Týmy často bojují s roztříštěnými podnikovými znalostmi.
Důležité informace se ztrácejí v desítkách nesouvislých nástrojů, což znemožňuje rychlé nalezení přesných odpovědí.
Důvodem je především to, že většina společností přistupuje ke správě znalostí jako k archivaci dokumentů. Jejich procesy jsou sice digitální, ale přístup zůstává zakořeněn v tradičním analogovém způsobu uvažování.
Informace jsou teoreticky uspořádané, ale nikdy se ve skutečnosti nepropojují s prací, kterou je třeba vykonat.
Tato příručka vás provede nastavením Amazon Q Business pro správu podnikových znalostí, od propojení datových zdrojů po konfiguraci zabezpečení, a navíc vám ukáže, jak překlenout propast mezi hledáním odpovědí a přijímáním opatření.
Co je Amazon Q Business?
Amazon Q Business je generativní asistent AWS založený na umělé inteligenci. Funguje jako centrální konverzační chatový asistent pro interní informace vaší společnosti. Představte si ho jako jediný vyhledávací panel, který se připojuje k vašim stávajícím zdrojům dat, od dokumentů po chatové zprávy.
Je důležité odlišit tuto službu od Amazon Q Developer, což je samostatný nástroj vytvořený speciálně pro úkoly související s kódováním a vývojem softwaru.
Amazon Q Business je přizpůsoben pro obecné podnikové znalosti. Využívá technologii zvanou retrieval-augmented generation (RAG), což znamená, že své odpovědi zakládá na skutečných dokumentech vaší společnosti a zároveň aktivně brání AI v halucinování informací.
Navíc jeho systém respektující oprávnění dodržuje přístupová omezení, která již máte zavedena. Pokud zaměstnanec nemůže vidět soubor v jeho původním umístění, neuvidí jej ani ve výsledcích vyhledávání Amazon Q.
Amazon Q Business se zaměřuje na tři základní funkce:
- Podnikové vyhledávání: Najděte odpovědi ve všech propojených zdrojích dat okamžitě.
- Generování obsahu: Vytvářejte souhrny, návrhy a zprávy na základě existujících znalostí.
- Provádění akcí: Úkoly dokončujte přímo prostřednictvím integrace s obchodními aplikacemi.
Jak Amazon Q Business funguje pro správu znalostí
Porozumění technické stránce vám pomůže určit, zda nástroj skutečně řeší fragmentaci znalostí, nebo zda se jedná pouze o další aplikaci, která přispívá k rozšiřování počtu nástrojů.
Vzhledem k tomu, že společnosti v současné době používají v průměru 101 různých aplikací SaaS, je třeba přidání dalšího nástroje pečlivě zvážit. Amazon Q sleduje jasný pracovní postup, který promění vaše roztříštěná data ve vyhledávatelnou znalost. Začíná načtením dat, pokračuje indexováním, následuje vyhledávání a nakonec generování odpovědí.
Systém nejen čte vaše dokumenty, ale rozděluje je na menší, lépe zpracovatelné části zvané „chunky“. Každý chunk je poté převeden na vektorové vložení – číselné vyjádření jeho významu. To umožňuje neuronové vyhledávání, při kterém umělá inteligence dokáže najít nejen přesné shody klíčových slov, ale i koncepčně související informace.
Když položíte otázku, postup je následující (zjednodušeně):
- Zadáte otázku ve webovém rozhraní nebo v integrované aplikaci.
- Amazon Q analyzuje váš dotaz, aby zjistil, které zdroje dat jsou nejrelevantnější.
- Systém vyhledá nejrelevantnější části ze svého indexu a zajistí, aby byly odfiltrovány všechny informace, ke kterým nemáte oprávnění.
- Pomocí RAG kombinuje načtený kontext se svým jazykovým modelem a generuje odpověď založenou na datech vaší společnosti.
- Odpověď obsahuje odkazy na původní zdrojové dokumenty, takže můžete informace kdykoli ověřit.
Tento základ je klíčový. Zajišťuje, že AI „ukazuje svou práci“, což pomáhá budovat důvěru a zabraňuje myšlení typu černá skříňka, ke kterému dochází, když máte odpověď, ale nevíte, odkud pochází ani zda je spolehlivá.
