Organizujete komunitní umělecký veletrh a požádali jste místní umělce, aby předložili své nápady. Brzy se začnou hromadit poznámkové lístky s návrhy – abstraktní malby, keramické sochy, živé umělecké ukázky, řemeslné dílny a další.
Samotný počet nápadů je vzrušující, ale také ohromující, takže je těžké pochopit, jak vše do sebe zapadá.
Nebylo by jednodušší seskupit tyto nápady do kategorií, jako jsou „výstavy“, „workshopy“ a „představení“?
Přesně to dělá diagram afinit. Pomáhá vám uspořádat související nápady do strukturovaného plánu – stejně jako třídění vašich nápadů pro umělecký veletrh do jasných kategorií za účelem vytvoření uceleného plánu akce.
V tomto článku se podíváme na to, jak můžete pomocí afinitních diagramů usnadnit rozhodování a řešení problémů na pracovišti. Než se ale do toho pustíme, pojďme si ujasnit základní pojmy.
6 kroků k vytvoření diagramu afinit
Provedeme vás procesem vytváření diagramu afinit. Postupujte podle těchto šesti kroků a budete připraveni prozkoumat složité datové soubory a získat klíčové informace.
1. Definujte problém
Někdy může nový pohled na problém vést k průlomovým objevům. Zeptejte se proto sami sebe, zda by jiné uspořádání informací mohlo problém učinit srozumitelnějším a lépe řešitelným.
Pokud je odpověď ano, zde je první krok k vytvoření diagramu afinit – jasně definujte problém/téma, kterým se chcete zabývat, a cíle, kterých chcete vytvořením diagramu dosáhnout.
Věnujte tedy chvíli času zamyšlení nad daným problémem a určete přesně, co se snažíte vyřešit nebo pochopit. Potřebujete učinit důležité rozhodnutí? Nebo máte projekt, který nepostupuje podle očekávání? Konkrétní definice problému vám pomůže shromáždit relevantní informace.
Afinitní diagramy fungují dobře, pokud se vaše cíle/očekávání točí kolem:
- Analýza dat z průzkumu zákazníků
- Generování nápadů pro nové projekty
- Identifikace problémů ve vašich stávajících procesech
Pro tento krok můžete použít ClickUp Docs. Můžete pracovat v reálném čase se svým vzdáleným týmem a vytvořit seznam klíčových problémů, kterým čelíte, a cílů, kterých chcete dosáhnout, pomocí vytvoření diagramu afinit. Jelikož umožňuje více lidem editovat současně, každý může zaznamenat své myšlenky v co nejkratším čase.
2. Shromážděte informace
Jakmile jasně porozumíte problému, je čas shromáždit informace. Zde přichází na řadu brainstorming.
Do procesu zapojte mezifunkční týmy a externí zainteresované strany . Přinesou různé názory a vy získáte širokou škálu podnětů.
Neváhejte – zapisujte si všechny nápady, ať jsou sebemenší nebo jakkoli netradiční.
Tento krok funguje skvěle, pokud všichni zapisují své nápady na staré dobré lepící papírky. Pokud je však vstupů mnoho, možná budete chtít zvolit digitální cestu, abyste data efektivně zaznamenali a analyzovali.
ClickUp Whiteboards, platforma pro vizuální spolupráci v reálném čase, se skvěle hodí pro vaše brainstormingové sezení. Tento nástroj nabízí kreativní plátno, na které mohou členové vašeho týmu psát poznámky, přidávat tvary, kreslit od ruky a předkládat své nejlepší nápady.
Můžete také propojit relevantní úkoly, soubory a dokumenty z vašeho pracovního prostoru ClickUp, aby byly poznámky kontextovější.
Uživatelé ClickUp milují Whiteboards:
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat na dálku v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack. Funkce whiteboardu nám pomáhá brainstormovat procesy a pracovní postupy a přidělovat úkoly v reálném čase.
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat na dálku v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack. Funkce bílé tabule nám pomáhá brainstormovat procesy a pracovní postupy a přidělovat úkoly v reálném čase.
3. Třídění a seskupování informací
Jakmile budete mít všechny své nápady seřazené, dalším krokem je jejich roztřídění a seskupení do kategorií. Začněte tím, že si shromážděné položky prohlédnete a určíte společná témata nebo vzorce.
