Основната и най-важна роля на проектния мениджър или бизнес лидера е да премахне препятствията от пътя на своите екипи и да им даде възможност да вършат добра работа.
По същество, един добър проектен мениджър е отличен решаващ проблеми. За да го направи, той се нуждае от подходящи инструменти и рамки, за да анализира ефективно проблема, да проучи възможните решения и да избере най-подходящото.
В тази публикация в блога разглеждаме един такъв инструмент – A3 доклада.
Какво е A3 доклад?
Определение: Докладът A3 е подход за решаване на проблеми и непрекъснато усъвършенстване, който предлага прост и насочен процес за справяне с комплексни бизнес предизвикателства.
Ако сте видели термина „A3 доклад“ и сте го свързали с хартията с размер ISO-A3, сте на прав път. Въведена от Toyota и широко приета в света на олекотеното производство, A3 решаването на проблеми предписва метод за рационализиране на информацията и вземане на решения.
Цел на A3 доклада
Фундаментално, A3 докладът е инструмент за решаване на проблеми. В рамките на тази референтна рамка, A3 докладът служи за различни цели.
✅ Структура: Докладът в формат А3 предоставя структуриран подход за решаване на проблеми с ясни граници. Той помага на екипите да проучат проблема от всеки възможен ъгъл. Успоредно с това помага и за елиминирането на ненужната информация и фокусирането върху това, което е важно.
✅ Ограничения: По същество, трябва да можете да обобщите проблема на един лист хартия A3. Това помага да се приоритизират възможните причини и да се разпределят ресурсите съответно.
✅ Приложимост: Въпреки че се нарича „доклад“, подходът A3 очертава ясна връзка между проблема (анализ) и правилното решение (план за действие).
✅ Повторяемост: Докладът A3 е инструмент, който може да се приложи към широк спектър от проблеми. Независимо дали се занимавате със строителство, производство, управление на социални медии или разработка на софтуер, докладът A3 може да ви помогне!
На високо ниво, A3 докладът е работна таблица за решаване на проблеми. На по-подробно ниво, той предлага повече яснота и видимост. Нека разгледаме тези аспекти.
Разбиране на структурата на доклада A3
Един добър A3 процес предлага структура за проучване на контекста, определяне на цели, извършване на задълбочен анализ и вземане на решения. Ето как би изглеждало това на практика.
Ключови компоненти на A3 доклад
Най-добрият начин да започнете A3 доклад е да включите основната информация, като например:
- Сериен номер
- Име на собственика на доклада
- Имена на заинтересованите страни
- Дата на доклада и др.
След като изяснихме това, ето основните компоненти на A3 доклада:
1. Контекст/обстоятелства
Тази секция включва цялата необходима информация, от която се нуждаете, преди да преминете към самия проблем.
Нека разгледаме как би изглеждало това с един пример.
Представете си, че сте маркетингова агенция, която разглежда спада в рентабилността на ангажимента на конкретен клиент. Разделът за бизнес контекста в A3 доклада ще съдържа информация като:
- Исторически тенденции в приходите и рентабилността
- Име и данни на клиента
- Кратка история на взаимоотношенията
- Всички минали договори, споразумения за ниво на обслужване (SLA) или шаблони за визия
- Хора, участващи в ангажираността на клиента
2. Настояща ситуация
Тук разбивате проблема на части. В тази секция обяснете събитията, промените и дейностите от близкото минало, които може да са довели до възникването на проблема.
В този пример текущата ситуация би включвала информация като:
- Външни фактори като увеличение на разходите за труд, инфлация и др.
- Възникнали ли са наскоро промени в персонала на клиентския акаунт?
- Процеси, следвани при предоставянето на услуги
- Скоростта на спад в рентабилността
💡Съвет от професионалист: Ако сте начинаещ в тази област, обмислете да използвате един от нашите шаблони за описание на проблема.
3. Цели
Сега, когато имате пълния контекст, е време да определите целите. Обикновено целта отразява резултата от идеалното решение.
В този пример вашата цел може да бъде да увеличите рентабилността с 10% през следващото тримесечие. Но не е задължително да е толкова просто. Можете също да си поставите цели за намаляване на разходите за труд, автоматизиране на процесите или увеличаване на приходите.
4. Анализ на основните причини (RCA)
Ето кога най-накрая стигате до причината за възникването на проблема. Например, защо рентабилността на ангажимента с този клиент намалява?
Някои шаблони за анализ на пропуските могат да ви дадат подробна представа, но в началото ето стъпките за извършване на RCA.
- Брейнсторминг: Започнете, като съвместно съберете всички възможни причини.
- Събиране на доказателства: За всяка от идентифицираните причини съберете доказателства, които показват връзката ѝ с проблема.
