Nástroje umělé inteligence, jako je ChatGPT, přinášejí revoluci – dlouhé psaní e-mailů a maratony tvorby obsahu se mění v rychlé sprinty.
A nejde jen o pouhou show – marketéři, kteří používají AI k personalizaci e-mailů, zaznamenali 41% nárůst tržeb. Od snížení počtu překlepů a nalezení perfektního předmětu e-mailu až po vytváření e-mailů, které znějí lidsky, ChatGPT je tu, aby vám ušetřil čas.
Ať už jste tvůrcem obsahu, autorem nebo podnikatelem v oblasti webových aplikací, zvládnutí ChatGPT znamená zvládnutí chaosu ve vaší e-mailové schránce.
Postupujte podle tohoto průvodce a naučte se psát výstižné obchodní e-maily, aniž byste přišli o zdravý rozum!
Jako bonus vyzkoušejte nejlepší alternativu ChatGPT pro vaše komunikační pracovní postupy, ClickUp Brain.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je návod, jak můžete ChatGPT použít k psaní e-mailů:
- Optimalizujte své e-maily pro větší zapojení tím, že se zaměříte na personalizaci, cílení na publikum a obsah, který rezonuje 📩
- Používejte ChatGPT pro rychlé návrhy, ale zvažte jeho omezení pro specifické obchodní potřeby.
- Poskytněte kontext (tón, strukturu, podrobnosti) , abyste získali nejlepší návrh.
- Regenerujte nebo upravujte koncepty pro větší srozumitelnost a personalizaci.
- Zkontrolujte správnost a soulad s vaším stylem vyjadřování.
- Přejděte na ClickUp . Začněte používat AI pro e-maily s ClickUp Brain a zefektivněte psaní poznámek, analýzu dat, psaní e-mailů a komunikaci.
- Spravujte všechny své e-maily a práci z jednoho místa pomocí nástroje ClickUp Email Project Management.
Jak používat ChatGPT pro psaní e-mailů
Pokud ChatGPT poskytnete dostatek kontextu, může vytvořit obsah, který je perfektním výchozím bodem pro vaše e-maily. Stačí sdílet několik jasných pokynů a voilà – i vy můžete pomocí AI psát e-maily, které odpovídají vašemu tónu a sdělení, a zároveň ušetřit drahocenný čas.
Jste připraveni? Zde je návod, jak efektivně využít ChatGPT pro psaní e-mailů:
Krok 1: Nastavte kontext a účel
Než se začnete zabývat podrobnostmi ChatGPT, ujasněte si, o čem má váš e-mail být.
Koneckonců, jak kdysi napsal Shakespeare, „Stručnost je vtip duše. ” Takže si ujasněte, čeho chcete e-mailem dosáhnout, aniž byste příliš chodili kolem horké kaše.
Čím lépe ChatGPT nastavíte, tím lépe pochopí váš styl psaní, účel a strukturu e-mailu. Můžete poslat připomenutí, odpovědět na dotaz nebo sledovat úkol, ale nastavení kontextu je zásadní.
Řekněme, že žádáte kolegu nebo klienta o aktualizaci. Vaším cílem je pravděpodobně vyvolat akci nebo získat více podrobností. Pokud plánujete schůzku, budete chtít, aby byl e-mail zdvořilý a jasný, aby příjemci usnadnil další kroky.
ChatGPT zde chápe, že cílem je požádat o zpětnou vazbu k aktualizaci, a proto přizpůsobuje e-mail tak, aby se zaměřil na dotaz ohledně aktuálního stavu a dalších kroků. Zajišťuje, že zpráva je jasná, zdvořilá a stručná, což příjemci usnadňuje odpovědět s potřebnými informacemi.
🧠Zajímavost: ChatGPT dosáhl jednoho milionu uživatelů pouhých pět dní po svém spuštění v roce 2022.