Pokud například pracujete na zlepšení zákaznických služeb, můžete vytvořit kategorie jako „Zpětná vazba od zákazníků“, „Školení zaměstnanců“ a „Zlepšení procesů“. Každou kategorii jasně označte a položky v každé skupině uspořádejte v logickém pořadí.
Díky tomuto uspořádání můžete vizualizovat vztahy mezi různými informacemi a získat tak ucelený přehled.
K ilustraci vztahů mezi nápady můžete použít ClickUp Mind Maps (v rámci ClickUp Whiteboards). Tento nástroj vám umožňuje:
- Rozložte složité myšlenky na malé jednotky, aby byly srozumitelnější.
- Upravujte, mazejte nebo přeskupujte nápady podle svých požadavků.
- Přidejte nápady do mapy a přeměňte je na proveditelné úkoly.
- Reorganizujte mapu pomocí funkce Re-Layout a zachovejte hierarchii.
Například v části „Školení zaměstnanců“ můžete mít podkategorie jako „Školení měkkých dovedností“, „Školení chatové podpory“ a „Technické školení“. Myšlenková mapa poskytuje komplexní obraz různých aspektů jedné úlohy/myšlenky.
4. Vytvořte diagram afinit
Nyní je čas uspořádat seskupené informace do diagramu afinit. Umístěte své kategorie a položky na tabuli a uspořádejte je tak, aby vizuálně představovaly jejich vzájemné vztahy.
Kromě toho můžete pomocí čar, šipek nebo jiných vizuálních spojovacích prvků znázornit, jak jsou různé kategorie a myšlenky propojeny.
Nebojte se průběžně měnit uspořádání; cílem je vytvořit diagram, který efektivně komunikuje souvislosti a vzorce ve vašich datech.
Pokud používáte ClickUp Whiteboards, můžete své nápady přetahovat, přeskupovat a přidávat vizuální prvky (šipky, spojovací prvky, barevné kódování atd.) pro hladkou kategorizaci.
5. Zkontrolujte a vylepšete svůj diagram afinit
Jakmile máte diagram hotový, ustupte o krok zpět a analyzujte jeho rozložení. Ujistěte se, že diagram obsahuje všechny skupiny a položky a že spojení přesně odrážejí vztahy mezi různými informacemi.
Požádejte o zpětnou vazbu členy týmu nebo klíčové zainteresované strany, abyste získali jejich názory a identifikovali případné mezery nebo oblasti, které je třeba zlepšit. Na základě zpětné vazby proveďte případné nezbytné úpravy.
Buďte připraveni – během tohoto kroku možná budete muset přeskupit kategorie, přidat/vynechat informace nebo vyjasnit souvislosti.
ClickUp Whiteboards vám tento krok výrazně usnadní. Váš interní tým a zainteresované strany mohou přímo spolupracovat na tabuli a podle potřeby provádět změny v diagramu afinit. Není třeba si vyměňovat e-maily nebo telefonovat – vše můžete vyřídit na jedné platformě.
6. Stanovte priority a jednejte
Nakonec použijte svůj diagram afinit k určení priorit kategorií a vypracování akčního plánu. Hledejte klíčová témata nebo skupiny, které zdůrazňují nejdůležitější oblasti vyžadující pozornost.
Pokud například diagram odhalí, že většina problémů patří do kategorie „Zpětná vazba od zákazníků“, můžete se jimi zabývat jako prvními.
Vypracujte plán pro řešení každé prioritní oblasti, rozdělte odpovědnosti a stanovte jasné časové harmonogramy. Při realizaci těchto plánů sledujte pokrok a podle výsledků a zpětné vazby plán průběžně upravujte.
Na tabulkách ClickUp Whiteboards je snadné přejít od pochopení problému k přijetí účinných opatření. Když identifikujete nápad/problém, který vyžaduje okamžitou akci, můžete přímo z tabule vytvořit úkol ClickUp.
Díky více než 15 přizpůsobitelným zobrazením ClickUp můžete sledovat pokrok tak, jak chcete – ať už hledáte celkový přehled celého pracovního postupu nebo detailní pohled na konkrétní úkol. Zde je několik zobrazení, která by se vám mohla hodit:
- Ganttův pohled: Nabízí vizuální časovou osu úkolů a ukazuje, jak se překrývají a vzájemně ovlivňují. V tomto pohledu můžete na první pohled vidět harmonogram projektu a vzájemné závislosti.
