V době, kdy jsme neustále zahlceni informacemi, může být představa stručné „svačinové“ verze týchž informací pro uživatele převratná.
Co je tedy zapotřebí k efektivnímu překlenutí informačních mezer v organizaci? Lze úspěšně šířit znalosti, školení a informace napříč týmy a funkcemi?
Rychlé referenční příručky se zde hodí. Slouží jako snadno stravitelné informační kapsle, které lze konzumovat i na cestách.
V tomto průvodci se podíváme na referenční příručky, jejich význam a to, jak je můžete snadno vytvořit pro svůj tým. Začneme. 👷
Co je referenční příručka?
Referenční příručka je dokument, který koncovým uživatelům nabízí stručný soubor pokynů nebo informací o vašem produktu.
Cílem tohoto dokumentu, na rozdíl od uživatelských příruček, je pomoci najít informace a vyřešit dotazy co nejrychleji.
Stručný a srozumitelný, zpřístupňuje čtenáři základní informace.
Referenční příručky obvykle obsahují srozumitelné, podrobné pokyny pro uživatele k provedení určitého úkolu. Díky své stručnosti hrají důležitou roli při urychlení přijetí produktu nebo služby.
Například průvodce instalací produktu, který je součástí nově zakoupeného zařízení. Na rozdíl od podrobných manuálů se tyto průvodce zaměřují na sdílení stručných informací, které jsou snadno srozumitelné a použitelné.
📖 Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarových nástrojů pro spolupráci na dokumentech
Jaké jsou prvky referenčního průvodce?
Rychlé referenční příručky jsou rozděleny podle účelu, ale spojuje je společný cíl, aby se učení (nebo školení) jevilo jako přirozené a snadné.
Ať už vytváříte podrobného průvodce nebo přehled produktu/procesu, zde je několik základních tipů, díky kterým budou vaše průvodce rychlé, srozumitelné a efektivní. 👇
1. Název
Zachovejte jednoduchost a zajistěte, aby název vašeho referenčního průvodce na první pohled odpovídal na otázky pro koho je průvodce určen a co řeší. To pomáhá koncovým uživatelům rychleji najít relevantní průvodce, když se snaží vyřešit dotaz. Umožňuje jim to sebevědomě se orientovat ve vašem produktu nebo službě, což zvyšuje celkovou spokojenost zákazníků.
2. Obsah
Při psaní referenčních příruček vždy odstraňujte zbytečné informace. Omezte odborné výrazy, složitou komunikaci a dlouhé odstavce. Tímto způsobem se vaši čtenáři rychleji dostanou k jádru věci. Čím rychleji informace vyřeší jejich problémy, tím dříve se budou moci vrátit k využívání vašich služeb.
3. Vizuální prvky
Lidský mozek dokáže uchovávat a zpracovávat obrázky s působivou rychlostí 13 milisekund. Proto je začlenění prvků, jako jsou screenshoty, ikony a obrázky uživatelského rozhraní, do vašeho průvodce, aby byl vizuálně atraktivní, naprostou samozřejmostí. Kromě toho jsou produktové návody a instruktážní videa s vizuálními prvky mnohem poutavější.
4. Formát
Účel vašeho rychlého referenčního průvodce určuje nejvhodnější formát pro něj.
Například dokument s pokyny pro jeden proces může vyžadovat jednoduchou strukturu. Na druhou stranu, vytvoření návodu by zahrnovalo více částí.
5. Stručnost
Účinný referenční průvodce je téměř vždy přehledný a má maximálně dvě stránky. Stručnost je skvělým cvičením, jak zjednodušit informace o vašem produktu nebo procesu. Díky tomu jsou přístupné i pro technicky neznalé osoby.
👀 Bonus: Naučte se, jak psát technické specifikace tak, aby jim všichni snadno porozuměli.
Proč je referenční příručka důležitá?
Referenční příručka musí splňovat svůj účel, tj. být srozumitelná a zároveň předvídat a odpovídat na dotazy, které mohou mít koncoví uživatelé.
Vše záleží na tom, jak přesný a snadno použitelný je váš rychlý referenční průvodce.
Než se ale podíváme na to, jak mohou rychlé referenční příručky budovat loajalitu zákazníků nebo zvyšovat jejich spokojenost, pojďme se nejprve podívat na to, proč jsou důležité.
