Podle Standish Group téměř polovina agilních projektů čelí zpožděním a více než 11 % z nich selže. I přes flexibilitu agilního přístupu není vždy snadné udržet se na správné cestě.
Časové osy projektů mohou být zásadním pomocníkem, pokud máte potíže s termíny, měnícími se prioritami nebo přetížením úkoly. Rozkládají složité projekty na klíčové milníky, stanovují jasné termíny a pomáhají vám předcházet rizikům.
Pro šablony časové osy projektu zůstávají Google Sheets oblíbeným nástrojem – jsou známé, cenově dostupné a snadno přizpůsobitelné. Najít správnou šablonu však může být složité. Abychom vám to usnadnili, shromáždili jsme nejlepší bezplatné šablony časové osy projektu v Google Sheets, které vám pomohou zefektivnit plánování a udržet projekty na správné cestě.
Co dělá šablonu časové osy projektu v Google Sheets dobrou?
Nejprve si rychle prohlédneme, čím se liší dobrá šablona časové osy projektu od průměrné. Dobrá šablona má následující vlastnosti:
- Přehledné a stručné rozvržení: Šablony jsou přehledně uspořádané s jasnými nadpisy a sloupci, takže se snadno čtou a rozumí se jim.
- Flexibilita: Lze je přizpůsobit různým typům a velikostem projektů, což umožňuje snadné přizpůsobení.
- Rozdělení úkolů: Umožňuje rozdělit projekt na menší, lépe zvládnutelné úkoly.
- Identifikace milníků: Máte možnost označit důležité milníky a sledovat průběh projektu (ještě lepší je, pokud to můžete udělat pomocí vizualizací).
- Přizpůsobení časové osy: Umožňuje snadno upravit měřítko časové osy (např. denní, týdenní, měsíční) tak, aby vyhovovalo konkrétním potřebám projektu.
- Správa verzí: Můžete sledovat změny v časové ose a zajistit, aby všichni pracovali s nejnovější verzí.
Správná šablona časové osy projektu v Google Sheets vám pomůže sledovat i ty nejsložitější projekty a dodávat je včas, aniž byste se ztratili v moři úkolů, závislostí a termínů.
Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarů pro časové osy projektů
7 skvělých šablon časové osy projektu v Google Sheets
Nyní se podívejme na některé šablony Google Sheets pro správu časové osy projektu, které by mohly vašemu týmu perfektně vyhovovat.
Šablona časové osy projektu od Coefficient
Šablona časové osy projektu od společnosti Coefficient je jednoduchá šablona týdenní časové osy projektu. Je rozdělena do čtyř fází pro každý týden v měsíci. Rozdělením projektu na týdenní části můžete svůj tým zodpovědně vést k dosažení konkrétních výsledků a milníků.
Obsahuje také sloupec „Dny“, ve kterém můžete odhadnout, jak dlouho bude trvat konkrétní úkol. To vám pomůže efektivně plánovat pracovní zátěž vašeho týmu a podle toho přidělovat zdroje.
Ačkoli umožňuje základní plánování úkolů a sledování pokroku, nenabízí vestavěné funkce pro vizualizaci a správu závislostí úkolů. Možná jej tedy nebudete moci použít k vytvoření časových os pro složité projekty s více vzájemnými závislostmi.
✨ Ideální pro: Malé týmy s jednoduchými projekty, které sledují své projekty každý týden.
Časový plán projektu s šablonou časové osy od Coefficient
Další bezplatná šablona od společnosti Coefficient, Project Schedule with Timeline Template, je ideální pro týmy, které hledají duální přístup ke sledování projektů. Tato šablona vám umožňuje sledovat stav projektu a vizualizovat jeho průběh současně pomocí kombinace barevně odlišených grafů a časových os.
