ClickUp обедини работните инструменти в една платформа от 2017 г. насам. Но с нарастващата популярност и необходимост от внедряване на изкуствен интелект, оптимизацията на работното място налага преосмисляне на начина, по който екипите проследяват, споделят и извличат бизнес съдържанието си.
ClickUp Brain е колекция от разговорни, контекстуални и ролеви AI функции, достъпни навсякъде в ClickUp. Всеки служител от всеки екип може да се възползва от трите му основни стълба: AI Knowledge Manager, AI Project Manager и AI Writer for Work.
Въпросът, който всички си задават, е: Как изкуственият интелект може да ми помогне да бъда по-ефективен и ефикасен в работата си?
С ClickUp Brain екипът ви не трябва да се учи на инженерство, за да задава правилните въпроси за по-добри AI резултати – това е вече решено за вас. Можете да прилагате AI инструментите на ClickUp постепенно, като започнете с области с голямо лично и екипно въздействие, а след това разширите обхвата!
СИГУРНОСТ С ИЗКУСТВЕН ИНТЕЛЕКТВие запазвате пълната свобода да използвате нашите функции с изкуствен интелект, но само по начини, които съответстват на вашите политики и са в полза на вашите служители. Ето какво трябва да знаете:
1. Криптиране на данни: ClickUp използва криптиране, за да защити данните по време на пренос и съхранение, като гарантира, че чувствителната информация не е достъпна за неупълномощени лица. 2. Контрол на достъпа за Ask AI: ClickUp прилага строг контрол на достъпа, като гарантира, че само оторизирани потребители имат достъп до отговорите на ClickUp Brain. Потребителите трябва да имат достъп до основните данни. 3. Споразумения с партньори на AGI: ClickUp е сключил споразумения с доставчици на LLM да не използват данни за обучение на модели. 4. Обучение на модели: ClickUp не обучава AI модели на базата на потребителски данни.
За да научите повече, прочетете нашата пълна политика за сигурност.
Нека разгледаме по-отблизо ключовите функции в ClickUp Brain! 🤓
1. Стартирайте AI от всяка точка в ClickUp
Новият AI Chat е точно там, където ви е нужен: на един клик разстояние от лентата с инструменти навсякъде в работното ви пространство. Това е самообслужващ портал за търсене на отговори и поддържане на непрекъснат работен поток в екипа ви.
С достъп до постоянно споделяне на информация, индивидуалната концентрация и екипното сътрудничество се възползват от по-малко прекъсвания.
Когато екипите актуализират задачите си или сътрудничат по резултатите, едно просто докосване активира AI, така че всеки може да се позовава на съществуващи документирани решения и данни.
Докато всеки ден носи нови въпроси, ClickUp AI е на разположение 24/7/365. Ето няколко сценария за това как хората могат да използват ClickUp AI, за да получат бърза организационна помощ:
Въпрос относно вътрешната политика
- Лице: Може ли да ми кажете каква е политиката ни за отпуски? Искам да си взема почивен ден следващия петък, но не съм сигурен дали се изисква предварително одобрение и колко време предварително трябва да го поискам.
- AI: Отговаря с кратък преглед на политиките на компанията за отпуски, включително необходимите одобрения, колко предварително трябва да се подават заявленията, наличността на болнични дни спрямо лични почивни дни и източници за получаване на повече информация.
Най-добри практики за общо работно пространство
- Лице: Как да направя задачата частна?
- ClickUp AI: Отговаря с постъпкови инструкции и линкове към статии от помощната секция на ClickUp за допълнителна информация.
ИТ поддръжка
- Лице: Компютърът ми не работи! Как да се свържа с ИТ отдела?
- ClickUp AI: Използва вашата база данни с знания, за да намери документираните процедури и споделя линковете към източниците.
2. Задавайте въпроси за задачи и документи
Дори служителите, които се отличават с организираност, се мъчат да се справят с текущия си списък от задачи, изискващи висока концентрация.
Всичко трябва да бъде готово веднага, ако имате пет проектни мениджъра, които работят по пет задачи.
Сега ще имате яснота относно работните задачи, които изискват незабавно действие, и тези с по-ниска приоритетност въз основа на данните за задачите. Задайте персонализиран въпрос или изберете от предварително създадените подсказки, включително:
- Кои са моите спешни задачи?
- Над какво да работя след това?
- Кои са моите просрочени задачи?
- Какви задачи са отворени и ми са възложени?
Това позволява на екипите да напредват стабилно по спешни задачи и важни дългосрочни цели, без да губят от поглед ключовите етапи. 🔑
3. Обобщавайте задачи, коментари и документи
Използването на AI инструменти за обобщаване на информация и подпомагане на писането облекчава всички от огромното количество четене и писане на съдържание на работното място. Това повишава ефективността в цялата компания и спестява време.
Кажете на всички: Няма повече четене на километрични низове от задачи!
