Určitě jste už slyšeli rčení „čas jsou peníze“. Ačkoli se toto rčení vztahuje téměř na všechny aspekty práce a života, v projektovém řízení je velmi blízko pravdě. O peněžní hodnotě projektu rozhoduje buď čas, nebo kvalita.
Řízení složek trojúhelníku projektového řízení s překrývajícími se oblastmi rozsahu, času a nákladů je delikátní balancování. Vyžaduje vědomé využití času a zdrojů k dosažení optimální hodnoty, která odpovídá očekáváním. Jádrem celé této koordinace termínů a výstupů je harmonogram – páteř úspěchu.
Plán je pečlivě vypracovaný plán, který řídí činnosti od počátku až po plánování a realizaci projektu. Průběh projektu je však složitý. Zkušení projektoví manažeři využívají odchylky od plánu k řešení takových zvratů a změn.
Zde najdete vše, co o ní potřebujete vědět – od vzorce odchylky od harmonogramu až po její použití v reálných projektech.
Co je odchylka od harmonogramu?
Všichni víme, co znamená harmonogram. Jedná se o časový plán, který chcete dodržet při dosahování stanoveného cíle, což je očekávaný harmonogram.
Nečekané události však mohou způsobit, že se při realizaci projektu odchýlíte od tohoto naplánovaného průběhu. Váš skutečný harmonogram bude tyto odchylky zahrnovat.
Odchylka od harmonogramu (SV) měří rozdíl mezi základním harmonogramem a skutečným pokrokem. Jedná se o klíčový ukazatel výkonnosti, který udává, zda je projekt v daném okamžiku před harmonogramem, v souladu s harmonogramem nebo za harmonogramem.
Porozumění odchylce od harmonogramu
Základní vzorec pro výpočet odchylky od harmonogramu se skládá ze dvou základních prvků. Jsou to:
- Získaná hodnota (EV): Označuje skutečně použitý rozpočet. Chcete-li získat EV, vynásobte celkový rozpočet projektu procentem dosud dokončené práce. Jedná se o pohled na harmonogram a výkonnost projektu.
- Plánovaná hodnota (PV): Zobrazuje očekávané využití rozpočtu projektu k určitému datu. Vypočítá se vynásobením celkového rozpočtu projektu procentem práce, která má být do té doby dokončena. Pomáhá posoudit, zda je projekt v souladu s očekávaným pokrokem a zda je nutné vyrovnání zdrojů.
Znalost těchto proměnných pomáhá vypočítat odchylku od harmonogramu pomocí následujícího vzorce:
SV = EV – PV
Kde,
- SV = odchylka od harmonogramu
- EV = získaná hodnota
- PV = plánovaná hodnota
Některé alternativy pro výpočet odchylky od harmonogramu používají následující vzorec:
SV = BCWP – BCWS
Kde,
- BCWP = rozpočtované náklady na provedenou práci
- BCWS = rozpočtované náklady na plánovanou práci
Jakmile získáte hodnotu odchylky od harmonogramu, můžete ji interpretovat následujícími způsoby:
- SV > 0: Kladná odchylka od harmonogramu znamená, že projekt je před harmonogramem, což znamená, že postup projektu je lepší, než bylo plánováno.
- SV = 0: Žádná odchylka znamená, že projekt probíhá podle plánu a skutečný pokrok odpovídá plánovanému pokroku.
- SV < 0: Záporná odchylka harmonogramu znamená, že projekt je pozadu oproti harmonogramu. Znamená to, že skutečný pokrok projektu je menší, než bylo plánováno.
Procento odchylky harmonogramu (SV%) ukazuje procentuální hodnotu odchylky a nabízí snadnější způsob sledování projektu.
SV% = (SV/PV)*100
Stejně jako odchylka od harmonogramu, záporná hodnota SV% naznačuje zpoždění projektu, zatímco kladná hodnota SV% naznačuje, že projekt je před harmonogramem.
Pomocí tohoto základního vzorce odchylky od harmonogramu můžete vypočítat další KPI projektového řízení a sledovat harmonogram a průběh projektu.
Index plnění harmonogramu (SPI)
Index výkonnosti harmonogramu (SPI) je poměr získané hodnoty k plánované hodnotě. Tento ukazatel výkonnosti měří efektivitu využití času v projektu.
SPI = EV/PV
Jakmile vypočítáte kompletní index výkonnosti harmonogramu, můžete jej interpretovat následovně:
- SPI > 1: Projekt je před plánem
- SPI = 1: Projekt probíhá podle plánu
- SPI < 1: Projekt je pozadu oproti harmonogramu.