- Zobrazení kalendáře: Zobrazuje úkoly podle jejich termínů splnění v měsíčním, týdenním nebo denním formátu kalendáře. Toto zobrazení vám umožňuje lépe spravovat termíny a plánovat svůj pracovní rozvrh.
- Zobrazení seznamu: Poskytuje podrobný lineární přehled úkolů. Úkoly můžete seskupovat podle priority, termínu splnění, přidělené osoby, stavu a dalších kritérií.
Tyto kroky můžete také přeskočit a diagram vytvořit přímo pomocí předem připravených šablon diagramů afinit, jako je šablona diagramu afinit ClickUp. Díky tomuto přizpůsobitelnému rámci můžete sepsat své nápady, seskupit podobné nápady do kategorií, stanovit priority důležitých položek a vizualizovat průběh úkolů, a to vše v jednotném prostoru.
S touto šablonou můžete:
- Spolupracujte s členy týmu na dálku
- Rychle organizujte velké množství dat a nápadů
- Přesně kategorizujte data a identifikujte vzorce
- Zrychlete rozhodování
Od uživatelského výzkumu, zlepšování procesů a strategického plánování až po organizaci obsahu – můžete vytvářet diagramy podobností pro různé účely a navrhovat spolehlivé akční plány. Navíc vám nativní vizualizační nástroje, včetně zobrazení Seznam, Gantt, Pracovní zátěž a Kalendář, pomohou udržet přehled o postupu úkolů.
5 univerzálních použití diagramů afinit
Podívejme se, jak můžete implementovat diagramy afinit v různých aspektech projektového řízení:
1. Afinitní diagramy v designovém myšlení
Designové myšlení je přístup k řešení problémů, který se zaměřuje na vývoj inovativních řešení přizpůsobených potřebám uživatelů. Zahrnuje pět nelineárních fází – empatie, definice, ideace, prototypování a testování. Afinitní diagramy jsou užitečné v mnoha z těchto fází.
- Ve fázi Empathize, jejímž cílem je hluboce porozumět uživatelům pomocí metod, jako jsou rozhovory a pozorování, vám diagram afinit pomůže kategorizovat velké objemy kvalitativních dat.
- Ve fázi Definování vám klastry z vašeho diagramu afinit umožňují soustředit se na opakující se problémy, s nimiž se uživatelé potýkají.
2. Afinitní diagramy a Six Sigma
Metodika Six Sigma si klade za cíl zlepšit obchodní procesy a snížit počet vad, aby bylo dosaženo téměř dokonalé kvality a výkonu. Řídí se rámcem DMAIC (definovat, měřit, analyzovat, zlepšovat, kontrolovat) a diagramy afinit vám umožňují procházet jednotlivými kroky pomocí organizovaného přístupu.
Postupujte takto:
| Fáze DMAIC | Použití diagramů podobnosti |
| Definovat | Uspořádejte potřeby zákazníků a cíle projektu do přehledných kategorií, aby všichni měli stejné informace. |
| Měřte | Třídit a vizualizovat metriky dat a identifikovat trendy a klíčové oblasti pro hodnocení |
| Analyzujte | Seskupujte data, abyste našli základní příčiny a vzorce |
| Zlepšete se | Seskupujte a vyhodnocujte potenciální řešení během brainstormingových sezení. |
| Ovládání | Kategorizujte a sledujte KPI a projektová rizika |
3. Afinitní diagramy v rozhodovacím procesu
Analýza velkého množství datových bodů, nápadů nebo zpětné vazby a přijímání konkrétních rozhodnutí na základě této analýzy může být velmi náročná. Afinitní diagram může být účinným nástrojem pro třídění všeho do jasných a přehledných kategorií.
Pokud například váš tým brainstormuje nové funkce pro produkt, můžete obdržet desítky návrhů. Pomocí diagramu afinit můžete seskupit podobné nápady a rychle najít společná témata/priority.
Ukazují také, jak různé vstupní části do sebe zapadají, což členům vašeho týmu usnadňuje dosažení konsensu a přijímání informovaných rozhodnutí.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon kontextových diagramů
4. Afinitní diagramy v UX
V oblasti UX designu vám diagramy afinit pomohou porozumět kvalitativním datům, která shromáždíte z průzkumu zákazníků, například z rozhovorů nebo ankety.