- Елиминиране: Премахнете всички идентифицирани причини, които не оказват значително влияние върху проблема.
- Подробности: За първите 2-3 причини, задълбочете се, за да разберете подробностите.
За горния пример вашата секция за анализ на основните причини може да изглежда по следния начин.
| Брейнсторминг | Събиране на доказателства | Елиминиране | Подробности |
|---|---|---|---|
| Всички възможни причини | Данни за анализ | Ограничете основната причина | Анализирайте данните, за да потвърдите причините |
| Повишени разходи за трудПовишени разходи за технологииЗабавяне на доставката на услугиСложност на изискваниятаИнфлацияКонкуренция | Отчет за разходите за възнагражденияПроцесни карти за критични работни потоциХарактер на промяната в изискваниятаАнализ на конкурентите | Инфлацията, конкуренцията и сложността на изискванията имат само незначителен ефект. Затова се фокусирайте върху: Разходи за труд Разходи за технологии Ефективност на доставките | Заплатите са се увеличили с 30% на годишна база, докато задържането на клиенти е нараснало само с 5%. Въпреки по-високите заплати, предоставянето на услуги се забавя с 2 дни. |
💡Бонус: Научете как да извършвате анализ на основните причини.
5. Предложени контрамерки
Това е точно това, което казва името. Знаете какъв е проблемът, каква е причината и до каква степен тя влияе върху проблема. Сега е време да измислите решения. Полезна е структурата по-долу.
| Причина | Противодействие | Резултати | Отговорност |
|---|---|---|---|
| Опишете ясно причината | Обяснете какво според вас ще реши този проблем. | Избройте целите, които това би помогнало да постигнете. | Назовете хората, които ще поемат отговорност за действията и резултатите. |
6. План за изпълнение
На този етап очертайте как ще изпълните набелязаните контрамерки. Например, ако планирате да намалите размера на екипа, за да се справите с причината за разходите за труд, вашият план за изпълнение ще проучи как би изглеждало това.
Резултати: Всичко, което трябва да се направи, за да се изпълни планът. Това би било:
- Намалете екипа
- Преразпределете членовете на екипа към допълнителни задачи
- Увеличете използването на ресурсите до 100%
График: Планирайте резултатите за периода, за който сте си поставили цели. За да управлявате ефективно припокриващите се резултати, използвайте диаграма на Гант.
RACI: Уверете се, че имате ясна представа за това кой е отговорен, подчинен, консултиран и информиран (RACI). Ако използвате инструмент като ClickUp, определете изпълнители и наблюдатели за всяка задача. Може би дори планирайте периодични автоматизирани отчети за напредъка.
Прегледи: Планирайте периодични срещи за преглед, за да гарантирате изпълнението на контрамерките. Използвайте шаблоните за постмортем или шаблоните за доклад след действие, за да документирате процедурите.
7. Проследяване
Ако разгледате примери за непрекъснато усъвършенстване, ще забележите, че повечето, ако не всички, имат последващи действия или ретроспектива, за да се гарантира, че растежът е постепенен. Докладът A3 не е по-различен. В тази секция избройте последващите действия за всеки заинтересован. Включете също кога е срокът за следващия доклад за проследяване на напредъка.
Горната структура, ясно разделена на седем секции, може да изглежда като клиничен процес. Най-често обаче не е толкова ясно и просто.
Ролята на разказването на истории в A3 докладите
Един добър A3 доклад служи и като начин да представите на всички заинтересовани страни, независимо дали са членове на екипа, бизнес лидери или клиенти, същността на проблема и надеждността на предложените решения.
За да направите тази презентация убедителна, разказването на истории е от жизненоважно значение. Ето няколко неща, които трябва да запомните, докато разказвате история в рамките на ограниченията на A3 доклад.
- Дайте предимство на яснотата пред творческите излияния
- Подчертайте връзките между контекста и проблема, проблема и решението или решението и резултатите.
- Свържете всяка информация с целите, които сте си поставили.
- Предоставете цифри, където е приложимо.
💡Бонус: Започнете с основите на писането на доклад
Многото аспекти на A3
Докладът A3 е създаден предимно като начин за решаване на проблеми. Това обаче не е единственият начин, по който се използва.
A3 като инструмент за организационно обучение
A3 докладите служат като документ за записи, от който екипите на бъдещето могат да се учат. В примера с ангажираността на клиентите на креативна агенция с намаляваща рентабилност, A3 докладът може да служи като база от знания за:
- Бъдещи екипи, на които да се гради и да се увеличават резултатите
- Други клиентски екипи, които да възпроизведат за своите акаунти
- Новите служители да разберат контекста и обстоятелствата около ангажимента на клиента
В известен смисъл един добър A3 доклад не само решава настоящия проблем, но и няколко бъдещи. Освен това, използването на самата рамка на A3 доклада е организационна практика, която може да помогне за стандартизиране, ускоряване и подобряване на ефективността на ежедневните операции.
