Как да използвате Amazon Q за управление на знания

Екипите често се сблъскват с разпръснати корпоративни знания.

Важна информация се губи сред десетки несвързани инструменти, което прави почти невъзможно бързото намиране на точни отговори.

Това се случва главно защото повечето компании третират управлението на знания като архивен шкаф. Техните процеси може да са цифрови, но подходът остава вкоренен в традиционните, аналогови начини на мислене.

Информацията е организирана на теория, но всъщност никога не се свързва с работата, която трябва да бъде свършена.

Това ръководство ви води през процеса на настройка на Amazon Q Business за управление на корпоративното знание, от свързване на източниците на данни до конфигуриране на сигурността, както и как да преодолеете различията между намирането на отговори и предприемането на действия.

Какво е Amazon Q Business?

Amazon Q Business е генеративният асистент на AWS, задвижван от изкуствен интелект. Той действа като централен чат асистент за вътрешната информация на вашата компания. Представете си го като единна лента за търсене, която се свързва с вашите съществуващи източници на данни, от документи до чат съобщения.

Важно е да се направи разграничение между това и Amazon Q Developer, който е отделен инструмент, създаден специално за задачи, свързани с кодиране и разработване на софтуер.

Amazon Q Business е специално създаден за общо корпоративно знание. Той използва технология, наречена „генериране с подпомагано извличане“ (RAG), което означава, че основава отговорите си на действителните документи на вашата компания, като активно предотвратява измислянето на информация от изкуствения интелект.

Освен това, системата за разрешения зачита контрола на достъпа, който вече сте въвели. Ако даден служител не може да види даден файл в оригиналното му местоположение, той няма да го види и в резултатите от търсенето в Amazon Q.

Amazon Q Business се фокусира върху три основни функции:

Как Amazon Q Business работи за управление на знанията

Разбирането на техническата страна ви помага да определите дали даден инструмент може наистина да реши проблема с фрагментирането на знанията или е просто още едно приложение, което допринася за разрастването на инструментите.

Тъй като компаниите в момента използват средно 101 различни SaaS приложения, добавянето на още един инструмент изисква внимателно обмисляне. Amazon Q следва ясен работен процес, за да превърне разпръснатите ви данни в знания, които могат да бъдат търсени. Той започва с въвеждане на данни, продължава с индексиране, след това извличане и накрая генериране на отговори.

Системата не просто чете вашите документи, а ги разбива на по-малки, лесни за управление части, наречени „парчета“. Всяко парче се преобразува във векторно вграждане – числово представяне на неговото значение. Това позволява невронно търсене, при което изкуственият интелект може да намира концептуално свързана информация, а не само точни съвпадения на ключови думи.

Когато зададете въпрос, ето как протича процеса в опростен вид:

Този механизъм за заземяване е от ключово значение. Той гарантира, че изкуственият интелект „показва работата си“, което помага за изграждането на доверие и избягва мисленето в черна кутия, което се случва, когато имате отговор, но нямате представа откъде идва той или дали е надежден.

Как да свържете източниците на данни на вашето предприятие с Amazon Q

Системата за управление на знания е толкова добра, колкото и данните, до които има достъп.

В повечето компании информацията е разпръсната навсякъде и идеята за мащабен проект за миграция на данни често е нереалистична. Тук е мястото, където подходът на Amazon Q, базиран на конектори, се оказва полезен.

Вместо да ви принуждава да премествате всичките си данни в нова система, Amazon Q Business използва над 40 вградени конектора, за да индексира съдържанието точно там, където се намира. Това означава, че можете да се свържете с съществуващите си инструменти без болезнен процес на миграция.

Ключът тук е да бъдете стратегически. Започнете с най-ценните си източници на данни, вместо да се опитвате да свържете всичко наведнъж.

Всеки конектор е проектиран да спазва списъците за контрол на достъпа (ACL) на изходната система, като поддържа съществуващите ви настройки за сигурност и разрешения. Той използва и функцията „delta sync“, което означава, че след първоначалното пълно сканиране обработва само документи, които са били променени или актуализирани, спестявайки време и ресурси.

Поддържани типове източници на данни

Amazon Q Business се свързва с много от платформите, които вашите екипи вече използват ежедневно. За всякакви собствени или неподдържани системи можете да използвате SDK за персонализиран конектор, за да създадете свой собствен.

Работен процес за въвеждане на данни

Свързването на нов източник на данни е процес с указания. Избирате конектора и предоставяте необходимата автентификация, която може да бъде API ключ или OAuth логин. След това системата извършва първоначална „пълна синхронизация“, за да обработи всички съществуващи документи.

