В една динамична технологична стартираща компания, едно просто недоразумение в имейл доведе до забавяне на пускането на продукт на пазара с две седмици, което струва на компанията хиляди долари и важна пазарна възможност.
Лошата комуникация на работното място може лесно да провали дори най-добре изготвените планове и да създаде негативна работна среда.
За ръководителите на екипи и мениджърите по човешки ресурси, особено в отдалечени или разнообразни среди, подобряването на ефективността на комуникацията е ключът към успеха.
В този блог ще разгледаме често срещаните причини за недоразумения на работното място, тяхното въздействие, някои примери и стратегии за избягване на такива грешки в комуникацията.
Какво е лоша комуникация на работното място?
Неправилната комуникация на работното място възниква, когато информацията не се предава или интерпретира точно. Това води до грешки, недоразумения и незаинтересованост сред служителите.
Ето някои често срещани причини за недоразумения на работното място:
- Липса на яснота: Неясните инструкции или съобщения, в които липсват конкретни подробности, могат да доведат до различни интерпретации.
- Предположения и прекомерна самоувереност: Предполагането, че другите имат същото ниво на разбиране или знания, може да доведе до значителни пропуски в комуникацията.
- Пренасищане с информация: С постоянния поток от имейли, съобщения и известия, важната информация може да се изгуби в шума.
- Неадекватни механизми за обратна връзка: Без установени канали за обратна връзка и изясняване, недоразуменията могат да останат неразрешени.
- Разлики в часовите зони: В глобалните екипи координирането между различни часови зони може да доведе до забавяния в комуникацията и несъответствия.
- Липса на обучение: Служителите, които не са обучени в ефективни техники за комуникация, може да имат затруднения да предадат своите послания ясно и точно.
- Йерархия и динамика на властта: Служителите може да се колебаят да потърсят разяснения или да изразят опасения поради възприемано неравенство във властта, което води до неразрешени недоразумения.
Вашата организация в крайна сметка ще се сблъска с последствията от такива комуникационни проблеми. Неправилната комуникация може да доведе до намалена производителност, финансови загуби от изразходвани ресурси, пропуснати срокове и несъгласувани екипи, което в крайна сметка вреди на имиджа на вашата организация. Освен това, пропуските в комуникацията между отделните лица и екипите могат да намалят сътрудничеството, което да се отрази негативно на културата на работното място.
Чести причини за недоразумения на работното място
Освен основните причини, посочени по-горе, които са свързани по-скоро с отделни лица, ето и някои често срещани причини за лоша комуникация на работното място на организационно ниво:
Сложни процеси или структури
Сложните процеси и работни потоци могат да създадат пречки за ясната комуникация на работното място. Служителите могат да срещнат затруднения при предаването и получаването на информация в организации с многобройни управленски нива, изолирани отдели и неясни ролите за отчитане.
Такива среди обикновено затрудняват навременното достигане на важната информация до правилните хора. Вероятно това може да доведе до дисхармония между отделите и да застраши структурните аспекти на бизнеса.
Прекомерна йерархия
В организации с висока йерархичност информацията често се движи отгоре надолу. Това може да потисне отворената комуникация и обратната връзка от служителите на по-ниски нива.
Вашите служители могат да започнат да се чувстват заплашени или да се колебаят да изразят своите опасения. Например, те ще избягват да търсят разяснения за своите съмнения от своите мениджъри – които може да сте вие! Това несъмнено води до комуникационни пропуски и липса на съгласуваност на работното място.
Освен това, съобщенията, предавани по йерархията на служителите, работещи по даден проект, могат да бъдат изопачени. Играта „Телефон” е пример за това.
Зависимост от технологиите
Недоразуменията, дължащи се на технологиите, стават все по-чести в съвременните работни места, главно с разрастването на дистанционната работа. Не е достатъчно да разполагаме с инструменти за комуникация на работното място като имейли, чат и видеоконференции; трябва да можем и да ги използваме ефективно.
