Vytvoření Ganttova diagramu v aplikaci Microsoft Project může být zpočátku trochu náročné.
Možná jste to již zkusili, proklikali různé možnosti a stále si nejste jisti, kde začít.
Nebo jste možná zkusili použít jiné nástroje, jako je Excel nebo Google Sheets, k vytvoření Ganttových diagramů – jen abyste zjistili, jak časově náročné a obtížné to může být.
Dobrou zprávou je, že s trochou pomoci můžete v aplikaci Microsoft Projects vytvářet profesionální a podrobné Ganttovy diagramy i pro ty nejsložitější projekty.
Projděme si společně jednotlivé kroky a zjednodušme proces, abyste mohli začít pracovat v co nejkratším čase.
Jak vytvořit Ganttův diagram v aplikaci Microsoft Project
Postupujte podle těchto kroků a vytvořte Ganttův diagram v MS Project:
Krok 1: Zahájení nového projektu
Otevřete Microsoft Project a na kartě „Nový“ vyberte možnost „Prázdný projekt“. Můžete začít s prázdným projektem nebo si vybrat z volně dostupných šablon Ganttových diagramů, v závislosti na povaze vašeho projektu.
Krok 2: Zadejte informace o projektu
Jakmile vytvoříte nový projekt, začněte zadáním klíčových údajů o projektu. V horní liště klikněte na „Projekt“, poté na „Skupina vlastností“ a vyberte „Informace o projektu“. Vyplňte „Datum zahájení“ a v případě potřeby můžete nastavit další omezení projektu.
Krok 3: Přidejte úkoly do svého projektu
Chcete-li vytvořit Ganttův diagram, musíte přidat úkoly, které představují různé činnosti nebo milníky ve vašem projektu. Úkoly můžete přidat ručně tak, že je zadáte do sloupce „Název úkolu“ v zobrazení Ganttova diagramu.
Například při správě projektu redesignu webových stránek mohou vaše úkoly zahrnovat „fázi návrhu“, „fázi vývoje“, „tvorbu obsahu“ a „testování“.
Krok 4: Nastavte délku trvání úkolů
Dále určete dobu trvání každého úkolu. Do sloupce „Doba trvání“ vedle každého úkolu zadejte počet dní (nebo týdnů), které každý úkol zabere. Pokud máte činnost, kterou je třeba provést za půl dne, můžete zadat „0,5 d.“.
Nezapomeňte, že doba trvání úkolu nezahrnuje víkendy ani svátky, pokud výslovně neupravíte pracovní kalendář.
Krok 5: Vytvořte závislosti úkolů
Většina projektů obsahuje úkoly, které závisí na dokončení jiných úkolů. V aplikaci Microsoft Project můžete nastavit závislosti, aby se zobrazilo, které úkoly musí být provedeny předtím, než mohou být zahájeny jiné.
K tomu klikněte na sloupec Předchůdci u každého úkolu a vyberte, které úkoly musí být dokončeny, než bude možné zahájit vybraný úkol. Například vývoj lze zahájit až po dokončení fáze návrhu.
To můžete provést kliknutím na kartu „Úkol“, poté na „Skupina plánů“ a výběrem možnosti „Propojit vybrané úkoly“.
Krok 6: Přizpůsobte si zobrazení Ganttova diagramu
Ve výchozím nastavení program Microsoft Project zobrazuje úkoly v Ganttově diagramu. Zobrazení však můžete přizpůsobit tak, aby lépe vyhovovalo vašemu projektu. Klikněte pravým tlačítkem myši na Ganttův diagram a vyberte možnosti:
- Změňte barvy pruhů
- Přidání symbolů milníků
- Zobrazte názvy úkolů přímo v diagramu pro snazší orientaci.
Můžete také přiblížit nebo oddálit zobrazení, abyste získali podrobnější pohled na časovou osu projektu.
Krok 7: Uložte a sdílejte svůj Ganttův diagram
Jakmile bude váš Ganttův diagram hotový, nezapomeňte svou práci uložit. Ganttův diagram můžete sdílet se svým týmem tak, že jej exportujete do formátu PDF, vytisknete nebo spolupracujete přímo v aplikaci Microsoft Project, pokud používáte Microsoft Project Online nebo integrované nástroje, jako je Microsoft Teams.
