В епоха, в която сме постоянно претоварени с информация, идеята за кратка и леснодостъпна версия на същата тази информация може да бъде революционна за потребителите.
Тогава какво е необходимо, за да се преодолеят ефективно информационните пропуски в една организация? Могат ли обучението, тренировките и информацията да се разпространяват успешно между екипите и функциите?
Бързите справочни ръководства са много полезни в този случай. Те служат като лесно усвоими информационни капсули, които могат да се ползват на път.
В този наръчник ще разгледаме справочните наръчници, тяхното значение и как можете лесно да създадете такъв за вашия екип. Да започнем. 👷
Какво е справочник?
Справочникът е документ, който предлага на крайните потребители съкратен набор от инструкции или информация за вашия продукт.
Целта на този документ, за разлика от ръководствата за потребители, е да ви помогне да намерите информация и да разрешите въпросите си по най-бързия възможен начин.
Кратко и ясно, то прави важната информация достъпна за читателя.
Ръководствата за справка обикновено съдържат лесни за следване, стъпка по стъпка инструкции за потребителите за изпълнение на определена задача. Благодарение на краткостта си, те играят важна роля в ускоряването на приемането на продукти или услуги.
Например, ръководство за инсталиране на продукт, което се доставя с новозакупено устройство. За разлика от подробните наръчници, тези ръководства се фокусират върху споделянето на конкретна информация, която е лесно достъпна и приложима.
📖 Прочетете също: 10-те най-добри софтуерни инструмента за съвместна работа с документи
Какви са елементите на справочното ръководство?
Ръководствата за бърза справка са разделени по предназначение, но обединени от общата цел да направят ученето (или обучението) естествено и лесно.
Независимо дали създавате стъпка по стъпка ръководство или обзорно ръководство за продукт/процес, ето някои основни елементи, които правят ръководствата бързи, лесни за употреба и ефективни. 👇
1. Заглавие
Освен че трябва да бъде прост, заглавието на справочника трябва да отговаря на въпросите „за кого е предназначен“ и „какво решава“ с един поглед. Това помага на крайните потребители да откриват по-бързо подходящите справочници, когато се опитват да разрешат даден проблем. Това им дава възможност да се ориентират уверено в продукта или услугата ви, което повишава общото ниво на удовлетвореност на клиентите.
2. Съдържание
Когато пишете справочни наръчници, винаги се стремете към яснота. Избягвайте жаргона, сложната комуникация и дългите параграфи. По този начин аудиторията ви ще може да стигне по-бързо до същността на въпроса. Колкото по-бързо информацията реши проблемите им, толкова по-скоро те ще могат да се върнат към ползването на вашите услуги.
3. Визуални елементи
Човешкият мозък може да запаметява и обработва изображения с впечатляваща скорост от 13 милисекунди. По този начин, включването на елементи като екранни снимки, икони и изображения на потребителския интерфейс в ръководството ви, за да го направите визуално привлекателно, става лесно. Освен това, продуктовите презентации и инструкционните видеоклипове са много по-привлекателни с визуални елементи.
4. Формат
Целта на вашето кратко справочно ръководство определя най-подходящия формат за него.
Например, един документ с указания за процеса може да изисква проста структура. От друга страна, създаването на ръководство с инструкции би включвало няколко раздела.
5. Краткост
Ефективният справочник почти винаги е лесен за преглеждане и се състои от не повече от две страници. Упражняването на краткост е чудесен начин да опростите информацията за вашия продукт или процес. Това го прави достъпен дори за хора, които не са запознати с техническите подробности.
👀 Бонус: Научете как да пишете технически спецификации по начин, който е лесен за разбиране от всички.
Защо справочникът е важен?
Ръководството за справка трябва да бъде полезно, т.е. да бъде самоочевидно, като предвижда и отговаря на въпросите, които крайните потребители могат да имат.
Всичко се свежда до това колко точно и лесно за използване е вашето кратко справочно ръководство.
Но преди да разгледаме как бързите справочни ръководства могат да изграждат лоялност у клиентите или да повишават удовлетворението им, нека разгледаме защо те са важни.
Ръководствата за бърза справка са универсални, тъй като отговарят на предизвикателства или сценарии с различна степен на сложност. В образователните институции те могат да се използват от учителите за дефиниране и стандартизиране на учебни програми и планове за уроци.
