Jak vytvořit skvělý projektový plán pro lepší spolupráci týmu

Chcete vytvořit projektový plán pro svůj tým?

Už nemusíte hledat dál!

Ať už je váš projekt jakkoli složitý, my vám pomůžeme!

V tomto článku vám pomůžeme vytvořit komplexní projektový plán pro lepší spolupráci týmu. Poskytneme vám podrobný návod, co musíte udělat. Získáte také několik užitečných šablon projektových plánů, abyste mohli hned začít s modelovým projektovým plánem.

Pojďme na to...

Co je projektový plán?

Projektový plán nastiňuje kroky nezbytné k dokončení projektu. Určuje rozsah, výstupy, cíle a termíny vašeho projektu.

Bez projektového plánu nebudete mít jasno v následujících věcech:

Dobře zpracovaný projektový plán vám ušetří spoustu času a peněz. Je to nejspolehlivější způsob, jak splnit cíle projektu v termínu.

Klíčové složky úspěšného projektového plánu

1. Rozpočet

Dobrý projektový plán vždy obsahuje doporučený rozpočet. Je to jednoduchý způsob, jak udržet výdaje pod kontrolou a zajistit ziskovost projektu.

2. Podrobné pracovní úkoly

Váš projektový plán by měl obsahovat rozpis všech úkolů a podúkolů souvisejících s projektem.

3. Harmonogram projektu

Projektový plán musí obsahovat harmonogram projektu, aby váš projekt probíhal hladce. Měli byste si naplánovat časový harmonogram projektu, abyste zajistili dodržení termínů.

4. Správa zdrojů

Váš projektový plán musí zohlednit zdroje, které máte k dispozici, aby je bylo možné efektivně spravovat. Tyto zdroje mohou být například pracovní síla, software, hardware nebo čas.

5. Komunikační systémy

Váš projektový plán musí jasně komunikovat cíle a očekávání projektu. Kromě toho by měl být k dispozici software a systémy, aby váš projektový tým mohl snadno komunikovat.

6. Rozsah projektu

Úspěšný projektový plán jasně vymezuje jeho rozsah. Definuje, jaké jsou jeho cíle a co spadá do jeho působnosti. To vám pomůže vyhnout se rozšiřování rozsahu projektu, které může výrazně zpomalit váš pokrok.

7. Výsledky projektu

Projektový manažer může pomocí projektových plánů jasně definovat cíle, milníky projektu a výstupy spojené s každou fází projektu.

Jak vytvořit skvělý projektový plán

Úspěšné plánování projektu není obtížné, ale může být časově náročné, pokud nemáte jasno v tom, jak k plánovacímu procesu přistupovat. Abychom vám ušetřili čas, rozdělili jsme plánovací proces do devíti jednoduchých kroků, které můžete snadno následovat.

Krok 1: Proveďte průzkum

Než vytvoříte projektový plán, musíte si projít všechny dostupné informace. Musíte pochopit, co klient (interní nebo externí) chce a čeho chce dosáhnout.

Pečlivě si projděte všechny důležité dokumenty a komunikaci související s projektem. Může se jednat o diskuse, které jste vedli s klientem, nápady, které jste si zapsali, předběžné údaje, které jste shromáždili – prostě všechno.

Použití Wiki nebo nástroje pro správu dokumentů, jako je ClickUp docs, je nejjednodušší způsob, jak uchovat všechny tyto informace v organizovaném prostoru.

Teprve když budete mít důkladnou představu o tom, na čem budete pracovat, budete schopni vytvořit modelový projektový plán.

Krok 2: Položte si správné otázky

Jakmile budete mít všechny informace pohromadě, je čas začít pracovat na projektovém plánu. Před zahájením projektu je vždy důležité se s ním seznámit.

Položte si následující otázky:

Včasné řešení těchto otázek snižuje pravděpodobnost, že se v budoucnu objeví neočekávané problémy. Provedli jste náležitou péči a nyní jste připraveni začít pracovat na svém projektu.