Kdykoli přidáte nebo aktualizujete úkol ve sledovači projektu (nachází se v dolní polovině šablony), informace se automaticky promítnou do časové osy a grafu projektu. Graf vizuálně znázorňuje průběh úkolů pomocí barevně odlišených políček: zelená barva označuje dokončené úkoly a červená barva úkoly, které jsou v procesu. Šířka každého políčka odpovídá délce trvání úkolu.
✨ Ideální pro: Týmy, které preferují vizuální sledování postupu projektu.
Šablona protokolu problémů projektového řízení od Template.net
Tato šablona – šablona protokolu problémů projektového řízení od Template.net – je speciálně navržena pro sledování chyb nebo problémů. Nejprve vytvořte hlavní seznam všech svých zaměstnanců a popis jejich funkcí a kontaktních údajů.
Kdykoli člen týmu narazí na problém, může jej zaznamenat do protokolu problémů projektového managementu. Tento protokol obsahuje barevně označené úrovně priority, které označují závažnost a naléhavost problému. Tato vizuální pomůcka pomáhá při stanovování priorit úkolů a efektivním přidělování zdrojů.
✨ Ideální pro: Týmy zákaznické nebo technické podpory, které se primárně zaměřují na sledování a řešení chyb nahlášených uživateli.
📽️ Bonus: Přemýšleli jste někdy, v čem se časová osa liší od Ganttova diagramu? A jaký je lepší způsob vizualizace postupu vašeho projektu?
Přečtěte si také: Ganttův diagram vs. časová osa: Co to je a jak je používat
Šablona časové osy projektu od Template.net
Jste projektový manažer a plánujete dlouhodobý projekt? Možná vám to zabere tři měsíce nebo i déle? Pak je pro vás šablona Project Timeline Roadmap Template od Template.net jako stvořená. Tato uživatelsky přívětivá šablona vám pomůže vytvořit jasný a stručný tříměsíční časový plán vašeho projektu a hladce vás provede od fáze plánování přes přidělování úkolů až po jejich provedení.
Pokud váš projekt trvá déle než tři měsíce, můžete snadno přidat další sekci, aby se do ní vešel prodloužený časový plán. Je však důležité si uvědomit, že tato šablona poskytuje spíše obecný přehled o plánu vašeho projektu než podrobný a detailní rozpis úkolů a milníků.
✨ Ideální pro: Marketéři a produktoví manažeři se při vývoji funkcí nebo realizaci kampaní spoléhají na roadmapy.
Šablona časové osy od Template.net
Šablona časové osy od Template.net je jednoduchý nástroj pro sledování projektů, který lze přizpůsobit pro libovolné časové období (denní, týdenní nebo měsíční). Stačí rozdělit svůj projekt do několika fází.
Tato šablona je navržena tak, aby poskytovala obecný přehled o časové ose vašeho projektu, přičemž se zaměřuje spíše na širší fáze než na jednotlivé milníky a úkoly. Ačkoli zde nenajdete podrobné funkce pro přiřazování úkolů nebo sledování závislostí, tato jednoduchost vám umožní jasně se soustředit na celkový obraz.
✨ Ideální pro: dlouhodobé plánování projektů a dohled nad celkovým průběhem vašeho projektu
Šablona časové osy úkolů od Template.net
Na rozdíl od předchozí šablony, která se zaměřovala na obecný přehled, nabízí tato šablona časové osy úkolů od Template.net podrobný a akční přístup k řízení projektů se zaměřením na konkrétní úkoly, které je třeba provést.
Zde můžete svůj projekt rozdělit na více úkolů, přiřadit je jednotlivým osobám a sledovat jejich průběh pomocí barevně odlišeného pruhu. Navíc obsahuje také sloupec „Poznámky“, do kterého můžete přidávat komentáře nebo uvádět závislosti.
Ale to není vše. Pokaždé, když přidáte úkol do sledovače úkolů a vyplníte podrobnosti, bude automaticky aktualizován v listu časové osy úkolů, kde můžete vizualizovat svůj pokrok v porovnání s kalendářem.