Pokud je třeba provést výpočty, použijte k tomu software pro řízení projektů.
Nástroje jako ClickUp nabízejí konfigurovatelná pole vzorců, která zjednodušují výpočty související s projektem. Eliminací zbytečných náročných výpočtů bez snížení přesnosti se můžete soustředit na řízení projektu.
Souvislost mezi odchylkou od harmonogramu a řízením získané hodnoty
Earned Value Management (EVM) je metodika řízení projektů, která kombinuje údaje o nákladech, harmonogramu a výkonu projektu, aby poskytla ucelený přehled o jeho postupu.
Odchylka od harmonogramu (SV) je jednou ze základních složek tohoto širšího rámce. Jedná se o rozdíl mezi plánovanou hodnotou (PV) a dosaženou hodnotou (EV).
Jakákoli odchylka v harmonogramu představuje odpovídající odchylku nákladů v práci, která má být provedena do určitého okamžiku. Jedná se o komplexní ukazatel plnění harmonogramu, protože jakákoli odchylka v této hodnotě může naznačovat, zda je projekt v zpoždění, předběhl harmonogram nebo je včas.
Metrika SV v kombinaci s dalšími KPI, jako je index nákladové výkonnosti, zbývající doba projektu, rozpočet projektu atd., funguje jako komplexní sada nástrojů pro analýzu stavu projektu, správu harmonogramu projektu a vyvažování zdrojů v průběhu celého jeho životního cyklu.
Důležitost výpočtu odchylek od harmonogramu
Výpočty odchylek od harmonogramu zdůrazňují různé proměnné, které ovlivňují průběh projektu. Díky tomu, že jsou projektoví manažeři ostražití vůči těmto rizikům a příležitostem, mohou zasáhnout a dodržet termíny. Nejde však pouze o pomoc s časovým řízením projektu.
Zde je seznam důvodů, proč musí projektoví manažeři počítat odchylky od harmonogramu:
Hodnocení výkonu
Metriky, jako je odchylka od harmonogramu a další ukazatele výkonnosti, pomáhají při hodnocení efektivity projektu. Poskytují jasné a realistické hodnocení výkonnosti projektu v závislosti na jeho harmonogramu. Například kladná hodnota SV znamená, že projekt je před plánovaným harmonogramem, a naopak.
Kvantifikace stavu projektu umožňuje projektovým manažerům porovnávat výkonnost a přijímat nezbytná opatření k zajištění pokroku a minimalizaci rizik. Projektovým manažerům také umožňuje identifikovat oblasti, ve kterých projekt vyniká nebo zaostává, aby mohli činit informovaná rozhodnutí, která udrží projekt na správné cestě a zlepší jeho výkonnost.
Identifikace problému
Odchylka od harmonogramu představuje proaktivní ostražitost. Na základě výpočtu skutečného pokroku a jeho porovnání s plánovaným pokrokem mohou projektoví manažeři odhalit potenciální problémy v řízení projektu.
I sebemenší odchylka od harmonogramu funguje jako systém včasného varování, který signalizuje potenciální problémy nebo potíže s konkrétním úkolem nebo fází projektu.
Tyto ukazatele využijte ke zmírnění rizik, zavedení nápravných opatření a strategickému přerozdělení zdrojů. Včasný zásah zabrání eskalaci problémů a podpoří odolnější a úspěšnější projektové prostředí.
Efektivní rozhodování
Výpočet odchylky od harmonogramu je klíčový pro usnadnění efektivního rozhodování při řízení projektů. Porovnáním pokroku projektu mohou projektoví manažeři zjistit, zda je projekt před harmonogramem.
Na základě těchto poznatků mohou rozumně rozhodovat o tom, jak naplánovat činnosti, přidělit zdroje, upravit časové harmonogramy, zapojit zúčastněné strany nebo zavést nápravná opatření.
Například projektový manažer může přesměrovat zdroje z týmů, které dosahují pozitivních výsledků, na týmy s negativní odchylkou od harmonogramu. Takové úpravy zlepšují celkovou výkonnost projektu prostřednictvím strategického rozhodování pro úspěšnou realizaci projektu.
Komunikace se zainteresovanými stranami
Projektoví manažeři mohou využít odchylku od harmonogramu k získání realistické představy o harmonogramu projektu. Jakmile jsou seznámeni se skutečností, mohou sdělit aktuální stav projektu zainteresovaným stranám. Dodržování harmonogramu vzbudí důvěru a spokojenost mezi zainteresovanými stranami.
