Projektový management může být náročným úkolem, i když se zdá, že je vše v pořádku.
Každý tým chce úspěšně dodržovat termíny a zajistit hladký průběh projektů. Ale i při sebedetailnějším plánu se často vyskytnou neočekávané problémy, které mohou způsobit zpoždění.
Zde přichází na řadu float v projektovém řízení.
Zlepšením efektivity a identifikací úkolů, které je třeba upřednostnit, můžete zvládnout jakékoli zpoždění nebo překážky, které se mohou vyskytnout. Stručně řečeno, můžete si být jisti, že váš projekt bude dokončen v termínu.
V tomto článku přesně vysvětlíme, co je float v projektovém řízení, jaké jsou jeho výhody a jak jej můžete využít k dodržení termínů svých projektů. 🎯
Co je to float v projektovém řízení?
Rezerva v projektovém řízení, známá také jako „slack“, je doba, o kterou může být projekt zpožděn, aniž by došlo k nedodržení termínu. Obvykle tato doba závisí na tom, o jaké úkoly se jedná a jakou rezervu každý z nich umožňuje.
Některé konkrétní úkoly však nemusí umožňovat flexibilitu a přímo ovlivňují termín dokončení projektu. Úkoly, které nelze zahájit před dokončením jiného úkolu, se zařazují do tzv. kritické cesty projektu.
Tyto úkoly musí být dokončeny v určitém pořadí, než může být projekt dokončen. Úkoly kritické cesty nesnesou zpoždění, aniž by to mělo přímý dopad na termín dokončení projektu.
Příklad toho lze vidět na obrázku níže. Čtyři úkoly v šedé barvě: sádrokarton, skříňky, instalatérské a elektrické práce a pokládání podlah musí být dokončeny v pořadí, v jakém jsou uvedeny, a není zde prostor pro zpoždění. Nacházejí se na kritické cestě. Ostatní uvedené úkoly (malování a dekorace) mají mnohem větší flexibilitu a mohou být dokončeny v různých časech. V důsledku toho mají vyšší float.
Význam float v projektovém řízení
Vaši projektoví manažeři jsou absolutní hvězdy. V agilním prostředí zvládají řadu proměnných, týmů, úkolů a vzdálených zaměstnanců.
Float dává projektovým manažerům trochu prostoru k nadechnutí, aby mohli reagovat na narušení a zpoždění v reálném světě. Float v projektovém řízení pomáhá projektovým manažerům sledovat aktuální časový harmonogram projektu a upřednostňovat nejdůležitější úkoly.
Mohou lépe spravovat zdroje a přerozdělovat je na časově náročné úkoly, aby zajistili včasné dokončení projektu.
Výhody rezervy v projektovém řízení
Float v projektovém řízení dělá víc než jen udržuje vaše podnikání nad vodou. Přináší mnoho výhod, od pomoci s dodržováním termínů až po udržení soustředění vašeho týmu na to, co je třeba udělat.
Podívejme se na čtyři hlavní výhody zavedení float do vašeho projektového řízení.
1. Pomáhá sledovat pokrok
Projektoví manažeři mohou pomocí float přesně sledovat, jak projekt postupuje. Mohou identifikovat úkoly, které jsou pozadu, nebo ty, na které bude mít jakékoli zpoždění přímý dopad. To jim umožňuje odpovídajícím způsobem upravit očekávání a termíny.
2. Zvyšuje efektivitu a produktivitu
Float slouží jako plán pro fázi plánování jakéhokoli projektu. Projektoví manažeři mohou využít jakýkoli časový prostor nebo jeho nedostatek k zajištění toho, aby úkoly s nejvyšší časovou náročností byly splněny včas. Pomáhá také zabránit přehlédnutí při stanovování pořadí úkolů.
3. Stanoví, co by mělo být prioritou
Float v projektovém řízení slouží také jako nástroj pro stanovení priorit. Projekty s časovou flexibilitou lze odložit, aby mohly být nejprve dokončeny úkoly s krátkým nebo žádným floatem. Manažeři mohou tyto informace předávat prostřednictvím integrovaných funkcí pro komunikaci v týmu, jako je zobrazení chatu v ClickUp nebo platforma jako Microsoft Teams Voice.
