Повечето лидери смятат, че конфликтите са нещо лошо – те ги избягват и се чувстват некомфортно в тях. Когато научат за конфликт в екипа си, те могат да го отхвърлят или да кажат: „Решете го извън работа“.
Важно е да осъзнаете, че конфликтите са част от личния и професионалния ни живот. С все по-разнообразния състав на работната сила, обхващащ различни поколения, полове, раси и култури, конфликтите в екипа са неизбежни.
Но какво точно представлява конфликтът в екипа?
Конфликтът се определя като сблъсък на идеи, мнения или личности в група от хора, които работят заедно. Той може да се прояви под различни форми, като спорове относно сроковете за изпълнение на задачите, несъгласия относно работните процеси или търкания поради лични етични принципи.
Според доклад за конфликтите на работното място, мениджърите прекарват над 4 часа седмично в управление и разрешаване на конфликти на работното място. Това води до загуба на производителност на цялата работна сила.
Независимо дали сте мениджър на предната линия или член на висшето ръководство, разбирането как да управлявате конфликтите ефективно е от съществено значение за успеха на персонала и организацията.
Тази публикация в блога ви развежда из конфликтите на работното място и разкрива различни комуникационни стратегии и умения за управление на конфликти, необходими за успешното им разрешаване.
Различни видове конфликти в екипа
Неблагоприятните ефекти от конфликтите в екипа водят до прекъсвания в работата, провали на проекти, намалена продуктивност и ниско морално състояние на екипа, поради което не се препоръчва игнорирането на конфликтите. Често срещаните видове конфликти на работното място включват:
1. Противоречащи работни навици
Всеки служител има различен стил на работа. Докато повечето предпочитат да си сътрудничат с колегите си и да работят в група, други може да предпочитат да работят самостоятелно.
Някои служители са пунктуални и завършват задачите си навреме, докато други чакат до последния момент, за да започнат. Такива разлики могат да предизвикат напрежение в динамиката на екипа, особено когато има обща цел, която трябва да бъде постигната в определен срок.
2. Личностни сблъсъци
Замисляли ли сте се някога защо не ви харесва да работите с някои хора, независимо колко се стараете? Не ги харесвате и често се дистанцирате физически от тях. Личността е комбинация от качества или характеристики, които формират отличителния характер на даден индивид.
Сблъсъците поради тази причина са широко разпространени на работното място и възникват, когато двама или повече служители имат несъвместими нагласи, социално-икономически произход или мироглед.
3. Лоша комуникация
Проблеми в комуникацията възникват, когато има разминаване между чутото и казаното, независимо дали става дума за колеги, служители или мениджъри. Например, може да определите краен срок за екипа си да предаде месечните отчети в петък, за да можете да ги прегледате и изпратите по-нататък.
Въпреки това, някои служители може да смятат, че имат време до късно през нощта, за да спазят крайния срок, което води до забавяне на работата. Това несъответствие в крайните срокове произтича от лошата комуникация.
Понякога конфликтите между служители и мениджъри могат да възникнат поради истинска неприязън един към друг. Това може да доведе до неспазване на инструкциите или даване на неясни заповеди, което води до лоша комуникация.
4. Разлики в лидерството
Всеки има свой начин да ръководи екипи. Някои лидери са авторитарни, докато други насърчават отворената комуникация и са силно включващи. Не всички стилове на лидерство се съчетават добре с всеки член на екипа.
Например, в производствени предприятия с високи финансови и оперативни рискове, лидер, който е небрежен по отношение на спазването на сроковете, може да създаде хаос сред служителите и да повлияе на работните резултати.
От друга страна, директивен лидер, който ръководи маркетингова агенция, където отворената комуникация е от първостепенно значение, може да създаде ограничаваща работна среда. Това може да потисне обратната връзка, сътрудничеството в екипа и творческата свобода, което да понижи морала и качеството на работата.
5. Тормоз и тормоз
Въпреки нарастващата осведоменост, дискриминацията на работното място на основата на възраст, раса, религиозни или политически убеждения, увреждания и физически характеристики все още е широко разпространена.