Přečtěte si také: 20 příkladů Ganttových diagramů pro řízení projektů
Omezení vytváření Ganttova diagramu v aplikaci Microsoft Project
Ačkoli je Microsoft Project skvělý nástroj, není bez problémů. Při jeho používání k vytváření Ganttových diagramů se můžete setkat s některými omezeními, například:
- Složitost: Microsoft Project má strmou křivku učení, zejména pro začátečníky. Rozhraní může působit přehnaně složitě s příliš mnoha funkcemi a možnostmi, což ztěžuje rozhodování, kde začít.
- Vysoké náklady: Microsoft Project je prémiový nástroj s vysokými náklady, zejména pro menší týmy nebo freelancery, kteří možná nepotřebují všechny pokročilé funkce.
- Omezená spolupráce: Ačkoli je Microsoft Project výkonný pro individuální použití, spolupráce s týmy může být omezená. Členové týmu potřebují vlastní licence, což může být nákladné.
- Nedostatečné možnosti přizpůsobení pro jednodušší projekty: Pro přímočaré nebo menší projekty mohou být funkce programu Microsoft Project nadbytečné. Je obtížné vytvořit „rychlý“ Ganttův diagram, aniž byste museli procházet vrstvami nastavení.
- Omezená integrace cloudu: Ačkoli existují online verze, někteří považují cloudové funkce aplikace Microsoft Project za nedostatečné ve srovnání s moderními cloudovými nástroji, které nabízejí spolupráci v reálném čase a flexibilní úpravy kritické cesty.
Vytvářejte Ganttovy diagramy pomocí ClickUp
Ačkoli je Microsoft Projects oblíbeným nástrojem pro vizualizaci seznamu úkolů projektu, má několik omezení. Pokud hledáte nástroj pro řízení projektů, který můžete použít k vytváření atraktivních Ganttových diagramů, musíte hledat lepší alternativy k MS Project.
ClickUp je komplexní platforma pro správu projektů, která nabízí intuitivnější a kolaborativní přístup k vizualizaci dat a je ideální pro firmy jakékoli velikosti.
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp je neuvěřitelně snadné nastavit a je plně integrováno do funkcí platformy pro spolupráci.
Ve svém pracovním prostoru ClickUp najdete Ganttův diagram jako jeden z pohledů na projekt. Chcete-li přidat Ganttův diagram, klikněte na „+Pohled“ na panelu nástrojů v horní části obrazovky. Poté klikněte na „Gantt“ a vyberte „Přidat Gantt“.
Po přidání zobrazení Gantt uvidíte něco podobného:
Nyní klikněte na malou šipku vlevo od „Seznam“. ClickUp automaticky vygeneruje vizuální znázornění časové osy vašeho projektu.
Nyní můžete svůj Ganttův diagram přizpůsobit. Stačí kliknout na „Přizpůsobit“ v pravém horním rohu obrazovky. Toto je vaše ovládací centrum pro Ganttův diagram. Přizpůsobte jeho název, nastavení a možnosti sdílení tak, aby vyhovovaly potřebám vašeho projektu.
💡Rychlé tipy
- Označte své úkoly barevnými kódy podle jejich stavu (např. čekající, probíhající nebo dokončené), abyste mohli sledovat pokrok na první pohled.
- Snadno vytvářejte závislosti přetažením jedné lišty úkolů na druhou. Není třeba ručně zadávat čísla úkolů jako v aplikaci Microsoft Project.
- Upravte úroveň přiblížení, abyste viděli celý projekt nebo se mohli podrobněji seznámit s denními detaily.
- Pomocí filtrů se zaměřte na konkrétní úkoly, ať už podle přidělené osoby, termínu splnění nebo priority.
- Využijte automatizaci k automatické aktualizaci závislých úkolů, když je předchozí úkol dokončen nebo zpožděn.
⭐ Nenechte si ujít: Podívejte se na výukový program ClickUp Gantt Chart View, kde se dozvíte, jak využít sílu Ganttových diagramů ClickUp pro řízení projektů.
