövegben, a következő oldalon pedig infografikákban mutatja be a legfontosabb megállapításokat.
A szövegben szereplő betekintés: A jelentés azzal kezdődik, hogy közvetlenül kitér a kutatás elsődleges céljára. Az alábbiakban olvashatók az első néhány mondatok.
Hogyan befolyásolja a tehetségek fejlesztése a vállalatok pénzügyi eredményeit? Ez a kutatás azt állapítja meg, hogy azok a vállalatok, amelyek egyszerre koncentrálnak a humán tőke fejlesztésére és annak hatékony kezelésére, teljesítményükben előnyt élveznek.
Hogyan befolyásolja a tehetségek fejlesztése a vállalatok pénzügyi eredményeit? Ez a kutatás azt állapítja meg, hogy azok a vállalatok, amelyek egyszerre koncentrálnak a humán tőke fejlesztésére és annak hatékony kezelésére, teljesítményükben előnyt élveznek.
Ez a szakasz összefoglalja a kutatás legfontosabb eredményeit. Az egyes szakaszok címei vastag betűvel vannak szedve, hogy az olvasó könnyen áttekintse őket.
Adatok vizuális ábrázolása: A szöveges rész után egy infografika követi, amely az adatokból nyert legfontosabb eredményeket mutatja be. Egy oldalon belül minden, az olvasó számára releváns grafikont vonzó módon ábrázol.
Két oldalon keresztül a McKinsey áttekintést ad az olvasónak arról, hogy mire számíthat a 40 oldalas dokumentumból, a célpiacra szabva.
A jelentés összefoglalóját a McKinsey weboldalán olvashatja el.
3. Az ENSZ tanulmányi jelentésének összefoglalója
Az ENSZ Környezetvédelmi Programjának 2023-as Adaptációs Gap Jelentése egy 112 oldalas jelentés, amelynek nyolc oldalas, meglehetősen részletes vezetői összefoglalója van. Az információk mélysége és a tárgyalt témák komolysága megköveteli a vezetői összefoglaló kiterjesztését.
A szerzők azonban minden tőlük telhetőt megtesznek, hogy a tipográfia, a tervezés és a grafikonok kombinációjával vonzóvá tegyék a dokumentumot. A következőképpen kezdődik.
Annak ellenére, hogy világszerte egyértelmű jelek utalnak az éghajlati kockázatok és hatások fokozódására, az alkalmazkodási finanszírozás hiánya egyre növekszik, és jelenleg évi 194–366 milliárd dollárra tehető. Az alkalmazkodási finanszírozás igénye 10–18-szorosa a jelenlegi nemzetközi közfinanszírozásnak – legalább 50 százalékkal magasabb, mint a korábbi becslések.
Annak ellenére, hogy világszerte egyértelmű jelek utalnak az éghajlati kockázatok és hatások fokozódására, az alkalmazkodási finanszírozás hiánya egyre növekszik, és jelenleg évi 194–366 milliárd dollárra tehető. Az alkalmazkodási finanszírozás igénye 10–18-szorosa a jelenlegi nemzetközi közfinanszírozásnak – legalább 50 százalékkal magasabb, mint a korábbi becslések.
A következő oldalakon grafikonok szemléltetik ezeknek a legfontosabb megállapításoknak az alapjait.
4. Projekt teljesítményjelentés összefoglalója
Minden projektmenedzser hetente, havonta vagy negyedévente teljesítményjelentéseket készít. Ezek általában tartalmazzák a feladatok nyomon követését, a burn up és burn down mutatókat, az eltöltött órákat stb.
Bár ezt listában is le lehet írni, sokkal hatékonyabb, ha ezeket az információkat vizuális elemekkel ellátott diák formájában mutatjuk be.
Ennek egyik módja a ClickUp projektösszefoglaló sablonjainak használata, amelyek különböző projektmenedzsment célokra testreszabott sablonokat kínálnak.