Организациите, предоставящи услуги, могат да се консултират с наръчници за най-добри практики, за да поддържат последователност в предоставянето на услуги и да защитят репутацията си. В същото време лидерите в областта на клиентското преживяване могат да използват справочни материали, за да ускорят обучението на агентите за обслужване на клиенти.
Справочни ръководства също:
- Запознайте потребителите с продуктите по свой собствен темп, като намалите конфликтите.
- Опростете обучението, като документирате и съгласувате служителите и заинтересованите страни, което спомага за намаляване на разходите за обучение.
- Помогнете на потребителите да намерят решения по-бързо, като им предоставите полезни отговори.
- Подобрявайте целостта на марката, като определяте и гарантирате спазването на стандартите за обслужване.
Как да създадете кратко справочно ръководство
Ръководствата за справка са от решаващо значение за предоставянето на инструкции и очертаването на ключови основи, като култура, процеси или рамки за съответствие. Също толкова важно е и как е проектирано ръководството за справка. То трябва да има подходяща структура и да бъде достъпно за целевата аудитория.
ClickUp опростява този процес, като предоставя всеобхватна платформа за лесно организиране, проектиране и предоставяне на вашите бързи справочни ръководства.
Следвайте тези стъпки, за да създадете перфектното справочно ръководство за вашата аудитория.
Стъпка 1: Идентифицирайте аудиторията си
Един добър и полезен справочник има за цел да отговори на проблемите на вашата аудитория и да отговори на всичките им въпроси, дори преди те да бъдат зададени.
Това определя информацията, която споделяте, и нивото, на което я споделяте. Дълбочината на информацията, включена в ръководството за екипите по продажби или проучване на пазара, ще се различава от тази, която би била включена в ръководството за общо представяне на продукта.
Идентифицирането на аудиторията ви започва с разпознаването на заинтересованите страни в ръководството. В случай че все още нямате ясна представа, може да си струва да проучите на кого би оказало най-голямо влияние вашето ръководство. Можете да постигнете това, като проучите съществуващите данни, интервюирате колеги от вашата индустрия/работно място и проведете някои проучвания.
Докато работите за идентифициране на аудиторията си, обмислете използването на ClickUp Brain, AI асистент, вграден в платформата ClickUp. Този инструмент анализира ключови данни като пазарни тенденции, клиентски отзиви и активност на конкурентите.
С помощта на аудитория персонажи, ClickUp Brain определя конкретните нужди и предизвикателства на различните заинтересовани страни, което ви позволява да адаптирате съдържанието си ефективно.
Стъпка 2: Определете целта и общата структура
С оглед на крайната аудитория е време да създадете своя справочник.
Някои въпроси, на които може да се наложи да отговорите, преди да започнете:
- Коя информация има предимство?
- Колко контекст е необходим, преди да стигнете до същината?
- Има ли определени най-добри практики, които трябва да се имат предвид при разработването на план?
Добра практика е да създадете рамка, която отговаря първо на най-важните въпроси на вашата аудитория. Вместо да обхващате широка гама от информация, помислете да се фокусирате върху една тема, предмет или въпрос.
Когато става въпрос за изграждането на структурата на вашето ръководство, ClickUp Brain ви помага, като предлага предложения, базирани на изкуствен интелект, за целта и общата структура. То предоставя препоръки по важни теми и как най-добре да организирате съдържанието, за да бъде ясно и фокусирано.
Стъпка 3: Форматирайте съдържанието за по-добра четимост
Съдържанието ви трябва да отговаря на нуждите на вашата аудитория. Това означава, че освен ако не се обръщате към аудитория с технически познания, не използвайте жаргон от бранша в справочника си.
Но не става въпрос само за езика – справочникът ви трябва да е лесен за преглед и, разбира се, да има самостоятелна стойност.
Ако вашето ръководство е несъгласувано и не се позовава на други източници, то няма никаква стойност.
Ето какво можете да направите, за да се уверите, че съдържанието в справочния документ е полезно и разбираемо:
- Премахнете двусмислието: Не въвеждайте тема или процес, ако те не са свързани с вече съществуващото съдържание.
- Опростяване: Използвайте прост и универсален език. Когато описвате процесите, използвайте описателни изрази, вместо да разчитате на технически термини.