Rychlé referenční příručky jsou univerzální v tom, že řeší výzvy nebo scénáře různé složitosti. Ve vzdělávacích institucích je mohou učitelé používat k definování a standardizaci učebních plánů a plánů výuky.
Organizace poskytující služby mohou konzultovat příručky osvědčených postupů, aby zachovaly konzistentnost poskytování služeb a chránily svou reputaci. Současně mohou vedoucí pracovníci v oblasti zákaznické zkušenosti využívat referenční materiály k urychlení školení pracovníků zákaznického servisu.
Referenční příručky také:
- Seznamte uživatele s produkty vlastním tempem a snižte tak tření.
- Zjednodušte školení dokumentováním a sladěním zaměstnanců a zainteresovaných stran, což pomáhá snížit náklady na školení.
- Pomozte uživatelům najít řešení rychleji tím, že jim poskytnete praktické odpovědi.
- Zlepšete integritu značky nastavením a dodržováním standardů služeb.
Jak vytvořit rychlý referenční průvodce
Referenční příručky jsou nezbytné pro poskytování pokynů a shrnutí klíčových základů, jako je kultura, procesy nebo rámce pro dodržování předpisů. Stejně důležité je i to, jak je referenční příručka navržená. Musí mít správnou strukturu a být přístupná pro zamýšlené publikum.
ClickUp tento proces zjednodušuje tím, že poskytuje komplexní platformu pro snadnou organizaci, návrh a dodání vašich rychlých referenčních příruček.
Postupujte podle těchto kroků a vytvořte perfektní referenční příručku pro své publikum.
Krok 1: Identifikujte své publikum
Dobrý a užitečný referenční průvodce si klade za cíl řešit problémy vašich zákazníků a odpovídat na všechny jejich dotazy ještě předtím, než je položí.
To určuje informace, které sdílíte, a úroveň, na které je sdílíte. Hloubka informací obsažených v příručce pro prodejní nebo prospekční týmy se bude lišit od informací obsažených v příručce s přehledem produktů.
Identifikace vašeho publika začíná rozpoznáním zainteresovaných stran příručky. Pokud ještě nemáte definitivní představu, může být užitečné prozkoumat, na koho by vaše příručka měla největší dopad. Toho můžete dosáhnout průzkumem existujících dat, rozhovory s kolegy z oboru/pracoviště a provedením určitého výzkumu.
Při identifikaci svého publika zvažte použití ClickUp Brain, asistenta umělé inteligence zabudovaného do platformy ClickUp. Tento nástroj analyzuje klíčová data, jako jsou tržní trendy, recenze zákazníků a aktivity konkurence.
Díky profilům cílových skupin ClickUp Brain přesně identifikuje konkrétní potřeby a výzvy různých zainteresovaných stran, což vám umožní efektivně přizpůsobit svůj obsah.
Krok 2: Stanovte účel a nástin
S ohledem na konečné publikum je čas vytvořit referenční příručku.
Než se do toho pustíte, možná budete muset odpovědět na několik otázek:
- Které informace mají přednost?
- Kolik kontextu je třeba nastavit, než se dostanete k jádru věci?
- Existují určité osvědčené postupy, které je třeba zohlednit při vytváření osnovy?
Dobrou praxí je vytvořit rámec, který nejprve odpoví na nejčastější dotazy vašeho publika. Místo toho, abyste pokrývali širokou škálu informací, zkuste se soustředit na jedno téma, předmět nebo dotaz.
Pokud jde o vytvoření struktury vašeho průvodce, ClickUp Brain vám pomůže tím, že vám nabídne návrhy založené na umělé inteligenci ohledně účelu a osnovy. Poskytuje doporučení ohledně důležitých témat a toho, jak nejlépe uspořádat obsah, aby byl přehledný a zaměřený.
Krok 3: Formátujte obsah tak, aby byl čitelný
Váš obsah by měl odpovídat úrovni vašich čtenářů. To znamená, že pokud se neobracíte na čtenáře s technickým zázemím, neměli byste do svého referenčního průvodce zařazovat odborné výrazy.
Nejde však jen o jazyk – váš referenční průvodce musí být přehledný a především sám o sobě hodnotný.
Pokud je váš průvodce nesouvislý a nevyužívá další zdroje, nemá žádnou hodnotu.
Zde je několik tipů, jak zajistit, aby obsah vašeho průvodce byl užitečný a srozumitelný:
- Odstraňte nejednoznačnost: Nezavádějte téma nebo proces, pokud není relevantní pro váš stávající obsah.