Прекаленото разчитане на конкретен софтуер за вътрешна комуникация и непоследователното използване на различни платформи може да затрудни комуникацията на работното място. Техническите проблеми са друга заплаха, но липсата на лични взаимодействия също кара екипа ви да пропуска важни вербални сигнали.
Различни култури и поколения
Разликите между поколенията и културите влияят върху начина, по който вашият екип интерпретира съобщенията, изразява себе си и възприема авторитета.
Например, някои култури може да дават предимство на непряката комуникация с учтив тон, докато други са по-свикнали с пряката и кратка комуникация. Обърнете внимание и на това, че по-младите служители предпочитат дигиталните методи за комуникация, докато по-възрастните се чувстват по-удобно в личните разговори.
Липса на внимание или концентрация
Една от най-честите причини за недоразумения на работното място е липсата на внимание. Много служители се занимават с няколко задачи едновременно и са подложени на постоянни прекъсвания, което им пречи да се концентрират изцяло върху една задача.
Когато вниманието ви е раздвоено, пропускате или не разбирате важни детайли. Например, може да забравите да погледнете раздела „референции“ в краткото описание на проекта и вашият план за проекта може да изглежда напълно различен от очаквания.
Емоционални фактори
Дали става дума за стрес, разочарование, тъга или междуличностни конфликти – всички те могат да нарушат комуникацията на работното място. Когато емоциите са силни, хората могат да реагират импулсивно или да изразят мислите си по начин, който не са имали намерение.
Стресиран служител може да възприеме неутрален имейл като критичен или враждебен. Преуморен мениджър може да забрави да предостави на клиента актуализираната версия на окончателните файлове. Тревожен член на екипа може да пропусне важна среща, защото се бори да се справи с множество календари и отговорности.
Разлики в стиловете на комуникация
Леко различаващите се стилове на комуникация също замъгляват начина, по който екипът ви разбира съобщенията. Хората, които предпочитат подробна, писмена комуникация, може да имат затруднения да се адаптират към някой, който предпочита кратки устни разговори.
Цялата игра между асертивния и пасивния стил на комуникация също може да обърка екипа ви, ако членовете му не са запознати с предпочитаните методи на комуникация на останалите.
Ефектите от невербалните сигнали и тонът в комуникацията
Натоварените графици на работното място често водят до кратки взаимодействия, които се основават на невербални сигнали.
Езикът на тялото, израженията на лицето, движенията на ръцете и контактът с очите са невербални сигнали. Те влияят върху начина, по който приемаме или интерпретираме съобщенията. Във виртуална среда лесно можем да пропуснем тези сигнали и да станем жертва на недоразумения.
По същия начин тонът на гласа ви също играе ключова роля при изразяването на спешни въпроси, задачи с по-ниска приоритетност, неформални разговори и др.
Въздействието на лошата комуникация върху производителността и задържането на служителите
В неотдавнашен доклад на McKinsey се подчертава, че служителите, които са по-ангажирани в цялостната комуникация на работното място, са пет пъти по-склонни да постигат по-добра производителност.
Друг доклад на McKinsey показа, че подобряването на комуникацията и сътрудничеството между екипите чрез технологични инструменти може да увеличи общата производителност с 20% до 25%.
Известно е, че когато съобщенията не са ясно предадени или разбрани, задачите вероятно ще бъдат изпълнени неправилно. Това води до неефективни етапи на преработка и забавяне на проектите.
Освен това, тази неефективност отклонява ресурсите от необходимите дейности и намалява общата производителност на екипа ви. В резултат на това те не са толкова продуктивни, колкото биха могли да бъдат, и започват да пропускат срокове. Това важи и за онези, които разчитат на хибридни техники за комуникация на работното място.
Ето и някои други последствия, от които трябва да се пазите:
- Повишена неудовлетвореност от работата: Повтарящите се недоразумения създават място за несигурност и неудовлетвореност. Недоразуменията относно задачите могат да накарат служителите да се чувстват недооценени и неподкрепени, което ги подтиква да търсят работа в компании, които предлагат по-добри условия.