Krok 2: Otevřete si účet na ChatGPT
Chcete-li začít používat ChatGPT, přejděte na chat.openai.com a vytvořte si účet. Můžete se zaregistrovat pomocí své e-mailové adresy nebo přes Google. Jakmile bude váš účet ověřen (na svůj telefon obdržíte šestimístný kód), máte hotovo!
Získáte přístup k bezplatné verzi GPT-3. 5, nebo pokud hledáte pokročilejší zážitek, můžete si za 20 $ měsíčně pořídit upgrade na GPT-4.
GPT-4 nabízí rychlejší odezvy a pokročilé funkce, jako je procházení a interpretace kódu, což z něj činí spolehlivou volbu pro ty, kteří řeší časově náročné e-maily nebo hledají způsob, jak zvýšit svou produktivitu.
Pokud pracujete s e-maily, u nichž je důležitý čas, a chcete rychlejší a osobnější odpovědi, může být GPT-4 dobrou investicí.
👀 Věděli jste? Pouze polovina Američanů zná ChatGPT do určité míry, přičemž dvě třetiny z nich mají postgraduální titul. Zajímavé je, že 54 % respondentů uvedlo, že o ChatGPT „vůbec neslyšelo“.
Krok 3: Poskytněte ChatGPT vlastní pokyny
Jste již zaregistrováni? Je čas nastavit ChatGPT tak, aby plnil vaše požadavky. Než však začnete generovat odpovědi a e-maily, musíte mu poskytnout některé základní informace. Určete, jakým způsobem má nástroj generovat odpovědi.
Chcete-li, aby se ChatGPT stal vaším skutečným pomocníkem, postupujte podle těchto kroků: Klikněte na své zobrazované jméno nebo obrázek a otevřete rozbalovací nabídku. Poté klikněte na Přizpůsobit ChatGPT.
Budete požádáni o zodpovězení dvou klíčových otázek, aby bylo možné přizpůsobit odpovědi AI:
- Co byste chtěli, aby ChatGPT o vás věděl, aby vám poskytoval lepší odpovědi?
Můžete sdílet podrobnosti o své práci, stylu e-mailové komunikace, tónu a dalších relevantních preferencích. Může se jednat například o vaše povolání, zda dáváte přednost formálnímu nebo neformálnímu tónu a kolik podrobností chcete do svých e-mailů zahrnout.
- Jak byste chtěli, aby ChatGPT reagoval?
Zde můžete definovat tón a strukturu e-mailů, které ChatGPT vygeneruje. Určete, zda dáváte přednost stručnému nebo podrobnému formátu, vyberte úroveň formálnosti (přátelský, formální nebo něco mezi tím) a rozhodněte se, zda chcete, aby AI vyjadřovala názory, nebo zachovávala neutrální postoj.
Alternativně můžete poslat své představení a pokyny prostřednictvím chatovacího okna, aby vám ChatGPT lépe porozuměl.
Toto je příklad úvodu, který můžete použít:
🧠Zajímavost: Přibližně 25 % amerických společností ušetřilo díky ChatGPT mezi 50 000 a 70 000 dolary.
Krok 4: Vyzvěte ChatGPT, aby napsal e-mail
Jakmile sdílíte své údaje, preference a požadovaný tón, můžete ChatGPT požádat, aby vytvořil e-mail, který potřebujete. Pokud první návrh není zcela vyhovující, požádejte jej, aby odpověď znovu vygeneroval.
🤖 Pokud například píšete e-mail s výpovědí, ChatGPT vám pomůže vytvořit zprávu, která bude vyvážená – ať už odcházíte kvůli novým příležitostem nebo kvůli nespokojenosti. Cílem je odejít v dobrém a zajistit, abyste se rozloučili profesionálně, aniž byste spálili mosty.
Zde je příklad toho, co může ChatGPT vygenerovat:
🤖Dalším scénářem může být odmítnutí projektu.
Promyšlená odpověď je klíčová, pokud jste zavaleni prací a nemůžete přijmout novou odpovědnost. I když může být lákavé vyjádřit frustraci, je důležité zůstat klidný, ohleduplný a profesionální. ChatGPT vám pomůže vytvořit diplomatickou zprávu, která sdělí vaše limity, aniž by zněla odmítavě.