- Zjednodušte: Používejte jednoduchý a univerzální jazyk. Při popisu procesů se nespoléhejte na odborné výrazy, ale popisujte je.
- Formát pro přehlednost: Dlouhé, husté odstavce mohou být nepřehledné. Rozdělte věty na menší odstavce a pojmy na odrážky, kdekoli je to možné. Vyberte písma, která jsou čitelná a snadno čitelná.
- Buďte v obraze: Ověřování informací je nezbytnou součástí tohoto procesu, zejména pokud vytváříte referenční příručky týkající se procesů, které se často mění.
Vytváření referenčních příruček nemusí být vždy rychlé, zejména pokud obsahují podrobnosti o procesech nebo produktech, které vyžadují souhlas různých zainteresovaných stran.
V takových scénářích je volba platformy, která vám dává svobodu přizpůsobení a spolupráce a zároveň zajišťuje přístup k dokumentům, nezbytná. ClickUp Docs vám s tím může pomoci.
ClickUp Docs
Proč je to jasná volba? S Docs můžete:
- Formátujte dokument podle svých preferencí – od stylových možností a vnořených stránek až po vkládání záložek a tabulek.
- Prohledávejte, třídějte a filtrujte pomocí ClickUp Docs Hub, abyste našli jakýkoli dokument, který potřebujete, a vyhnuli se tak časově náročné úloze nekonečného procházení.
- Můžete provádět úpravy se svým týmem v reálném čase, převádět text na úkoly a mnoho dalšího.
📖 Přečtěte si také: Jak používat AI pro dokumentaci (případy použití a výzvy)
Krok 4: Vytvořte poutavou příručku
Když máte strukturu a obsah, stačí už jen přidat trochu šmrncu. Proč?
Lidé mají tendenci rychle reagovat na vizuální podněty a zapamatovat si je. Proto se podrobný průvodce/protokol pro řešení obtížných hovorů se zákazníky nebo používání nástroje pro správu úkolů či CRM stává účinnějším, pokud obsahuje správné „podněty“.
Prvky jako videa, GIFy a prezentace produktů činí učení i těch nejnudnějších procesů nebo informací poutavým.
ClickUp Clips vám umožňuje pořizovat, nahrávat a sdílet okamžité záznamy obrazovky s možností integrace hlasového komentáře.
Je hladce integrován do rozhraní ClickUp, což umožňuje rychlé a pohodlné nahrávání obrazovky, když potřebujete předvést procesy nebo funkce. Svůj obsah můžete snadno sdílet a vybrat si mezi veřejným nebo soukromým sdílením a možnostmi stahování.
Pokud chcete vytvořit výukové video, které doplní vaši příručku, můžete pomocí Clips výrazně obohatit zážitek z učení.
ClickUp Brain vám navíc umožňuje přepisovat klipy na cestách, čímž zvyšuje přístupnost vašich referenčních příruček. Všechny nahrávky jsou uloženy a snadno dohledatelné prostřednictvím ClickUp Clips Hub, což zajišťuje, že vaše publikum najde informace, které potřebuje.
Chcete-li začít s vytvářením referenčního průvodce, prohledejte úložiště šablon ClickUp, jako je tato. 👇
Šablona produktového přehledu ClickUp
Šablona ClickUp Product Brief Template je odpovědí na modlitby všech produktových manažerů. Když úspěch produktu závisí na mezifunkčních týmech v různých fázích vývoje, je konsensus zásadní.
Tato šablona umožňuje produktovým manažerům sjednotit všechny týmy pomocí benchmarkingu cílů, kritérií úspěchu, plánů vydání a funkčních specifikací v jednom přístupném dokumentu. Ať už je produkt vytvořen od základu nebo přepracován, produktoví manažeři objeví jednu platformu, na které mohou soudržně informovat o projektech, sledovat je a efektivně spravovat.
ClickUp nabízí na jednom místě mnoho funkcí, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, správa úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navržený uživatelský rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
ClickUp nabízí na jednom místě mnoho funkcí, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, řízení úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navrženou uživatelskou rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
Osvědčené postupy pro vytvoření rychlého referenčního průvodce
Rychlé referenční příručky musí být přesně takové – rychlé. V závislosti na příručce, kterou vytvoříte, to může znamenat rozložení složitých procesů nebo vyhnutí se technickému žargonu.