Колегите или мениджърите, които тормозят или малтретират своите колеги или подчинени по тези причини, предизвикват конфликти и лоша атмосфера.
Най-добри практики за разрешаване на конфликти в екипа
Когато на работното място има раздори, това засяга всички. В същото време старата поговорка „желязото остри желязото“ представя положителната страна на ситуацията.
Когато се справят конструктивно, конфликтите на работното място водят до здравословно приятелство, подобрения в процесите и иновации. Използвайте следните пет стратегии за управление на конфликти за по-добро и по-бързо решаване на проблеми на работното място.
1. Признайте конфликта и информирайте екипа си за него
Познавате ли двама колеги, които от няколко седмици се карат за определена задача? Този проблем може да се реши от само себе си. Но е време да се намесите, когато това не се случи и видите как това се отразява на напредъка на проекта и на другите членове на екипа.
Нека всички знаят, че признавате съществуването на несъгласие или напрежение и че това е проблем, който трябва да се реши съвместно, а не битка, която трябва да се спечели.
2. Идентифицирайте основния проблем и практикувайте активно слушане
Разберете какво подхранва несъгласията между вашите служители. Има ли противоречиви стилове на работа? Спорят ли за наскоро приет клиент? Става ли въпрос за тормоз или дискриминация на работното място?
Изслушайте и двете страни, за да получите първоначална представа за същността на проблема. След това се срещнете с двамата служители поотделно и попитайте какво ги притеснява, дали имат доказателства защо смятат, че другият е виновен, и какво би било най-доброто решение за напредък.
Трябва да имате предвид, че двамата служители могат да имат различно възприятие за конфликта. Ето защо ние разглеждаме конфликтите обективно и не правим предположения, особено ако циркулират слухове.
3. Проведете разследване и потърсете решения, които са изгодни за всички
След като сте изслушали и двете страни и сте си направили бележки за конфликта, проучете ситуацията сами. Въздържайте се от прибързани преценки въз основа на първоначалния разговор и не позволявайте на вашите предубеждения да повлияят на решението ви.
За обективно разрешаване на конфликтите прегледайте фирмените политики в наръчника за служители. Придържайте се към общите правила, които всеки служител трябва да спазва по всяко време, за да можете да се справите с проблема без да се влияете от субективни фактори.
Например, ако наръчникът съветва да започнете директна комуникация между конфликтните служители, насрочете кратка срещата за посредничество.
Определете ясна програма за разрешаване на конфликта в графика и насърчете и двамата служители да изразят своите опасения и да се изслушват взаимно.
Ако се карат за графиците, които се припокриват с важни срокове по проекти, медиацията може да им помогне да намерят компромисно решение, като например да променят приоритетите си, за да коригират графиците.
Имайте предвид, че не винаги е необходимо да се ползва наръчник за разрешаване на конфликти и че може да сте в състояние да приложите уменията си за разрешаване на конфликти по естествен начин.
4. Документирайте инцидента и периодично проследявайте развитието му
Дори и двамата служители да са се споразумели за решение, има още няколко стъпки, преди да приключите работата си. Проверете при тях след седмица или две, за да видите как се е развила ситуацията. Това показва, че сте ангажирани с наблюдението на въпроса до края.
Това също така информира всички, че разногласията в екипа няма да ескалират или да бъдат замитани под килима. Това им позволява да вземат определени предпазни мерки и да изградят по-приятелски работни отношения със своите колеги.
Още по-важно е да документирате конфликта. Помислете да запишете фактическа информация, като например:
- Страни, участващи в конфликта
- Дата, час и място на конфликта
- Описание на конфликта (само факти)
- Свидетели и техните разкази
- Всякаква комуникация, довела до конфликта
- Действия, предприети от всяка страна по време на конфликта
- Непосредствени резултати от конфликта
- Всякакви опити за разрешаване на конфликти, направени в момента
- Въздействие на конфликта върху работата или морала на работното място
- Мерки, предприети от ръководството след инцидента
Това е от жизненоважно значение за осигуряване на фактическа основа за разрешаване на конфликти, гарантиране на справедливо отношение към двамата служители и защита от правна отговорност. Помага също така за идентифициране на модели, подобряване на политиките на работното място и подпомагане на вземането на решения за дисциплинарни мерки, за да се избегнат бъдещи конфликти.
