Организирате изложба на изкуство в общността и сте помолили местни художници да представят своите идеи. Скоро лепящите се бележки започват да се трупат с предложения – абстрактни картини, керамични скулптури, демонстрации на живо, работилници за занаяти и други.
Огромният брой идеи е вълнуващ, но и объркващ, което затруднява виждането на цялостната картина.
Не би ли било по-лесно да групирате тези идеи в категории, като „изложби“, „семинари“ и „представления“?
Това е точно функцията на диаграмата на афинитета. Тя ви помага да организирате свързани идеи в структуриран план – точно както сортирате идеите си за изложба в ясни категории, за да създадете кохерентен план за събитието.
В тази статия ще разгледаме как можете да използвате диаграмите на афинитета, за да насочвате вземането на решения и решаването на проблеми на работното място. Но преди това нека изясним основните понятия.
6-степенно ръководство за създаване на диаграма на афинитета
Ще ви преведем през процеса на създаване на диаграма на афинитета. Следвайте тези шест стъпки и ще сте готови да разберете сложни набори от данни и да стигнете до ключовата информация.
1. Определете проблема
Понякога подходът към даден проблем от нова перспектива може да доведе до пробив. Затова си задайте въпроса дали преорганизирането на информацията по различен начин може да направи проблема по-разбираем и управляем.
Ако отговорът е „да“, ето първата стъпка за създаване на диаграма на афинитета – ясно дефинирайте проблема/темата, която искате да разгледате, и целите, които искате да постигнете чрез създаването на диаграмата.
Затова отделете малко време, за да обмислите проблема и определете точно какво се опитвате да решите или разберете. Трябва ли да вземете важно решение? Или има проект, който не напредва както очаквате? Конкретизирането на проблема ви помага да съберете подходяща информация.
Диаграмите на афинитета работят добре, когато вашите цели/очаквания се въртят около:
- Анализиране на данни от проучвания на клиенти
- Генериране на идеи за нови проекти
- Идентифициране на проблеми в съществуващите процеси
За тази стъпка можете да използвате ClickUp Docs. Можете да работите в реално време с вашия отдалечен екип, за да изброите ключовите проблеми, с които се сблъсквате, и целите, които искате да постигнете, като създадете диаграма на афинитета. Тъй като позволява на няколко души да редактират едновременно, всеки може да запише своите мисли в най-кратко време.
2. Събиране на информация
След като разберете ясно проблема, е време да съберете информация. Тук на помощ идва мозъчната атака.
Включете в процеса мултифункционални екипи и външни заинтересовани страни . Те ще допринесат с различни мнения и ще получите широк спектър от идеи.
Не се сдържайте – записвайте всяка идея, независимо колко малка или неконвенционална е тя.
Този етап работи чудесно, ако всеки запише идеите си на добрите стари лепящи се бележки. Когато обаче има много входящи данни, може да предпочетете да използвате цифровия път, за да заснемете и анализирате ефективно данните.
ClickUp Whiteboards, платформа за визуално сътрудничество в реално време, би била идеална за вашите сесии за мозъчна атака. Инструментът предлага творческо платно, на което членовете на вашия екип могат да пишат бележки, да добавят фигури, да рисуват на ръка и да представят най-добрите си идеи.
Можете също да свържете съответните задачи, файлове и документи от вашата работна среда ClickUp, за да направите бележките по-контекстуални.
Потребителите на ClickUp обожават Whiteboards:
ClickUp помогна на нашия екип да комуникира в отдалечен екип в различни часови зони и да знае какво се случва в проекта, без да се налага да провеждаме ненужни срещи или да искаме информация от хората по имейл или Slack. Функцията „бяла дъска“ ни помага да обсъждаме процеси и работни потоци и да разпределяме задачи в реално време.
ClickUp помогна на нашия екип да комуникира в отдалечен екип в различни часови зони и да знае какво се случва в проекта, без да се налага да провеждаме ненужни срещи или да искаме информация от хората по имейл или Slack. Функцията за бяла дъска ни помага да обсъждаме процеси и работни потоци и да разпределяме задачи в реално време.
