Wollen Sie wissen, wie Sie im Arbeitsalltag am meisten Zeit sparen können? Erfinden Sie das Rad nicht neu. Übersetzt: Erledigen Sie dieselbe Aufgabe nicht zweimal - auch wenn die zweite Runde von einer anderen Person erledigt wird.
Wenn Projekte zwischen zwei oder mehreren Personen (geschweige denn zwischen zwei oder mehreren Abteilungen) aufgeteilt werden, besteht immer die Gefahr, dass Aufgaben doppelt ausgeführt werden. Und doppelter Arbeitsaufwand bringt keinerlei Vorteile mit sich.
Stattdessen sind beide Parteien frustriert, weil ihre Zeit, ihre Talente und ihre Energie anderweitig hätten eingesetzt werden können. Und das Projektteam oder der Projektleiter verliert sich in der Hektik der doppelten Arbeit.
Wie lässt sich das also vermeiden?
Ganz einfach: Sie erstellen die perfekte Projektübergabe zwischen den Parteien und stellen sicher, dass diejenigen, die in Zukunft an einem Projekt arbeiten, genau wissen, was in der Vergangenheit erledigt wurde. Um all dies zu erreichen, benötigen Sie eine Vorlage für die Projektübergabe.
Was ist eine Vorlage für die Projektübergabe?
Eine Vorlage für die Projektübergabe enthält alle Einzelheiten eines Projekts oder einer Aufgabe, so dass es (wie der Name schon sagt) leicht von einer Partei an die andere übergeben werden kann.
Eine Vorlage für die Projektübergabe umreißt die projektumfang , Leistungen, Fristen, prozesse und Verfahren und andere Anweisungen in leicht verdaulicher Form. Das Ziel einer Checkliste für die Projektübergabe ist ein zweifaches:
- Sie verhindert Doppelarbeit und zeigt alle Projektdetails auf, die noch zu erledigen sind oder bereits erledigt wurden, um das Projekt abzuschließen
- Sie spart dem Unternehmen (und Ihrem Projektleiter) Zeit und Ressourcen durch ein solides Projektübergabedokument. Anstatt zahllose Meetings zur Besprechung des Projektübergabeprozesses anzusetzen, können sich die wichtigsten Beteiligten einfach auf die Projektübergabe-Notizen beziehen
Gemeinsames Erkennen und Bearbeiten, Hinzufügen von Kommentaren und Einbetten von Links in ClickUp Docs
Die besten Projektübergabedokumente sind prägnant, präzise und kollaborativ - sie ermöglichen einen reibungslosen Übergang. Alle Übergabedokumente sollten alle Projektdetails enthalten, um Verwirrung zwischen den Parteien und doppelten Arbeitsaufwand zu vermeiden.
Laut einer umfrage von Zippia , einer Website, die Stellensuchende über die Unternehmenskultur auf dem Laufenden hält, haben 50 % der Angestellten 1-3 Stunden Besprechungen pro Woche, und 20 % glauben, dass diese Besprechungen eine Zeitverschwendung sind. Durch die Auswahl der richtigen Vorlage für die Projektübergabe, die alle notwendigen Informationen, Aufgaben und Prioritäten für ein Projekt enthält, verringern Sie den Bedarf an unnötigen Besprechungen.
Wie man die beste Vorlage für die Projektübergabe auswählt
Eine erfolgreiche Vorlage für die Projektübergabe verringert Verwirrung, Frustration und verschwendete Ressourcen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.
Um die beste Vorlage für die Projektübergabe für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie sich diese Fragen stellen:
- Wer wird die Vorlage verwenden? Wird diese Vorlage von einer einzelnen Person, einer Abteilung oder dem Führungsteam verwendet? Um das richtige Layout für die Projektübergabe zu wählen, ist es wichtig, die Beteiligten zu verstehen
- Welche Hilfsmittel benötigen Sie? Brauchen Sie einen Kalender mit den zu erbringenden Leistungen, eine Möglichkeit, wichtige Dokumente anzuhängen, oder eine Möglichkeit, den Fortschritt visuell zu verfolgen? Verstehen Sie diewerkzeuge zur Prozessabbildung zur Verfügung stehen und wie sie zu verwenden sind, wird Ihnen helfen, die richtige Vorlage auszuwählen
- Welches Layout ist am einfachsten zu verstehen? Brauchen Sie eine Checkliste, eine Tabelle, einen Kalender oder einen Workflow? Viele Vorlagen bieten zwar mehrere, anpassbare Ansichten, aber wenn Sie wissen, welches Layout am besten geeignet ist, können Sie die effizientestedurchführung des Projekts ## 7 kostenlose Vorlagen für die Projektübergabe für einen einfachen Übergang
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe verhindert Projektblockaden, legt Prioritäten fest und erstellt einen Notfallplan für neue oder bestehende Teammitglieder. Im Folgenden finden Sie sieben Vorlagen für die Projektübergabe in Ihrem Unternehmen, die Sie unbedingt ausprobieren sollten.