✨ Ideální pro: Podtýmy, které potřebují šablonu pro sledování svých úkolů a vizualizaci pokroku v kalendáři.
Šablona denního časového plánu od Template.net
Poslední šablona na našem seznamu je šablona denního časového plánu od Template.net. Jak název napovídá, tato šablona vám poskytuje denní sledování úkolů vašeho týmu. Je skvělá pro týmy, protože umožňuje vizualizovat denní pokrok při sledování agilních rámců pro sledování času a řízení projektů (jako je denní scrum), ale ještě lepší je pro individuální použití.
Rozvržení úkolů na daný den vám pomůže efektivně rozvrhnout čas a vyhnout se stresu na poslední chvíli. Sdílení denního časového plánu může také podpořit spolupráci a sladění s cíli týmu, pokud jste součástí týmu. Nezapomeňte jej však používat jako nástroj pro transparentnost a koordinaci, nikoli jako prostředek mikromanagementu.
✨ Ideální pro: Agilní týmy, které potřebují denní aktualizace, nebo jednotlivce, kteří praktikují časové blokování.
Omezení používání Google Sheets pro časové osy projektů
Ačkoli je Google Sheets skvělým univerzálním nástrojem, jeho možnosti jsou poměrně omezené. Nemusí být ideální pro složité projekty nebo projekty vyžadující pokročilé metodiky řízení projektů. Zde je několik nevýhod používání Google Sheets pro správu časových os vašich projektů.
- Omezené funkce pro správu úkolů: Chybí pokročilé funkce pro správu úkolů, jako jsou podúkoly, vlastní pole a závislosti. To ztěžuje správu složitých projektů s vzájemně propojenými úkoly.
- Obtížnost sledování času a nákladů: Vyžaduje ruční přidávání sloupců pro sledování času a nákladů, ale postrádá vestavěné funkce pro správu času nebo odhad nákladů, což komplikuje sledování rozpočtu.
- Omezené možnosti vizualizace: Nabízí základní možnosti vytváření grafů a formátování, což nemusí být dostačující pro vytváření vizuálně atraktivních a informativních časových os, zejména u rozsáhlých projektů.
- Výzvy spolupráce v reálném čase: Stává se to obtížné pro více uživatelů, kteří pracují na stejném časovém plánu současně, zejména pokud existují závislosti mezi týmy.
- Není optimalizováno pro mobilní zařízení: Poskytuje mobilní přístup, ale není optimalizováno pro mobilní použití, často vyžaduje neustálé přibližování.
Přečtěte si také: 10 nejlepších alternativ a konkurentů Google Sheets
10 alternativních šablon časové osy projektu
Pokud hledáte specializované šablony pro komplexní správu projektů, mohou být dobrým výchozím bodem předem připravené šablony ClickUp pro správu časové osy projektu.
Jsou vytvořeny na základě sady nástrojů pro správu projektů ClickUp a nabízejí pokročilé funkce, které vám pomohou sledovat a vizualizovat časovou osu vašeho projektu různými způsoby, od kanbanových tabulek a kalendářů až po Ganttovy diagramy.
Šablona časové osy projektu ClickUp pro tabuli
Začněme s šablonou ClickUp Project Timeline Whiteboard Template. Tato šablona může být velmi pohodlnou volbou, pokud máte rádi jednoduchost přesouvání lepících poznámek za účelem přeskupení úkolů a úpravy termínů nebo máte velmi nepředvídatelný projekt s měnícími se časovými osami.
Navíc barevně označené poznámkové lístky jsou skvělým způsobem, jak sledovat průběh úkolů.
Takto šablona funguje:
- Vodorovná osa: Představuje fáze nebo kroky projektu.
- Svislá osa: Udává časovou osu nebo délku trvání projektu.