Krok 3: Spolupracujte se svým týmem

Většina projektových manažerů nezahrnuje svůj tým do celé fáze plánování projektu. Tým je zodpovědný za realizaci plánu, ne za jeho strategické plánování, že?

To vede k závažným problémům ve struktuře rozdělení práce.

Jelikož jste nikdy nebral v úvahu názor svého týmu, mohou mít členové týmu problémy s určitými cíli projektu, výstupy nebo milníky. Nyní jste uvízl s projektovým plánem, který není v souladu se schopnostmi nebo ambicemi vašeho týmu. Můžete buď začít znovu a vymyslet nový plán, nebo pokračovat s aktuálním plánem, který s jistotou překročí termíny nebo nesplní vaše očekávání.

Ani jedna z možností není ideální.

Projektoví manažeři se mohou tomuto dilematu vyhnout tím, že zapojí svůj tým do procesu plánování projektu již v rané fázi. Mohou například naplánovat úvodní schůzku. Jedná se o jednoduchý krok, který může výrazně snížit pravděpodobnost překročení rozpočtu a termínu dokončení projektu.

Krok 4: Stanovte cíle, výstupy a priority

Jakmile sestavíte tým, můžete začít vypracovávat rozsah projektu. Rozsah projektu zahrnuje vaše cíle, priority a výstupy projektu.

Podívejme se na jednotlivé prvky.

A) Cíle

Prvním krokem v tomto procesu je stanovení cílů projektu. Kromě hlavních cílů projektu, jako je jeho dokončení a spuštění, musíte sledovat i menší cíle. Ty mohou zahrnovat cíle projektu související s:

Pamatujte, že tyto menší cíle jsou v celkovém kontextu velmi důležité a budou hrát významnou roli v úspěchu vašeho projektu. Jakmile bude mít váš tým jasnou představu o tom, co má dělat, může se okamžitě pustit do práce.

B) Výstupy

Každý cíl stanovený projektovým manažerem by měl být spojen s konkrétním výstupem. Je důležité jasně definovat tyto výstupy vašemu týmu předtím, než začne pracovat na projektu. Tím jim dáte konkrétní představu o tom, co se od nich očekává a jak mohou postupovat.

Výsledky projektu nemusí být pouze hmotné položky, jako jsou zprávy a soubory. Například při práci se softwarem lze za výsledek považovat vývoj barevného schématu.

Jediné, co musí výstup splňovat, je prokázat, že projekt postupuje v dané fázi. Jakmile to budete mít zajištěno, váš tým bude moci snadno zvládnout své pracovní úkoly.

C) Priority

Stanovení priorit pro cíle projektu je další důležitou součástí procesu plánování projektu. Přiřazení priorit k cílům pomáhá vašemu týmu pochopit, které úkoly jsou v daném okamžiku důležité.

Například je důležitější zajistit, aby registrační formulář zachytával data ve vašem CRM, než vymýšlet perfektní barevné schéma formuláře.

Krok 5: Delegujte

„Pokud se opravdu chcete rozvíjet jako podnikatel, musíte se naučit delegovat.“

– Richard Branson, britský podnikatel

Je pochopitelné, že projektový manažer má tendenci dohlížet na každý pracovní proces. Chce, aby vše probíhalo hladce a nedocházelo k problémům, že?

Problémem tohoto přístupu je, že vše zpomalíte. Tím, že vše prochází přes vás, vytváříte v pracovním postupu svého týmu obrovské překážky.

Delegování je nezbytnou součástí plánování projektu. Musíte věřit svému týmu, že věci zvládne, jinak se jako společnost nikdy neposunete vpřed.

Zapojení vašeho týmu do plánovacího procesu může být v tomto případě neuvěřitelně užitečné. Jelikož znají své schopnosti, budou lépe schopni posoudit, zda jsou schopni daný úkol zvládnout. Díky tomu se proces delegování úkolů stane společným úsilím, při kterém nikdo nebude mít více práce, než je schopen zvládnout.