Na druhou stranu, proaktivní zveřejňování všech potenciálních zpoždění nebo překážek v dohodnutém harmonogramu podpoří transparentnost a odpovědnost. V případě jakýchkoli překážek nebo zpoždění mohou projektoví manažeři také smysluplně zapojit zúčastněné strany, aby přehodnotily očekávání projektu ohledně rozsahu, výstupů a časového harmonogramu. V případě potřeby mohou také požádat o další zdroje pro úspěšné dokončení projektu.
Optimalizace zdrojů
Jak jsme již obecně diskutovali, odchylka harmonogramu projektu může pomoci při efektivním řízení zdrojů. Projekty, které jsou před harmonogramem, mohou vykazovat nevyužité zdroje, které mohou zvýšit náklady projektu. Tyto zbývající zdroje lze také přerozdělit na jiné projekty nebo kritické oblasti, aby se urychlil vývoj projektu.
Na druhou stranu, pokud je projekt v zpoždění, může to být způsobeno omezenými zdroji nebo neefektivitou. V takovém případě může projektový manažer optimalizovat alokaci zdrojů, aby rychle vyřešil úzká místa.
Odchylka od harmonogramu přímo souvisí s odchylkou od nákladů, protože zdroje obvykle tvoří největší složku nákladů každého projektu. Není překvapením, že alternativou k odchylce od harmonogramu je rozdíl mezi skutečnými a plánovanými náklady (BCWP—BCWS)!
Řízení rizik
Viděli jsme, jak odchylka od harmonogramu přímo souvisí s odchylkou od nákladů, což zase zdůrazňuje význam řízení rizik spojených s náklady projektu. Podobně jsme také viděli, jak odchylka od harmonogramu umožňuje projektovým manažerům včas odhalit potenciální problémy a řešit je v zárodku. Riziko se však neprojevuje vždy ve formě zpoždění.
Zrychlené časové plány, kdy některé části projektu mohou být před plánem, mohou také představovat riziko, zejména pokud se jedná o závislosti – a odchylka od harmonogramu může pomoci tyto problémy řešit.
Díky těmto hmatatelným výhodám je role odchylky od harmonogramu při detekci a řízení rizik zřejmá. Předvídání možných rizik umožňuje projektovým manažerům zavádět účinné strategie řízení a zmírňování rizik.
Neustálé zlepšování
Projektoví manažeři mohou pomocí analýzy odchylek získat přehled o různých trendech, vzorcích a poznatcích, které se objevují v průběhu projektu. Například pozitivní odchylka od harmonogramu odhaluje účinné postupy, které lze replikovat. Naopak negativní odchylka od harmonogramu poukazuje na neefektivitu.
Takové systematické hodnocení jim umožňuje poučit se ze svých zkušeností a zdokonalit procesy plánování projektů a osvědčené postupy řízení v budoucích projektech. Hodnotí schopnosti projektového manažera a posuzuje výkonnost projektového týmu. Pravidelné analýzy odchylek výkonu budou iterativně zdokonalovat výsledky projektu.
Příklady odchylek od harmonogramu z praxe
Použijme příklady z reálného světa, abychom ilustrovali, jak provádět výpočty odchylek od harmonogramu.
Příklad č. 1: Stavební projekt
Předpokládejme, že řídíte stavební projekt s celkovým rozpočtem 1 000 000 $. Projekt má být dokončen během následujících 12 měsíců.
Odchylku od harmonogramu vypočítáte po šesti měsících. K tomu musíte nejprve vypočítat plánované a skutečné hodnoty.
- Plánovaná hodnota: Jedná se o rozpočtované náklady na práci, která má být provedena do šesti měsíců. Pro zjednodušení předpokládáme, že 50 % práce mělo být dokončeno do šestého měsíce. Na základě těchto údajů vypočítáme PV jako: PV = 50 % ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- PV = 50 % ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- Získaná hodnota: Jedná se o skutečné náklady na dosud provedené práce. Předpokládejme, že do šestého měsíce bylo dokončeno pouze 40 % prací. Na základě toho můžete vypočítat EV následovně: EV = 40 % ✕ 1 000 000 $ = 400 000
- EV = 40 % ✕ 1 000 000 $ = 400 000
- PV = 50 % ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- EV = 40 % ✕ 1 000 000 $ = 400 000
Nyní vypočítáme odchylku od harmonogramu:
SV = EV – PV
SV = 400 000–500 000 USD
SV = -100 000 USD
Záporná hodnota znamená, že projekt je po šesti měsících pozadu oproti harmonogramu. Projektoví manažeři si toho všimnou a provedou nápravná opatření, aby projekt vrátili zpět na správnou cestu.