A3 като рамка за подобряване на процесите
Всеки A3 доклад включва последващи действия, които са предназначени да подобряват резултатите с течение на времето. Тези последващи действия след това се превръщат в нещо като обратна връзка за следващата итерация.
В примера с агенцията, да предположим, че сте увеличили рентабилността с 10% чрез намаляване на разходите за труд. Все още имате възможност да намалите разходите за технологии и да увеличите ефективността. Докладът A3 ще подчертае това и ще насърчи екипите да продължат да работят усилено в дългосрочен план.
A3 в контекста на Lean и Six Sigma
A3 докладът възниква в света на олекотеното производство в Япония. Благодарение на този произход, A3 докладите помагат за развитието на олекотено мислене, като елиминиране на отпадъците, увеличаване на стойността и непрекъснато усъвършенстване.
Достатъчно с теорията, нека видим как можете да създадете свой собствен A3 доклад.
Създаване на вашия A3 доклад
Хубавото на A3 доклада е, че не се нуждаете от скъп софтуер или канцеларски материали. Проста празна страница е достатъчна. Използвайте инструмент за управление на проекти като ClickUp, възползвайте се от съществуващите данни и създайте своя доклад за нула време!
1. Настройте вашия A3 доклад
Отворете празна страница (в размер А3, ако имате такава под ръка, но това не е задължително) или отворете ClickUp Docs и започнете нов документ.
Настройте процеса, като добавите седемте раздела – по един за контекста, текущата ситуация, целите, анализа на основните причини, предложените контрамерки, плана за изпълнение и последващите действия. Използвайте елементи за форматиране като банери, за да разделите разделите и да улесните прегледа.
Ако това ви се струва прекалено сложно, опитайте шаблона за ежедневен план за действие на ClickUp. Използвайте предварително проектираните елементи на този напълно персонализируем шаблон, за да настроите бързо секциите на вашия A3 доклад.
2. Добавете съответната информация
Попълнете данните във всяка секция. Маркирайте хора в платформата и ги поканете да добавят своите мнения за причини, доказателства и т.н. Можете също така да споделите документа по сигурен начин с външни заинтересовани страни, които трябва да бъдат консултирани.
3. Свържете съответните източници на данни
Когато управлявате проекти с ClickUp, вече разполагате с ценен източник от данни, които можете да използвате. Например, ако смятате, че използването на ресурсите в проекта ви е ниско, можете лесно да проверите тази теория, като разгледате отчетите за натоварването.
Докато създавате своя A3 доклад, свържете тези персонализирани табла с вашия документ. Добавете екранни снимки, свържете други ClickUp Docs или вградете външни файлове в своя доклад. Дайте възможност на хората да кликват и да разберат тенденциите, ако желаят.
4. Създайте задачи за действие
След като докладът A3 бъде подаден, прегледан и одобрен, създайте задачи за всяка контрамярка директно от доклада си. Назначете хора, определете крайни срокове, добавете списъци за проверка и още много други!
5. Върнете се с прегледи
След като сте изпълнили вашите контрамерки, върнете всички заинтересовани страни към този документ за преглед. Запишете обратната връзка и други указания за следващата итерация. Можете просто да добавите раздели в същия документ или да отворите поддокумент за ретроспективи.
Досега видяхме какво да правим при създаването на A3 доклади. Сега нека видим какво да не правим.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате в A3 докладите
🚫 Неясни дефиниции: Ключът към решаването на всеки проблем е да го дефинирате ясно. Често обаче екипите документират проблемите по неясен и двусмислен начин, което затруднява намирането на решение.
Вместо това, дефинирайте проблема ясно. Помощно е също, ако можете да количествено изразите проблема по някакъв начин.
🚫 Твърде много причини: Изкушаващо е да включите всяка възможна причина в доклада си. Но не всички от тях имат еднакво влияние върху проблема. Затова неспособността да приоритизирате или да рационализирате мисленето си е голяма грешка.
Вместо това, фокусирайте се върху 2-3 основни причини, не повече. Уверете се, че те имат най-голямо влияние върху проблема.
🚫 Неправилно планиране: Планът за изпълнение трябва да бъде както изчерпателен, така и разумен. Не си поставяйте високи цели да промените всичко за една нощ. Това може да бъде разрушително и контрапродуктивно.
Вместо това създайте планове за действие, които могат безпроблемно да се интегрират в съществуващите работни натоварвания и усилията за непрекъснато усъвършенстване.