- По-голям стрес и изчерпване: Постоянните недоразумения могат да накарат екипа ви да се чувства претоварен и да се откъсне от работата. Това поражда желание да се потърси по-малко стресиращо работно място или просто да се откаже от работата.
- Нарушено доверие: Честите проблеми в комуникацията могат да подкопаят доверието в ръководството и колегите. С понижаването на морала и нарастването на токсичната работна атмосфера ще забележите по-ниска лоялност и по-висока текучество на персонала.
- По-силно усещане за неефективност: Служителите могат да започнат да възприемат вашата организация като лошо управлявана, което ще навреди на репутацията на компанията ви вътрешно. Това не само ще увеличи текучеството на служителите, но и ще отблъсне потенциални таланти с висока производителност.
Примери за лоша комуникация на работното място
Ето някои често срещани примери за недоразумения на работното място:
- Пропуснати срокове: Членовете на екипа получават противоречиви срокове от различни мениджъри и пропускат крайния срок на проекта.
- Неяснота относно ролите: Служителите не са сигурни в конкретните си отговорности поради неясни длъжностни характеристики и неясни задачи.
- Погрешно тълкуване на изискванията/задачите: Член на екипа изпълнява задачата погрешно, защото заданието за проекта не е достатъчно подробно. Това води до загуба на много време и ресурси.
- Информационни силози: Отделите работят изолирано, без да споделят критична информация, което води до дублиране на усилията и несъгласувани резултати.
- Неправилно разпределение на ресурсите: Ресурсите се разпределят неефективно, защото проектният мениджър и финансовият екип имат различно разбиране за бюджетните ограничения.
- Неправилни графици за срещи: Хората в различни часови зони пропускат важни срещи, защото графикът е неясен.
- Неясна обратна връзка: Обратната връзка за представянето е неясна или разпръсната, а служителите са объркани относно областите, в които трябва да се подобрят.
- Погрешно тълкуване на невербални сигнали: По време на виртуална среща сериозният тон на член на екипа е погрешно тълкуван като неодобрение, което води до ненужно напрежение сред колегите.
Как да избегнем недоразуменията на работното място
Свеждането на недоразуменията до минимум може значително да повиши производителността на вашия екип.
Ще споделим някои практични трикове и стратегии за поставяне на ясни комуникационни цели и ще обсъдим как да се избегнат недоразуменията на работното място.
1. Изгответе ясни и кратки указания
Необходимо е да определите ясни и кратки насоки за комуникация, така че всички да разбират съобщението по един и същи начин. Накарайте екипа си да използва ясен език и да избягва жаргон или прекалено технически термини, които объркват получателите.
Структурирайте съобщенията си логично, с ясно начало, среда и край. Освен това, разбийте сложните инструкции на управляеми стъпки и предоставете писмени резюмета, за да подкрепите устната комуникация.
Освен това, определете ясни протоколи за комуникация в екипа си, като например конкретно време за отговор на имейли или предпочитани канали за комуникация за различни видове съобщения.
2. Насърчавайте активно слушане
Не е достатъчно просто да чуете какво казва някой. Трябва да разберете смисъла на съобщението.
Насърчавайте екипа си да практикува активно слушане, като поддържа зрителен контакт, кима с глава, за да покаже, че разбира, и дава вербални потвърждения.
Техники като преразказване на казаното от говорещия и задаване на уточняващи въпроси също гарантират, че ще запомните правилно подробностите на съобщението.
3. Давайте редовно обратна връзка
Ефективната обратна връзка по отношение на комуникацията трябва да бъде конкретна и приложима. Можете да използвате модела SBI (ситуация-поведение-въздействие), за да структурирате обратната връзка и да очертаете ясно ситуацията.
Въведете инструменти като системи за 360-градусова обратна връзка, при които служителите получават обратна връзка от колеги, подчинени и ръководители, за да се получи цялостна представа за проблемите в комуникацията.