4. Zvyšuje morálku na pracovišti
Všichni známe ten pocit „pondělí“ (nebo úterý, středa atd.). Používání správných nástrojů pro danou práci může pomoci zlepšit náladu všech a usnadnit jim pracovní život. Float v projektovém řízení poskytuje manažerům a členům týmu lepší přehled o tom, které úkoly jsou kritické a které ne.
Projektový manažer může například přerozdělit zdroje na zpožděné úkoly, aby zajistil, že projekt bude dokončen včas. V jiném případě může v předstihu informovat všechny týmy, které jsou zpožděním dotčeny.
Výběr správného typu float pro lepší řízení projektů
V projektovém řízení existují různé typy floatů. Každý z nich má své silné stránky a účel. Jeden může informovat jednotlivé týmy o tom, kolik času mají k dispozici na daný úkol, zatímco jiný informuje projektového manažera o aktuálním dostupném floatu.
5 různých typů floatů
Float v projektovém řízení spadá do několika kategorií, ale zde je pět různých typů, se kterými se setkáte:
1. Celková tolerance
Celková doba, o kterou lze naplánovanou úlohu odložit nebo prodloužit, aniž by to mělo vliv na termín dokončení projektu.
Jak vypočítat
Chcete-li vypočítat celkovou rezervu, musíte odečíst „nejdříve“ od „nejpozději“. Může se jednat buď o datum zahájení, nebo datum dokončení, ale obě data musí být ze stejné chronologické strany úkolu. Nezaměňujte „dříve“ a „později“, protože byste se dostali do vážných potíží!
Takže buď:
Celková rezerva = (nejpozdější začátek) – (časný začátek nebo celková rezerva) Celková rezerva = (nejpozdější dokončení) – (časné dokončení)
2. Volný float
Volný float je z hlediska výpočtů podobný celkovému floatu. Rozdíl spočívá v tom, že celkový float se týká dokončení projektu, zatímco volný float je doba, o kterou lze úkol odložit, aniž by to mělo vliv na následující úkol v cestě.
Jakékoli zpoždění nebo prodloužení nad rámec volného float úkolu přímo oddálí datum brzkého zahájení následujícího úkolu.
Podívejme se například na vývojáře, který pracuje na softwaru pro správu kontaktů. Backendové kódování musí být dokončeno, než příslušný tým může začít navrhovat grafické uživatelské rozhraní (GUI).
Jak vypočítat
Chcete-li vypočítat volný float, vezměte datum předčasného dokončení aktuálního úkolu a odečtěte jej od data předčasného zahájení následujícího závislého úkolu.
Volný float = (časný začátek závislého) – (časné dokončení aktuálního)
3. Projektový float
Celková doba, o kterou může být celý projekt zpožděn nebo prodloužen, než dojde k prodlení s termínem klienta nebo zákazníka, se nazývá float projektu. Pro podniky je to pravděpodobně nejdůležitější číslo, které je třeba sledovat, ale bude to vyžadovat použití platformy dashboard pro monitorování všech úkolů souvisejících s projektem.
Klient může stanovit časové omezení jako součást podmínek nebo může být termín jednoduše dohodnutý společností. Ať tak či onak, podniky jako ten váš si nemohou dovolit zmeškat termín dokončení projektu.
Jak vypočítat
Projektová rezerva se počítá stejným způsobem jako celková rezerva. Společnosti často používají tyto dva pojmy zaměnitelně, ale dnes si je jednoduše rozlišíme: celková rezerva se týká jedné činnosti nebo úkolu, zatímco projektová rezerva souvisí s celkovým dokončením projektu.
Pro výpočet časové rezervy projektu použijeme podobný postup, ale nejprve budeme potřebovat vědět, kdy může být projekt dokončen nejdříve. Toto číslo tedy závisí na efektivním plánování kritických i nekritických cest.
Tentokrát vezmeme nejčasnější nebo plánované datum dokončení projektu a odečteme ho od nejzazšího termínu, který byl stanoven nebo slíben.
Projektová rezerva = (nejpozdější termín dokončení) – (nejdřívější termín dokončení)
4. Rušivý float
Čas, o který lze úkol odložit, aniž by došlo k překročení stanoveného termínu projektu, se nazývá interferenční float. Jinými slovy, překročení tohoto přiděleného času bude mít negativní dopad na projekt.