Použijte šablony ClickUp
Nejjednodušší způsob, jak začít s vytvářením svého prvního Ganttova diagramu, je použít šablonu Ganttova diagramu. Mnoho nástrojů nabízí šablony, které lze použít k rychlému vytvoření Ganttových diagramů.
ClickUp například nabízí šablonu ClickUp Simple Gantt , pomocí které můžete rychle nastavit a spravovat časové osy projektů . Tato šablona obsahuje předem připravené sekce pro úkoly, závislosti a milníky, takže můžete okamžitě začít pracovat na svém projektu.
Tato šablona vám ušetří čas a eliminuje nutnost neustálého ladění, na rozdíl od složitějšího nastavení vyžadovaného v aplikaci Microsoft Project.
Je navržen tak, aby zjednodušil a automatizoval většinu procesu vytváření Ganttova diagramu tím, že poskytuje hotový rámec pro jeho vytvoření. Nemusíte vše vytvářet od nuly, což je skvělá zpráva!
Takto můžete tuto šablonu použít:
- Rychle vyplňte šablonu konkrétními názvy úkolů, časovými osami projektu a výstupy. Jednoduše upravte zástupné úkoly tak, aby odpovídaly cílům vašeho projektu, a zkraťte tak dobu nastavení.
- Upravujte plán snadno přetahováním pruhů úkolů v diagramu. Díky této funkci můžete snadno udržovat časový plán projektu flexibilní a aktuální.
- Přiřaďte úkolům různé barvy podle priority, člena týmu nebo fáze projektu (např. plánování, vývoj, testování). Získáte tak spolu se svým týmem rychlý vizuální přehled o postupu projektu a o tom, na co se je třeba zaměřit.
- Definujte hlavní milníky svého projektu, jako je dokončení fáze návrhu, testování nebo spuštění, a označte je v Ganttově diagramu.
- Využijte funkci Priorities v ClickUp, abyste zajistili, že nejdůležitější úkoly budou splněny jako první.
- Povolte oznámení o aktualizaci nebo dokončení úkolů. Tato funkce je užitečná pro udržení všech v obraze a zabránění zbytečným zpožděním způsobeným nedorozuměním.
V čem je Ganttův diagram ClickUp lepší?
Toto je důvod, proč jsou Ganttovy diagramy ClickUp skvělou alternativou:
- Snadné použití: Nastavení Ganttova diagramu v ClickUp je stejně jednoduché jako přetahování úkolů. Není třeba procházet několik vrstev nastavení.
- Spolupráce: Ganttovy diagramy ClickUp jsou založeny na cloudu, což znamená, že váš tým je může prohlížet, aktualizovat a spolupracovat na nich v reálném čase odkudkoli. K spolupráci není potřeba více licencí ani externích nástrojů.
- Přizpůsobení: Ať už pracujete na velkém projektu s mnoha závislostmi nebo na menším projektu s několika úkoly, Ganttovy diagramy ClickUp jsou plně přizpůsobitelné tak, aby vyhovovaly potřebám vašeho projektu.
- Automatizace: S ClickUp můžete automatizovat opakující se úkoly, což vám ušetří čas a zajistí, že váš Ganttův diagram bude automaticky aktualizován.
Přečtěte si také: 5 kroků k efektivnímu řízení času v projektu
Vytvářejte vizuálně přitažlivé Ganttovy diagramy pomocí ClickUp
Vytvoření Ganttova diagramu je jedním z nejúčinnějších způsobů, jak spravovat a vizualizovat časový plán projektu. Ačkoli Microsoft Project nabízí komplexní řešení, má svá omezení, zejména pokud jde o složitost, náklady a spolupráci.
Pokud hledáte nástroj pro lepší spolupráci, ClickUp je vynikající alternativou. Díky uživatelsky přívětivému zobrazení Ganttova diagramu a přizpůsobitelným šablonám je jeho používání velmi snadné.
Konečný výběr správného nástroje závisí na potřebách vašeho projektu, ale ať už jste zkušený projektový manažer nebo teprve začínáte, ClickUp nabízí účinný způsob, jak udržet pořádek a projekty pod kontrolou.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!