Můžete použít barevně odlišené bloky k vizuálnímu znázornění načasování konkrétních činností a poznámkové lístky v odpovídajících barvách k zvýraznění podrobných úkolů v rámci každé fáze. Jakmile dokončíte úkoly, můžete dvakrát kliknout na poznámkový lístek a kliknout na Úkol , aby se poznámkový lístek převedl na úkol. Velmi praktické, že?
✨ Ideální pro: Vizuální myslitele, kteří preferují flexibilitu tabule.
Šablona časové osy projektu ClickUp Gantt
Šablona časové osy projektu ClickUp Gantt je určena pro ty, kteří hledají šablonu, která umožňuje vizualizovat průběh projektu a porovnat jej s původní časovou osou.
Šablona nabízí týdenní, měsíční a roční přehledy a dokonce umožňuje skrýt víkendy z grafu, což z ní činí skvělou volbu pro krátkodobé i dlouhodobé projekty.
Šablona obsahuje předem připravená vlastní pole, jako například:
- Rozbalovací nabídka s možnostmi jako „Zahájit“, „Plánovat“, „Sledovat“ a „Řízení“ pro označení fáze úkolu.
- Automatický ukazatel postupu zobrazující procento dokončení úkolu.
- Formulářové pole pro zaznamenání délky trvání úkolu (vypočítané na základě data zahájení a termínu dokončení)
To vám pomůže vizualizovat průběh úkolů v porovnání s termíny. Pro ještě větší pohodlí můžete upravit dobu trvání konkrétního úkolu jeho přetažením v grafu.
✨ Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí vizualizovat průběh složitých projektů s vzájemně propojenými úkoly.
Šablona časové osy marketingového projektu ClickUp
Pokud hledáte strukturovaný rámec pro plánování, organizaci a sledování marketingových iniciativ, doporučujeme vyzkoušet šablonu časové osy marketingového projektu ClickUp. Tato šablona obsahuje tři zobrazení:
- Zobrazení časové osy pro čtvrtletní plánování
- Pohled na pipeline pro sledování stavu projektu
- Zobrazení Marketing Leads Capacity pro sledování pracovního vytížení
Obsahuje také vlastní pole pro:
- Uveďte úsilí potřebné k dokončení úkolu.
- Odhadněte rozpočet potřebný k dokončení aktivity.
- Sledujte skutečné náklady potřebné pro danou činnost.
Navíc můžete také vypočítat rozdíl v rozpočtu pomocí vzorců ClickUp.
✨ Ideální pro: marketingové týmy, které chtějí spravovat čas a rozpočet projektu.
Šablona časové osy ClickUp Fillable
Šablona ClickUp Fillable Timeline Template je skvělým výchozím bodem pro ty, kteří chtějí začít hned. Poskytuje předem strukturovaný rámec, takže stačí jen přidat své úkoly a můžete začít.
Tato šablona je rozdělena do dvou částí: časová osa vlevo a seznam úkolů vpravo. Chcete-li nastavit datum zahájení a ukončení úkolu, přetáhněte je na časovou osu. Šablona automaticky aktualizuje fázi a trvání úkolu.
Jedná se o skvělou šablonu pro týmy, které mají seznam úkolů, ale chtějí „vyplnit“ časovou osu. Projektoví manažeři mohou také požádat svůj tým, aby všechny své úkoly přidal do ClickUp, a poté pomocí této šablony naplánovat pracovní zátěž svého týmu.
Vzhledem k tomu, že tato šablona obsahuje zobrazení pracovní zátěže, můžete plánovat pracovní zátěž svého týmu společně s časovou osou. Další zobrazení zahrnují:
- Ganttův diagram pro vizualizaci pokroku
- Kanbanový pohled pro seskupení úkolů podle stavu
- Hlavní seznam pro zobrazení všech vašich úkolů
Díky tomu je tato šablona ideální pro správu vašich projektů, pracovního vytížení a časových os z jednoho místa.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí vytvořit časovou osu projektu a přidělit zdroje pro stávající úkoly.