Krok 6: Naplánujte svůj projektový plán v Ganttově diagramu

Poté, co jste se rozhodli pro cíle, výstupy a personální obsazení, můžete začít plánovat časový harmonogram projektu v Ganttově diagramu.

Myslíte si, že Ganttovy diagramy jsou zastaralé?

Ve skutečnosti se dost vyvinuly! Pokud používáte Ganttovy diagramy ClickUp, zjistíte, jak skvělé vlastně mohou být!

Je to skvělý způsob, jak vašemu týmu poskytnout vizuální přehled o tom, co je čeká. Váš Ganttův diagram bude obsahovat všechny úkoly, přidělené osoby a termíny. Váš tým tak bude mít přehled o tom, co je čeká, na první pohled.

Ganttovy diagramy jsou obzvláště užitečné pro zaznamenávání milníků, které mohou sloužit jako kontrolní body pro váš tým. Jsou také skvělým nástrojem pro zhodnocení závislostí mezi úkoly a správu priorit úkolů. Pokud máte málo času, můžete vždy vypočítat kritickou cestu projektu a určit nejrychlejší způsob, jak úkoly splnit.

Další informace o tom, co je kritická cesta a jak ji vypočítat v ClickUp, najdete zde.

Krok 7: Přijměte, že věci nejdou podle plánu

I když se nemůžete připravit na neočekávané události, můžete minimalizovat škody, které mohou způsobit pokroku vašeho projektu.

Vždy si v harmonogramu projektu nechte určitý prostor pro řešení neočekávaných situací. Žádný projekt nikdy neprobíhá přesně podle plánu, ale to nemusí být nutně špatná věc. Pokud budete tyto zvraty brát jako proces učení a přizpůsobíte se jim, vše bude v pořádku.

Krok 8: Komunikujte se svým týmem

Během projektu je důležité mít s týmem vždy přímou komunikaci. Tým tak získá kanál pro sdělování všech novinek nebo problémů souvisejících s projektem. Můžete snadno zhodnotit stav projektu a doporučit další postup.

Komunikační kanály také pomáhají vašemu týmu spolupracovat. Úkoly v rámci projektu často zahrnují více lidí, kteří musí spolupracovat, aby vše zvládli. Robustní komunikační kanál, který zvládá obrázky, videa a soubory, jako jsou komentáře ClickUp, je skvělým způsobem, jak zajistit, aby váš tým skvěle spolupracoval.

Krok 9: Proveďte revizi a analýzu po skončení projektu

Pro projektové manažery je důležité provést po skončení projektu jeho hodnocení. To vám pomůže zhodnotit, jak efektivní byl váš projektový plán, a vyřešit případné problémy, které se vyskytly.

Zapojte svůj tým a nechte členy vyjádřit, co se jim na nastavení projektu líbilo a nelíbilo. Jedná se o cennou zpětnou vazbu, která vám v budoucnu pomůže vytvořit plán, který bude pro tým příznivější.

Jak vám ClickUp může pomoci s plánováním projektů

Ačkoli plánování projektů může být složitý proces, ClickUp vám pomůže jej zefektivnit. Má vše, co byste mohli od softwaru pro správu projektů očekávat:

A to je jen špička ledovce!

Zde je podrobnější pohled na to, jak vám ClickUp může pomoci snadno realizovat váš plán řízení projektu:

Požadavek č. 1 na plánování projektu: Vytvoření uspořádaného projektového prostoru

Jedním z klíčových prvků plánování projektu je vytvoření přehledného a uspořádaného projektového prostoru. Váš tým potřebuje jasně vymezený prostor, kde se může organizovat a společně pracovat na projektových aktivitách. Každý projekt potřebuje prostor, který zahrnuje:

Řešení ClickUp: Organizovaná hierarchie projektů

ClickUp poskytuje vašemu týmu strukturovaný prostor pro organizaci všech aktivit souvisejících s projektem. Struktura ClickUp je následující: Pracoviště > Prostor > Složky > Seznamy > Úkoly > Podúkoly.