📖 Další informace: Asistent pro dodržování předpisů s využitím umělé inteligence: Jak umělá inteligence mění dodržování předpisů a audity
Jak propojit podnikové zdroje dat s Amazon Q
Systém správy znalostí je tak dobrý, jak dobré jsou data, ke kterým má přístup.
Většina společností má informace roztroušené po celém systému a myšlenka rozsáhlého projektu migrace dat je často nereálná. Právě v takových případech se hodí přístup Amazon Q založený na konektorech.
Místo toho, aby vás nutil přesunout všechna data do nového systému, Amazon Q Business používá více než 40 nativních konektorů k indexování obsahu přímo tam, kde se nachází. To znamená, že se můžete připojit ke svým stávajícím nástrojům bez bolestivého procesu migrace.
Klíčem k úspěchu je strategický přístup. Začněte s nejcennějšími zdroji dat, místo abyste se snažili propojit vše najednou.
Každý konektor je navržen tak, aby respektoval seznamy řízení přístupu (ACL) zdrojového systému a zachoval vaše stávající zabezpečení a oprávnění. Využívá také funkci „delta sync“, což znamená, že po počátečním úplném skenování zpracovává pouze dokumenty, které byly změněny nebo aktualizovány, čímž šetří čas a zdroje.
Podporované typy datových zdrojů
Amazon Q Business se připojuje k mnoha platformám, které vaše týmy již denně používají. Pro jakékoli proprietární nebo nepodporované systémy můžete použít vlastní konektor SDK a vytvořit si vlastní.
| Cloudové úložiště | Amazon S3, Google Drive, OneDrive |
| Spolupráce | Confluence, SharePoint, Notion |
| Komunikace | Slack, Microsoft Teams |
| CRM/Podpora | Salesforce, Zendesk, ServiceNow |
| Databáze | Amazon RDS, Aurora |
Pracovní postup pro načítání dat
Připojení nového zdroje dat je řízený proces. Vyberete konektor a zadáte potřebné ověření, kterým může být klíč API nebo přihlašovací údaje OAuth. Systém poté provede počáteční „úplnou synchronizaci“, aby zpracoval všechny existující dokumenty.
Poté se přepne na „inkrementální synchronizaci“, aby index zůstal aktuální, a to tak, že zpracovává pouze nový nebo změněný obsah.
Pipeline pro zpracování dokumentů se stará o extrakci textu, jeho rozdělení na části, vytvoření vložení a přidání do indexu. Pokud některá část procesu načítání selže, obdržíte oznámení, abyste mohli rychle vyřešit případné problémy.
Osvědčené postupy pro synchronizaci plánování
Musíte najít správnou rovnováhu mezi aktuálností dat a náklady. Častější synchronizace poskytují aktuálnější informace, ale také spotřebovávají více zdrojů, což může zvýšit vaše náklady na AWS.
- Začněte s denní synchronizací: Pro většinu datových zdrojů je denní synchronizace dobrým výchozím bodem.
- Zvyšte frekvenci pro kritická data: U rychle se měnících informací, jako je rušný kanál Slack nebo aktivní složka projektu, můžete zvýšit frekvenci synchronizace na několik hodin.
- Sledujte stav synchronizace: Pravidelně kontrolujte stav svých datových zdrojů, abyste se ujistili, že se synchronizují správně, a případné chyby okamžitě řešte, abyste předešli informačním mezerám.
📮ClickUp Insight: Průměrný profesionál stráví více než 30 minut denně hledáním informací souvisejících s prací – to je více než 120 hodin ročně ztracených prohledáváním e-mailů, vláken Slacku a roztroušených souborů.
Inteligentní asistent AI zabudovaný do vašeho pracovního prostoru to může změnit. Seznamte se s ClickUp Brain. Poskytuje okamžité informace a odpovědi tím, že během několika sekund vyhledá správné dokumenty, konverzace a podrobnosti úkolů – takže můžete přestat hledat a začít pracovat.