🚫 Липса на съгласуваност: Колкото и демократичен да направите този процес, винаги ще има хора, които не са съгласни с вашия A3 доклад. Това несъгласие води до незаинтересованост, което в крайна сметка проваля противодействащите мерки.
Вместо това, създайте култура, в която дори когато хората не са съгласни, те се ангажират.
Прилагане на A3 за решаване на проблеми
Докладът A3 е документ, който записва процеса. Решаването на проблеми A3 обаче е организационна практика, която създава общ контекст и насочва решенията. Прилагането на решаването на проблеми A3 включва известна степен на промяна в мисловния процес. Ето някои съвети, които ще ви помогнат да го постигнете.
Оптимизирайте процесите по решаване на проблеми
Винаги е по-лесно да се надгражда върху нещо, отколкото да се започва от нулата. Затова, като част от вашия олекотен проектен мениджмънт, създайте системи. Например, с ClickUp можете да управлявате задачи, проекти, натоварвания, продажби, финанси и др. С течение на времето това разкрива ценни прозрения, които могат да улеснят и ускорят решаването на проблеми.
Стъпки за интегриране на практики за A3 доклади във вашата организация
След като изберете A3 за решаване на проблеми като един от вашите модели, интегрирайте го изцяло в организацията.
Разпространявайте: Уверете се, че всички в организацията са запознати с процеса на решаване на проблеми A3. Предлагайте обучения по подходи за решаване на проблеми A3. Включете ги в обучението на новите служители. Добавете ги дори към вашата управленска дисциплина, за да ги приложите на практика.
Активирайте: Създайте ресурси, които всеки може да използва. Напишете най-добри практики или процедури (SOP) за използване на A3 докладите и ги споделете широко. Интегрирайте ги в шест сигма шаблоните си за лесен достъп.
Насърчавайте: Подтикнете ръководителите на отдели или проектните мениджъри да споделят своите знания с колегите си. Настройте софтуер за решаване на проблеми, до който всеки има достъп и от който може да се учи. Публикувайте A3 доклади, до които другите екипи да имат достъп и от които да се вдъхновяват.
Преодоляване на предизвикателствата с A3 доклади
Нека си признаем, създаването на ефективен A3 доклад е много работа. Особено в места, където инстинктите на висшето ръководство или най-гласовитите членове на екипа често се приемат безпрекословно.
📌 Например, ако просто отидете при вашия главен изпълнителен директор и му кажете: „Рентабилността на моите клиенти намалява“, той може да се прибегне до решението да съкрати персонал или да увеличи цените.
Въпреки това, истинският проблем може да е другаде. Добър A3 доклад може да ви предпази от вземането на лоши решения въз основа на непълни данни.
Стратегии за убеждаване на заинтересованите страни в стойността на A3
Един добре написан A3 доклад сам по себе си е мощен начин да убедите заинтересованите страни в неговата стойност. В един поглед той точно очертава проблема и неговото решение. Ако това не работи, ето някои допълнителни стратегии.
Направете го визуален: Добавете таблици, диаграми, подчертавания и дори снимки, за да направите документа визуален, така че заинтересованите страни да го разберат без много усилия.
Подкрепете го: Използвайте реални данни и прозрения, за да подкрепите своите аргументи. Използвайте табла и графики, за да ги направите по-впечатляващи. Дръжте го в контекста на вашите системи за управление.
Активирайте достъпа: Улеснете заинтересованите страни да преглеждат или допринасят. Помощно е и ако документът може да бъде достъпен от мобилни устройства.
💡Съвет от професионалист: Таблата на ClickUp са чудесен начин да създавате отчети, които са базирани на данни, визуално впечатляващи и достъпни за членовете на екипа, които могат да ги персонализират.
Решавайте проблеми и увеличавайте производителността с ClickUp
Независимо от отрасъла, географското положение, естеството на работата или конкретната роля, всички ние трябва да бъдем решавачи на проблеми.
На индивидуално ниво трябва да намерите начини да автоматизирате и оптимизирате колкото се може повече, за да освободите време за други човешки занимания. На организационно ниво трябва да сведете до минимум загубите, да увеличите ефективността и да създадете по-висока стойност.
Колкото и амбициозно да звучи, решаването на проблеми не е чудо, което се случва с едно махване на ръка. То е сбор от малки стъпки, предприети в продължение на дълъг период от време. Стратегическото и систематично предприемане на тези малки стъпки – с помощта на инструмент, наречен A3 доклад – е това, което отличава успешния бизнес от останалите.
Интегрирайте рамки и техники за решаване на проблеми в работните процеси на вашата организация с ClickUp. Свържете проблемите с данни, като използвате персонализирани табла, и проектирайте подходящите решения. Приложете ги ефективно с управление на задачите. Споделяйте безопасно и сътрудничете ползотворно с ClickUp.