Například někteří zákazníci hovoří o potížích s navigací na webových stránkách, zatímco jiní zmiňují nedostatek možností přizpůsobení.
Diagram afinit vám umožňuje seskupit tyto poznámky do klastrů na základě jejich společných témat, jako jsou „problémy s navigací“ nebo „požadavky na funkce“, a můžete tak začít vnímat vzory v potřebách uživatelů a jejich bolavých místech.
Přečtěte si také: Vytváření diagramu pracovního postupu: podrobný průvodce
5. Afinitní diagramy v Agile
Agilní týmy zvládají více úkolů a nápadů současně a diagramy podobnosti jsou ideální pro udržení přehledné struktury. Zde je návod, jak na to:
- Během upřesňování backlogu můžete mít více uživatelských příběhů nebo úkolů, které je třeba roztřídit. Pomocí diagramu afinit můžete seskupit související příběhy a efektivněji je prioritizovat.
- Během plánování sprintu vám tyto diagramy pomohou vizualizovat a organizovat úkoly a zjednodušit proces plánování.
- V agilních retrospektivách slouží diagramy afinit jako skvělý nástroj pro seskupování zpětné vazby a identifikaci opakujících se problémů, aby týmy mohly najít oblasti, které je třeba zlepšit, a vypracovat realizovatelné plány.
Další informace: Typy grafů pro vizualizaci dat
Jaký je rozdíl mezi diagramem afinit a myšlenkovými mapami?
Afinitní diagramy i myšlenkové mapy jsou nástroje pro organizaci informací, ale fungují trochu odlišným způsobem. Afinitní diagram v zásadě seskupuje podobné položky na základě jejich přirozených vztahů.
Na druhou stranu, mind mapping začíná ústřední myšlenkou a rozvětvuje se do souvisejících myšlenek. Nejlépe se hodí pro brainstorming a zkoumání různých aspektů jednoho tématu.
Rozdíly mezi diagramy afinit a myšlenkovými mapami si vysvětlíme na příkladu:
Afinitní diagram: Předpokládejme, že váš tým pro obsahový marketing brainstormuje témata pro novou sérii blogů na téma „Efektivní strategie pro sociální média“. Shromáždíte různé nápady, například:
- Případové studie úspěšných kampaní
- Tipy pro používání analytických nástrojů
- Recenze nástrojů pro sociální média
- Strategie pro zvýšení zapojení
Tyto nápady zapíšete na lepící papírky a poté je seskupíte podle podobností.
V tomto procesu zjistíte, že „Případové studie úspěšných kampaní“ a „Strategie pro zvýšení zapojení“ spadají do kategorie „Úspěšné příběhy“, zatímco „Tipy pro používání analytiky“ a „Recenze nástrojů sociálních médií“ spadají do kategorie „Praktické tipy“.
A to je vše – máte hlavní témata pro svou sérii blogů.
Myšlenková mapa: Předpokládejme, že vytváříte obsahovou strategii pro stejnou sérii blogů. Začnete tedy s „Strategiemi sociálních médií“ uprostřed své myšlenkové mapy. Odtud vytvoříte větve pro klíčové prvky, jako jsou „Typy obsahu“, „Distribuční kanály“, „Cílová skupina“ a „Metriky úspěchu“.
V části „Typy obsahu“ se rozdělíte na „Návody“, „Infografiky“ a „Videonávody“.
V části „Distribuční kanály“ můžete mít pobočky pro „Meta“, „LinkedIn“ a „Instagram“.
A je to – máte vizuální mapu, na které vidíte témata a podtémata hlavní myšlenky.
Zvládněte organizaci dat s ClickUp
Při vytváření afinitních diagramů s rozsáhlými (a složitými) soubory surových dat nestačí fyzické poznámkové lístky. Potřebujete výkonný digitální nástroj, který vám pomůže efektivně organizovat nápady, porozumět jejich vzájemným vztahům a poté podniknout smysluplné kroky.
V tom vám pomůže ClickUp. Jako platforma pro vizuální spolupráci a správu dat vám umožňuje zaznamenávat nápady, vytvářet souvislosti a pro přehlednost je označovat barevnými kódy. Můžete také propojovat nápady s úkoly, přidělovat odpovědnosti a sledovat pokrok, a to vše na jednom místě.
Vytvářejte diagramy podobnosti během chvilky – začněte s ClickUp ještě dnes!