Šablona časové osy ClickUp pro bílou tabuli
Šablona ClickUp Timeline Whiteboard je velmi uživatelsky přívětivá šablona, která vám umožní sledovat vaše projekty na měsíční bázi. Šablona obsahuje dva pohledy:
- Měsíční přehled pro zvýraznění měsíčního pokroku projektu a milníků
- Roční přehled pro zvýraznění ročního pokroku projektu a milníků
Díky své jednoduchosti je tato šablona ideální pro osobní použití, například pro plánování kurzů, koníčků nebo rodinných projektů, spíše než pro složité týmové projekty. Vizuální povaha tabule také činí tuto šablonu vhodnou pro děti, pokud plánujete pracovat na projektu se svými dětmi nebo plánovat jejich vzdělávání.
✨ Ideální pro: Sledování jednoduchých, dlouhodobých osobních nebo rodinných projektů.
Šablona časové osy kreativního projektu ClickUp
Hledáte zábavnou a jednoduchou šablonu časové osy, abyste mohli sledovat své kreativní projekty? Šablona časové osy kreativního projektu ClickUp je stvořena právě pro vás. Tato šablona v podobě jednoduché prezentace na bílé tabuli vám umožňuje používat zábavné tvary k plánování časové osy projektu a skutečné obrázky trofejí k oslavě milníků.
Tato šablona neobsahuje žádná pevná pravidla ani rámce. Můžete přidat své šablony – ať už měsíční nebo roční – a stavy svých projektů. Jelikož se jedná o tabuli, můžete přidat další tvary a spojovací prvky, abyste rozdělili větší úkoly na menší, nebo přidat poznámky.
V zásadě to může být tak jednoduché nebo tak podrobné, jak si budete přát.
✨ Ideální pro: Plánování kreativních projektů bez pevně daných časových harmonogramů
Šablona časové osy projektu zavedení softwaru ClickUp
Zjednodušeně řečeno, plán zavedení softwaru je plán, který se realizuje předtím, než přistoupíte k samotnému procesu vývoje softwaru. Zde vytvoříte ucelený plán pro uvedení softwaru na trh – od průzkumu trhu a prototypování až po vývoj a marketing.
A právě zde vám může pomoci šablona časové osy projektu ClickUp Software Rollout Project Timeline Template, která zajistí, že budete mít všechny karty na svém místě, než se pustíte do samotné práce.
Tato šablona obsahuje tři části (nebo zobrazení):
- Náhled plánu zavedení je tabule, na které můžete brainstormovat svůj projektový plán.
- Zobrazení výsledků zavedení, což je hlavní seznam všech úkolů souvisejících se spuštěním vašeho softwaru.
- Zobrazení procesu zavádění, což je kanbanová tabule pro seskupení vašich výstupů podle stavu (nebo fáze)
Pokud chcete, můžete také vytvořit další zobrazení, například dashboard nebo Ganttův diagram, abyste vizualizovali průběh svého plánu zavádění softwaru.
✨ Ideální pro: IT společnosti, které plánují zavést nový software.
Šablona plánu projektu ClickUp
Šablona ClickUp Project Roadmap je určena pro týmy vývoje produktů, které plánují nové verze na čtvrtletní časové ose. S touto šablonou můžete plánovat nadcházející vydání funkcí podle čtvrtletí a plánovat svůj rozpočet, pracovní zátěž týmu a priority. Jedná se o komplexní nástroj pro produktové manažery, který jim umožňuje sledovat plány vývoje funkcí.
Šablona plánu projektu také obsahuje pět různých zobrazení pro různé případy použití:
- Zobrazení seznamu: Pro uspořádání a stanovení priorit úkolů v lineárním formátu seznamu.