Když se úkol zpozdí, může to mít dva důsledky. Zaprvé, sníží se vaše celková float, což znamená, že ostatní úkoly budou mít méně časové flexibility.
To se týká jak nekritických, tak kritických úkolů. Může to být také poslední kapka, která přeteče pohár, a vyčerpá váš projektový float, takže všechny zbývající úkoly jsou nyní kritické – již nemají žádný volný float.
Zadruhé může zpozdit následující kritický úkol. To povede ke zpoždění dokončení projektu. Množství zbývajícího float projektu určuje, zda lze projekt stále dokončit včas.
Jak vypočítat
Pro výpočet interferenčního floatingu odečteme od celkového floatingu volný floating.
Interferenční float = (celkový float) – (volný float)
5. Nezávislá rezerva
Navzdory svému názvu se nezávislá rezerva týká jak předchozích, tak následných činností. Je definována jako doba, o kterou lze odložit začátek činnosti, aniž by to mělo vliv na nejbližší začátek jakékoli následující činnosti.
Nezávislá rezerva je tedy zpoždění v jakýchkoli úkolech projektu, které nemají vliv na předčasné dokončení projektu. V tomto smyslu je tato kategorie rezervy skutečně nezávislá.
Jak vypočítat
Pro výpočet nezávislé rezervy vezmeme pozdní dokončení předchozích úkolů a odečteme časný začátek následujících úkolů. Poté odečteme skutečnou dobu trvání úkolu.
Nezávislá rezerva = (časný začátek následujícího úkolu) – (pozdní dokončení předchozího úkolu) – (celková doba předchozího úkolu)
Jak float v projektovém řízení pomáhá zvýšit efektivitu a produktivitu práce vašeho týmu
Float v projektovém řízení se může jevit jako přístup vhodný pro velké podniky a technologická odvětví, jako je strojírenství a podnikové mikroslužby. To však není pravda.
Float v projektovém řízení funguje také pro malé a střední podniky (SMB) a odvětví, jako je stavebnictví nebo téměř jakékoli jiné. Float je taktika, kterou lze použít společně s vašimi stávajícími strategiemi projektového řízení. Je snadné jej použít s řešeními pro workflow a projektové řízení, jako je ClickUp.
To znamená, že dobře funguje s agilními nástroji a metodami, jako jsou Kanban tabule, Ganttovy diagramy, Scrum tabule a další typy řešení pro řízení pracovních postupů. Použití float v projektovém řízení poskytne vašim projektovým manažerům jednoduchý plán pro alokaci zdrojů a stanovení priorit.
To platí zejména při zohlednění závislostí. Závislosti jsou úkoly, které nelze dokončit před dokončením předchozího úkolu nebo které je třeba dokončit před zahájením jiného úkolu.
S ClickUpem můžete vytvářet propojení mezi úkoly a nastavovat závislosti, takže váš tým přesně ví, co je třeba udělat jako další. Je to tak snadný koncept, který můžete snadno začlenit do svého podnikání! Vaše projektové řízení pocítí uklidňující účinky toho, že budete vždy přesně vědět, kolik času máte na projekt k dispozici. A váš tým bude moci snadněji spolupracovat, aby dohnal případné zpoždění a udržel váš projekt včas.
Používejte rezervu pro lepší řízení projektů
Kdo by nechtěl lepší projektové řízení? Nastupte do vlaku projektového float a užijte si hladkou a stabilní jízdu, ať už pracujete na akvizičním projektu nebo se učíte , jak hostovat webové stránky.
Jakmile bude vše implementováno, budete mít k dispozici samokorekční systém, který vás provede všemi důležitými rozhodnutími v rámci projektu. Členové týmu ocení směr a transparentnost projektu Slack.
Pokud dojde k nejhoršímu nebo k neočekávané situaci, projektoví manažeři mohou co nejdříve sdělit špatné zprávy členům týmu a zákazníkům. To znamená, že lze zmírnit zklamání a vaše týmy zákaznického servisu a úspěchu mohou získat náskok při nápravě případných škod.
Začněte strategii implementovat hned teď a než se nadějete, budete s týmem slavit další úspěšný projekt u sklenice root beer floatu po práci.
Guest Writer:
Richard Conn je senior ředitel pro generování poptávky ve společnosti 8×8, přední komunikační platformě s cloudovými řešeními pro call centra a funkcemi hlasové, video a chatové komunikace.