- Формат за яснота: Дългите, претрупани параграфи могат да бъдат прекалено обемни. Разделете изреченията на по-малки параграфи и концепции в точки, където е възможно. Изберете шрифтове, които са четливи и лесни за четене.
- Бъдете в крак с новостите: Проверката на информацията е съществена част от този процес, особено ако създавате справочни ръководства за процеси, които са склонни да се променят.
Създаването на справочни ръководства не винаги е бързо, особено ако те съдържат подробности за процеси или продукти, които изискват одобрение от различни заинтересовани страни.
В подобни ситуации изборът на платформа, която ви дава свобода да персонализирате и да си сътрудничите, като същевременно осигурява достъп до документите, е безспорен. ClickUp Docs може да ви помогне в това.
ClickUp Docs
Защо това е очевидният избор? Е, с Docs можете да:
- Форматирайте документа според вашите предпочитания – от опции за стилизиране и вложени страници до вграждане на маркери и таблици.
- Търсете, сортирайте и филтрирайте чрез ClickUp Docs Hub, за да намерите всеки документ, от който се нуждаете, като избегнете отнемащата време задача да превъртате безкрайно.
- Можете да редактирате заедно с екипа си в реално време, да преобразувате текст в задачи и много други.
📖 Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект за документация (примери за употреба и подсказки)
Стъпка 4: Направете справочника си интересен
След като структурата и съдържанието са готови, на вашето ръководство му липсва само малко стил. Защо?
Хората са склонни да реагират бързо на визуални стимули и да ги запомнят. Ето защо стъпка по стъпка ръководството/протоколът за справяне с трудни обаждания в обслужването на клиенти или използването на инструмент за управление на задачи или CRM става по-ефективен с подходящите „стимули“.
Елементи като видеоклипове, GIF файлове и представяния на продукти правят изучаването дори на най-скучните процеси или информация интересно.
ClickUp Clips ви позволява да заснемате, записвате и споделяте моментални екранни записи с възможност за интегриране на гласови коментари.
Той се интегрира безпроблемно в интерфейса на ClickUp, позволявайки бързо и удобно записване на екрана, когато трябва да демонстрирате процеси или функции. Можете да споделяте съдържанието си без усилие, като избирате между опции за публично или частно споделяне и изтегляне.
Ако искате да създадете обучително видео, което да допълни справочника ви, включването на клипове може значително да обогати учебния процес.
Освен това, ClickUp Brain ви позволява да транскрибирате клипове в движение, като по този начин подобрявате достъпността на вашите справочни ръководства. Всички записи се запазват и лесно могат да бъдат намерени чрез ClickUp Clips Hub, което гарантира, че вашата аудитория може да намери нужната й информация.
За да започнете с справочника си, прегледайте хранилището с шаблони на ClickUp, като този. 👇
Шаблон за кратко описание на продукта ClickUp
Шаблонът за продуктово резюме на ClickUp е отговорът на молитвата на всеки продуктов мениджър. Когато успехът на даден продукт зависи от мултифункционални екипи на различни етапи от разработката, консенсусът е от решаващо значение.
Този шаблон позволява на продуктовите мениджъри да съгласуват всеки екип чрез сравнителен анализ на целите, критериите за успех, плановете за пускане на пазара и функционалните спецификации в един достъпен документ. Независимо дали продуктът е създаден от нулата или е преработен, продуктовите мениджъри откриват една платформа, на която могат да информират, проследяват и управляват проектите си по единен и ефективен начин.
ClickUp предлага много на едно място, като например управление на проекти, опции за мозъчна атака, управление на задачи, планиране на проекти, управление на документация и др. То определено направи живота сравнително по-лесен, тъй като е лесен за използване, потребителският интерфейс е добре проектиран, а сътрудничеството в екипа и с други екипи е по-лесно. Успяхме да управляваме работата по-добре, да проследяваме и отчитаме работата лесно, а въз основа на ежедневните срещи за напредъка, бъдещото планиране беше лесно.
ClickUp предлага много на едно място, като например управление на проекти, опции за мозъчна атака, управление на задачи, планиране на проекти, управление на документация и др. То определено направи живота сравнително по-лесен, тъй като е лесен за използване, потребителският интерфейс е добре проектиран, а сътрудничеството в екипа и с други екипи е по-лесно. Успяхме да управляваме работата по-добре, да проследяваме и отчитаме работата лесно, а въз основа на ежедневните срещи за напредъка, бъдещото планиране беше лесно.