💫 Skutečné výsledky: Týmy jako QubicaAMF ušetřily díky ClickUp více než 5 hodin týdně, což představuje přes 250 hodin ročně na osobu, a to díky odstranění zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
Podrobný průvodce nastavením Amazon Q Business
Začátky s novým podnikovým nástrojem AI mohou být náročné, ale rozdělení procesu na jasné, zvládnutelné kroky ho činí mnohem snazším.
Abyste mohli začít, budete potřebovat účet AWS s příslušnými oprávněními IAM. Základní nastavení lze provést během několika hodin, ale úplné nasazení do produkčního prostředí s více zdroji dat může trvat několik dní.
Krok 1: Přihlaste se a vytvořte svou aplikaci
Nejprve přejděte do konzole AWS Management Console a vyhledejte službu Amazon Q Business. Zde vytvoříte novou „aplikaci“. Tato aplikace bude sloužit jako kontejner pro vaše zdroje dat, index a webové rozhraní.
Při vytváření budete muset zadat jasný název a vybrat region AWS, kde bude nasazen. Tato volba je důležitá z hlediska požadavků na umístění dat a dodržování předpisů.
Krok 2: Nakonfigurujte centrum identit IAM
Amazon Q Business vyžaduje AWS IAM Identity Center (nový název pro AWS SSO) pro správu ověřování uživatelů. Takto můžete kontrolovat, kdo má přístup k vašemu AI asistentovi.
Máte dvě hlavní možnosti: vytvořit nový zdroj identit v rámci AWS nebo se připojit k existujícímu poskytovateli identit, kterého vaše společnost již používá, například Okta nebo Azure AD.
Správné přidělení oprávnění uživatelům je zásadní pro bezpečnost. Každý, kdo potřebuje používat Amazon Q, musí mít účet v Identity Center, aby bylo možné správně spravovat jeho oprávnění.
Krok 3: Propojte a synchronizujte zdroje dat
A teď ta zábavná část: propojení vašich dat. V aplikaci Amazon Q přejděte do sekce datových zdrojů a začněte přidávat konektory. Rozhraní vás provede procesem ověřování pro každý z nich.
Je dobré začít s menším podsadem dat pro testování, například s jedním webem SharePoint nebo jedním kanálem Slack. Tak můžete ověřit, zda je obsah správně indexován, než jej nasadíte v celé společnosti. Průběh synchronizace můžete sledovat přímo z konzole.
📖 Další informace: Řízení projektů vs. řízení úkolů – jaký je mezi nimi rozdíl?
Krok 4: Přizpůsobte a nasadte webové prostředí
Amazon Q Business je dodáván s připraveným webovým rozhraním, které můžete přizpůsobit tak, aby odpovídalo značce vaší společnosti. Můžete přidat své logo, změnit barvy a napsat uvítací zprávu, která uživatelům poradí, jaké otázky mohou klást.
Jakmile budete spokojeni s vzhledem a funkčností, můžete webové rozhraní nasadit a sdílet URL adresu se svým týmem. Pro ještě integrovanější zážitek můžete také použít API k vložení chatovacího rozhraní Amazon Q přímo do jiných aplikací, které váš tým používá každý den.
🎥 Podívejte se, jak integrovaný přenos znalostí zefektivňuje pracovní postupy a eliminuje přepínání kontextu v praxi!
Amazon Q Business Security and Guardrails
Zavedení jakéhokoli nástroje umělé inteligence v podnikovém prostředí je nemožné bez překonání překážek v oblasti bezpečnosti a dodržování předpisů. Předání firemních dat umělé inteligenci může být velkým problémem, ale Amazon Q je navržen s bezpečnostními prvky zabudovanými do jeho základní architektury.
Nejdůležitější bezpečnostní funkcí je vyhledávání s ohledem na oprávnění. Automaticky respektuje seznamy řízení přístupu (ACL) z vašich zdrojových systémů. To znamená, že odpovědi AI budou vždy obsahovat pouze obsah, ke kterému má uživatel již oprávnění.
Můžete také nakonfigurovat ochranná opatření, která budou řídit chování AI. Můžete například zablokovat diskusi o citlivých tématech nebo vyžadovat, aby u každé odpovědi uváděla zdroje.
Zde je přehled klíčových bezpečnostních funkcí:
- Dědičnost oprávnění: Odpovědi obsahují pouze obsah, ke kterému mají uživatelé oprávnění v zdrojových systémech.