Zde je příklad zdvořilého a profesionálního způsobu, jak odmítnout nový projekt:
Krok 5: Zkontrolujte a upravte e-mail
Poté, co ChatGPT vygeneruje e-mail, pečlivě jej zkontrolujte. Můžete upravit tón, doplnit chybějící podrobnosti nebo změnit strukturu, aby lépe odpovídala vašim záměrům. Zkontrolujte, zda je třeba opravit gramatické nebo pravopisné chyby v e-mailu.
Než kliknete na tlačítko „Odeslat“, zkontrolujte, zda je vaše odpověď srozumitelná a v souladu s firemními zásadami. Tím zajistíte, že vaše zpráva bude profesionální a bude odpovídat očekáváním, což vám pomůže vyhnout se omylům.
Ačkoli je ChatGPT velmi výkonný, generovaný obsah nemusí být vždy dokonalý. Personalizace je zásadní pro zajištění toho, aby byl obsah plně v souladu s vaším stylem a konkrétním kontextem vaší zprávy.
👀 Věděli jste? ChatGPT může někdy trpět „halucinacemi“, kdy generuje informace, které znějí věrohodně, ale jsou zcela smyšlené. Může se jednat o vymyšlené skutečnosti, neexistující studie nebo nepřesné podrobnosti. Ačkoli jsou modely AI trénovány tak, aby poskytovaly užitečné a přesné odpovědi, nemohou v reálném čase ověřit pravdivost svých informací.
Proto je při používání AI pro výzkum nebo rozhodování nezbytné důkladně ověřovat důležité skutečnosti!
Pro vaše konkrétní potřeby nezapomeňte:
- Zajistěte, aby byly zahrnuty všechny potřebné informace.
- Ujistěte se, že tón odpovídá vašemu stylu.
- Zkontrolujte správnost všech dat, jmen a důležitých detailů.
Trocha extra pozornosti může mít velký význam!
Krok 6: Odeslání e-mailu
Jakmile si e-mail zkontrolujete a upravíte, je čas kliknout na „odeslat“.
Než tak učiníte, věnujte chvilku kontrole, zda vše v okně pro psaní e-mailu vypadá dobře. Ujistěte se, že e-mail odpovídá vašim strategiím pro správu e-mailů a je profesionální, jasný a stručný.
Předpokládejme, že posíláte e-maily týkající se důležitých témat, jako jsou ta, o kterých jsme hovořili. Ještě důležitější je zvolit správný tón. E-mail odešlete, až budete mít jistotu, že je vzkaz vybruslený a v souladu s vašimi cíli!
Nestresujte se příliš reakcí – věřte, že vám AI pomohla vytvořit promyšlenou a dobře formulovanou odpověď.
💡Tip pro profesionály: E-mailová etiketa je klíčová pro to, jak bude vaše zpráva vnímána a jak na ni bude reagováno. Od korektury pro zajištění srozumitelnosti až po nastavení uctivého tónu – tyto drobné úpravy mohou mít velký vliv na to, aby vaše e-maily byly profesionální a účinné.
Omezení používání ChatGPT pro psaní e-mailů
Používání umělé inteligence pro psaní e-mailů může být pohodlné, ale přináší s sebou i řadu výzev. Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti:
- Omezené porozumění kontextu: AI může mít potíže s pochopením detailů vaší zprávy nebo potřeb vašich příjemců. To může vést k obecné nebo nesprávné obsahu (halucinace), zejména v komplexních nebo citlivých situacích ❌
- Obtížnost personalizace: ChatGPT sice dokáže vygenerovat základní zprávu, ale může mu chybět osobní přístup, který by oslovil vaše publikum. Například při správě e-mailových kampaní může tento nástroj přehlédnout důležité personalizované detaily, jako jsou jména nebo preference, což ovlivní účinnost zprávy ❌.