След това преминава към „инкрементална синхронизация“, за да поддържа индекса актуален, като обработва само ново или променено съдържание.

Процесът на обработка на документи се занимава с извличането на текста, разделянето му на части, създаването на вградени елементи и добавянето му към индекса. Ще получавате известия, ако някоя част от процеса на въвеждане се провали, което ви позволява бързо да разрешите всички проблеми.

Синхронизирайте най-добрите практики за планиране

Трябва да намерите правилния баланс между актуалността на данните и разходите. По-честите синхронизации осигуряват по-актуална информация, но също така консумират повече ресурси, което може да увеличи сметката ви за AWS.

Стъпка по стъпка ръководство за настройка на Amazon Q Business

Започването с нов корпоративен AI инструмент може да изглежда трудно, но разбиването му на ясни, управляеми стъпки прави процеса по-лесно управляем.

За да започнете, ще ви е необходима AWS сметка с подходящи IAM разрешения. Основната настройка може да бъде извършена за няколко часа, но пълното внедряване в производствена среда с множество източници на данни може да отнеме няколко дни.

Стъпка 1: Влезте в профила си и създайте приложението си

Първо, отидете в AWS Management Console и потърсете услугата Amazon Q Business. Тук ще създадете ново „приложение“. Това приложение ще бъде контейнер за вашите източници на данни, индекс и уеб интерфейс.

Когато го създавате, трябва да му дадете ясно име и да изберете AWS региона, в който ще бъде разгърнат. Този избор е важен за изискванията за съхранение на данни и съответствие.

Стъпка 2: Конфигуриране на IAM Identity Center

Amazon Q Business изисква AWS IAM Identity Center (новото име на AWS SSO) за управление на удостоверяването на потребителите. По този начин контролирате кой има достъп до вашия AI асистент.

Имате две основни опции: да създадете нов източник на идентичност в AWS или да се свържете с вече съществуващ доставчик на идентичност, който вашата компания вече използва, като Okta или Azure AD.

Правилното предоставяне на права на потребителите е от решаващо значение за сигурността. Всеки, който има нужда да използва Amazon Q, трябва да има акаунт в Identity Center, за да могат правата му да бъдат управлявани правилно.

Стъпка 3: Свържете и синхронизирайте източници на данни

Сега идва забавната част: свързване на данните ви. В приложението Amazon Q преминавате към раздела с източници на данни и започвате да добавяте конектори. Интерфейсът ще ви преведе през процеса на удостоверяване за всеки един от тях.

Добра практика е да започнете с по-малък поднабор от данни за тестване – например, един сайт SharePoint или един канал Slack. Това ви позволява да проверите дали съдържанието се индексира правилно, преди да го разпространите в цялата компания. Можете да наблюдавате напредъка на синхронизацията директно от конзолата.

Стъпка 4: Персонализирайте и внедрете уеб изживяването

Amazon Q Business се предлага с готов за употреба уеб интерфейс, който можете да персонализирате, за да съответства на бранда на вашата компания. Можете да добавите логото си, да промените цветовете и да напишете приветствено съобщение, за да насочите потребителите към въпросите, които могат да задават.

След като сте доволни от външния вид и функционалността, можете да внедрите уеб изживяването и да споделите URL адреса с екипа си. За по-интегрирано изживяване можете да използвате API-та, за да вградите чат интерфейса на Amazon Q директно в други приложения, които екипът ви използва всеки ден.

🎥 Вижте как интегрираният трансфер на знания оптимизира работните процеси и елиминира превключването на контекста в действие!

Amazon Q Business Security and Guardrails

Въвеждането на всеки AI инструмент в корпоративна среда е невъзможно без преодоляване на пречките, свързани със сигурността и съответствието. Предаването на фирмени данни на AI може да бъде сериозен повод за безпокойство, но Amazon Q е проектиран с вградена сигурност в основната си архитектура.

Най-важната функция за сигурност е извличането на данни в съответствие с разрешенията. Тя автоматично спазва списъците за контрол на достъпа (ACL) от вашите изходни системи. Това означава, че отговорите на AI ще включват само съдържание, за което потребителят вече има разрешение да вижда.

Можете също да конфигурирате предпазни мерки, за да контролирате поведението на изкуствения интелект. Например, можете да го блокирате от обсъждане на чувствителни теми или да изисквате да цитира източници за всеки отговор.

Ето основните функции за сигурност на един поглед:

Тези контроли ви дават увереност да внедрите мощен AI инструмент, без да създавате нови рискове за сигурността.

Предимство на ClickUp: ClickUp BrainGPT обединява търсенето, контекста и действията в единен AI слой, който обхваща цялото ви работно пространство.