Zde je podrobnější pohled na každou z těchto úrovní:

Pracoviště: Jedná se o nejvyšší úroveň hierarchie, kde rozdělíte svou společnost na jednotlivé týmy.

Prostory: Jedná se o místa věnovaná konkrétním podskupinám ve vašem týmu, jako je „správa produktů “ nebo „testování“.

Složky: Zde ukládáte seznamy související s projektem.

Seznamy: Zde jsou uvedeny všechny vaše jednotlivé projekty.

Úkoly: Zde se odehrává většina práce. Každý úkol má své vlastní podúkoly, podrobný popis projektu, komentáře a mnoho dalšího.

Podúkoly: Každý úkol lze rozdělit na samostatné podúkoly.

Kontrolní seznamy: Do pracovních úkolů nebo podúkolů můžete vložit kontrolní seznam nebo seznam úkolů. Můžete například mít kontrolní seznam pro kontrolu kvality při testování softwaru.

Požadavek na plánování projektu č. 2: Shromáždění podrobných informací o projektu

Vzorový projektový plán poskytuje vašemu týmu přístup ke všem informacím souvisejícím s projektem. To je velmi důležité, protože tým může zhodnotit, na čem pracuje, a pomoci vám vytvořit strategii pro realizaci projektu.

Řešení ClickUp: ClickUp Docs

ClickUp Docs je vestavěný wiki nástroj pro vaši firmu. Můžete jej použít jako znalostní databázi pro ukládání důležitých informací o společnosti a dokumentů souvisejících s projekty. Jelikož jsou tyto dokumenty uloženy společně s příslušnými projekty, váš tým k nim bude mít snadný přístup.

Zde je několik užitečných funkcí Docs:

S ClickUp Docs nebudete mít žádný problém s vytvořením podrobného souboru informací, který bude sloužit jako reference pro váš tým.

Požadavek na plánování projektu č. 3: Společné vytváření nápadů

Je důležité zapojit svůj tým do fáze plánování projektu. Zapojením jejich podnětů do svých plánovacích strategií budete schopni vytvořit plán řízení projektu, který bude v souladu s jejich schopnostmi.

Řešení ClickUp: Integrované myšlenkové mapy

Myšlenkové mapy ClickUp vám umožní zapojit váš tým do fáze plánování projektu. Vaši kolegové tak snadno zaznamenají své nápady a vytvoří plán, který bude nejlépe vyhovovat jim i projektu.

Díky integrovaným myšlenkovým mapám ClickUp je snadné tyto nápady hladce přenést do svého projektového prostoru a začít na nich pracovat!

Požadavek na plánování projektu č. 4: Priority a závislosti

Váš nástroj pro správu projektů musí podporovat priority úkolů. To pomůže vašemu týmu nejprve vyřešit nejdůležitější úkoly a zbavit se jich.

Dalším důležitým úkolem je zajistit, aby váš tým prováděl úkoly ve správném pořadí. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je zablokovat provádění úkolů, dokud nebudou dokončeny určité předchozí úkoly.

Řešení ClickUp: Výkonné priority a závislosti

ClickUp je vybaven prioritami úkolů a závislostmi, aby byl zajištěn hladký průběh vašeho projektu. Zde je podrobnější pohled na jednotlivé funkce:

Priority

ClickUp vám umožňuje přidat priority ke každému úkolu, abyste svůj tým informovali o tom, co je třeba udělat jako první. Tyto priority jsou také vybaveny praktickým systémem barevného kódování pro snadnou identifikaci:

Jelikož je toto barevné kódování standardem v celé aplikaci ClickUp, váš tým nebude mít žádný problém s identifikací prioritních úkolů bez ohledu na to, na jakém projektu právě pracuje. Má také možnost filtrovat a třídit úkoly podle priority, aby se snáze řešily.

