Ако сте основател или лидер, повечето дни се усещат като хиляди микрорешения, които се сблъскват едно с друго. Събуждате се с план, но в рамките на един час сте въвлечени в коментари, заявки за одобрение се натрупват и това, което е било спешно в 8 сутринта, е затрупано в 11. Към обяд е трудно да се каже върху какво всъщност трябва да работите първо.
Тази разлика отразява точно това, което видях в моите собствени работни процеси. Осъзнах, че инструментите, които използвах – списъци със задачи, табла, табла за управление – ми показваха какво съществува, но не и какво е важно днес. Тогава се обърнах към нов вид съотборник, който да ми помогне с това.
AI съотборник в ClickUp: Daily Focus Super Agent, създаден за приоритизиране на задачите с AI.
За разлика от изолираните AI асистенти, Super Agents живеят във вашето работно пространство в ClickUp, където имат реален контекст за вашата работа – задачи, документи, чатове, крайни срокове и дейности – и могат да ви помогнат да определите приоритетите по начин, разбираем за човека.
За мен: Проверен консултант и експерт по ефективност в ClickUp
Аз съм Ивон „Иви“ Хайман, сертифициран консултант на ClickUp и треньор по бизнес ефективност, и познавам тази борба твърде добре. В неотдавнашен уебинар на ClickUp Community споделих как използвам ClickUp Super Agents за моя бизнес.
В тази публикация ще разясня как използвам Daily Focus Super Agent, за да:
- Пропуснете срещите, които „можеха да бъдат съобщение“
- Извеждайте на преден план това, което наистина има значение когато има значение
- Превърнете разпръснатите дейности в прост, практичен списък с приоритети.
Не става въпрос за заместване на мениджърите или прехвърляне на бизнеса ви на изкуствен интелект. Super Agents са там, за да ви помогнат да вземате решения по-бързо и да знаете на какво да се фокусирате след това, а не да управляват компанията ви вместо вас.
📚 Прочетете също: Как да приоритизирате работата си
Защо приоритизирането на задачите с AI е важно за съвременните екипи
През последните няколко години обемът на работата, с която се занимават екипите, е нараснал значително. 40% от нас, работещите с информация, превключваме между 26+ инструмента на ден, а почти 60% от типичната работна седмица се прекарва в „работа за работата“. Помислете за координация, превключване на контекста и актуализиране на статуса, а не за действителното изпълнение.
Производителността не винаги се състои само в изпълнението на повече задачи. Тя се състои в надеждното отговаряне на един ежедневен въпрос: „Над какво трябва да работя първо?“ Традиционните списъци със задачи и табла могат да показват всичко, което предстои да се направи, но те не разбират контекста.
Дори с добре изградени пространства, списъци и работни потоци, все още има разлика между това, което е в ClickUp, и това, което действително се прави. Работата се забавя не защото системата не функционира, а защото:
- Никой не изтъква последователно най-важните следващи стъпки
- Решенията и одобренията се забавят в коментарите
- Собствениците не винаги осъзнават, че нещо е блокирано или трябва да бъде изпълнено днес.
Именно затова приоритизирането на задачите с изкуствен интелект набира популярност.
Това намалява когнитивната натовареност при избора на важните неща. То синтезира контекста от множество източници и прилага последователни правила за вземане на решения.
И това е, което Daily Focus Super Agent отключва. Така че моята цел беше да създам този Super Agent, който действа като професионален оперативен асистент, гарантирайки, че нищо важно не се губи в шума.
📚 Прочетете също: Как да генерирате етикети за приоритет на задачите с AI
Как супер агентите на ClickUp позволяват приоритизиране на задачите с AI
Когато за първи път чух за ClickUp Super Agents, бях любопитен, но и предпазлив. Много от AI инструментите изглеждат като модна дума, докато не видите дали могат да останат в контекста на реалната ви работа.
ClickUp Super Agents са различни, защото не просто генерират текст, а разбират контекста. Те живеят във вашето работно пространство, разбират вашите разрешения и виждат задачите, чатовете, документите, графиците и дейностите като свързани елементи от реалната работа.
Това видео обяснява как работят:
За приоритизирането на задачите това означава, че Super Agent разглежда вашата действителна активност, крайни срокове и отговорности и използва всичко това, за да ви помогне да се справите с шума.
Конкретният Super Agent, който създадох, се фокусира върху една проста задача: сканиране на работното ми пространство и предоставяне на ясен, приоритизиран списък с важните задачи за днес.
Запознайте се със Super Agent, който ме командва (по най-добрия начин)
Моят Super Agent се намира в ClickUp, под раздела AI в лявата част. Там съм създал това, което наричам Daily Focus and Delegation Assistant.