Вместо да действа като отделен асистент, BrainGPT работи директно върху вашите задачи, документи, чат, календар и приоритети. Можете да търсите информация, да задавате въпроси, да разбирате какво се случва и незабавно да превръщате отговорите в задачи, актуализации или промени в работния процес, без да прекъсвате потока си.

Тъй като BrainGPT се захранва от Enterprise Search на ClickUp и пълния контекст на работната среда, той разбира как се свързва работата, какво е в процес на изпълнение и на какво трябва да се обърне внимание след това.

Резултатът е унифицирано AI преживяване, при което търсенето води директно до изпълнение, а интелигентността е част от самата работа, а не нещо допълнително към нея.

Ограничения при използването на Amazon Q за управление на корпоративното знание

Няма перфектен инструмент и е важно да разберете ограниченията на Amazon Q Business, преди да се ангажирате с него. Осъзнаването на компромисите ви помага да определите реалистични очаквания и да избегнете изненади в бъдеще.

Най-важният фактор е дълбоката му интеграция с екосистемата на AWS. Ако вашата компания вече е инвестирала значително в AWS, това е естествен избор.

За екипи, които не са запознати с услугите на AWS, конфигурирането на елементи като IAM роли и VPC е свързано с голямо усилие за учене – особено като се има предвид, че само 7% са внедрили AI в цялото предприятие, въпреки широкото му разпространение.

Ето някои основни ограничения, които трябва да имате предвид:

Последната точка е най-важна. Самото извличане на знания не решава основния проблем с разкъсания работен процес. Намирането на отговор е само първата стъпка; все още трябва да превърнете този отговор в действие.

Как ClickUp подобрява управлението на знанията в предприятията

Вече познавате това усещане. Намирате нужния отговор, а след това ръчно го пренасяте в различни инструменти.

От резултат от търсене до документ. От документ до задача. От задача до съобщение в чат, обясняващо какво току-що се е случило. Някъде в тази щафета контекстът се изгубва. Това, което е започнало като яснота, се превръща в координационна работа.

Това е провал на работния процес, причинен от фрагментация. Всяко предаване на информация води до конфликти, дублиране и риск знанията да се отделят от действията.

Защо конвергентното AI работно пространство променя уравнението

Конвергентното AI работно пространство не е „още едно средство“. Това е единна, сигурна среда, в която проекти, документи, разговори и анализи съжителстват по дизайн. Когато всичко е на едно място, знанията вече не трябва да се прехвърлят. Те могат да се движат естествено през работния процес.

Това е мястото, където ClickUp се отличава. Вместо да добавяте изкуствен интелект към търсенето или да наслагвате друг асистент върху съществуващите инструменти, ClickUp ви позволява да изградите мащабируем процес за трансфер на знания в същата система, в която вече се извършва работата. Вашите отговори, решения и контекст остават свързани с изпълнението, за което информират.

Знанията като жива част от работния процес

В традиционната конфигурация намирането на информация е само първата стъпка. Търсите в един инструмент, копирате отговора, поставяте го в системата за управление на проекти, създавате задача, а след това уведомявате екипа си в чата. Всяка стъпка добавя забавяне и увеличава вероятността нещо да се изгуби или да бъде разбрано погрешно.

В ClickUp цикълът се срива. Задавате въпрос с помощта на ClickUp Brain , получавате отговор с пълен контекст на работната среда и веднага превръщате този отговор в задача, коментар или актуализация на документ, без да напускате екрана. Отговорът не се прехвърля. Той се трансформира.

Свързани документи, които не остаряват

ClickUp Документите се съхраняват заедно с работата, която поддържат, и са пряко свързани със задачите и проектите. Когато плановете се променят, актуализациите се извършват на място, а не в паралелни системи.

Тъй като Docs са ориентирани към действие, можете да преобразувате текст в задачи в ClickUp или дори да го свържете с съответната задача в момента, в който бъде взето решение. Знанията и изпълнението остават синхронизирани, което е точно там, където повечето екипи се провалят.

Контекстно-ориентирана изкуствена интелигентност, която свързва цялото ви работно пространство

ClickUp Brain не само разбира какво питате. Той разбира къде се намира този въпрос във вашата работа.

Тъй като е вграден директно в работната среда, Brain има видимост върху вашите задачи, приоритети, крайни срокове, отговорни лица и календар. Той може да види какво е с краен срок днес, какво е просрочено, какво е блокирано и как работата е разпределена между хората и времето. Това означава, че отговорите, които получавате, се основават на това, което действително се случва в момента.

Когато поискате обобщение, получавате обща информация, формирана от състоянието на задачите, последните дейности и предстоящите ангажименти.