5. Определете очакванията и бъдете прозрачни с проактивна комуникация
Изграждането на култура на ангажирани служители, които се уважават взаимно и работят добре заедно, е приоритет за всеки лидер. Създайте атмосфера на съпричастност, в която всеки се чувства разбран и ценен, дори когато възникват разногласия.
За да го направите, трябва да управлявате очакванията си по отношение на това, което очаквате от другите и което те очакват от вас. Изразете ясно какво очаквате от екипа си или обратното. Платеният или безплатен софтуер за управление на проекти може да ви помогне значително в това отношение.
Софтуерът за управление на проекти ClickUp, например, улеснява планирането и определянето на приоритети и предлага видимост на всички подробности по проекта и как те се вписват в целите на компанията.
Генерирайте автоматично подзадачи въз основа на описанията на задачите, обобщавайте коментарите с помощта на ClickUp Brain и пишете актуализации самостоятелно.
Създавайте и сътрудничете по задачи с ClickUp Docs и споделяйте актуализации с всички или частно чрез ClickUp Chat View. По този начин можете бързо да постигнете консенсус и да постигнете напредък в проектите си с яснота за всички членове на екипа.
Когато всичко е на открито, на една платформа, става по-лесно за вас и екипа да комуникирате открито и свободно, да разрешавате конфликтите, когато възникнат, да спазвате сроковете и да завършвате проектите бързо.
Ролята на организационната култура в разрешаването на конфликти
Организационната култура се отнася до споделените ценности, вярвания, поведения и практики, които ръководят и определят действията на работната сила.
Това влияе върху поведението и резултатите, които са приемливи в дадена компания, и определя как служителите се справят с конфликтите.
Например, някои култури може да подкрепят стил на компромис или договаряне, при който служителите правят отстъпки, за да постигнат общо съгласие. В контраст с това, други може да използват стил на приспособяване, при който едната страна отстъпва пред исканията на другата страна от загриженост.
Организационната култура също показва кои проблеми или ситуации са склонни да предизвикат конфликт и как те се категоризират.
Например, някои култури може да наблягат на конфликти, свързани с взаимоотношенията, като сблъсъци по отношение на ценности или емоции, докато други може да виждат несъгласия по отношение на ресурси, методи или конкуриращи се приоритети.
Ефекти върху набирането и наемането на персонал
Солидната и здрава култура е двигателят на компанията и я прави най-ценния й актив. Това се потвърждава от факта, че 65% от служителите считат организационната култура за една от основните причини да останат на работата си.
Естествено, процесът на набиране на персонал е критична възможност за укрепване или постепенно развитие на организационната култура чрез подбор на лица, които или въплъщават нейните настоящи ценности, или внасят желани нови перспективи.
Конфликтите могат да възникнат в резултат на несъответствие между ценностите на потенциалния служител и тези на компанията, както и поради неясна комуникация на културните очаквания по време на наемането.
Значението на ефективната комуникация при управлението на конфликти в екипа
Комуникацията в управлението на конфликти служи като превантивна мярка срещу ескалация и като инструмент за разрешаване.
Това ще ви помогне да накарате конфликтните страни да изяснят недоразуменията, да изразят своите гледни точки и да достигнат до компромисно решение, което ще доведе до ефективно сътрудничество на работното място.
Ето някои често използвани техники и съвети, които можете да приложите за разрешаване на конфликти в екипа си:
- Насърчавайте всички страни да споделят своите гледни точки по структуриран начин, като се уверите, че всеки служител има възможност да говори без прекъсване. Подгответе почвата за отворен диалог
- Действайте неутрално по време на дискусиите, насочвайте разговора далеч от обвиненията и към разбиране и разрешаване на конфликтите. Задавайте проницателни въпроси, насърчавайте размисъл и учене и помагайте на служителите да разгледат различни гледни точки.