1. ClickUp-Vorlage für die Projektübergabe
ClickUp Projektübergabe-Vorlage
Übergeben Sie ein Projekt von einer Abteilung an eine andere? Stellen Sie sicher, dass keine Chancen verpasst werden mit dem Einsatz von ClickUp's Vorlage für die Projektübergabe .
Diese Vorlage für einen Projektübergabebericht kann individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden, so dass oben Platz für Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihren Slogan und Ihre Kontaktinformationen ist. Schreiben Sie zu Beginn den Projektnamen und den Autor (d. h. die Person, die den Bericht ausfüllt), gefolgt von einer kurzen Beschreibung des Projekts.
Danach geht die Vorlage auf alle Aspekte des Projekts ein, um Verwechslungen über Abteilungsgrenzen hinweg zu vermeiden. Der Abschnitt "Übergabeteilnehmer" bietet Platz für ein Foto, den Namen und eine Rollenbeschreibung jedes Mitarbeiters am Projekt.
Der Abschnitt "Anforderungen" bietet eine besonders praktische Zeitleiste, in der Sie jede Aufgabe, die dafür verantwortliche Abteilung und die zugehörige Frist für alle vor der Übergabe erforderlichen Maßnahmen auflisten. Der Abschnitt "Übergangsaufgaben" schließlich ermöglicht es den Teammitgliedern oder einem Projektmanager, alle abgeschlossenen Aktivitäten für das Projekt zu protokollieren und so doppelte Arbeit zu vermeiden. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Projektübergabe SOP Vorlage
ClickUp Projektübergabe SOP-Vorlage
Lassen Sie uns den Tatsachen ins Auge sehen: Die einem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter werden nicht immer dieselben bleiben. Die Fluktuation der Mitarbeiter ist ein fester Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Wenn Sie neue Teammitglieder einstellen, möchten Sie sie so schnell wie möglich einarbeiten und auf den neuesten Stand bringen.
Die Verwendung einer Vorlage für Standardarbeitsanweisungen (SOP) stellt sicher, dass neue Mitarbeiter wissen, was sie in ihrer jeweiligen Rolle zu tun haben und wie sie es tun sollen. ClickUp's SOP-Vorlage für die Projektübergabe bietet klare und konsistente Richtlinien, so dass alle Mitarbeiter einen standardisierten Ansatz für die Erledigung von Aufgaben befolgen, wodurch das Fehlerrisiko verringert wird.
Um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Rolle und Verantwortlichkeiten zu verstehen, füllen Sie den Abschnitt "Umfang" mit verschiedenen Aspekten der ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Skizzieren Sie dann standardisierte Prozesse im Abschnitt "Verfahren", komplett mit nummerierten Schritten und Bildern (falls für das Projektteam hilfreich).
Geben Sie den Kollegen schließlich die Werkzeuge an die Hand, die sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen, indem Sie auf die erforderlichen Ressourcen (wie Ordner, Aufgaben und/oder Dateien) verweisen und einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (FAQ) ausfüllen. Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Bericht über den Schichtwechsel Vorlage
ClickUp-Berichtsvorlage für den Schichtwechsel
Wenn Sie eine Gruppe von Mitarbeitern leiten, die im Schichtbetrieb arbeiten, kann eine Vorlage für ein Übergabeprotokoll unzählige Stunden pro Woche sparen. Um eine Produktivitätsflaute zu vermeiden, wenn eine Schicht endet und die nächste beginnt, nutzen Sie die folgenden Vorteile ClickUp's Vorlage für den Schichtwechselbericht .
Ein Projektübergabeplan für den Schichtwechsel enthält eine detaillierte Auflistung der Ereignisse während der letzten Schicht und zeigt die Prioritäten für die kommende Schicht auf. Diese Vorlage für die Schichtübergabe kann für praktisch jedes stundenweise arbeitende Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, von Krankenhäusern und Pflegeheimen bis hin zu Cafés und Autowaschservices.