- Konfigurace ochranných opatření: Blokujte citlivá témata, vyžadujte citace a omezujte typy odpovědí.
- Šifrování: Data jsou šifrována jak v klidu (pomocí AWS KMS), tak při přenosu (pomocí TLS).
- Auditování protokolů: Integrace s AWS CloudTrail vám umožňuje sledovat všechny interakce uživatelů z hlediska dodržování předpisů a monitorování.
- Umístění dat: Aplikaci můžete nasadit v konkrétních regionech AWS, abyste splnili požadavky na umístění dat.
Tyto ovládací prvky vám dodají jistotu při zavádění výkonného nástroje umělé inteligence, aniž by vznikla nová bezpečnostní rizika.
Výhoda ClickUp: ClickUp BrainGPT spojuje vyhledávání, kontext a akce do jedné vrstvy umělé inteligence, která pokrývá celý váš pracovní prostor.
BrainGPT nepracuje jako samostatný asistent, ale přímo s vašimi úkoly, dokumenty, chaty, kalendářem a prioritami. Můžete vyhledávat informace, klást otázky, porozumět tomu, co se děje, a okamžitě proměnit odpovědi v úkoly, aktualizace nebo změny pracovního postupu, aniž byste museli opustit svůj pracovní tok.
Protože BrainGPT využívá Enterprise Search od ClickUp a plný kontext pracovního prostoru, rozumí tomu, jak je práce propojena, co je v procesu a čemu je třeba věnovat pozornost jako dalšímu.
Výsledkem je jednotná zkušenost s umělou inteligencí, kde vyhledávání vede přímo k provedení a inteligence je součástí samotné práce, nikoli jen jejím doplňkem.
Omezení používání Amazon Q pro správu podnikových znalostí
Žádný nástroj není dokonalý, a proto je důležité pochopit omezení Amazon Q Business, než se k jeho používání zavážete. Pokud si uvědomíte jeho klady a zápory, můžete si stanovit realistická očekávání a vyhnout se pozdějším překvapením.
Největším faktorem je jeho hluboká integrace s ekosystémem AWS. Pokud vaše společnost již do AWS investovala značné prostředky, je to přirozená volba.
Pro týmy, které nejsou obeznámeny se službami AWS, je konfigurace prvků jako role IAM a VPC náročná – zejména vzhledem k tomu, že pouze 7 % z nich rozšířilo AI v rámci celého podniku, a to i přes její široké přijetí.
Zde je několik klíčových omezení, která je třeba vzít v úvahu:
- Závislost na AWS: Vyžaduje značné znalosti infrastruktury AWS a nejlépe funguje v existujícím prostředí AWS.
- Mezery v konektorech: Ačkoli má více než 40 konektorů, pokud spoléháte na proprietární nebo nepodporované systémy, možná budete muset použít SDK pro vlastní vývoj.
- Zaměření pouze na vyhledávání: Je vynikající při hledání informací, ale nepomůže vám s projektovým řízením potřebným k organizaci, stanovení priorit nebo jednání na základě těchto informací.
- Omezení kontextu: Stejně jako mnoho jiných modelů umělé inteligence může mít potíže se složitými dotazy, které vyžadují syntézu informací z mnoha různých dokumentů najednou.
- Žádná správa pracovních postupů: Odpovídá na otázky, ale nativně se nepřipojuje k vašim pracovním postupům pro správu projektů nebo provádění práce.
Poslední bod je nejdůležitější. Samotné vyhledávání znalostí nevyřeší základní problém nesouvislého pracovního postupu. Nalezení odpovědi je pouze prvním krokem; tuto odpověď je ještě třeba proměnit v akci.
Jak ClickUp vylepšuje správu podnikových znalostí
Ten pocit už znáte. Najdete odpověď, kterou potřebujete, a pak ji ručně přenesete do různých nástrojů.
Od výsledku vyhledávání k dokumentu. Od dokumentu k úkolu. Od úkolu k chatové zprávě vysvětlující, co se právě stalo. Někde v tomto štafetovém běhu se kontext vytrácí. To, co začalo jako jasná věc, se mění v koordinační práci.