Обмислете провеждането на редовни неформални сесии за обратна връзка, за да поддържате отворени линии за комуникация.
4. Задавайте въпроси и избягвайте предположенията
Въведете екипа си в култура на любознателност. Обучете ги да задават отворени въпроси, които изискват повече от отговор с „да“ или „не“. Този конструктивен стил на разрешаване на въпроси предлага по-дълбоки прозрения и предотвратява недоразумения.
Например, вместо да попитате: „Разбирате ли задачата?“, можете да попитате: „Можете ли да обясните как планирате да подходите към тази задача?“*
По същия начин, избягването на предположения е също толкова важно. Вашият екип трябва да изяснява неяснотите, вместо да приема, че знае отговорите. Използвайте инструменти за сътрудничество, за да провеждате сесии с въпроси и отговори в реално време, за да отговаряте своевременно на съмненията.
Предположенията са източник на всички грешки.
Предположенията са източник на всички грешки.
5. Обсъдете очакванията и използвайте подходящите канали за комуникация
Бъдете максимално ясни, когато определяте подробно целите, отговорностите и крайните срокове. Идеята е да определите ясни очаквания по време на стартирането на проекта или сесиите за планиране.
Инструментите за планиране на проекти, които управляват задачите и графиците, предлагат предварително тествани комуникационни структури, за да държат всички в течение с хода на проекта.
Друг начин да се справят с комуникационните предизвикателства на работното място е да се придържат към:
- Имейли за подробна и официална комуникация
- Мгновенни съобщения за неформални актуализации
- Лични или видео срещи за по-дълги дискусии или деликатни теми
6. Провеждайте ефективни срещи, за да сведете до минимум недоразуменията
Започнете срещите си с ясна дневен ред, споделен с участниците предварително. Поставете си за цел да обобщите ключовите точки и решения. Можете да определите човек, който да води бележки, или AI асистент, който да документира действията и да разпрати протокола от срещата след дискусията.
Помислете да запазите 5-10 минути в края на срещата за отговори на въпроси относно нейното съдържание. За да поддържате екипа си в синхрон, провеждайте редовни кратки срещи или ежедневни проверки.
Не забравяйте, че проследяването е чудесна стратегия за разрешаване на евентуални несъответствия в екипа ви относно обхвата или целта на задачата.
7. Обърнете внимание на стиловете на комуникация между поколенията
Разшифроването и спазването на етиката на комуникацията между поколенията може да подобри комуникацията на работното ви място. Осъзнайте предпочитанията на по-младите и по-възрастните служители, за да намерите баланс между различните стилове на комуникация в екипа си.
Още по-добре е да насърчавате програми за обучение по инструменти за дигитална комуникация, за да преодолеете евентуални комуникационни пропуски и да се уверите, че екипът ви се чувства комфортно с богатството от функции.
Не се колебайте да бъдете ментор, който прилага принципите на сътрудничеството в комуникацията в екип от различни поколения. Вашата цел е да признаете различията между членовете на екипа и да им внушите чувство за адаптивност.
8. Създайте прозрачна фирмена култура
Прозрачността изгражда доверие. Тя гарантира, че всеки има лесен достъп до информацията, от която се нуждае, за да постигне целите на проекта. Станете застъпник на откритата комуникация, като споделяте целите на вашата организация, актуализации по проектите и състоянието на актуализациите по изпълнението.
Привикнете да организирате сесии за въпроси и отговори, за да дадете възможност на служителите да изразят своите притеснения и да задават въпроси.
Уважението към мнението на вашите служители създава среда на отговорност и ангажираност, която намалява вероятността от недоразумения на работното място.
9. Разбирайте и уважавайте културното многообразие в комуникацията
Предлагането на обучение за културна чувствителност помага на вашите служители да проявят по-голямо съчувствие към различните културни норми и практики, свързани с комуникацията.