Zde je několik prověřených a ověřených osvědčených postupů, které můžete použít při vytváření svého prvního (nebo dalšího) rychlého referenčního průvodce. 🗒️
1. Poznejte své publikum a jeho potřeby
Nejlepší referenční příručky se stávají základním bodem, když vaše publikum chce porozumět vašemu produktu a orientovat se v něm. To vyžaduje pouze to, abyste předvídali všechny dotazy, které by mohli mít.
Prohlížení online fór, průzkumů nebo dokonce konzultace s týmy, které pravidelně komunikují s vašimi zákazníky, vám může poskytnout cenné informace, zejména o překážkách, kterým čelí při používání vašeho produktu nebo služby.
To vám pomůže vytvořit kontrolní seznam a navrhnout osnovu vašeho rychlého referenčního průvodce.
2. Optimalizujte formát svého průvodce pro lepší čitelnost a přístupnost
Při navrhování referenčního průvodce je důležité brát v úvahu, aby byl v první řadě uživatelsky přívětivý. Koneckonců, jeho účelem je exponenciálně zkrátit dobu, za kterou si uživatelé osvojí produkt.
To může znamenat, že budete muset upustit od pečlivě připravené prezentace produktu a soustředit se na to podstatné, jako jsou názvy funkcí. Nejprve odpovězte na otázky uživatelů a komunikujte v jazyce, kterému rozumějí.
Upusťte od odborných výrazů a osvojte si lepší formátovací postupy tím, že budete používat krátké a výstižné věty a odrážky, kdykoli to bude nutné. Přidejte obrázky, abyste čtenáře ještě více zaujaly. Klíčová je přístupnost informací.
3. Uveďte pouze relevantní informace
Když je produkt rozsáhlý a komplexní, je snadné ztratit přehled o tom, co je relevantní.
Při vytváření referenčních příruček k produktům se soustřeďte vždy na jeden aspekt, abyste zajistili, že vaše publikum bude mít všechny potřebné informace k samostatné orientaci v produktu. To znamená, že informace o jiných nebo souvisejících funkcích do příručky neuvádějte.
4. Konzistentně vylepšujte svůj obsah
Referenční příručky by měly být stejně dynamické jako vaše produkty nebo procesy. To však není jediný důvod, proč je třeba je čas od času kontrolovat a upravovat.
Dobrou praxí při používání těchto příruček je ověřit, jakému účelu slouží vašemu publiku. Referenční příručky je třeba podle potřeby upravovat, aby odrážely změny produktů, obavy a očekávání uživatelů a poznatky o jejich použitelnosti.
Jaké jsou typy rychlých referenčních příruček?
Je zcela zřejmé, že porozumění potřebám vašeho publika je základem pro vytvoření správného průvodce pro ně. Ptačí pohled na váš předmět zájmu nemůže sloužit k zodpovězení konkrétnějších dotazů o něm.
Zde je krátké představení světa rychlých referenčních příruček, abyste mohli učinit informované rozhodnutí. ✅
Rychlé návody
Tyto příručky jsou jednoduché a přehledné a mají za cíl pomoci vašim uživatelům rychle se zorientovat. Jasné pokyny a srozumitelné ilustrace mohou učinit „úvodní“ příručku dokonalou.
📌 Příklad: Instalační příručky, které pokrývají instalaci a odinstalaci softwaru.
Přehledy produktů
Jedná se o ideální nástroj, který novým uživatelům pomůže seznámit se s možnostmi produktu. Tato příručka zdůrazňuje jeho klíčové funkce a zároveň nabízí ideální platformu pro představení jeho přínosů.
Průvodce přehledem produktů jsou ideální volbou v situacích, kdy se zákazník seznamuje s produktem nebo když tým pro propagaci produktu připravuje prezentaci pro potenciální zákazníky.
📌 Příklad: Katalog, který pokrývá nabídku produktu EdTech, jako je například sada pro programování.
👀 Bonus: Objevte šablony technické dokumentace, které vám zjednoduší proces psaní díky strukturovanému formátu, který vám pomůže zachytit podstatné informace.
Průvodci úkoly
Průvodci úkoly nebo návody jsou poutavým způsobem, jak prozkoumat určité specifické funkce produktu. Poskytují stručné a jasné pokyny k provedení konkrétních úkolů prostřednictvím demonstrace konkrétních pracovních postupů.