A másik módszer a ClickUp Dashboard dinamikus jelentéseinek használata, amelyek összefogják az összes fontos mutatószámot, és valós időben frissítik azokat, hogy azokat bárkivel megoszthassa, akivel csak szeretné.
5. Bérszámfejtési jelentés összefoglaló sablon
A humánerőforrás- vagy személyzeti menedzsment csapatok minden fizetési időszakra – kéthetente vagy havonta – bérszámfejtési jelentéseket készítenek, általában táblázatokban. Ezek az adatok pénzügyi előrejelzések készítéséhez is hasznosak. A vezető pénzügyi vezetők gyakran készítenek összefoglalókat a kritikus információkról, például:
- Kifizetett teljes bér
- Kategóriák közötti levonások
- Év eleje óta felmerült bérköltségek
- Fizetett szabadság kreditek
- Nettó fizetés összefoglalása
A ClickUp bérszámfejtési összefoglaló jelentés sablonja időt takaríthat meg azáltal, hogy automatikusan összegyűjti az összes releváns adatot a platformról. Ha az adatok nem érhetők el a ClickUp-on, akkor bármely szöveget kiemelhet, hogy @megemlítse azokat a csapattagokat, akik be tudják tölteni a helyes információkat.
Miután elkészült, frissítheti a dokumentum hozzáférés-vezérlési beállításait, és azonnal megoszthatja azt a vezetői csapattal.
6. Mailchimp tartalom stílusú útmutató tl;dr
A vállalat leírása, vagyis az, ahogyan magát bemutatja, gyakran fontos ahhoz, hogy kiemelkedjen a zsúfolt piacon. A Mailchimp stílusú útmutatójával tűnt ki. Az útmutató átfogó és széles körben használják azok a kisebb tartalomcsapatok, amelyek még nem rendelkeznek saját útmutatóval.
A Mailchimp nyilvánosságra hozta és Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International licenc alatt elérhetővé tette, hogy bárki saját igényeihez igazíthassa.
Bár a stílusúti útmutató minden szakasza érdekes és értékes, e cikk céljaira fel szeretnénk hívni a figyelmet a tl;dr szakaszra, amely kvázi vezetői összefoglalónak tekinthető.
Ez egy hét alfejezetből álló felsorolás, amely kiemeli a Mailchimp írásstílusának alapjait.
A tl;dr verzió legszembetűnőbb tulajdonsága az egyszerűsége. Vizuális elemek, infografikák vagy diagramok nélkül is ez az oldal a stílusúti útmutató teljes tartalmát valós és praktikus összefoglalásban nyújtja az olvasóknak.
7. ClickUp kiadási megjegyzések
Amikor összefoglalóról beszélünk, szinte mindig egy teljes dokumentum kisebb változatára gondolunk. De nem feltétlenül kell így lennie.
A szoftverfejlesztő csapat számára a kiadási megjegyzések egyfajta összefoglalót jelentenek a legújabb verzióban végrehajtott összes változásról/frissítésről.
Vegyük példának a ClickUp 3.04 kiadási megjegyzéseit. Minden kiadás a következőket tartalmazza:
- A végrehajtott változtatások szervezett, mégis tömör összefoglalása
- „ClickTips” tippek, amelyek segítenek az olvasóknak a legjobban kihasználni az új funkciókat
- Vizuális elemek és alkalmazásképek, amelyek bemutatják, hogyan néznek ki a változások
- Linkek az egyes funkciók súgójához, hogy az olvasó többet tudhasson meg róluk
- A kijavított hibák listája
- És egyéb források, például igény szerinti webináriumok vagy képzések
Ezek a kiadási megjegyzések tájékoztatják a felhasználókat és a fejlesztőket a ClickUp platform legújabb frissítéseiről anélkül, hogy elárasztanák őket a részletekkel.
8. A New Yorker cikk címe és leírása
A New Yorker magazin 10 000 szavas portrét írt Geoffrey Hintonról, számítógép-tudósról és kognitív pszichológ usról, 2023. november 20-i számában, „Metamorphosis” címmel. Még podcast formában is több mint 60 perc hosszú.