Jedná se o selhání pracovního postupu způsobené fragmentací. Každé předání způsobuje tření, zdvojování a riziko, že se znalosti oddělí od akcí.
Proč konvergované pracovní prostředí s umělou inteligencí mění rovnici
Konvergované pracovní prostředí s umělou inteligencí není „dalším nástrojem“. Jedná se o jediné bezpečné prostředí, ve kterém projekty, dokumenty, konverzace a analytické údaje koexistují podle plánu. Když je vše pohromadě, znalosti již není nutné přenášet. Mohou se přenášet nativně prostřednictvím pracovního postupu.
V tom se ClickUp odlišuje od ostatních. Namísto přidávání umělé inteligence do vyhledávání nebo vrstvení dalšího asistenta na stávající nástroje vám ClickUp umožňuje vytvořit škálovatelný proces přenosu znalostí uvnitř stejného systému, ve kterém již probíhá práce. Vaše odpovědi, rozhodnutí a kontext zůstávají připojeny k provedení, které informují.
Znalosti jako živá součást pracovního postupu
V tradičním nastavení je vyhledání informací pouze prvním krokem. Vyhledáte v jednom nástroji, zkopírujete odpověď, vložíte ji do svého systému pro správu projektů, vytvoříte úkol a poté informujete svůj tým v chatu. Každý krok způsobuje zpoždění a zvyšuje pravděpodobnost, že se něco ztratí nebo bude špatně pochopeno.
V ClickUp se smyčka uzavírá. Položíte otázku pomocí ClickUp Brain , obdržíte odpověď s úplným kontextem pracovního prostoru a okamžitě tuto odpověď proměníte v úkol, komentář nebo aktualizaci dokumentu, aniž byste opustili obrazovku. Odpověď se nepřesouvá. Transformuje se.
Propojené dokumenty, které nezastarávají
ClickUp Dokumenty jsou k dispozici společně s prací, kterou podporují, a jsou přímo propojeny s úkoly a projekty. Když se plány změní, aktualizace se provádějí na místě, nikoli v paralelních systémech.
Protože dokumenty jsou orientované na akce, můžete text převést na úkoly ClickUp nebo jej dokonce propojit s příslušným úkolem v okamžiku, kdy je učiněno rozhodnutí. Znalosti a provádění zůstávají synchronizované, což je přesně to, kde většina týmů selhává.
Kontextově orientovaná umělá inteligence, která propojuje celý váš pracovní prostor
ClickUp Brain nejenže rozumí tomu, na co se ptáte. Rozumí také tomu, jakou roli má daná otázka ve vaší práci.
Protože je Brain přímo integrován do pracovního prostoru, má přehled o vašich úkolech, prioritách, termínech, vlastnících a kalendáři. Vidí, co je dnes splatné, co je po termínu, co je blokováno a jak je práce rozdělena mezi lidi a čas. To znamená, že odpovědi, které dostanete, vycházejí z toho, co se právě teď skutečně děje.
Když požádáte o shrnutí, získáte přehled založený na stavu úkolů, nedávné aktivitě a nadcházejících závazcích.
Podnikové vyhledávání, které slouží také jako příkazová vrstva
Ve většině nástrojů je vyhledávání pasivní. Něco vyhledáte a pak se rozhodnete, co dál. Ale ClickUp Enterprise Search je aktivní komponenta. Pomocí příkazového řádku AI, který používáte k vyhledávání informací, můžete také provádět akce.
Z jediného ovládacího panelu můžete prohledávat úkoly, dokumenty, komentáře, chatové vlákna a připojené aplikace třetích stran a okamžitě převést nalezené informace do práce. Vytvářejte úkoly, aktualizujte stavy, otevírejte dokumenty, zapojujte se do konverzací nebo spouštějte pracovní postupy, aniž byste museli přepínat kontext.
Místo přerušování práce kvůli hledání kontextu mohou týmy použít vyhledávání k zodpovězení otázky a pokračovat v práci. Výsledkem je méně slepých uliček, rychlejší rozhodování a mnohem méně času stráveného ověřováním, zda hledáte ve správném zdroji.