3. Сортиране и групиране на информация
След като сте изложили всичките си идеи, следващата стъпка е да ги сортирате и групирате в категории. Започнете с преглед на събраните елементи и идентифициране на общи теми или модели.
Например, ако работите по подобряване на обслужването на клиентите, можете да създадете категории като „Обратна връзка от клиенти“, „Обучение на персонала“ и „Подобрения в процесите“. Озаглавете всяка категория ясно и организирайте елементите във всяка група в логичен ред.
С тази подредба можете да визуализирате връзките между различните части от информацията и да видите цялостната картина.
Можете да използвате ClickUp Mind Maps (в рамките на ClickUp Whiteboards), за да илюстрирате връзката между идеите. Инструментът ви позволява да:
- Разделете сложните идеи на малки единици за по-голяма яснота.
- Редактирайте, изтривайте или преорганизирайте идеите, за да отговарят на вашите изисквания.
- Добавете идеи към картата и ги превърнете в изпълними задачи.
- Реорганизирайте картата с Re-Layout и запазете йерархията
Например, в „Обучение на персонала“ можете да имате подкатегории като „Обучение по меки умения“, „Обучение по чат поддръжка“ и „Техническо обучение“. Мисловната карта предоставя цялостна картина на различните аспекти на една задача/идея.
4. Създайте диаграма на афинитета
Сега е време да подредите групираната информация в диаграма на афинитета. Поставете категориите и елементите на бяла дъска и ги подредете по начин, който визуално представя взаимоотношенията между тях.
Освен това, използвайте линии, стрелки или други визуални свързващи елементи, за да покажете как различните категории и идеи са свързани.
Не се страхувайте да пренареждате елементите по време на работа; целта е да създадете диаграма, която ефективно представя връзките и моделите във вашите данни.
Ако използвате ClickUp Whiteboards, можете да премествате идеите си с плъзгане и пускане, да ги пренареждате и да добавяте визуални знаци (стрелки, свързващи елементи, цветово кодиране и др.) за безпроблемна категоризация.
5. Прегледайте и усъвършенствайте диаграмата на афинитета
След като диаграмата е готова, погледнете я отстрани и анализирайте нейното оформление. Уверете се, че диаграмата включва всички групи и елементи и че връзките отразяват точно взаимоотношенията между различните части от информацията.
Потърсете обратна връзка от членовете на екипа или ключовите заинтересовани страни, за да получите техните мнения и да идентифицирате евентуални пропуски или области за подобрение. Въз основа на обратната връзка направете необходимите корекции, ако има такива.
Бъдете подготвени – по време на тази стъпка може да се наложи да преорганизирате категориите, да добавите/пропуснете информация или да изясните връзките.
ClickUp Whiteboards прави тази стъпка изключително лесна. Вашият вътрешен екип и заинтересованите страни могат да си сътрудничат директно на бялата дъска и да правят промени в диаграмата на афинитета според нуждите. Няма нужда от продължителна комуникация по имейл или телефонни разговори – свършете работата си на една единствена платформа.
6. Определете приоритетите и действайте
Накрая, използвайте диаграмата на афинитета, за да определите приоритетите на категориите и да разработите план за действие. Потърсете ключови теми или групи, които подчертават най-критичните области, които се нуждаят от внимание.
Например, ако диаграмата покаже, че по-голямата част от проблемите принадлежат към категорията „Обратна връзка от клиенти“, може да се заемете с тях първо.
Начертайте план за справяне с всяка приоритетна област, разпределете отговорностите и определете ясни срокове. Докато изпълнявате тези планове, проследявайте напредъка и коригирайте плана си в движение въз основа на резултатите и обратната връзка.
В ClickUp Whiteboards е лесно да преминете от разбирането на проблема към предприемането на ефективни действия. Когато идентифицирате идея/проблем, който изисква незабавно действие, можете да създадете задача в ClickUp директно от вашата бяла дъска.
Благодарение на над 15 персонализируеми изгледа в ClickUp, можете да проследявате напредъка по начина, по който желаете – независимо дали търсите обща представа за целия работен процес или подробен изглед на конкретна задача. Ето някои изгледи, които може да ви бъдат полезни:
- Гледка на Гант: Тя предлага визуална времева линия на задачите, показваща как те се припокриват и взаимодействат помежду си. С тази гледка можете да видите графика на проекта и зависимостите с един поглед.