Аз го възприемам като оперативен шеф на персонала, който никога не спи. Работата му е проста, но мощна:
- Разгледайте дейността в моето работно пространство
- Решете какво е наистина важно днес
- Предоставете ми директно кратък и ясен списък с приоритети.
Как се задейства агентът
Всяка сутрин в делничните дни, точно в 8:00 ч., агентът се стартира автоматично. Той не чака аз да се сетя да натисна бутон или да проверя доклад – той се активира, сканира какво се случва и подготвя ново съобщение за фокус. В допълнение към списъка ми със задачи и личните ми приоритети, той взема предвид крайни срокове, промени в статуса, споменавания и собственост, така че списъкът с приоритети е силно контекстуален.
Как агентът определя моите най-важни приоритети
Всяка сутрин отварям ClickUp и виждам директно съобщение от моя Super Agent с три неща, на които трябва да се фокусирам днес.
Всеки приоритет включва:
- Какво представлява: Името на задачата, свързано директно в ClickUp
- Защо днес: Едно изречение, което обяснява защо това е важно точно сега.
- Как да го третирате: Ясен етикет — Изпълни, Реши или Делегирай
В допълнение към самото съобщение, агентът добавя тези три задачи към моите приоритети, така че те остават видими през целия ден, дори ако не мога да се заема с тях веднага. Това е, което го прави полезен: той не само извлича задачите, но и обяснява логиката зад тяхната спешност.
Той също така подчертава няколко елемента, които трябва да се имат предвид, без да затрупва основния списък с излишна информация.
Вместо да ми връща още един табло или безкраен списък, моят Super Agent превръща тази дейност в ясни указания. Така че знам, че ако успея да свърша тези три неща, ще бъда „по-напред“, без да се налага да се боря с пощенските кутии, изгледите и таблата.
И тъй като агентът свързва списъка с фокус към реалните задачи в ClickUp, мога да предприема действия незабавно. Не е нужно да превключвам между инструменти или да се опитвам да събера фрагменти от контекста.
📚 Прочетете също: Как да изберете Super Agent
Приоритизиране без претоварване: защо ограничаването на продукцията прави този агент действително използваем
Изкушаващо е да дадете на AI агента всичко за наблюдение и да го помолите да обобщи всички неща. Но това е най-бързият начин да направите агента – и вас – по-малко ефективни.
Ето защо моят Daily Focys Super Agent е умишлено ограничен:
- Само три основни приоритета
- Няколко „неща, които трябва да имате предвид”
- Малък набор от ясни етикети за действие
Започнете лесно. Наистина започнете с трите фокуса и какво друго трябва да имате предвид. След това надграждайте върху това.
Има две основни причини за този дизайн:
- Прекалено голям обем работа е прекалено много. Ако агентът ви даде куп задачи, ще ги игнорирате, както всяко друго шумно уведомление.
- Качеството на подсказките е всичко. Начинът, по който казвате на Super Agent да взема решения – какво цените, как предпочитате да получавате информация – е факторът, който определя дали той е наистина полезен.
Чрез ограничаване на обхвата и изясняване на правилата за вземане на решения, агентът се превръща в надежден глас, а не просто в поредното предупреждение.
📚 Прочетете също: Запознайте се с вашия следващ съотборник: AI Super Agents и възходът на Agentic AI
Как приоритизирането на задачите с изкуствен интелект с помощта на ClickUp Super Agent променя начина, по който започвате деня си
Преди тази настройка, екипът ми следваше по-традиционен ежедневен метод на работа: проверка на пощенските кутии, преглед на таблата, преминаване между различните изгледи и опит да се събере най-важната информация.
Сега денят започва по различен начин:
- Super Agent вече е сканирал работното пространство.
- Трите най-важни приоритета се появяват в моите директни съобщения с контекст и етикети за действие.
- Задачите с висок приоритет се показват и маркират, за да не изчезнат.
Отдавна не съм бил толкова продуктивен, откакто този Super Agent работи.
Отдавна не съм бил толкова продуктивен, откакто този Super Agent работи.
Вместо да започвам деня си в лудница и да се опитвам да разбера какво да правя, знам:
- Какви решения трябва да взема
- Кои задачи трябва да изпълня лично
- Кои задачи трябва да бъдат делегирани нататък
Това е обещанието на приоритизирането на задачите с AI в конвергентно работно пространство като ClickUp, което обединява вашите задачи, документи, проекти и AI. Вие се сблъсквате с по-малко шум, повече фокус и списък с готови решения, който ви очаква всяка сутрин.
📚 Прочетете също: Как да създадете AI агент за по-добра автоматизация
Как да създадете свой собствен Daily Focus Super Agent (версия 1)
Принципите, на които се основава моята конфигурация на Super Agent, са достатъчно прости, за да могат да бъдат адаптирани от всеки екип.