Příklad č. 2: Projekt vývoje softwaru
Předpokládejme, že váš tým vyvíjí softwarovou aplikaci v průběhu osmi měsíců. Na dokončení úkolu máte k dispozici rozpočet ve výši 600 000 dolarů.
Rozhodnete se vyhodnotit odchylku harmonogramu projektu po dvou měsících. Opět začněte výpočtem plánovaných a dosažených hodnot.
- Plánovaná hodnota: Obvykle byste měli do druhého měsíce dokončit 25 % práce. Na základě toho by hodnota byla: PV = 25 % ✕ 600 000 $ = 150 000
- PV = 25 % ✕ 600 000 $ = 150 000
- Získaná hodnota: Díky efektivnímu výkonu projektového týmu dokončíte 40 % plánované práce do druhého měsíce. V souladu s tím by to bylo: EV = 40 % ✕ 600 000 $ = 240 000
- EV = 40 % ✕ 600 000 $ = 240 000
- PV = 25 % ✕ 600 000 $ = 150 000
- EV = 40 % ✕ 600 000 $ = 240 000
Nyní vypočítáme odchylku od harmonogramu:
SV = EV – PV
SV = 240 000 $ – 150 000
SV = 90 000 USD
Kladná odchylka znamená, že projekt je ve druhém měsíci o 90 000 dolarů napřed oproti harmonogramu. Na základě tohoto výkonu mohou manažeři přerozdělit zdroje a urychlit vzájemně propojené úkoly, aby se dodržel časový harmonogram projektu.
Výše uvedené příklady jsou relativně přímočaré a zjednodušené. Vycházejí z předpokladu, že projekty probíhají lineárně. Skutečné projekty jsou však o něco složitější a obsahují několik vzájemných závislostí, které mohou zpozdit nebo urychlit časový harmonogram projektu. Použijte pokročilé digitální nástroje, jako je ClickUp pro řízení projektů, abyste získali ucelený přehled o projektu a jeho vzájemných závislostech.
Ačkoli ClickUp je komplexní platforma pro řízení projektů, která neprovádí výpočty odchylek od harmonogramu ani řízení získané hodnoty, můžete ji využít ke sledování a správě harmonogramů. Podrobněji se tím budeme zabývat v následujících částech.
Nejlepší tipy pro práci s odchylkami od harmonogramu projektu
Nyní, když rozumíte tomu, co tvoří odchylku od harmonogramu a její různé aspekty, podívejme se, jak ji využít ke zlepšení efektivity a dodržení harmonogramu. Zde je několik tipů a triků, které vám pomohou:
- Pravidelně vypočítávejte hodnotu odchylky od harmonogramu. Sledujte tuto hodnotu po celou dobu životního cyklu projektu, od procesu plánování projektu až po jeho dokončení, abyste včas odhalili odchylky a mohli včas zasáhnout.
- Namísto izolovaného posuzování hodnot SV je porovnejte s jinými metrikami, jako jsou odchylky nákladů, index plnění harmonogramu, dokončená práce atd., abyste získali ucelený přehled o výkonnosti projektu.
- Stanovte předem určené hodnoty prahové hodnoty SV a tolerance, abyste mohli rychle identifikovat, kdy odchylka překračuje přijatelné limity, a přijmout okamžitá opatření.
- Ačkoli nápravná opatření jsou nezbytná, musíte také provést analýzu příčin, abyste zjistili, co odchylku původně způsobilo. Porozumění tomuto aspektu pomáhá předcházet podobným situacím v budoucnosti.
- Využijte data SV pro plánování scénářů. Prozkoumání různých scénářů „co by, kdyby“ osvětluje potenciální dopad změn v alokaci zdrojů nebo rozsahu projektu a pomáhá pochopit vzájemné působení různých prvků projektového trojúhelníku.
- Věnujte zvláštní pozornost úkolům, které jsou součástí kritické cesty projektu, protože jakékoli změny v nich ovlivní výsledky projektu a časový harmonogram.
- Využijte automatizační nástroje k automatizaci výpočtu a benchmarkingu hodnot SV, abyste je mohli efektivněji sledovat a analyzovat.
- Porovnejte hodnoty SV s historickými údaji a porovnejte je s průmyslovými standardy, abyste získali relativní pohled na výkonnost projektu.
- Používejte přizpůsobitelné šablony harmonogramů projektů ke správě časových os a harmonogramů projektů a zároveň sledujte závislosti.
Zůstaňte na správné cestě s ClickUp
Jak již bylo zmíněno, ClickUp není konvenční platformou EVM. ClickUp však nabízí přizpůsobené řízení projektů, které lze vhodně upravit tak, aby splňovalo tento cíl.