Závislosti

ClickUp vám nabízí spoustu různých závislostí, aby váš tým prováděl činnosti ve správném pořadí. Zde je přehled toho, co vám ClickUp nabízí:

Čekání na závislost: Upozorní projektový tým, že by neměl zahájit tento úkol, dokud není dokončen předchozí.

Blokující závislost: Zabraňuje zahájení úkolu, dokud není dokončen předchozí úkol.

Upozornění na závislost: ClickUp upozorní uživatele, aby neuzavírali úkol, pokud čeká na dokončení jiného úkolu.

Odemknutí oznámení: Jakmile je úkol odemčen, váš projektový tým obdrží oznámení, aby mohl začít pracovat.

Díky závislostem ClickUp se nebudete muset starat o ruční informování svého týmu o správném pořadí úkolů. ClickUp to udělá za vás automaticky!

Požadavek na plánování projektu č. 5: Delegování

Budete muset delegovat úkoly na různé členy týmu, abyste zajistili rovnoměrné rozložení pracovní zátěže. Váš software pro řízení projektů vám musí poskytnout efektivní způsob rozdělování úkolů a informování členů týmu o tom, co mají dělat.

Pokud ho nemáte, budete muset tento proces provádět ručně, což může být nepraktické, zejména při práci na složitých projektech.

Řešení ClickUp: Přiřazené komentáře

Funkce přiřazených komentářů ClickUp usnadňuje přiřazování úkolů členům týmu. Stačí přiřadit komentář k dané osobě a ten se převede na úkol.

ClickUp jim také zašle oznámení, aby to nezůstalo bez povšimnutí. Mají také možnost označit komentář jako vyřešený, když jsou hotovi. Tím odpadá nutnost následného ověřování, zda úkol dokončili nebo ne.

Požadavek na plánování projektu č. 6: Plánování pomocí Ganttova diagramu

Plánování projektu v Ganttově diagramu je nesmírně důležitou součástí vašeho plánovacího procesu. Poskytuje vašemu projektovému týmu vizuální přehled o tom, co se děje, a umožňuje vám provádět rychlé změny v plánování. Bez Ganttova diagramu budete mít potíže vidět „celkový obraz“ a nebudete schopni plánovat své úkoly tak efektivně.

Řešení ClickUp: Integrované Ganttovy diagramy

ClickUp obsahuje výkonné vestavěné Ganttovy diagramy, které vám umožní snadno sledovat pokrok vašeho týmu v projektu. Ganttovy diagramy ClickUp umí:

Požadavek na plánování projektu č. 7: Komunikace

Komunikace je nezbytnou součástí každého plánu řízení projektu. Musíte komunikovat se svým týmem, abyste drželi krok s pokrokem projektu. Efektivní komunikační kanál může také zmírnit případné obavy vašeho týmu ohledně projektu. Pokud mají nějaké pochybnosti, mohou je snadno vyjádřit.

Řešení ClickUp: Výkonné komentáře

Úkoly ClickUp mají zabudované sekce pro komentáře, které vašemu týmu umožňují snadno komunikovat během projektu. S komentáři ClickUp můžete dělat následující:

Šablony pro plánování projektů

Šablona projektového plánu je skvělý způsob, jak okamžitě zahájit proces plánování. Stačí zkopírovat informace o projektu do šablony projektového plánu a můžete začít!

Jakmile začnete používat ClickUp, získáte přístup ke všem těmto šablonám, abyste mohli svůj projekt okamžitě naplánovat.

Šablona pro řízení projektů

Použijte šablonu

RoadMap – šablona Gantt View

Šablona plánu projektu

Použijte šablonu

RoadMap – šablona zobrazení tabule

Řízení projektů – šablona Ganttova diagramu

Závěr

Plánování projektu není zrovna nejjednodušší úkol na světě. Ale nemusí to být ani žádná věda.

S dobrým nástrojem pro správu projektů, jako je ClickUp, budete mít vše, co potřebujete k realizaci efektivního projektového plánu!

Proč se nezaregistrovat na ClickUp a nevyzkoušet si to na vlastní kůži?