Виртуалните срещи са станали незаменими за сътрудничеството, комуникацията и вземането на решения.
Тези онлайн събирания премахват географските бариери, позволявайки на екипите да работят заедно в реално време. С разрастването на виртуалните срещи се разраства и дилемата с камерата: да я включите или да я изключите?
Според доклад на Zoom, 84% от мениджърите се чувстват по-подготвени да изграждат силни и ефективни екипи, когато те и колегите им имат включени камери.
Освен това 82% от мениджърите смятат, че включването на видеото помага за сформирането на екипи, които работят добре заедно. Тези наблюдения подчертават критичната роля на визуалното ангажиране за създаването на по-свързана и продуктивна работна среда.
Различни фактори, като лични предпочитания, културни норми, съображения за поверителност и технологични ограничения, могат да повлияят на решението дали да включите или изключите камерата си.
Една от най-трудните ситуации е, когато работодателите или ръководителите на екипи изключват камерите си, докато очакват другите да оставят своите включени. Това създава неудобна и неприятна динамика, тъй като разговорът с екран може да се усеща неестествено.
Нека разгледаме по-подробно този въпрос, за да определим кога е подходящо да включваме и изключваме камерата по време на виртуални срещи. 📸👇
Предимства и недостатъци на включената камера
Включването на камерите по време на виртуални срещи може значително да подобри ангажираността и да насърчи по-силни връзки между членовете на екипа. Това визуално взаимодействие създава по-лична и свързана среда, подобрява комуникацията и разбирателството.
Това обаче може да доведе до самосъзнание и тревога пред камерата, като служителите се чудят дали спазват правилно етикета на виртуалните срещи.
Организациите трябва да създадат подкрепяща и приобщаваща атмосфера, в която служителите се чувстват комфортно да участват с включени камери, като същевременно уважават онези, които предпочитат да държат камерите си изключени по различни причини.
Ето някои предимства и недостатъци на включените камери, които ще помогнат на екипа ви да се фокусира повече върху продуктивността:
Предимства
1. Повишава отговорността и концентрацията
Когато камерите са включени, участниците са по-ангажирани и визуално присъстват в срещите. Тази видимост насърчава активното участие, въпросите и мненията, като по този начин се създава култура на отговорност.
Участниците са по-малко склонни да извършват няколко задачи едновременно или да се разсейват, когато знаят, че са видими.
2. Насърчава връзката между участниците
Камерите позволяват на участниците да виждат лицата си, което прави взаимодействието по-лично и автентично.
Това визуално присъствие преодолява разстоянието между членовете на отдалечения екип и създава усещане за връзка.
3. Улеснява комуникацията чрез изражения на лицето
Вербалната комуникация предава тона на съобщението, но израженията на лицето са също толкова важни. Усмивките, кимванията, намръщените вежди и повдигнатите вежди предоставят контекст, който подобрява разбирането.
Обмислете да включите камерата, ако често има недоразумения по време на вашите онлайн срещи.
4. Изгражда доверие и взаимоотношения
Важно е да поддържате добри отношения с колегите, с които се виждате ежедневно; техните усмивки и поздрави могат да ви помогнат да започнете деня си по най-добрия начин. Същото важи и за виртуалните срещи – включената камера спомага за поддържането на връзка чрез чести визуални взаимодействия.
С течение на времето това създава усещане за близост и доверие. Дори случайните разговори помагат да се сближат хората. За да засилите тази връзка, обмислете виртуални дейности за изграждане на екип.
5. Насърчаване на разбирането и културната чувствителност
Държейки камерите включени по време на виртуални срещи, глобалните екипи развиват по-дълбоко разбиране и оценка на различните култури.
Личните взаимодействия, дори и виртуални, позволяват на членовете на екипа да улавят невербални сигнали и изражения, което подобрява комуникацията и намалява недоразуменията.
Тази практика спомага за създаването на по-приобщаваща и съпричастна работна среда, в която членовете на екипа се чувстват по-свързани и ценени, което подобрява сътрудничеството и производителността.
Недостатъци
1. Микромениджмънт и проблеми, свързани с поверителността
Работата от дома ни позволява да се наслаждаваме на комфорт, но има натиск да поддържаме определен външен вид по време на виртуалните срещи. Постоянното използване на камерата може да наруши личното пространство и неприкосновеността, особено в споделени среди.
Това може да доведе до самосъзнание и да бъде възприето като микромениджмънт, което отразява липса на доверие и автономност в екипа.
2. Технически затруднения
Оставянето на камерите включени по време на виртуални срещи често води до технически проблеми. Недостатъчната интернет скорост може да доведе до лошо качество на видеото, буфериране или забавяне.
Някои служители може да се сблъскат с тези проблеми поради остарял или несъвместим хардуер, като уеб камери или компютри с ниска производителност.
Изборът на платформа за виртуални срещи също е важен. Дори популярни платформи като Google Meet могат да имат чести проблеми. Ако редовно се сблъсквате с тези трудности, обмислете да проучите алтернативи на Google Meet, тъй като има много надеждни опции.
Освен това сложността на платформата може да бъде пречка. Никой не иска да прекарва часове в изучаване на софтуера за видеоконференции, преди да обсъди важни въпроси.
За да избегнете тези трудности, потърсете надежден и лесен за използване софтуер за индивидуални срещи, който прави участието във виртуални срещи безпроблемно.
3. Тревожност пред камерата и самосъзнание
Натискът да държите камерата включена по време на виртуални срещи може да предизвика тревожност, което да доведе до затруднения в говоренето и намалена продуктивност. Непрекъснатото желание да изглеждате по определен начин засилва самосъзнанието и влияе на увереността ви в този тип срещи.