📌 Příklad: Návody pro kutily sdílené online obchody, jako jsou prodejci nábytku.
Průvodci aktualizacemi produktů
Na funkční úrovni tyto příručky dokumentují aktualizace a jejich význam pro koncové uživatele. Na druhou stranu je můžete optimalizovat tak, aby demonstrovaly odhodlání vaší organizace zlepšovat zákaznickou zkušenost s produktem.
📌 Příklad: Pokyny k navigaci v aktualizacích funkcí softwaru nebo platformy.
Návody nebo podrobné průvodce
Tyto příručky jsou podobné jako provázení uživatelů jakýmkoli procesem. Díky postupným pokynům zjednodušují návody úkoly pomocí podrobných informací pro každý krok.
Vizuální pomůcky, jako jsou screenshoty, se používají k přehlednému znázornění komplexních pracovních postupů.
📌 Příklad: Složité procesy, jako je restartování serveru nebo reakce na síťovou chybu.
Průvodci pro nové zaměstnance
Stejně jako procesy se i lidé při orientaci ve světě kolem sebe spoléhají na strukturu a rámec. Průvodce pro nové zaměstnance jsou skvělým nástrojem pro seznámení nových členů týmu se systémy, kulturou a postupy organizace.
📌 Příklad: Procesy zaškolování zaměstnanců ve společnostech.
📖 Přečtěte si také: Jak vytvořit efektivní šablony dokumentů
Příklady rychlých referenčních příruček
Při vytváření referenčního průvodce je zásadní vybrat správnou šablonu. Jakmile dokončíte formát, proces vývoje průvodce se výrazně zjednoduší.
ClickUp nabízí řadu šablon, které můžete použít jako vzory pro vytvoření svých rychlých referenčních příruček.
Například šablona ClickUp Quick Start: Project Management Template nabízí organizacím referenční šablonu pro správu produktových plánů. Šablona ClickUp Brand Guidelines Template zase poskytuje marketingovým týmům hotový zdroj pro sestavení komplexních průvodců značkou.
Snadno se v nich orientuje a lze je přizpůsobit. Zde jsou další příklady šablon, které můžete prozkoumat:
Šablona pokynů pro psaní ClickUp
Silný hlas a tón jsou pro každou značku zásadní. Šablona pokynů pro psaní ClickUp umožňuje značkám udržovat konzistentní a přesnou identitu ve všech komunikačních bodech. To zahrnuje blogové příspěvky, články, aktualizace na sociálních médiích a technickou dokumentaci.
Zajištění toho, aby každý obsah odrážel hodnoty a poselství značky, vytváří ucelený zážitek pro vaše publikum. Využití vlastních stavů a polí v šabloně vám umožňuje efektivně spravovat a sledovat projekty psaní v každé fázi. Díky integraci umělé inteligence, automatizace a dalších funkcí se spolupráce na projektech stává snadnou.
Šablona produktové dokumentace ClickUp
Šablona produktové dokumentace ClickUp zajišťuje, že každý projekt vývoje produktu zůstane efektivní. Tato šablona nabízí centralizovanou platformu pro definování projektových plánů, stanovení rozpočtů a sledování plánu, což v konečném důsledku vede k úspěšným specifikacím produktu.
Zúčastněné týmy jej mohou použít ke sledování pokroku, přístupu k relevantním dokumentům a dodržování časových harmonogramů a rozpočtů. Kromě toho, že tato šablona nabízí platformu pro dokumentaci projektů, umožňuje produktovým týmům eliminovat riziko nedorozumění, nepřesnosti informací nebo dat a projektových překážek – jak těch viditelných, tak i nepředvídatelných.
Vytvářejte rychlé referenční příručky, které kliknou s ClickUp
Rychlé referenční příručky jsou klíčem ke zjednodušení procesu učení a zároveň ke snížení nákladů.
Na rozdíl od zdlouhavých manuálů jsou navrženy tak, aby se snadno aktualizovaly, což zajišťuje, že váš tým má vždy přístup k nejnovějším informacím, aniž by musel revidovat rozsáhlé dokumenty nebo pořádat časově náročné workshopy.
Nástroje jako ClickUp nabízejí mnoho výhod, včetně zefektivnění tvorby obsahu. Kromě toho jeho šablony poskytují pevný základ pro vaše příručky, šetří čas a zajišťují konzistentnost.
Začněte s ClickUp ještě dnes!