Ein Schichtwechselbericht sollte täglich - entschuldigen Sie, mehrmals täglich - verwendet werden, wobei oben das Datum, die Anfangs- und Endzeit der Schicht, der Standort und der Vorgesetzte angegeben werden. Falls erforderlich, kann der Abschnitt "Mitarbeiterinformationen" ausgefüllt werden, so dass jedes Teammitglied seinen eigenen Bericht erstellt.
Der Abschnitt "Schichtaufgaben und -zuständigkeiten" enthält eine detaillierte Aufstellung aller Aufgaben, Teilaufgaben, Zuständigkeiten der Mitarbeiter und den Status jeder Aufgabe, so dass jeder Kollege weiß, welche Prioritäten er hat, wenn er seinen Dienst antritt. Schließlich können Sie im Abschnitt "Herausforderungen und Empfehlungen" alle Hindernisse für die Aufgaben des Tages besprechen. Diese Vorlage herunterladen
4. ClickUp Change Management Plan Vorlage
ClickUp Änderungsmanagement-Plan-Vorlage
Ein guter Manager sorgt dafür, dass die gesamte Organisation effizienter läuft - er weist Aufgaben zu, delegiert Verantwortung und setzt Prioritäten für den Rest des Teams. Vorgesetzte im Unternehmen beaufsichtigen alle aspekte des Änderungsmanagements -Anpassung an sich ändernde Prioritäten, Übergangsprojekte und sogar Mitarbeiterwechsel.
Rüsten Sie Manager für den Erfolg mit ClickUp's Change Management Plan Vorlage . Die sofort einsatzbereite Vorlage unterteilt die Projektübergänge in drei Phasen (die jedoch erweitert werden können, um sie an Ihre Organisation oder Ihr Projektteam anzupassen).
In Phase 1 ermitteln die Manager, welche Änderungen zur Vorbereitung eines Projektübergangs erforderlich sind. In Phase 2 verlagern die Manager das Projekt von einer Abteilung in eine andere und legen einen Kommunikationsplan, wichtige Ereignisse und einen Plan für das Widerstandsmanagement fest. In Phase 3 schließlich wird das Feedback der Beteiligten eingeholt, Erfolge werden gefeiert und Lücken für künftige Übergänge werden identifiziert.
Mit 100+ vorgefertigte Automationen zur Auswahl, diese vorlage für das Änderungsmanagement hilft bei der automatischen Zuweisung von Aufgaben, dem Verfassen von Kommentaren und dem Verschieben von Statusangaben, wodurch wertvolle Zeit in der Arbeitswoche eingespart wird.
Darüber hinaus bietet die Vorlage Managern die Möglichkeit, jedes Projekt mit einem leicht verständlichen, farbcodierten System auf dem Laufenden zu halten, ein Tabellenansicht mit Spalten für alle relevanten Informationen und Fortschrittsbalken für verschiedene Schritte. Diese Vorlage herunterladen
5. ClickUp Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern
ClickUp Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, möchten Sie, dass dieser so schnell wie möglich zu den Unternehmensprojekten beiträgt. Leider kann ein Mangel an Planung den Einarbeitungsprozess um Wochen (wenn nicht Monate) verzögern.
Um den Einarbeitungsprozess zu verkürzen und die Produktivität der neuen Mitarbeiter zu erhöhen, sollten Sie ClickUp's Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern . Diese Vorlage bietet einen detaillierten Arbeitsablauf, der mit dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters beginnt. Die detaillierte Liste gliedert den Onboarding-Prozess in wöchentliche Prioritäten, so dass die neuen Teammitglieder jede Aufgabe nach und nach abhaken können.
Dieser Fortschrittsbericht für neue Mitarbeiter lässt sich leicht an Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung anpassen. Erwägen Sie, jede Aufgabe durch Unteraufgaben zu erweitern (z. B. enthält die Aufgabe "Ausfüllen von Personaldokumenten" Unteraufgaben für Gesundheitsleistungen, 401(k)-Beiträge und Steuerabzüge). Oder fügen Sie Anhänge, Unterschriften von Vorgesetzten, Fristen oder Notizen hinzu, um den Einführungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Diese Vorlage herunterladen
6. ClickUp Mitarbeitereinführung Gantt Vorlage
ClickUp Onboarding Gantt-Vorlage für Mitarbeiter
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess hängt nicht nur davon ab, dass der neue Mitarbeiter auf Touren kommt. Es kommt auch darauf an, dass alle Teammitglieder - auch diejenigen, die schon seit Jahren für das Unternehmen arbeiten - als eine produktive Einheit zusammenarbeiten.