Възникват проблеми с поверителността, тъй като личните пространства са видими, което води до стрес и липса на концентрация. Продължителната употреба на камерата води също до физическо и психическо изтощение, което се отразява на производителността и ангажираността.
Дайте на членовете на екипа, особено на тези, които са нови в платформи като Zoom, свободата да се чувстват комфортно, без натиск да държат камерите включени. Ръководителите трябва да споделят съвети за Zoom, за да подобрят преживяването от срещите и да помогнат на членовете да се чувстват спокойни.
💬 Хората също питат:
Дали е приемливо да не включвате камерата в Zoom?
Балансът между ангажираност и комфорт е ключов фактор при вземането на решение дали да включите камерата си по време на Zoom срещи. Обикновено е добре да не включвате камерата си, тъй като личният комфорт и предпочитания варират.
Най-добре е да включите камерата си при важни дискусии, но не сте длъжни да го правите при рутинни срещи.
За повече съвети, разгледайте нашия подробен наръчник за етикет при Zoom срещи, за да сте сигурни, че правите всичко правилно!
Въздействието върху служителите
Използването на камерата във виртуалните срещи влияе както положително, така и отрицателно на служителите. Невербалните комуникационни сигнали, като изражения на лицето и жестове, намаляват възможността за объркване.
Това води и до по-голяма отговорност и ангажираност по време на срещите, което повишава производителността.
Въпреки това, служителите могат да изпитват тревога от представянето си или да се чувстват неловко пред камерата.
Постоянното използване на камерата може да породи опасения за неприкосновеността на личния живот, което да доведе до дискомфорт и нежелание да се включите пълноценно в срещите.
Даването на свобода на служителите да избират дали да се показват пред камерата е проява на уважение към техните нужди и създава по-приобщаваща и подкрепяща виртуална среда. Това е особено важно, като се имат предвид естествените смущения в домашната обстановка.
Класически пример е вирусната интервю, в което децата на професор Робърт Кели прекъсват разговора, което бързо се превръща в сензация в интернет.
Макар и забавно, това подчертава потенциала за неудобство и стрес. За да избегнете такива ситуации, най-добре е да оставите членовете на екипа да решат кога да използват камерите си, като запазите задължителното използване на видео за важни срещи.
Как да комуникирате очакванията си от срещата с екипа си
Макар че можете да си разменяте имейли, за да съобщите очакванията си, понякога някои детайли се пропускат, като например дали да оставите камерата включена или изключена. Инструмент като ClickUp може да автоматизира този процес и да улесни комуникацията.
ClickUp Meetings и много други функции на платформата могат да ви помогнат да комуникирате лесно очакванията си от срещата и да ги предупредите предварително.
Например, можете да създадете списъци с задачи, в които да изброите конкретни очаквания, като например указания за използване на камерата. Посочете ясно кога е задължително или по избор да се включва камерата.
Членовете на екипа, особено новите в организацията, трябва да имат отправна точка, за да разберат политиките на организацията.
Друга функция, ClickUp Docs, може да ви помогне да централизирате указанията за използване на камерата, като ги направи лесни за намиране и следване от служителите.
Независимо дали предпочитате камерите да са включени по време на екипни срещи или изключени по време на индивидуални проверки, наличието на тези указания в задачите гарантира, че всички са запознати с очакванията и се придържат към тях.
ClickUp Reminders може също така да напомня на членовете, че за дадена среща е необходимо камерата да бъде включена. Такива напомняния могат да спестят на хората стреса от включването на камерите по време на импровизирана среща, като по този начин се насърчава по-гладко и по-концентрирано преживяване на срещата.
Ръководителите или мениджърите могат също да записват кратки клипове, в които да подчертават важността на камерите за изграждане на добри отношения и подобряване на комуникацията по време на екипни срещи, за да укрепят връзките. Те могат също да дават съвети как да се чувствате по-удобно пред камерата.
Накрая, повтарящите се задачи могат да се използват за редовни срещи, за да се дадат конкретни указания относно използването на камерата.
За всяка задача може да се посочи дали камерите трябва да бъдат включени или изключени за съответната среща. Това дава яснота на екипа и улеснява ефективното им участие във виртуалните срещи.
Балансиране на използването на камерата във виртуални срещи с ClickUp
Включването на камерата трябва да е по избор. Дайте на екипа си необходимото пространство и свобода да включват или изключват камерата по време на виртуални срещи.
Камерите трябва да са по избор, освен ако срещата не изисква максимална ангажираност и концентрация.
Използвайте подходящите инструменти и автоматизирайте напомнянията, за да предадете очакванията си за задължителните срещи. Подгответе екипа си и го ангажирайте, като му дадете съвети как да се чувства уверен пред камерата.
Не забравяйте, че най-важното е да поддържате отворен диалог и да предлагате гъвкавост, за да се адаптирате към техните нужди.
Подобрете преживяването си от виртуалните срещи и оптимизирайте процесите си с ClickUp. Като компания, която работи предимно дистанционно, ClickUp разбира важността на ефективната комуникация и сътрудничество. Смятаме, че е полезно да държим камерите включени по време на индивидуалните ни срещи, общите срещи и екипните събрания, за да създадем по-лична и продуктивна среда.
ClickUp се интегрира безпроблемно с инструменти като Zoom. Помага на екипите да поддържат организация, да управляват задачи, да проследяват напредъка и да си сътрудничат в реално време, като по този начин повишава общата продуктивност и ефективност.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и открийте как той може да промени продуктивността и сътрудничеството в екипа ви.