Ето как да помислите за вашата собствена версия едно:
1. Дайте на агента една единствена, ясна задача
Започнете с един Super Agent, чиято единствена мисия е ежедневен фокус, а не всичко наведнъж.
📌 Примери за ясни задачи:
- „Всяка сутрин в делничните дни ми казвай трите ми най-важни приоритета в работната среда“.
- „Повърхностна работа, която е в застой и чака моето решение“
- „Маркирайте одобренията и коментарите, където аз съм препятствието“
Ако описанието на работата на вашия агент е неясно, резултатите от неговата работа също ще бъдат неясни.
2. Ограничете резултатите до това, върху което действително ще работите
Ограничете резултатите, които агентът ви връща:
- Трите най-важни задачи, на които да се фокусирате днес
- Кратък списък с допълнителни елементи, които трябва да имате предвид
- Обяснения с едно изречение защо всеки от най-важните елементи е от значение днес
Това поддържа списъка с приоритети достатъчно кратък, за да можете да го прочетете и използвате.
3. Научете агента как вземате решения
Магията не е само в това, което Super Agent наблюдава, а в начина, по който е инструктиран да взема решения.
В подсказката и конфигурацията си се уверете, че:
- Обяснете кои сигнали са най-важни (например, крайни срокове срещу споменавания срещу промени в статуса).
- Изяснете какво означава „спешно“ за вашия екип.
- Определете тона и формата, които искате да виждате в ежедневните си директни съобщения.
Колкото по-близо агентът отразява вашите реални решения, толкова повече се чувствате като човешки оперативен асистент, който ви „разбира“.
4. Започнете с един агент, след което повторете
И накрая, най-важната ми препоръка: не се опитвайте да създадете пет Super Agents едновременно.
- Започнете с един агент за ежедневен фокус
- Оставете го да работи за известно време.
- Настройвайте подсказките и филтрите, докато научавате какво работи (и какво не).
След като версия 1 се окаже надеждна и полезна, можете да разширите с допълнителни Super Agents за делегиране на работни процеси, фокусиране на ниво екип или отчитане.
💡 Съвет от професионалист: Не е необходимо да пишете нито една реда код, за да създадете Daily Focus Super Agent. Super Agent builder на ClickUp с естествен език ви води стъпка по стъпка, докато описвате какво искате агентът да постигне. Той също така задава последващи въпроси и усъвършенства поведението си директно в AI Hub.
Когато започнете да създавате нов агент от страничната лента на изкуствения интелект, конструкторът ви води през избора на източници на знания за агента, настройката на тригери (като дневен график) и оформянето на начина, по който той разсъждава за вашата работа.
След като създадете Super Agent, можете да го тествате и усъвършенствате директно от профила му, като изпратите DM или го стартирате по график, за да видите как се развива резултатът. Тъй като Super Agents разполагат с пълен контекст в цялото ви работно пространство – задачи, документи, чатове и графици – конфигурирането им по този начин дава реална и релевантна информация за приоритизирането.
📚 Прочетете също: За повече вдъхновение за създаване на AI-управлявани работни процеси в ClickUp, вижте:
Направете своя собствен супер агент първата „среща“ на деня си
Крайният резултат? Super Agents трябва да ви помагат да продължавате да работите, без да се налага да се занимавате с всеки един етап от процеса.
Крайният резултат? Super Agents трябва да ви помагат да продължавате да работите, без да се налага да се занимавате с всеки един етап от процеса.
Като превръща всичко, което вече се случва в ClickUp – задачи, коментари, процеси и приоритети – в просто ежедневно съобщение, моят Super Agent:
- Предотвратява забавянето на важни задачи
- Намалява необходимостта от срещи за обсъждане на статуса
- Това ми дава спокойна и уверена отправна точка всяка сутрин.
Ако сте готови да опитате това в собственото си работно пространство:
- Определете една ясна задача за вашия първи Super Agent (Daily Focus е чудесно място за начало).
- Ограничете резултата до кратък, използваем списък (три приоритета, няколко FYI).
- Научете го как да взема решения, след което повтаряйте въз основа на това, което ви се струва най-полезно.
Започнете с малки стъпки, останете целенасочени и позволете на ClickUp Super Agents да се превърнат в постоянния оператор, който поддържа проектите ви в движение, без да добавяте още инструменти или табла към натоварения си ден.
Опитайте ClickUp Super Agents безплатно тук!
Ивон Хайман е основателка на FemAuthority LLC, главен изпълнителен директор на Ask Yvi и създателка на Boss Your Business Academy, където помага на основателите да изграждат устойчиви бизнеси чрез прости системи и работни процеси, задвижвани от изкуствен интелект. Като експерт по ClickUp и стратег по автоматизация, тя е специализирана в намаляването на ръчната работа, подобряването на изпълнението и насърчаването на растежа с дизайн, ориентиран към човека.