Това включва да се има предвид езиковите бариери и да се използва универсален език при общуването с колеги от различни културни среди.
10. Въведете инструменти за управление на комуникацията
Използвайте инструменти за управление на комуникацията като ClickUp, за да преодолеете пропуските в комуникацията по вашите проекти. Платформата улеснява централизираната комуникация по малки и големи проекти чрез чатове за конкретни задачи, споделяне на документи, проследяване на времето и редица функции за сътрудничество.
Chat View на ClickUp предлага специално пространство за комуникация в реално време с един или няколко членове на екипа. За разлика от традиционните, препълнени имейл вериги, всички дискусии са лесно достъпни и организирани. Освен това, можете да използвате тази централизирана система за комуникация и да започнете разговори в рамките на конкретни задачи и проекти.
Такава контекстуална комуникация елиминира вероятността от недоразумения, тъй като екипът ви може да се позовава на свързани задачи и актуализации директно в чата. Тази функция ви позволява също така:
- Използвайте споменавания, за да уведомите конкретни лица
- Маркирайте съобщенията, за да сте сигурни, че важната комуникация няма да бъде пропусната
- Закачете важни съобщения за бърза справка
- Създайте теми за различни въпроси за по-голяма яснота
С ClickUp Docs вашите междуотделни екипи могат да създават, споделят и работят съвместно върху документи в реално време. Това улеснява съставянето и актуализирането на проектни брифинги, бележки от срещи и стратегически документи.
Можете да вградите задачи, връзки и коментари в тези документи, за да се уверите, че цялата необходима информация е взаимосвързана.
ClickUp Whiteboards е лесен за използване визуален и интерактивен инструмент за мозъчна атака и планиране. Той ви позволява да създавате мисловни карти, за да визуализирате идеи съвместно и да планирате работните процеси по проектите.
Добавянето на бележки и коментари с цветни кодове помага на екипа ви да постигне общо разбиране за посоката на проекта без никакви недоразумения.
Ако все още се мъчите с това как да избегнете недоразуменията на работното място, шаблоните за комуникационни планове на ClickUp предлагат предварително създадени рамки, пригодени да подпомогнат комуникационния етикет на вашия екип.
Опитайте шаблона за комуникационен план на ClickUp, за да създадете солиден план за бизнес комуникация за вашите екипи. Можете да създадете вътрешни и външни комуникационни процеси според техните задължения и да определите най-подходящите канали за ефективна комуникация с вашата целева аудитория.
Шаблонът включва измерими показатели за тестване на ефективността на избраните от вас комуникационни стратегии.
Използвайте шаблона за вътрешна комуникация на ClickUp, за да оптимизирате комуникацията в организацията си. Шаблонът ви помага да сортирате разговорите и документите по филтриран начин, което позволява по-висока прозрачност между екипите ви.
Този шаблон може да революционизира начина, по който вашият екип комуникира вътрешно, от подготовката на важни документи за вътрешна комуникация до предоставянето на достъп на екипа ви до най-новите и най-релевантни данни.
Прочетете също: Как да подобрите груповата комуникация на работното място
Преоткрийте комуникационните канали и техники на вашия екип с ClickUp
Тенденциите за дистанционна и хибридна работа и внедряването на нови технологии промениха начина, по който комуникираме и си сътрудничим на работното място. Знанието как да се избегнат недоразуменията на работното място е от съществено значение за поддържането на сплотеността на екипа.
Например, помислете за преминаването към асинхронна комуникация, при която екипите си сътрудничат в различни часови зони, без да са онлайн едновременно. Гъвкавите инструменти за комуникация и управление на проекти като ClickUp помагат на екипите да останат свързани и информирани в такива ситуации.
ClickUp ви помага да се справите с основните причини за недоразуменията, като прилагате практични съвети за минимизиране на грешките. От персонализирани шаблони до функции като Docs, Chat View и Whiteboards, всяка функционалност е проектирана да придаде организация на вашата комуникация, фокусирана върху проекти и задачи.