Чрез автоматичното създаване на обобщения на ключови детайли, екипите увеличават капацитета си да завършват и споделят повече работа. Ситуациите по-долу са отлични възможности за прилагане на AI обобщения:
- Разработване на продукти: Обобщете дълги документи с изисквания, за да извлечете ключови решения и компромиси за новите инженери.
- Маркетингови кампании: Извлечете основните теми и идеи от дългите имейл вериги, планирайки предстоящото стартиране на кампания, за да помогнете на сътрудниците да се запознаят с нея.
- Изследователски проекти: Извлечете ключовите заключения и препоръки от дългите резултати и анализи, за да създадете кратки изпълнителни резюмета.
- Поддръжка на клиенти: Обобщавайте разговорите между колеги и клиенти, за да откриете нерешени проблеми, искания за функции или бъгове за продуктовите екипи.
- Консултантски проекти: Създайте моментална снимка на резултатите, отчетите за състоянието и протоколите от срещите, за да държите клиентите в течение с напредъка на високо ниво.
4. Създавайте лични отчети и актуализации за екипа
AI StandUp създава кратки обобщения на състоянието по заявка за до 10 души. Тези редовни контакти за оценка на напредъка ни държат отговорни, така че да не пренебрегваме индивидуалните и колективните усилия, които водят до постиженията на организацията. 🏆
Вашите индивидуални срещи, екипни срещи и ретроспективи се провеждат паралелно. Ежедневните събрания чрез ClickUp AI осигуряват видимост в реално време, за да останете гъвкави, като същевременно отговаряте на по-широки нужди като поставяне на цели и развитие на таланти.
А когато проста проверка на напредъка е достатъчна, за да поддържате деня си в правилната посока, добавете StandUp картата към вашия Начален екран! В настройките на картата можете да превключвате между различни периоди и формати, за да видите какво е важно за вас през седмицата.
5. Използвайте естествен език, за да създавате персонализирани автоматизации
Нашите потребители обожават функцията за автоматизация в ClickUp, която елиминира голяма част от ръчните процеси, свързани с задачите. Ние подобрихме инструмента, така че всеки да може да създава персонализирани правила, използвайки обикновен текст!
Опишете накратко какво искате да се извършва на автопилот: актуализиране на статуси, прилагане на шаблони или изпращане на коментари до конкретни лица.
Например, специалист по подбор на персонал автоматизира работния процес по наемане, използвайки естествен език: Когато статуса на задачата се промени на „приета“, приложи шаблона за въвеждане на нови служители и промени приоритета на „висок“.
6. Получавайте автоматични актуализации на задачите в изгледи под формата на списък, табло, календар или таблица
Ако вече използвате персонализирани полета за бързо превключване между задачи, ще харесате най-новите допълнения към групата: AI Summary и AI Progress Updates!
Помните ли функцията за обобщения на задачите от по-рано? Сега можете да получавате незабавни обобщения на напредъка и актуализации от изгледите, без да отваряте задачата.
За продуктови пътни карти или списъци с маркетингови кампании, генерирайте свеж обзор на напредъка по задачите. За продажбени канали или списъци със спринтове, извличайте обобщения на спешните задачи на потенциални клиенти или процента на завършени разработки, докато задачите се развиват ден след ден. 🌱
7. Пишете с нашия асистент, специално създаден за вашата роля
AI асистентът за писане добавя стойност, като дава възможност на екипите да извлекат максимума от момента. Докато идеите са още свежи в съзнанието ни, това е идеалният момент да започнем работа. Ще се фокусираме върху най-важните задачи и ще избегнем натрупването на документи.
Как работи: Препоръчителните отправни точки в ClickUp AI се променят в зависимост от ролята, която изберете в модалния прозорец.
Например, инженерите могат да генерират моделна схема или да напишат документ с технически спецификации. По същия начин проектните мениджъри могат да създадат документ с обхват или заявка за промяна на проекта. HR отдела може да създава обяви за работа или да изготвя вътрешни съобщения.
8. Облекчете предварителната работа с шаблон, задвижван от AI
С увеличаването на скоростта на проектите във всички бизнеси, постоянното качество носи комфорт. Шаблоните, генерирани от AI, стандартизират структурата и форматирането, така че всеки, който използва одобрените от вашата марка ресурси – независимо дали са насочени към клиенти или ръководство – разполага с изпипани материали. 🎨
Използвайте функцията „Пишете с AI“, за да създадете първоначален чернови документ. По-конкретно:
- Отворете нов документ
- Натиснете клавиша с наклонена черта, за да отворите инструмента „Пишете с AI“.
- Кажете на AI какво искате да създадете и редактирайте според нуждите си.
- Вмъкнете текста в документа и добавете последните щрихи.
- Запазете документа като шаблон, за да могат другите членове на екипа да имат достъп до него.
Например, програмните мениджъри, които стартират нови междуфункционални инициативи, могат незабавно да генерират напълно структурирани документи за модификация, съобразени с най-добрите практики в управлението на проекти, като показатели за успех, списъци с рискове и RACI матрици, адаптирани към размера на екипа.
Ето как други екипи създават шаблони за различни случаи:
Социални медии
- Структури на съдържанието с предварително конфигурирани размери на изображенията и идеална дължина на надписите
- Шаблони за социални кампании с повторно използваеми списъци с хаштагове и съобщения
- Аналитични отчети, показващи ключови тенденции в показателите
Съдържание
- Очертания на блог публикации с предварително попълнена SEO проучване за финализиране
- Сценарии за видео концепции с подробности за сцените и готови списъци за проверка на продукцията
- Шаблони за имейл бюлетини със сегментирани блокове с съдържание за абонати
Маркетинг
- Имейли за поддържане на интереса на потенциалните клиенти с разбивка на анализа на сегментите на потенциалните клиенти
- Шаблони за план за стартиране на кампания с проследяване на бюджета, информация за целите и аудиторията
- Шаблони за прессъобщения за пускане на продукти с позициониращ език
Инженерство
- Шаблони за архитектура на код и документация на компоненти
- Предварително зададени рамки за документи с изисквания към продукта, с указания за стила
- Шаблони за регистриране на проблеми в плана за отстраняване на недостатъци с логически потоци на дърво на решенията
ИТ
- Формуляри за документиране на реакции при инциденти с категоризация по тежест
- Шаблоните за доклади за одит на киберсигурността са актуализирани в съответствие с най-новите изисквания за съответствие.
- Тестови мрежи за възстановяване след бедствия и структури за селективно възстановяване на записи
Човешки ресурси
- Персонализирани шаблони за писма с оферти, включващи условия на заетост
- Персонализирани 90-дневни списъци за въвеждане по отдели или екипи
- Гъвкави рамки за оценка на представянето, съобразени с ценностите на компанията
Финанси
- Шаблони за анализ на риска при подготовка за финансов одит
- Шаблони за отчитане на бюджета спрямо действителните разходи
- Pitchbook шаблони за материали за финансиране, актуализирани според размера на кръга
9. Преглед на транскрипции на гласови клипове от изпратен коментар
Безпроблемното сътрудничество означава да се срещате със служителите там, където те се чувстват най-удобно да изразяват идеите си. За някои изразяването на концепции на глас е по-интуитивно, като позволява да проличат тонът и ентусиазмът.
Voice Clips в ClickUp позволява на екипите да споделят устни коментари, а AI незабавно преобразува разговорите в текст.
Транскриптът позволява на всеки бързо да прегледа съдържанието за ключови детайли. (И е много полезен, ако сте в обществено място или отворен офис!) Можете дори да копирате пълни транскрипти или извадки за по-широка видимост.
10. Създавайте подзадачи два пъти по-бързо с AI
Вместо да се мъчите да определите всяка задача, необходима за успешното завършване на един проект, оставете ClickUp AI да ви помогне да изготвите план за действие. Просто определете общата цел, например „Създаване на нов работен процес за подаване на IT заявки“, и AI ще измисли набор от последователни подзадачи!
И силата на подзадачите, генерирани от AI, не спира дотук. 🤖
Как работи: Ако задачата е започнала като Планиране на обновяващи обучения в цялата компания при първоначалното й създаване, може да липсват конкретните данни, необходими за определяне на логическите подзадачи. В рамките на няколко дни обаче, след като разговорите изяснят форматите на доставка, аудиториите и приоритетите по темата, AI може да погълне всички новодобавени коментари.
Въз основа на променящия се обхват, той може да препоръча персонализирани подзадачи, отразяващи актуализирания контекст и подробности: очертаване на необходимите роли, места за организиране, теми за обсъждане и покани за създаване!
11. Превключете LLM, за да персонализирате своя AI опит
Искате ли да имате достъп до ChatGPT в работното си пространство? Или да пишете подробни публикации в блога си с помощта на Claude, без да превключвате раздели и да влизате в инструмента? Сега можете!
ClickUp Brain ви предлага възможност да превключвате между различни големи езикови модели (LLM), за да отговорите на различни случаи на употреба и лични предпочитания. Това ви гарантира по-добри резултати при различни задачи като кодиране, писане или обобщаване.
С развитието на AI технологията, възможността за превключване на LLM ще позволи на Brain да интегрира по-нови и по-усъвършенствани модели, когато те станат достъпни, и да поддържа вашия удобен асистент адаптивен към вашите работни изисквания.
Увеличете производителността в цялата компания с ClickUp Brain
Бихме се радвали да поговорим с вас, за да разберем колко е голямо желанието на вашия екип за автоматизация и къде са проблемните точки. В персонализираната сесия ще обсъдим къде вашите работни процеси зациклят и ще ви покажем къде ClickUp Brain, в комбинация с вашата база от знания, ще увеличи производителността. ⚙️
А за да направи трансформацията на работното място по-достъпна, ClickUp Brain се предлага на цена от 5 долара на месец за всеки член на работната среда. От днес вашият екип може да изпълнява задачите за днес, утре и вдругиден!