Най-добри практики за създаване на кратко справочно ръководство
Ръководствата за бърза справка трябва да бъдат точно това – бързи. В зависимост от ръководството, което създавате, това може да означава разбиване на сложни процеси или избягване на технически жаргон.
Ето някои проверени и потвърдени най-добри практики, които да приложите при създаването на първия (или следващия) си бърз справочник. 🗒️
1. Разберете аудиторията си и нейните нужди
Най-добрите справочни наръчници се превръщат в основен контролен пункт, когато вашата аудитория иска да разбере и да се ориентира във вашия продукт. Това изисква само да предвидите всеки възможен въпрос, който биха могли да имат.
Преглеждането на онлайн форуми, проучвания или дори консултации с екипи, които редовно взаимодействат с вашите потребители, може да ви предостави ценна информация, особено по отношение на препятствията, с които те се сблъскват при използването на вашия продукт или услуга.
Това ви помага да създадете списък за проверка и да генерирате структура за вашето кратко справочно ръководство.
2. Оптимизирайте формата на справочника си за по-добра четимост и достъпност
Важен фактор, който трябва да имате предвид при изготвянето на справочника, е да го направите ориентиран към потребителя. В крайна сметка, целта му е да намали експоненциално времето за адаптиране на продукта от страна на потребителите.
Това може да означава да се откажете от добре подготвената си презентация на продукта и да се придържате към най-важното, като например имената на функциите. Отговорете първо на въпросите на потребителите си и общувайте на език, който те разбират.
Избягвайте жаргона и възприемете по-добри практики за форматиране, като използвате кратки и ясни изречения и точки, където е необходимо. Добавете изображения, за да привлечете още повече вниманието на читателя. Достъпността на информацията е от ключово значение.
3. Включете само релевантна информация
Когато обхватът и дълбочината на даден продукт са големи, лесно е да се изгуби представа за това, което е важно.
Когато създавате справочни ръководства за продукти, фокусирайте се върху един аспект наведнъж, за да сте сигурни, че аудиторията ви разполага с цялата необходима информация, за да се ориентира самостоятелно в продукта. Това означава да не включвате в ръководството информация за други или свързани функционалности.
4. Подобрявайте съдържанието си последователно
Ръководствата за справка трябва да остават толкова динамични, колкото и вашите продукти или процеси. Това обаче не е единствената причина, поради която трябва да ги проверявате и коригирате от време на време.
Добра практика при използването на тези справочници е да проверите каква е ползата от тях за вашата аудитория. Справочниците трябва да се развиват, когато е необходимо, за да отразяват промените в продуктите, загрижеността и очакванията на потребителите, както и идеите за тяхната използваемост.
Какви са видовете кратки справочни ръководства?
Съвсем ясно е, че разбирането на нуждите на вашата аудитория е основата за създаването на подходящ справочник за нея. Общ поглед върху темата, на която се фокусирате, не може да отговори на по-конкретни въпроси по нея.
Ето едно кратко въведение в света на бързите справочни ръководства, за да можете да направите информиран избор. ✅
Ръководства за бързо стартиране
Тези ръководства са прости и лесни за ползване, предназначени да помогнат на вашите потребители да започнат работа веднага. Ясните инструкции и лесни за разбиране илюстрации могат да направят „въвеждащото“ ръководство перфектно.
📌 Пример: Ръководства за инсталиране, които обхващат инсталирането и деинсталирането на софтуер.
Ръководства за обзор на продуктите
Това е идеалният инструмент, който помага на новите потребители да се запознаят с възможностите на даден продукт. Като подчертава основните му функции, този справочник предлага идеалната платформа за установяване на стойността, която той предлага.
Ръководствата за обзор на продуктите са идеалният избор в ситуации, в които клиентът се запознава с даден продукт или екипът за промотиране на продукта подготвя презентация за потенциални клиенти.
📌 Пример: Каталог, който обхваща предлаганите продукти на EdTech, като например комплект за програмиране.
👀 Бонус: Открийте шаблони за техническа документация, които ще опростят процеса на писане с структуриран формат, който ви помага да записвате важната информация.