Amikor online publikálták, szükségük volt egy címre és leírásra, amely összefoglalja a cikket oly módon, hogy felkeltse a laikus olvasók figyelmét, hogy rákattintsanak és elolvassák. A cím a cikkben tárgyalt fő konfliktust fogalmazza meg. A leírás bemutatja a főszereplőt.
Bár ez általában nem az, amit vezetői összefoglalónak minősítenénk, fantasztikus példa arra, hogyan lehet egy hosszú cikk lényegét néhány hatásos szóval megragadni.
Ez az összefoglaló inspirációként szolgál az írók számára, függetlenül attól, hogy miről írnak, hogy főbb pontjaikat ne csak röviden, hanem erőteljesen és vonzóan is összefoglalják.
9. A Harvard által készített felmérési jelentés összefoglalója
2019 tavaszán a Harvard Egyetem első alkalommal végzett felmérést a campus kultúrájáról. A felmérés eredményeiről szóló jelentés összefoglalója nagyon érdekes olvasmány. Emellett kiváló példa arra, hogyan lehet őszintén és hitelesen bemutatni a legfontosabb eredményeket, még akkor is, ha azok kellemetlenek.
Az összefoglaló több szempontból is őszinte. Elismeri, hogy:
- 2019-ben a Harvard először végzett felmérést a campus kultúrájáról
- A Harvard közösségének háromtizede nem érzi úgy, hogy oda tartozik
- A hallgatók 34%-a nem értett egyet azzal a véleménnyel, hogy a Harvard megfelelő intézkedéseket fog hozni a zaklatás és a diszkrimináció esetei ellen.
- A történelmileg alulreprezentált és hátrányos helyzetű csoportok tagjai kevésbé pozitív véleményt fogalmaztak meg
A végső összefoglalóban a Harvard bemutatja azokat a konkrét lépéseket, amelyeket a közösség visszajelzései alapján fog tenni.
A projektmenedzserek ezt inspirációként használhatják a sikertelen projektek összefoglalójának kezeléséhez. Segít a vezetőknek felelősséget vállalni a történtekért, és olyan rendszereket kiépíteni, amelyek megakadályozzák a jövőbeli hibákat.
10. Meta vezetői összefoglaló a ClickUp Brain segítségével (a ClickUp natív mesterséges intelligenciája)
Nem minden vezetői összefoglalót kell kézzel írnia. Érdemes megnézni az ingyenes vezetői összefoglaló sablonokat is. Számos eszköz kínál ilyeneket. Több tucat AI-eszköz képes másodpercek alatt összefoglalni a szöveget.
Íme, amit a ClickUp Brain adott vissza, amikor beillesztettük a fenti cikket, és összefoglalót kértünk.
A ClickUp Brain segítségével kiválaszthatja a hangnemet (professzionális, egyenes, inspiráló, optimista, kötetlen, magabiztos, barátságos vagy humoros) és a kreativitás mértékét (alacsony, közepes és magas), hogy az összefoglalót az Ön igényeihez igazítsa.
De ez még nem minden! A projektmenedzserek és üzleti vezetők számára a ClickUp Brain széles körű írási és összefoglalási eszközöket kínál a hatókör dokumentumok, projektismertetők, ülésnapirendek, munkaleírások, felmérési kérdések és egyebek elkészítéséhez.
Megjelölhet embereket, hogy véleményt vagy visszajelzést kérjen tőlük. A megjegyzéseket feladatokká is konvertálhatja, és azokat egy helyen, könnyedén kezelheti.
Még soha nem használt AI-t íráshoz? Semmi gond, itt vannak az AI-sablonok, amelyekkel azonnal elindulhat.
A szerepedhez igazított, egyedi AI-asszisztenssel gyorsabban dolgozhatsz, jobban írsz, kreativitásodat felébresztheted és jelentősen produktívabbá válhatsz.