- Въведете подхода „Interest-Based Relational” (IBR) за разрешаване на конфликти, който се фокусира върху отделянето на хората от проблема и съвместната работа за откриване и преодоляване на основния проблем.
- Насърчавайте преминаването от обмисляне на минали недоволства към обсъждане на възможни решения, оценяване на плюсовете и минусите на всяко от тях и вземане на решение за курс на действие, който отговаря на нуждите и притесненията на всички участници.
Лидерски умения за разрешаване на конфликти в екипа
Ученето как да разрешавате конфликти е от съществено значение, независимо от позицията ви на работното място. Като лидер от вас се очаква да действате като посредник и да улеснявате дискусиите, които позволяват на всички страни да изразят своите опасения, без да се страхуват от репресии.
Затова трябва да развиете и усъвършенствате широк набор от компетенции. Ето как:
- Бъдете умели както в изразяването на мислите си, така и в активното слушане на другите. Обръщайте внимание на това, което се казва и как се казва, включително невербалните сигнали като езика на тялото и тона на гласа.
- Разберете и признайте емоциите на членовете на екипа, за да се справите с комплексността на човешката динамика. Това изисква дълбоко самосъзнание и способност да управлявате чувствата си, особено в стресови ситуации.
- Задайте тон, като се отнасяте с достойнство към всички членове на екипа, независимо от техните мнения или статус. Насърчавайте разнообразието на мисли и окуражавайте всеки да допринася за дискусиите.
- Периодично посещавайте обучителни програми и семинари, за да се снабдите с инструменти за ефективно управление на спорове. Освен това, търсете обратна връзка от колеги и ментори в подобна сфера и се информирайте за най-новите изследвания и теории, които предоставят ценни идеи и стратегии за справяне с екипни спорове.
Конфликтите в екипа са нещо естествено, затова и вашето решение като мениджър/ръководител на екип трябва да бъде такова.
Никой не харесва напрежението и дискомфорта, които възникват, когато членовете на екипа се сблъскват. Такива конфликти подкопават производителността, влошават качеството на работата и създават стрес в ежедневието в офиса.
В крайна сметка, вашата отдаденост към разрешаването на конфликти играе ключова роля. Конфликтите в екипа ще продължат да съществуват само с активната намеса на мениджърите или ръководителите на екипа и с искрен интерес към създаването на хармонична среда.
Ключът е да запретнете ръкави и да възприемете приятелски и практичен подход към разрешаването на конфликти.
Освен това, използването на шаблоните за комуникационни планове и инструментите за дистанционно сътрудничество на ClickUp може да бъде от ключово значение за поддържането на съгласуваност и предотвратяването на недоразумения, свързани с работните задачи.
Започнете с ClickUp. Регистрирайте се безплатно и сведете до минимум вероятността от конфликти в екипа.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Как се разрешават конфликти в екипа?
Като лидер можете ефективно да разрешите конфликти, като следвате пет стъпки:
- Признайте, че има напрежение между някои от вашите служители, което вреди на морала на екипа.
- Отделете време, за да разберете какво точно се случва и съберете засегнатите страни, за да го обсъдите.
- Решете решение, което работи за тях, и го приложете.
- Проверявайте периодично, за да се уверите, че същите конфликти не възникват отново и екипът може да продължи напред.
2. Кои са петте стратегии за разрешаване на конфликти?
Петте стратегии за разрешаване на конфликти включват:
- Приспособяване, когато едната страна отстъпва пред желанията на другата
- Избягване, когато хората игнорират или се оттеглят напълно от конфликта
- Компромисът, който помага да се намери решение, което е в най-добрия интерес на екипа и не облагодетелства никого в частност.
- Сътрудничество, което означава да работите с другите за постигане на взаимно приемливо решение
- Конкуренцията, когато спечели спора, е основната цел за една от участващите страни.
3. Кой е най-добрият инструмент за управление на конфликти?
Софтуерът за управление на проекти ClickUp поддържа екипите на една и съща страница, позволявайки им да работят за постигането на една и съща цел без конфликти. Когато има стабилна комуникация в екипа и разполагате с инструмент за управление на дейностите на всеки, конфликтите се предотвратяват или се свеждат до минимум.