Търсене в предприятието, което служи и като командно ниво

В повечето инструменти търсенето е пасивно. Търсите нещо, а след това решавате какво да направите по-нататък. Но ClickUp Enterprise Search е активен компонент. Лентата с AI команди, която използвате за търсене на информация, ви позволява също да предприемате действия.

От един единствен интерфейс можете да търсите в задачи, документи, коментари, чат низове и свързани приложения на трети страни, а след това веднага да превърнете намереното в работа. Създавайте задачи, актуализирайте статуси, отваряйте документи, включвайте се в разговори или задействайте работни процеси, без да сменяте контекста.

Вместо да прекъсват работата си, за да търсят контекст, екипите използват търсенето, за да отговорят на даден въпрос и да продължат напред с едно движение. Резултатът е по-малко задънени улици, по-бързи решения и значително по-малко време, прекарано в проверка дали разглеждате правилния източник.

Поддържане на актуална информация в документи, задачи и чат

Знанията рядко остаряват, защото хората забравят да ги документират. Те остаряват, защото разговорите се водят другаде.

ClickUp решава този проблем, като свързва ClickUp Chat с работните процеси. Чатът е вграден директно в работата, към която се отнася. Съобщенията могат да бъдат свързани със задачи, да се позовават в документи и да се преглеждат отново чрез търсене с запазен пълен контекст.

С развитието на работата екипите актуализират документи съвместно, обсъждат промените в чата и проследяват решенията чрез коментари и история на версиите, всичко това в една и съща система. Няма отделна „фаза на документиране“ и не се изисква спринт за почистване, за да се възстанови точността.

Тъй като разговорите, решенията и изпълнението са взаимосвързани, вашият източник на информация остава актуален по подразбиране. Не защото някой го поддържа перфектно, а защото той се развива естествено с напредъка на работата.

Super Agents на ClickUp превръщат работното ви пространство в среда, която отговаря на въпросите, преди те да се превърнат в пречка.

Вместо да чакат за подсказване, Super Agents работят непрекъснато по задачи, документи, чат и времеви линии. Те наблюдават промените, откриват забавени задачи, рискове и предоставят подходящи отговори въз основа на реални сигнали от работната среда, като пропуснати срокове, конфликтни приоритети или въпроси без отговор.

Тъй като Super Agents работят в същата конвергентна работна среда, техните прозрения винаги се основават на реалния контекст. Те не само сигнализират за проблеми. Те обясняват защо нещо е важно и могат да предприемат действия автоматично, от актуализиране на задачи до уведомяване на съответния собственик.

Това е, което прави изкуствения интелект невидим и полезен едновременно. Отговорите се появяват в работния поток, точно когато са необходими, без да се налага да използвате друг инструмент за управление или да задавате друг въпрос.

Подобрете търсенето си с ClickUp

Успешното управление на знанията в предприятието изисква нещо повече от просто мощна търсачка. Необходима е система, която свързва знанията директно с работните процеси на вашия екип.

Когато оценявате дадено решение, започнете с най-ценните си източници на данни и постепенно разширявайте обхвата. Не забравяйте, че бъдещето на работата изисква решение, което ще превърне отговорите в действия, без да губи инерция.

Amazon Q Business е отличен избор за организации, които вече са инвестирали значително в екосистемата на AWS и се фокусират предимно върху решаването на проблема с търсенето в предприятието.

За екипите, които искат да надхвърлят рамките на търсенето и да изградят истински свързана система за управление на знанията и работата, обаче е необходим различен подход.

Вижте как конвергентното AI работно пространство може да промени продуктивността на вашия екип. Започнете безплатно с ClickUp. ✨

Често задавани въпроси

Amazon Q Business е предназначен за общо управление на знанията в предприятието, за да помага на всички служители, докато Amazon Q Developer е специализиран инструмент за софтуерни разработчици, който помага при кодирането, отстраняването на грешки и AWS архитектурата.

Amazon Q Business се свързва с много източници на данни, но не разполага с вграден конектор за ClickUp. ClickUp предлага своя собствена вградена AI функция, ClickUp Brain, която е напълно интегрирана с функциите за управление на проекти и базата от знания.

Amazon Q Business има два основни нива на абонамент, Amazon Q Business Lite и Pro, с цени, базирани на модел „на потребител, на месец“. Разходите включват и такси за „индексни единици“ въз основа на обема на съхраняваните данни, затова трябва да проверите официалната страница с цени на AWS за актуалните тарифи.

Основните ограничения включват силна зависимост от AWS екосистемата, необходимост от AWS експертиза за настройка, основен фокус върху търсенето, а не върху интегрираните работни потоци, и потенциални пропуски в родните му конектори за някои корпоративни инструменти.