ClickUp můžete použít ke sledování a správě odchylek od harmonogramu následujícími způsoby:
- Vytvářejte, přidělovávejte a sledujte úkoly členům projektového týmu. Stanovte termíny splnění těchto úkolů, abyste zajistili dodržení harmonogramu. Sledováním dokončené práce a procentuálního pokroku můžete ručně vypočítat EV, PV a SV nebo exportovat datové soubory do tabulkových nástrojů, jako jsou Google Sheets a Microsoft Excel, pro hloubkovou analýzu.
- Pokud je ruční výpočet příliš složitý, zadejte tyto hodnoty do vlastních polí vzorce a získejte výpočty přímo. Přístup k této funkci přímo na platformě zabraňuje přepínání kontextu a umožňuje vám plně se soustředit.
- Integrujte jej s nástroji pro sledování času, abyste mohli zaznamenávat údaje o čase stráveném na úkolu a vynaloženém úsilí. I když to nemá přímý vliv na EV, může to pomoci s efektivním řízením zdrojů a poskytnout údaje pro hodnocení dokončení úkolů, což nepřímo přispívá k řízení odchylek.
- Nastavte automatizované pracovní postupy, které se spustí, když hodnoty SV dosáhnou kritické úrovně. Od optimalizace zdrojů po provádění podrobných analýz příčin – ClickUp vám pomůže naplánovat další postup.
Přidejte ke kombinaci těchto žádoucích funkcí také spolupráci a ClickUp se stane nejlepší aplikací pro plánování, která minimalizuje odchylky. Zaregistrujte se a dozvíte se více.
Často kladené otázky
1. Jak se v projektovém řízení počítá odchylka od harmonogramu?
Odchylka od harmonogramu (SV) se vypočítá podle vzorce: SV = EV – PV
Zde EV je získaná hodnota (hodnota provedené práce) a PV je plánovaná hodnota (hodnota práce, která má být provedena). Nabízí kvantitativní měřítko odchylky mezi plánovaným a skutečným pokrokem v harmonogramu.
2. Co znamená záporná odchylka od harmonogramu?
Záporná hodnota SV znamená, že projekt je pozadu za harmonogramem a je čas prošetřit a najít příčinu zpoždění. Dalším krokem je přijetí nápravných opatření.
3. Co znamená kladná odchylka od harmonogramu?
Kladná hodnota SV znamená, že projekt je před plánovaným harmonogramem. V takovém případě můžete zvážit všechny faktory, které přispěly k pozitivnímu výsledku, a využít je v dalších projektech v budoucnosti.
4. Jak mohou projektoví manažeři efektivně sledovat odchylky od harmonogramu?
Projektoví manažeři mohou efektivně sledovat odchylky od harmonogramu pomocí nástroje pro řízení projektů následujícími způsoby:
- Pravidelné aktualizace postupu a dokončení úkolů
- Využití integrovaných funkcí pro vytváření reportů a analýz
- Definování prahových hodnot nebo tolerancí pro hodnoty SV pro zobrazení oznámení nebo výstrah
- Vytvoření plánů řízení rizik založených na spouštěcích mechanismech s cílem minimalizovat odchylky
- Provádění pravidelného přezkumu kumulativních trendů odchylek od harmonogramu
5. Jaký je význam odchylky od harmonogramu v projektovém řízení?
Odchylka od harmonogramu kvantitativně hodnotí, jak dobře projekt dodržuje stanovený časový plán. Po provedení takovéto hodnocení mohou projektoví manažeři využít jeho výsledky k:
- Měření výkonnosti a stavu projektu
- Čiňte informovaná rozhodnutí na základě skutečně vykonané práce.
- Identifikace oblastí, ve kterých projekt vyniká nebo zaostává
- Zavedení nápravných opatření k udržení projektu na správné cestě
- Komunikace s interními a externími zainteresovanými stranami ohledně stavu projektu
6. Jak může odchylka od harmonogramu pomoci při strategii řízení rizik projektu?
Odchylka od harmonogramu může pomoci při řízení rizik projektu následujícími způsoby:
- Pomáhá s včasným odhalením potenciálních rizik nebo zpoždění pro rychlé řešení problémů.
- Provádí komplexní analýzu příčin, aby odhalil hlavní příčinu odchylky.
- Posiluje plánování pro případ nouze, protože poznatky související s odchylkami od harmonogramu mohou vést k proaktivní optimalizaci zdrojů, řízení rizik atd.
- Simuluje různé scénáře a podmínky, které pomáhají posoudit dopad dalších proměnných a potenciálních rizik na harmonogram projektu.