- Problémy s přesností: AI navzdory své rozsáhlé znalostní bázi neposkytuje vždy přesné informace. Budete muset pečlivě zkontrolovat důležité údaje, jako jsou data, jména nebo čísla, zejména při odkazování na KPI e-mailového marketingu ❌.
- Nekonzistentní počet slov: Pokud v zadání uvedete limit počtu slov, ChatGPT ho může občas dodržet. Často je to však nepředvídatelné a nemusí to odpovídat vašemu požadavku. Jak ukazuje příklad níže, ChatGPT odpovídá 39 slovy, nikoli 42. ❌
- Nadměrné používání obecných frází: ChatGPT často používá nadměrně používané fráze a klišé, zejména v profesionálních e-mailech. I když mohou znít bezpečně, mohou působit neupřímně nebo repetitivně, což snižuje poutavost vaší zprávy ❌.
- Potíže se složitými vícefázovými pokyny: ChatGPT nemusí fungovat příliš dobře s vícefázovými pokyny. Například e-mail kombinující připomenutí, schválení a následné kroky v jednom návrhu může být nesouvislý nebo nejasný ❌.
Přečtěte si také: Nejlepší nástroje pro e-mailovou komunikaci (recenze a ceny)
Používání ClickUp Brain pro psaní a správu e-mailů
Představte si, že máte asistenta s umělou inteligencí, který dokáže vytvářet poutavé e-mailové texty, generovat zajímavé předměty e-mailů, personalizovat zprávy pro každou cílovou skupinu a automatizovat následné e-maily.
No, je to tady, na ClickUp — aplikace pro vše, co souvisí s prací.
ClickUp Brain je pokročilá neuronová síť AI integrovaná do platformy ClickUp pro správu e-mailových projektů. Pomáhá vám vytvářet marketingové texty, odpovídat na e-maily a efektivně spravovat úkoly – vše na jednom místě!
ClickUp Brain
Na rozdíl od ChatGPT, který někdy generuje nepřesné nebo zastaralé informace, ClickUp Brain se přímo integruje do znalostní báze vašeho týmu a aktuálních úkolů projektu.
Díky tomu budete mít vždy přístup k nejaktuálnějším a nejrelevantnějším informacím, snížíte riziko gramatických chyb a vaše e-mailové odpovědi budou přesnější a spolehlivější.
S AI Writer for Work od ClickUp Brain získáte:
- Asistent pro psaní, který se postará o všechny vaše potřeby v oblasti copywritingu
- Rychlé automatické odpovědi na úkoly, komentáře a e-maily
- Automatický přepisovač řeči na text pro hands-free pořizování poznámek a aktualizací
- Možnost přepisovat vaše schůzky a nahrávky obrazovky a odpovídat na jakékoli následné otázky přímo z ClickUp Clips.
- Snadno vytvořitelné šablony pro všechny vaše potřeby – od e-mailových kampaní, reklam, drip kampaní až po nábor zaměstnanců.
Zde je návod, jak na to s ClickUp:
Chcete-li napsat nový e-mail pomocí ClickUp Brain, stačí najít otevřený úkol a přejít do sekce komentářů.
Poté klikněte na ikonu e-mailu a zadejte příkaz „/Write email“ (Napsat e-mail), následovaný stisknutím klávesy Return nebo Enter. Poté se zobrazí modální okno ClickUp Brain, do kterého můžete zadat stručný bod k diskusi shrnující účel e-mailu.
Takto by to mohlo vypadat:
ClickUp Brain analyzuje zadání a na základě vašeho popisu vygeneruje návrh e-mailu.
Vygenerovaný návrh můžete přizpůsobit tak, aby odpovídal vašemu stylu nebo tónu. Platforma také nabízí další možnosti pro větší flexibilitu: vygenerovaný text e-mailu můžete zkopírovat přímo do schránky.
Pokud návrh není zcela podle vašich představ, klikněte na „Zkusit znovu“ a ClickUp Brain vygeneruje jinou verzi na základě stejných klíčových bodů. Takto vždy s minimálním úsilím získáte perfektní e-mail!