- Zobrazení pracovní zátěže: Pro sledování kapacity týmu a rozložení pracovní zátěže
- Zobrazení kalendáře: Pro vizualizaci termínů a milníků v kalendáři
- Ganttův diagram: Pro plánování a sledování časových os projektů, milníků a závislostí.
- Zobrazení tabule: Pro vizualizaci pracovních postupů a sledování stavů na tabuli Kanban.
A pokud jste agilní tým, můžete také použít vlastní pole k kategorizaci úkolů podle sprintů a sledování pokroku pomocí sprintových bodů.
✨ Ideální pro: Týmy vývoje produktů, které plánují vydávání nových funkcí každý čtvrtrok.
Šablona obchodního plánu ClickUp
Zatímco předchozí šablona plánu byla určena konkrétně pro týmy zabývající se vývojem produktů, šablonu ClickUp Business Roadmap Template lze použít k naplánování časového harmonogramu jakékoli obchodní iniciativy.
Typickým příkladem je vlastní pole „Obchodní kategorie“, které můžete použít k uvedení, které oddělení je zodpovědné za konkrétní úkol. Můžete také filtrovat časovou osu pro každou obchodní kategorii, aby týmy měly přehled pouze o svých povinnostech, aniž by byly zahlceny všemi úkoly.
Tato šablona také nabízí několik zobrazení, včetně:
- Měsíční Ganttův diagram: Pro vizualizaci a sledování časových os projektů každý měsíc
- Čtvrtletní přehled: Získejte přehled o všech iniciativách v daném čtvrtletí, bez ohledu na oddělení.
- Zobrazení strategických cílů: Seskupení úkolů podle jejich hlavních cílů pro lepší sladění a stanovení priorit.
Můžete také vytvořit závislosti mezi úkoly a vizualizovat je v Ganttově diagramu, což je velmi užitečná funkce pro mezioborové projekty s více vzájemně propojenými úkoly.
✨ Ideální pro: Malé a střední podniky, které hledají komplexní nástroj pro sledování projektů.
Šablona ClickUp Simple Gantt
A nakonec máme šablonu ClickUp Simple Gantt Template, užitečný nástroj pro plánování časových os projektů a proaktivní identifikaci a řešení závislostí prostřednictvím vizualizace vztahů mezi úkoly.
Pokud je například úkol B závislý na dokončení úkolu A, Ganttův diagram tuto závislost jasně znázorní pomocí spojovacího prvku. Pokud se tedy úkol A zpozdí, budete muset aktualizovat časovou osu projektu, aby zohledňovala zpoždění úkolů A i B.
Jednoduše zmapujte úkoly, podúkoly a závislosti projektu v zobrazení Projektový plán. Zobrazení Ganttův diagram projektu automaticky aktualizuje všechny vaše úkoly.
Jakmile označíte úkol nebo podúkol jako dokončený v zobrazení plánu projektu, váš Ganttův diagram automaticky sleduje jeho průběh. Tato šablona vám pomůže vizualizovat průběh projektu a závislosti v reálném čase bez jakékoli další práce z vaší strany.
✨ Ideální pro: Vedoucí týmů, kteří chtějí sledovat časové osy projektů a překážky v Ganttově diagramu.
Mějte pod kontrolou časové osy svých projektů s ClickUp
Specializovaný nástroj je vždy lepší než obecný. Získáte více funkcí a je snazší je přizpůsobit vašim systémům.
Software pro správu projektů, jako je ClickUp, nabízí řadu funkcí přizpůsobených pro zefektivnění pracovních postupů v rámci projektu, a to bez ohledu na váš rámec nebo systém správy projektů. Funkce jako správa úkolů, Ganttovy diagramy, sledování cílů a další vám pomohou efektivně a ve spolupráci plánovat, organizovat a sledovat vaše projekty.
Pokud tedy chcete, aby řízení projektů bylo snadné, zaregistrujte se zdarma do ClickUp a začněte hned.