Es braucht wirklich ein ganzes Dorf, um einen neuen Mitarbeiter zum Erfolg zu führen, wobei die Mitarbeiter der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und der Sicherheitsteams zusammenarbeiten müssen. Daher müssen der Übergabeprozess und der gesamte Wissenstransfer an einen neuen Mitarbeiter auf der Ebene des Direktors oder der Geschäftsleitung überwacht werden - und genau hier liegt die Aufgabe ClickUp's Gantt-Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern kommt ins Spiel.
Diese Vorlage erstellt einen rationalisierten Übergangsplan für neue Mitarbeiter auf organisatorischer Ebene. Mit dem Gantt-Diagramm erhält jede Abteilung (z. B. Personalabteilung, Rechtsabteilung, Sicherheitsabteilung und Schulungsabteilung) einen eigenen Ordner mit Aufgaben, die an jeden Mitarbeiter delegiert werden. Jede Person erhält einen eigenen Fortschrittsbalken, der einen Überblick über die erledigten Aufgaben bietet projektleistungen. Ein Personalleiter könnte beispielsweise für die Durchführung von Hintergrundprüfungen, das Ausfüllen des I-9-Formulars, die Überprüfung des Personalausweises des neuen Mitarbeiters und die Einreichung der erforderlichen Formulare für Sozialleistungen zuständig sein. In der Zwischenzeit ist jemand aus der Sicherheits- oder Technikabteilung für die Einrichtung des Logins des neuen Mitarbeiters, seiner Zeiterfassungsanwendung und seines Keycard-Zugangs zuständig.
Mit einer solchen detaillierten Vorlage können Sie Doppelarbeit vermeiden und gleichzeitig den neuen Teammitgliedern maximale Unterstützung bieten. Diese Vorlage herunterladen
7. ClickUp Employee Exit SOP Vorlage
ClickUp Employee Exit SOP-Vorlage
Projektübergaben finden nicht nur statt, wenn ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt. Sie finden auch statt, wenn jemand Ihr Team verlässt.
Mit ClickUps SOP-Vorlage für den Austritt von Mitarbeitern können Sie alle notwendigen Projektinformationen eines ausscheidenden Mitarbeiters sammeln und so Produktivitätseinbußen verhindern. Mit der Kalenderansicht können Sie das Austrittsgespräch des Mitarbeiters planen, während die ClickUp-Dokumente können Sie alle notwendigen Unterlagen sammeln, speichern und verwalten.
Diese vorlage für die Nachfolgeplanung ermöglicht einen nahtlosen Wissenstransfer und verhilft einem neuen Teammitglied zum Erfolg. Sie können den Projektstatus für alle delegierten Aufgaben erfassen, eine Checkliste der wichtigsten Aufgaben und Informationen erstellen und anderen Teammitgliedern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Mit dieser praktischen Vorlage können Sie Folgendes festlegen projektziele für Neueinstellungen und für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen. Diese Vorlage herunterladen
Verhindern Sie Produktivitätseinbußen mit einer ClickUp-Vorlage für die Projektübergabe
Um ein Projekt effizient am Laufen zu halten, bedarf es vieler beweglicher Teile. Wenn Schichten enden, neue Mitarbeiter eingestellt werden, Mitarbeiter gehen oder das Management wechselt, möchten Sie, dass die Dinge ohne Unterbrechungen weiterlaufen.
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe kann dazu beitragen, die Produktivität des Teams über Abteilungsgrenzen hinweg zu steigern. Unabhängig davon, ob Sie mit einer der vielen Übergabevorlagen von ClickUp beginnen oder diese von Grund auf neu erstellen, können Sie Aufgaben und Teilaufgaben zuweisen, einen Terminkalender erstellen, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und eine nahtlose Übergabe von wichtigen Dokumenten vornehmen.
Mit ClickUp können Sie Ansichten, Felder, Überschriften oder Texte ganz einfach an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Und mit über 1.000 Integrationen zu Ihrer Verfügung, können Sie jedes Projekt effektiv verwalten.
Sind Sie bereit zu sehen, wie ClickUp Ihre Organisation effizienter machen kann? Testen Sie es noch heute kostenlos .