E-maily jsou passé, ClickUp je in! ClickUp nám umožnil snížit počet e-mailů, které jako tým odesíláme a přijímáme, což je zásadní změna. Znamená to také, že se neztrácejí e-mailové vlákna, lidé neztrácejí přehled o komunikaci atd., protože všechny informace jsou v ClickUp.
E-maily jsou passé, ClickUp je in! ClickUp nám umožnil snížit počet e-mailů, které jako tým odesíláme a přijímáme, což je zásadní změna. Znamená to také, že se neztrácejí e-mailové vlákna, lidé neztrácejí přehled o komunikaci atd., protože všechny informace jsou v ClickUp.
ClickUp pro marketingové týmy
Nejlepší na ClickUp je, že vám umožňuje používat jeho AI nástroje k psaní poutavých textů a zároveň uchovávat všechny vaše dokumenty na jednom centrálním místě.
S ClickUp for Marketing můžete rychle vytvářet, organizovat a ukládat šablony e-mailů přímo v ClickUp Docs. Namísto přepínání mezi různými platformami máte vše, co potřebujete, na jednom místě.
ClickUp Docs
ClickUp Docs se také integruje s pracovními postupy, takže jakýkoli úkol vytvořený z generovaného e-mailu zůstává propojen s celkovým kontextem.
Pro spolupráci v týmu můžete členům týmu přiřadit konkrétní části dokumentu. To usnadňuje sdílení a spolupráci na dokumentech v reálném čase. Ať už vylepšujete e-mailové skripty nebo spravujete marketingovou kampaň, váš tým může současně přispívat, komentovat a aktualizovat dokument.
Šablony ClickUp
Kromě toho, že je ClickUp výkonným nástrojem pro psaní založeným na umělé inteligenci, nabízí také řadu přizpůsobitelných šablon, které jsou navrženy tak, aby vylepšily vaše pracovní postupy při správě e-mailů. ChatGPT tuto funkci postrádá, protože nemá takové integrace pro správu celého vašeho marketingového workflow.
Šablona pro e-mailový marketing ClickUp
Například šablona ClickUp Email Marketing Template vám pomůže zůstat organizovaní a efektivní při plánování kampaní, psaní předmětů e-mailů, plánování zpráv a sledování klíčových ukazatelů úspěchu.
Můžete také automatizovat e-maily na základě chování uživatelů a zajistit, aby konkrétní akce spouštěly vaše zprávy. Díky tomu je snadné posílat cílené e-maily správným zákazníkům ve správný čas.
ClickUp Brain neslouží jen k psaní e-mailů – pomáhá vám organizovat, personalizovat a spolupracovat s vaším týmem. Překonává obvyklá omezení nástrojů AI a činí psaní e-mailů a marketing efektivnějšími a snadnějšími.
Přečtěte si také: Nejlepší software pro správu e-mailů (bezplatný i placený)
Optimalizujte své e-maily pro lepší interakci s ClickUp Brain
Optimalizace e-mailu pro větší zapojení není jen o napsání dokonalé zprávy – jde o personalizaci, zacílení na správné publikum a zajištění toho, aby váš obsah zaujal čtenáře.
ChatGPT vám sice může pomoci, ale nemusí vždy vyhovovat specifickým potřebám vaší firmy. Pokud je pro vás psaní e-mailů nebo jejich vytváření od nuly nepříjemnou povinností, ClickUp vám pomůže.
S ClickUp Brain můžete rychleji psát poznámky, analyzovat data a navrhovat e-maily, čímž ušetříte čas. Stačí ve svém pracovním prostoru aktivovat Email ClickApp a odemknout všechny funkce e-mailu. Rozlučte se s tvůrčí blokádou a opakujícími se úkoly a zároveň zachovejte autentičnost a personalizaci svých e-mailů.
ClickUp se neomezuje pouze na e-maily – spravujte úkoly, spolupracujte a sledujte čas, abyste zvýšili produktivitu týmu. Jste připraveni posunout svou e-mailovou komunikaci na vyšší úroveň? Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp!