Сигурно сте чували поговорката „времето е пари“. Макар че това важи за почти всички аспекти на работата и живота, в управлението на проекти то е особено вярно. Или времето, или качеството определят паричната стойност на проекта.
Управлението на компонентите на триъгълника на проектния мениджмънт с припокриване на обхвата, времето и разходите е деликатен баланс. То изисква съзнателно използване на времето и ресурсите, за да се постигне оптимална стойност, която отговаря на очакванията. В основата на цялата тази координация на срокове и резултати лежи графикът – гръбнакът на успеха.
Графикът е внимателно изготвена пътна карта, която насочва дейностите от началото до планирането и изпълнението на проекта. Проектният процес обаче е сложен. Опитни проектни мениджъри използват отклонението от графика, за да се справят с такива обрати.
Ето всичко, което трябва да знаете за него – от формулата за отклонение от графика до начините за прилагането му в реални проекти.
Какво е отклонение от графика?
Всички знаем какво означава график. Това е времева рамка, която искате да следвате, докато постигате определена цел, която е очакваният график.
Въпреки това, неочаквани събития могат да ви накарат да се отклоните от този начертан курс при изпълнението на проекта. Вашият действителен график ще включва тези отклонения.
Отклонението от графика (SV) измерва разликата между базовия график и действителния напредък. Това е ключов показател за ефективността, който показва дали даден проект е предсрочен, в график или закъснява в определен момент.
Разбиране на отклонението от графика
Има два основни елемента на елементарната формула за отклонение от графика. Те са:
- Спечелена стойност (EV): Означава действително изразходвания бюджет. За да получите EV, умножете общия бюджет на проекта по процента на извършената до момента работа. Това е прозорец към графика и изпълнението на проекта.
- Планирана стойност (PV): Тя отразява очакваното използване на бюджета на проекта до определена дата. Изчислява се, като се умножи общият бюджет на проекта по процента от работата, която трябва да бъде завършена до този момент. Помага да се прецени дали проектът е в срок по отношение на очаквания напредък и дали е необходимо изравняване на ресурсите.
Познаването на тези променливи помага за изчисляване на отклонението от графика чрез прилагане на следната формула:
SV = EV – PV
Къде,
- SV = Отклонение от графика
- EV = Спечелена стойност
- PV = Планирана стойност
Някои алтернативи за изчисляване на отклонението от графика използват следната формула:
SV = BCWP – BCWS
Къде,
- BCWP = Бюджетирани разходи за извършената работа
- BCWS = Бюджетирани разходи за планираната работа
След като получите стойността на отклонението от графика, можете да я интерпретирате по следните начини:
- SV > 0: Положителното отклонение от графика означава, че проектът е предсрочно, което означава, че напредъкът на проекта е по-добър от планирания.
- SV = 0: Липсата на отклонение означава, че проектът се изпълнява по график и действителният напредък съответства на планирания напредък.
- SV < 0: Отрицателното отклонение от графика означава, че проектът е в закъснение. Това показва, че действителният напредък на проекта е по-малък от планирания.
Процентът на отклонение от графика (SV%) показва процентната стойност на отклонението и предлага по-лесен начин за проследяване на проекта.
SV% = (SV/PV)*100
Подобно на отклонението от графика, отрицателният SV% показва забавяне на проекта, докато положителният SV% показва, че проектът е предсрочно.
Използвайки тази основна формула за отклонение от графика, можете да изчислите други KPI за управление на проекти, за да проследявате графика и напредъка на проекта.
Индекс на изпълнение на графика (SPI)
Индексът на изпълнение на графика (SPI) е съотношението между спечелената стойност и планираната стойност. Този показател за ефективност измерва ефективността на използването на времето в даден проект.
SPI = EV/PV
След като изчислите индекса на изпълнение на графика, можете да го интерпретирате, както е показано по-долу:
- SPI > 1: Проектът е предсрочно
- SPI = 1: Проектът се изпълнява според графика
- SPI < 1: Проектът е в закъснение спрямо графика
Когато се налага да се правят изчисления, използвайте софтуер за управление на проекти, за да ги извършите.
Инструменти като ClickUp предлагат конфигурируеми формулни полета, които опростяват изчисленията, свързани с проекта. Като елиминирате ненужните тежки изчисления, без да компрометирате точността, можете да се съсредоточите върху управлението на проекта.
Връзка между отклонението от графика и управлението на спечелената стойност
Управлението на спечелената стойност (EVM) е методология за управление на проекти, която комбинира данни за разходите, графика и изпълнението на проекта, за да се получи пълна представа за напредъка на проекта.
Отклонението от графика (SV) е един от основните компоненти на тази по-широка рамка. То представлява разликата между планираната стойност (PV) и спечелената стойност (EV).
Всяко отклонение в графика представлява съответното отклонение в разходите за работата, планирана да бъде извършена до определен момент. Това е пълен показател за изпълнението на графика, тъй като всяко отклонение в тази стойност може да покаже дали проектът е в закъснение, предсрочно или в срок.
Показателят SV, в комбинация с други KPI като индекс на разходите, оставащо време за проекта, бюджет на проекта и др., действа като цялостен набор от инструменти за анализ на състоянието на проекта, управление на графика на проекта и балансиране на ресурсите през целия му жизнен цикъл.
Значението на изчисляването на отклоненията от графика
Изчисленията на отклонението от графика подчертават различни променливи, които оказват влияние върху напредъка на проекта. Бдителността към тези рискове и възможности позволява на проектните мениджъри да се намесват, за да спазят крайните срокове. Това обаче е нещо повече от помощ при управлението на времето по проекта.
Ето списък с причини, поради които проектните мениджъри трябва да изчисляват отклонението от графика:
Оценка на ефективността
Показатели като отклонение от графика и други индикатори за ефективност помагат за оценката на ефективността на проекта. Те предоставят ясна и реалистична оценка на ефективността на проекта в зависимост от графика му. Например, положителна стойност на SV означава, че проектът е предсрочно спрямо планирания график и обратното.
Количественото измерване на състоянието на проекта позволява на проектните мениджъри да сравняват резултатите и да предприемат необходимите действия, за да гарантират напредък и да минимизират рисковете. То също така позволява на проектните мениджъри да идентифицират областите, в които проектът се представя отлично или не достига очакваните резултати, така че да могат да вземат информирани решения, за да поддържат проекта в правилната посока и да подобрят неговите резултати.
Идентифициране на проблема
Отклонението от графика е проява на проактивна бдителност. Чрез изчисляване на действителния напредък и сравняването му с планирания напредък, проектните мениджъри могат да го използват за откриване на потенциални предизвикателства в управлението на проекта.
Дори и най-малкото отклонение от графика действа като система за ранно предупреждение, сигнализираща за потенциални проблеми или въпроси, свързани с конкретна задача или фаза в рамките на проекта.
Използвайте тези показатели, за да намалите рисковете, да приложите коригиращи мерки и да преразпределите ресурсите стратегически. Намесата в ранния етап предотвратява каскадния ефект на проблемите и спомага за по-устойчива и успешна проектна среда.
Ефективно вземане на решения
Изчисляването на отклонението от графика е от съществено значение за улесняване на ефективното вземане на решения при управлението на проекти. Чрез сравняване на напредъка на проекта, проектните мениджъри могат да разберат дали проектът е предсрочно.
Използвайки тези познания, те могат разумно да вземат решения как да планират дейностите, да разпределят ресурсите, да коригират графиците, да включат заинтересованите страни или да приложат коригиращи мерки.
Например, специалистът по управление на проекти може да пренасочи ресурсите от екипите с положителни резултати към екипите с отрицателни отклонения от графика. Такива корекции подобряват цялостното изпълнение на проекта чрез стратегическо вземане на решения за успешното му реализиране.
Комуникация със заинтересованите страни
Проектните мениджъри могат да използват отклонението от графика, за да получат реалистична представа за графика на проекта. След като се запознаят с фактите, те могат да предадат настоящото състояние на проекта на заинтересованите страни. Изпълнението на графика с преднина ще вдъхне увереност и удовлетворение сред заинтересованите страни.
От друга страна, проактивното разкриване на потенциални закъснения или пречки в договорения график ще насърчи прозрачността и отчетността. В случай на пречки или закъснения, проектните мениджъри могат също така да ангажират заинтересованите страни, за да преоценят очакванията по отношение на обхвата, резултатите и сроковете на проекта. При необходимост те могат също така да поискат допълнителни ресурси за успешното завършване на проекта.
Оптимизация на ресурсите
Както вече обсъдихме, отклонението от графика на проекта може да спомогне за ефективното управление на ресурсите. Проектите, които са предсрочно изпълнени, могат да се характеризират с неизползвани ресурси, които могат да увеличат разходите по проекта. Тези останали ресурси могат да бъдат преразпределени към други проекти или критични области, за да се ускори развитието на проекта.
От друга страна, когато проектът изостава от графика, това може да се дължи на ограничения в ресурсите или неефективност. В този случай проектният мениджър може да оптимизира разпределението на ресурсите, за да отстрани бързо пречките.
Отклонението от графика е пряко свързано с отклонението от разходите, тъй като ресурсите обикновено съставляват най-голямата част от разходите по всеки проект. Не е изненадващо, че алтернативата на отклонението от графика е разликата между действителните и планираните разходи (BCWP—BCWS)!
Управление на риска
Видяхме как отклонението от графика е пряко свързано с отклонението от разходите, което от своя страна подчертава важността на управлението на рисковете, свързани с разходите по проекта. По същия начин видяхме и как отклонението от графика позволява на проектните мениджъри да откриват потенциални проблеми на ранен етап и да ги пресекат в зародиш. Рискът обаче не винаги се проявява под формата на забавяния.
Ускорените графици, при които части от проекта могат да изпреварят графика, също могат да представляват риск, особено когато са засегнати зависимости – и отклонението от графика може да помогне за справянето с тях.
С такива осезаеми ползи ролята на отклонението от графика при откриването и управлението на риска става очевидна. Предвиждането на възможни рискове позволява на проектните мениджъри да прилагат ефективни стратегии за управление и намаляване на риска.
Непрекъснато усъвършенстване
Проектните мениджъри могат да използват анализа на отклоненията, за да получат по-добра представа за различните тенденции, модели и прозрения, които се появяват с напредването на проекта. Например, положителното отклонение от графика разкрива ефективни практики, които могат да бъдат възпроизведени. От друга страна, отрицателното отклонение от графика подчертава неефективността.
Такава систематична оценка им позволява да се учат от опита си и да усъвършенстват процесите на планиране на проектите и най-добрите управленски практики в бъдещи начинания. Тя оценява способностите на проектния мениджър и оценява представянето на проектния екип. Редовните анализи на отклоненията в представянето ще усъвършенстват резултатите от проекта.
Реални примери за отклонение от графика
Нека използваме реални примери, за да илюстрираме как се изчислява отклонението от графика.
Пример № 1: Строителен проект
Да предположим, че управлявате строителен проект с общ бюджет от 1 000 000 долара. Проектът трябва да бъде завършен в рамките на следващите 12 месеца.
Изчислявате отклонението от графика след шест месеца. За да направите това, първо трябва да изчислите планираните и реализираните стойности.
- Планирана стойност: Това е бюджетната стойност на работата, която се планира да бъде изпълнена до шестмесечния етап. За по-голяма простота ще приемем, че 50% от работата трябва да бъде изпълнена до шестия месец. Използвайте тези данни, за да изчислите PV по следния начин: PV = 50% ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- PV = 50% ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- Спечелена стойност: Това е действителната стойност на извършената до момента работа. Да предположим, че до шестия месец е изпълнено само 40% от работата. С това можете да изчислите EV по следния начин: EV = 40% ✕ 1 000 000 $ = 400 000
- EV = 40% ✕ 1 000 000 $ = 400 000
- PV = 50% ✕ 1 000 000 $ = 500 000
- EV = 40% ✕ 1 000 000 $ = 400 000
Сега нека изчислим отклонението от графика:
SV = EV – PV
SV = 400 000 – 500 000 долара
SV = -100 000 долара
Отрицателната стойност показва, че проектът е в закъснение след шест месеца. Проектните мениджъри ще отбележат това и ще предприемат коригиращи действия, за да върнат проекта в правилната посока.
Пример № 2: Проект за разработка на софтуер
Да предположим, че вашият екип разработва софтуерно приложение в рамките на осем месеца. Разполагате с бюджет от 600 000 долара за изпълнение на задачата.
Решавате да оцените отклонението от графика на проекта след два месеца. Отново започнете с изчисляване на планираните и реализираните стойности.
- Планирана стойност: Обикновено до втория месец трябва да сте изпълнили 25% от работата. Въз основа на това стойността ще бъде: PV = 25% ✕ 600 000 $ = 150 000
- PV = 25% ✕ 600 000 $ = 150 000
- Спечелена стойност: Благодарение на ефективната работа на проектния екип, до втория месец сте изпълнили 40% от планираната работа. Съответно, това би било: EV = 40% ✕ 600 000 $ = 240 000
- EV = 40% ✕ 600 000 $ = 240 000
- PV = 25% ✕ 600 000 $ = 150 000
- EV = 40% ✕ 600 000 $ = 240 000
Сега нека изчислим отклонението от графика:
SV = EV – PV
SV = 240 000 $ – 150 000
SV = 90 000 долара
Положителното отклонение показва, че проектът е с 90 000 долара предсрочно през втория месец. Въз основа на тази производителност мениджърите могат да преразпределят ресурсите и да ускорят взаимосвързаните задачи, за да се придържат към графика на проекта.
Горните примери са относително ясни и опростени. Те работят с предположението, че проектите протичат линейно. В реалния свят обаче проектите са малко по-сложни, с няколко взаимозависимости, които могат да забавят или ускорят графиците на проектите. Използвайте усъвършенствани цифрови инструменти като ClickUp за управление на проекти, за да получите пълна представа за проекта и неговите взаимозависимости.
Въпреки че ClickUp е всеобхватна платформа за управление на проекти, която не извършва строго изчисления на отклонението от графика или управлението на спечелената стойност, можете да я използвате за проследяване и управление на графици. Ще говорим подробно за това в следващите раздели.
Най-важни съвети за работа с отклоненията от графика на проекта
Сега, когато разбирате какво представлява отклонението от графика и неговите различни аспекти, нека разгледаме как да го използвате, за да подобрите ефективността и да спазите графика. Ето няколко съвета и трика, които ще ви помогнат:
- Изчислявайте периодично стойността на отклонението от графика. Проследявайте тази стойност през целия жизнен цикъл на проекта, от процеса на планиране до завършването, за да откривате навреме отклоненията и да предприемате съответните навременни мерки.
- Вместо да разглеждате стойностите на SV в изолация, сравнете ги с други показатели като отклонение от разходите, индекс на изпълнение на графика, завършена работа и др., за да получите цялостна представа за изпълнението на проекта.
- Определете предварително стойности за прага на SV и допустимите отклонения, за да можете бързо да установите кога отклонението надвишава допустимите граници и да предприемете незабавни действия.
- Макар коригиращите действия да са от жизненоважно значение, трябва да извършите и анализ на основните причини, за да установите какво е довело до отклонението. Разбирането на този аспект помага да се предотвратят подобни случаи в бъдеще.
- Използвайте данните за SV за планиране на сценарии. Проучването на различни „какво би станало, ако” сценарии хвърля светлина върху потенциалното въздействие на промяната в разпределението на ресурсите или обхвата на проекта, за да се разбере взаимодействието между различните елементи на проектния триъгълник.
- Обърнете специално внимание на задачите, включени в критичния път на проекта, тъй като всяка промяна в тях ще се отрази на резултатите и графика на проекта.
- Използвайте инструменти за автоматизация, за да автоматизирате изчисляването и сравняването на SV стойностите, за да ги проследявате и анализирате по-ефективно.
- Сравнете стойностите на SV с исторически данни и ги съпоставяйте с индустриалните стандарти, за да получите относителна представа за ефективността на проекта.
- Използвайте персонализирани шаблони за графици на проекти, за да управлявате сроковете и графиците на проектите, като същевременно следите зависимостите.
Останете на път с ClickUp
Както вече споменахме, ClickUp по принцип не е EVM платформа. Въпреки това, ClickUp предлага персонализирано управление на проекти, което може да бъде подходящо модифицирано, за да отговори на тази цел.
Можете да използвате ClickUp за проследяване и управление на отклоненията от графика по следните начини:
- Създавайте, възлагайте и проследявайте задачи на членовете на проектния екип. Задавайте крайни срокове за тези задачи, за да се уверите, че те се спазват. Чрез проследяване на завършената работа и процента на напредък можете ръчно да изчислите EV, PV и SV или да експортирате набори от данни в таблични инструменти като Google Sheets и Microsoft Excel за задълбочен анализ.
- Ако ръчното изчисление е твърде сложно, въведете тези стойности в полетата за персонализирани формули и получите директно резултатите от изчисленията. Достъпът до такава функция директно в самата платформа ви спестява превключването между контексти и ви помага да останете максимално фокусирани.
- Интегрирайте с инструменти за проследяване на времето, за да събирате данни за времето, прекарано в изпълнение на задача, и за вложените усилия. Въпреки че това не се отразява пряко на EV, то може да помогне за ефективното управление на ресурсите и да предостави данни за оценка на изпълнението на задачите, което косвено се отразява в управлението на отклоненията.
- Настройте автоматизирани работни процеси, които се задействат, когато стойностите на SV достигнат критични нива. От оптимизиране на ресурсите до провеждане на подробни анализи на основната причина, ClickUp може да ви помогне да организирате следващите действия.
Добавете сътрудничеството към комбинацията от такива желани функции и ClickUp се превръща в най-доброто приложение за планиране, което минимизира отклоненията. Регистрирайте се, за да научите повече.
Често задавани въпроси
1. Как се изчислява отклонението от графика в управлението на проекти?
Отклонението от графика (SV) се изчислява по формулата: SV = EV – PV
Тук EV е спечелената стойност (стойността на извършената работа), а PV е планираната стойност (стойността на работата, която предстои да бъде извършена). Тя предлага количествено измерване на отклонението между планирания и действителния напредък по отношение на графика.
2. Какво означава, ако отклонението от графика е отрицателно?
Отрицателно SV показва, че проектът е в закъснение и е време да се проучи и намери основната причина за закъснението. Следващата стъпка е да се предприемат коригиращи действия.
3. Какво означава, ако отклонението от графика е положително?
Положително SV означава, че проектът е предсрочно изпълнен. В този случай можете да разгледате всички фактори, допринесли за положителния резултат, и да ги приложите и при други проекти в бъдеще.
4. Как проектните мениджъри могат ефективно да следят отклоненията от графика?
Проектните мениджъри могат ефективно да следят отклоненията от графика, като използват инструмент за управление на проекти по следните начини:
- Редовно актуализиране на напредъка и завършването на задачите
- Използване на вградените функции за отчитане и анализ
- Определяне на прагове или допустими отклонения за SV стойности за показване на известия или предупреждения
- Създаване на планове за управление на риска, базирани на тригери, за минимизиране на отклоненията
- Провеждане на редовен преглед на тенденциите в кумулативните отклонения от графика
5. Какво е значението на отклонението от графика в управлението на проекти?
Отклонението от графика количествено оценява доколко проектът се придържа към предвидения график. След провеждането на такава оценка, проектните мениджъри могат да я използват за:
- Измерване на ефективността и състоянието на проекта
- Вземане на информирани решения въз основа на действително извършената работа
- Идентифициране на области, в които проектът се отличава или не отговаря на очакванията
- Въвеждане на коригиращи мерки за поддържане на проекта в правилната посока
- Комуникация с вътрешни и външни заинтересовани страни относно състоянието на проекта
6. Как отклонението от графика може да помогне в стратегията за управление на риска в проекта?
Отклонението от графика може да подпомогне управлението на риска по проекта по следните начини:
- Помага за ранното откриване на потенциални рискове или забавяния за бързо разрешаване на проблеми.
- Извършва изчерпателен анализ на основните причини, за да проучи основната причина за отклонението.
- Укрепва планирането за извънредни ситуации, тъй като информацията, свързана с отклоненията от графика, може да доведе до проактивна оптимизация на ресурсите, управление на риска и др.
- Симулира различни сценарии и условия, за да помогне за оценяване на въздействието на други променливи и потенциални рискове върху графика на проекта.