Ръководства за задачи
Ръководствата за задачи или уроците са увлекателен начин да разгледате определени специфични възможности на даден продукт. Те предоставят кратки и ясни инструкции за изпълнение на конкретни задачи, като демонстрират конкретни работни процеси.
📌 Пример: Ръководства за самостоятелно изработване, споделени от онлайн магазини за потребителски стоки, като например търговци на мебели.
Ръководства за актуализиране на продукти
На функционално ниво тези ръководства документират актуализациите и тяхното значение за крайните потребители. От друга страна, можете да ги оптимизирате, за да покажете ангажираността на вашата организация към подобряване на клиентското преживяване с продукта.
📌 Пример: Инструкции за навигация в актуализациите на функционалността на софтуер или платформа.
Ръководства с инструкции или стъпка по стъпка
Тези ръководства са подобни на ръководене на потребителите през всеки процес. С последователни инструкции, ръководствата за употреба опростяват задачите, като използват подробна информация за всяка стъпка.
Визуални помощни средства като екранни снимки се използват, за да представят комплексни работни процеси по разбираем начин.
📌 Пример: Сложни процеси като рестартиране на сървър или реагиране на мрежова грешка.
Ръководства за въвеждане
Подобно на процесите, хората разчитат на структура и рамка, за да се ориентират в света около тях. Ръководствата за въвеждане са чудесен инструмент за запознаване на новите членове на екипа със системите, културата и практиките на организацията.
📌 Пример: Процеси за въвеждане на нови служители в корпорации.
📖 Прочетете също: Как да създадете ефективни шаблони за документи
Примери за бързи справочни ръководства
Изборът на подходящ шаблон е от съществено значение при създаването на справочник. След като финализирате формата, процесът на разработване на справочника става значително по-опростен.
ClickUp предлага разнообразни шаблони, които можете да използвате като примери за създаване на вашите бързи справочни ръководства.
Например, ClickUp Quick Start: Project Management Template предлага на организациите шаблон за справочник за управление на продуктови пътни карти. Като алтернатива, ClickUp Brand Guidelines Template предоставя на маркетинговите екипи готов за употреба ресурс за съставяне на изчерпателни ръководства за марката.
Лесни за навигация и персонализиране, ето и други примери за шаблони, които можете да разгледате:
Шаблон за указания за писане на ClickUp
Силният глас и тон са от жизненоважно значение за всяка марка. Шаблонът за указания за писане на ClickUp позволява на марките да поддържат последователна и точна идентичност във всички точки на контакт с комуникацията. Това включва публикации в блогове, статии, актуализации в социалните медии и техническа документация.
Гарантирането, че всяко съдържание отразява ценностите и посланията на марката, създава едно цялостно преживяване за вашата аудитория. Използването на персонализирани статуси и полета в шаблона ви позволява ефективно да управлявате и проследявате проектите за писане на всеки етап. С интегрирането на изкуствен интелект, автоматизация и други функции, сътрудничеството по проектите става безпроблемно.
Шаблон за продуктова документация на ClickUp
Шаблонът за продуктова документация на ClickUp гарантира, че всеки проект за разработка на продукт остава рационализиран. Този шаблон предлага централизирана платформа за дефиниране на планове за проекти, определяне на бюджети и проследяване на пътната карта, което в крайна сметка води до успешни продуктови спецификации.
Участващите екипи могат да го използват, за да проследяват напредъка, да имат достъп до съответните документи и да следят сроковете и бюджетите. Освен че предлага платформа за документиране на проекти, този шаблон позволява на продуктовите екипи да елиминират вероятността от недоразумения, неточности в информацията или данните и пречки в проекта – както видими, така и непредвидени.
Създавайте бързи справочни наръчници, които кликват с ClickUp
Ръководствата за бърза справка са ключът към опростяване на процеса на обучение, като същевременно се намаляват разходите.
За разлика от дългите наръчници, те са проектирани така, че да се актуализират лесно, като по този начин гарантират, че вашият екип винаги има достъп до най-новата информация, без да се налага да преразглеждате обемни документи или да провеждате отнемащи време семинари.
Инструменти като ClickUp предлагат много предимства, включително оптимизирано създаване на съдържание. Освен това, неговите шаблони осигуряват солидна основа за вашите ръководства, спестявайки време и гарантирайки последователност.
Започнете да използвате ClickUp още днес!