Udržujte znalosti aktuální v dokumentech, úkolech a chatu
Znalosti zřídka zastarávají proto, že lidé zapomínají dokumentovat. Zastarávají proto, že konverzace probíhají jinde.
ClickUp tento problém řeší těsným propojením ClickUp Chat do pracovních postupů. Chat je zabudován přímo vedle práce, ke které se vztahuje. Zprávy lze propojit s úkoly, odkazovat na ně v dokumentech a znovu je vyhledat s neporušeným kontextem.
V průběhu práce týmy společně aktualizují dokumenty, diskutují o změnách v chatu a sledují rozhodnutí prostřednictvím komentářů a historie verzí, a to vše v rámci jednoho systému. Není třeba žádná samostatná „fáze dokumentace“ ani úklidový sprint k obnovení přesnosti.
Protože konverzace, rozhodnutí a realizace probíhají souběžně, váš zdroj pravdivých informací zůstává automaticky aktuální. Ne proto, že by jej někdo dokonale udržoval, ale proto, že se přirozeně vyvíjel s postupem práce.
Super agenti ClickUp promění váš pracovní prostor v prostředí, které odpovídá na otázky dříve, než se stanou překážkou.
Místo čekání na výzvu pracují super agenti nepřetržitě napříč úkoly, dokumenty, chaty a časovými osami. Sledují změny, detekují zastavenou práci, odhalují rizika a poskytují odpovědi na základě signálů z reálného pracovního prostředí, jako jsou zmeškané termíny, konfliktní priority nebo nezodpovězené otázky.
Protože super agenti pracují ve stejném konvergovaném pracovním prostoru, jejich poznatky jsou vždy založeny na aktuálním kontextu. Nejenže upozorňují na problémy, ale také vysvětlují, proč je něco důležité, a mohou automaticky přijímat opatření, od aktualizace úkolů až po upozornění příslušného vlastníka.
Díky tomu je AI neviditelná a zároveň užitečná. Odpovědi se objevují v průběhu práce, přesně v okamžiku, kdy jsou potřeba, bez nutnosti používat další nástroj nebo klást další otázky.
Vylepšete své vyhledávání pomocí ClickUp
Úspěšná správa podnikových znalostí vyžaduje více než jen výkonný vyhledávač. Vyžaduje systém, který propojuje znalosti přímo s pracovními postupy vašeho týmu.
Při hodnocení řešení začněte s nejcennějšími zdroji dat a postupně rozšiřujte. Nezapomeňte, že budoucnost práce vyžaduje řešení, které promění odpovědi v konkrétní kroky, aniž by ztratilo na dynamice.
Amazon Q Business je skvělou volbou pro organizace, které již výrazně investovaly do ekosystému AWS a zaměřují se především na řešení problému podnikového vyhledávání.
Pro týmy, které chtějí jít nad rámec vyhledávání a vybudovat skutečně propojený systém správy znalostí a práce, je však zapotřebí jiný přístup.
Podívejte se, jak může konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí změnit produktivitu vašeho týmu. Začněte zdarma s ClickUp. ✨
Často kladené otázky
Amazon Q Business je určen pro obecné řízení podnikových znalostí, aby pomáhal všem zaměstnancům, zatímco Amazon Q Developer je specializovaný nástroj pro vývojáře softwaru, který pomáhá s kódováním, laděním a architekturou AWS.
Amazon Q Business se připojuje k mnoha datovým zdrojům, ale nemá nativní konektor pro ClickUp. ClickUp poskytuje vlastní integrovanou funkci AI, ClickUp Brain, která je plně integrována s funkcemi pro správu projektů a znalostní bází.
Amazon Q Business má dvě hlavní úrovně předplatného, Amazon Q Business Lite a Pro, s cenami založenými na modelu za uživatele a měsíc. Náklady zahrnují také poplatky za „indexové jednotky“ založené na objemu dat, která ukládáte, proto byste si měli zkontrolovat aktuální ceny na oficiální stránce AWS.
Mezi hlavní omezení patří silná závislost na ekosystému AWS, nutnost odborných znalostí AWS pro nastavení, primární zaměření na vyhledávání spíše než na integrované pracovní postupy a potenciální mezery v nativních konektorech pro některé podnikové nástroje.