- Календарно представяне: Показва задачите според крайните им срокове в месечен, седмичен или дневен календарен формат. Това представяне ви позволява да управлявате крайните срокове и да планирате по-добре работния си график.
- Изглед на списък: Предоставя подробен, линеен изглед на задачите. Можете да групирате задачите въз основа на приоритет, краен срок, отговорно лице, статус и др.
Можете също да пропуснете тези стъпки и директно да създадете диаграма с готови шаблони за диаграми на афинитет, като например шаблона за диаграма на афинитет на ClickUp. С тази персонализирана рамка можете да изброите идеите си, да групирате сходни идеи в категории, да приоритизирате важни елементи и да визуализирате напредъка по задачите, всичко това в едно унифицирано пространство.
С този шаблон можете да:
- Сътрудничество с членове на отдалечени екипи
- Организирайте бързо големи количества данни и идеи
- Категоризирайте данните точно и идентифицирайте моделите
- Ускорете процеса на вземане на решения
От проучвания на потребителите, подобряване на процесите и стратегическо планиране до организиране на съдържанието, можете да създавате диаграми на афинитета за различни цели и да изработвате солидни планове за действие. Освен това, вградените инструменти за визуализация, включително изгледи „Списък“, „Гант“, „Работна натовареност“ и „Календар“, ви помагат да следите напредъка по задачите.
5 многофункционални приложения на диаграмите на афинитета
Нека разгледаме как можете да приложите диаграмите на афинитета в различни аспекти на управлението на проекти:
1. Диаграми на афинитета в дизайн мисленето
Дизайнерското мислене е подход за решаване на проблеми, който се фокусира върху разработването на иновативни решения, съобразени с нуждите на потребителите. То включва пет нелинейни етапа – съпричастност, дефиниране, идеи, прототип и тестване. Диаграмите на афинитет са полезни в много от тези етапи.
- В етапа „Емпатия“, чиято цел е да се постигне дълбоко разбиране на потребителите чрез методи като интервюта и наблюдения, диаграмата на афинитета ви помага да категоризирате големи обеми качествени данни.
- В етапа Дефиниране клъстерите от диаграмата на афинитета ви позволяват да се съсредоточите върху повтарящите се проблеми, с които се сблъскват потребителите.
2. Диаграми на афинитета и Six Sigma
Методологията Six Sigma има за цел да подобри бизнес процесите и да намали дефектите, за да се постигне почти перфектно качество и производителност. Тя следва рамката DMAIC (Дефиниране, Измерване, Анализиране, Подобряване, Контрол), а диаграмите на афинитета ви позволяват да преминете през всяка от тези стъпки с организиран подход.
Ето как:
| Фаза DMAIC | Използване на диаграми на афинитета |
| Дефиниране | Организирайте нуждите на клиентите и целите на проекта в ясни категории, като се уверите, че всички са на една и съща страница. |
| Измерване | Сортирайте и визуализирайте метриките на данните и идентифицирайте тенденциите и ключовите области за оценка. |
| Анализирайте | Групирайте данните, за да откриете основните причини и модели |
| Подобрете | Групирайте и оценявайте потенциални решения по време на сесии за мозъчна атака. |
| Контрол | Категоризирайте и наблюдавайте KPI и рисковете по проектите |
3. Диаграми на афинитета при вземането на решения
Анализирането на голям набор от данни, идеи или обратна връзка и вземането на конкретни решения въз основа на този анализ е трудна задача. Диаграмата на афинитета може да бъде мощен инструмент за сортиране на всичко в ясни, организирани категории.
Например, ако вашият екип обсъжда нови функции за даден продукт, може да получите десетки предложения. С помощта на диаграма на афинитета можете да групирате сходни идеи и бързо да откриете общи теми/приоритети.
Те показват и как различните елементи се съчетават, което улеснява членовете на екипа ви да постигнат консенсус и да вземат информирани решения.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за контекстни диаграми
4. Диаграми на афинитета в UX
В UX дизайна диаграмите на афинитет ви позволяват да разберете смисъла на качествените данни, които събирате от проучвания на клиенти, като интервюта или анкети.
Например, да предположим, че някои клиенти споделят за трудности при навигацията в уебсайта, докато други споменават липсата на опции за персонализиране.
Диаграмата на афинитета ви позволява да групирате тези бележки в клъстери въз основа на общите им теми, като „проблеми с навигацията“ или „искания за функции“, и можете да започнете да забелязвате модели в нуждите на потребителите и техните болезнени точки.
5. Диаграми на афинитета в Agile
Агилните екипи се справят едновременно с множество задачи и идеи, а диаграмите на афинитета са идеални за поддържане на добра структура. Ето как:
- По време на усъвършенстването на забавените задачи може да имате няколко потребителски истории или задачи, които трябва да бъдат сортирани. С помощта на диаграма на афинитета можете да групирате свързани истории и да ги приоритизирате по-ефективно.
- По време на планирането на спринтовете тези диаграми ви помагат да визуализирате и организирате задачите и да улесните процеса на планиране.
- В Agile ретроспективите диаграмите на афинитета служат като чудесен инструмент за групиране на обратната връзка и идентифициране на повтарящи се проблеми, така че екипите да могат да намерят области за подобрение и да изготвят планове за действие.
Прочетете още: Видове диаграми за визуализиране на данни
Каква е разликата между диаграма на афинитета и мисловното картиране?
Диаграмите на сродство и мисловите карти са инструменти за организиране на информация, но работят по малко по-различен начин. По принцип диаграмата на сродство групира сходни елементи въз основа на естествените им взаимоотношения.
От друга страна, мисловното картографиране започва с централна идея и се разклонява с свързани мисли. То е най-подходящо за мозъчна атака и проучване на различни аспекти на една тема.
Нека разберем разликите между диаграмите на афинитета и мисловните карти с един пример:
Диаграма на афинитета: Представете си, че вашият екип за съдържание обмисля теми за нова серия от блогове на тема „Ефективни стратегии за социални медии“. Събирате различни идеи, като например:
- Казуси на успешни кампании
- Съвети за използване на анализи
- Прегледи на инструменти за социални медии
- Стратегии за повишаване на ангажираността
Запишете тези идеи на лепящи се бележки и след това ги групирайте въз основа на сходствата им.
В този процес ще откриете, че „Казуси на успешни кампании“ и „Стратегии за повишаване на ангажираността“ се вписват в категорията „Истории на успеха“, докато „Съвети за използване на анализи“ и „Прегледи на инструменти за социални медии“ попадат в категорията „Практически съвети“.
И това е всичко – вече имате основните теми за вашата серия от блогове.
Мисловна карта: Да предположим, че създавате стратегия за съдържанието на същата серия от блогове. Започвате с „Стратегии за социални медии“ в центъра на мисловната карта. Оттам създавате разклонения за ключови елементи като „Видове съдържание“, „Канали за разпространение“, „Целева аудитория“ и „Показатели за успех“.
В „Типове съдържание“ можете да разгледате „Ръководства“, „Инфографики“ и „Видео уроци“.
В „Канали за дистрибуция“ можете да имате раздели за „Meta“, „LinkedIn“ и „Instagram“.
И ето – вече имате визуална карта, на която можете да видите темите и подтемите на основната идея.
Усвойте организацията на данни с ClickUp
Когато създавате диаграми на сходства с огромни (и сложни) набори от необработени данни, физическите лепящи се бележки няма да ви свършат работа. Нужен ви е мощен цифров инструмент, за да организирате ефективно идеите, да разберете взаимоотношенията между тях и след това да предприемете значими действия.
Тогава ClickUp идва на помощ. Като платформа за визуално сътрудничество и управление на данни, тя ви позволява да записвате идеи, да рисувате връзки и да маркирате идеите с цветове за по-голяма яснота. Можете също да свържете идеите със задачи, да разпределяте отговорности и да проследявате напредъка, всичко на едно място.
Създавайте диаграми на афинитета за нула време – започнете с ClickUp още днес!